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Fecha: Diciembre 26 de 2018

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1. Objetivo

Desarrollar auditorías a los procesos, procedimientos, dependencias, proyectos, contratos, sistemas de infor-
mación y aplicativos del Ministerio del Trabajo, con el fin de determinar su estado dentro del Sistema de Con-
trol Interno de la entidad, bajo el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, propendiendo por el mejo-
ramiento continuo de los mismos.

2. Alcance

Este procedimiento abarca desde el análisis del tema objeto de auditoría, hasta la verificación del cumplimien-
to de las acciones definidas por el Auditado, cuando haya lugar a ello, con miras a subsanar las debilidades
detectadas.

3. Definiciones

Evaluación del Sistema de Control Interno: Actividad desarrollada cuyo objetivo es verificar la existencia,
nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la enti-
dad pública.

Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el
manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

Eficiencia: Capacidad de producir el máximo de resultado con el mínimo de recursos, energía y tiempo.

Papeles de trabajo: registros físicos o magnéticos que se pueden obtener del auditado y que sirven para
evidenciar una observación o el cumplimiento de una actividad.

Plan de Mejoramiento. Es aquel aspecto que permite el mejoramiento continuo y el cumplimiento de los obje-
tivos institucionales de orden corporativo de la entidad pública. Integra las acciones de mejoramiento que, a
nivel de su misión, objetivos, procesos, etc., deben operar en la entidad pública para fortalecer integralmente
su desempeño institucional, y cumplir con su función, en los términos establecidos en la Constitución, y la Ley,
teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con
los diferentes grupos de interés.
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Sistema de Control Interno: Se entiende como el sistema integrado por el esquema de la organización, y es
el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación
adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así
como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constituciona-
les y legales vigentes dentro de la políticas trazadas por la Dirección y en atención a las metas y objetivos
previstos.

