ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

INSTRUCTOR

LORENZO PEÑA RAMOS

PRESENTADO POR:

MAIRA VANESA CÓRDOBA HERRÁN

SENA
2021

Por lo anterior, se hace necesario reflexionar sobre las implicaciones que conlleva
la administración documental, para ello es importante desde los saberes previos
sobre la temática, intentar dar respuesta a las siguientes preguntas:
 ¿Qué importancia revisten los documentos en las organizaciones?
R/ Los archivos y documentos son elementos imprescindibles para cualquier tipo
de empresa. Son necesarios para mantener un control y al mismo tiempo se
utilizan para consultar o buscar referencias de movimientos anteriores
 ¿Qué clases documentos conoce y qué procesos para su administración
conoce?
 R/ Documentos textuales: como su nombre lo indica, este tipo de
documentos son todos aquellos que se basan en el lenguaje escrito. Es
decir, que contienen información escrita sobre algún aspecto.
Evidentemente, los documentos de este tipo tienen un soporte en papel, lo
que los hace perecederos e incluso difíciles de almacenar. Dentro de este
tipo de documentos podemos encontrar libros, revistas, actas de nacimiento
y matrimonio, historiales médicos y académicos, etc. Estos documentos,
por sus características, se les suele almacenar en grandes archivos.
 Documentos sonoros: este tipo de documentos son todos aquellos que se
almacenan en algún soporte magnetofónico o que registre y almacene
sonido. Por lo tanto, estamos hablando de documentos que se basan
principalmente en el lenguaje oral o en sonidos como piezas musicales.
Para grabarlos se necesita de algún medio tecnológico como una
grabadora de sonidos. Este tipo de documentos pueden tener un soporte
físico, como cintas, o más recientemente se pueden almacenar
digitalmente, lo que no ocupa espacio. Como lo decíamos, estos archivos
pueden ser música, entrevistas, historias de vida, etc.
 Documentos audiovisuales: este tipo de documentos, tal y como lo indica
su nombre, son todos aquellos que se basan en imagen y sonido, por lo
que se almacena igualmente en cintas. Evidentemente se trata
de vídeos donde se registra algún hecho o evento con ayuda de
una cámara de vídeo. En este caso podemos mencionar como ejemplos las
películas, la programación que emiten las televisoras, vídeos caseros, etc.
 Documentos fotográficos: es más que obvio que este tipo de documentos
se refieren a fotografías que se hayan tomado mediante la utilización de
cualquier tipo de técnica, ya sea análoga o, más recientemente, digital. Las
fotografías, al igual que los demás documentos, transmiten un mensaje o
información relacionada con algún evento o hecho concreto.
  Documentos digitales: debido a los avances tecnológicos los documentos
se pueden almacenar digitalmente, además de que se pueden producir de
esa manera. Hoy en día podemos crear documentos textuales por medio de
procesadores de texto, grabar sonidos a través de la computadora y tomar
fotografías con cámaras digitales. Es por ello que este tipo de
almacenamiento se está volviendo muy popular. La gran ventaja de estos
documentos es que no ocupan espacio físico, por lo que es más fácil
guardarlos y llevarlos a todas partes.
 Documentos Públicos: El Documento o instrumento público es aquel
Documento expedido o autorizado por funcionario público o fedatario
público competente y que da fe de su contenido por sí mismo.
 Documento Privado :Documento privado es aquel documento realizado
entre particulares en el que no ha intervenido ningún funcionario público.
 Según el mensaje informativo:  O por la forma de expresión del contenido
hablaríamos de documentos textuales (libros, revistas, etc.) y documentos
no textuales (gráficos como mapas, planos, etc.; sonoros como cintas,
discos, etc.; iconográficos como fotografías, carteles, etc.; audiovisuales
como películas, vídeos, etc.;
informáticos como programas de ordenador; tridimensionales como
esculturas o juguetes; compuestos o multimedia cuando el documento
combina varios contenidos mencionados anteriormente); o por la
transformación del contenido hablaríamos de documentos primarios
(originales, como libros y revistas, etc.), secundarios (que hacen referencia
a los documentos primarios, como bibliografías, catálogos, índices,
sumarios, boletines, bases de datos, etc.) y terciarios (tienen estructura
formal de secundarios, pero contenido primario, como los diccionarios,
enciclopedias, léxicos, tesauros, etc.).
 Según la posibilidad o forma de transmisión o difusión: Desde el punto
de vista social hablaríamos de documentos públicos, reservados e inéditos;
y desde el punto de vista temporal hablaríamos de documento periódicos o
no periódicos (de naturaleza monográfica).
 Según el soporte material: Hablaríamos de documentos de papel (libros,
