GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistencia Administrativa

 Código del Programa de Formación: 134101
 Nombre del Proyecto: Diseño de un programa de fortalecimiento administrativo para las
Mypimes del municipio de Amalfi
 Fase del Proyecto: 1 Planear
 Actividad de Proyecto: Manejar los documentos empresariales con seguridad,
flexibilidad de uso, confiabilidad y velocidad de accesos
 Competencia: Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas,
siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
 Redactar documentos aplicando las normas gramaticales: semántica, morfología y
sintaxis; las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para la
elaboración y presentación de documentos comerciales y las de gestión de la calidad.
 Duración de la Guía: 12 horas

2. PRESENTACION

El nuevo rol del oficinista exige mayores esfuerzos intelectuales, respecto de la redacción,
ortografía, elaboración y producción de documentos en la oficina, esta guía recopila los aspectos
básicos que a través de te las técnicas de redacción complementa el conocimiento del aprendiz,
uno de los problemas más frecuentes que representan, el hecho de querer escribir bien, tarea
nada fácil, pero que con disciplina, esmero y deseo de hacerlo correctamente, dará como fruto
textos claros, sencillos y bien presentados, que generarán respuestas positivas de parte del
lector.

Esta herramienta le ayudara a potencializar las habilidades de la comunicación escrita en los

diferentes soportes documentales, cuya herramienta la desarrollará en las descripciones de los
procesos documentales, teniendo en cuenta la planeación en la elaboración de las
comunicaciones oficiales y administrativas de una organización, además, en este proceso le
facilitará la redacción documental, fundamentada en los procesos de gestión documental,

En épocas contemporáneas el recurso humano de las entidades, realizan procesos de

mejoramiento implementando nuevas tecnologías, para ser más competitivos en el mercado
empresarial, con la innovación e implementación al desarrollo social, para ello el SENA ha
desarrollado el programa de formación denominado Técnico en Asistencia Administrativa,
éstos deben estar orientados a la ejecución de múltiples tareas y a la operación de diferentes
equipos de oficina. (Computador, fax, máquina de escribir eléctrica, escáner, entre otros)
empoderando a los aprendices en las habilidades y destrezas, que les permita tener mayores
oportunidades laborares mejorando así, su calidad de vida.

GFPI-F-019 V3
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Actividades de Reflexión inicial.

Es muy importante sensibilizar a los aprendices en el medio empresarial; por esto

realizaremos la siguiente actividad de reflexión.

En el siguiente enlace
encontraras una breve
explicación sobre la
elaboración de cartas e
informes y los tipos de
documentos que la
empresa requiera para la
realización de informes y
digitar sección sobre los
siguientes videos.

https://www.google.com/search?q=posici%C
3%B3n+de+las+manos+en+el+teclado&rlz=1
C1CHBD_esCO863CO863&tbm=isch&source=iu&ictx=1&fir=r9RzpMaN1MXPOM%253A%252CUSpzvUnsAc1rtM%252C_&vet=1&usg=AI4_-
kT4_GQXg4vKtTGCsrOsFqcI5VLMLg&sa=X&ved=2ahUKEwjmiNDEk8jkAhXMrVkKHRYwD5wQ9QEwA3oECAUQCQ#imgrc=_&vet=1

https://www.youtube.com/watch?v=3f2loeqWZI4

Insumo: Realizar un análisis y redactar el aporte a la realidad de más de 15 interlineas

a 1.0 en documento Word.

1. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para

el aprendizaje.
Con el objetivo de contextualizar a los aprendices en la empresa y el funcionamiento
de esta se desarrollaran las siguientes actividades:

A1. Apreciados aprendices: Esta guía se desarrolla en aprendizaje autónomo y colaborativo,

durante todo el proceso, debes consultar los siguientes puntos a continuación, traer lo consultado
en cualquier tipo de soporte y socializar en el ambiente de aprendizaje.

Actividad 1.- Consulte en forma individual los ítems que a continuación se presentan, debe
presentarlo en un documento Word, informe, letra arial 12, justificado conservando las normas
de la GTC 185, Las siguientes actividades se realizaran se socializara a sus compañeros en la
sesión de formación, usando la TDA exposiciones.
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 Organización del área de trabajo. (elementos de trabajo).

 Formación de hábitos correctos frente al computador.
 Posición correcta frente al computador.
 Medidas correctas sobre la plantilla de cada modelo en la carta corta y carta extensa.
 Cuáles son los equipos y muebles más utilizados en la oficina.
 Que es un teclado? Para qué sirve? Cuál es su función principal?
 Cuáles son las zonas del teclado y cuantas zonas hay?

