Control de La Documentación

Códig PC-
o QHSE.01
Fecha 08/08/20
CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN 20
Versió 0
n
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Elaboro Reviso Aprobó
Coordinador QHSE Supervisor de Operaciones Gerente General
1. OBJETIVO
Establecer la metodología y los parámetros básicos para ejecutar la elaboración,

aprobación y actualización de la documentación, al igual que establecer los
lineamientos para realizar las actividades de control y cuidado de los documentos
que hacen parte del Sistema de Gestión Integrado de Médanos Servicios Integrales.
2. ALCANCE
Aplicará a la ejecución de actividades relacionadas con la elaboración, creación,

revisión, aprobación, actualización, anulación, distribución, control y
almacenamiento de los documentos del Sistema de Gestión Integrado
3. RESPONSABLE
El presente procedimiento se dará a conocer a las personas que están relacionadas

directamente con la actividad de documentación del SGI de la organización.
Gerente General
Coordinador HSEQ
Supervisor Operaciones
4. TERMINO Y DEFINICIONES
Procedimiento: es la descripción de una serie de pasos seguidos en un orden

definido que indican como deben ser o hacerse los trabajos o actividades reguladas
por el sistema de gestión.
En un Procedimiento escrito, cada paso o enunciado debe especificar qué hay que
hacer, quién debe ocuparse de que se haga y cuándo debe hacerse. En muchos
casos, la ejecución generará un resultado o registro. También se debe indicar cómo
puede verificarse con dichos registros que la tarea requerida se completó
satisfactoriamente.
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Procedimientos Operativos: Son aquellos que establecen las metodologías para
la realización específica de los trabajos operativos de un Proyecto o Servicio.
Información Documentada: Información que una organización tiene que controlar y
mantener, y el medio que la contiene.
Distribución: entrega del documento a una persona que lo requiera para cualquier
actividad relacionada con sus funciones.
Documento: información y su medio de soporte. Incluye: manuales,

procedimientos formatos e instructivos ya sean internos o externos.
Documento Obsoleto: documento que no está vigente ya que existe una nueva
versión.
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de actividades desempeñadas.
Revisión: etapa que comprende la verificación que lo escrito corresponde con lo

establecido.
Versión: término utilizado para indicar el estado de evolución de los documentos

con base en el número de actualizaciones que ha tenido anteriormente.
5. PROCEDIMIENTO
5.1 Descripción general de actividades
A continuación, se encuentra la información necesaria para la elaboración, creación,

revisión, aprobación, actualización, anulación, distribución, control y
almacenamiento de la documentación del SGI, define las actividades relacionadas
con la estructuración y control de los siguientes documentos: manuales,
procedimientos, formatos e instructivos de tipo interno.
5.2 Parámetros para la elaboración de documentos y formatos
Para la elaboración de manuales, procedimientos e instructivos relacionados con el

SGI, se deberá tener en cuenta los siguientes parámetros: el encabezado de cada
página deberá incluir el logo de empresa Medados Servicios Integrados, el
encabezado contendrá el nombre, el código, la fecha de emisión, la versión y el
número de páginas del documento, elaboro, reviso y aprobó.
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Logo Nombre del documento Código Fecha
Código PC-QHSE.01
Fecha 08/08/2020
PROCEDIMIENTO Versió 01
INFORMACION DOCUMENTADA n
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Versión Pagina
Elaboro Reviso Aprobó

Cargo Cargo Cargo
CONTENIDO DE DOCUMENTO
Los contenidos de manuales y procedimientos deberán tener la siguiente estructura:
1. Objetivo (propósito por el cual se elabora el documento).

