Código: PR-SIG-01

CARACTERIZACIÓN SUBPROCESO Versión: 08

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Vigencia: 10/09/2020

NOMBRE SUBPROCESO Sistema Integrado de Gestión TIPO DE PROCESO Apoyo RESPONSABLE Profesional Senior Calidad

OBJETIVO DEL PROCESO

Establecer, implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestión de la ACI Medellín como un conjunto articulado de herramientas de gestión, para el logro de los
objetivos institucionales y el mejoramiento de la calidad de los servicios a cargo de la entidad.
PROVEEDORES – ENTRADAS – ACTIVIDADES – SALIDAS
Aplica desde la planeación inicial del Sistema Integrado de Gestión hasta el seguimiento, revisión y mejora del mismo.
ALCANCE El Sistema Integrado de Gestión incluye: Sistema de Gestión de Calidad, Sistema de Control Interno, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
trabajo.
 Revisar y actualizar la documentación relacionada con el Sistema Integrado de Gestión, periodicidad: Anual
 Realizar seguimiento a los riesgos identificados para el proceso y subproceso y de ser pertinente ajustar: Semestral
POLITICAS  Realizar seguimiento a las salidas no conforme, a las acciones correctivas y de mejora definidas: Semestral
 Revisar el Sistema Integrado de Gestión, periodicidad: Anual
 Realizar seguimiento mensual al plan de trabajo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo
Actividades
Proveedores Entradas Ciclo Actividad Salida Cliente
(PHVA) Descripción
Subproceso de
Entes normativos y de Normativa legal aplicable al Revisar y actualizar, de ser necesario, la
P Normograma actualizado gestión jurídica /
control subproceso normativa asociada con el subproceso
Entes de control
Establecer el plan operativo para la
Direccionamiento Documento de la planeación Ejecución y cumplimiento Proceso de relaciones
P implementación, mantenimiento y
estratégico estratégica del plan operativo administrativas
mejoramiento del SIG
Políticas, objetivos y mapa
Direccionamiento Objetivos estratégicos, misión, Definir, revisar y actualizar las políticas, Todos los procesos /
P de procesos del SIG, manual
estratégico visión y estructura del SIG objetivos y estructura del SIG Entes de control
de calidad actualizado

Ejecución del programa Direccionamiento

Subproceso de evaluación
Programa de auditoria P Definir plan de auditoría interna para el SIG plan de auditoria y estratégico/ Entes de
independiente
generación de informes control

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Mapa de proceso, misión,

Análisis estratégico de la Apoyar en la definición de planeación Todos los integrantes
Todos los procesos P visión, política y objetivos
organización estratégica de la organización de la organización
de calidad
Apoyar en la revisión y definición de las
entradas y salidas de los procesos y
subprocesos Caracterización de los
Interacción entre los procesos procesos actualizada
Líderes de procesos y
(mapa de procesos, diagramas P Diagramas de flujo Todos los procesos
subprocesos Asistir en la documentación de los cambios
de flujo) Procedimientos
o actualizaciones en los procesos, mediante documentados actualizados
diagramas de flujo y documentación
asociada
Procesos y procedimientos del Controlar la documentación del SIG
Listado maestro de
sistema y otros documentos cumpliendo con los requisitos de la norma y
Todos los procesos H información documentada Todos los procesos
necesarios para el desarrollo acompañar en la elaboración, revisión y
actualizado
de la gestión de la entidad actualización de esta
Apoyar en la revisión y definición de la Matriz DOFA y partes
DOFA, matriz de partes Todos los procesos,
Todos los procesos H matriz DOFA y de partes interesadas de los interesadas por proceso y
interesadas subprocesos
procesos y subprocesos subproceso actualizada
DOFA, matriz de partes Capacitar, elaborar y/o ajustar los mapas
interesadas, guía para la de riesgos asociados a los procesos y Mapas de riesgos por Todos los procesos,
Todos los procesos administración de riesgos y H subprocesos, utilizando la metodología proceso y subproceso subprocesos / entes
mapa de riesgos por proceso y definida por el DAFP y teniendo en cuenta actualizados de control
subproceso los riesgos positivos (oportunidades)
Direccionamiento
Información de características Identificar las salidas no conforme y Matriz de control de salida
Todos los procesos H estratégico
de calidad del servicio establecer el tratamiento a seguir no conformes
Todos los procesos
Entes de control /
Coordinar la definición, actualización y
Subproceso de evaluación Subproceso de
Informes de auditoría interna y seguimiento al plan de mejoramiento Plan de mejoramiento
independiente / Entes de H evaluación
externa institucional con el fin de documentar las institucional
control independiente /
acciones correctivas y de mejora
todos los procesos

