COLEGIO COMFANDI TULUA

INVESTIGACIÓN Y ARTE PARA HUMANIZAR LA VIDA

TECNOLOGIA E INFORMATICA
Docente: Ing. Lezly Jhovanna Carmona S
GRADO 11°

SEMANA 5 -6: 25 de febrero del 2019 – 08 de marzo del 2019

TEMA: FORMULARIOS Y BASES DE DATOS EN EXCEL

Cuando hablamos de formularios en Excel, es necesario recordar que podemos crear tres tipos
diferentes de formularios:
1. Formulario de datos.
2. Hojas de cálculo con controles de formulario o controles ActiveX.
3. Formularios de usuario en VBA.

MACROS EN EXCEL

Una macro nos ayuda a automatizar aquellas tareas que hacemos repetidamente. Una macro es
una serie de instrucciones que son guardadas dentro de un archivo de Excel para poder ser
ejecutadas cuando lo necesitemos.

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 ¿QUÉ ES UN FORMULARIO?

Un formulario, ya sea impreso o en línea, es un documento diseñado con formato y estructura

estándar que facilita la captura, la organización y la edición de la información.

Los formularios impresos contienen instrucciones, formato, etiquetas y espacios en blanco para
escribir datos. Puede usar Excel y plantillas de Excel para crear formularios impresos.

Tipos de formularios de Excel

Existen diversos tipos de formularios que puede crear en Excel: formularios de datos, hojas de
cálculo que contienen controles ActiveX y de formulario, y formularios del usuario de VBA. Puede
usar cada tipo de formulario por separado o puede combinarlos de diferentes maneras para crear
una solución que sea apropiada para su caso particular.

 Formulario de datos

Un formulario de datos proporciona una forma cómoda de escribir o mostrar una fila completa de
información en un rango o una
tabla sin desplazarse
horizontalmente. Verá que la
entrada de datos será más
sencilla con el uso de un
formulario de datos, ya que no
tendrá que desplazarse de
columna en columna en caso
de que tenga más columnas
de datos que las que pueden
verse en pantalla. Use un
formulario de datos cuando
sea suficiente un formulario
simple de cuadros de texto
que enumeren los
encabezados de columna
como etiquetas y no necesite
características de formulario
personalizadas ni sofisticadas, como un cuadro de lista o un control de número.

Excel puede generar automáticamente un formulario de datos integrado para el intervalo o la tabla.
El formulario de datos muestra todos los encabezados de columna como etiquetas en un único
cuadro de diálogo. Cada etiqueta tiene un cuadro de texto en blanco adyacente en el que el usuario
puede escribir los datos para cada columna, hasta un máximo de 32 columnas. En un formulario de
datos, puede agregar nuevas filas, buscar nuevas filas mediante navegación o, según el contenido
de la celda, actualizar o eliminar filas. Si una celda contiene una fórmula, su resultado se muestra en
el formulario de datos, pero no puede cambiar la fórmula mediante dicho formulario.

 Hoja de cálculo con controles ActiveX y de formulario

Una hoja de cálculo es un tipo de formulario que permite que el usuario escriba datos y los vea en
una cuadrícula; existen diversas características similares a los controles ya integradas en las hojas

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de cálculo de Excel, como validación de datos y comentarios. Las celdas se asemejan a cuadros de
texto dado que el usuario puede escribir texto y aplicarles formato de diversas maneras. Las celdas
con frecuencia se usan como etiquetas y, ajustando su alto y ancho, así como combinándolas, puede
hacer que una hoja de cálculo se comporte como un simple formulario de entrada de datos. Otras
características similares a los controles, como los comentarios de celda, los hipervínculos, las
imágenes de fondo, la validación de datos, el formato condicional, los gráficos incrustados y el Filtro
automático, pueden hacer que una hoja de cálculo se comporte como un formulario avanzado.

Excel tiene dos tipos de controles: controles de formulario y controles ActiveX. Además de estos
conjuntos de controles, también puede agregar objetos desde las Herramientas de dibujo, como
Autoformas, WordArt, elementos gráficos SmartArt o cuadros de texto.