4. Generalidades del procedimiento

Las auditorías, clasificadas como Auditorías de Gestión - AG, se realizan a procesos, procedimientos, depen-
dencias, proyectos, contratos, Comités o cualquier tema que sea susceptible de evaluar.
El estudio de la información que será objeto de auditoría debe realizarse de acuerdo con lo establecido en la
documentación oficial, políticas, Sistema Integrado de Gestión – SIG – e informes de las últimas auditorías
realizadas, entre otros.
• Las auditorías que se realicen se deben orientar de acuerdo con lo siguiente:
− Desarrollo del alcance de la auditoría, aplicando técnicas como la revisión de registros y archivos, rea-
lización de pruebas o mesas de trabajo, verificación y confirmación de hechos y actuaciones de la or-
ganización, hasta cuando considere que se han cumplido los objetivos de la auditoría.
− Obtención de evidencias mediante la aplicación de pruebas de control, analíticas o sustantivas, al fun-
cionamiento de las actividades clave, de los sistemas y los controles identificados durante la revisión
efectuada.
− Determinación y desarrollo de las observaciones, las cuales deben ser objetivas, relevantes, claras,
precisas y verificables, contando con los soportes necesarios para sustentarlas.
− Organización del archivo, el cual hace referencia a la recopilación de la información que sustenta o
soporta el trabajo de la auditoría.
• Las Auditorías de Gestión deben estar basadas en riesgos, lo que significa que el Auditor al momento de
analizar lo relacionado con el tema objeto de auditoría y al elaborar el Programa de Auditoría debe esta-
blecer los riesgos que impedirían lograr las metas o resultados deseados del tema auditado. Esto con el
fin, de analizar en el desarrollo de la auditoría, si el auditado posee los controles efectivos para mitigarlos.
• Al inicio de la auditoría de gestión, se debe enviar un memorando al Auditado, con copia al Superior Je-
rárquico, indicando que se realizará una reunión con el fin de presentarle el objetivo, alcance, tiempo esti-
mado y etapas de la auditoría. Así mismo, se remite la Carta de Representación que debe suscribir el au-
ditado, la cual establece la veracidad, calidad y oportunidad de la información, quien debe entregarla a la
Oficina de Control Interno en la reunión en comento.
Cuando se trate de una Auditoría de Gestión a la ejecución de un contrato, el memorando de presentación
se enviará al Supervisor del contrato, con copia al Ordenador del Gasto y al Grupo de Gestión Contrac-
tual.
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• El Informe Preliminar se enviará al Auditado, con el fin de conocer los comentarios que considere pertinen-
tes para aclarar u objetar los aspectos presentados o para manifestar su conformidad con el contenido del
mismo. Es pertinente mencionar que, este informe además de las observaciones incluirá las recomenda-
ciones.
En los casos en los cuales el auditado no esté de acuerdo con alguna observación, deberá enviar al Audi-
tor la evidencia respectiva que la subsana y si hay diferencias significativas con el contenido del Informe,
puede solicitar una reunión para debatirlas.
En la comunicación en la que se remite el Informe Preliminar se le solicitará al Auditado que realice los
comentarios que considere pertinentes y que relacione las actividades para subsanar las observaciones
detectadas o evidenciadas por la Oficina de Control Interno, indicando el responsable y fecha de cumpli-
miento. El plazo para revisión de dicho informe y definición de las acciones de mejora por parte del Audi-
tado estará entre tres (3) y cinco (5) días hábiles, dependiendo de la magnitud del mismo.
Una vez recibidos los comentarios y las acciones, el Auditor deberá revisarlas y aprobarlas, verificando
que sean pertinentes para subsanar lo observado y que las fechas de cumplimiento no superen diez (10)
meses.
En caso de que no haya observaciones que ameriten la formulación de acciones, se le informará al Audi-
tado que puede realizar los comentarios que estime convenientes a través del correo electrónico, dentro
de los dos (2) días siguientes al envío; transcurrido este término se emitirá el Informe Final.
• El Informe Final de las Auditorías de Gestión incluirá las observaciones y las acciones que serán registra-
das en el SIG por el Auditado; así mismo, será enviado al auditado, a su superior jerárquico y con copia al
Ministro del Trabajo. Cuando se trate de una Auditoría de Gestión a la ejecución de un contrato, el Informe
Final se enviará al Supervisor, con copia al Ministro del Trabajo, al Ordenador del Gasto y al Grupo de
Gestión Contractual.
• Las conclusiones incluidas en los Informes deberán reflejar con claridad lo observado durante la realiza-
ción de la auditoría, tanto positivo como negativo y se constituirán en un resumen ejecutivo del mismo.
• Los Informes Finales de las Auditorías deben ser precisos, concisos, objetivos, claros, soportados y opor-
tunos, e incluirán las acciones definidas por el auditado para subsanar las debilidades detectadas.
• Cuando en la auditoría se detecte una situación de otra dependencia, que esté afectando la gestión del
tema auditado, se remitirá por correo electrónico el Informe Final, indicando la sección que corresponda,
con el fin de dar a conocer la debilidad y para que adelanten las acciones del caso para subsanarlas.
• Las acciones definidas por el auditado para subsanar las observaciones detectadas, serán codificadas en
el SIG, una vez enviado el Informe Final. El cumplimiento de dichas acciones será objeto de posterior se-
guimiento y verificación por parte de la Oficina de Control Interno.
Cuando se presente el caso que las acciones están incluidas por mejoras de autoevaluación o en Planes
de mejoramiento de la Contraloría General de la República, se hará mención en el informe y no se regis-
trarán en el SIG.
• De otra parte, se les aplicará una Encuesta de Satisfacción del Cliente Interno, a través de un correo elec-
trónico, el cual debe ser remitido al funcionario que atendió la Auditoría. El envío se realizará durante los
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(3) días hábiles siguientes a la remisión del Informe Final, otorgando máximo tres (3) días hábiles como
plazo para su respuesta.
Con base en las respuestas emitidas a las Encuestas de Satisfacción aplicadas se elaborará un consoli-
dado mensual, el cual se presentará en el Subcomité Integrado de Gestión, con el fin de analizar la nece-
sidad de determinar mejoras al Proceso Evaluación Independiente, las cuales serán incluidas, de ser ne-
cesario, en el SIG para su respectivo registro y control.
• El seguimiento a las acciones definidas por el auditado se incluirá en el Plan Anual de Auditoría, para ser
realizado de manera posterior a la fecha de ejecución de la última de dichas acciones. Estos seguimientos
deberán realizarse dentro de los siguientes doce (12) meses de emitido el Informe Final.
Lo anterior significa que, los informes que fueron generados en el primer semestre de la vigencia, el se-
guimiento de las acciones se debe efectuar en el primer semestre de la vigencia siguiente y los del segun-
do semestre de la vigencia, en el segundo semestre de la vigencia siguiente.
En la vigencia posterior al seguimiento de las acciones, se revisará en el SIG las que aún no aparecen fi-
nalizadas y los Auditores responsables del tema realizarán un nuevo seguimiento, que no será incluido en
el Plan Individual, con el fin de cerrarlas; al año siguiente de esta actividad si aún continúan vigentes se
cerrarán definitivamente, incluyendo un comentario sobre el particular.
• Toda la documentación asociada a la auditoría (comunicaciones, correos electrónicos, informes, plan de
mejoramiento, entre otros) deberán ser incluidos en la carpeta electrónica OCI, ubicada en el servidor de
la entidad, en la subcarpeta correspondiente del informe emitido.