Actividad 2: Apreciados aprendices: Esta actividad tiene como objetivo que usted aplique la parte
conceptual en la elaboración de un ACTA ADMINISTRATIVA, presentación, partes y explicación
de cada una de ellas, márgenes y sus respectivos interlineados para el desarrollo de la
competencia “producir los documentos que se originen de las funciones administrativas siguiendo
la norma técnica y la legislación vigente”, inventar datos del membrete.

COMITÉ DE PRÉSTAMOS./ACTA 019./ FECHA:ACTUAL./HORA: DE LAS 14:00 A LAS 17:00

HORAS./LUGAR: HOTEL INTERCONTINENTAL, SALON DIAMANTE./ASISTENTES:DOCTOR
OLMEDO MORA, PRESIDENTE./ SEÑOR GONZALO SERRANO, VICEPRESIDENTE./SEÑORA CIELO
DE ORTEGA, TESORERA./SEÑORITA PATRICIA GRAJALES, SECRETARIA./ABOGADO LUIS
FERNANDO LOAIZA, REVISOR FISCAL./SEÑOR JUAN CARLOS AGUIRRE, VOCAL./SEÑORA
MAGNOLIA DE VALENCIA, VOCAL./ INVITADO: DOCTOR JUAN CAMILO ARIAS., GERENTE DE LA
COOPERATIVA VALLECAUCANA./AUSENTE: DOCTOR LUIS FERNANDO VACA, CONTADOR (POR
VIAJE)./ SEÑOR MARCO ANTONIO MONTENEGRO (SIN JUSTIFICACIÓN)./ORDEN DEL DÍA:./
1.VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM./2.LECTURA DEL ACTA ANTERIOR./3 ESTUDIO Y APROBACIÓN DE
PRÉSTAMOS./4. NOMBRAMIENTO DEL REPRESENTANTE POR LA JUNTA A LA REUNIÓN
NACIONAL DE COOPERATIVAS./5. VARIOS./DESARROLLO:./ 1.VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM./ SE
COMPROBÓ QUE LOS ASISTENTES CONFORMAN EL QUÓRUM REQUERIDO PARA DAR
COMIENZO A LA SESIÓN./ 2. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR./ SE LEYÓ EL ACTA
018 Y SE APROBÓ SIN MODIFICACIONES./3. ESTUDIO Y APROBACIÓN DE PRÉSTAMOS./ SE LEYÓ
LOS PRÉSTAMOS SOLICITADOS POR LOS SEÑORES LUIS FERNANDO PARRA Y EMILIO
AGUILAR. SE ANALIZÓ LA SITUACIÓN FINANCIERA DE CADA UNO DE ELLOS Y SE LLEGÓ A LA
CONCLUSIÓN DE QUE LUIS FERNANDO PARRA, HA SIDO UN SOCIO REGULAR EN EL PAGO DE
LOS ANTERIORES CRÉDITOS Y POR LO TANTO SU SOLICITUD FUE APROBADA./
4.NOMBRAMIENTO DEL REPRESENTANTE POR LA JUNTA A LA REUNIÓN NACIONAL DE
COOPERATIVAS./SE NOMBRÓ AL ABOGADO LUIS FERNANDO LOAIZA, REVISOR FISCAL./ .5.
VARIOS./CONVOCATORIA: LA PRÓXIMA REUNIÓN TENDRÁ LUGAR EL DÍA 26 DE DICIEMBRE DE
2009 A LAS 17:00 HORAS EN LA CÁMARA DE COMERCI0./FIRMAS./TRANSCRIPTOR.

Actividad 3: Apreciados aprendices: con el objetivo de poner en práctica la conceptualización,

partes, presentación, estilos, interlineados de los MEMORANDOS, para el desarrollo de la
competencia, inventar datos del membrete.
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1. ELABORAR EN ESTILO BLOQUE Y BLOQUE EXTREMO EL SIGUIENTE MEMORANDO. INVENTAR DATOS

DEL MEMBRETE EN TODOS LOS DOCUMENTOS.

