PROGRAMA DE CONTROL DE PROVEEDORES Y

MATERIA PRIMA
BOGOTÁ
2019
VERSIÓN 1.0
 PROGRAMA DE CALIBRACIÓN
VERSIÓN: 01

PÁGINAS: 2 DE 14 FECHA: 20-FEBRERO-2019

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN
2. OBJETIVO
2.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
3. ALCANCE
4. DEFINICIONES
5.PLANEACIÓN DEL PROGRAMA
6. DESARROLLO
7. FORMATOS PARA CONTROL
8. REFERENCIAS DOCUMENTALES
9. ANEXOS
 1. INTRODUCCIÓN
Todas las materias primas e insumos empleados en la fabricación de alimentos deben cumplir con
una serie de requisitos sanitarios que garanticen la inocuidad de los productos. El control de
proveedores es esencial en los procesos de alimentos. En muchos casos será necesario desarrollar
procesos de asistencia técnica a proveedores y/o suscribir contratos de aprovisionamiento de
materias primas con el objetivo de asegurar la calidad sanitaria delos productos elaborados por la
empresa ALWAYS COFFE, por ello es importante mantener un control de los proveedores que la
empresa requiere para el procesamiento de café liofilizado.

2. OBJETIVO
Propiciar que todas las materias primas e insumos empleados en la fabricación de café liofilizado
cumplan con una serie de requisitos sanitarios que permitan obtener el producto inocuo, por ello se
debe alcanzar la clara importancia del programa y la aplicabilidad del mismo.

2.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Tener la identificación de cada uno de los proveedores de materias primas e
insumos presentes en la empresa, teniendo registros de inocuidad, y sanitización.
 Tener un reporte de materias primas por parte del proveedor junto su ficha técnica y
control de insumos de entrada y salida.
3. ALCANCE
El programa abarca proveedores, materias primas e insumos adquiridos por la fábrica y destinados a
la adecuada producción y empaque del café liofilizado, comprende la determinación de
especificaciones, criterios y procedimientos de selección, aprobación e inspección de proveedores.

4. DEFINICIONES
Control: Condición en la que se observan procedimientos correctos y se verifica el cumplimiento
de los criterios técnicos establecidos.
Criterios de Aceptación y Rechazo de Proveedores: Es un rango porcentual de cumplimiento de
requisitos, en el cual se especifica si se continúa con el Proveedor o si definitivamente se deja de
realizar acuerdos.
Criterios de Selección de Proveedores: Son los requisitos que el proveedor debe cumplir para
tener una negociación con la cadena logística de la organización.
Fichas técnicas de materia prima: Son las especificaciones que poseen los productos ofrecidos
por los proveedores de la organización, en el cual se evidencia el cumplimiento de los requisitos de
ley, como el manejo mismo del producto.
Insumo: Son materiales secundarios que ingresan a la etapa de procesamiento de los productos que
ofrece la organización.
Materia Prima: Se denomina como el material indispensable para poder efectuar el procesamiento
de los productos que identifican a la organización.
Proveedor: Es la organización que abastece las materias primas e insumos que sirven para la
organización procesar sus productos.
PEPS: Denota en la actividad de almacenamiento la acción de “primero en entrar primero en salir”.
 5.PLANEACIÓN DEL PROGRAMA
Tabla 1. planeación del programa de control de proveedores y materia prima.
IDENTIFICACIÒN ÀREA ELEMENTO ESPECIFICACIONES DOCUMENTACIÒN ENCARGADO
DE ZONAS

EVALUACION Y Se han establecido POE-PMP-001 Operador

SELECCIÓN DE criterios y IGC-PMP-003 encargado
PROVEEDORES procedimientos de
selección y aprobación
de proveedores,se hace
Bodega los criterios de selección
materia e proveedores
B prima,
L bodega
A producto
N terminado
C y zona de
O producción. IDENTIFICACION DE Se han solicitado fichas Anexo 1 y 2 (fichas Ingeniero
LAS MATERIAS técnicas de cada MPI técnicas de materias encargado
PRIMAS con el fin de tener primas)
claridad en los criterios
para la aprobación de
las mismas.

