ANALISIS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ID.302556 JENNYFFER ADRIANA MURILLO BETANCOURT

ID 747770. VANESSA ALEXANDRA SUAREZ TAFUR
ID 744029 NATALY MICHELL CASTELLANOS ANGULO
ID: 755297 LUCRECIA DEL PILAR MARTINEZ GONZALEZ

COORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
FUNDAMENTOS DE DERECHO
CONTADURÍA PUBLICA
Ibagué Tolima
2020
1. Nombre de la organización

Hospital Federico Arbelaez cunday Tolima

2. Descripción breve de la organización

 QUIENES SOMOS.

Somos el nuevo Hospital Federico Arbeláez de Cunday Tolima. En esta empresa encontrará un
equipo de trabajo sólido, pujante, innovador y dinámico. Aquí no encontrará empleados sino
socios y amigos, pues sentimos que esta institución hace parte del éxito de nuestra familia.

 MISION 

Somos una Empresa Social del Estado que busca brindar atención integral en salud a los
pacientes que consultan a esta institución, basados en los más altos estándares de Calidad,
mejorando así las condiciones de vida de los habitantes de Cunday, generando un impacto en
la Salud Pública del Departamento a través de Prevención de la enfermedad, promoción de
políticas saludables de vida y proporcionando adecuados tratamientos a cada patología, con la
consiguiente disminución de las tasas de morbimortalidad por enfermedades prevenibles.

 VISION 

Posicionarnos como una de las mejores I.P.S. de salud de baja complejidad a nivel Regional y
Departamental, obteniendo no solo la Habilitación sino la Acreditación, al brindar Servicios de
salud acorde con los más altos estándares de Calidad en la atención.

3. Diagnóstico de los sistemas de información de la organización (tipo de sistema

implementado, usuario, estado actual del sistema, rendimiento desempeño y
sistemas)

Sistema de información Hospitalaria, desarrollo de sistemas informáticos que soportan su

funcionamiento en programas diseñados especialmente para el correcto funcionamiento en
todas las áreas del hospital.
El sistema de Información Sihos web 2011 es una aplicación completamente desarrollada en
ambiente WEB, intuitiva, amigable, fácil de operar por todos los usuarios del sistema, se
ejecuta desde el navegador de Internet explorar en una res local, o se puede acceder
públicamente si así se requiere.

Los usuarios del sistema sihos web, son todas las personas que laboran en los hospitales ya
que manejan subsistemas de acuerdo con el área; Entre ellos encontramos:

 Gerencia de nivel superior y medio: en este caso tienen acceso a todos los aplicativos
que se encuentran dentro del sistema, para la toma de decisiones.

 Gerencia operacional: son lo encargado de manejar la parte administrativa.

 Trabajadores del conocimiento: ingeniero de sistemas ya que es el encargado de la

actualización y manejo de la plataforma sihos.

 Trabajadores de datos: área de facturación que esta conformada por secretarias y

auxiliares administrativos ya facilitad el acceso a los diferentes servicios que presta el
hospital.

 Trabajadores de producción y servicio: en este módulo encontramos médicos, enfermera,

auxiliar de enfermería y ambulancia, que son los encargados de brindar el servicio a la
comunidad.

El sistema a la fecha es activo y se observa que surgen nuevas necesidades debido a la actual
emergencia sanitaria (Covid-19), por tal motivo el sistema hospitalario requiere actualizaciones
constantes con el fin de brindar mejor servicio a los usuarios.

El rendimiento del sistema es eficaz ya que, con el uso de él, se facilita el manejo al personal
que labora y hace uso del sistema hospitalario.

4. Caracterización (particularidades de cada sistema -área de operaciones en la

organización)
SiHO es la solución integral que tiene como objetivo fundamental, dar soporte a la operación y
administración de hospitales y clínicas; Formado por 16 módulos que se encuentran
completamente relacionados entre sí, lo que permite mantener el flujo de información constante
y efectivo, así como disponer de información confiable y oportuna, indispensable para la toma
de decisiones.