PARA: TRATAMIENTO NOMBRE Y CARGO

DE: NOMBRE Y CARGO

REFERENCIA HF-010./FECHA: ACTUAL./PARA: DOCTOR LUIS FERNANDO RAMIREZ TORO,JEFE DE

SUMINISTRO./DE: LUISA MARIA SANTOS,GERENTA GENERAL./ASUNTO: LLAMADO DE
ATENCIÓN./CONOCEDOR DE SU GRAN SENTIDO DE PERTENENCIA DEMOSTRADO DURANTE LOS CINCO
AÑOS QUE HA LABORADO EN ESTA EMPRESA,QUIERO RECOMENDARLE TENER MAS CUIDADO CON LOS
EQUIPOS QUE LE CORRESPONDE ADMINISTRAR./ESTA RECOMENDACIÓN SE LA HAGO DEBIDO A QUE EN
LA ÚLTIMA SEMANA DEJÓ LOS COMPUTADORES DE SU OFICINA ENCENDIDOS, LO CUAL PUEDE
OCASIONAR SU DETERIORO POR UNA DESCARGA ELÉCTRICA./ESPERO SUS COMENTARIOS AL
RESPECTO./DESPEDIDA./REMITENTE./

TRANSCRIPTOR.

2. ELABORAR EN ESTILO BLOQUE Y BLOQUE EXTREMOS EL SIGUIENTE MEMORANDO, MEMBRETE EN

TODOS LOS DOCUMENTOS.

PARA: TRATAMIENTO NOMBRE Y CARGO

DE: CARGO.

REFERENCIA: GHT-0021./FECHA:ACTUAL./PARA: DOCTOR LUIS FERNANDO RAMÍREZ

OSORIO,COORDINADOR./DE: JEFA DE MESA DIRECTIVA-COMITÉ DE ÉTICA./ASUNTO: VOLANTE SOBRE
CÓDIGO ÉTICA./DE ACUERDO A SU SOLICITUD,LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE ÉTICA REVISAMOS EL
VOLANTE SOBRE EL CÓDIGO DE ÉTICA QUE CADA AÑO SE DISTRIBUYE A TODOS LOS MIEMBROS DEL
PERSONAL ANEXAMOS UNA COPIA DEL MANUSCRITO REVISADO./COMO EN LA REVISIÓN DEL VOLANTE
DEL AÑO PASADO, SE TRATAN ALGUNOS ASUNTOS TALES COMO: CONFLICTOS DE INTERÉS, EMPLEADO
EXTERNO Y RELACIONES CON PROVEEDORES, TODOS LOS MIEMBROS DEL COMITÉ ESTUVIMOS DE
ACUERDO EN QUE DEBEN INCLUIRSE TAMBIÉN DOS NUEVOS TÓPICOS: INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Y
PAGOS A OTRAS PERSONAS./POR FAVOR HÁGAME SABER SU OPINIÓN SOBRE ESTE CÓDIGO DE ÉTICA
REVISADO./CORDIALMENTE./REMITENTE./ANEXO: UN FOLIO./

3. ELABORAR EN ESTILO BLOQUE Y BLOQUE EXTEMO EL SIGUIENTE MEMORANDO, MEMBRETE EN

TODOS LOS DOCUMENTOS.

PARA: CARGO

DE: CARGO.
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REFERENCIA RH-0125/FECHA: ACTUAL./PARA: COORDINADOR ACADÉMICO./DE: RECTOR./ASUNTO:

VACACIONES COLECTIVAS./ EN CUMPLIMIENTO DE DIRECTRICES DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
MUNICIPAL.CORDIALMENTE LE INFORMO QUE PARA QUE PUEDA DISFRUTAR DE LAS VACACIONES
ANTICIPADAS, DEBE FIRMAR UN COMPROMISO PARA SALVAR CUALQUIER NOVEDAD QUE PUEDA
SUCEDER DURANTE ESTE PERÍODO./LE SUGERIMOS DIRIGIR ESTE COMPROMISO DE TAL MANERA QUE
EN CASO DE RETIRO VOLUNTARIO,AUTORIZA EL DESCUENTO DE SUS PRESTACIONES SOCIALES POR
VACACIONES CANCELADAS ANTICIPADAMENTE./DESPEDIDA./NOMBRE DEL REMITENTE
/TRANSCRIPTOR.

Actividad 4: Apreciados aprendices: con el objetivo de poner en práctica la conceptualización, partes,

presentación, estilos, interlineados de los CIRCULAR INTERNA O GENERAL, para el desarrollo de la
competencia, Todos los documentos de aquí en adelante deben de INVENTAR DATOS DEL
MEMBRETE (Leer la GTC 185).

