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CÓDIGO DE CONDUCTA
PA R A P R OV E E D O R E S

Conductas y
comportamientos de
nuestros proveedores
durante la relación
comercial.

Septiembre, 2017
CÓDIGO DE CONDUCTA PARA PROVEEDORES
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Nuestro
PROPÓSITO
Queremos establecer, de la mano de
nuestros proveedores, conductas y
comportamientos que potencien y le den
valor a la relación comercial y lo queremos
hacer sobre la base del compromiso
con la ética y la transparencia, dando
cumplimiento a los principios que
establecimos en nuestro Código de
Conducta Así Somos en Postobón y en
el Programa de Transparencia y Ética
Empresarial de la Compañía.

En Postobón:
Vivimos para ser
ejemplo de integridad
• Actuamos con honestidad.
• Respetamos las leyes y las normas.
• Somos legítimos, transparentes y
coherentes con nuestro actuar y pensar.

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INTRODUCCIÓN

Transparentes como el agua

Creemos profundamente en la transpa- la formalización de una relación comercial,
rencia. Por eso, nosotros, Postobón, y las este documento invita a los proveedores a
compañías relacionadas con nuestro ob- respetar y acatar lo que hemos consigna-
jeto de negocio, estamos comprometi- do en el Código y en los demás elementos
dos con convicción en desarrollar están- constitutivos del Programa de Transparen-
dares éticos y responsables en todas las cia y Ética Empresarial, pudiéndose verificar
actividades que hacen posible nuestra por parte nuestra su cumplimiento en cual-
labor. Esto hace parte de una cultura em- quier momento.
presarial que hemos construido a lo largo
de nuestra historia y que hoy en día está Es importante aclarar que, dada la coheren-
plasmada en un programa de Gobierno cia que tenemos, nos reservamos el derecho
Corporativo y Cumplimiento que articula a dar por terminado un contrato con cual-
y da coherencia a dicho propósito. quier proveedor que no demuestre el cum-
plimiento de nuestro Código de Conducta.
Uno de los componentes principales de
este compromiso es el fortalecimiento de
En la página web www.postobon.com se
las relaciones con nuestros proveedores.
puede encontrar más información acerca
En ese sentido, hemos desarrollado
de nuestro compromiso con la transpa-
este Código de Conducta, en el cual
rencia. Allí están publicados los diferen-
consignamos lo que esperamos de
tes documentos que nos rigen, que son,
nuestros proveedores con elfin de fortalecer
además, completamente relevantes para
y mantener en el tiempo, una relación
nuestros grupos de interés.
comercial armónica, donde se manifieste
el compromiso de ellos, incluyendo el de
Los invitamos a leer este Código de Con-
sus contratistas y subcontratistas, con la
ducta y a tenerlo muy presente. Más allá
integridad, la transparencia y las buenas
de ser un ejercicio de gobierno corporativo
prácticas relacionadas con la transparencia.
para los proveedores, es una guía de tra-
El presente Código de Conducta aplica bajo que demuestra nuestro pensamiento
para todos los proveedores de bienes y transparente y la forma como abordamos
servicios y hace referencia a las respon- la interacción con un grupo de interés cla-
sabilidades mínimas que deben cumplir ve para la compañía, porque en Postobón,
en el relacionamiento con nosotros. Para somos transparentes como el agua.

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DEFINICIONES

Acto incorrecto:
Cualquier acto o conducta contrario o realizado con desconocimiento de los li-
neamientos establecidos en el Código de Conducta para Proveedores, el Códi-
go de Conducta Así Somos y el Programa de Transparencia y Ética Empresarial.

Proveedores: Grupos de interés:

Todos los distribuidores, contratistas, Personas o entidades públicas
asesores, agentes y demás empresas o privadas que en razón a su
de bienes y servicios que hagan nego- actividad tienen una relación con
cios con Postobón y con sus compañías Postobón o con el proveedor.
relacionadas.

Programa de Transparencia y Ética Empresarial:

Declaración pública del compromiso de Postobón, sus compañías relacionadas
y sus altos directivos, con un actuar ético y transparente ante sus grupos de in-
terés y el conducir los negocios de una manera responsable, actuando bajo una
filosofía de cero tolerancia con aquellos actos que contraríen nuestros principios
corporativos. El programa se fundamenta en la Ley 1778 de 2016.