2. Alcance (A qué procesos afectará el documento).
3. Responsabilidad (las personas a las cuales se dará a conocer el documento y
quién será el responsable de su aplicación y control).
4. Termino y Definiciones (lista de palabras ordenadas que contienen su definición)
5. Procedimiento: incluye la descripción del proceso a documentar, se pueden
utilizar metodologías variadas, independientemente del nivel de detalle, su
complejidad dependerá del nivel de habilidad y formación del personal que lleva a
cabo las actividades. Es necesario determinar: ¿qué debe hacerse?, ¿por quién?,
¿Cuándo? y los registros necesarios.
7. Documentos de referencia (normatividad en la que se basará el procedimiento)
8. Los registros relacionados con las actividades descritas en el procedimiento.
9. Anexos que contengan información de apoyo al procedimiento documentado,
tales como tablas, gráficos, formularios…etc.
Preparación de paginas
a) Márgenes:
Superior 2,5 cm.

Inferior 2,5 cm.
Izquierdo 3 cm.
Derecho 3 cm.
b) Párrafos:
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Alineación: justificada
Distancia desde margen izquierdo hasta comienzo de texto: 1,5 cm.
c) Tamaño y orientación:
Títulos principales:
Fuente: Tahoma (En mayúscula)
Tamaño de la fuente: 12 (en caso de gran cantidad de caracteres el tamaño de la
fuente podrá ser de 10)
Formato: negrita
Subtítulos
Fuente: Tahoma
Tamaño de la fuente: 12 (Minúscula)
Formato: negrita
Párrafos:
Fuente: Tahoma (Minúscula)
Tamaño de la fuente: 12
Formato: normal
Tamaño hoja: Carta (210 x 297 mm.) ó estándar en el país de aplicación.

Orientación: vertical
5.3 Parámetros para la codificación de documentos y formatos
Cuando se elabore un documento o formato se debe codificar así: el primer y

segundo carácter alfabético indica el tipo de documento, el tercero cuarto quinto y
sexto el tipo de proceso al que pertenece, luego se tiene un carácter numérico
consecutivo del documento dentro del proceso.
A continuación, se presenta un ejemplo de la codificación del presente documento.
Código del documento: PC – QHSE - 01

Nº de Carácter: 12 3456 78
“Procedimiento (PC) – Calidad, Seguridad, Salud, Medio Ambiente (QHSE) – Consecutivo documento
(01)”.
Para asignar correctamente el código a cada documento se deberá seguir la

siguiente nomenclatura:
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SIMBILIZACIO
N° CARÁCTER CARÁCTER DETERMINA
N
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NM MANUAL
PL PLANILLA
PC PROCEDIMIENTO TIPO DE
1y2
IT INSTRUCTIVO DOCUMENTO
FT FORMATO
FL FLUJOGRAMA
QHSE QHSE
OYM OPERACIÓN Y
MANTENIMIENTO
FN FINANZAS PROCESO AL
3,4,5 Y 6
RH RECURSOS QUE PERTENECE
HUMANO
IC INGENIERIA Y
CONSTRUCCION
7Y8 0-9 VERSION CONSECUTIVO
5.4 Actividades para la creación, aprobación y actualización de los

documentos
Cualquier miembro de Medados Servicio integrales que identifique la necesidad de

crear, actualizar o anular algún documento o formato perteneciente al SGI deberá
informar al coordinador QHSE del respectivo proceso, quien determinara si se
aprueba o no la petición, haciendo las correspondientes observaciones. En caso de
ser rechazada la petición, se dará fin a la creación o cambio en el documento.
Cuando la petición sea aprobada, se procede a levantar la información necesaria (es
importante que el personal involucrado participe en esta actividad). Luego el
responsable del proceso deberá informar al Coordinador QHSE los cambios
solicitados para que este último diligencie el formato Pl.QHSE.01-02 –
Notificación de cambio de documentos, con el cual se dará formalidad a la
petición.
En la tabla que aparece a continuación se determina la responsabilidad en la

revisión y aprobación de los documentos con relación a la jerarquía documental. Las
actividades de revisión y aprobación de los documentos se evidencian mediante las
firmas.
REVISA APRUEBA
TIPO
(Control de contenidos)
Médanos Servicio Integrales