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Direccionamiento
Direccionamiento Mapas de riesgos de gestión y Mapa de riesgos de los
Acompañar en el seguimiento a la ejecución estratégico / SIG /
estratégico / SIG / de corrupción procesos y subprocesos con
V de los controles definidos en los mapas de Subproceso de
Subproceso de evaluación Guía para la administración de seguimiento a los controles
riesgos de los proceso y subprocesos evaluación
independiente riesgos definidos.
independiente
Verificar el seguimiento a los indicadores Subproceso
Indicadores, salida no Matriz de salida no
Todos los procesos V definidos y a la matriz de salida no evaluación
conforme conforme
conforme independiente
Subprocesos
Información de seguimiento a evaluación
Realizar seguimiento al plan de Seguimiento al plan de
Todos los procesos acciones correctivas y de V independiente,
mejoramiento institucional mejoramiento institucional
mejora Direccionamiento
estratégico
Entes de control /
Subproceso de
Peticiones, sugerencias, Seguimiento al tratamiento
Realizar seguimiento a las PQRS para evaluación
Comunidad en general quejas, reclamos y peticiones V de las PQRS y peticiones
verificar la oportunidad en la respuesta independiente /
verbales verbales
Comunidad en
general

Definir y recolectar la encuesta de Resultados de la encuesta Direccionamiento

Subproceso de SIG Retroalimentación del cliente V
satisfacción del cliente de satisfacción del cliente estratégico

Subproceso evaluación Realizar auditorías internas a los líderes de Informes de auditoría

Desempeño de los procesos V Todos los procesos
independiente los procesos y subprocesos interna

Componentes de la revisión Adelantar la revisión anual del SIG por parte Informe de la revisión por la Direccionamiento
Subproceso SIG V
por la dirección de la dirección dirección estratégico

Indicadores, riesgos y acciones Autoevaluar el cumplimiento de los

Direccionamiento
correctivas y de mejora, A indicadores, riesgos y ACM asociadas con los Evidencias del seguimiento
Todos los procesos Estratégico
formuladas y aprobadas procesos y subprocesos

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RECURSOS
Humanos Físicos
Materiales: Recursos físicos, recursos financieros, recursos tecnológicos,
información disponible.
Mano de obra: Todos los empleados y contratistas.
Maquinaria y equipo: Equipos de cómputo, impresora, puntos de red,
servidores, UPS, red telefónica, equipos de comunicación.
Comités Ambiente de trabajo
Reunión equipo técnico de calidad y los demás que le sean asignados por el jefe Medio ambiente: Planta física adecuada (aire, ruido, ventilación, iluminación).
inmediato.
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Documentos Internos Documentos Externos

 PR-SIG-01 Sistema integrado de gestión

 PC-SIG-01 Control de la información documentada del SIG
 PC-SIG-02 Control de salidas no conformes  Normas ISO (9001:2015, 19000, 9000)
 PC-SIG-03 Acciones Correctivas y de Mejora  Guías, instructivos y cajas de herramienta emitidos por el DAFP
 GI-SIG-01 Guía administración de riesgos
 MN-SIG-01 Manual de calidad

REQUISITOS

 Ver normograma

 Numerales aplicables de la norma ISO 9001:2015

4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad
4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades
6.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos
6.3 Planificación de los cambios
7.4 Comunicaciones
7.5 Información documentada
8.7 Control de la salida no conforme

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9.1 Seguimiento, medición análisis y evaluación

9.2 Auditoría interna
10. Mejora

RIESGOS INDICADORES
Nombre del Indicador Objetivo
 Realizar las auditorías internas
 Cumplimiento del programa de
para verificar el cumplimiento de
auditorias
requisitos
 Ver Mapa de riesgos del subproceso  Eficacia de las acciones  Hacer medición para evidenciar el
correctivas y de mejora mejoramiento continuo
 Materialización de riesgos:  Realizar seguimiento a los mapas
Cuantos riesgos se vuelven de riesgos para verificar su
tangibles eficacia

NOTAS DEL CAMBIO

REVISION DESCRIPCIÓN ELABORÓ APROBÓ FECHA VERSIÓN FINAL
01 Logo, recursos Yesenia Arango Sergio Escobar 04/05/2016 02
Ajuste de descripción general, recursos, indicadores,
02 Yesenia Arango Sergio Escobar 01/08/2016 03
responsabilidad y autoridad

03 Formato, ciclo PHVA, requisitos, indicadores, comités Yesenia Arango Sergio Escobar 30/08/2017 04

Se realiza ajuste al ciclo PHVA, comités, recursos,

04 Yesenia Arango Catalina Restrepo Carvajal 09/05/2018 05
documentos internos y externos y requisitos
Se realiza ajuste al ciclo PHVA, comités, recursos,
05 Yesenia Arango Catalina Restrepo Carvajal 15/03/2019 06
documentos internos y externos y requisitos

06 Revisión y ajuste del ciclo PHVA Yesenia Arango Catalina Restrepo Carvajal 08/04/2019 07

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07 Revisión y ajuste del ciclo PHVA Olga Duque Eleonora Betancur González 10/09/2020 08

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