DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA COMPUTARIZADO

REGISOFT 2010

Introducción y generalidades:
El sistema que utilizaremos para el trabajo es el regisoft2010.
Éste sistema permite registrar operaciones de un número ilimitado de empresas en
forma independiente. Contempla el cierre y apertura de los sucesivos ejercicios
económicos, para lo cual los asientos de refundición, cierre e inicio son generados por
el propio sistema.
Además de la Contabilidad, la licencia del software puede incluir también los
subdiarios IVA Compras, IVA Ventas, Cobros, Pagos y Bancos; todos ellos ligados
entre sí, así como con la contabilidad general, a través de los asientos que
contabilizan los comprobantes emitidos y recibidos.
El sistema está integrado por tres módulos diferenciado:
 Contabilidad general.
 Libros de IVA.
 Tesorería y cuentas corrientes.

Algunas características básicas del sistema:

 Plan de Cuentas flexible, de hasta cinco niveles de jerarquía
 Posibilidad de modificar/eliminar asientos (y evitar contraasientos)
 Asientos de Refundición, Cierre e Inicio automáticos
 Libros de IVA (Compras y Ventas) con todo lo necesario para las DD.JJ. y CITI
Ventas (AFIP-DGI)
 Subdiarios de Cobros y Pagos, con posibilidad de imputar cada instrumento a
determinada venta o compra, respectivamente
 Subdiario Bancos, para tener seguimiento de los depósitos, extracciones,
transferencias y toda la operatoria de cheques
 Ágil contabilización de comprobantes de IVA, recibos, órdenes de pago y
movimientos bancarios, pudiendo un asiento abarcar varios comprobantes
 Opción de trabajar con Centros de Costos y acceder a información por
segmentos
 Variados reportes de Libro Diario, Mayores, Balances, Compras y Ventas,
Cuentas Corrientes, Flujos de Fondos, Resúmenes Bancarios y otros,
exportables a planillas de Excel e impresora; asegurando el cumplimiento de
normas legales y de auditoría, así como la provisión de información para la
toma de decisiones
 Entorno sencillo y amigable, con estricto control de la consistencia lógica:
coincidencia del Debe con el Haber, no eliminación de cuentas utilizadas, no
alteración de ejercicios cerrados, control de fechas, etc.
Funciones:
Las funcionalidades del sistema Regisoft2010 se resumen en el siguiente esquema:
Regisoft2010
Empresas
Ejercicios
Contabilidad General Cuentas Corrientes Tesorería
 Plan de Cuentas  Clientes y Proveedores  Bancos
  - Cuentas y Rubros   - Permanentes   - Cuentas bancarias
  - Centros de Costos   - Eventuales   - Chequeras
 Libro Diario  IVA Compras   - Movimientos
  - Registración   - Comprobantes   - Contabilización
  - Listado de Asientos   - Contabilización  
  - Modificación/Eliminación  IVA Ventas  
  - Asientos Finales   - Comprobantes  
 Mayores   - Contabilización  
  - Individual  Cobros  
  - Grupo de Cuentas   - Recibos  
 Balances   - Contabilización  
  - Balance de Comprobación   - Imputación a IVA Ventas  
  - Listado de Cuentas y Rubros  Pagos  
      · Integración de Rubro   - Órdenes de Pago  
  - Planilla de Centros de
  - Contabilización  
Costos
  - Imputación a IVA
   
Compras
 
  Reportes de subdiarios
  - Resúmenes
    - Cuentas Corrientes
bancarios
    - Estadísticas IVA   - Flujos de cheques
    - Flujos de Fondos  
Módulo Contabilidad

Módulo Libros de IVA

Módulos Tesorería y Cuentas Corrientes

Módulo de contabilidad
1) Ingresar Empresa
Si deseamos iniciar la contabilidad de un nuevo ente (empresa, asociación, etc.),
debemos presionar el botón “Ingresar Empresa”, el cual nos abrirá una ventana en la
que habremos de ingresar algunos datos de esta nueva empresa u organización, así
como las fechas de inicio y cierre del primer ejercicio económico. Los datos aquí
ingresados son los que aparecen en cada una de las impresiones, a fin de distinguir a
qué empresa y ejercicio corresponden.
El sistema permite iniciar la empresa con un plan de cuentas estándar (medianamente
apto para cualquier ente comercial); pero también se puede importar (copiar) un plan
de cuentas de alguna otra empresa existente.
Estando en la ventana de inicio del sistema, si tenemos la empresa seleccionada y el
ejercicio con el que vamos a trabajar aún no fue abierto, deberemos abrirlo
presionando el botón “Iniciar Ejercicio”. Aquí, el único dato a ingresar será la fecha de
cierre del mismo, ya que la fecha de inicio siempre será un día después de la fecha de
cierre del ejercicio anterior.

