Trabajo Grupal

“Identificación y Generación de Informe de

No Conformidades"

Un rol fundamental de todo auditor es la identificación de No Conformidades

como parte importante del proceso de auditorías, es por este motivo que nuestro
Trabajo Grupal N°1 consiste en que el participante analice las evidencias que
mostramos a continuación, los cuales son descripciones de evidencias
observadas por un auditor durante el curso de una auditoría.

Estas evidencias contienen descripciones de situaciones en las que se PUEDE

requerir que se genere un reporte de no conformidad. Los participantes deben leer
las descripciones de todos los Evidencias. Luego se requiere que los participantes
analicen cuidadosamente los hallazgos y tomen cualquiera de las siguientes dos
acciones:

a) Si usted cree que existe suficiente evidencia objetiva de una no conformidad,

entonces usted debe completar un reporte de no conformidad y clasificarla
como “mayor” o “menor” según los criterios de clasificación de no
conformidades.

b) Si usted considera que no existe evidencia objetiva para indicar que es una
no conformidad, debe indicar cuales serían los pasos a seguir como auditor
para determinar si se trata de no conformidad o no.

Los reportes deben ser preparados en el formato que se presenta al final del
documento.

Recuerde que para que una Evidencia sea considerada No Conformidad se

requieren 2 condiciones mínimas:

1. Debe estar basada en evidencias objetivas

2. Debe demostrarse incumplimientos de requisitos:

• De normas (OHSAS 18001:2007) u otros estándares aplicables

• Requisitos legales o regulatorios (Ley 29783)
• Objetivos, programas, o procedimientos de la empresa
 Hallazgos

Hallazgo 1 -

Durante la entrevista con el Gerente de Seguridad y Salud Ocupacional de la

empresa ABC, el auditor preguntó cómo se programan las auditorías internas, el
Gerente contestó que se hacía regularmente cada 6 meses en todas las áreas
de la empresa, de acuerdo a lo que estaba previsto en el procedimiento KT-4.5.4-
01 de Auditoría Internas.
El auditor observa en los reportes que más del 70% de las no conformidades son
identificadas en la Planta de fundición.

INFORME DE NO CONFORMIDAD
Descripción de la No Conformidad:

El auditor durante la entrevista le preguntó al Gerente de Seguridad y Salud Ocupacional

de la empresa ABC cómo se programaban las auditorías internas a lo que él respondió
que según en el procedimiento KT-4.5.4-01 de Auditoría Internas, estás se realizaban
regularmente cada 6 meses en todas las áreas de la empresa.

Evidencia Objetiva:

- Declaración del gerente de SSO

- Reportes en dónde se evidenciaba que másdel 70 % de las no conformidades
corresponden sólo al área de fundición.

Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007:

- 4.5.3.2: No conformidad, acción correctiva y acción preventiva

Requisitos

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos

para tratar las no conformidades reales o potenciales y para tomar acciones correctivas
y acciones preventivas. Los procedimientos deben definir requisitos para:
a) la identificación y corrección de las no conformidades y la toma de acciones para
mitigar sus consecuencias para la SST;
b) la investigación de las no conformidades, determinando sus causas y tomando
las acciones con el fin de prevenir que vuelvan a ocurrir;
c) la evaluación de la necesidad de acciones para prevenir las no conformidades y
la implementación de las acciones apropiadas definidas para prevenir su
ocurrencia;
d) el registro y la comunicación de los resultados de las acciones preventivas y
acciones correctivas tomadas; y
e) la revisión de la eficacia de las acciones preventivas y acciones correctivas
tomadas.

Auditor:
Hallazgo 2 -

En el área de Compras, el auditor pregunta cual es el procedimiento para adquirir

materiales peligrosos como solventes, pinturas, y otros productos químicos. El jefe de
Materiales le explicó que era el mismo procedimiento para adquirir materiales no
peligrosos porque las especificaciones eran establecidas claramente por el personal
técnico responsable y no había habido ningún incidente que mostrara la necesidad de
definir otro procedimiento especial para materiales peligrosos.

