DIAGNOSTICO ESTRATÉGICO Ana Carolina Daza Salinas GD 2207056

DIAGNOSTICO ESTRATÉGICO
Proceso: Gestión documental

Competencia: Emplear elementos de cultura emprendedora y empresarial de acuerdo con los contextos productivos, social y
SENA
personal. REGIONAL CESAR COMM
Elabora: ANA CAROLINA DAZA SALINAS – GESTION DOCUMENTAL – FICHA 2207056 - VALLEDUPAR
Ficha de trabajo:
Programa: Gestión Documental
Ficha: 2207056
Competencia: Emplear elementos de cultura emprendedora y empresarial de acuerdo con los contextos
productivos, social y personal.
Resultado de aprendizaje: Caracterizar la idea de negocio teniendo en cuenta las oportunidades y necesidades del
sector productivo y social.
Instructor: Eliana María Suarez Baquero
Duración: semana del 01 al 07 de marzo 2021
Fecha de inicio: 2021-02-22 01:00
Fecha de entrega: 2021-02-28 23:55
Elaborado por: ANA CAROLINA DAZA SALINAS
ACTIVIDAD:
PARTE A: DIAGNOSTICO ESTRATÉGICO DE MI VIDA
Realiza la matriz para poder tener un diagnostico actual de tu vida. Recuerde que las
debilidades y fortalezas son propias y las oportunidades y amenazas son del exterior.
Enuncia mínimo 4 de cada factor.
Respuesta:
Debilidades – Factores internos: Oportunidades – Factores externos:

 Dificultad de aceptación de cambios  Crear mi propio sello personal y profesional
 Sin dominio del inglés  Fortalecer formación académica y laboral
 Sin experiencia en el campo de estudio  Tener propuestas de empleo
 Suelo caer en procrastinación cuando son actividades que no  Mercado laboral en expansión
sean atractivas  Alcanzar apoyo financiero
 Mal temperamento  Poder desarrollar proyecto productivo
 Inseguridad y miedos por baja autoestima  Generar empleo (especialmente entre la población vulnerable) o
 Falta de enfoque al iniciar actividades o cuando no comprendo aumentar el capital humano capacitado de la empresa
 Indecisión ocasional
Debilidades Oportunidades
DIAGNOSTICO
ESTRATÉGICO DE MI
VIDA
Fortalezas Amenazas
Fortalezas – Factores internos: Amenazas – Factores externos:

 Capacidad de trabajar en equipos  Competencia laboral con más experiencia
 Formación profesional  Falta de apoyo del entorno en el manejo del tiempo
 Facilidad de comunicación y escucha  Altas tasas de desempleo
 Soy creativa  Enfermedades físicas
 Soy honesta  Dificultades económicas
 Aplicada (comprometida)
 Habilidad para relacionarse con otros
 Ordenada
 Asumo errores y consecuencias
 Me gusta capacitarme
 Responsable
 Busca mejora continua 1
SENA
Luego de realizar la matriz establece objetivos a corto mediano y largo plazo, mediante la
respuesta de las siguientes preguntas:
a. ¿Cómo puedo usar mis fortalezas para aprovechar mis oportunidades?

Respuesta: Como maneras de usar las fortalezas que se tienen a favor del
aprovechamiento de las oportunidades proyectadas, se tienen las siguientes estrategias:
 Compromiso y responsabilidad para construir hoja de vida atractiva para

empleadores y gestores de emprendimiento: Al ser responsable y aplicada
(comprometida) en mis labores, puedo hacerme más visible dentro del mercado laboral
y al mismo tiempo fortalecer mucho mi formación académica y profesional, en el sentido
en que muestran que asumo mis tareas con disciplina, dedicación y esfuerzo por
alcanzar las metas. Esto partiendo de las bases planteadas en las políticas y estrategias
de calidad vigentes en el país, en las que la responsabilidad y el compromiso a la hora
de ejecutar actividades y procesos, son elementos esenciales para lograr el éxito y
obtener las calificaciones que al respecto se necesiten para ascender laboralmente o
para edificar empresa rentable financiera y socialmente.
 Desarrollo de habilidades comunicacionales, sociales y de espíritu en equipo para

ejecutar tareas de forma competitiva: El saber trabajar en equipo y desarrollar
destrezas de comunicación e interacción con otros, me permiten desempeñarme de
manera más competente en un mercado en expansión; teniendo en cuenta que los
campos laborales se diversifican, especialmente con contingencias como el Covid 19 y
las nuevas formas de comercio, en donde se exige por ejemplo la ejecución de
actividades con equipos de trabajo interdisciplinarios, con los que la interrelación y
comunicación debe ser idónea, permitiendo así el cumplimiento exitoso de actividades y
metas. Esto a futuro se puede traducir en nuevas oportunidades laborales, en ascensos
en la escala profesional, o quizás en poder emprender un proyecto productivo con
grandes utilidades.
 Prestar un servicio de calidad, sustentándolo en valores: La honestidad, el trabajo

ordenado y el asumir las consecuencias de las decisiones, abre campo tanto en el
ámbito profesional, laboral, porque genera credibilidad, trabajo responsable,
cumplimiento y respeto por el cliente; elementos muy necesarios a la hora de postularse
en programas de apoyo financiero para ejecutar un proyecto de emprendimiento, pues
son la base de la prestación de un servicio de calidad, tan exigido en las estrategias o
programas de política pública de emprendimiento en el país.
 La creatividad y la formación como mecanismos para crear un sello autentico: La

creatividad en conjunto con una formación académica profesional, y el interés de
actualizar conocimientos o capacitarse en nuevas áreas, son requisito esencial a la hora
de crear un sello personal y profesional rentable a largo plazo. Ello en el entendido en
que proyectan hacia futuros empleadores o en entes patrocinadores de emprendimiento,
capacidad de crecimiento, de adaptabilidad a las nuevas formas del mercado; lo cual
sumado al manejo de las Tic´s y otras tecnologías, generan atractivo, pues demuestra a
través del uso de distintas herramientas, su potencial innovador.
 La mejora continua de los procesos a través de la tecnificación de procedimientos:

El propender por la mejora continua en las labores, da pie a la tecnificación de tareas, a
la amplitud de mercados y a la ejecución sostenible de procesos, ya sea en calidad de
empleado al interior de una empresa, o como emprendedor; v.gr., promueve la formación
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no solo personal, sino del equipo de trabajo con el que cuente. Iniciándose así un ciclo
de crecimiento académico y laboral, que en el caso del emprendimiento, da una dirección
hacia la vinculación laboral de personas en condición de vulnerabilidad; y en lo que
respecta a los empleados, da acceso a un capital humano competente y capaz de asumir
retos con éxito.
b. ¿Cómo usar mis fortalezas para disminuir las amenazas?

Respuesta: Para emplear las fortalezas como mecanismo de reducción y disminución de
amenazas, se toman en cuenta las siguientes estrategias:
 Fortalecer la capacitación en diferentes ámbitos del conocimiento: La amenaza de

la competencia laboral experimentada, y las altas tasas desempleo, se pueden combatir
principalmente con fortalezas académicas -formación profesional y capacitaciones de
talento humano por ejemplo-; aunque no son las únicas alternativas, pues aspectos
como la facilidad de comunicación asertiva, la creatividad, las habilidades de interacción
en entornos interdisciplinarios e interinstitucionales se pueden evidenciar casi que a
simple vista, y en momentos tan cruciales como una entrevista con un potencial
patrocinador o empleador; dado que quien posea estas cualidades (fortalezas) se
apropia de un lenguaje verbal y no verbal que proyecta capacidad, competencia y
seguridad, elementos que lo hacen sobresalir por encima de otros candidatos, teniendo
altas probabilidades de ser escogido, teniendo en su haber puntos positivos con los que
se va construyendo un currículo vitae que dote de experiencia, la cual a su vez puede
irse acreditando con el tiempo.
 Tener un código de ética e implementarlo: cuando de esta estrategia de habla, se

