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Planeación de la auditoria administrativa

Karol Lorena López Arenales, Karen Tatiana Jaimes Beltrán, Carlos Andrés Bernal
Maldonado, Carlos Alberto Gutiérrez.

OSCAR DANIEL CARVAJAL CLAVIJO

713-Auditoría Administrativa

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras

Fundación Universitaria del Área Andina
Administración de Empresas
Bogotá – Colombia
Agosto, 2020
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Contenido
1. Barbería Bayona 4

2. Información 4

3. Prepare un documento de planeación. 7

1. Conocimiento del cliente 8

2. Procedimientos legales 13

4. Programa de trabajo 15

5. Referencias 21
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INTRODUCCIÓN

Se busca durante el desarrollo de la actividad demostrar el interés por investigar y

desarrollar un esquema de planeación tomando como referencia los procesos y procedimientos
de una auditoría de una organización.
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1. Barbería Bayona

Se escogió la Barbería Bayona para realizar la actividad indicada

2. Información

Área Aspectos Barbería Bayona

Es la competencia directa e
Posición ante la
indirecta que se presenta en el sector del 20
competencia
de Julio.

Estructura

organizacional

Gestión Global

Balance social No aplica

La micro empresa usa como

Proceso de dirección estrategia sus redes sociales para que sus

estratégica clientes puedan acceder a un mejor

servicio.

Cristian Bayona: Gerente general

Cargos directivos
Yolanda Casteblanco: Administradora
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Área Aspectos Barbería Bayona

Capital de trabajo $ 7.000.000

Inversiones No aplica

Al elaborar el balance general el

empresario obtiene la información valiosa

sobre su negocio, como el estado de sus

Financiero
deudas, lo que debe cobrar o la
Planeación financiera
disponibilidad de dinero en el momento o

en un futuro próximo por tal motivo los 7

millones de su capital no se ha visto

afectado

Área Aspectos Barbería Bayona

• La micro empresa barbería

Bayona cuenta con una serie de

Estrategia comercial promociones que incentiven a los clientes

a volver a ella ya que a su noveno corte

este será totalmente gratis.

Comercial
Oferta No aplica

La distribución de los servicios las

Distribución.
utilizamos por medio de sus redes sociales

Los precios varian depende del

Precios
servicio que el cliente quiera adquirir
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Los medios de divulgación que

maneja la barbería Bayona son: algunas

redes sociales como lo son Instagram,

Publicidad
Facebook y tienen un número

personalizado para el momento de la

solicitud de turnos

Ventas No aplica

Área Aspectos Barbería Bayona

Para los empleados la

productividad se valida semanalmente de

Productividad
acuerdo de cuantos servicios realiza cada

empleado

Tienen un ambiente laboral activo

Ambiente laboral
y agradable

Talento Todos los trabajadores tienen un

Humano día compensatorio semanal de descanso, e

Incentivos
igualmente con cierta productividad

reciben un servicio.

Cada área cuenta con unos

parámetros establecidos para la selección

Políticas de selección
de personal en el cual deben cumplir para

la contratación.
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Diseño de cargos y

tareas

Área Aspectos Barbería Bayona

Tienen como proyecto abrir nuevas

Proyectos y programas sucursales y mejorar la facilidad de toma

de decisiones.

Cuentan solamente con las redes

Procesamiento de sociales y números telefónicos para

Gestión
información contactar con sus clientes para brindarles
Administrativo
la información veraz.

Se realizó una tabla para la agenda

Procedimientos de de citas en la Barbería Bayona para que el

administración área administrativa acelere su

productividad.

3. Prepare un documento de planeación.

Objetivo: Investigar y desarrollar un esquema general de planeación y un programa de

trabajo que contenga elementos im

portantes para realizar el proceso de auditoría administrativa en la organización Barbería

Bayona.
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1. Conocimiento del cliente

a. Actividad económica: La Barbería Bayona se encuentra ubicada en la Localidad de San

Cristóbal, Barrio 20 de Julio en la dirección Cra7a #43-23 Sur, desarrollando la actividad

económica de prestación de servicios, dirigido al público en especial a hombres y niños.

b. Órganos de dirección, administración y representación legal: El representante legal de la

Barbería Bayona es el señor Cristian Bayona

c. Composiciòn de capital. La Barbería Bayona inició sus actividades en el año 2014 por

lo cual ya cuenta con siete años de funcionamiento, se fundó con el fin de emprender

un negocio familiar y así mismo surgir correctamente en el mundo del mercado.La

Barbería Bayona inicio su microempresa con un capital de $7`000.000 (Siete

millones), los cuales fueron invertidos en los implementos, puestos de trabajos y

adaptación del ambiente para comenzar con la funcionalidad de la empresa.