FORMATO DE INVESTIGACIÓN DE AUDITORIA

Razón por la que no hay suficiente evidencia para establecer una no conformidad:
- No hay evidencia objetiva
- No han ocurrido incidentes.
- Existe un procedimiento establecido para adquisición de materiales.

Pistas de auditoria que seguiría, incluyendo, evidencias que buscaría y su propósito

- Registro de incidentes para verificar la veracidad de la declaración del Jefe
de Materiales.
- IPERC
- Entrevista al personal técnico responsable para comprobar su conocimiento
o si han sido capacitados sobre las precauciones al momento de la
adquisición o manipulación de materiales peligrosos.

Auditor:
Hallazgo 3 -

La empresa ABC ha definido como único objetivo de SST a la disminución de la

accidentabilidad en trabajos, con una meta de disminución del 20% respecto al
año anterior. Se encontró que la empresa declara en el registro estadístico de
accidentes a diciembre 2014 haber tenido cero accidentes en los últimos 3 años.

INFORME DE NO CONFORMIDAD
Descripción de la No Conformidad:

La empresa ABC ha definido como objetivo de SST la disminución del 20% de

accidentabilidad en trabajos, sin embargo, en el registro estadístico de
accidentes a diciembre del 2014 indica que en los últimos 3 años no se han
presentado accidentes.

Evidencia Objetiva:

- Registros estadísticos dónde se encontró que no se han presentado

accidentes en los 3 últimos años.

Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007:

- 4.3.3 Objetivos y programa

Requisitos

2. La organización, entidad pública o privada cuenta con objetivos cuantificables

de Seguridad y Salud en el Trabajo que abarca a todos los niveles de la
organización y están documentados.

Auditor:
Hallazgo 4-

En el área de Mantenimiento, un operario comenta sobre un incidente reciente, en el

cual felizmente nadie salió lastimado, descubrieron temporizadores del sistema eléctrico
que estaban mal diseñados y que esto había ocurrido porque el proveedor no había
revisado el área previamente a la instalación. El auditor observa el registro de incidentes
y no identifica ningún registro en el área de Mantenimiento. El supervisor comenta que
como nadie salió lastimado no hubo necesidad de registrar, además esa clase de
instalaciones no es usual.

INFORME DE NO CONFORMIDAD
Descripción de la No Conformidad:

Un operario del área de Mantenimiento comentó sobre un incidente reciente, en el cual

felizmente nadie salió lastimado. También informó que el incidente ocurrió debido a que
los temporizadores del sistema eléctrico estaban mal diseñados y que el proveedor no
había revisado el área antes de realizar la instalación.
El supervisor del área comentó que como nadie salió lastimado, no se registró ese
incidente.

Evidencia Objetiva:

- Declaración del operario

- Declaración del supervisor
- Registro de incidentes (Sin modificar)

Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007:

- 4.5.3.1: Investigación de incidentes

Requisitos
1. La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios
procedimientos para registrar, investigar y analizar incidentes que:
- Determinen las deficiencias de seguridad y salud ocupacional reales o de raíz
y otros factores que puedan causar nuevos incidentes.
- Identifiquen necesidad de acciones correctivas.
- Determinen necesidad para acciones preventivas.
- Identifiquen oportunidades para la mejora continua.
- Comuniquen los resultados de tales investigaciones.

4. Se documentan y mantienen los resultados de las investigaciones de incidentes.

Auditor:

Tipo: No conformidad menor

Hallazgo 5 -

En la entrevista con el Representante de la Dirección, el auditor le pregunta con que

periodicidad revisan los documentos del Sistema y este responde que no se ha definido
una periodicidad y que esto se hace cada vez que esto es necesario según pedido de
algún usuario del documento, quien hace llegar su solicitud a través del gerente de área.

