Actividad 7

CARTILLA :

Presentado Por:
YUDITHLICETH GARCIAAMAYA

Profesor:
LUIS JESUS CARVAJAL HERNANDEZ

Asignatura:
COMPRAS Y SUMINISTROS

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

ADMINISTRACION EN SALUD OCUPACIONAL
OCAÑA
2021
 MANUAL DE TESORERÍA CIRCULAR EXTERNA
OPERATIVA DE SERVICIOS DTE- 178

FORMAS DE ALMACENAMIENTO

OPERACIONES CON BÓVEDAS ANEXAS

La presente Circular Externa Operativa y de Servicios reemplaza en su totalidad la Circular
Reglamentaria Externa DTE-178 del 22 de septiembre de 2016 y 8 de febrero de 2017, correspondiente
al Asunto 16 "OPERACIONES CON BOVEDAS ANEXAS" del Manual de Tesorería.

Se redenomina la Circular Reglamentaria Externa DTE-178 como Circular Externa Operativa y de

Servicios DTE-178.
• En el numeral 1.1 "Pagos de moneda metálica" se indica el procedimiento para solicitar la generación
del código de verificación para aquellas solicitudes registradas de manera extemporánea por parte de la
entidad financiera.
• En el numeral 1.2 "Consignaciones" se precisa que el código de validación se solicitará mediante
correo electrónico; así mismo, se indica que la moneda metálica recibida en los Centros Únicos de
Efectivo CUEs en consignación deberá ser procesada y reclasificada a estado apta en el menor tiempo
posible.
• En el numeral 3.2 "Billete" se aclara que para la denominación de $100.000 la unidad de empaque
mínima a consignar es de 1.000 billetes (una paca).
• Se actualiza la política de tratamiento de datos personales del Banco de la República en cuanto a las
operaciones con bóvedas anexas de que trata la presente Circular

CENTROS ÚNICOS DE EFECTIVO (CUEs)

Los Centros Únicos de Efectivo (CUEs) son extensiones de bóveda administradas por empresas
Transportadoras de valores que el Banco de la República contrató en ciudades donde cuenta con área de
Tesorería, con excepción de los que operan en la ciudad de Pereira.

El control de ejecución de estos acuerdos estará definido de la siguiente manera: • Control Técnico:
estará a cargo del Jefe de la Sección Servicios de Efectivo a Entidades en la Oficina Principal, del Jefe
de Tesorería en las sucursales y el Jefe de Tesorería de la Sucursal de Armenia ejercerá el control técnico
a los CUEs autorizados en la ciudad de Pereira. • Control Administrativo: estará a cargo del Jefe de la
Sección Servicios Administrativos del Departamento de Tesorería. • Control de Ejecución Financiero:
estará a cargo del Profesional designado de la Sección Servicios Administrativos del Departamento de
Tesorería.
PAGOS DE MONEDA METÁLICA Las Entidades Financieras que requieran provisión de
moneda metálica para atender sus operaciones, podrán hacerlo a través de los Centros Únicos
de Efectivo, con la oportunidad que cada entidad defina para la atención de estos
requerimientos. En este caso, la entidad solicitante registrará a través de la aplicación ANT
ARES su solicitud discriminando el monto requerido por denominación, la fecha en la cual se
va a efectuar la operación y el nombre del CUE donde se va a tramitar. Para el efecto, la entidad
solicitante dispone hasta las 13:30 horas del día hábil inmediatamente anterior a la fecha en la
cual se realizará la operación. Si la solicitud es registrada dentro del horario establecido el
sistema generará automáticamente el código de validación. En el evento de detectar solicitudes
ingresadas fuera del horario, el funcionario autorizado en el CUE deberá establecer la
pertinencia de ésta y en caso de ser autorizada, solicitará al funcionario de la oficina del Banco
de la República que corresponda la generación del código de validación requerido mediante
correo electrónico dirigido a al Jefe o Profesional de la Sección de Servicios de Efectivo a
Entidades en Oficina Principal y al Jefe de Tesorería en sucursales, informando la
extemporaneidad en el registro de la solicitud y solicitando la generación del código.