DISTRIBUYA LA SIGUIENTE CIRCULAR INTERNA O GENERAL EN ESTILO BLOQUE. INVENTAR DATOS

MEMBRETE. TENER EN CUENTA EN ESTE ESTILO COLOCAR EL GRUPO DESTINATARIO CENTRADO Y A
PARTIR DE LA IZQUIERDA.

 RH-054./FECHA ACTUAL./ GRUPO DESTINATARIO: PARA TODOS LOS DOCENTES./CON RELACIÓN

A LA DOCUMENTACIÓN ACADÉMICA, ME PERMITO REITERARLE LA NECESIDAD DE ENTREGAR
OPORTUNAMENTE LA INFORMACIÓN PARA SU TRÁMITE EN COORDINACIÓN CAPTURA SIGC Y
TRASLADO A LA OFICINA DE REGISTRO Y CERTIFICACIÓN PARA SU TRATAMIENTO OPORTUNO
EN TÉRMINOS DE ATENCIÓN AL CLIENTE./ES NECESARIO RECORDAR QUE LA NO ENTREGA
OPORTUNA DE LA INFORMACIÓN ACADÉMICA COMO INFORMES DE EJECUCIÓN ESTADÍSTICA,
DOCUMENTOS DE MATRÍCULA, EVALUACIONES, REPORTES DE INASISTENCIA DE ALUMNOS
MENSUAL, NOVEDADES DE CURSOS Y OTROS, CONTRIBUYE AL CONTROL, EVALUACIÓN Y
REGISTRO DE LAS METAS DEL CENTRO MES A MES,./DESPEDIDA./SU NOMBRE./CARGO:
GERENTE GENERAL./TRANSCRIPTOR.

 REF-GF-035./FECHA ACTUAL./ GRUPO DESTINATARIO: PARA TODO EL PERSONAL./LA SECCIÓN

DE BIENESTAR SOCIAL, INFORMAN QUE ESTAN RENOVANDO LOS CARNÉS DEL SERVICIO MÉDICO
ASISTENCIAL./ ESTE SERVICIO SE ATENDERÁ HASTA EL PRÓXIMO 31 DE MARZO DE
2010./DESPEDIDA./REMITENTE: JAIME ALEXANDER FERNÁNDEZ BELTRÁN./TRANSCRIPTOR.

Entregable: Presentación proyectada on line (la que considere el equipo).

Fecha máxima: miércoles 10 de junio de 2020
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Criterios de evaluación de las socializaciones:

Material, Presentación personal, Asistencia parcial, distribución de material para los equipos,
Material, dinámica de trabajo, manejo del tiempo, manejo de la información, fluidez verbal, tono
de voz, manejo del espacio, manejo de la actividad de aprendizaje.

Criterios para evaluar la socialización:

Material de apoyo, presentación personal, asistencia parcial o total, distribución de material para
los equipos, Actividad grupo, metodología de la exposición, valoración, manejo del tiempo,
manejo del tema, tono de voz.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Participación acertada en el
Evidencias de Conocimiento foro
: Interpretar las normas “Digigramático”
generales de redacción. Diligenciamiento del
instrumento
Resultado de los ejercicios
prácticos

Evidencias de Desempeño:
Lista de chequeo: Digitación
Interpretar las cualidades
de la redacción.
Evidencias de Producto: Pantallazo con último
resultado aplicando el
Aplicar las técnicas de software libre “MECANET”
digitación para el
desarrollo de habilidades y
destrezas.

GLOSARIO DE TERMINOS
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Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio
de conservar su información en otros soportes.
Empaste: Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro. La unidad producto del
empaste se llama “legajo”.
Encuadernación: Técnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos de formato uniforme y se cubren
con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la encuadernación se llama “libro”.
Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico,
entre otros.
Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente,
independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y
más reciente de un conjunto de documentos.
Foliar: Acción de numerar hojas.

Folio: Hoja.

Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes, que se
completa sistemáticamente.
Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.
Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo
de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban.
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus
funciones o actividades.
Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni traducida. Se llama también “fuente de
primera mano”.

Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la
elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

Construya o cite documentos de apoyo para el desarrollo de la guía, según lo establecido en la

guía de desarrollo curricular

http://youtu.be/8t3wI9u5uOg

https://www.youtube.com/watch?v=tp2RIGCX8jg
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7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor Catherine Ocampo Instructora CTGI 21 – 04 – 2019

(es) Muñoz

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor
(es)