Planificar y Controlar Proyectos con Microsoft Project

Caso Práctico Clase 4

Profesor: Gregorio Bulnes

Alumno: Germán Barreto Arciniegas

ENUNCIADO

Una organización proyectizada decide aprobar un proyecto para crear un nuevo sitio web para mejorar la relación
con sus clientes. Se asigna un Project Manager y un equipo fijo de tres personas a dedicación completa (Federico,
Serena y Vicente), pero serán necesarias más personas para completar el proyecto. Esta organización tiene un
pool de recursos disponibles.

(…)

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El Project Manager ha utilizado la herramienta PowerPoint para representar el siguiente cronograma del proyecto,

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sin mucho éxito a la hora de comunicarlo a la alta dirección de la organización.

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Los miembros del comité de dirección del proyecto exigen una planificación del proyecto con Microsoft Project.

o.
El proyecto debe terminar como máximo en 12 semanas. El presupuesto disponible para este proyecto es de

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500.000€. Aparte de los costes de personal, se han asignado partidas presupuestarias para material = 32.000€,
ou urc
formación = 40.000€, viajes = 50.000€ e imprevistos = 40.0000€. Las políticas de calidad de la empresa exigen
una auditoría de calidad en cada tarea por cada 40 horas de trabajo. El proyecto comienza el día 05/01/2015

IMPORTANTE: todos los ficheros necesarios para realizar este caso práctico están disponibles para descargar en “Movilización del
o

conocimiento” del curso virtual.

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Utilizando la herramienta Microsoft Project y el fichero Excel con los datos, se pide un fichero PDF insertando:
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1. Una imagen con un diagrama Gantt de seguimiento que muestre el camino crítico.
2. Una imagen con el Gantt anterior, mostrando las competencias requeridas por tarea.
3. Una imagen con el diagrama Gantt mostrando el presupuesto y su desglose en tareas.
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A partir de otro fichero para el pool de recursos, se pide:

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4. Una imagen con los datos de recursos de capacidad y tarifas.

5. Una imagen con la información de detallada de los recursos.
6. Una imagen con las excepciones del calendario del recurso Ana
.
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Continuar con el fichero inicial, vinculándolo con el pool de recursos, obteniendo:

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7. Una imagen del Gantt de seguimiento después de grabar la línea base sin asignar recursos.
8. Una imagen del Gantt de seguimiento después de grabar la línea base después de asignar recursos.
9. Una imagen que muestre el número de auditorías de calidad por tarea.

SOLUCION

A continuación, para cada una de las preguntas formuladas se insertan las imágenes correspondientes.

Utilizando la herramienta Microsoft Project y el fichero Excel con los datos, se pide un fichero PDF insertando:

1. Una imagen con un diagrama Gantt de seguimiento que muestre el camino crítico.

https://www.coursehero.com/file/56159507/Caso-Practico-C4-Unidad-2-GBApdf/
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2. Una imagen con el Gantt anterior, mostrando las competencias requeridas por tarea.

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3. Una imagen con el diagrama Gantt mostrando el presupuesto y su desglose en tareas.

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https://www.coursehero.com/file/56159507/Caso-Practico-C4-Unidad-2-GBApdf/
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A partir de otro fichero para el pool de recursos, se pide:

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3. Una imagen con los datos de recursos de capacidad y tarifas.

Id Nombre Tipo Iniciales Capacidad máxima Grupo Tasa estándar

Tipo: Trabajo Trabajo 1.450%
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1 Alberto Trabajo Alberto 100% PM 86,00 €/h

2 Ana Trabajo Ana 100% WEB 160,00 €/h
Th

3 Carlos (Rafael) Trabajo Carlos 100% PM 102,00 €/h

4 Cristina Trabajo Cristina 80% AP 87,00 €/h
5 Felix Trabajo Felix 90% AP 89,00 €/h
6 Federico Trabajo Federico 80% WEB 89,00 €/h
7 José Trabajo Jose 80% WEB 135,00 €/h
8 Juan Trabajo Juan 100% PM 125,00 €/h
9 Luis Trabajo Luis 100% MKT 97,00 €/h
10 Marcelo (Rubén) Trabajo Marcelo 70% PM 70,00 €/h
11 Miguel Trabajo Miguel 100% MKT 89,00 €/h
12 Pablo Trabajo Pablo 100% AP 175,00 €/h
13 Pedro Trabajo Pedro 80% WEB 128,00 €/h
14 Serena Trabajo Serena 80% PM 151,00 €/h
15 Raúl Trabajo Raul 100% AP 58,00 €/h
16 Vicente Trabajo Vicente 90% AP 97,00 €/h
Tipo: Material Material
Tipo: Costo Costo

https://www.coursehero.com/file/56159507/Caso-Practico-C4-Unidad-2-GBApdf/
 4. Una imagen con la información de detallada de los recursos.
Id Resource Name Tipo Iniciales Capacidad Tasa Estandar Tasa horas extra Notas Web BBDD Prog Neg Mkt
máxima
Tipo: Trabajo Trabajo 1.450%
1 Alberto Trabajo Alberto 100% 86,00 €/h 107,50 €/h autoritario pero sociable... 3 1 2 2 0
2 Ana Trabajo Ana 100% 160,00 €/h 200,00 €/h genial, la queremos! 6 5 6 3 0
3 Carlos (Rafael) Trabajo Carlos 100% 102,00 €/h 127,50 €/h todoterreno, perseverante, 3 2 4 0 2
catalizador, cumplidor...
4 Cristina Trabajo Cristina 80% 87,00 €/h 108,75 €/h fresh-out, comete errores... 2 3 3 0 0
5 Felix Trabajo Felix 90% 89,00 €/h 111,25 €/h equipo, solucionador, lento pero eficaz...
1 0 4 0 1
6 Federico Trabajo Federico 80% 89,00 €/h 111,25 €/h ineficaz, requiere mucha supervisión...
2 4 2 0 0
7 José Trabajo Jose 80% 135,00 €/h 168,75 €/h Conocimiento: Cerebro ... 6 3 5 2 0
8 Juan Trabajo Juan 100% 125,00 €/h 156,25 €/h senior, optimista, experto, solucionador,
4 trabaja
6 en equipo
5 y también
0 autónomo...
0
9 Luis Trabajo Luis 100% 97,00 €/h 121,25 €/h cerebro mkt, autista 1 1 0 4 6
10 Marcelo (Rubén) Trabajo Marcelo 70% 70,00 €/h 87,50 €/h errores, sociable, agobia... 2 0 4 0 0

11 Miguel Trabajo Miguel 100% 89,00 €/h 111,25 €/h experto mkt, autista, obsesivo, no trabaja
1 en equipo
0 0 5 5
12 Pablo Trabajo Pablo 100% 175,00 €/h 218,75 €/h experto programata perfeccionista, prefiere
5 solo...
5 6 3 1
13 Pedro Trabajo Pedro 80% 128,00 €/h 160,00 €/h catalizador, alpinista... 6 4 4 1 0
14 Serena Trabajo Serena 80% 151,00 €/h 188,75 €/h brillante, leader, competitiva 5 3 4 5 3
15 Raúl Trabajo Raul 100% 58,00 €/h 72,50 €/h cumplidor, motivado, se pierde 3 0 3 0 0
16 Vicente Trabajo Vicente 90% 97,00 €/h 121,25 €/h trabajador, práctico, buen programador2 0 4 3 0
Tipo: Material Material
17 TRA Material TRA 1.000,00 € 0 0 0 0 0
Tipo: Costo Costo
18 INFR Costo INFR 0 0 0 0 0

m
19 TEAM Costo TEAM 0 0 0 0 0

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20 RISK Costo RISK 0 0 0 0 0

5. Una imagen con las excepciones del calendario del recurso Ana

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o.
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vi y re
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Th

Las vacaciones están programadas para la semana 4 como se observa en el Diagrama Ganntt. Con el cambio de
calendario en este paso no cambia la duración del proyecto.

https://www.coursehero.com/file/56159507/Caso-Practico-C4-Unidad-2-GBApdf/
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Continuar con el fichero inicial, vinculándolo con el pool de recursos, obteniendo:

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6. Una imagen del Gantt de seguimiento después de grabar la línea base sin asignar recursos.

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Antes de grabar la línea base Diagrama Gantt

o.
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Gantt de seguimiento sin grabar línea base

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https://www.coursehero.com/file/56159507/Caso-Practico-C4-Unidad-2-GBApdf/
 Gantt de seguimiento después de grabar la línea base

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7. Una imagen del Gantt de seguimiento después de grabar la línea base después de asignar recursos.

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Gantt de seguimiento Línea base grabada

o.
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Gantt de seguimiento Línea base grabada y recursos asignados

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Se debe tener en cuenta el calendario (Standart Madrid Caso 4 (2015)

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https://www.coursehero.com/file/56159507/Caso-Practico-C4-Unidad-2-GBApdf/
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o.
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Asignando los recursos se tiene
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8. Una imagen que muestre el número de auditorías de calidad por tarea.

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https://www.coursehero.com/file/56159507/Caso-Practico-C4-Unidad-2-GBApdf/
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AJUSTES FINALES

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Teniendo en cuenta lo anterior, se procede a ajustar el presupuesto, la programación, fijar nueva línea base y asignar recursos
que no queden con doble asignación.

o.
•
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Carlos con un 50% se incorpora a la actividad 3 y queda con 50% en la actividad 12
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• Con ello Ana pasa a tener un 50% de dedicacion en la actividad 3, 30% en la 6 y 20% en la 8. No se cruzan en
vacaciones
• Se coloca a Juan a apoyar labores que realizaba Cristina para la actividad 4. No tienen vacaciones, perfiles similares
• Selena sale de la actividad 15 y 17 y la remplaza Pedro en ambas
o

• Jose remplaza a Serena en la actividad 13

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• Pedro remplaza a Vicente en especificaciones

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• Feliz remplaza a Vicente en la actividad 17.

Finalmente se reprogramaron dos actividades que presentaban sobreasignación (la 3 y la 15), con lo cual se modificó la
duración del proyecto aunque se redujo el sobre costo del proyecto en presupuesto.
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RECOMENDACIÓN
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Hace falta seguir el ejercicio de reducción de costos y ajuste en tiempo en consideración a los perfiles con que se cuenta y tiempos
muertos de cada uno de ellos.
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https://www.coursehero.com/file/56159507/Caso-Practico-C4-Unidad-2-GBApdf/

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