4funciones Del Almacen 24
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ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES
Entre los elementos que forman la estructura del sistema logístico, en las empresas
industriales o comerciales, el almacén es una de las funciones que actúa en las dos
etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribución física, constituyendo una
de las actividades importantes para el funcionamiento de al empresa; sin embargo,
muchas veces fue olvidada por considerársele como la bodega o depósito donde se
guardaban los materiales que producción o ventas requería. Su dependencia de los
elementos mencionados, se basaba en la necesidad de contar con los materiales.
Normalmente una planta manufacturera o una empresa comercializadora deben tener tres
áreas en el almacén, como base de su planeación:
• Recepción.
• Almacenamiento.
• Despacho (entrega).
Algunas empresas le dan el nombre de inventario físico porque se trata de una estadística
física o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa.
1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito
en el libro de inventario, conforme la legislación.
Todos los materiales que entran a una unidad productiva deben pasar a través del
departamento de recepción para que su presencia en la planta quede registrada. Los
deberes de este departamento son:
En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las
finalidades del almacén, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo
de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente donde
se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos.
El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona
ya elegida, tiene que realizarse en función de tres factores:
• Primera entrada, primera salida para evitar que los artículos permanezcan mucho
tiempo en almacén sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas
condenan a las existencias antiguas a continuar en almacén mientras las nuevas
son despachadas.
• Reducir las distancias que recorren los artículos así como el personal. Esta es
una manera de reducir los costos de la mano de obra.
• Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercancía hay
una ocasión más para estropearla.
Despacho de inventarios.
De los registros que se tengan en la oficina mencionada debe ser posible en todo
momento conocer con precisión las existencias de los almacenes. Registros similares
se conservan en los propios almacenes en forma de tarjetas de anaquel o compartimiento.
Estas tarjetas se colocan en lugares específicos que registran los movimientos de las
existencias del almacén. En ausencia de un registro actualizado de existencias la tarjeta
de compartimiento es esencial, dado que es la única constancia de existencias en la
compañía, sin embargo, si un departamento de control de existencias funciona
correctamente, entonces la tarjeta de compartimiento es un instrumento innecesario y
desconcertante que consume un considerable tiempo del almacenista.