Procedimiento de Control de Documentación y

Código: FOR-SST-22
PROCEDIMIENTO DE CONTROL Versión: 01.

DE DOCUMENTACIÓN Y/O Fecha: Agosto 11 de 2020
REGISTRO DE DOCUMENTOS. Página 1 de 5
CONTENIDO
Pág.
01. OBJETIVO ...........................................................................................................................................1
02. ALCANCE ............................................................................................................................................1
03. DEFINICIONES ....................................................................................................................................1
04. PROCEDIMIENTO................................................................................................................................2
05. CONTROL DE CAMBIOS.......................................................................................................................5
01. OBJETIVO
Reconocer e identificar los pasos requeridos para poder registrar y llevar un

correcto control de documentación del Sistema de Gestión de la Seguridad y la
Salud en el Trabajo perteneciente a la empresa MINEXCOM S.A.S.
02. ALCANCE
Este procedimiento aplica al personal perteneciente y encargado de llevar el

registro y control de documentación del Sistema de Gestión y de Seguridad y
Salud en el Trabajo de la empresa MINEXCOM S.A.S.
03. DEFINICIONES
Anexo: sección de información adicional que amplía la información de un

documento. Puede presentar formatos particulares como gráficos, tablas, tipos de
planillas de registros, entre otros.
Aprobación: Aceptación de un documento que garantiza su aplicación desde el

punto de vista del cumplimiento y coherencia con el Sistema Integrado de Gestión.
Elaboración: cuando se reúne la información y se prepara el borrador del

documento
Formato: Documento diseñado para la recolección de información y que

proporciona evidencia de una acción.
Gestión Documental: conjunto de actividades Administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.
1
Guía: Pautas de acción, esenciales ante un problema, establece
recomendaciones, sugerencias u orientaciones sobre un tema específico.
Instructivo: Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de

detalle actividades u operaciones muy específicas.
Listados Maestros: Listas en las cuales se relacionan los documentos

controlados del Ministerio del Trabajo.
Modificación: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los

documentos. Pueden ser de forma o de fondo.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso. Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién
hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.
Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de actividades ejecutadas.
Revisión: Cuando se verifica la adecuación de los documentos para que sean

versión inicial (o cuando sea necesario).
04. PROCEDIMIENTO
4.1. Creación y/o modificación de un documento.
En cualquier empresa, entidad u organización es necesario registrar y controlar la

elaboración de documentos, en los cuales constate la información privada de
dicha entidad, por lo mismo y tanto cualquier persona natural de está puede
hallarse en la necesidad de modificar o crear un documento para su revisión y
aprobación por el responsable principal.
Una vez aprobado el documento se debe tener en cuenta la siguiente estructura:
4.1.1. Estructura del documento: Los documentos que pertenecen al Sistema de

Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo se pueden clasificar entre:
Procedimientos, políticas, planes, programas, fichas, formatos, matrices, registros,
indicadores, instructivos, entre otros.
4.1.2. Generalidades: Para su elaboración se debe tener en cuenta la

presentación del mismo.
2
Se debe seguir unas reglas cómo:
4.1.2.1. Encabezado: es un área que se define en la zona superior de la página,

en el espacio comprendido entre el borde del papel y el margen superior, este
debe ser:
Código: XX XX
NOMBRE Y TITULO DEL DOCUMENTO Y/O Versión: XX
PROCESO Fecha: XX XXXXX XX

Página X de X
Fig. 01
Todo documento debe llevar: Objetivos, alcance.
4.1.3. Codificación: Los documentos del Sistema de Gestión SST deben tener
asignados un código alfanumérico de identificación.
Su codificación se debe realizar así:
4.1.3.1. Codificación para documentos:
 Primeros caracteres (AAA): Corresponden a la identificación del

PROCESO al cual pertenece el documento así:
TIPO DOCUMENTO CODIFICACIÓN

Documentos de procedimientos estratégicos
Direccionamiento Institucional. DIE
Gestión de Informática y Comunicaciones. GIC
Procesos de evaluación
Gestión De Autoevaluación. GDA
Gestión De Calidad. GDC
Gestión de Control Interno. GCI
Procesos de apoyo
Gestión de Adquisiciones. GAD
Gestión de Bienestar Universitario. GBU
Gestión Financiera. GFI
Gestión Documental. GDO
Gestión Jurídica. GJU
Gestión de Recursos Físicos. GRF
Gestión de Talento Humano. GTH
Gestión de Control Disciplinario. GCD
Gestión de Seguridad de la Información GSI
3
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. SST
Gestión Ambiental GAM
Tabla 01.
 Segundos dos caracteres (BB): Corresponden al tipo de documento al