Código de Conducta Así Somos:

Constituye la declaración sobre los postulados que rigen el comportamiento y
la ética corporativa del equipo humano vinculado a Postobón y sus compañías
relacionadas, bajo los principios y valores que deben fundamentar la gestión
empresarial. Dichos postulados son irrenunciables y no negociables.

Línea de Transparencia:
Herramienta que la Compañía pone a disposición de todos sus grupos de inte-
rés, en la cual se pueden informar actos incorrectos, inquietudes, quejas o po-
sibles violaciones al Código de Conducta Así Somos o al Programa de Transpa-
rencia y Ética Empresarial.

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LINEAMIENTOS
DE CONDUCTA
COMERCIAL
Postobón y sus compañías relacionadas esperan y exigen
que sus proveedores dirijan sus negocios de manera
responsable, con integridad, honestidad y transparencia y
que se adhieran y cumplan con los siguientes lineamientos.

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6 Derechos humanos y condiciones
laborales adecuadas
Los proveedores deben proteger los
Derechos Humanos de sus empleados
y los deben tratar con dignidad y
respeto, comprometiéndose a las
siguientes obligaciones:

- Rechazar y denunciar el empleo de

mano de obra infantil.

- Rechazar toda práctica discriminatoria

en materia de empleo y ocupación,
por razón de raza género o condición,
tratando a sus empleados de forma
justa, con dignidad y respeto.

- Respetar la libertad de asociación

sindical y el derecho a la negocia-
ción colectiva.
- Eliminar toda forma o modalidad
de trabajo forzoso u obligatorio.

- Rechazar cualquier acto que se inter-

prete como restrictivo a la libertad de
opinión y de expresión y al libre desarrollo de la personalidad de los trabajadores.

- Cumplir las normas laborales aplicables, como las que se refieren a:

• Jornada laboral.
• Pago de salarios justos y prestaciones sociales dentro de los parámetros legales.
• Cumplimiento con las afiliaciones al sistema de seguridad social integral.

Seguridad y salud ocupacional

Los proveedores deben propiciar un ambiente de trabajo seguro y saludable
para sus empleados, incluyendo controles, procedimientos laborales y equipos
de seguridad industrial adecuados, de acuerdo con los tipos de riesgos propios
de la actividad y en general con observancia de lo establecido en las normas.

Los representantes de los proveedores que trabajen en cualquier sede de Pos-

tobón y sus compañías relacionadas, deben respetar y acatar las normas y están-
dares de seguridad de la misma.

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 Medio ambiente 7

Los proveedores deben contar con

procesos que garanticen el cuidado
del medio ambiente de manera eficaz
y cumplir con las obligaciones que
le correspondan conforme con la
legislación aplicable, en especial
deben contar con licencias, permisos
y autorizaciones ambientales para
hacer uso de los recursos naturales.

Los proveedores deben buscar la forma

de minimizar el impacto ambiental en
todas sus operaciones, trabajar en el
mejoramiento continuo y aplicar sistemas
de gestión que favorezcan el óptimo uso
de los recursos naturales.

Soborno y
corrupción
En el desarrollo de las relaciones entre
Postobón y sus terceros relacionados,
esperamos la aplicación de los siguien-
tes principios, de acuerdo con nuestra
filosofía corporativa:

- Las negociaciones y operaciones

con nuestros grupos relacionados se
deben realizar con ética, transparen-
cia, respeto y responsabilidad social
empresarial. No se toleran las accio-
nes de fraude, soborno y corrupción.
- Se debe dar estricto cumplimiento
a la ley, disposiciones y reglamenta-
ciones que expidan las autoridades.

- Los terceros relacionados no deben

aceptar ni promover cualquier forma
de corrupción, incluidos la extorsión
y el soborno nacional y trasnacional.

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 Se comprometen a denunciarlos y - Se exige el cumplimiento del
8 a realizar acciones preventivas al Sistema de Gobierno Corporativo,
respecto. Cumplimiento y Ética Empresarial
diseñado por Postobón, el cual
- No se debe negociar, aceptar ni incluye el Sistema de Administración
pagar valor alguno por situaciones y Gestión del Riesgo de Lavado
como extorsión o eventos similares de Activos y Financiación del
y todas aquellas actuaciones que no Terrorismo (SARLAFT), el programa
se desarrollen bajo el marco de la ley. de Transparencia y Ética Empresarial,
Se deben denunciar dichos hechos el Código de Conducta Así Somos, el
ante las autoridades competentes. Programa de Cumplimiento de las
- No se debe tener ningún tipo de re- Normas de Libre Competencia, y el
lación con grupos al margen de la programa de Protección de Datos
ley para el logro del desarrollo de Personales.
nuestras actividades.
- Se prohíben las operaciones con ter-
- Se prohíbe realizar actividades que ceros que se encuentren implicados
puedan interpretarse como encamina- en la violación de los Derechos Huma-
das al pago o recepción de sobornos. nos, como autor directo o cómplice.