refiere a la aplicación de valores de vida y ética en el quehacer cotidiano y laboral, el
cual debe estar sustentado en la honestidad, el compromiso (dedicación y ser aplicada
en las tareas), la responsabilidad, el respeto y el ser ordenado, son como muchos
entenderán, una herramienta valiosa a la hora de prestar un servicio de calidad; aspecto
que son altamente llamativos y dan una alta calificación al momento de ser evaluados
en cualquier labor que se desempeñe. Todo esto se traduce en nuevas posibilidades
laborales y en oportunidades de emprender, y permite el crecimiento personal, dado que
el propender por la calidad, conlleva a una mejora continua en lo que se hace.
 Creatividad a la hora de administrar: con esta fortaleza se puede combatir con éxito
casi que asegurado las amenazas de carecer de apoyo del entorno acerca del manejo
del tiempo, las dificultades económicas e incluso a sobrellevar enfermedades; ello en el
entendido en que se pueden estructurar procesos (laborales, académicos y personales)
que sean dinámicos -en los que lo importante no sea tanto la cantidad sino la calidad-;
pudiendo de este modo organizar un calendario con base en metas, en el que se
administren prioridades, urgencias y espacios de ocio/esparcimiento. Cuando se es
creativo y se es responsable (asumiendo las consecuencias de sus acciones), se procura
desarrollar un equilibrio a la hora de organizar actividades, es por eso que se puede
encontrar a quienes trabajan, estudian, tienen familia, hacen deporte casi que en
simultaneo; y esto se da porque administran su tiempo creativamente, valiéndose de ese
apoyo que tal vez no tienen en principio, pero que al mostrar los resultados de su
esfuerzo consiguen.
c. ¿Cómo puedo usar las oportunidades para corregir debilidades?

Respuesta: se emplean las oportunidades para corregir las debilidades aplicando las
siguientes:
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 Construcción de un sello personal y profesional: esta oportunidad es de vital

importancia a la hora de superar aspectos como la indecisión ocasional, y la
procrastinación de actividades: ello en el entendido en que al edificar un estilo que
sea sólido y sostenible, se debe adquirir un compromiso con lo que se hace (sea
agradable o no al ejecutor), pasando de hacer “aquello que me gusta” a “gustarme lo
que hago”, expresiones muy distintas y que explican la diferencia entre el escenario del
promedio y del exitoso. Igualmente cuando se busca crear un sello que lo distinga sobre
otros que estén en el mismo nivel, se aprende a ser asertivo, seguro y se superan las
indecisiones ocasionales que pudiesen ser originadas en una baja autoestima o un pobre
concepto de sí mismo; porque cuando se enfrentan retos, también se construye una
realidad alejada del miedo, a favor de la autoconfianza, y ¿quién proyecta más confianza
profesional que aquel que ha experimentado un reto con responsabilidad y compromiso?
 Fortalecimiento de la formación académica y profesional: la capacitación siempre

será herramienta de obtención de riqueza trascendente, es decir, pues no solo abre
puertas a un entorno rentable financieramente, sino que con ella se pueden ayudar a
otros a cambiar sus realidades negativas –dejando huella-. Con esta estrategia se
pueden superar debilidades como el carecer de dominio del inglés y otros idiomas
extranjeros; la adquisición de experiencia laboral que no se posee, por ejemplo a través
de prácticas profesionales; y hasta aptitudes negativas como el mal temperamento y la
dificultad de adaptación a cambios, pueden ser superadas con cursos o formación en
PNL (programación neurolingüística), que aplicados con dedicación, si traen resultados
efectivos a la hora de asumir positivamente y con tolerancia las nuevas realidades y los
tropiezos; eso sin contar que se ve mejorada la calidad de vida, pues el mal genio se
lleva con más facilidad y disminuye por ende el estrés.
 El ejercicio profesional (a través de empleo o la ejecución de proyectos

productivos con generación de empleo) con enfoque: esto no solo es una estrategia,
sino el sueño de todo aquel que curse responsablemente estudios como herramienta de
crecimiento; porque es la cristalización de un proyecto de vida, el cual si se está
desarrollando con responsabilidad, exige de quien lo realiza tenga enfoque continúo e
ininterrumpido -sin importar si tiene o no comprensión de la totalidad o de parte del
proceso, o si carece de cierto grado de motivación-, pues los logros nunca se observan
al comienzo, sino que son parte del camino. Todo esto se traduce en que si se está
ejerciendo determinada labor, esta debe hacerse enfocado, sin descuidar las metas a
largo plazo por cumplir aquellas pequeñas de corta o mediana espera, pues tiene la
mente fija en su gran objetivo, pero sin despegar los pies de la tierra, haciendo lo
necesario para alcanzar sus fines trazados. Esta estrategia se plantea en virtud a que
en muchas ocasiones, el gran logro se desvía y se frustra por la falta de enfoque y
concentración; la cual casi siempre se deriva gracias a lo absorbentes que pueden llegar
a ser los problemas cotidianos, que junto con un manejo desenfocado de las actividades,
hacen que se prepare la receta perfecta para la no cristalización del sueño. Trabajar en
una meta como si ya se hubiese cumplido, ayuda a mantener la perspectiva y el enfoque,
desarrollando no solo los cometidos del presente, sino que se puede anticipar a los
futuros.
 Aprovechar los mercados laborales en expansión y las múltiples modalidades de

apoyo financiero: a través de ellas no solo se puede adquirir la tan anhelada estabilidad
económica, sino que también se logra acceder a espacios de educación formal y para el
trabajo, las que sin duda abren el abanico de posibilidades para un futuro mejor, y las
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SENA
debilidades en el aspecto psicológico (como la inseguridad, la procrastinación, la pobre

autoestima, la poca adaptabilidad a los cambios bruscos, entre otras), pues quien tiene
formación busca asesoría profesional para hacer que su calidad de vida mejore y se
superen todos los aspectos que pudieren generarle debilidades.
d. ¿Cómo mantener en pie frente a las amenazas?

Respuesta: Para combatir exitosamente las amenazas y para mantenerse en pie frente a
estas, se deben tomar las fortalezas para potenciar las oportunidades y mermar las
debilidades; siendo en este sentido que en el presente Diagnóstico DOFA personal,
necesarias la aplicación de las siguientes estrategias:
 Fortalecer la capacitación académica y de talento humano: esta estrategia es muy

eficaz, pues con ella se puede conjuntamente, adquirir méritos académicos a nivel
personal/profesional, y recibir la formación que toda empresa requiere para la ejecución
de sus procesos. Eso sin contar aquella que necesaria para implementar proyectos
productivos o gestionar el apoyo financiero de estos entorno de emprendimiento.
 El manejo de las tic´s y la tecnificación laboral: esta sigue las mismas líneas de la
estrategia anterior, pues son las herramientas más sencillas que la capacitación nos
brinda para poder operar con fluidez en los espacios corporativos; ya sea en calidad de
empleado o de empresario, pues en ambos ámbitos se exige que cada parte del equipo
desarrolle las tareas asignadas con la mayor eficacia y eficiencia posibles, los que sin
duda se obtiene de la mano con la tecnología. Esto teniendo en cuenta que la
tecnificación reduce costos operativos en tiempo y en gastos de recursos.
 Cimentar y alimentar la creatividad innatas y las desarrollas con el conocimiento:

esta se plantea en virtud a que la creatividad en el quehacer personal y laboral, da
dinamismo en la ejecución de actividades y propicia la construcción de un sello
personal/profesional que lo destaque por encima de otros potenciales candidatos;
permitiéndole competir con mejores herramientas en un mercado laboral que quizás sea
más experimentado que presente altas tasas de desempleo, y pocos programas de
apoyo empresarial para desarrollar proyectos productivos (de emprendimiento).
 El uso creativo del tiempo: Igualmente, cuando se es creativo en el ejercicio académico