La moneda metálica sujeta a verificación recibida en los CUE's durante los procesos de
consignación deberá ser procesada y reclasificada como apta en el menor tiempo posible con el
fin de que dicho numerario se encuentre disponible para las operaciones del CUE.
CAMBIOS DE EFECTIVO Los CUEs podrán, por su cuenta y riesgo, realizar con terceros y/o
Entidades Financieras, las siguientes operaciones de cambio, con los billetes y signos metálicos
depositados en el fondo del Banco de la República:
• Recibir moneda metálica de cualquier denominación3 y entregar a cambio billetes aptos de
baja denominación.
• Cambiar moneda metálica de cualquier denominación por moneda metálica de cualquiera
otra denominación.
• Recibir billetes de cualquier denominación4 y entregar a cambio billetes aptos de baja
denominación y/o moneda metálica de cualquier denominación.

OPERACIONES CON BÓVEDAS ANEXAS

"Aprobado", de esta forma el sistema efectuan1 la actualización de los Estados de Caja para la
fecha del registro y será el soporte para la liquidación que corresponda en razón al servicio
prestado; las operaciones registradas con posterioridad a la citada hora, una vez aprobadas
afectarán los saldos del siguiente día hábil. Con base en esta información se procederá a
liquidar el costo de las operaciones de cambio a favor de cada Transportadora de Valores.
El Banco de la República es un órgano del Estado de naturaleza única, con autonomía
administrativa, patrimonial y técnica, que ejerce las funciones de banca central. Según la
Constitución, el principal objetivo de la política monetaria es preservar la capacidad adquisitiva de
la moneda, en coordinación con la política económica general, entendida como aquella que
propende por estabilizar el producto y el empleo en sus niveles sostenibles de largo plazo. En
ejercicio de esta función adopta las medidas de política que considere necesarias para regular la
liquidez de la economía y facilitar el normal funcionamiento del sistema de pagos, velando por la
estabilidad del valor de la moneda.

Las funciones especiales asignadas al Banco comprenden la de regular la moneda, los cambios
internacionales y el crédito, emitir la moneda legal colombiana, administrar las reservas
internacionales, ser prestamista y banquero de los establecimientos de crédito y servir como agente
fiscal del Gobierno. Como parte de sus funciones, el Banco también contribuye a la generación de
conocimiento y a la actividad cultural del país.

TRASLADOS ENTRE CUEs Para facilitar la circulación y atender con mayor oportunidad
la demanda presentada de signos metálicos o billetes, el Jefe de Tesorería podrá autorizar
traslados entre los CUEs que operan en la misma ciudad con las diferentes Compaí'íías
Transportadoras de Valores, excepto para los CUEs que operan en Pereira, cuyos traslados
serán autorizados por el Grupo de Remesas en Bogotá. Estos signos no serán sometidos al
proceso de conteo, clasificación o verificación estipulados en el numeral 1.5, salvo que sean
reempacados, por cuenta de la Transportadora para modificar su presentación. El traslado o
movilización de los valores será previamente coordinado entre el Banco de la República y
las Compaí'íías Transportadoras. Para el efecto, el Jefe de la Sección Servicios de Efectivo a
Entidades5 o quien éste delegue, registrará en el sistema MASTER un traslado entre CUEs y
por correo electrónico remitirá a las respectivas transportadoras de valores el comprobante
"Traslado entre Depósitos de Efectivo en Moneda Nacional" que genera el sistema como
producto de dicho registro y en el cual se especifican los CUEs involucrados,
denominaciones, cantidades, y montos a trasladar; atendiendo el protocolo establecido en el
numeral 3.6