SiHO está creado y diseñado para satisfacer las necesidades de hospitales y clínicas, por
ende, para operar las 24 horas del día los 365 días del año. Su integridad se basa
principalmente en el acoplamiento de las dos áreas de un hospital:

 Área clínica
 Área administrativa

Se caracteriza por tener un grupo de acciones o elementos que ayudan a que la salud publica
pueda brinde un buen servicio en función de bienestar a toda la comunidad de subsistemas que
brinda apoyo, nos permite acceden a los documentos de manera rápida entre ellas
encontramos las siguientes:

1. Estadísticas: Contiene todos los reportes por módulo que son necesarios para la toma de
decisiones, tanto del área administrativa como del área clínica.
2. Caja: Este módulo permite un control centralizado de todos los de ingresos con los que
cuenta la unidad médica.
3. Cuentas por cobrar: Módulo que te permite llevar el control de la cartera de clientes, tales
como: aseguradoras, empresas con convenio, médicos, empleados, y pacientes
particulares en general.
4. Cuentas por pagar: Te facilita la gestión y control de las cuentas de proveedores y el flujo
de efectivo que se tiene en la unidad médica, así como la administración y programación
de pagos.
5. Contabilidad: Manejo total de todo lo relacionado a la contabilidad interna y externa de la
unidad médica, lo cual permite tener una imagen clara y verídica de la situación financiera
y contable, cumpliendo así con todas las disposiciones fiscales vigentes.
6. Inventarios: Módulo multi-almacén que facilita el control de los recursos físicos y
materiales que se manejan en cada uno de los almacenes de la unidad médica. La
 administración del inventario está centralizada ya que todas las entradas y salidas se
registran en un mismo inventario.
7. Compras: Este módulo te permite llevar un control preciso y centralizado de todo tipo de
compras que se realicen en la unidad médica, y al mismo tiempo evaluar a los proveedores
con base a variaciones de precios, tiempos de entrega y rechazos.
8. Sistemas de seguridad: El módulo de sistemas controla y lleva el monitoreo de todas y
cada una de las transacciones que se realizan en los diferentes departamentos. Cuenta
con diferentes niveles de seguridad en el acceso a cada una de las operaciones en el
sistema.
9. Laboratorio: Apoya y gestiona el servicio que se proporciona a pacientes internos y
externos en lo que se refiere a estudios de laboratorio. Además de poder interfazar
cualquier LIS disponible en el mercado.
10. Servicios auxiliares: Apoya y gestiona el servicio que se proporciona a pacientes internos
y externos en lo que se refiere a estudios de imagenología en el hospital, además el
módulo puede usarse para otras áreas de servicios auxiliares como: Endoscopía,
Inhaloterapia, Cardiología, entre otras. Puede interfazarse con cualquier RIS/PACS
disponible en el mercado.
11. Admision: El módulo de admisión permite entre otras cosas hacer el registro de un
paciente al hospital de manera rápida y sencilla, además de tener a la mano toda la
información del paciente para consultas de familiares o conocidos.
12. EXPEDIENTE CLINICO: Módulo central de SiHO. Almacena la información de todos los
pacientes que hayan recibido atención en el hospital, de tal forma que facilite las consultas
de la información clínica en el momento que sea requerida.
13. Nutrición: Monitorea las dietas de cada paciente hospitalizado para llevar un control de los
alimentos que deben ser preparados. Es posible formar dietas de acuerdo con las
características de cada paciente, como peso, talla, diagnóstico, etc.
14. Banco de sangre: Este módulo permite llevar un control detallado de las entradas y
salidas de sangre, así mismo, guarda información tan importante como la de donadores,
como el intercambio institucional de sangre.
15. Citas previas: El módulo de citas y precitas es el encargado de realizar las citas en la
agenda médica.
16. Suite Recursos Humanos: La Suite está conformada por módulos como Cálculo de
Nómina, Control de Asistencia, Recursos Humanos, Módulo de Supervisores y Kiosko para
los empleados.
5. Nivel de relacionamiento de los sistemas de información (relación entre sistema de
información por áreas y proceso).

Este sistema hospitalario nos brinda un servicio eficiente eficaz y conciso ya que cumple los
requerimientos en el momento que se solicita, son muy pocas las veces que falla y cuando lo
hace no es por el sistema si no por problemas de conectividad a la red.

6. Valor como activo informático (nivel de importancia para el óptimo desarrollo de las
funciones operativas de la organización)
 PARTE 2

1. Propuesta aplicación informática empresarial

Nombre de la aplicación

Gestión documental en las organizaciones

Descripción

La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión,

almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de importancia que se
manejan al interior de una empresa. Esto se lleva a cabo por medio de la aplicación de normas
técnicas que se caracterizan por su practicidad al momento de llevar a cabo la administración
de los archivos físicos y electrónicos.

Características

Algunas de las características clave en la gestión documental son:

 Check-in / check-out y bloqueo, para coordinar la edición simultánea de un documento

para que los cambios de una persona no sobrescriban los de otra persona.

 Control de versiones, por lo que se puede mantener la historia sobre cómo se creó el

documento actual y cómo difiere de las versiones anteriores.

 Roll-back, para “activar” una versión anterior en caso de error

 Registros de auditoría, para permitir la reconstrucción de quién hizo qué a un

documento durante el curso de su vida en el sistema.

 Comentarios y marcas.
Componentes

El archivo documental en las organizaciones este compuesto por los siguiente:

 El Programa de Gestión Documental, son las políticas archivísticas que va a desarrollar la

empresa en el corto, mediano y largo plazo, tales como: Consulta, almacenamiento,
reproducción y eliminación de los documentos.

 El Comité de Archivo, es un órgano empresarial integrado básicamente por un directivo o

quien éste designe, un contable, un jurídico y una persona con formación en gestión
documental, quien puede hacer las veces de secretario y demás personas que la empresa
considere que deban pertenecer a dicho comité. Este comité está encargado de tomar todas
las decisiones que tengan que ver con el manejo del archivo y correspondencia de la
empresa.

 El Cuadro de Clasificación Documental (CCD), es una herramienta archivística, que

utilizando códigos alfanuméricos nos muestra el listado de todas las series y subseries
documentales de las aéreas o dependencias de la empresa.

 Las Tablas de Retención Documental (TRD), nos muestran cuándo, cómo y dónde,

debemos retener los documentos en las diferentes fases del ciclo de vida de los
documentos, también su disposición y basándose en la valoración. Es importante anotar que
se debe crear una tabla por cada área o dependencia que produzca o tenga procesos
documentales.

 Tablas de Valoración Documental (TVD), Se elaboran solo cuando las empresas tienen
fondos acumulados de documentos, esta les hace un análisis y los organiza de acuerdo a
sus fechas extremas, su valor, con estos criterios se determina la disposición final de éstos.

 Manuales de Archivo y Correspondencia, éstos contienen las normas y procedimientos que

se deben aplicar, tanto en el archivo como en la correspondencia.
Todos los componentes de un Sistema de Gestión Documental son aprobados por el comité de
archivo.

Funcionalidad

El programa gestión documental en las organizaciones tendría una función muy importante en
el hospital federico Arbeláez para complementar el programa de sihos ya que nos ayudara a
mejorar algunas funciones.

 A llevar un control para tener un mejor orden de las historias clínicas.

 Un mayor almacenamiento para los documentos del hospital.
 Manejo de versiones actualizadas.
 Permite que podamos visualizar y manejar el programa en cualquier dispositivo electrónico.
 Compartir archivos e información entre colegas.
 Guardar información en la nube con el fin de liberar espacio.

2. Ventajas que se obtendría en la operación de la organización con la implementación de la

aplicación compuesta.

 Acceso a los documentos cuando son necesarios Ya no es necesario esperar a localizar

un documento en el archivo para poder empezar a gestionarlo.
 Tiempo/eficiencia de costes La eficiencia del empleado ahorra tiempo. Y en lo que
respecta a los negocios, el tiempo ahorrado es dinero ahorrado.
 Compartir archivos Con un sistema de gestión documental los usuarios pueden compartir y
colaborar en archivos y documentos con sus colegas, controlando con quién comparten
esos documentos.
 La empresa mejora su eficiencia y eficacia, lo que la lleva a tener una mejor productividad
y ser más competitiva.
 Reducir costos al bajar el consumo de papel físico entre un 40 al 50% y evita procesos de
reproducción (fotocopiado y digitalización) innecesarios para la empresa.

 Reducir tiempos y mejorar procesos, al tener fácil acceso a la información y los

documentos, además de evitar reprocesos y hasta utilizar personal adicional.

 Liberar el espacio físico, el cual se utilizará para desarrollar el objeto social de la empresa.
  Homologa todos los procesos documentales, tanto al interior de la empresa como los
relacionados con proveedores y clientes.

 Facilita la implementación de procesos y normas de calidad entre otras.

Parte 3 (estrategias seguridad informática).

Introducción

Se tiene como estrategia de seguridad informática para el hospital Federico Arbeláez de

cunday Tolima. Proteger los datos de los diferentes departamentos, ya que cada uno
maneja información distinta, en vista de estos riesgos que se generan, nace la necesidad
de elaborar un plan de Seguridad Hospitalaria que contribuya a prevenir, disminuir y
controlar dichos riesgos.

Que establezca normas y procedimientos de seguridad, para que la organización de

salud que contienen una gran cantidad de datos, sobre los estados de salud de los
pacientes y debido a alta cantidad de funcionarios del hospital se puede dar una fuga de
información, que puede ser sancionada debido a que está reglamentada por la ley 1581
de 2012, con el fin de evitar dichas problemáticas se propone implementar las siguientes
estrategias de seguridad informática:

1. Establecer una cultura de seguridad.

El equipo gerencial debe ser el primero en establecer la protección de datos como una
prioridad para la institución, dar ejemplo, capacitar sus empleados y exigir que se
cumplan los protocolos.
2. Configurar correctamente un cortafuegos o “firewall”

Busque personal capacitado para configurar “firewalls” que protejan el software hospitalario
de ataques externos. Los firewalls pueden basarse en hardware o software y un experto en
seguridad informática podrá aconsejarle de acuerdo a sus necesidades y sensibilidad de la
información.

3. limitar el acceso a datos críticos

En las empresas, el número de personas con acceso a datos críticos debe ser mínimo, para
garantizar mayor seguridad.

4. Hacer una copia de seguridad regularmente

 Cada semana, hay que realizar una copia de seguridad de los datos en un disco duro
externo o en la propia nube, o programar copias de seguridad automáticas para
garantizar que la información se almacene de forma segura.

5. Use contraseñas seguras y cámbielas regularmente

Utilice las mejores prácticas de contraseña segura, tales como:

 Utilice múltiples contraseñas para diferentes sistemas

 Cambiar contraseñas regularmente
 Use contraseñas complicadas que no son fáciles de adivinar
 Utilice la autenticación multifactorial (que se requiere para los sistemas de prescripción
electrónica)
 Permitir el restablecimiento de contraseñas para los usuarios que olvidan sus
contraseñas para evitar que las contraseñas escritas queden en ubicaciones
vulnerables
 Cambie la contraseña cada tres meses.

Seguridad de personal, control de entrada y salida.

Así mismo se observa, que el hospital Federico Arbeláez, no cuenta con una red de
seguridad privada (celaduría). Debido a esto los pacientes no cuentan con seguridad y
privacidad, ya que cualquier persona puede ingresar a diferentes horas sin control;
también se puede analizar que no cuentan con un control de entrada y salida del personal
que labora en la institución.

 Se propone la contracción de personal de seguridad y la implementación del programa

Sisca para un control de registro de entrada y salida de cada persona pues este es un
Sistema para el control de acceso de empleados, visitantes y contratistas, de una manera
rápida y segura.
Bibliografía

 https://federico-arbelaez-ese-cunday-34.webself.net/inicio
 http://dsp.mx/sistemas-de-informacion-hospitalaria
 https://www.hospisoft.mx/siho/#:~:text=SiHO%20es%20la%20soluci%C3%B3n
%20integral,administraci%C3%B3n%20de%20hospitales%20y%20cl%C3%ADnicas.

Parte 2

https://revistaempresarial.com/tecnologia/inteligencia-de-negocios/gestion-documental-papel-
importante-empresa/

https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/business-
challenges/paperless/la-gestion-documental-definicion-conceptos-clave-e-importancia-en-la-
actualidad.html#:~:text=Share%20to%20XING-,La%20gesti%C3%B3n%20documental
%20consiste%20en%20la%20captura%2C%20almacenamiento%20y%20recuperaci
%C3%B3n,y%20tambi%C3%A9n%20en%20formato%20electr%C3%B3nico

https://atsgestion.net/gestion-documental/#tema-4

http://digitalizar.org/files/gestion_documental_organizaciones.pdf

Parte 3
https://dondoctor.com/sector-salud-colombia/proteccion-de-datos-en-hospitales-10-politicas-de-
seguridad-informatica/
http://www.aratecnia.es/medidas-de-seguridad-informatica/