y profesional, también se lo es en lo respecto al manejo del tiempo; siendo así que
aunque se carezca de apoyo familiar en esta materia, se pueda lograr con éxitos el
cumplimiento de metas trazadas a nivel individual (personal, académico, laboral) y
colectivo (productividad financiera); pues implementa sus procesos aprovechando cada
espacio de tiempo con el que cuenta, y dándole rentabilidad al mismo; lo que se traduce
en tiempo de calidad, con resultados positivos de gestión.
 Empleo de capacitaciones relacionadas con el talento humano y gestión humana

para construir y reforzar habilidades: Si se poseen las fortalezas de contar con
habilidades para trabajar en equipos y de comunicación asertiva con equipos de igual o
diferente nivel jerárquico, o si por el contrario se necesitan construir; se debe a través de
espacios de capacitación ocupacional en temas como por ejemplo: Pnl para asumir el
conflicto como una oportunidad, mecanismos alternativos de solución de conflictos,
construcción de equipos eficaces, etc., que dotan de herramientas para que quien
participe en ellos, logre formación y desarrolle de manera eficaz estas habilidades. Lo
que sin duda podrá aumentar el abanico de posibilidades a la hora de acceder a ofertas
laborales y de formar proyectos productivos con un equipo idóneo y con alto rendimiento.
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SENA
 Tener la vista en un horizonte positivo, buscando siempre mejorar los procesos:

Al tener como estrategia de vida el propender por la mejora continua, ayuda
significativamente a asumir la cotidianidad y las dificultades inherentes a ella de una
manera positiva, viendo las oportunidades, más no los defectos y tropiezos. Logrando
así que situaciones adversas que en ciertos casos no se pueden controlar por sí mismos
como por ejemplo las enfermedades crónicas y las dificultades económicas que el
desenvolvimiento financiero del país y del sector en el que se labore o emprenda planteé,
sean visualizadas con un enfoque diferente, mediante el cual aquello no tenía
anteriormente o estaba desechado, se convierta en algo rentable personal y
financieramente. Es ahí como términos como el “reinventarse” o “solución asertiva”
aparecen en la palestra; siendo así que se da la solución de problemas sobre la base en
que para cada inconveniente existe una solución, y que el truco está en no enfrascarse
en lo malo, sino concentrarse en la forma en cómo superar y resolver la situación. Esta
última en particular ayuda no solo a nivel profesional, sino que es valiosísima en ámbito
personal, pues hay determinadas circunstancias en las que por mucho que se luche, no
tenemos el control de todo los pasos y resultados, y tampoco la meta no está a nuestra
disposición, o al menos no en la manera en la que se tiene programado.
PARTE B: Realiza una investigación de:
1. Que es la matriz DOFA

Respuesta: La Matriz DOFA o DAFO, es una herramienta de auto análisis, la que ha sido
diseñada para comprender la situación -o estado del arte- de un proceso o de un negocio,
e inclusive de una persona; por medio del cual se efectúa un listado completo de fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas; las que permiten observar detalladamente cómo
se están haciendo las cosas y ejecutando las acciones, teniendo en cuenta que como
instrumento de medición cualitativa, evalúa y diagnóstica las tareas analizadas.
Su nombre Matriz DOFA o DAFO deriva del acrónimo formado por las iniciales de los
términos que identifica las herramientas de las que se vale para hacer un análisis y
diagnóstico, los que son: debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. La matriz de
análisis DOFA o DAFO permite identificar tanto las oportunidades como las amenazas que
se le presentan a un entorno o mercado, y las fortalezas y debilidades con las que se
cuenta para abordarlas.
Por otra parte, la matriz DOFA – DAFO, cuenta con las siguientes características a saber1:
 Es un análisis certero y completo de una organización o proyecto.
 Utiliza los cuatro aspectos anteriormente mencionados, fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas, como pilares que dan contexto al análisis resultante.
 A nivel interno, se ocupa principalmente de las fortalezas y debilidades.
 A nivel externo, se considera el posible impacto de las amenazas y oportunidades.
(Texto en cursiva tomado del autor)
Adicionalmente, existen 4 características secundarias que pueden ayudar a elaborar un

análisis FODA de mejor manera2.
1
Shelley Pursell. Qué es el análisis FODA y cómo implementarlo en tu empresa (con ejemplos). noviembre 7 2019, actualizado
noviembre 15 2020. Recuperado de: https://blog.hubspot.es/marketing/analisis-foda
2
Shelley Pursell. Op. Cit.
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SENA
1. Relatividad: El análisis FODA es realizado por personas, las cuales discuten sobre los
elementos que consideran claves para el futuro de la organización.
2. Iniciativa: Una matriz FODA no aporta criterios de decisión, sino que aporta información
para el desarrollo de estrategias, las cuales deben ser recopiladas y jerarquizadas para su
posterior ejecución con base en criterios de decisión complementarios.
3. Temporalidad: El análisis FODA hace referencia a un momento concreto de la
organización o de un proyecto en específico.
4. Parcialidad: Finalmente, la matriz FODA propende por ofrecer una visión particular de los
aspectos más importantes de la organización o un proyecto en función de las características
culturales de quienes llevan a cabo el análisis. (Texto en cursiva tomado del autor)
Las anteriores características evidencian que aunque la matriz DOFA sea un análisis
completo de la organización y proyecto, este depende en su mayoría de las personas que
lo realizan. Es decir, que requiere para su éxito, que este sea desarrollado con la mayor
objetividad posible y teniendo como base las metas del proyecto o actividad, y no los
criterios personales e individuales que se puedan tener respecto de las cualidades internas
y externas del ente o proyecto analizado.
Esto se traduce en que más que ser un elemento de decisión, se constituye en uno que
debe brindar información, para una eventual estructuración de estrategias por medio de las
cuales si se tomen decisiones; V.gr., recopila datos pero no implica la toma de decisiones,
pues estas últimas solo se presentan una vez trazada la ruta que el análisis DOFA permitió
estructurar.
Como herramienta de evaluación, es esencialmente temporal y está enmarcado de medidas

parciales, pues aunque mide de forma completa la ejecución de una actividad o proyecto
(estudiado las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas), solo lo hace dentro de
un determinado contexto concreto en el tiempo, y puede verse viciado por la percepción
individual de quiénes realicen el análisis DOFA.
Por último, como instrumento de medición/evaluación, que usado correctamente, genera

resultados que dan indicadores sobre lo que se está ejecutando correctamente, sobre lo
que tiene deficiencias y lo que sin estar bien o mal, si representa retos actuales o
potenciales; graficando la situación real de la empresa y/o proyecto personal, para que se
prioricen las medidas pertinentes.
2. Cuál es la aplicación de la matriz FODA

Respuesta: Su aplicación se remite esencialmente al análisis y diagnóstico de la situación
en la que se halla el objeto estudiado en él (una persona, una empresa, un proyecto
productivo, etc.), con los que posteriormente se podrá construir estrategias para mejorar o
para disminuir aspectos negativos que afecten el resultado o meta propuesta.
Es por ello que ella en sí misma se aplica como instrumento de diagnóstico, el cual muy a
pesar de la gran cantidad de información de la que puede proveer, por si sol no aporta
muchos beneficios, especialmente si en su construcción no se desarrollan los
procedimiento adecuados, y la objetividad requerida; ello teniendo en cuenta que para
consolidar la información que será analizada, se vale muchas veces de la subjetividad de
los operarios o de quienes ordenan el estudio; encerrándose así incertidumbre sobre sus
beneficios, pues los resultados que la matriz DOFA puede arrojar en esta circunstancias de
subjetividad, no son coherentes con la realidad y el entorno de aquello sobre el cual se
aplicó la matriz (persona, empresa, mercados)
7
SENA
Por otra parte, “un análisis DOFA puede utilizarse para:

• Explorar nuevas soluciones a los problemas.
• Identificar las barreras que limitarán objetivos.
• Decidir sobre la dirección más eficaz.
• Revelar las posibilidades y limitaciones para cambiar algo.”3 (Texto en cursivas
tomado directamente del autor)
Siendo por este motivo que como herramienta de diagnóstico, brinda información (datos de
salida) por los que se puede conocer la real situación en la que se halla el objeto analizado
(empresa, persona, mercados, por ejemplo), y que sin duda pudiesen afectar su adecuado
funcionamiento; así como también los riesgos y posibilidades que tiene. Esto trae como
consecuencia inmediata el que una vez se tienen los resultados, se trazan estrategias con
las que se pueden a) explorar nuevas alternativas de solución de problemas presentes y
potenciales; b) identificar las barreas, limitaciones o debilidades que obstaculizan el
cumplimiento de metas o el normal funcionamiento de actividades; c) reconocer las
posibilidades que se tienen para cambiar la situación problemática por otra que aunque no
sea solución a corto plazo, si permite generar nuevas oportunidades de crecimiento; y d)
construir la estrategia de cambio o reforma según sea el caso.
En este sentido, un análisis DOFA, permite orientar los puntos fuertes, redireccionar los
débiles, abrir el abanico de oportunidades y reducir las amenazas; pues brinda una
perspectiva más amplia del escenario, de la situación y de las condiciones de una eventual
competencia. Lo que se traduce en que se pueda contar con instrumentos para potenciar
tanto los factores que sean necesarios monitorear, como aquellos que tienen alto
rendimiento, pues en ambos casos se podrá a futuro anticipar sorpresas y consolidar
resultados a largo plazo.4
No obstante lo expuesto, siendo una herramienta diagnóstica y del orden evaluativa, sirve
–particularmente a una empresa- para diseñar propuestas, reestructurar organigramas,
modificar o incluir políticas, crear estrategias y definir las eventuales áreas de cambio; para
lo cual deberá también acotar la correspondiente dotación de recursos necesarios. Y para
ello se vale análisis evaluativo de la información recolectada, porque es con base en el
tamizaje y valoración de esos datos es que se puede precisar el contexto real de una
organización o persona (objeto de la matriz) en un momento y entorno determinados;
haciendo también proyecciones sobre el estado futuro, suscribiéndose a las características
internas (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y Oportunidades) en
una matriz cuadrada.5
Por último, pero no menos importante, ella permite en su aplicación que se determinen tanto
las ventajas competitivas que se poseen y deben ser potenciadas, como los progresos que
se hace necesario adquirir o formar. Atendiendo durante esto sus características, el objeto
social -metas, y la incidencia que el entorno tenga en su adecuado funcionamiento. Y al
mismo tiempo también se determinan los riesgos reales y potenciales que se tiene al
mantener los procesos en el mismo estado en el que se hallaban al momento del estudio,
3
Visión Industrial. CÓMO REALIZAR UN ANÁLISIS FODA, y su importancia en la Toma de Decisiones. Recuperado de:
https://www.visionindustrial.com.mx/industria/desarrollo-organizacional-3027/como-realizar-un-analisis-foda-y-su-
importancia-en-la-toma-de-decisiones
4
Ana Nogueira, Marketing Analyst. ¿Qué es el análisis DOFA y cómo utilizarlo a tu favor? [paso a paso completo].
Recuperado de: https://blog.hotmart.com/es/analisis-dofa/
5
Visión Industrial. Óp. Cit.
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SENA
de modificarlos o suprimirlos; pues toda estrategias con sus respectivas decisiones genera
consecuencias que dejan impacto en la situación del objeto analizado (persona, empresa,
mercado)
Por lo anterior y para culminar, no es sensato ni prudente tomarla como una herramienta
que no deba ser retroalimentada ni actualizada, como si fuera un solo proceso que no sea
necesario repetir; pues como ya se ha indicado, es una herramienta de diagnóstico y
evaluación de rendimiento con un contexto determinado (en tiempo y espacio), por lo tanto
cuando las circunstancias cambien, debe tomarse la DOFA para verificar sus resultados y
la pertinencia de estos en el estado del objeto analizado (empresa, persona, mercado),
dado que aunque se haga análisis sistemático, este debe estar acorde con la realidad
presente, que le permitan plantear las estrategias para tener la eficacia y efectividad
buscadas.
3. Como se construye la matriz DOFA

Respuesta: Antes que nada, para la construcción de una Matriz DOFA, se deberá ingresar
y tabular la información recopilada siguiendo un orden lógico, pues cuando los datos de
salida se organizan sin un patrón específico, la visualización de elementos buscados no se
podrá dar.
En este orden de ideas, para hablar de un patrón de análisis con un orden lógico se debe
seguir a realización dentro de la DOFA los siguientes tipos de análisis, estudiados en
brevemente en el extracto del documento La matriz de análisis DAFO (FODA), publicado
por Roberto Espinosa6 y que a continuación procedo a citar textualmente:
a) Análisis Externo: En el análisis externo de la empresa se identifican los factores

externos claves para nuestra empresa, como por ejemplo los relacionados con:
nuevas conductas de clientes, competencia, cambios del mercado, tecnología,
economía, etcétera. Se debe tener un especial cuidado dado que son incontrolables
por la empresa e influyen directamente en su desarrollo. La matriz Dofa o Dafo divide
por tanto el análisis externo en oportunidades y en amenazas.
 Oportunidades: representan una ocasión de mejora de la empresa. Las
oportunidades son factores positivos y con posibilidad de ser explotados por
parte de la empresa. Para identificar las oportunidades podemos responder a
preguntas como: ¿existen nuevas tendencias de mercado relacionadas con
nuestra empresa?, ¿qué cambios tecnológicos, sociales, legales o políticos se
presentan en nuestro mercado?
 Amenazas: pueden poner en peligro la supervivencia de la empresa o en
menor medida afectar a nuestra cuota de mercado. Si identificamos una
amenaza con suficiente antelación podremos evitarla o convertirla en
oportunidad. Para identificar las amenazas de nuestra organización, podemos
responder a preguntas como: ¿qué obstáculos podemos encontrarnos?,
¿existen problemas de financiación?, ¿cuáles son las nuevas tendencias que
siguen nuestros competidores?
b) Análisis Interno: En el análisis interno de la empresa se identifican los factores

internos claves para nuestra empresa, como por ejemplo los relacionados con:
6
Roberto Espinosa. La matriz de análisis DAFO (FODA). Recuperado de: https://robertoespinosa.es/2013/07/29/la-matriz-de-
analisis-dafo-
foda#:~:text=La%20matriz%20de%20an%C3%A1lisis%20dafo%20o%20foda%2C%20es%20una%20conocida,y%20mejora
r%20en%20el%20futuro
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SENA
financiación, marketing, producción, organización, etc. En definitiva se trata de

realizar una autoevaluación, dónde la matriz de análisis Dofa o Dafo trata de
identificar los puntos fuertes y los puntos débiles de la empresa.
 Fortalezas: Son todas aquellas capacidades y recursos con los que cuenta la
empresa para explotar oportunidades y conseguir construir ventajas
competitivas. Para identificarlas podemos responder a preguntas como: ¿qué
ventajas tenemos respecto de la competencia?, ¿qué recursos de bajo coste
tenemos disponibles?, ¿cuáles son nuestros puntos fuertes en producto,
servicio, distribución o marca?
 Debilidades: Son aquellos puntos de los que la empresa carece, de los que
se es inferior a la competencia o simplemente de aquellos en los que se puede
mejorar. Para identificar las debilidades de la empresa podemos responder a
preguntas como: ¿qué perciben nuestros clientes como debilidades?, ¿en qué
podemos mejorar?, ¿qué evita que nos compren?
Una vez terminado el análisis trataremos de aprovechar nuestros puntos fuertes para
sacar el máximo partido a las oportunidades que ofrece el mercado, y de reducir las
amenazas detectadas, corrigiendo o eliminando nuestros puntos débiles.
En virtud de lo expuesto, se tienen como pasos básicos para construir una matriz
DOFA7 los siguientes:
a. Hacer una lista de las fortalezas internas claves.
b. Hacer una lista de las debilidades internas decisivas.
c. Hacer una lista de las oportunidades externas importantes
d. Hacer una lista de las amenazas externas claves.
e. Comparar las fortalezas internas con las oportunidades externas y registrar las
estrategias FO resultantes en la casilla apropiada.
f. Cortejar las debilidades internas con las oportunidades externas y registrar las
estrategias DO resultantes.
g. Comparar las fortalezas internas con las amenazas externas y registrar las
estrategias FA resultantes.
La ejecución de los anteriores pasos –necesarios para la elaboración de la Matriz DOFA-

se puede ilustrar en la siguiente imagen:
Imagen tomada de: David Barrera - Emprendices https://www.emprendices.co/la-importancia-de-la-matriz-dofa-como-herramienta-de-diagnostico/
7
Blog Consultoria empresarial. PASOS PARA CONSTRUIR UNA MATRIZ D.O.F.A, jueves, 28 de abril de 2011. Recuperado
de: http://rigo-consultor.blogspot.com/2011/04/pasos-para-construir-una-matriz-dofa.html
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En dicha gráfica de la matriz se registra la información así:

1) Escribir en cada una de las casillas la información correspondiente (Debilidades,
Oportunidades, Fortalezas y Amenazas)
2) Entrelazar la información de cada casilla de (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y
Amenazas) –tal cual como se muestra en la gráfica- diseñando las estrategias
correspondientes:
 FO: En esta celda se escriben las estrategias que conducen al aprovechamiento
de las oportunidades, haciendo uso de las fortalezas.
 FA: Se diseñan estrategias que conduzcan a la disminución del impacto de la
amenaza, haciendo uso de las fortalezas maximizando éstas últimas al tiempo.
 DO: Se trazan estrategias que lleven a la disminución de las debilidades y la
maximización de oportunidades.
 DA: Se elaboran estrategias que minimicen las debilidades y amenazas al
tiempo.8
Atendiendo cada uno de los datos a diligenciar, se debe tener en cuenta que previa a la
recopilación de datos, es necesario tener ciertos puntos determinados, pues son
importantes a la hora de la recepción de información, de su registro y su correspondiente
análisis. Tales aspectos son:
 Ubicación;
 Experiencia de mercado;
 Metodología;
 Reputación;
 Logística.
Su importancia radica especialmente en que con ellos se recauda información con la que
se identifican fortalezas y debilidades como elementos internos; las oportunidades y
amenazas en condición de elementos externos que se refieren a lo que está fuera de tu
control, y no puede influir directamente sobre ellos.
Por otra parte, al registrar información acerca de los análisis (externos e interno), se precisa
que existen principalmente dos ambientes externos que el análisis DOFA identifica: el micro
y el macroambiente.
 En el microambiente se deben evaluar cómo funcionan tus competidores, clientes
y proveedores.
 En el macroambiente están todos los factores ambientales que están fuera de tu
mercado de actuación, es decir, decisiones políticas, económicas y el
comportamiento de la sociedad deben ser el núcleo de tu análisis.
Finalmente, como medidas para efectuar adecuadamente la Matriz DOFA, se deben tomar
en cuenta:
1. Saber Cuál es el objetivo, es decir el motivo o la meta en razón a la cual se quiere hacer
el análisis. Entre estos se pueden considerar por ejemplo: si se trata de una estrategia,
de una evaluación de desempeño, una exploración de nuevos retos y mercados. O sea
que son la razón por la que se busca efectuar la DOFA.
8
David Barrera - Emprendices https://www.emprendices.co/la-importancia-de-la-matriz-dofa-como-herramienta-de-
diagnostico/
11
SENA
2. Crea un equipo de colaboradores: Este debe estar conformado por al menos un miembro
de cada área de la empresa, desde el director hasta los cargos de menor jerarquía;
involucrando de este modo a todos los niveles, para que ellos aporten al proceso del
análisis, y no se escapen aspectos importantes, que quizás por desconocimiento de los
procesos individuales de cada dependencia se omiten.
3. Conoce los atributos de cada elemento del análisis FODA: Antes de comenzar a detectar
las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas es necesario que sepas qué
significa cada elemento. Esto te ayudará a clasificar de mejor forma las características
de tu empresa. Por ello que de acuerdo a Betancourt, Cómo hacer el análisis FODA
(matriz FADO) paso a paso + ejemplo práctico9, se cita textualmente que para conocer
los atributos de la DOFA, DAFO, FADO, se tienen que:
 Definir amenazas: Las amenazas son los factores que suponen riesgos para la
empresa. Son externas, por lo que difícilmente podemos controlarlas; pero podemos
elaborar planes de contingencia para enfrentarlas. Por ejemplo: el aumento del dólar
para una comercializadora que trae productos de EE.UU, las políticas ambientales
para una petrolera, el aumento desmesurado en los precios de nuestros
proveedores o el desarrollo de tecnología de nuestra competencia. Una buena
práctica puede ser priorizar las amenazas según la severidad y probabilidad de
ocurrencia.
Para identificar las amenazas se responden preguntas como:
 ¿Cómo está cambiando el panorama?
 ¿Alguna debilidad puede ser una amenaza?
 ¿Están cambiando los estándares de calidad?
 ¿Qué obstáculos estamos enfrentando?
 ¿Qué está haciendo la competencia?
 ¿Cómo nos están afectando las medidas del gobierno?
 Establecer oportunidades: Al igual que las amenazas, no tenemos control directo

sobre las oportunidades, pero sí que podemos desarrollar planes para
aprovecharlas. Estamos hablando de posibles ventajas para que la empresa lo haga
mejor, lo que puede significar la diferencia entre esta y la competencia. Un cambio
en la percepción de los consumidores, la apertura de un tratado comercial en el país
y concursos púbicos empresariales son ejemplos de oportunidades.
Para ubicar las oportunidades, se debe contestar:
 ¿Cuáles son las tendencias a favor?
 ¿Qué cambios tecnológicos pueden presentar una oportunidad?
 ¿Qué deberíamos hacer que no hemos hecho y ellos sí?
 ¿Qué eventos nos permitirán expandir la marca?
 ¿Cómo se están comportando las personas frente a este tema?
 ¿Existe alguna fortaleza que podamos explotar?
Incluso podemos ir más allá partiendo de nuestras debilidades. Si conseguimos
eliminar una debilidad, ¿se abre una oportunidad? ¿Esa fortaleza puede explotarse
de manera diferente para que suponga una oportunidad?
9
Betancourt, D. F. (19 de abril de 2018). Cómo hacer el análisis FODA (matriz FADO) paso a paso + ejemplo práctico.
Recuperado el 01 de marzo de 2021, de Ingenio Empresa: www.ingenioempresa.com/matriz-foda.
12
SENA
 Reconocer fortalezas: son los aspectos positivos internos del negocio y que por lo
tanto están bajo control. Por lo general cuando pensamos en fortalezas se nos viene
a la cabeza aquello en lo que somos buenos, pero podemos ir más allá
preguntándole a los clientes y al mercado, ¿qué piensa de nosotros? Si hemos
hecho las cosas bien, algunas respuestas serán fortalezas.
Las fortalezas también pueden aflorar a nivel de procesos. Quizá tenemos un
estupendo equipo de ventas o u optimo servicio postventa.
Ejemplos de fortalezas puede ser certificaciones recibidas, patentes, el
conocimiento de la organización y sedes en diferentes lugares.
Para identificar las fortalezas se responde:
 ¿En qué somos mejores?
 ¿Cuáles son las ventajas de la empresa?
 ¿Cuáles son los factores que nos hacen merecedores de esa oportunidad?
 ¿Cuál es nuestra propuesta de valor?
 ¿Cómo está nuestro músculo financiero?
 ¿Qué puntos fuertes ve el mercado en nosotros?
 Detectar las debilidades: Aspectos que aun cuando están bajo control o pueden
ser controlados, significan desventajas frente a la competencia y hacia la
consecución de los objetivos. La falta de experiencia, mala ubicación, desperdicios
del proceso y mala calidad del producto son ejemplos de debilidades.
Para encontrar las debilidades se debe responder:
 ¿En qué podemos mejorar?
 ¿Qué deberíamos dejar de hacer?
 ¿Qué aspectos negativos ha mencionado el mercado y los clientes?
 ¿Por qué estamos perdiendo las ventas?
 ¿En qué nos falta más experiencia?
 ¿Qué tiene la competencia que no tengamos nosotros y nos esté afectando?
4. Definir las estrategias del análisis FODA: Conforme a lo expuesto por Shelley Pursell en
el artículo Qué es el análisis FODA y cómo implementarlo en tu empresa10, cuando todas
las características y puntos de la matriz FODA estén listos, es momento de pensar en
las acciones siguientes para cada factor. Realizar este plan estratégico te ayudará a
abordar las debilidades y amenazas, así como aprovechar las fortalezas y
oportunidades, ello porque las estrategias se trazan comparando fortalezas,
oportunidades, amenazas y debilidades. Para hacer tus estrategias, tienes que pensar
en la matriz como una relación de elementos. ¿Cómo equilibrarías las cuestiones
favorables y desfavorables de tu empresa?
En este sentido, las estrategias se forman a través de diferentes enfoques:

 Enfoque de éxito- ¿De qué forma podemos usar nuestras fortalezas para aprovechar
nuestras oportunidades?: La estrategia de fortalezas requiere un enfoque de éxito:
Por medio de lo que destaca en tu organización, deberás aprovechar las oportunidades.
Además, piensa como podrías contrarrestar los aspectos negativos. Ejemplo: si tienes
un equipo de ventas capaz, pero careces de una estrategia de marketing, utiliza sus
conocimientos en la interacción con los clientes al elegir los canales de comunicación
más adecuados.
10
Shelley Pursell. Qué es el análisis FODA y cómo implementarlo en tu empresa (con ejemplos). noviembre 7 2019,
actualizado noviembre 15 2020. Recuperado de: https://blog.hubspot.es/marketing/analisis-foda
13
SENA
 Enfoque de reacción- ¿Cómo se pueden usar nuestras fortalezas para mitigar las
amenazas?: La estrategia de debilidades requiere un enfoque de reacción: Mejora
los aspectos que ahora son más débiles con ayuda de tus fortalezas y oportunidades.
Así, evitas que el crecimiento de tu negocio se frene. Por ejemplo: si tus ventas son
constantes, pero solo usas medios de publicidad tradicionales como los anuncios por
TV, es tiempo de crear una estrategia de marketing completa.
 Enfoque de adaptación- ¿Cómo podemos aprovechar las oportunidades para corregir
nuestras debilidades?: La estrategia de oportunidades requiere un enfoque de
adaptación: Emplea tus áreas de oportunidad como una respuesta hacia tus debilidades
o como una manera de actuar ante las amenazas. Ejemplo: si tus competidores tienen
más años de experiencia y prestigio en tu localidad, integra un equipo de expertos en
marketing digital que te lleven a nuevos públicos.
 Enfoque de supervivencia- ¿Cómo podemos mantenernos en pie aun con las
amenazas vistas?: La estrategia de amenazas requiere un enfoque de
supervivencia: Revierte las amenazas con ayuda de tus fortalezas. Son los
componentes donde tienes la menor y la mayor influencia, respectivamente. Por
ejemplo: si surgen competidores nuevos y tu participación de mercado disminuye, pero
tienes la mejor relación entre calidad y precio, es momento de que utilices ese elemento
para atraer a más clientes y retener a los ya existentes.
5. Haz una revisión final del análisis FODA: Realiza una última revisión para confirmar que
todos los elementos definen la situación actual de tu negocio. Por último, crea un
esquema que ayudará a todos a comprenderlo sin problemas.11
4. ¿Cuál es la importancia de la matriz DOFA?

Respuesta: La importancia de la Matriz DOFA radica entre muchas cosas, en que cumple
con aquella necesidad inherente del ser humano de presupuestarse al momento de
desempeñar una actividad, especialmente las relacionadas con el entorno corporativo y
productivo. Es por ello que mediante esta Matriz, se busca saber y tener claridad sobre a)
qué se tiene, b) cómo lo puede usar, c) para qué lo va a emplear, d) por qué se hace
necesario su uso, e) qué consecuencias tiene, entre otras inquietudes, surgidas a la hora
de emprender un proyecto o de realizar una labor. Es decir que, permite construir un
panorama con el cual se adquieran las herramientas pertinentes para cumplir metas y
solventar problemas; del mismo modo que facilita la comprensión del entorno en el que se
desenvuelve, porque si no se ubican adecuadamente las actividades a desarrollar, existe
una alta probabilidad de percibir impactos negativos como secuela de las acciones
ejecutadas.
En este orden de ideas, la matriz DOFA, es vital porque es esencialmente una herramienta
de diagnóstico, con la que se identifica y relacionan las debilidades, oportunidades,
fortalezas y amenazas, conduciéndonos a la elaboración de estrategias que mitiguen el
impacto de las amenazas y reduzcan las debilidades, haciendo uso de nuestras fortalezas
y aprovechando oportunidades12. Es decir que una vez elaborado el diagnóstico, se procede
posteriormente a la construcción de las estrategias para corregir lo errado, mejorar lo bueno
y preservar lo que amerita conservarse.
11
Shelley Pursell.Óp. Cit.
12
David Barrera – Emprendices. Recuperado de: https://www.emprendices.co/la-importancia-de-la-matriz-dofa-como-
herramienta-de-diagnostico/
14
SENA
Adicionalmente, y atendiendo su alta capacidad de efectuar diagnósticos, se constituye al

mismo tiempo en instrumento de evaluación, midiendo recursos, ejecución de metas,
indicadores de desempeño, y estándares de calidad. Esta evaluación y análisis de interno
y externo, tomando en cuenta los elementos propios que permiten u obstaculizan resultados
(fortalezas y debilidades), y aquellos que no están bajo nuestro control y son factores
positivos o negativos que aun estando bajo nuestro cuidado no dependen exclusivamente
de nosotros y si pueden afectar considerablemente la actividad o proceso ejecutado
(oportunidades y amenazas). Es por ello que ella como instrumento bien construido, puede
establecer estrategias para superar obstáculos, conquistar retos y mantener el enfoque
hacia el crecimiento; porque todo diagnóstico muestra una eventual enfermedad y su
correspondiente tratamiento.
No obstante lo expuesto, tan importante como lo es la Matriz DOFA, lo es el modo en que

esta se ejecuta, pues es muy común que no se le dé la seriedad suficiente al proceso, y se
diligencie en ella datos que lleven a un diagnóstico equivocado, por lo tanto, las estrategias
(tratamiento) a aplicar no va a ser el indicado para las circunstancias que está atravesando
el proceso objeto de análisis.
Finalmente, y como se ha manifestado, en su calidad de herramienta de diagnóstico y

evaluación –a pesar de carecer de poder en la toma de decisiones-, si puede marcar una
hoja de ruta en el enfoque que se le debe dar al proceso analizado, pues dependiendo de
los resultados arrojados por el diagnóstico, se puede estructurar un enfoque dirigido a
alimentar las fortalezas, a disminuir las debilidades, a aprovechar las oportunidades o evitar
las amenazas; los que sin duda si afectan las condiciones de los participantes en el proceso,
su rentabilidad, rendimiento, sentido de pertenencia, entre otros factores que son inherentes
a todo proceso productivo.
Conclusión, la importancia de la Matriz DOFA radica además de lo ya mencionado, en que

brinda los elementos con los cuales se puede buscar y analizar, de forma proactiva y
sistemática, todas las variables que intervienen en el negocio con el fin de tener más y mejor
información al momento de tomar decisiones. Por lo que en sí misma, ayuda
sustancialmente al Plan de Negocios a establecer las estrategias Ofensivas, Defensivas,
de Supervivencia y de Reordenamiento necesarias para cumplir con los objetivos
empresariales planteados.13 (Texto en cursiva tomado del autor)
5. Como se aplica en las empresas la matriz DOFA

Respuesta: Una vez aplicados los pasos donde se identifican y cruzan los aspectos de la
matriz DOFA, se procede a aplicar el análisis de los cuadrantes14, donde:
a. Ponderar las respuestas de los expertos, para lo cual se recomienda utilizar la escala
ordinal del 1 al 7, donde:
 7 muy alto
 6 alto
 5 ligeramente alto
 4 medio
13
Matriz FODA. Recuperado de: https://www.matrizfoda.com/dafo/que-es-la-matriz-foda/importancia-del-analisis-foda-
empresas/#:~:text=La%20importancia%20de%20confeccionar%20y,al%20momento%20de%20tomar%20decisiones
14
Reyes Echevarria Alexis. (2009, septiembre 24). Matriz DOFA, metodología para su construcción y análisis. Recuperado
de https://www.gestiopolis.com/matriz-dofa-metodologia-para-su-construccion-y-analisis/
15
SENA
 3 ligeramente bajo
 2 bajo
 1 muy bajo
En este sentido, anteriormente se ponderaba de 1 a 3, pero el rango de 1 a 7 permite mayor

amplitud en el intervalo de evaluación esto evita que todos los cuadrantes tengan
prácticamente el mismo valor, que tiende a la confusión y disminuya el margen de error en
la información que brinda la DAFO.
Recuerde que en todos los casos debe lograrse el consenso entre los expertos que analizan
la información recolectada
b. Ponderar cada cuadrante: -¿cómo hacerlo?: Todo el tratamiento matemático estadístico

que se ha descrito es muy sencillo y de fácil comprensión, pero hay cuestiones de
interpretación que requieren de un profundo análisis de una matriz de actividades para
que arroje la información óptima para la toma de decisiones en una organización que se
ha venido insistiendo desde el comienzo del trabajo. Para ello se tienen los siguientes
cuadrantes:
 Cuadrante I Maxi-Maxi - ¿Qué significado tiene que la organización este en el

cuadrante I?: actitud de la organización Ofensiva, las empresas que evidencian este
posicionamiento son las líderes del sector o realizan movimiento para alcanzar esa
posición, principales características: concentran la mayor cuota del mercado,
productos o servicios únicos difíciles de copiar, crean nuevas demandas al
cliente, destinan el 90 % del presupuesto a Investigación e Innovación, las personas
y clientes como centro de su negocio, mejoras continuas de procesos, contacto
personalizado con el cliente, prácticas de valores como el cambio, el conocimiento
y la diferenciación, firme decisión en atacar y defender un mercado, como
estrategias competitivas el crecimiento diversificado concéntrico y horizontal.
 Cuadrante II Maxi-Mini -¿Qué significado tiene que la organización este en el

cuadrante II?, actitud de la organización Defensiva, las empresas que evidencian
este posicionamiento se empeñan en reducir los efectos de los cambios, políticos
sociales, económicos, tecnológicos y ambientales en vez de aprovechar dichas
variaciones externas para convertirlas en oportunidades, ven el entorno como
constante amenazas y no como un desafío más, comienzan a ceder ante la
competencia buscar nuevos nichos de mercados en vez de defender a toda costa
los existentes, invierten sumas considerables en tecnologías tipo base en vez de
invertir en tecnología clave, reducción en sus volúmenes de producción y ventas
mostrando un crecimiento estable y les place más compartir la cuota de mercado
que atacar al líder.
 Cuadrante III: Mini-Maxi - ¿Qué significado tiene que la organización este en el

cuadrante III?, actitud de la organización en estado adaptativo, son empresas que
operan en un medio de demanda declinante o exceso de capacidad de oferta,
buscan segmentos o nichos rentables, las mismas atraviesan difícil situación
financiera, endeudamiento, capacidad crediticia limitada, reducción de gastos en
publicidad y promoción, mercado laboral en desequilibrio, alta fluctuación de
personal, clima laboral adverso, desinversión en algunas líneas y apertura de otras,
repliegue en algunas áreas o productos y crecimiento en otras hasta lograr acoplar
16
SENA
sus fuerzas internas al entorno de la organización con la correspondiente

reorientación de sus estrategias.
 Cuadrante IV: Mini-Mini- ¿Qué significado tiene que la organización este en el

cuadrante III?, actitud de la organización en estado de supervivencia como su
nombre lo indica esta organización carece de salud financiera con los consiguientes
males de endeudamiento, deterioro de los índice de liquidez y solvencia,
incapacidad de pagos, negociación de bienes con el estado, malos resultados
económicos, cambios frecuentes en el mando de directivos, despido de personal,
congelación de plantillas, ventas de activos, reducción e eliminación de procesos,
altas operaciones en las cuentas por cobrar, desinversión o ventas de parte del
negocio hasta liquidar o vender totalmente el proyecto.
c. Determinar cuál es el problema estratégico general y las posibles soluciones

estratégicas, por ejemplo, si una empresa se encuentra en el tercer cuadrante Mini-Maxi
(DO) con una actitud adaptativa, su problema estratégico general podría ser, ¨si se a
crecentan y mantienen las amenazas del entorno y no son superadas las deficiencias
que constituyen debilidades, aunque se cuente con determinadas fortalezas, no podrán
ser aprovechadas las oportunidades que brinda el entorno¨
Siendo en este caso que la solución estratégica ¨la organización debe basarse en sus
principales fortalezas, aprovechar al máximo las oportunidades que brinda el
entorno, reducir sus debilidades para atenuar así los efectos de las amenazas¨
PARTE C:
Participa en la sesión en línea guiada por la instructora. Luego realiza un informe de máximo
una hoja en donde expliques la importancia de la matriz DOFA, y ¿cuál crees que es su uso
en gestión documental?
Respuesta: La matriz DOFA, es de gran importancia, dada su gran utilidad a la hora de

elaborar un diagnóstico y una evaluación sobre procesos, actividades y procedimiento, pues
ella en su calidad de instrumento recauda información con la que se identifican y relaciones
cuatro variables a saber: debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. Tales
variables dan paso a la estructuración de estrategias en las que se potencialicen las
fortalezas, se aprovechen las oportunidades, se mitigue el impacto de las amenazas y se
reduzca la incidencia de las debilidades
En este orden de ideas, cuando en el área de gestión documental se elabora una matriz
DOFA o DAFO, se puede estructurar un análisis tanto del profesional en gestión, como de
la empresa en la cual él desarrolla su labor; diagnosticando la situación real dentro de un
determinado contexto, y pasando a elaborar las estrategias respectivas para corregir lo
errado, mejorar lo bueno y preservar lo que amerita conservarse.
Para lo anterior, y se pueden señalar como fortalezas en la gestión documental: los

aspectos de una organización que permiten aplicar diferentes técnicas en las que se
aborden los atributos positivos de la situación de la empresa o del gestor documental que
realiza la labor. Como ejemplo de fortalezas se mencionan:
 La existencia de una estrategia corporativa que incluya los procesos de gestión
documental
17
SENA
 Competencias archivísticas del personal de la organización y del gestor.

