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Qué Es Una Macro de Excel

Este documento explica qué son las macros de Excel, cómo funcionan y sus ventajas. Las macros permiten automatizar tareas repetitivas mediante el lenguaje VBA y reducen errores y tiempo de trabajo.

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Yina Andrea Riveros Gutierrez
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Qué Es Una Macro de Excel

Este documento explica qué son las macros de Excel, cómo funcionan y sus ventajas. Las macros permiten automatizar tareas repetitivas mediante el lenguaje VBA y reducen errores y tiempo de trabajo.

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Qué es una macro de Excel

Microsoft Excel se cuenta entre las soluciones más demandadas


a la hora de editar, analizar y presentar datos. Los usuarios de
Windows pueden utilizar las populares hojas de cálculo, incluidas
en la suite ofimática de Microsoft, para, entre otras cosas,
planificar un presupuesto o crear un calendario personal. En el
entorno laboral Excel es también una herramienta muy utilizada,
pues no solo permite elaborar planes de proyectos, registros de
horas de trabajo o planes presupuestarios, sino también e igual
de fácilmente, representaciones gráficas de cifras de ventas,
de beneficios o de pérdidas. Una vez se ha aprendido a utilizar
el programa, se aprecian pronto sus numerosas funciones,
aunque también es fácil desarrollar una cierta aversión hacia
tareas rutinarias y repetitivas o ante acciones que no se puedan
ejecutar fácilmente con ayuda de la interfaz estándar.

No es extraño, por esto, que la posibilidad de crear macros se


cuente entre las características cruciales del programa de
cálculo. La herramienta integrada en Excel para grabar macros
utiliza el lenguaje de scripts Visual Basic for Applications
(VBA), que también se implementa en Word, Powerpoint, Access
y Outlook. Gracias a este lenguaje es posible crear macros en
Excel capaces de ejecutar de forma automática comandos
rutinarios o incluso añadir nuevas funciones (algoritmos para el
análisis de datos) a la hora de cálculo.
Así funcionan las macros en Excel

Excel dispone los diversos elementos que componen la interfaz


de uso como objetos-programa organizados jerárquicamente,
cada uno de los cuales posee propiedades y métodos específicos.
En este sistema jerárquico, todos los objetos disponibles se
encuentran conectados entre sí y se ven reflejados de forma
aproximada en la interfaz de usuario, que proporciona los
mandos necesarios para poder interactuar con la aplicación.
Estos objetos pueden editarse determinando sus propiedades y
asignándoles métodos. Por ejemplo, para el objeto “Workbook”
existen los métodos “Close”, con cuya ayuda se cierra el libro
seleccionado, así como la propiedad “ActiveSheet”, que muestra
la hoja activa en el libro de trabajo.

Mediante las listas (objetos señalados con el sufijo plural -s) las
macros también pueden ejecutar acciones sobre un grupo de
objetos. El objeto para listas “Worksheets” en una macro tiene
como resultado que las instrucciones se aplican a todas las hojas
de trabajo. Para ejecutar una macro se tienen estas tres
opciones:

 Seleccionar la opción correspondiente en el menú de


macros
 Seleccionar una tecla creada por el usuario
 Un atajo de teclado personal
Las ventajas de utilizar macros con Excel

Si, con anterioridad, consciente o inconscientemente, no se ha


aprovechado la utilidad de las macros de Excel, no significa esto
que haya sido en detrimento del trabajo con archivos de Excel,
pero sí que se ha elegido el camino más difícil. Y es que saltan a
la vista las ventajas decisivas de la tecnología de macros que las
convierten en una tarea obligatoria para todo aquel que quiera
sacar el máximo partido al software de hojas de cálculo. Esto es
lo que aporta crear macros con Excel:

 Reducen la tasa de errores: con cada comando que se


introduce manualmente en la hoja de cálculo aumenta la
probabilidad de cometer un error y es que, especialmente
cuando se trata de secuencias complejas de comandos y de
acciones repetitivas, es muy fácil dar un paso en falso que
bloquee incluso al programa al completo. Grabando macros,
en cambio, solo esconde un potencial de error el propio
proceso de su creación, pero si se hizo todo correctamente,
la macro funciona siempre a la perfección.

 Reducen el tiempo de trabajo: como las macros se crean


una sola vez y se utilizan siempre que se necesite, ahorran
un tiempo valioso que es posible dedicar a otras tareas.

 Aumentan la utilidad de Excel: Con Visual Basic no solo se


pueden programar macros, sino también desarrollar nuevas
funciones. De este modo el usuario tiene la posibilidad de
ampliar el abanico de funciones con aquellas adecuadas a sus
necesidades y de simplificar de forma considerable sus
fórmulas. Algo muy práctico es que Excel presenta estas
funciones definidas por el usuario como si fueran nativas
del programa y, más aún, el usuario puede fijar botones de
acceso rápido a sus propias macros en la barra de símbolos.

Lo que cubriremos en este instructivo es la grabación de


Macros. Esto es muy parecido a la grabación de acciones que
alguna vez cubrimos en un tutorial de Photoshop.

Grabando una Macro

 Seleccionamos una celda; cualquier celda servirá.


 En la lengüeta de programador damos click en “grabar
Macro”.

Con ello nos aparece la ventana  “Grabar Macro”.


En “Nombre de la macro” pondremos un nombre representativo
(Ojo no puede llevar espacios por lo que si desean pueden usar
guión bajo “_” para poner espacios entre palabras) , en “método
abreviado” pondremos una combinación  de teclas como acceso
directo (por defecto es CTRL +”algo ”, en mi caso utilizá la tecla
Shift o Mayúscula más la tecla N), en “Guardar macro en: ”
dejamos igual como está, y en “Descripción” anotamos
justamente una descripción de lo que hará la macro.
Damos click en “Aceptar ”. Con ello la grabación de la Macro
comienza, por lo tanto todos los movimientos que realicemos
dentro del libro de Excel serán grabados.

 Anotaremos nuestro nombre en una celda


 Hacemos click en la celda bajo el nombre y anotaremos la
siguiente fórmula: =AHORA()

Esta fórmula muestra la fecha y hora actual.

 Seleccionamos la celda que contiene la fórmula y la


copiaremos (Con CTRL+C o en la lengüeta Inicio -> Copiar)

 En la lengüeta Inicio está el botón Pegar. Si damos Click en


la flecha bajo el ícono verán que aparecen más opciones.
Elegimos la opción “Pegar Valores”.
Esto convierte la fórmula a su valor correspondiente.

 Seleccionamos ambas celdas, osea la celda con la fecha y la


celda con el nombre.
 Aplicamos a ambas celdas un formato, por ejemplo “Negrita
” y en el tamaño de la letra ponemos  “16”.
 Vamos a la lengüeta Programador y detenemos la grabación
de la Macro con el botón respectivo.
¡Felicitaciones! Acabas de grabar tu primera Macro. Esta es una
buena oportunidad para llamar a tu madre y contarle las buenas
noticias.

Ahora solo nos falta correr la Macro y ver los resultados. Para
ello iremos a una nueva hoja de cálculo. Seleccionamos la celda
A1.

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