El día del movimiento, el CUE que entrega los signos requeridos imprimirá el comprobante
de traslado en tres ejemplares, el cual será refrendado por los funcionarios autorizados de las
transportadoras que intervengan en el movimiento (quien entrega y quien recibe); cada CUE
conservará como soporte una copia, y la copia restante la remitirá al siguiente día hábil de la
operación a la oficina del Banco de la República.
PROCESOS DE VERIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN La moneda metálica recibida en
consignaciones y/o en operaciones de cambio en las instalaciones de las Transportadoras de
Valores autorizadas, se someterá a procesos de verificación y clasificación, bajo las más estrictas
medidas de seguridad y con equipos que validen los signos metálicos por conductibilidad,
permeabilidad, diámetro y grosor, o cualquier otra tecnología que se acuerde con el Banco de la
República, siempre y cuando garantice la calidad y efectividad del proceso. El proceso de
verificación y clasificación de los signos depositados en consignación en los Centros Únicos de
Efectivo tendrá un costo para las entidades consignantes, el cual acordarán directamente con cada
empresa.
Moneda metálica o billetes falsos: Para remitir las especies falsas detectadas durante los procesos
de verificación y clasificación al Departamento Técnico Industrial del Banco ubicado en la Central
de Efectivo se tendrá en cuenta el siguiente procedimiento: a. El último día hábil de cada semana,
a más tardar a las 10:00 A.M., la Transportadora que requiera hacer entrega de especies falsas
enviará mediante correo electrónico a la Sección Servicios de Efectivo a Entidades del
Departamento de Tesorería, el detalle de las especies falsas por denominación que remitirá al
Banco de la República; siguiendo el protocolo definido en el numeral 3.6 de la presente circular. b.
Dicha Sección dará curso de la información recibida al Departamento Técnico Industrial y
coordinará la logística para facilitar el recibo de las especies anunciadas por parte de esa
dependencia durante la semana siguiente.
TRASLADOS DESDE O HACIA EL BANCO DE LA REPÚBLICA Cuando las existencias de
billete o moneda metálica en poder de los Centros Únicos de Efectivo representen una cifra muy
cercana a los topes establecidos en cada contrato, o en caso de considerarse excesivo el monto de
los valores en poder de las transportadoras a juicio del Banco de la República, se acordarán
traslados de billete o moneda metálica. En este caso, las Compañías Transportadoras registrarán en
el sistema ANT ARES, hasta las 13:30 horas del día hábil ~ inmediatamente anterior, una
"Consignación de billete/moneda metálica por un CUE", las denominaciones, cantidades y montos
de la moneda metálica y billetes a trasladar al Banco de la República. Antes de proceder a recibir
el efectivo, Jos funcionarios autorizados del área de Tesorería del Banco de la República,
consultarán la operación en la aplicación MASTER, generarán el "Comprobante de consignación
sujeta a verificación" e iniciarán el proceso de recibo, constatando contra el documento y por
denominación, que las cantidades ilsicas entregadas por la transportadora sean consistentes,
"paqueteando" cada paquete para constatar que cada paca contenga 1 O fajos, cuando se trata de
billetes o contando el total de bolsas de moneda metálica cuando la consignación sea en tales
signos, de ser así firmarán el original y copia del documento, y solicitarán la firma del emisario,
quien además colocará su huella dactilar y número de cédula. Una copia del Comprobante de
Consignación será entregada al representante de la transportadora y la otra quedará como soporte
de la contabilidad. Culminado el proceso de recibo por parte del Banco de la República, se
registrará en el sistema MASTER, paso con el cual se efectúan automáticamente los registros
contables pertinentes y actualizan los saldos de los Estados de Caja.
.

CENTROS DE EFECTIVO (CEs) Los Centros de Efectivo (CEs) son extensiones de Bóveda
administradas por empresas transportadoras de valores que el Banco de la República contrató en
ciudades donde la Oficina del Emisor es catalogada como Agencia Cultural, pues no cuenta con
área de Tesorería. El control de estas extensiones estará a cargo de la sucursal del Banco de la
República con área de Tesorería de la ciudad más cercana a su ubicación geográfica y se
denominará "Sucursal de origen", cuya actividad principal estará orientada a confirmar y verificar
el registro oportuno de los datos o movimientos en los sistemas del Banco y coordinar visitas de
inspección y arqueo.

