Tarea 3

Gestión documental
Concepto
Documento es la herramienta o medio de comunicación impreso a través de un
instrumento de reproducción gráfica o plasmado en un formato electrónico, que por lo
general contiene información fija escrita y espacio para información variable. En el
momento que una forma se completa se convierte en un documento.
De acuerdo con el tipo de información y grado de dificultad para su llenado, pueden
integrar o acompañarse de un instrumento.
La gestión documental le permite a la empresa crear y mantener un orden específico que
contribuye a la preservación de los documentos, brindando beneficios en pro del tiempo
de las organizaciones.
De igual modo, es de suma importancia su correcto establecimiento, ya que, si los
documentos no son archivados correctamente, no podrán ser consultados de manera
oportuna, creando un problema de aplicación incorrecta de los procesos, que de función.
Objeto
Es el vehículo de transmisión de datos e información organizacional as sencillo, claro y
funcional, toda vez que permite ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier
otro esfuerzo en términos físicos o electrónicos. Además, normativamente, cumplen con la
finalidad de constituirse en una fuente para efectos legales y/administrativos.
Propósito de la gestión documental

1. Contar con los formatos adecuados en función de las necesidades de la
organización.
2. Identificar y proteger información vital.
3. Mejorar la gestión e los procesos y de la los procedimientos.
4. Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.
5. Administrar efectivamente los recursos y sistemas destinados al manejo de la
información de la entidad.
6. Interrelacionar correctamente la gestión documental con la estructura
organizacional.
7. evaluar la gestión documental de la organización.
Enfoque clásico
Formas Impresas
Por lo general, las operaciones administrativas que se efectúan en una organización
requieren documentos para dejar constancia de su ejecución, Cuando estas operaciones
son numerosas y repetitivas se utilizan formas impresas, cuyo uso incide de manera
directa tanto en la simplificación del trabajo como en la calidad de la información que se
maneja, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
 Su contenido
 La cantidad que de ellas se utiliza
 EL costo que representan
Análisis
 Cuando se analizan las condiciones materiales de una forma, deben considerarse

los aspectos que siguen:
 Formas cuyas dimensiones no coinciden con el tamaño de los equipos en que se
procesan o son excesivas para los datos que contienen.
 Duplicación de formas de poco uso.
 Formas con un número de copias innecesario.
Enfoque digital (software y herramientas)
El concepto digital consiste en construir modelos de negocio centrados especialmente en

el cliente, que incluyan la red, el centro de datos, las aplicaciones y otras infraestructuras,
y que puedan estar en su compañía o en la nube.
Software para crear formatos
Comprende programas de los cuales se pueden construir un gran variedad de formatos,

En sí, existen programas que solo generan la parte gráfica, otros que manejan la parte
gráfica y la unifican con la información, otros más se constituyen como herramientas de
trabajo para simplificar la gestión documental y agilizar los procesos de toma de
decisiones.
Los programas que se usan para generar formatos son los siguientes:
 Microsoft Excel
 Acrobat X Pro
 Microsoft Access
 Microsoft Word
 Microsoft Power Point
 Apache OpenOfffice
Los programas para generar formatos gráficos son los siguientes:
 Photoshop
 Ilustrator
 Corel Draw
 In Desing
 QuarkXPress
Herramientas
Una vez se hayan decidido qué tipo de software se van a utilizar para gestionar a
documentación, se debe contar con ciertas herramientas para poder incorporarla, entre
ellas, las siguientes:
 Alta de documentos
 Búsqueda de documentos
 Navegación de documentos
 Administración de usuarios
 Administración para alta/baja de carpetas o bibliotecas
 Exportación CD
 Exportación/grabación
 Importadora CD
 Indexación
 Hojas de control
 Estadística BD
 Agenda
 Mensajería interna
Ventajas de la gestión documental

 Reducción significativa de los tiempos de respuesta, ya que se elimina el tiempo
que se requiere para trasladar documentos de un lugar a otro.
 Reducción significativa del gasto de papel, del espacio de almacenamiento físico y
del envió de documentos.
 Centralización de los datos en un entorno protegido del acceso de personal no
autorizado.
 Control de acceso a los datos, para saber que usuario accede a determinado
documento.
 Búsqueda y localización inmediata de documentos, sin necesidad de movimientos
físicos, y posibilidad de búsquedas condicionales basadas en los metadatos.

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Propósito de la gestión documental

 Cuando se analizan las condiciones materiales de una forma, deben considerarse

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