Controles de formularios

Los controles de formulario son controles originales que son compatibles con versiones anteriores
de Excel, a partir de la versión 5.0 de Excel. Los controles de formulario también están diseñados
para usarse en hojas de macros XLM.

Los controles de formulario se usan cuando se quiere hacer referencia e interactuar fácilmente con
datos de celda sin usar código de VBA y cuando se quiere agregar controles a hojas de gráfico. Por
ejemplo, después de agregar un control de cuadro de lista a una hoja de cálculo y vincularlo con una
celda, puede devolver un valor numérico para la posición actual del elemento seleccionado en el
control. Después, puede usar ese valor numérico con la función INDICE para seleccionar elementos
diferentes de la lista.

También puede ejecutar macros usando los controles de formulario. Puede adjuntar una macro
existente a un control, o bien escribir o grabar una nueva macro. Cuando un usuario del formulario
hace clic en el control, éste ejecuta la macro.

Resumen de controles de formulario

Nombre Ejemplo Descripción

del
botón

Etiqueta Identifica el propósito de una

celda o un cuadro de texto, o
muestra texto descriptivo (como
títulos, leyendas, imágenes) o
breves instrucciones.

Cuadro de Agrupa controles relacionados en

grupo una unidad visual en un
rectángulo con una etiqueta
opcional. Generalmente, se
agrupan botones de opción,
casillas de verificación o
contenido estrechamente
relacionado.

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Nombre Ejemplo Descripción
del
botón

Botón Ejecuta una macro que realiza

una acción cuando un usuario
hace clic en él. Los botones
también se conocen como
botones de comando.

Casilla Activa o desactiva un valor que

representa una selección
inequívoca entre opuestos. Puede
seleccionar más de una casilla de
verificación en una hoja de cálculo
o en un cuadro de grupo. Una
casilla de verificación puede tener
uno de tres estados: activada,
desactivada y mixta, lo que
significa una combinación de los
estados activada y desactivada
(como en una selección múltiple).

Botón de Permite una única elección dentro

opción de un conjunto limitado de
opciones que se excluyen
mutuamente; un botón de opción
generalmente está contenido en
un cuadro de grupo o un marco.
Un botón de opción puede tener
uno de tres estados: activado,
desactivado y mixto, lo que
significa una combinación de los
estados activado y desactivado
(como en una selección múltiple).
Los botones de opción también se
conocen como botones de radio.

4
Nombre Ejemplo Descripción
del
botón

Cuadro de lista Muestra una lista de uno o más

elementos de texto de entre los
cuales puede elegir el usuario.
Use un cuadro de lista para
mostrar grandes cantidades de
opciones que varían en número o
contenido. Existen tres tipos de
cuadros de lista:

 Un cuadro de lista de
selección única permite
solamente una elección.
En este caso, un cuadro
de lista se asemeja a un
grupo de botones de
opción, a excepción de
que un cuadro de lista
puede controlar un gran
número de elementos de
manera más eficiente.

 Un cuadro de lista de
selección múltiple permite
una elección o elecciones
contiguas (adyacentes).

 Un cuadro de lista de
selección extendida
permite una elección,
elecciones y no
contiguas, o inconexas.

Cuadro Combina un cuadro de texto con

combinado un cuadro de lista para crear un
cuadro de lista desplegable. Un
cuadro combinado es más
compacto que un cuadro de lista
pero requiere que el usuario haga
clic en la flecha abajo para
mostrar una lista de elementos.
Use un cuadro combinado para
permitir que un usuario escriba
una entrada o elija solamente un
elemento de la lista. El control
muestra el valor actual en el
cuadro de texto, sin importar el

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Nombre Ejemplo Descripción
del
botón

modo en que dicho valor se haya

proporcionado.

