LA CARTA Y EL SOBRE1

INTRODUCCION

Un gran porcentaje de los negocios se hacen o se cierran a través de cartas u oficios. Este documento es la
imagen de la empresa y la representa, por ésto, debe tener una excelente apariencia: nítida, limpia, sin
dobleces innecesarios, así causará una impresión favorable a quien la lee y producirá motivación para
establecer o mantener las relaciones o negocios con la entidad.

La escritura de cartas u oficios es la demostración fehaciente del dominio que se ha adquirido en la digitación
de textos: posición correcta, manejo de teclado, velocidad, las que aunadas a la aplicación de las normas
empresariales y a las expresadas en esta guía, producirán cartas atractivas, que el jefe más exigente esté
dispuesto a firmarlas sin reparos.

La expedición de las cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto
administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Se recomienda elaborarlos en formato carta, con logo,
membrete y pie de página. Es conveniente leer detenidamente el Acuerdo 060 del AGN (Archivo General de
la Nación).

DEFINICION: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas
naturales, igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados. En algunas entidades se
denomina oficio.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se
recomienda tener en cuenta: tratar un solo tema por comunicación; redactar en forma clara, precisa,
concreta y concisa; usar tratamiento respetuoso y cortés; redactar en primera persona del plural y usar el
tratamiento de usted en singular o plural; emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo; utilizar los
formatos normalizados en los manuales de cada organización y distribuir el texto de acuerdo con las normas.

PARTES DE LA CARTA

CÓDIGO: La numeración es consecutiva según lo establece el Código de Comercio. Le puede anteceder el

código de la dependencia, determinado por cada organización en particular. Se escribe a un renglón del
margen superior. Se ubica según el estilo. Puede colocarse digitándolo en el docucumento o con sello
numerador, una vez impreso.

LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN: Los datos del nombre del lugar de origen y la fecha
de envío, se escriben a dos interlíneas del código y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula)
y año (sin separarlo con punto). Se sitúa según el estilo. Se debe escribir en un solo renglón, en caso de no
ser suficiente el espacio, se usa el sello fechador.

DESTINATARIO: Es la persona a quien va dirigida la comunicación, en forma personalizada, es decir a un

funcionario específico. Si es imposible obtener el nombre, se envía a la jefatura responsable. A partir de la
ciudad y fecha, se dejan cuatro interlíneas. Estos datos pueden ocupar hasta ocho líneas, se escriben a
interlineación sencilla y son:

Denominación o título académico. Se escribe con mayúscula inicial. Ejemplos: Señor Doctor
Licenciada Ingeniero Abogada Economista

1 1
Tomado de Guía Técnica Colombiana 185 del Icontec del 30 de septiembre del 2009, adaptado por Aída
Arciniegas Faíni.

1
Nombre del destinatario. Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida, de preferencia se
escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla. Se debe observar la ortografía en su escritura. Al
responder la comunicación, los nombres se escribirán de la misma forma como aparece en el documento
recibido.

Cargo. Se escribe con mayúscula inicial. Los nombres de cargos demasiado extensos, pueden repartirse
en dos líneas, para guardar armonía con los datos restantes. No se efectuará separación silábica. Ejemplo:
Cargo corto: Coordinadora Académica
Cargo extenso: Jefe Administrativo y Financiero de Líneas Internacionales

Organización. Se anota en la siguiente línea el nombre de la empresa destinataria, con la denominación

más ampliamente conocida, es decir nombre completo o sigla. Se escribe con mayúscula inicial.

Dirección. De acuerdo con el medio a través del cual se realice el envío de la comunicación, en este
espacio se escribe la dirección de nomenclatura, el apartado, el fax o correo electrónico. Se prescinde del
signo o abreviatura número, (#, No.) y se dejan dos espacios entre el número de la calle y el de la puerta.
Además, no se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y demás. Los primeros dígitos de la "placa de
la puerta" corresponden a la calle, carrera, etc., los siguientes, se refieren a la distancia en metros de la
esquina a la puerta se unen con guión. Cuando la dirección contiene información complementaria como
bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designación se escribirá la palabra completa. Ejemplos:
Carrera 25 12-74, Piso 2 Calle 15 33-23

Nombre del lugar de destino. Se identifica el lugar por su nombre, aún tratándose de correspondencia
local, NO se utilizan los términos La Ciudad o Presente. Para comunicaciones del orden nacional, se escribe
además el nombre del departamento separado por una coma. Si la carta va dirigida al extranjero, se anota
el nombre del país en la línea siguiente.