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d. Planta física

e. La Barberia Bayona se encuentra ubicada en el Barrio 20 de Julio en la dirección Cra7 a #43-

23 Sur en una casa en donde el local está en el primer piso, donde laboran 5 (cinco) personas

los barberos y el área administrativa.

f. Comercialización

- PÁGINA WEB

https://deysyrangel29.wixsite.com/barberiabayona
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- INSTAGRAM

https://instagram.com/barberiabayona?igshid=oln95986g2uu

-FACEBOOK

https://www.facebook.com/barberiabayona/?ref=page_internal
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g. Inventario

Dentro de la micro empresa Barberia Bayona estos elementos son indispensables, ya que se les
facilita en primera instancia la comunicación y el entretenimiento tanto de los trabajadores como de los
clientes que se encuentren dentro del establecimiento.

INVENTARIO TECNOLÓGICO

ELEMENTO CANTIDAD

TELEVISOR 1

X-BOX 1

COMPUTADOR 1

CELULARES 5

EQUIPOS Y ACCESORIOS UNIDADES

Tocador 7

Mesa ayudante 7

Silla giratoria 7

Espejo 9
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Maquina electrica 8

Tijera de descarga 10

Tijera de corte 10

Juego peines 20

Capa de corte 9

Brocha de barbero 8

Minora paquete de 100

Alcohol Galón

Caja registradora 1

Gel antibacterial Galón

Uniformes de bioseguridad 10

Shampoo Galón

Jabón de manos Galón

Pinzas 15

Secador 9

Brocha quita pelos 9

Fijador y laca Caja de 20

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h. Cartera

La cartera de una micro, mediana y una grande empresa son las cuentas por cobrar a los

clientes, en el caso de la Barbería Bayona en la actualidad no tiene este tipo de novedad en sus

balances financieros por tal motivo mantiene un buen flujo de caja

2. Procedimientos legales

Los requisitos para abrir una peluquería son:

1. Un local especial para una peluquería.

2. Necesitamos la idea plasmada en papel (Modelo Canvas).

3. Un presupuesto detallado y el capital para invertir.

4. Licencias y permisos.

5. Una buena marca.

6. Precios, ofertas…

7. Personal capacitado.

Es importante tener muy en cuenta las licencias y permisos que un proyecto de negocio como

este necesita, como por ejemplo la ley 711 de 2001, donde nos indica por la cual se reglamenta el

ejercicio de la ocupación de la cosmetología y se dictan otras disposiciones en materia de salud

estética por otra parte Los requisitos para la apertura y funcionamiento de cualquier establecimiento

de belleza, están establecidos en el título VIII de la Ley 1801 de 2016, por la cual se expide el código

nacional de policía y convivencia.

Como parte de los requisitos de operación, el establecimiento deberá cumplir las normas

sanitarias vigentes, que para este caso están relacionadas con dos tipos de servicios personales en

belleza (No incluyen servicios de salud): los de peluquería (Estética ornamental) y los de estética

(Facial y corporal), para los cuales deberá dar cumplimiento a las siguientes normas:

Para peluquería (estética ornamental):

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Resolución 2117 de 2010, por la cual se establecen los requisitos para la apertura y

funcionamiento de los establecimientos que ofrecen servicio de estética ornamental tales como,

barberías, peluquerías, escuelas de formación de estilistas y manicuristas, salas de belleza y afines y se

dictan otras disposiciones.

Resolución 2827 de 2006: por la cual se adopta el Manual de bioseguridad para

establecimientos que desarrollen actividades cosméticas o con fines de embellecimiento facial,

capilar, corporal y ornamental. (Peluquería).

Para estética facial y corporal (Sin incluir servicios de salud habilitados):

Ley 711 de 2001: por la cual se reglamenta el ejercicio de la ocupación de la cosmetología y

se dictan otras disposiciones en materia de salud estética.

Resolución 2263 de 2004: Por la cual se establecen los requisitos para la apertura y

funcionamiento de los centros de estética y similares y se dictan otras disposiciones.

Resolución 3924 de 2005: por la cual se adopta la Guía de Inspección para la Apertura y

Funcionamiento de los Centros de Estética y Similares y se dictan otras disposiciones.

Particularmente, esta resolución presenta en uno de sus anexos un cuadro con las tecnologías que no

son de competencia de las esteticistas.

Resolución 2827 de 2006: por la cual se adopta el Manual de bioseguridad para

establecimientos que desarrollen actividades cosméticas o con fines de embellecimiento facial,

capilar, corporal y ornamental (Peluquería).

Una vez abierto al público, el propietario o representante legal del establecimiento podrá

solicitar visita higiénico sanitaria a la Subred Integrada de Servicios de Salud que tenga jurisdicción

sobre la localidad, con el fin de otorgarle el concepto sanitario respectivo.

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4. Programa de trabajo

3.1 Responsables: Karol Lorena Lopez , Karen Tatiana Jaimes Beltran, Carlos

Andres Bernal, Carlos Alberto Gutierrez.

3.2 Áreas de Intervención: Área Comercial, se procede a intervenir esta área puesto

que no cuenta con planes de acción que permitan el crecimiento de la empresa en materia de

ventas y servicios.