que aplica así:
TIPO
CODIFICACIÓN
DOCUMENTO
Diagrama DI
Documento DO
Formato FO
Ficha Técnica FT
Guía GU
Informe IF
Instructivo IN
Manual MA
Metodología ME
Plan PL
Programa PR
Procedimiento PC
Tabla 02.
 Terceros dos caracteres 00: Corresponden al consecutivo del

documento en números de 01 a 99.
Los códigos de los documentos “ELIMINADOS” del Sistema de
Gestión de la Calidad, se podrán reasignar para nuevos documentos.
4.1.3.2. Codificación para anexos:
Se deben referenciar los formatos que aplican al procedimiento o al documento.

GDC-FO-03 Solicitud de generación, revisión, actualización o eliminación de un
documento.
GDC-FO-04 Listado maestro de documentos.
SST-PC-05 Procedimiento “XXXCX”.
4.1.3. Aprobación del documento: La revisión y aprobación de

los documentos es realizada por personal autorizado de acuerdo a
la siguiente tabla:
4
TIPO DE
REVISIÓN APROBACIÓN
DOCUMENTO
Procedimientos Encargado Calidad Jefe inmediato.
Tabla 03.
En las instancias de preparación, revisión y aprobación, los responsables de

dichas tareas deben firmar todas las páginas del documento. Una vez aprobado el
documento, está en vigencia y se denomina documento publicado.
4.1.4. Actualización de los Documentos:
Después de periodo tiempo un documento pierde su vigencia por lo cual se

requiere un inmediata actualización, ya que con el tiempo, van saliendo nuevos
formatos, nuevas reglas, e incluso nueva normatividad, por lo cual es necesario
que el líder del proceso revise y establezca los cambios que requiere algún
proceso. Cuando se trate de la actualización de un procedimiento se actualizará su
versión.
Imagen 01.
4.1.5. Actualización Listado Maestro: El responsable SST actualiza el Listado

Maestro Documentos y Listado Maestro Registros cada vez que se genere un
nuevo documento o una nueva versión de los documentos.
05. CONTROL DE CAMBIOS
CONTROL DE CAMBIOS
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA
Lizeth Viviana Sánchez Castro
Natalia Rodriguez Vargas
Sandra Manuela Suárez Rojas Corrección del documento. Agosto 13, 2020
Susan Valentina Avella Puentes

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Aprobación: Aceptación de un documento que garantiza su aplicación desde el

Elaboración: cuando se reúne la información y se prepara el borrador del

Formato: Documento diseñado para la recolección de información y que

Gestión Documental: conjunto de actividades Administrativas y técnicas

Instructivo: Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de

Listados Maestros: Listas en las cuales se relacionan los documentos

Modificación: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

Revisión: Cuando se verifica la adecuación de los documentos para que sean

4.1. Creación y/o modificación de un documento.

En cualquier empresa, entidad u organización es necesario registrar y controlar la

Una vez aprobado el documento se debe tener en cuenta la siguiente estructura:

4.1.1. Estructura del documento: Los documentos que pertenecen al Sistema de

4.1.2. Generalidades: Para su elaboración se debe tener en cuenta la

4.1.2.1. Encabezado: es un área que se define en la zona superior de la página,

NOMBRE Y TITULO DEL DOCUMENTO Y/O Versión: XX

PROCESO Fecha: XX XXXXX XX

Todo documento debe llevar: Objetivos, alcance.

Su codificación se debe realizar así:

4.1.3.1. Codificación para documentos:

 Primeros caracteres (AAA): Corresponden a la identificación del

TIPO DOCUMENTO CODIFICACIÓN

 Segundos dos caracteres (BB): Corresponden al tipo de documento al

 Terceros dos caracteres 00: Corresponden al consecutivo del

4.1.3.2. Codificación para anexos:

Se deben referenciar los formatos que aplican al procedimiento o al documento.

4.1.3. Aprobación del documento: La revisión y aprobación de

En las instancias de preparación, revisión y aprobación, los responsables de

4.1.4. Actualización de los Documentos:

Después de periodo tiempo un documento pierde su vigencia por lo cual se

4.1.5. Actualización Listado Maestro: El responsable SST actualiza el Listado

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