5. Descripción de las actividades

Registro
No. Actividad Responsable
/documento
A. REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA
Adelantar el estudio de la información relacionada con la
actividad a auditar.
Realizar el estudio del tema relacionado con la actividad a Auditor Oficina de
1
auditar, a través de la consulta de la normatividad vigente Control Interno
aplicable, del SIG, de la página Web del Ministerio y de
las políticas asociadas.

Elaborar Programa de Auditoría.

Programa de Audi-
2 Preparar el Programa de Auditoría en el cual se detalla: Auditor OCI toria
Objetivo, alcance, riesgos a analizar, criterios, fuentes y
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actividades a realizar.
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Aprobar el Programa de Auditoría.

Analizar el Programa de Auditoría y de ser necesario Programa de Audi-
3 solicitar ajustes a su contenido. Posteriormente, proceder Jefe OCI toria
a aprobarlo cuando se encuentre de acuerdo con lo re- EI-PD-02-F-01
querido.

Informar al Auditado la actividad a adelantar.

Enviar comunicación al Auditado, adjuntando el Programa
de Auditoría, con copia al Superior Jerárquico, indicando
que se realizará una reunión con el fin de presentar el
objetivo, alcance, tiempo estimado y etapas de la audito-
ría.
Así mismo, remitir la Carta de Representación, que esta- Comunicación in-
4 blece la veracidad, calidad y oportunidad de la informa- Jefe OCI formando la audito-
ción que el auditado deberá entregar a la Oficina de Con- ría a realizar
trol Interno, la cual debe ser suscrita y entregada en la
reunión en comento.
Cuando se trate de una Auditoría de Gestión a la ejecu-
ción de un contrato, el memorando de presentación se
enviará al Supervisor del Contrato, con copia al Ordena-
dor del Gasto y al Grupo de Gestión Contractual.

Desarrollar el Programa de Auditoría.

Ejecutar el Programa de Auditoría, a través de la aplica-
ción de pruebas y de diferentes técnicas de auditoría, que
conduzcan a determinar los aspectos positivos y negati-
vos. Analizar la información obtenida y verificar que lo
Papeles de trabajo
5 establecido en el Programa de Auditoría se realice. Auditor OCI
Informe Preliminar
Identificar y analizar los soportes, comentarios y notas
tomadas para determinar cada observación y recomenda-
ción asociada.
Redactar el Informe Preliminar y presentarlo al Jefe de la
OCI para su revisión y aprobación.

Revisar y enviar el Informe Preliminar.

Correo electrónico,
6 Analizar el Informe Preliminar, en caso de ser necesario Jefe OCI enviando el Informe
solicitar los ajustes respectivos al auditor. Preliminar
Una vez esté de acuerdo con el contenido del informe,
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enviarlo al Auditado, con el fin de conocer los comentarios

que considere pertinentes, para aclarar u objetar los as-
pectos presentados o para manifestar su conformidad con
el contenido del mismo.
En la comunicación se le solicitará al Auditado que pre-
sente las acciones que subsanen las observaciones de-
tectadas o evidenciadas por la Oficina de Control Interno,
indicando Responsable y Fecha de cumplimiento