3.3 Reportes y clases de informes a presentar: Se va presentar un informe final con

el concepto general de auditoría y las recomendaciones para implementar.

3.4 Periodicidad. Tiempo dispuesto para informar avances: Se entregará un

informe semanal de avances y un informe final en 4 semanas.

3.5 Fases:

● Planear

- Se validará los antecedentes y objetivos del área comercial.

- Conocer las operaciones, la dinámica, actividades y organización de la fuerza

comercial.

- Análisis de información adicional que haya lugar, mediante entrevistas con el

responsable.

- Preparar plan de auditoría.

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● Hacer

- Analizar los hallazgos de la auditoría, confrontando la normatividad del

proceso, procedimiento y disposición frente a los criterios establecidos.

- Determinar el grado de cumplimiento de los objetivos propuestos del área

comercial.

- Preparar cuestionarios para la entrevista con el responsable del área comercial.

- Determinar los criterios de medición que se utilizan y verificar su efectividad

en cuanto a las metas propuestas.

● Verificar

- Comunicar de manera oficial los hallazgos encontrados a los responsables de

área, para que se realicen los descargos o aclaraciones que den lugar.

- Sustentar las recomendaciones y conclusiones obtenidas del hallazgo ante el

responsable del área comercial.

- Organizar una reunión con el responsable del área comercial, con el propósito

de aclarar el borrador del contenido del informe y ajustarlo para la entrega

final.

● Actuar

- Verificar si las recomendaciones formuladas por este ente de control, se

implementaron en los procesos comerciales auditados.

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- Evaluar las mejoras e impactos positivos en la implementación de dichas

recomendaciones e informar los resultados a la Gerencia General.

3.6 Cronograma de actividades

Fases Actividades Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4

Planear Validar antecedentes y objetivos X

Conocer el actuar, dinámicas y X

modelo de trabajo de la fuerza

comercial.

Hacer Validar si las metas y objetivos X

son alcanzados con efectividad.

Verificar si los indicadores están X

siendo cumplidos a cabalidad y

si son pertinentes para el área.

Verificar Comunicar los hallazgos X

encontrados a los responsables

del proceso.
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Organizar una reunión con el X

responsable del área para aclarar

el borrador del informe.

Actuar X

Verificar que las

recomendaciones realizadas se

hayan implementado conforme a

lo presentado en el informe.

Evaluar las mejoras e impactos X

positivos de las

recomendaciones e informar los

resultados a la Gerencia.

3.7 Reportes y clases de informes a presentar. Seguimiento de las acciones.

Informe 001

Auditoría Interna - Barbería Bayona SAS

Área Comercial

Bogotá

El departamento de Auditoría Interna se permite presentar los siguientes hallazgos,

posteriores a 4 semanas de seguimiento realizado al área comercial y por consiguiente se

manifiesta lo siguiente:
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1. Las metas mensuales propuestas por el área comercial con respecto al aumento de

ventas y servicios, son muy limitadas y no cumplen con la visión expansiva de la

compañía.

2. Los indicadores de cumplimiento mensual, no ejercen un esfuerzo significativo que

permita un aumento en las ventas y servicios de la empresa.

3. Las promociones y campañas publicitarias NO son a gran escala y por tal motivo es

limitado su alcance.

4. Los servicios ofrecidos no responden a la alta demanda del mercado.

Teniendo en cuenta los aspectos anteriormente citados, el departamento de Auditoría

Interna se permite indicar las siguientes recomendaciones:

1. Los servicios prestados en el momento van dirigidos netamente a la población

masculina, lo que nos permite recomendar abrir una línea femenina que cumpla con la

demanda actual en materia de belleza, sin afectar los servicios de barbería ofrecidos a

los clientes fidelizados.

2. Los indicadores mensuales deben ser más agresivos y deben ofrecer algún tipo de

incentivo para el área comercial, puesto que entre más esfuerzo, habrá mejores

resultados y mejor rendimiento en materia de ingresos a los empleados.

3. Hay que hacer más expansiva las campañas publicitarias, si se está utilizando redes

sociales, sería conveniente comenzar a trabajar con AdWords y anuncios pagados en

redes, ya que así se puede realizar un enfoque al tipo de población que se quiere

llegar. El voz a voz es muy efectivo, así que se podría realizar una campaña de

referidos.
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3.8 Periodicidad. Tiempo dispuesto para informar avances.

Se tiene estipulado verificar los avances a las recomendaciones realizadas,

mensualmente, para poder tomar las decisiones que haya lugar.

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5. Referencias

Secretaría de Salud de Bogotá. (2016). Normatividad para Establecimientos

Comerciales de Belleza. . Alcaldía Mayor de Bogotá Recuperado de
http://www.saludcapital.gov.co/SectorBelleza/Paginas/Normatividad-Establecimientos-
Comerciales.aspx