RECEPCION DE Se tienen establecidos POE.PMP-002 Operador

MATERIAS PRIMAS E los criterios de IGC-PMP-001 encargado
INSUMOS (MPI) aceptación y rechazo FMT-PMP-001
para las MPI, los cuales
se controlan en la
recepción de los mismos

PROGRAMACION DE Se tiene establecido el FMT.PMP-002 Ingeniero

VISITAS cronograma de visita a encargado
proveedor con el fin de
verificar las condiciones
higiénicas sanitarias
para asegurar la calidad
de las MPI

CRITERIOS DE Se tiene establecido el VER NUMERAL 6 Operador

ALMACENAMIENTO sistema de rotación encargado
PEPS y se cuenta con
un código de BP en
almacenamiento con el
fin de asegurar
condiciones adecuadas
evitando la
contaminación

VERIFICACION Y Las actividades de este IGC-PMP-002 Ingeniero

AUDITORIA programa se verifican encargado
mediante lista de
chequeo
6. DESARROLLO
Para las buenas prácticas de almacenamiento se deben seguir los siguientes pasos
 La recepción de materias primas e insumos debe realizarse en condiciones que eviten su
contaminación, alteración y daños físicos.
 Las materias primas e insumos deben ser inspeccionados en el momento del recibo para
verificar si cumplen con los criterios de aceptación y rechazo establecidos por la fábrica de
café liofilizado ALWAYS COFFE clasificados y sometidos a análisis microbiológicos
periódicos, para determinar si cumplen con las especificaciones de calidad establecidas.
 Las materias primas e insumos almacenados en bodega deben ser correctamente estivados y
ubicados en los estantes destinados para cada tipo de producto.
 Al recibir las MPI se les debe asignar un número de lote interno además se debe registrar la
fecha de vencimiento, el proveedor y el lote del producto dado por el fabricante.
 Los detergentes deben ser almacenados en estibas y estantes separados, y diferentes a los
estantes donde se almacenan las además MPI.
 El material del empaque deberá ser de material apropiados y conferir una protección
apropiada contra la contaminación
 Los empaques no deben haber sido utilizados previamente para algún fin diferente que
pudiese ocasionar la contaminación del alimento a contener.
 Los empaques deben ser inspeccionados antes del uso para asegurarse que estén en buen
estado, limpios y/o desinfectados (caso de los huevos). Cuando son lavados, los mismos se
escurrirán bien antes de ser usados.
 Los empaques se deben mantener en condiciones de sanidad y limpieza cuando no estén
siendo utilizados en la fabricación.
 El empaque deberá hacerse en condiciones que excluyan la contaminación del producto.
 Cada producto deberá estar marcado y debe tener los siguientes datos: nombre de la
empresa productora, día de fabricación, mes de fabricación, año de fabricación y nombre
del producto.
 De cada lote deberá llevarse un registro, legible y con fecha de los detalles pertinentes de
elaboración y producción. Estos registros se conservarán durante un período que exceda el
de la vida útil del producto, pero, salvo en caso de necesidad específica, no se conservarán
más de dos años.
 7. FORMATOS PARA CONTROL

CÓDIGO: POE- FECHA DE

PMP-001 EMISIÓN: 20
/02/2019
PROGRAMA DE CONTROL DE PROVEEDORES Y MATERIA
PRIMA
PÁGINA 6 DE VERSIÓN: 01 Procedimiento de selección y aprobación de proveedores
14

OBJETIVO:  Establecer los pasos a seguir para el procedimiento de aceptación o rechazo de proveedores en casos de mora o
algún inconveniente de calidad.

Procedimiento Frecuencia Encargado

Se identifican las necesidades de materias Operador de recibo de materia prima
primas e insumos, y las características que Cada vez que se requiera un y/o Ingeniero encargado
deben cumplir para la elaboración de los nuevo proveedor
productos de la fábrica de café liofilizado.
Se hace contacto con las empresas que
pueden proveer la materia prima.
Se aplican para cada proveedor de cada
materia prima los criterios que se encuentran
en el formato de criterios de selección de
proveedores ver IGC-PMP-003
Si al aplicar los criterios el proveedor
califica igual o mayor a 30 puntos, se
considera proveedor aprobado, si la
calificación es menor de 30 se rechaza y se
sigue el proceso con otro ver IGC-PMP-002
Se solicita materias primas con su
identificación y certificados de calidad
correspondientes a cada lote.
CÓDIGO: POE- FECHA DE
PMP-002 EMISIÓN: 20
/02/2019
PROGRAMA DE CONTROL DE PROVEEDORES Y MATERIA
PRIMA
PÁGINA 7 DE VERSIÓN: 01 Procedimiento de selección y aprobación de materia prima e
14
insumo
OBJETIVO:  Establecer los pasos a seguir para el procedimiento de aceptación o rechazo de materia prima en casos de mora
o algún inconveniente de calidad.