Barra de Se desplaza por un intervalo de

desplazamiento valores cuando el usuario hace
clic en las flechas de
desplazamiento o arrastra el
cuadro de desplazamiento.
Además, se puede mover por una
página (en un intervalo
preestablecido) de valores
haciendo clic en el área entre el
cuadro de desplazamiento y
cualquiera de las flechas de
desplazamiento. Generalmente,
el usuario también puede escribir
un valor de texto directamente en
un cuadro de texto o una celda
asociados.

Control de Aumenta o disminuye un valor,

número como un incremento numérico,
una hora o una fecha. Para
incrementar el valor, es necesario
hacer clic en la flecha arriba; para
disminuirlo, se debe hacer clic en
la flecha abajo. Generalmente, el
usuario también puede escribir un
valor de texto directamente en un
cuadro de texto o una celda
asociados.

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 Nombre del botón

Campo de texto

Cuadro combinado de lista: Editar

Cuadro combinado desplegable: Editar

Cuadro de diálogo Ejecutar

Controles ActiveX

Los controles ActiveX pueden usarse en formularios de hoja de cálculo, con o sin el uso de código
VBA, y en formularios del usuario de VBA. En general, use controles ActiveX cuando necesite
requisitos de diseño más flexibles que los proporcionados por los controles de formulario. Los
controles ActiveX tienen amplias propiedades que puede usar para personalizar su apariencia,
comportamiento, fuentes y demás características.

Resumen de controles ActiveX

Nomb Ejemplo Descripción
re del
botón
Casilla Activa o desactiva un valor que representa
una selección inequívoca entre opuestos.
Puede seleccionar más de una casilla de
verificación a la vez en una hoja de cálculo o
en un cuadro de grupo. Una casilla de
verificación puede tener uno de tres estados:
activada, desactivada y mixta, lo que significa
una combinación de los estados activada y
desactivada (como en una selección múltiple).

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Nomb Ejemplo Descripción
re del
botón
Cuadro de Permite al usuario ver, escribir o editar texto o
texto datos enlazados a una celda, en un cuadro
rectangular. Un cuadro de texto también
puede ser un campo de texto estático que
presenta información de solo lectura.

Botón de Ejecuta una macro que realiza una acción

comando cuando un usuario hace clic en él.

Botón de Permite una única elección dentro de un

opción conjunto limitado de opciones que se excluyen
mutuamente; generalmente está contenido en
un marco o cuadro de grupo. Un botón de
opción puede tener uno de tres estados:
activado, desactivado y mixto, lo que significa
una combinación de los estados activado y
desactivado (como en una selección múltiple).
Los botones de opción también se conocen
como botones de radio.
Cuadro de Muestra una lista de uno o más elementos de
lista texto de entre los cuales puede elegir el
usuario. Use un cuadro de lista para mostrar
grandes cantidades de opciones que varían
en número o contenido. Existen tres tipos de
cuadros de lista:
 Un cuadro de lista de selección única
permite solamente una elección. En
este caso, un cuadro de lista se
asemeja a un grupo de botones de
opción, a excepción de que un cuadro
de lista puede controlar un gran
número de elementos de manera más
eficiente.
 Un cuadro de lista de selección
múltiple permite una elección o
elecciones contiguas (adyacentes).
 Un cuadro de lista de selección
extendida permite una elección,
elecciones y no contiguas, o
inconexas.

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Nomb Ejemplo Descripción
re del
botón
Cuadro Combina un cuadro de texto con un cuadro de
combinado lista para crear un cuadro de lista desplegable.
Un cuadro combinado es más compacto que
un cuadro de lista pero requiere que el usuario
haga clic en la flecha abajo para mostrar una
lista de elementos. Úselo para permitir que un
usuario escriba una entrada o elija solamente
un elemento de la lista. El control muestra el
valor actual en el cuadro de texto, sin importar
el modo en que dicho valor se haya
proporcionado.
Botón de Indica un estado, como Sí/No, o un modo,
alternancia como Activado/Desactivado. El botón alterna
entre un estado habilitado o deshabilitado
cuando se hace clic en él.