INFORME DE NO CONFORMIDAD
Descripción de la No Conformidad:

Durante la auditoría, el Representante de la Dirección afirmó que la empresa no ha

definido una periodicidad para realizar la revisión de los documentos del SG SST.
El trabajador también recalcó que esto se hace cada vez que lo consideran necesario y
a solicitud de algún usuario de estos documentos.

Evidencia Objetiva:

- Declaración del Representante de la Dirección

- Falta de revisión y actualización de documentos. (Ejemplo: IPERC con fecha de
revisión o actualización 2019, ya que la ley 29783 te exige la revisión y
actualización periódica de este y otros documentos).

Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007:

- 4.5.2: Evaluación del cumplimiento legal

Requisitos
1. La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios
procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos
legales aplicables.
2. La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios
procedimientos para evaluar el cumplimiento de los otros requisitos que
suscriba la organización.

Auditor:

Tipo: No conformidad mayor

Ya que está relacionado a cumplimiento de requisitos legales

 Un incumplimiento del sistema de gestión de la organización para lograr

el cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios.
Hallazgo 6-
En el área Geología el auditor revisó la lista de los objetivos de seguridad y salud
ocupacional para dicha área. El auditor preguntó si los resultados del
planeamiento que fue llevado a cabo para alcanzar estos objetivos fueron
documentados. El responsable de Geología respondió que ningún documento
fue preparado porque, a su juicio, esto suprimiría la creatividad.

INFORME DE NO CONFORMIDAD
Descripción de la No Conformidad:

El auditor revisó los objetivos de seguridad y salud ocupacional para el área de Geología
y preguntó si los resultados del planeamiento que fue llevado a cabo para alcanzar estos
objetivos fueron documentados a lo que el responsable respondió que ningún
documento fue preparado.

Evidencia Objetiva:

- Declaración del responsable del área de Geología.

- El área de Geología no tiene sus objetivos de Seguridad y salud ocupacional
documentados.

Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007:

- 4.3.3 Objetivos y programa

Requisitos

1. La organización ha establecido, implementado y mantenido unos objetivos

documentados de SST para cada función y niveles pertinentes dentro de la
organización.

Auditor:
Hallazgo 7-

El procedimiento P-10-Auditorías Internas, especifica en el punto 4

“Programación”, que “el Representante de la dirección programará una serie de
auditorías a lo largo de un año en el Plan de Auditoria Interna. En el año
transcurrido se ha ejecutado solo una auditoria.

INFORME DE NO CONFORMIDAD
Descripción de la No Conformidad:

El procedimiento P-10-Auditorías Interna, especifica en el punto 4

“Programación”, que “el Representante de la dirección programará una serie de
auditorías, sin embargo, se encontró que en el año transcurrido se ha ejecutado
sólo una auditoría.

Evidencia Objetiva:

- El procedimiento P-10-Auditorías Interna, en el punto 4 “Programación”

Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007:

- 4.5.5 Auditoría Interna

Requisitos
La organización debe asegurarse de que las auditorías internas del sistema de gestión
de la SST se realizan a intervalos planificados para: a) determinar si el sistema de
gestión de la SST:
1. es conforme con las disposiciones planificadas para la gestión de la SST,
incluidos los requisitos de este estándar OHSAS; y
2. se ha implementado adecuadamente y se mantiene; y
3. es eficaz para cumplir la política y los objetivos de la organización; b) proporciona
información a la dirección sobre los resultados de las auditorías

Auditor:
Hallazgo 8 -

Los objetivos del SGSST se han establecido teniendo en cuenta los Riesgos
significativos / No Aceptables, no obstante, no se ha evidenciado que se hayan
considerado las opciones tecnológicas, requisitos financieros, operacionales,
comerciales y los puntos de vista de las partes interesadas.

INFORME DE NO CONFORMIDAD
Descripción de la No Conformidad:

Los objetivos del SGSST se han establecido teniendo en cuenta los Riesgos
significativos / No Aceptables, no obstante, no se evidencia que se hayan
considerado las opciones tecnológicas, requisitos financieros, operacionales,
comerciales y los puntos de vista de las partes interesadas.