Realizar comentarios al Informe Preliminar y definir accio-

nes si es del caso.
Enviar los comentarios que considere pertinentes, junto
con las acciones propuestas para subsanar las observa-
ciones presentadas por la OCI, especificando responsa- Correo electrónico
7 ble y fecha de cumplimiento. Auditado con comentarios y
acciones.
En los casos en los cuales el auditado no está de acuerdo
con alguna observación, deberá enviar al Auditor la evi-
dencia respectiva que la subsana y si hay diferencias
significativas con el contenido del Informe, puede solicitar
una reunión para debatirlas, dentro del término otorgado.
Revisar y Aprobar Acciones
Analizar las acciones propuestas por el Auditado, verifi-
Correo electrónico
cando que sean adecuadas para subsanar las observa-
con las acciones
8 ciones detectadas en la auditoría y que el plazo de cum- Auditor OCI
definitivas a ser
plimiento no exceda diez (10) meses.
incluidas en el SIG.
En caso de ser necesario realizar ajustes, interactuar con
el Auditado hasta la aprobación de las mismas.
Elaborar el Informe Final. Preparar el Informe Final, to-
mando en consideración los comentarios pertinentes de la
respuesta del Auditado, así como lo discutido en la
reunión, si hubo lugar a ello; incluyendo las acciones defi-
nidas para subsanar las observaciones detectadas que
9 requieren ser codificadas en el SIG, para su posterior Auditor OCI Informe Final
seguimiento. Cuando se presente el caso que las accio-
nes propuestas se encuentren incluidas en mejoras por
autoevaluación o en Planes de Mejoramiento vigentes
con la Contraloría General de la República, se hará men-
ción en el informe y no se codificarán en el SIG.
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Revisar y enviar el Informe Final.

Analizar el Informe Final y en caso de ser necesario solici-
tar ajustes.
Una vez se encuentre conforme con el contenido del in-
10 forme, enviarlo al Auditado, con copia al Ministro del Tra- Jefe OCI Informe Final
bajo y a su Superior Jerárquico.
Si se trata de una Auditoría de Gestión a la ejecución de
un contrato, se envía al Supervisor del Contrato, con co-
pia al Ministro del Trabajo, al Ordenador del Gasto y al
Grupo de Gestión Contractual.
Enviar Encuesta de Satisfacción.
Proyectar el correo electrónico de la encuesta de satis- Auditor y Jefe OCI
11 Correo electrónico
facción, a enviar al Auditado y remitirlo al Jefe de la Ofici-
na de Control Interno, para su envío.
Solicitar a la OAP la codificación en el SIG de los Planes
de Mejoramiento.
El Auditor de la OCI diligenciará el registro de acciones Registro de Accio-
12 correctivas, extractando del Informe Final las acciones Auditor OCI nes Correctivas
definidas por el auditado, para subsanar las observacio- CMC-PD-02-F-01
nes detectadas en la auditoría y remitirá el Plan de Mejo-
ramiento a la OAP para la codificación respectiva.
B. SEGUIMIENTO DE PLANES DE MEJORAMIENTO RESULTANTES DE INFORMES ANTERIORES
Informar el seguimiento a las acciones.
Enviar correo electrónico al responsable del Plan de Me-
1 joramiento, informando la fecha en la cual se revisará el Jefe OCI Correo electrónico
cumplimiento de los planes de mejoramiento definidos y
el nombre del profesional de la OCI que lo realizará.

Realizar seguimiento al cumplimiento de los Planes de

Mejoramiento.
Consultar los Planes de Mejoramiento definidos por el
responsable del tema objeto de auditoría, determinando el Registro de Accio-
2 cumplimiento de las acciones definidas, así como las Profesional OCI nes Correctivas
observaciones a que haya lugar respecto a las mismas.
CMC-PD-02-F-01
Cuando las acciones que subsanen las observaciones
detectadas se encuentren incluidas en mejoras por auto-
evaluación o en Planes de Mejoramiento de la Contraloría
General de la República, igualmente se les realizará se-
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guimiento.
Nota: El Profesional de la Oficina de Control Interno, salvo
en casos excepcionales, será el mismo que realizó la
auditoría.

Determinar la necesidad de realizar visitas.

Con base en la información disponible, determinar si es
3 necesario realizar una visita al responsable para corrobo- Profesional OCI
rar o aclarar dicha información o para solicitar mayores
evidencias y soportes.

Registrar seguimiento de las acciones. Registro de Accio-

4 Incluir para cada una de las acciones los comentarios Profesional OCI nes Correctivas
respectivos. CMC-PD-02-F-01

Proyectar comunicación con los resultados del seguimien-

to.
5 Preparar y presentar al Jefe de la Oficina de Control In- Profesional OCI
terno, para su revisión, comunicación al responsable don-
de le informa los resultados obtenidos del seguimiento
realizado a las acciones.

