Este documento describe los conceptos fundamentales de la gestión por procesos y la mejora continua. Explica cómo representar los procesos mediante diagramas como SIPOC y matrices. También cubre los indicadores de procesos, los beneficios del enfoque por procesos y las etapas del ciclo PDCA para la gestión efectiva de procesos. El objetivo es ayudar a comprender la importancia de analizar y mejorar los procesos de una organización.
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Este documento describe los conceptos fundamentales de la gestión por procesos y la mejora continua. Explica cómo representar los procesos mediante diagramas como SIPOC y matrices. También cubre los indicadores de procesos, los beneficios del enfoque por procesos y las etapas del ciclo PDCA para la gestión efectiva de procesos. El objetivo es ayudar a comprender la importancia de analizar y mejorar los procesos de una organización.
Este documento describe los conceptos fundamentales de la gestión por procesos y la mejora continua. Explica cómo representar los procesos mediante diagramas como SIPOC y matrices. También cubre los indicadores de procesos, los beneficios del enfoque por procesos y las etapas del ciclo PDCA para la gestión efectiva de procesos. El objetivo es ayudar a comprender la importancia de analizar y mejorar los procesos de una organización.
Este documento describe los conceptos fundamentales de la gestión por procesos y la mejora continua. Explica cómo representar los procesos mediante diagramas como SIPOC y matrices. También cubre los indicadores de procesos, los beneficios del enfoque por procesos y las etapas del ciclo PDCA para la gestión efectiva de procesos. El objetivo es ayudar a comprender la importancia de analizar y mejorar los procesos de una organización.
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PROCESOS II
CALIDAD Y MEJORA CONTINUA
ÍNDICE Introducción Objetivo general Objetivos específicos 1. Representación de los procesos – Diagrama SIPOC – Caracterización del proceso 2. Indicadores de Procesos 3. Beneficios del enfoque de procesos 4. Gestión por Procesos – Ciclo PDCA – Etapas para gestionar un proceso Mapa Conceptual Glosario Referencias Bibliográficas Objetivo de la sesión
Comprender la importancia de analizar
y estudiar a los procesos que ocurren en una organización 1. Representación de los procesos
Existen una serie de símbolos normalizados que se utilizan
para la presentación formal de los diagramas. Ventajas de la representación de procesos
LA VENTAJA ES QUE PERMITEN HACER A LOS PROPORCIONAN UN PERMITEN EL ANÁLISIS
PERMITE LA PROCESOS MÁS IMPACTO VISUAL. PROFUNDO Y RIGUROSO COMUNICACIÓN CON UN TANGIBLES, FACILITANDO DEL PROCESO, ÚNICA INTERPRETACIÓN SU COMPRENSIÓN. IDENTIFICANDO ÁREAS DE MEJORA.
POTENCIAN LA DEFINEN UNA SECUENCIA AYUDAN A ESTABLECER DELIMITAN LOS LÍMITES
CAPACIDAD DEL PRECISA. PUNTOS DE CONTROL DE RESPONSABILIDAD EN PERSONAL PARA LA EJECUCIÓN Y CONTROL. COMPRENDER SITUACIONES COMPLEJAS. 1. Representación de los procesos Los procesos se pueden representar y normalizar o estandarizar mediante las siguientes herramientas: ● Procedimiento documentado ● Hoja de proceso ● Matrices ● Diagrama de bloques ● Diagrama de flujo (tipo funcional) ● Mapa de comunicaciones ● Muestras o fotos ● Plan del proceso ● Diagrama SIPOC ● El Diagrama SIPOC por sus siglas en inglés S Supplier, I Input, P Proccess, O Output y C Customer es la representación gráfica de un proceso, en el que se identifican cada una de las partes implicadas en el mismo. ● Para elaborarlo, los pasos son los siguientes: Diagrama ○ Paso 1: Identificar los procesos ○ Paso 2: Establecer las entradas del SIPOC proceso ○ Paso 3: Establecer los proveedores de las entradas ○ Paso 4: Definir las salidas del proceso ○ Paso 5: Establecer al cliente o clientes de cada una de las salidas obtenidas. Diagrama SIPOC Suppliers Input Process Output Customer
Paso 3 Paso 2 Paso 1 Paso 4 Paso 5
¿Quién provee ¿Qué ¿Cómo inicia el ¿Qué ¿Quién recibe
de las entradas elementos proceso? elementos las salidas del del proceso? ingresan al ¿Cómo se genera el proceso? proceso? desarrolla el proceso? proceso? ¿Cómo termina el proceso?