Señor Arquitecto
MICHEL MAURIAC CARLOS MEDINA CORREA
Président-Directeur General Director de Mercadeo
AMSDE Química Nacional Ltda.
26 avenue de Verdun Carrera 26 63-32
33089 Bordeaux-Cedex Chía, Cundinamarca
Francia

ASUNTO. Constituye la síntesis del tema tratado en la carta, expresada en máximo cuatro palabras, a dos
interlíneas de los datos del destinatario. Se escribe la palabra Asunto, con mayúscula inicial seguida de dos
puntos, sin negrilla y sin subrayar. Se pueden suprimir artículos, conjunciones o preposiciones, sin afectar el
sentido. Se ubica de acuerdo con el estilo. Ejemplos: Reclamo, Capacitación en contabilidad

SALUDO.

Se escribe a dos interlíneas del asunto.

CUERPO O TEXTO. Expone completamente el tema tratado. Se inicia contra el margen izquierdo en los
estilos bloque extremo y bloque, con sangría de 5 o 10 espacios en el estilo semibloque. Se escribe a una
interlínea entre renglones y a dos entre párrafos. Inicia a dos interlíneas del saludo.

PÁGINAS SUBSIGUIENTES

Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso solo el logotipo o la razón social. La calidad, el
tamaño y el color del papel deben ser los mismos en todas las hojas. El encabezado se ubica entre 2 y 3 cm
del borde superior de la hoja. Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el

2
número de la página contra el margen derecho. La línea de identificación puede contener: tratamiento y
nombre del destinatario, opcionalmente con la fecha abreviada o el número (referencia), con código de
dependencia si se desea , la razón social o sigla. Ejemplos:

(Margen izquierdo) (Margen derecho)

Ingeniera Doris Machado Cuéllar 2

SAR-41230 3
Industria Minera Ltda. 2

La última página debe contener como mínimo el párrafo de cierre antes de la despedida.

DESPEDIDA. Se escribe contra el margen izquierdo en cualquiera de los estilos.

REMITENTE Y FIRMAS RESPONSABLES. Los datos del remitente están conformados por el nombre y el
cargo. El nombre se sitúa a cuatro interlíneas de la despedida en mayúscula sostenida. El cargo se anota
en la línea siguiente, con mayúscula inicial, sin centrar; si es muy largo, puede colocarse en dos renglones.
La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos elementos se ubican de acuerdo
con el estilo elegido.

En caso de dos firmantes, sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de más
firmantes, si el número es impar, el último se centra. Ejemplos:

MARIO BERNARDO GUERRERO JURADO GLADIS BURGOS DE ESTRADA

Director Regional Secretaria Ejecutiva

LÍNEAS ESPECIALES

Si se requieren las líneas especiales, se escriben a dos interlíneas de los datos del remitente, en la misma
fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto.

Anexo o Anexos. Si se requiere, se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos renglones del
remitente. Se anota la palabra "Anexo" o "Anexos" seguida de dos puntos. A un espacio se enuncia la
cantidad de documentos; entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos
en forma continua horizontalmente y separados por coma. Ejemplos:

Anexo: uno (30 hojas)

Anexos: tres (dos discos, un recibo)

Copia. la palabra "Copia", se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar, seguida de dos puntos (:). A un
espacio horizontal, se relacionan los destinatarios alineados así: tratamiento de cortesía o título, nombre,
cargo y organización. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite la empresa. Todo sin
abreviar. Se utiliza interlineación sencilla. Ejemplos:

Copia: Doctor Enrique Argote B., Jefe Capacitación

Señor Carlos Vélez Salas, Auxiliar de Oficina

En caso de no tener espacio para describir cada copia por separado, se puede digitarlos en línea seguida,
aprovechando el ancho entre márgenes:

Copia: Señores Juan Díaz Pérez, Director AIMSA; Jairo Ruiz Cano, Gerente de Fabrimed; César Arenas L., Gerente Nacional de
Textiles S.A.; Doctora Lidia María Gordillo L., Directora Ejecutiva Telextiles Ltda.; licenciado Hugo Armando Buenaventura Caldas,
Jefe de Ventas Puntos Textiles S.A.

Las copias para el archivo y el consecutivo NO se enuncian, por ser reglamentarias de una empresa.

3
Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboración del documento. A dos
interlíneas de la última línea escrita, se anota el nombre y apellidos de las personas que participaron de la
redacción, trascripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de la comunicación, todos
debidamente alineados. Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempañado por cada uno de los
participantes. Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe, NO se requiere su identificación.
Ejemplos:

Proyectó: María Emilia Pantoja Rojas

Revisó: Jorge Obando López
Digitó: Luis Alberto Ortíz A.

PLEGADO DE LA CARTA

Se recomienda no doblar los documentos para evitar que con el tiempo se borre parte del texto. En caso de
utilizar sobres, se debe tener en cuenta que el doblez es diferente, según se trate de guardar el documento
en sobre convencional (rectangular) o sobre con ventanilla, sobres tamaño carta u oficio.