Revisar y enviar el resultado del seguimiento.

Analizar el resultado obtenido del seguimiento adelantado
a las acciones y en caso de ser necesario solicitar los
ajustes correspondientes.
Cuando se encuentre de acuerdo con lo requerido, enviar
correo electrónico al responsable informando el resultado
6 del seguimiento del Plan de Mejoramiento con copia al Jefe OCI Correo electrónico
Ministro del Trabajo y al superior jerárquico.
Cuando es un contrato se remite al Supervisor del Contra-
to con copia al Ministro del Trabajo, al Ordenador del
Gasto y al Coordinador del Grupo de Gestión Contractual.
Nota: A la OAP copiar el correo para su información y
fines pertinentes, entre otros, las estadísticas que genere.
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C. SEGUIMIENTO DE ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN

Realizar seguimiento a las respuestas de las encuestas

de satisfacción.
1 Profesional OCI
Analizar mensualmente las encuestas y determinar las no
contestadas.

Consolidar los resultados de las encuestas de satisfac-

ción.
2 Elaborar una presentación para el Subcomité Integrado Profesional OCI Presentación
de gestión-SIG, de las estadísticas de las encuestas con-
testadas por los Auditados y de las pendientes.

Revisar la presentación del consolidado de encuestas.

3 Analizar la presentación de las estadísticas de las en- Jefe OCI
cuestas contestadas durante el mes y en caso de ser
necesario solicitar ajustes.

Presentar los resultados de las encuestas de satisfacción

al Comité Institucional de Coordinación de Control In-
terno. Acta Comité Institu-
cional de Coordina-
4 Presentar semestralmente al Comité Institucional de Jefe OCI
ción de Control In-
Coordinación de Control Interno del Ministerio del Trabajo terno
los resultados de las encuestas de satisfacción, contesta-
das durante el semestre.

6. Requerimientos Técnicos (puntos de control de las actividades del numeral 5).

A. REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

Actividad 3: Aprobar el Programa de Auditoría.

Actividad 6: Revisar y enviar el Informe Preliminar.
Actividad 10: Revisar y enviar el Informe Final.

B. SEGUIMIENTO DE PLANES DE MEJORAMIENTO RESULTANTES DE INFORMES ANTERIORES

Actividad 6: Revisar y enviar el resultado del seguimiento.

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C. SEGUIMIENTO DE ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN

Actividad 3: Revisar la presentación del consolidado de encuestas.

7. Anexos

7.1. Anexo Documentación asociada a los procesos objeto de la evaluación interna.

El equipo auditor deberá revisar documentos conforme al alcance de la evaluación a realizar, entre los cuales
se encuentran:

• Normatividad aplicable al proceso sujeto de auditoría.

• Documentación publicada en la mesa de ayuda del Sistema Integrado de Gestión
• Mapa de Riesgos del Proceso
• Plan de Acción del Proceso
• Requisitos del cliente
• Indicadores
• Planes de Mejoramiento
• Resultado de auditorías anteriores.

Justificación Cambio:

Se realizaron los siguientes cambios:

• Con relación a los Requisitos Legales se incluyen las siguientes normas:

− Decretos 648 de 2017, “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario del
Sector de la Función Pública” y 1499 de 2017, “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de
2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública” en lo relacionado con el Sistema de
Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”.
− Resolución 2252 de 2017, “Por el cual se modifica el Comité de Coordinación del Sistema de Control
Interno del Ministerio de Hacienda y Crédito Público”, deroga la Resolución 3693 de 2013.

• Se excluyen las Auditorías Internas de Calidad, debido a que el Decreto 1499 de 2017 derogó el Decreto
872 de 2003 y por ende, la NTCGP 1000.

• También se incluyen:

− El Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión- MIPG, el cual es parte integrante
del Decreto 1499 de 2017.
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− Los Instrumentos para la actividad de la Auditoría Interna, según el Decreto 648 de 2017, Artículo
2.2.21.4.8 (Código de Ética del Auditor Interno, Estatuto de Auditoría, Carta de Representación y Plan
Anual de Auditoría (antes Programa Anual de Auditoría).