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Obsequios y Conflicto de 9

atenciones intereses
Los obsequios y atenciones pueden Conflicto de intereses es cualquier
entenderse como un mecanismo situación en la cual una persona
que supone otorgar alguna ventaja o entra en contradicción entre sus
desconocer algún procedimiento en intereses personales y familiares con
favor de quien otorga la atención. los de Postobón, en actividades que
potencialmente puedan afectar la
En ningún caso, los empleados de objetividad e independencia para
Postobón y sus compañías relaciona- tomar decisiones.
das, deben aceptar obsequios, aten-
ciones, regalos en dinero o sus equi- Los proveedores deben mantener me-
valentes, cualquiera que sea su valor. canismos que, en caso de un potencial
conflicto de interés de alguno de sus
De igual manera, los proveedores se empleados, contratistas o subcontratis-
deben abstener de aceptar atenciones tas, garanticen la independencia de la
u obsequios de empleados de la Com- actuación del proveedor.
pañía que tengan tal finalidad.

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El proveedor que de hecho o en apariencia esté en una situación de conflicto de
intereses, debe asegurarse de que sea conocido por la Dirección de Auditoría y 11
Riesgo de Postobón, antes de iniciar cualquier tipo de relación.

Constituye un conflicto de interés directo o indirecto:

- La participación económica de un empleado de Postobón, cualquier miembro de

su grupo familiar o compañero sentimental, en una empresa que suministre un bien
o servicio a la Compañía.

- Tener relaciones con un empleado que impidan asegurar el principio de

objetividad en la relación comercial .

- Ofrecer a empleados de Postobón negocios personales, descuentos exclu-

sivos o preferenciales, cuando estos participan directa o indirectamente en
las negociaciones.

Si no es posible prever un conflicto de intereses, no se debe considerar que

el proveedor está incurriendo en una contravención por no declararlo. Pero
tan pronto como advierta su existencia, debe ser declarado a la Dirección de
Auditoría y Riesgos de Postobón, por medio del correo electrónico:
[email protected].

Protección de la información
Toda información que se entrega y comparte con los proveedores como re-
sultado de una relación comercial, se considera reservada y confidencial y
sólo puede ser divulgada con autorización expresa de Postobón.

Es responsabilidad de los proveedores adoptar las medidas de seguridad

suficientes para proteger la información de Postobón y sus compañías rela-
cionadas y asegurarse que sean cumplidas por sus colaboradores.

Calidad y seguridad
Los proveedores deben dar cumplimiento a las normas vigentes relacionadas
con la calidad y seguridad en los términos que aplique, para materias primas,
material de empaques, insumos y servicios suministrados. Además, deben
cumplir con todos los requisitos de calidad acordados, con el fin de proporcionar
bienes y servicios que cumplan con las necesidades de Postobón y sus
compañías relacionadas.

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Línea de
transparencia
Postobón cuenta con la línea de
Transparencia Nacional 018000-123400,
y los correos electrónicos:
auditoriacorporativagrupopostobon@
postobon.com.co - cumplimiento@
postobon.com, por medio de los cuales
se reportan conductas indebidas.

Los proveedores y empleados se com-

prometen a utilizar estos medios para
denunciar cualquier conducta indebi-
da que identifiquen y que vaya en con-
tra de este documento, el Código de
Conducta Así Somos o el programa de
Transparencia y Ética Empresarial de
Postobón.

La Línea de Transparencia garantiza la

protección de las identidades de los
denunciantes y facilita la información

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de actos incorrectos en forma anónima

y confidencial.

Se considera una violación a este Códi-

go de Conducta, una acusación realiza-
da de mala fe o con información falsa.

Selección y
contratación
La selección y contratación de los pro-
veedores de bienes y servicios se debe
hacer conforme con las normas estable-
cidas por Postobón para la selección,
evaluación y seguimiento de proveedo-
res dentro de los principios de respeto,
transparencia, lealtad y buena fe.

Los proveedores deben dirigir sus em-

presas siendo coherentes con la com-
petencia leal y de acuerdo con toda la
legislación aplicable en defensa de la
libre competencia.

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www.p o s to b o n .com

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