Doblez de la carta para sobre convencional (rectangular): Se lleva el borde inferior de la hoja hasta
aproximadamente 3 o 4 cm arriba de la mitad del papel, se efectúa el doblez y se trae el borde superior de la
hoja hacia abajo, dejando una pestaña de un centímetro; marcando el doblez. Se inserta la carta en el
sobre, de modo que al extraerla quede en posición de lectura.

Para sobre de ventanilla: Se hace de acuerdo con las dimensiones del sobre que emplee cada
organización y teniendo cuidado de que se puedan leer todos los datos del destinatario.

Documentos con más de dos folios: Cuando el documento consta de más de una hoja, se recomienda
utilizar sobre de manila carta u oficio dependiendo del tamaño y cantidad de folios de los documentos que se
van a enviar.

EL SOBRE

DEFINICION: Cubierta que guarda y protege un documento, para su envío y entrega.

Al registrar los datos del destinatario, éstos deben ser iguales a los consignados en la comunicación en
forma clara y completa. Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseño con la papelería de la
organización, impreso con el membrete. Para el diseño de sobres grandes, se deben respetar las zonas, con
la posibilidad de aumentar medidas horizontales y verticales, en armonía con el tamaño. El tamaño del
sobre para envío de anexos, debe permitir guardarlos sin dobleces.

Para una mejor distribución en los sobres grandes, a partir del tamaño carta, se recomienda escribir los
datos del destinatario en mayúscula sostenida, a interlineación de uno y medio en el tercio que le
corresponde. La impresión o escritura de los datos puede hacerse en sentido horizontal o vertical, en éste
último caso se deja la solapa hacia el lado derecho.

En las empresas que manejan el correo centralizado se recomienda escribir en el sobre el nombre o código
de la dependencia remitente, debajo de los datos de la zona 1. Cuando se utilizan servicios especiales de
correo, se escribe el número telefónico del destinatario en el renglón anterior a la ciudad y el del remitente
debajo de los datos de la zona 1.

Al utilizar etiqueta o stiker, ésta se adhiere centrada en el segundo tercio del sobre y se recomienda que
tenga el tamaño apropiado para escribir los datos completos del destinatario.

La solapa del sobre se sella por completo, cuidando que el pegante no se adhiera al documento que
contiene. El sobre no debe cerrarse con grapas, ni elemento metálico alguno.

CLASIFICACION: De acuerdo con la aplicación comercial, se clasifican en:

4
Sobre oficio (con ventanilla o sin ventanilla), sobre para tarjeta, sobre de manila media carta, carta, oficio,
extraoficio y de acuerdo con su destino los sobres se clasifican en: Local, nacional o internacional.

MODELOS

Modelo 1: Para efectos de diagramación tiene tres zonas. En las zonas 1 y 2 se imprimen los datos del
remitente. La zona 3 se deja libre para uso de la oficina del correo.

Modelo 2: Tiene dos zonas. En la zona 1 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para
uso de la oficina del correo. Si se emplea este modelo, se deben incluir en la zona 1 todos los datos
necesarios para la identificación del remitente.

ZONAS

Zona 1: Espacio destinado para la ubicación de la razón social sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo
y NIT (opcional). Ocupa los dos primeros tercios, desde el borde izquierdo del sobre y entre 3 y 4 cm
verticales desde el borde superior.

Zona 2: Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, fax, teléfono, NIT (opcional), dirección
electrónica (E-mail) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad y país. Ocupa
entre 1,5 y 2 cm desde el borde inferior del sobre y horizontalmente puede abarcar todo el ancho.

Zona 3: Espacio superior derecho que se deja libre para uso del correo.

Para su distribución el sobre se visualiza en tercios y se distribuye así: en el tercio central se escriben los
datos del destinatario, centrados sin sobrepasarlo, de acuerdo con el tamaño del sobre, su distribución debe
ser armónica. Se dirige en forma personalizada, a interlineación sencilla y pueden ocupar hasta ocho
renglones. El tercio derecho es para uso de la oficina de correo.

Sobre local. Cuando el destino es la misma ciudad de origen, se escribe el nombre de la ciudad con
mayúscula inicial.

Sobre nacional. Cuando el destino es una ciudad diferente, pero dentro del mismo país, los nombres de la
ciudad y el departamento se escriben separados por coma (,) en mayúscula inicial

Sobre internacional. La información debe ir en el idioma oficial del país de destino o en inglés, a
interlineación sencilla. El nombre del destinatario debe ir en mayúscula sostenida. En la dirección se
respetan la nomenclatura y los términos del país de destino tales como casilla, cajón, P.O., Box, Postfach,
entre otros. El país de destino, se anota en el mismo renglón de la ciudad o en el siguiente, dependiendo de
la extensión de los datos, de preferencia en mayúscula sostenida y en español para asegurar el despacho.