TRASLADOS DESDE O HACIA EL BANCO DE LA REPÚBLICA Con base en los informes de

la Sección de Emisión y Análisis, el Grupo de Remesas del Departamento de Tesorería en Bogotá
determinará el traslado de billete y moneda metálica entre el Banco de la República y el CE; la
mencionada Sección informará a la Sección Servicios de Efectivo a Entidades en oficina principal
o al Gerente y Jefe de Tesorería de la sucursal que despachará la remesa, todos los detalles
pertinentes de la misma. En este caso, el Banco de la República registrará en el sistema MASTER
la operación y procederá a su despacho teniendo en cuenta, además de las normas establecidas en
la Circular Reglamentaria Interna DTE - 170 "REMESAS DE VALORES", los siguientes
aspectos:
• Si es la Oficina Principal la que atenderá un requerimiento de efectivo de un CE, el Jefe de la
Sección Servicios de Efectivo a Entidades, o quien éste delegue, registra en el sistema MASTER,
por la opción "Captura de órdenes de remesas entre oficinas", el traslado de billetes o moneda
metálica entre esta oficina y la sucursal del Banco de la República encargada del control de
ejecución del contrato, no obstante que el despacho se hace directamente al CE.
• Si es otra sucursal, diferente a la encargada del control de ejecución del contrato, el Jefe de
Tesorería o quien éste designe de dicha sucursal registra en el sistema MASTER el despacho de la
remesa, con destino a la sucursal que controla al CE.
• Si el despacho de valores lo hace la sucursal del Banco que controla la ejecución del contrato, el
Jefe de Tesorería de la misma, o quien éste designe, procede a registrar en el sistema MASTER el
traslado, mediante la opción "Captura de traslados con tránsito" y una vez el CE da conformidad
de recibo de los valores mediante correo electrónico, procede a aprobar el traslado, acción con la
cual se retiran de tránsito los valores enviados.
• En todos los casos el CE debe confirmar vía correo electrónico, a su sucursal de control el recibo
físico de los valores y, a su vez, el Jefe de Tesorería de ésta, o quien él delegue, registra en el
sistema el recibo de los valores, cargándolos en el depósito que corresponda al CE.
BILLETE
Para el empaque, almacenamiento y entrega del billete al Banco de la República se deberán tener en
cuenta las siguientes instrucciones: • Los billetes entregados por las Compañías Transportadoras,
deberán estar debidamente empacados permitiendo la diferenciación de cada una de las entidades
financieras o la transportadora misma. • Con el propósito de validar el correcto desarrollo de las
labores a cargo de los Centros Únicos de Efectivo, los funcionarios designados por el Banco de la
República para recibir el billete, podrán seleccionar de los billetes procesados por la transportadora,
mínimo un paquete por denominación y procederán a verificar, en por lo menos una paca, que cada
fajo contenga 100 billetes, adicionalmente, por "abaniqueo" revisará que el fajo esté conformado por
billetes de la misma denominación. Dependiendo del volumen de la consignación, el Funcionario del
Banco de la República podrá ampliar la muestra para verificación.
Día del arqueo Antes de dirigirse al CE y/o CUE, el (los) funcionario(s) que va(n) a efectuar la
inspección, imprimirá(n) dos (2) ejemplares del "Estado Diario Detallado" generado por el sistema
MASTER y correspondientes a las existencias de billetes nacionales y moneda metálica, con base en
el cual se realizará la labor de arqueo o verificación de existencias, el cual será refrendado por las
personas que intervinieron, y distribuidos así: una copia para la Oficina responsable del control del
CUE o el CE, la cual servirá de soporte para sus actividades de autocontrol, otra copia se dejará al
Director del CE de la Transportadora.
Si en el momento del arqueo, la Compañía Transportadora no posee el numerario en su totalidad,
porque está en otras instalaciones móviles o fijas, el funcionario del Banco solicitará los documentos
de soporte de salida, los cuales deberán estar autorizados por el Director del CE y/o CUE. Una copia
de estos documentos acompañará el Acta de Arqueo con destino a la Oficina responsable del control
del CUE o el CE.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Y COMPROBANTES Las copias de los comprobantes,
registros y demás documentos relacionados con las operaciones efectuadas en los CUEs y CEs, serán
conservados durante tres (3) meses, culminado este período serán destruidos, dejando constancia de
ello en el "Acta de destrucción de documentos conservados en los Centros Únicos de Efectivo o
Centros de Efectivo", Anexo No. 1, la cual será entregada por la transportadora dentro de los cinco
primeros días hábiles de cada mes, al área de Tesorería del Banco de la República encargada de la
administración del CUE o el CE.

COMUNICACIONES Y DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS En caso de requerirse el intercambio

de información entre los CUEs o CEs y las oficinas del Banco de la República, será efectuada vía
Internet utilizando las cuentas de correo organizacionales, de fácil identificación para la entidad
emisora, incluyendo dentro de los destinatarios los buzones corporativos o repositorios que el Banco
de la República ha dispuesto para el almacenamiento de la información, los cuales han sido reportados
por el Departamento de Tesorería a cada Compañía Transportadora.

CONTROL DE TOPES DE ALMACENAMIENTO Con el fin de llevar un control permanente de

las existencias en los Centros Únicos de Efectivo y Centros de Efectivo, el Jefe de la Sección
Servicios de Efectivo a Entidades en Bogotá y el Jefe de Tesorería en sucursales, coordinarán con su
grupo de trabajo que se verifique diariamente, al _ .~ finalizar las operaciones en los CUEs y CEs
asignados, el nivel de existencias de billete y moneda ~\IV comparándolo con los topes estableci.dos
en cada contrato con las Compañías ~ansportadoras