Nombre propio Sustantivo (no Verbo Sustantivo (no Nombre propio
de la persona o verbos) de las verbos) de las de la persona o empresa cosas, debe cosas, incluyen empresa incluir la otros información resultados
Figura1: Ejemplo de Diagrama SIPOC.
Adaptado de http://mejoracontinua.org/herramientas/sipo EJEMPLO DIAGRAMA SIPOC. Caracterización de los procesos ● La caracterización de procesos consiste en identificar las condiciones y elementos del proceso. ● Los procesos deben estandarizarse en función de la naturaleza de sus actividades, los requisitos del usuario y otros requisitos: legales o reglamentarios, que cumplen. ● Para caracterizar el proceso se debe seguir los siguientes pasos: ○ Identificar los procesos existentes ○ Identificar las entradas ○ Definir las actividades ○ Identificar las salidas ○ Definir los indicadores CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
2. Indicadores de procesos ● Los indicadores son una medida cuantitativa para reflejar la calidad de un proceso o servicio. Así, permiten evaluar un proceso, seguirlo y compararlo para tomar acciones. ● Como aspectos de medición, los indicadores deben ser sistemáticos: cumplir con las mismas etapas, estar normalizados, y ser homogéneos (mismas unidades y población) y continuos. 2. Indicadores de procesos • Tener en cuenta:
• Objetivos de la empresa. • Métodos. • Requerimientos. • Exigencias. 2. Indicadores de procesos
Objetivos: Pasos que se requieren para cumplir la meta
Metas.Último fin que se desea alcanzar.
Indicadores. Medidas cuantificables de los logros
alcanzados: en qué proporción se cumplen las metas y, en consecuencia, se consiguen los objetivos. 2. Indicadores de procesos 3. Beneficios del enfoque a procesos
Orienta a la empresa hacia el cliente y Posibilita optimizar y racionalizar el Permite entender a la empresa como Contribuye a reducir los costos hacia sus objetivos. uso de los recursos con criterios de un proceso que genera clientes operativos y de gestión al facilitar la eficacia global versus la eficacia local satisfechos y que puede mejorarse identificación de los costos o por departamentos. continuamente. innecesarios de la mala calidad. 3. Beneficios del enfoque de procesos
● Contribuye a la toma de decisiones eficaces.
● Facilita la identificación de limitaciones u obstáculos para conseguir los objetivos ● Permite evaluar el resultado del proceso y vuelve el trabajo más enriquecedor y genera mayor motivación en los empleados. ● Contribuyen a desarrollar ventajas competitivas propias y duraderas. La Gestión de Procesos es un enfoque disciplinario para identificar, diseñar, 4. Gestión por ejecutar, documentar, medir, monitorear, controlar y mejorar procesos los procesos de negocio, automatizados o no, para lograr resultados consistentes y alineados con los objetivos estratégicos de la organización. Ciclo PDCA ● El concepto de gestión lleva asociada la idea de acción para que los objetivos fijados se cumplan. Los elementos de gestión se resumen en el ciclo PDCA: Plan (Planear) - Do (Hacer) - Check (Verificar) - Act (Actuar). a. Planear es una etapa analítica, intensiva en experiencia y creatividad, en uso de la información e innovación. b. Hacer se refiere a asegurar la implantación de las acciones que han sido planificadas. c. Verificar se refiere a comprobar si las acciones ejecutadas han aportado a los resultados esperados d. Actuar se refiere a revisar, optimizar y transmitir las acciones de mejora. Se puede normalizar los procesos así como ejecutar las acciones correctoras para corregir desviaciones. Mapa Conceptual Gestión por procesos Beneficios Representació Indicadores del n de los Etapas de procesos enfoque procesos Medidas de Diagrama cuantificabl procesos Ciclo PDCA SIPOC es Matriz de Planear Caracterizaci Logros ón de alcanzados Hacer procesos Verifica r Actuar Glosario
•indicador. Datos que nos permiten medir de forma
objetiva los sucesos del mercado para poder respaldar acciones. •meta. Fin al que se dirigen las acciones o deseos de alguien. •objetivo. Pasos previos para llegar a la meta. Referencias Bibliográficas ● Pérez Fernández, J.A. (2009), Gestión por procesos. España. Business Marketing School ● Evans, J., Lindsay, W. (2008). Administración y control de la calidad. México D. F.: Cengage Learning. (7.a unidad). ● Gutiérrez, Humberto (2005). Calidad total y productividad. México D.F.: McGraw-Hill. ● Camison, César (2007). Gestión de la calidad: Conceptos, enfoques, modelos y sistemas. Madrid: Pearson. FIN DE LA UNIDAD Vídeos Gestión por procesos (link de youtube) https://youtu.be/JJz8nfaoixk Lecturas