Procedimiento Frecuencia Encargado

Se identifica que clase de materia prima e 2 veces por semana Operador de recibo de materia prima
insumo se recibe.
A partir de la materia prima o insumo mirar
los criterios de aceptación o rechazo de
materias primas e insumos ver IGC-PMP-
001
Si el producto se acepta se lleva al lugar
donde corresponde (bodega) para su
disposición en la elaboración
Tener un control de recepción de materia
prima e insumos llenar FMT-PMP-001
En caso de incumplimiento de algún Esporádicamente Ingeniero encargado
proveedor ver IGC-PMP-003
CÓDIGO: IGC- FECHA DE
PMP-001 EMISIÓN: 20
/02/2019
PROGRAMA DE CONTROL DE PROVEEDORES Y MATERIA
PRIMA
PÁGINA 8 DE VERSIÓN: 01 Procedimiento de selección y aprobación de materia prima e
14
insumos
OBJETIVO:  Criterios de aceptación de materia prima e insumos.

Materia prima o insumo Rechaza si: Encargado

Café tostado Si el producto llega en costales rotos, Operador recibo materia prima
sucios y/o en mal estado, si el producto no
tiene fecha de lote, fecha de vencimiento,
no están las cantidades pedidas, si hay
algún rechazo dependiendo de los
resultados de muestreo.
Agua Control de muestreo hay alguna
deficiencia de calidad, si no llega en los
taques establecidos sin ninguna
contaminación que afecte a la materia
prima, con la ficha de tratamientos.
Material de envasado Si presentan algún mal estado como rotos,
ralladuras, no está etiquetado debidamente
por problemas de impresión, mal loteado.
CÓDIGO: IGC- FECHA DE
PMP-002 EMISIÓN: 20
/02/2019
PROGRAMA DE CONTROL DE PROVEEDORES Y MATERIA
PRIMA
PÁGINA 9 DE VERSIÓN: 01 Procedimiento de selección y aprobación de proveedor
14

OBJETIVO:  Criterios de aceptación de proveedor según las normas de calidad.

Proveedor: Fecha: Auditor:

ASPECTO Cumple Cumple No Presenta Ausente

totalmente en parte cumple una falla
crítica
RESPONSABILIDAD GERENCIAL
Existe una política de calidad
Se revisa rutinariamente la efectividad del sistema de calidad

INSTALACIONES Y EQUIPOS
Infraestructura de tamaño suficiente
Los equipos están ubicados de manera que el
proceso sea continúo impidiendo la contaminación cruzada.
Las bodegas de almacenamiento protegen el producto de la
contaminación.
BPM Y OTROS FUNDAMENTOS
El abastecimiento de agua es suficiente para el proceso.

Se controla la calidad del agua.

Se cuenta con un cronograma de L&D.
Las sustancias de L&D se emplean de acuerdo a las
instrucciones y requisitos legales.
Existe un programa para impedir el ingreso y anidamiento de
plagas.
Se realiza una inspección para comprobar la efectividad del
programa de plagas.
Al personal se le realiza una valoración médica antes de su
ingreso.
Se cuenta con especificaciones de prácticas higiénicas para los
manipuladores de alimentos y los visitantes.