Evidencia Objetiva:

- Objetivos del SGSST

Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007:

- 4.3.3 Objetivos y programa

Requisitos

5. La organización establece y revisa sus objetivos teniendo en cuenta los

requisitos legales y otros, los riesgos y peligros existentes, las posibilidades
tecnológicas, los requisitos financieros, operacionales y de actividad, así
como los puntos de vista de las partes interesadas

Auditor:
Hallazgo 9

En el almacén de materiales se encontraron disponibles algunos reglamentos

emitidos por Defensa Civil referidos a la atención de emergencias eléctricas y
medidas de seguridad en la evacuación de la zona, los cuales siendo vigentes
no se encuentran controlados por el procedimiento KT-4-02 ver 02. El
responsable de la documentación explica que como ellos conocen ese
reglamento han preferido transcribir su contenido en procedimientos propios
para no tener que controlar más documentos.

INFORME DE NO CONFORMIDAD
Descripción de la No Conformidad:

En el almacén de materiales, se hallaron reglamentos vigentes emitidos por

Defensa Civil respecto a atención de emergencias eléctricas y medidas de
seguridad en la evacuación de la zona. Sin embargo, estos reglamentos no se
encuentran controlados por ningún procedimiento existente en el área.

Durante la auditoria, el responsable de la documentación comentó que estos

reglamentos no se encuentran controlados por el procedimiento KT-4-02 Ver02.
Evidencia Objetiva:

- Procedimiento KT-4-02 Ver02

Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007:

- 4.4.5. Control de documentos

Requisitos

Los Documentos requeridos por el sistema de gestión deben ser controlados.

La organización debe establecer, implementar y mantener determinados
procedimientos para:
1. Aprobar los documentos para verificar su adecuación antes de emitirlos.
2. Revisar, actualizar y aprobar nuevamente documentos cuando sea necesario.
3. Cerciorarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de
los documentos.
4. Comprobar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están
disponibles en los puntos de uso.
5. Asegurar que los documentos permanecen legibles e identificables.
6. Garantizar la identificación de los documentos externos que la organización ha
determinado como necesarios para la planificación y operación del Sistema de
Gestión de la SST y el control de su distribución.
7. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y destinarles una
identificación adecuada en el caso de que se conserven por cualquier motivo.

Auditor:
Hallazgo 10

El procedimiento PG-12 Revisión por la Dirección y el Registro “Acta de Revisión

por la Dirección, no han incluido algunas entradas para la Revisión por la
Dirección, tales como: Resultados del proceso de Consulta y Participación.
Estado de Investigación de Incidentes. Cambios en las circunstancias incluyendo
la evolución de los requisitos legales.

INFORME DE NO CONFORMIDAD
Descripción de la No Conformidad:

El procedimiento PG-12 Revisión por la Dirección y el Registro “Acta de Revisión

por la Dirección, no han incluido algunas entradas para la Revisión por la
Dirección como:
- Resultados del proceso de Consulta y Participación.
- Estado de Investigación de Incidentes
- Cambios en las circunstancias y la evolución de los requisitos legales

Evidencia Objetiva:

- Procedimiento PG-12
- La revisión por dirección del registro de actas

Cláusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007:

- 4.6 Revisión por la dirección
Requisitos
La alta dirección debe revisar el sistema de gestión de la SST de la organización, a
intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia
continuas. Estas revisiones deben incluir la evaluación de las oportunidades de mejora
y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión de la SST, incluyendo la
política y los objetivos de SST. Se deben conservar los registros de las revisiones por la
dirección.
a) Los resultados de las auditorías internas y evaluaciones de cumplimiento
con los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización
suscriba;
b) Los resultados de la participación y consulta.
c) Las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas,
incluidas las quejas;
d) El estado de las investigaciones de incidentes, las acciones correctivas y
las acciones preventivas
e) Los cambios en las circunstancias, incluyendo la evolución de los
requisitos legales y otros requisitos relacionados con la SST

Auditor: