COMPRAS Y MANEJO DE INVENTARIOS

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y MARCO LEGAL

JESUS ABEL AFANADOR BARAJAS

INSTRUCTOR

ANA DEISY QUIROGA JIMENEZ

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
MODALIDAD VIRTUAL

UNIPANAMERICANA
FUNDACION UNIVERSITARIA
VILLAVICENCIO
2020

I
 INTRODUCCIÓN

La función de compras a menudo gasta más dinero que cualquier otra función de la

empresa, así que compras proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y

aumentar los márgenes de beneficio (González, 2006)

En el siguiente informe se da a conocer la importancia de las compras para la empresa

Pasitos S.A.S, relación del departamento de compras, un flujograma, donde se presenta en

forma secuencial las actividades que se realizan en el proceso de compras de la

organización, políticas internas que maneja la empresa pasitos S.A.S. Se encuentra un

marco legal con las leyes vigentes en el país relacionadas con los procesos de compras y

por último una propuesta con un nuevo proceso de compras.

II
 IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS

Toda empresa dedicada a la venta de un producto necesita de insumos para su producción.

Es aquí donde se denota la importancia de las compras. Sin estas, es imposible generar el

producto a vender. Pero no solo es importante contar con este tipo de sistemas, lo

importante es que este cumpla el objetivo máximo de la empresa: la utilidad.

Pasitos S.A.S actualmente es una empresa dedicada a la producción y comercialización de

calzado para niños en la ciudad de Bogotá. Pero se ha evidenciado que hay falencias

importantes que se deben tener en cuenta en el Departamento de Producción

específicamente en la sección de compras, por lo anterior es muy importante que se

modifique toda vez que este proceso genera impactos importantes en la rentabilidad y

calidad de la empresa ya que de esto depende la satisfacción frente a las necesidades de los

clientes.

Implementar controles de compras y proveedores debe ser oportuno ya que esto genera un

impacto en los artículos terminados frente a la calidad y minimiza fallas al incumplimiento

del producto a los clientes, frente a la elección de proveedores. Y la relación de Pasitos

S.A.S genera mutuos beneficios que generan valor a las exigencias de los clientes y esto

permite crear tácticas y nuevas proyecciones de todos los productos que fabrica

actualmente la compañía. Es importante que se generen requisitos antes de realizar compras

a los proveedores, ya que estos serán quienes van a proporcionar los suministros que deben

satisfacer los requisitos de producción.

III
Los principales objetivos de un sistema de compras son los de mantener un inventario

adecuado, mantener calidad en los productos, obtener precios bajos y el negocio siempre

competitivo. Mediante la evaluación de los sistemas de Pasitos S.A.S se logrará medir en

qué grado se están cumpliendo las metas y se propondrán mejoras que ayuden en la

persecución de nuevos objetivos.

Es de gran importancia contar con un área de compras, que se cuente con personal

capacitado en métodos y técnicas modernas de compra, que tengan responsabilidad con los

productos comprados ya que la eficacia de su función es determinante en las utilidades de

la empresa (Floyd, 1999).

El adecuado funcionamiento del departamento de la empresa Pasitos S.A.S garantiza

calidad en el servicio que se ofrece a los clientes poniendo especial atención en los

procesos internos relativos a su atención, dando un producto de calidad, una entrega

puntual y una logística adecuada con lo que la relación con los clientes y la disminución de

costes será factible, obteniéndose un mayor nivel de satisfacción , para alcanzar un

incremento de ventas , con lo que conjuntamente llegará a obtener una mejoría en los

resultados económicos y financieros y, por tanto en la rentabilidad de la empresa.

IV
 RELACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

El departamento de compras de la empresa Pasitos S. A. S sostiene una interacción vital

con el resto de departamentos y es así que logramos ser competitivos.

El objetivo primordial que tenemos como empresa es servir el programa de fabricación y

asegurar que los componentes y materias primas no falten ni en cantidad ni en calidad.

Desde el departamento de Compras, se muestran a otros departamentos las novedades en

recursos, productos o servicios relacionados con sus necesidades. Esto contribuye a crear

una corriente de valor dentro de la empresa, y construye una actitud común de innovación

que facilitará el crecimiento y la competitividad de la empresa en sus procesos internos.

Los plazos y procesos que se manejan en Compras afectan también a la planificación en

otros departamentos. Por eso se permite que haya una cierta visibilidad de la anatomía y del

estado de procedimientos y procesos del área de compras para que el resto de

departamentos puedan revisar y actualizar sus propias estrategias en función de ello.

En el departamento de compras de pasitos S.A.S se maneja una plataforma de

comunicación interna para compras, donde se proporciona un espacio donde se acude por

información, se resuelven dudas o pequeñas incidencias a la ves pueden realizar propuestas,

compartir imágenes, archivos quedando como registro toda la información de valor que se

genera en la interacción del área de compras con el resto de los departamentos.

V
 FLUJOGRAMA

El auxiliar de almacén recibe la Envía copias al proveedor y al

El auxiliar selecciona al
llamada del Jefe de Sección de 00 0 Auxiliar de Contaduría,
Proveedor correspondiente y
Fabricación solicitando la 0 archiva la tercera copia por
emite Orden de Compra
compra de materias primas. nombre de proveedores.

00
El proveedor, quien manifiesta haber
entregado los insumos al Auxiliar de Una vez, las mercancías
00 El auxiliar de contaduría
Compras. Allí se verifica que la solicitadas llegan a la empresa,
00 ordena la OC recibida por
factura cumple con los requisitos el auxiliar de contaduría recibe
orden numérico.
legales vigentes y los cálculos estén factura.
correctos, luego archiva F por
nombre del proveedor.
00

Luego de 15 días el auxiliar de

Se Envía OP al Jefe de El jefe de tesorería firma
contaduría emite Orden de Pago 00 00
Contaduría y archiva copia de el cheque que autoriza el
(OP) en duplicado por cada una de
OP junto con (F) pago al proveedor.
las facturas recibidas.

00
El auxiliar de compras de acuerdo con la factura (F)
verifica los insumos entregados oportunamente por el
proveedor. Registra las entregas en fichas de stock
por insumo (Kárdex) Sella la (F) y la devuelve a
Contaduría para su archivo.

VI
En el procedimiento que lleva Pasitos S.A.S para realizar compras se encuentran diferentes

errores como lo son:

1. En el punto uno, por lo general todo tiene que quedar con firma del jefe y el solo

ordena por medio de una llamada; tendría que haber solicitado a través de un

requerimiento de compra, este lleva a constatar que si se ordenó dicha compra.

2. En el punto 3 el procedimiento que se debería seguir es al momento del auxiliar

recibir la factura, la empresa debe anexar en la factura la remisión que es donde

especifica que es lo que el almacenista recibió de dicha factura, comparando que la

factura tenga los mismos productos que está especificando la remisión; lo que

recibió el almacenista, que sean los mismos productos las mismas cantidades.

Verificar que la factura tenga todo lo legal. Debe firmar el recibido y tener

especificado el método de pago.

VII
 POLÍTICAS INTERNAS

Políticas de compras de la empresa Pasitos S.A.S

1. Tener continuidad en el abastecimiento de la empresa.

2. Mantener los niveles de calidad de los productos.

3. Promover y fortalecer continuamente la transparencia, eficiencia y agilidad de

los procesos de compra.

4. Una vez, las mercancías solicitadas lleguen a la empresa, el auxiliar de

contaduría debe recibir Factura (F) en duplicado del Proveedor. Allí se verifica

que la factura cumpla con los requisitos legales vigentes y los cálculos estén

correctos.

5. Negociar descuentos y condiciones de pago.

6. Compras se encargará de notificar a sus proveedores cuando será el día de su

pago y a la ves negocia las formas y condiciones de pago por la compra o

servicio que se solicite.

7. Una vez llegué el pedido el Auxiliar de compras de acuerdo con la factura (F)

debe verificar los insumos entregados oportunamente por el proveedor.

VIII
 MARCO LEGAL
Relacionados
con: Importancia y/o
LEYES, DECRETOS (proceso: compras relevancia
y/o
inventarios)
Disminución del inventario final
por faltantes de mercancías.
Cuando se
Trate de mercancías de fácil
Artículo destrucción o pérdida, las
64 del Inventarios unidades del inventario final
Estatuto Tributario pueden disminuirse hasta en un
tres por ciento (3%) de la suma
del inventario inicial más las
compras.

Los inventarios representan (son)

bienes corporales (activos)
destinados a la venta en el curso
normal de los negocios
ley 1314 Art 63 Inventarios mantenidos para ser vendidos en
el curso normal de la operación
realiza un control cada
determinado tiempo o periodo, y
para eso es necesario hacer un
conteo físico.
Código de Comercio –Art. 450. Los inventarios se avaluarán de
Inventarios acuerdo con los métodos
permitidos por la legislación
fiscal.
Art. 65. PAR. Incs. 1º,2ºy 3º– El método que se utilice para la
Uniformidad en el método para la valoración de los inventarios, de
valoración de inventarios. Inventarios acuerdo con las normas de
contabilidad generalmente
aceptadas, deberá aplicarse en
la contabilidad de manera
uniforme, durante todo el año
gravable, debiendo reflejarse en
cualquier momento del período
en la determinación del
inventario y el costo de ventas.
El Libro de Inventarios y
Balances se abrirá con el balance
inicial detallado de la empresa.
Artículo 37 Código de comercio Inventarios Al menos trimestralmente, se
transcribirán, con sumas y saldos,
los balances de comprobación.
Este libro recogerá anualmente el
inventario, así como el balance

IX
 del ejercicio y cuentas de
resultados, que serán redactados
con criterios contables
generalmente admitidos”.
Proponer al Gobierno Nacional
las políticas públicas, planes,
programas y normas en materia
de compras y contratación
Decreto Ley 4170 Compras pública buscando la efectividad
entre la oferta y la demanda en el
mercado y criterios de
racionalización normativa, con el
fin de lograr una mayor
eficiencia, transparencia y
optimización de los recursos del
Estado.
son el marco legal para las
compras estatales electrónicas en
El decreto 2127 de 2002 y de la Compras Colombia. Es la base legal para
ley 527 de 1999 y la ley 80 los documentos electrónicos, la
transmisión electrónica de datos y
todo lo relacionado con las firmas
digitales.
Al iniciar sus actividades
comerciales, y por lo menos una
vez al año, todo comerciante
Código de Comercio –Art. 52. Inventarios elaborará un inventario y un
balance general que permitan
conocer de manera clara y
completa la situación de su
patrimonio”.
Define que el propósito de una
organización es identificar y
satisfacer las necesidades y
Compras expectativas de sus clientes y
ISO 9004 otras partes interesadas como:
empleados, proveedores,
propietarios, sociedad) para
lograr una ventaja competitiva y
para hacerlo de una manera eficaz
y eficiente.
En las compras de géneros que no
se tengan a la vista ni puedan
clasificarse por una calidad
Código de Comercio determinada y conocida en el
Artículo 914. Calidad media en comercio, o determinada en el
compras de género Compras contrato, bastará que el vendedor
los entregue sanos y de mediana
calidad, y si el comprador alega
que no son de recibo, la
controversia y sus efectos estarán
sometidos a las mismas reglas
establecidas en el Artículo

X
 anterior.

PROPUESTA

Nuevo proceso de compras para la empresa pasitos S.A.S.

1. El auxiliar de almacén recibe requerimiento de compra por parte del Jefe de Sección

de Fabricación solicitando la compra de materias primas, de allí el auxiliar

selecciona al Proveedor correspondiente. Emite Orden de Compra (OC) en

triplicado con detalle de los insumos a adquirir. Envía copias al proveedor y al

Auxiliar de Contaduría, archiva la tercera copia por nombre de proveedores.

2. La empresa debe asegurarse de que los productos comprados cumplen los requisitos

solicitados. Para ello, indica la Norma que deben llevarse a cabo las actividades de

inspección que sean apropiadas. Estas actividades deberán ser más rigurosas cuanta

mayor repercusión tenga el producto comprado para la calidad, y depender también

de la competencia demostrada por el proveedor.

3. Una vez, las mercancías solicitadas llegan a la empresa, el auxiliar de contaduría

recibe Factura y verifica

XI