Control de Aumenta o disminuye un valor, como un

número incremento numérico, una hora o una fecha.
Para incrementar el valor, es necesario hacer
clic en la flecha arriba; para disminuirlo, se
debe hacer clic en la flecha abajo.
Generalmente, el usuario también puede
escribir un valor de texto en un cuadro de texto
o una celda asociados.
Barra de Se desplaza por un intervalo de valores
desplazamie cuando el usuario hace clic en las flechas de
nto desplazamiento o arrastra el cuadro de
desplazamiento. Además, se puede mover
por una página (en un intervalo
preestablecido) de valores haciendo clic en el
área entre el cuadro de desplazamiento y
cualquiera de las flechas de desplazamiento.
Generalmente, el usuario también puede
escribir un valor de texto directamente en un
cuadro de texto o una celda asociados.
Etiqueta Identifica el propósito de una celda o un
cuadro de texto, o muestra texto descriptivo
(como títulos, leyendas, imágenes) o breves
instrucciones.

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Nomb Ejemplo Descripción
re del
botón
Imagen Inserta una imagen, como mapa de bits, JPEG
o GIF.

Control de Un objeto rectangular con una etiqueta

marco opcional que agrupa controles relacionados
en una única unidad visual. Generalmente, se
agrupan en un control de marco los botones
de opción, las casillas de verificación o
contenido estrechamente relacionado.
NOTA: El control de marco ActiveX no está
disponible en la sección Controles
ActiveX del comando Insertar. No obstante,
puede agregarlo desde el cuadro de
diálogo Más
controles seleccionando Microsoft Forms 2
.0 Frame.
Más Muestra una lista de controles ActiveX
controles adicionales disponibles en el equipo que
puede agregar a un formulario personalizado,
como el Control de calendario 12.0 y el
Reproductor de Windows Media. También
puede registrar un control personalizado en
este cuadro de diálogo.

 Formularios del usuario de VBA

Para obtener una máxima flexibilidad, puede crear formularios del usuario, que son cuadros de
diálogo personalizados que generalmente incluyen uno o más controles ActiveX. La disponibilidad
de los formularios del usuario se establece mediante código de VBA creado en el Editor de Visual
Basic.

CREAR FORMULARIOS QUE LOS USUARIOS COMPLETEN O IMPRIMAN EN EXCEL

Puede crear un formulario en Excel mediante la adición de controles de contenido, como botones,
casillas, cuadros de lista y cuadros combinados a un libro. Otras personas pueden usar Excel para
rellenar el formulario y a continuación, imprimirlo si se desea.

Siga alguno de estos procedimientos:

Paso 1: Mostrar la pestaña de Desarrollador
En el lado derecho de la cinta, haga clic en Menú emergente Acción y, a continuación, haga clic en
Preferencias de cinta.
En Personalizar, active la casilla Programador.

Paso 2: Agregar y dar formato a los controles de contenido

En la ficha Programador, en Controles de formulario, haga clic en el control que desea agregar.

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En la hoja de cálculo, haga clic en donde desee insertar el control.
Para establecer propiedades específicas del control, mantenga presionada la tecla CONTROL y
haga clic en el control y, a continuación, haga clic en Formato de Control.
En el cuadro Formato de Control, establezca las propiedades que desee, como fuente, alineación y
color.

Repita los pasos 1 a 4 para cada control que desee agregar.

Paso 3: Proteger la hoja que contiene el formulario

En el menú Herramientas, elija protección y, a continuación, haga clic en Proteger hoja.
Seleccione las opciones de protección que desee.
Guarde y cierre el libro.

SUGERENCIA: Para continuar con la edición después de que ha protegido el formulario, en el menú
Herramientas, elija Proteger hoja y, a continuación, haga clic en Desproteger hoja.

Paso 4: Probar el formulario (opcional)

Si lo desea, puede probar el formulario antes de distribuirlo.
Pruebe el formulario como se describe en el paso 4.
Abra el formulario, rellénelo como lo haría el usuario y guarde una copia.

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