 Conservación documental en medio y espacios adecuados
 La existencia de una cultura en archivística
 El grupo de atención en archivística tiene buena prestación del servicio
En lo ateniente a las debilidades, se establece que son los aspectos negativos del orden
interno que impiden lograr la buena gestión de documentos. Adicionalmente dentro de estas
se tienen aquellas carencias que afectan el proceso de gestión documental.
Las debilidades se pueden clasificar en normativas, administrativas, económicas y
tecnológicas.
Para identificar tales debilidades se debe cuestionar cosas como ¿están disponibles los
documentos siempre que se necesitan?, ¿qué aspectos de la gestión debería de
mejorarse?, ¿Existen instrumentos archivísticos para realizar la gestión?, ¿cuenta la
empresa con personal capacitado en gestión documental?, ¿las zonas de almacenamiento
se encuentran en mal estado?, ¿existe incumplimiento de las normas, ¿no hay interacción
entre áreas de la empresa?, ¿existen áreas para consulta y préstamo de documentos?,
¿existen unidades de conservación adecuadas?, ¿se cuenta con un aplicativo en gestión
documental?
Como oportunidades se señalan los elementos externos favorables, que generan en el

entorno y que al aprovecharse mejoran las condiciones en las que se desarrolla la labor de
gestión documenta. Para identificarlas, se puede responder preguntas como: ¿qué
circunstancias mejoran la gestión documental?, ¿qué cambios en la normatividad legal o
política se están presentando en esta materia?, ¿qué cambios ofrece la tecnología en
materia de preservación y conservación documental?, ¿qué gestión realizan las autoridades
para el cumplimiento de las normas y procesos relativos a la gestión documental?
Por último, y hablando de las amenazas, se tienen como las situaciones externas negativas,
por las que dado el caso, el proceso de gestión documental se vea obstaculizado y deba
modificar sustancialmente su estructura o sus estrategias de desempeño. Como ejemplo
de amenazas se tienen: filtraciones de agua en el área de trabajo (archivo), emergencias
(incendios, inundaciones) en las ubicaciones de la documentación física, deterioro de origen
biológico, físico, químico de los documentos, virus informáticos, sanciones por no cumplir
con la normativa, cambio en la legislación, diferencias de criterios con las entidades de
control.
En conclusión un análisis DOFA es vital a la hora de establecer y desarrollar estrategias en

el ejercicio de la actividad de gestión documental, pues como cualquier otra actividad sobre
la que se exija un resultado (productividad, cumplimiento de metas) se tienen que estudiar
las variables que lo afectan directamente en su ejecución, siendo en este caso las
debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. Y posterior a ello se estructura el
análisis CAME, con el que se cruzan cada una de las variables y se edifican estrategias de
corrección y aprobación.
18
SENA
Referencias Bibliográficas:
 David Barrera – Emprendices. Recuperado de: https://www.emprendices.co/la-

importancia-de-la-matriz-dofa-como-herramienta-de-diagnostico/
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https://www.visionindustrial.com.mx/industria/desarrollo-organizacional-
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foda#:~:text=La%20matriz%20de%20an%C3%A1lisis%20dafo%20o%20foda%2C
%20es%20una%20conocida,y%20mejorar%20en%20el%20futuro
 Shelley Pursell. Qué es el análisis FODA y cómo implementarlo en tu empresa (con
ejemplos). noviembre 7 2019, actualizado noviembre 15 2020. Recuperado de:
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o%20de%20tomar%20decisiones
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 Blog Consultoria empresarial. PASOS PARA CONSTRUIR UNA MATRIZ D.O.F.A,
jueves, 28 de abril de 2011. Recuperado de: http://rigo-
consultor.blogspot.com/2011/04/pasos-para-construir-una-matriz-dofa.html
 https://analisisfoda.net/
 https://analisisfoda.net/como-se-estructura-la-matriz-de-analisis-foda/
 https://analisisfoda.net/cuando-utilizar-la-matriz-de-analisis-foda/
 https://analisisfoda.net/para-que-realizar-un-analisis-foda/
Vídeo:
 Canal Didáctica Empresarial. Matriz DOFA de Gestión documental, Recuperado de:
https://www.youtube.com/watch?v=VZXF170h8UE
19

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Proceso: Gestión documental

Debilidades – Factores internos: Oportunidades – Factores externos:

Fortalezas – Factores internos: Amenazas – Factores externos:

a. ¿Cómo puedo usar mis fortalezas para aprovechar mis oportunidades?

 Compromiso y responsabilidad para construir hoja de vida atractiva para

 Desarrollo de habilidades comunicacionales, sociales y de espíritu en equipo para

 Prestar un servicio de calidad, sustentándolo en valores: La honestidad, el trabajo

 La creatividad y la formación como mecanismos para crear un sello autentico: La

 La mejora continua de los procesos a través de la tecnificación de procedimientos:

b. ¿Cómo usar mis fortalezas para disminuir las amenazas?

 Fortalecer la capacitación en diferentes ámbitos del conocimiento: La amenaza de

 Tener un código de ética e implementarlo: cuando de esta estrategia de habla, se

c. ¿Cómo puedo usar las oportunidades para corregir debilidades?

 Construcción de un sello personal y profesional: esta oportunidad es de vital

 Fortalecimiento de la formación académica y profesional: la capacitación siempre

 El ejercicio profesional (a través de empleo o la ejecución de proyectos

 Aprovechar los mercados laborales en expansión y las múltiples modalidades de

debilidades en el aspecto psicológico (como la inseguridad, la procrastinación, la pobre

d. ¿Cómo mantener en pie frente a las amenazas?

 Fortalecer la capacitación académica y de talento humano: esta estrategia es muy

 Cimentar y alimentar la creatividad innatas y las desarrollas con el conocimiento:

 El uso creativo del tiempo: Igualmente, cuando se es creativo en el ejercicio académico

 Empleo de capacitaciones relacionadas con el talento humano y gestión humana

 Tener la vista en un horizonte positivo, buscando siempre mejorar los procesos:

PARTE B: Realiza una investigación de:

1. Que es la matriz DOFA

Adicionalmente, existen 4 características secundarias que pueden ayudar a elaborar un

Como herramienta de evaluación, es esencialmente temporal y está enmarcado de medidas

Por último, como instrumento de medición/evaluación, que usado correctamente, genera

2. Cuál es la aplicación de la matriz FODA

Por otra parte, “un análisis DOFA puede utilizarse para:

3. Como se construye la matriz DOFA

a) Análisis Externo: En el análisis externo de la empresa se identifican los factores

b) Análisis Interno: En el análisis interno de la empresa se identifican los factores

financiación, marketing, producción, organización, etc. En definitiva se trata de

La ejecución de los anteriores pasos –necesarios para la elaboración de la Matriz DOFA-

Imagen tomada de: David Barrera - Emprendices https://www.emprendices.co/la-importancia-de-la-matriz-dofa-como-herramienta-de-diagnostico/

En dicha gráfica de la matriz se registra la información así:

 Establecer oportunidades: Al igual que las amenazas, no tenemos control directo

En este sentido, las estrategias se forman a través de diferentes enfoques:

4. ¿Cuál es la importancia de la matriz DOFA?

Adicionalmente, y atendiendo su alta capacidad de efectuar diagnósticos, se constituye al

No obstante lo expuesto, tan importante como lo es la Matriz DOFA, lo es el modo en que

Finalmente, y como se ha manifestado, en su calidad de herramienta de diagnóstico y

Conclusión, la importancia de la Matriz DOFA radica además de lo ya mencionado, en que

5. Como se aplica en las empresas la matriz DOFA

En este sentido, anteriormente se ponderaba de 1 a 3, pero el rango de 1 a 7 permite mayor

b. Ponderar cada cuadrante: -¿cómo hacerlo?: Todo el tratamiento matemático estadístico

 Cuadrante I Maxi-Maxi - ¿Qué significado tiene que la organización este en el

 Cuadrante II Maxi-Mini -¿Qué significado tiene que la organización este en el

 Cuadrante III: Mini-Maxi - ¿Qué significado tiene que la organización este en el

sus fuerzas internas al entorno de la organización con la correspondiente

 Cuadrante IV: Mini-Mini- ¿Qué significado tiene que la organización este en el

c. Determinar cuál es el problema estratégico general y las posibles soluciones

Respuesta: La matriz DOFA, es de gran importancia, dada su gran utilidad a la hora de

Para lo anterior, y se pueden señalar como fortalezas en la gestión documental: los

 Competencias archivísticas del personal de la organización y del gestor.