revistas, folletos, etc.), material químico (películas), material magnético
(cintas de vídeo, disquete de ordenador, casetes, etc.), soportes ópticos
(CDROM, DVD, vídeo-discos, etc.),
 ¿Qué entiende por tipología documental?
R/ La tipología es la ciencia que estudia los tipos o clases, la diferencia intuitiva y
conceptual de las formas de modelo o de las formas básicas. La tipología se
utiliza mucho en términos de estudios sistemáticos en diversos campos de estudio
para definir diferentes categorías en este caso la documental
 ¿Por qué considera importante la administración documental en las empresas,
tanto públicas como privadas
R/ Un sistema eficiente de gestión documental tiene como objetivo llevar el
almacenamiento físico de documentos al plano digital, lo que implica una mejora
sustancial en varios aspectos de la administración de una empresa
hace necesario que el aprendiz en formación apropie los conocimientos basados
en los siguientes temas:
 Definición de documentos
R/ Los documentos escritos son las fuentes de información más tradicionales y
las que mayor cantidad de datos directos pueden proporcionar acerca de los
acontecimientos históricos estudiados
 Características de los documentos
R/ La misma capacidad del documento debe servir de prueba fidedigna para
hacer referencia a su autoridad y veracidad como prueba. ... *Integro: que
el documento este completo y no haya sido alterado *Disponible: La capacidad de
ser localizado, recuperado, presentado e interpretado
 Importancia de los documentos
R/ La importancia del documento es que es algo que en su momento ha sido
tangible, que recoge un hecho concreto que podemos conocer en la actualidad y,
de la misma manera, podemos guardar todo tipo de documentación hoy día para
que en nuestras futuras generaciones sepan y se informen de cómo era nuestra
sociedad
 Clasificación de los documentos
R/ La clasificación es el proceso que permite agrupar de forma jerárquica
los documentos, de acuerdo con los principios de procedencia, orden original u
otros factores. Por lo general, se consideran tres elementos en este proceso:
acciones, estructura orgánica y asuntos
 Tipología documental
R/ Tipología documental: estudio que se realiza basándose en el reconocimiento
de los elementos externos que hacen referencia a la estructura física, la forma de
presentación del documento (género, soporte y forma) e internos, el "contenido
sustantivo del documento (actividad) y la naturaleza de su origen y la función
1. explicar mediante seis ejemplos de tipos documentales la valoración de los
mismos y determinar su disposición final.
TIPOS DE DOCUMENTOS VALORACION DISPOSICION FINAL
Informe de actividades Informe detallado de las En referencia a la tabla de
actividades organizativas retención permanecerá en
del día a día este reporte el archivo de gestión 2
incluye datos relativos a años 5 años en el archivo
 registros de producción central con posteriormente
costos gastos de recurso destrucción
exámenes de los procesos
e incluso la contabilidad
Comunicaciones oficiales Recibidas o producidas en En referencia a la tabla de
desarrollo de las funciones retención permanecerán en
asignadas legalmente a el archivo de gestión 5 a 10
una entidad años en el archivo central
independientemente del con posterior destrucción
medio utilizado son las
comunicaciones escritas
sobre asuntos del servicio
publico en las
dependencias
Orden de trabajo Una orden de trabajo es un Su tiempo de vigencia es
documento donde se de 3 años en el archivo de
especifica por escrito las gestión de la empresa
instrucciones del trabajo o como soporte después
servicio a realizar este tipo podrá ser destruido
de documento puede mediante acta de
adaptarse dependiendo de destrucción
las características de cada
empresa pública o privada

Misión de servicios La orden de servicio es un Su tiempo de vigencia es

documento para facilitar la de 2 años en archivo de
comunicación entre el gestión de la empresa
gestor y su colaborador como soporte después
una orden de servicio podrá ser destruido por
contiene toda la medio de acta
información necesaria para
que el empleado entienda
el servicio que debe
realizar
Acta de instrucciones Documento de carácter En referencia a la tabla de
oficial donde se determina retención permanecerá en
un determinado suceso a el archivo de gestión 2
nivel general puede decirse años 15 años en el central
que estos documentos con posterior destrucción
deben ser exactos
convenio Acuerdo de voluntades Tabla de retención
verbal o escrito permanecerá en el archivo
manifestando en común de gestión 2 años y en el
entre dos o más personas central 20 años y posterior
en obligación de resultados destrucción por medio de
acta