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Material Curso Excel

Este documento proporciona instrucciones sobre cómo usar subtotales, tablas dinámicas y macros en Excel. Explica cómo crear subtotales usando la función SUBTOTALES, cómo configurar y personalizar tablas dinámicas agregando campos a diferentes áreas, y cómo grabar macros para automatizar tareas repetitivas usando el grabador de macros de VBA.

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Samuel Osorio Ramirez
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Este documento proporciona instrucciones sobre cómo usar subtotales, tablas dinámicas y macros en Excel. Explica cómo crear subtotales usando la función SUBTOTALES, cómo configurar y personalizar tablas dinámicas agregando campos a diferentes áreas, y cómo grabar macros para automatizar tareas repetitivas usando el grabador de macros de VBA.

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Manual Excel: Subtotales, Tablas dinámicas, Macros

SUBTOTALES (función SUBTOTALES)

Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es más fácil crear una lista con
subtotales usando el comando Subtotales del grupo Esquema de la pestaña Datos de la aplicación
de escritorio de Excel. Una vez creada la lista de subtotales, puede modificar la fórmula
SUBTOTALES y cambiar la lista.

Sintaxis

SUBTOTALES(núm_función,ref1,[ref2],...)

La sintaxis de la función SUBTOTALES tiene los siguientes argumentos:

Núm_función Obligatorio. El número 1-11 o 101-111 que especifica la función que se usará para
el subtotal. 1-11 Incluye las filas ocultadas manualmente, mientras que 101-111 las excluye; las
celdas filtradas siempre se excluyen.

Núm_función Función
1 PROMEDIO
2 CONTAR
3 CONTARA
4 MAX
5 MIN
6 PRODUCTO
7 DESVEST
8 DESVESTP
9 SUMA
10 VAR
11 VARP

Ref1 Obligatorio. Es el primer rango o referencia con nombre para el que desea obtener
subtotales.

Ref2,... Opcional. De 1 a 254 rangos o referencias para los cuales desea calcular el subtotal.
Crear una tabla dinámica
1. Seleccione las celdas a partir de las que quiera crear una tabla dinámica.

Nota: Los datos no deben tener filas o columnas vacías. Debe tener un encabezado de solo una fila.

2. Seleccione Insertar > Tabla dinámica.

3. En Seleccione los datos que desea analizar, haga clic en Seleccionar una tabla o
rango.  

4. En Tabla o rango, compruebe el rango de celdas.


5. En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, seleccione Nueva
hoja de cálculo para colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo u Hoja de
cálculo existente y, después, seleccione la ubicación en la que quiera que aparezca la
tabla dinámica.

6. Seleccione Aceptar.
Configurar una tabla dinámica
1. Para agregar un campo a la tabla dinámica, active la casilla del nombre del campo
en el panel Campos de tabla dinámica.

Nota: Los campos seleccionados se agregan a sus áreas predeterminadas: los campos no numéricos se agregan a Filas, las
jerarquías de fecha y hora se agregan a Columnas y los campos numéricos se agregan a Valores.

2. Para mover un campo de un área a otra, arrastre el campo al área de destino.


Automatizar tareas con la grabadora de
macros
Para automatizar una tarea repetitiva, puede grabar una macro con la grabadora de
macros de Microsoft Excel.

Al grabar una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos en código de Visual
Basic para Aplicaciones (VBA). Visual Basic Application (VBA) es un subconjunto del
potente lenguaje de programación de Visual Basic y se incluye con la mayoría de las
aplicaciones de Office. Aunque VBA le ofrece la capacidad de automatizar procesos dentro
de las aplicaciones de Office y entre ellas, no es necesario conocer el código de VBA ni
tener conocimientos de programación si la grabadora de macros hace lo que usted quiere.

Es importante saber que, al grabar una macro, la grabadora de macros captura casi todos
los movimientos que haga. Así, si comete un error en la secuencia (por ejemplo, haciendo
clic en un botón en el que no quería hacer clic), la grabadora de macros lo grabará. La
solución pasa por volver a grabar toda la secuencia o modificar el código de VBA. Por este
motivo, siempre que grabe algo, lo mejor es grabar un proceso con el que ya esté bastante
familiarizado. Si graba una secuencia de forma sencilla, la macro se ejecutará con mayor
eficacia cuando la reproduzca.

Las macros y las herramientas de VBA se pueden encontrar en la pestaña Desarrollador,


que está oculta de forma predeterminada, por lo que el primer paso consiste en habilitarla.

Grabar una macro


Hay algunos puntos útiles a saber sobre las macros:
 Al grabar una macro para llevar a cabo una serie de tareas en un rango de Excel, la
macro solo se ejecutará en las celdas del rango. Así, si ha agregado otra fila al rango, la
macro no ejecutará el proceso en la fila nueva, sino solo en las celdas del rango.
 Si ha planeado grabar un proceso largo de tareas, plantéese tener macros
relevantes más pequeñas en lugar de tener una macro larga.

Siga estos pasos para grabar una macro.

1. En el grupo Código de la pestaña Desarrollador, haga clic en Grabar macro.

-O BIEN-

Presione Alt+T+M+R.

2. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro. Cree un


nombre lo más descriptivo posible para que pueda encontrarlo rápidamente si crea más de
una macro.

Nota: El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres posteriores pueden ser letras, números o
caracteres de subrayado. No puede usar espacios en un nombre de macro; puede usar un carácter de subrayado para
separar palabras. Si utiliza un nombre de macro que también es una referencia de celda, puede aparecer un mensaje de error
que indica que el nombre de la macro no es válido.

3. Si quiere asignar un método abreviado de teclado para ejecutar la macro, en el


cuadro Tecla de método abreviado, escriba cualquier letra (valen tanto mayúsculas como
minúsculas) que quiera usar. Es mejor usar las combinaciones de
teclas Ctrl + Mayús (mayúscula), ya que la combinación de teclas de la macro invalidará
cualquier tecla de método abreviado predeterminada equivalente de Excel mientras esté
abierto el libro que contiene la macro. Por ejemplo, si usa Ctrl+Z (deshacer), perderá la
posibilidad de deshacer en esa instancia de Excel.
4. En la lista Guardar macro en, seleccione la ubicación en la que quiera guardar la
macro.
5. En el cuadro Descripción, de manera opcional, escriba una descripción breve de la
función del calendario.

Aunque el campo de descripción es opcional, se recomienda que escriba una descripción.


Intente también indicar una descripción apropiada con información que pueda ser útil para
usted o para otros usuarios que vayan a ejecutar la macro. Si crea una gran cantidad de
macros, la descripción le puede ayudar a identificar rápidamente qué macro hace qué; de
lo contrario, tendrá que ir probando.

6. Haga clic en Aceptar para iniciar la grabación.


7. Realice las acciones que desee grabar.
8. En la pestaña programador, en el grupo código, haga clic en Detener
grabación   .

-O BIEN-

Presione Alt+T+M+R.

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