Una vez seleccionadas la empresa y el ejercicio, el sistema nos lleva al Menú

Principal, a partir del cual podremos acceder a todas las funcionalidades del mismo.
En la parte izquierda de la pantalla queda bien claro en qué empresa y ejercicio
estamos ubicados. Con el botón “Cambiar”, volvemos a la ventana anterior, desde
donde podremos seleccionar otra empresa y/u otro ejercicio en el cual trabajar.
2) Plan de Cuentas
Desde aquí se podrán ingresar o eliminar cuentas o rubros, siempre que no se violen
ciertas premisas (eliminación de una cuenta que esté siendo utilizada, ingreso de una
cuenta o rubro con un código ya existente, etc). También se podrá modificar el código,
descripción y categoría de cada cuenta o rubro.
La codificación del plan de cuentas es numérica, de cinco niveles o grados para las
cuentas y de cuatro para los rubros. Las cuentas se clasifican en cinco categorías:
Activo (A), Pasivo (P), Patrimonio Neto (N), Resultados (R) y de Orden (O).
3) Libro Diario
En la ventana principal del Libro Diario se puede observar un resumen de todos los
asientos cargados, con sus números de orden, fecha, origen (Manual, Automático o
subdiario Compras, Ventas, Cobros o Pagos), leyenda y total del Debe y Haber.

4) Registración de asientos
Para cargar un asiento hay que ingresar la fecha, la leyenda y las partidas deudoras y
acreedoras. Cada una de estas partidas necesitará, a su vez, que se le indique la
cuenta (ingresando su código, o bien seleccionandola rápidamente con el botón
“Buscar”) y el importe. Si se opta por trabajar con centros de costos, el importe deberá
segregarse entre los mismos vía el botón “Centros de Costos”. Opcionalmente,
también se puede cargar una leyenda a cada partida.

5) Listados de asientos
Los asientos se listan ordenados cronológicamente; se pueden filtrar por un rango de
fechas, con la posibilidad de abarcar más de un ejercicio económico. También se
puede indicar la categoría de cada partida (por ejemplo, “-P” significa Pasivo
restando), o bien discriminar o no por centros de costos, si se optó trabajar con ellos.
Con “Numeración de Asientos” se puede elegir el número de orden con el cual
identificar a cada asiento, pudiendo ser el que surge de la renumeración automática, o
bien conservando el orden en que fueron cargados.

6) Modificación, Eliminación y Repetición de asientos

Al hacer doble click sobre alguno de los asientos, se pueden acceder a estas tres
opciones, las que le otorgan gran flexibilidad a la utilización del programa.
La función de Repetir asiento permite crear una copia del asiento tomado como
modelo, para que luego el usuario le efectúe los cambios necesarios.
Pero si ya se cargaron los asientos de refundición y cierre, hay que eliminar éstos
antes de efectuar cualquier alteración.
Como las opciones de Modificar y Eliminar pueden ser objetadas desde el punto de
vista de la auditoría, las mismas pueden ser deshabilitadas a pedido del titular de la
licencia.

7) Asientos de Cierre e Inicio

Los dos asientos finales, de Refundición y de Cierre, son generados por el propio
sistema, a pedido del usuario. Una vez que el ejercicio está cerrado, se podrán seguir
efectuando todo tipo de consultas (diario, mayores, balances, etc.), pero no se permite
introducir cambios de ninguna clase (alta o modificación de asientos, etc.), a menos
que se den de baja los asientos finales (en tal caso, si el ejercicio siguiente está
abierto, previamente se deberá eliminar su Asiento de Inicio).
Si se trabaja con subdiarios (Compras, Ventas, Cobros, Pagos o Bancos), el sistema
sólo permitirá registrar los asientos finales en caso que no quede ningún comprobante
cargado sin contabilizar.
Cada vez que la empresa inicie un nuevo ejercicio económico no es necesario que el
ejercicio inmediato anterior haya sido cerrado. En estos casos el usuario podrá
registrar operaciones correspondientes a cualquiera de los dos períodos abiertos.
Luego, una vez cerrado el ejercicio anterior, el Asiento de Inicio del ejercicio siguiente
se registrará en forma automática, sin que lo solicite el usuario.

8) Mayores
La consulta del Libro Mayor consiste en seleccionar una cuenta y eventualmente un
centro de costos, para obtener un listado de todos los movimientos de la misma dentro
del rango temporal indicado (también aquí se puede abarcar más de un ejercicio).
Automáticamente todos los movimientos son ordenados cronológicamente, y los
saldos arrojados coincidirán indefectiblemente con los saldos surgidos del Balance.

(Imagen en página siguiente)

9) Balances
En esta sección se pueden obtener distintos reportes de gran utilidad para la
confección de los estados contables y la toma de decisiones:
 Balance de Comprobación
En este balance, además de listarse las sumas y saldos deudores y acreedores de
cada cuenta, se provee una clasificación de los saldos en Activo, Pasivo/PN, Egresos
e Ingresos. Naturalmente, el total de Activo+Egresos coincidirá con el total de
Pasivo+PN+Ingresos. Si hemos optado por trabajar con centros de costos, tendremos
también la posibilidad de segregar las cuentas que los utilizan en función de ellos.
Si dentro del espacio temporal indicado para la confección de los balances se
encontraran asientos finales (de refundición y/o cierre), se podrá optar por no incluirlos
y así evitar tener que ver todos los saldos en cero. Esto también implica, por ejemplo,
que si los ejercicios son trimestrales, se puede seleccionar como rango temporal un
año completo y, en caso que se omitan los asientos finales, quedará como si se tratara
de un sólo ejercicio anual.

 Listado de saldos de Cuentas y Rubros

La estructura de este balance dependerá de cómo esté confeccionado el plan de
cuentas: el saldo acumulado de cada cuenta o rubro se colocará en la columna 1º a 5º,
en función de su jerarquía; esto es, según la cantidad de niveles utilizados en su
código. De esta manera, fácilmente se puede visualizar cuál concepto comprende a
cuáles otros.
A su vez, al hacer doble click en la grilla sobre cualquier rubro, el mismo pasa a
mostrarse desagregado detalladamente en función de todas las cuentas que lo
componen, indicándose el total de débitos, créditos y saldo de cada una de ellas.
 Planilla de Centros de Costos
En caso que se hayan utilizado centros de costos, se podrá obtener un listado de
todas las cuentas de resultados y tantas columnas como sectores (centros de costos)
tenga la empresa. De esta manera, se podrá fácilmente determinar qué tan rentables
son cada una de las unidades de negocio, lo que haría las veces de un sencillo
Tablero de Control. Asímismo, también es factible que la planilla incluya además a las
cuentas patrimoniales.

 Gráfico de Partida Doble

Permite fácilmente visualizar la igualdad entre el Debe y el Haber, utilizando distintos
colores para representar el Activo, Pasivo, Patrimonio Neto, Ingresos, Egresos y
Cuentas de Orden. Nótese, por ejemplo, que el Resultado del período es igual a los
Ingresos menos los Egresos, lo cual también se ve reflejado en las columnas de Debe
y Haber, en las respectivas secciones de Egresos e Ingresos con sus distintos
tamaños.

Información general del sistema

 Consistencia lógica y controles internos
Regisoft2010 no permite ninguna operación no válida por parte del usuario. En
algunos casos, los controles internos despliegan un mensaje informativo que alerta
sobre la inconsistencia detectada, y en otros casos directamente se bloquea la
posibilidad de ejecutar una acción que de antemano se conoce como inválida.
De esta forma, el usuario puede despreocuparse de tener que atender cuestiones
operativas básicas, tales como:
- mantener la igualdad entre el Debe y el Haber
- verificar que las fechas de los asientos y comprobantes estén dentro del período, y
no modificarlos o borrarlos cuando ya están cargados los asientos finales
- no eliminar una cuenta contable, un cliente, un proveedor o una cuenta bancaria
sobre los que se registren movimientos
- verificar que los comprobantes de IVA Compras o Ventas de tipo “A”, así como la
toma de IVA Crédito Fiscal, sólo se refiera a Responsables Inscriptos
- asegurarse que todo cheque de tercero depositado, cobrado o entregado a
proveedor conste en un recibo de clientes con fecha anterior
- evitar repetición de números de comprobante
Consecuentemente, a partir de la estructura de control interno del sistema, se logra la
absoluta seguridad de que toda la información generada mantiene la coherencia lógica
necesaria.
 Exportación de la información
Todos los listados y reportes visibles en pantalla pueden también tener salida por
impresora, archivos de texto, o bien a planillas de cálculo Excel en las que el usuario
podrá basarse para generar informes personalizados, gráficos, análisis varios, etc.
 Requerimientos del sistema
La operatoria del sistema Regisoft2010 no demanda grandes recursos de
microprocesador ni de memoria. Sus características y requerimientos básicos se
resumen en los siguientes:
- sistema operativo: Windows 98 o superior (2000, XP, NT, Vista, Windows 7, etc.)
- espacio en disco: aprox. 25 MB
- resolución de pantalla sugerida: 800 x 600 pixels
- impresión: hojas tamaño A4