Se realiza buen manejo de residuos sólidos y líquidos al interior

de la planta de proceso.
Se cuenta con un área de disposición de residuos sólidos.
Se cuenta con un programa de capacitación y entrenamiento
para el personal el cual esta en funcionamiento.
Se cuenta con un programa de mantenimiento preventivo de
equipos.
Los técnicos encargados del mantenimiento preventivo han sido
entrenados y dotados con los instrumentos para realizar su
trabajo.
Realizan calibración a los instrumentos de medición que así lo
requieren.
ASPECTO Cumple Cumple No Presenta Ausente
totalmente en parte cumple una falla
crítica
CONTROL DE OPERACIONES
Se llevan controles en cada uno de los
procesos
Control de materias extrañas
Los productos son sometidos a inspección
y ensayos para asegurar la conformidad
con las especificaciones.
Control de alergenos
Control de despachos
Se cuenta con un procedimiento de
Identificación y trazabilidad de los
productos terminados.
SISTEMA DE CALIDAD
La planta de producción cuenta con la
aprobación sanitaria por parte de la
secretaria de salud.
Tienen implementado y certificado el
Sistema HACCP
Tienen implementado y certificado el
Sistema ISO 9000 / 14000
Se ha diseñado y puesto en marcha un
programa de auditoria interna. Las
auditorias son realizadas sobre los
productos y los procesos con la frecuencia
adecuada.
Existen procedimientos para el manejo de
quejas y reclamos.
Se han establecido procedimientos para
revisar los datos de calidad y establecer las
mejoras del proceso o de la conformidad
del producto con las especificaciones.
Tienen control con análisis de laboratorio
CONCEPTO:
ACCIONES CORRECTIVAS
ACCION FECHA PREVISTA

AUDITOR PROVEEDOR
NOMBRE O FIRMA NOMBRE O FIRMA
CÓDIGO: IGC- FECHA DE
PMP-003 EMISIÓN: 20
/02/2019
PROGRAMA DE CONTROL DE PROVEEDORES Y MATERIA
PRIMA
PÁGINA 11 DE VERSIÓN: 01 Procedimiento de selección y aprobación de proveedores según
14
su puntaje
OBJETIVO:  Seleccionar el nuevo proveedor de acuerdo a los requisitos pre-establecidos en los formatos de calidad.

INFORMACION GENERAL DEL PROVEEDOR

RAZON SOCIAL Y/O NOMBRE:
MATERIA PRIMA O INSUMO:
DIRECCION: No. TELEFONO
CIUDAD:
PERSONA DE CONTACTO:
E-CORREO:

Califique de 1 a 5 los siguientes criterios; siendo 1 el menor y 5 el mayor:

EVALUACION
CRITERIOS 1 2 3 4 5 TOTAL
CRITERIO LEGAL
Documentación legal frente al ministerio de la protección social
Documentación ante el INVIMA
Cumplimiento de normas gubernamentales
CRITERIO COMERCIAL
Recibir la oferta del proveedor donde se relacione la cotización, la muestra, y la
ficha técnica del producto.
Condiciones generales de negociación y forma de pago
Respuesta a condiciones de reclamo
CRITERIOS DE CALIDAD DEL PRODUCTO
Cumple con los requerimientos y especificaciones de las fichas técnicas de M&M
Baby’s.
Reporta los análisis fisicoquímicos / microbiológicos
Aplicación de las BPM
Sistemas de calidad ISO o HACCP
TOTAL

Toma de desición

Mayor a 30 acepta
Menor a 30 rechaza
CÓDIGO: FMT- FECHA DE
PMP-001 EMISIÓN: 20
/02/2019
PROGRAMA DE CONTROL DE PROVEEDORES Y MATERIA
PRIMA
PÁGINA 12 DE VERSIÓN: 01 Formato de recepción de materia prima e insumos
14

OBJETIVO:  Mantener el control de recibo o rechazo de materia prima e insumos.

FECHA TIPO DE LOTE DE FECHA DE LOTE PROVEEDOR RECIBO RESPONSABLE

D/M/AA M.P O M.P O VENCIMIENTO INTERNO
INSUMO INSUMO ASIGNADO

CÓDIGO: FMT- FECHA DE

PMP-002 EMISIÓN: 20
/02/2019
PROGRAMA DE CONTROL DE PROVEEDORES Y MATERIA
PRIMA
PÁGINA 13 DE VERSIÓN: 01 Cronograma de visitas al proveedor
14
OBJETIVO:  Mantener el control de calidad de la materia prima en las visitas al proveedor.

Fecha Observaciones Firma de auditor Firma de proveedor

8. REFERENCIAS DOCUMENTALES
Decreto 3075 del Ministerio de Salud 1997
Decreto 60 del Ministerio de Salud 2002
9. ANEXOS
 Hoja de vida proveedor café
 Hoja de vida proveedor agua
 Hoja de vida proveedor de material de envasado.
 Ficha técnica café tostado
 Ficha técnica material de empaque