Coordinador
 Procedimientos de QHSE/Supervisor de Gerente General
Gestión/Operativos Operaciones
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Para la anulación de los documentos es necesario consultar a los involucrados, para
confirmar que el documento puede ser eliminado. El documento a cambiar o anular
será almacenado en medio impreso y/o magnético por un período de determinado
por 1 año. Esté documento deberá ser recogido e identificado con la marca de
DOCUMENTO OBSOLETO, para prevenir el uso inadecuado. Estos documentos
podrán ser consultados en medio magnético en la carpeta de históricos
Definido y corregido el documento, el coordinador de QHSE/Supervisor Operaciones

procede a dar codificación y cambio de versión. El documento deberá ser entregado
al responsable de revisarlo, el cual informará las correcciones que encuentre. Luego
de corregir las novedades encontradas el documento deberá ser entregado al
responsable de aprobarlo.
Los cambios ocurridos en la documentación deberán ser comunicados a todos los

miembros involucrados de la organización. Se comunicará el cambio del documento
con un anuncio (Flash), mediante correo electrónico.
5.5 Actividades para el control, distribución y almacenamiento de los

documentos.
Teniendo en cuenta las funciones de los integrantes de cada proceso, el Gerente

General definirá los responsables del cuidado, tenencia y control de los
documentos en medio físico, ya que los documentos en medio magnético estarán
controlados por unidades de computo.
Una vez relacionado el documento en el listado de distribución, el Coordinador de

calidad procederá a distribuir el documento en medio físico u magnético, para lo
cual se realizará el diligenciamiento del formato Pl.QHSE.01-01 Listado de
distribución de documentos.
Para asegurar que la versión apropiada del documento está en el sitio indicado
cualquier documento interno en medio impreso que sean distribuido, deberá llevar
la marca de COPIA CONTROLADA.
El Coordinador de calidad es responsable del control y deberá tener el documento

original, al entregar la nueva versión de una copia controlada en medio físico, el
poseedor deberá devolver la versión obsoleta. Los documentos que se ubiquen en
formato magnético serán responsabilidad del Coordinador del área, estos
documentos se entregan solo para información y no son actualizadas. La
legibilidad y facilidad para la identificación de documentos del SGI se asegura con
la aplicación de los numerales 5.3 y 5.4 del presente procedimiento,
adicionalmente el Coordinador QHSE verificara periódicamente el estado de los
documentos.
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El orden de la documentación se asegurará por medio de la correcta identificación
y trazabilidad por parte de la persona responsable de su conocimiento, aplicación y
almacenamiento durante el desarrollo de los procesos. El acceso a la
documentación en medio magnético sólo estará disponible para los usuarios con
permiso de acceso.
5.6 Generalidades de la documentación
Los documentos utilizados por el SGI deberán ser revisados y actualizados al

menos una vez al año.
El Coordinador de QHSE será el responsable que todos los documentos del SGI
aplicables a determinada actividad estén disponibles y actualizados en los lugares
adecuados para su correcto uso.
5.7 Documentación específica para proyectos
En aquellos proyectos de Médanos Servicio integrales en los que sea necesario

diseñar y elaborar manuales, procedimientos, planes, instructivos o formatos
específicos para el adecuado desarrollo y seguimiento del proyecto. El Supervisor
de Operaciones de proyecto será responsable de revisar, aprobar y controlar estos
documentos.
El Supervisor de proyecto será responsable de mantener actualizado y disponible

en los sitios de uso los documentos aplicables al proyecto, para lo cual utilizará un
listado maestro de documentos.
Los formatos deberán contener como mínimo el título y la versión mientras que los
manuales, instructivos y procedimientos deberán tener versión, objetivo, alcance y
título. Se podrá utilizar en los documentos el logo del usuario, cliente y del grupo
de proyecto.
6. REFERENCIAS
NTC ISO 9001 versión 2015. Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y

vocabulario
NTC ISO 9001 versión 2015 Sistemas de Gestión de la Calidad requisitos.
7. ADJUNTOS
Pl.QHSE.01-01 -Listado de Distribución de Documento
Pl.QHSE.01-02 -Notificación de Cambio de Documento
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Establecer la metodología y los parámetros básicos para ejecutar la elaboración,

Aplicará a la ejecución de actividades relacionadas con la elaboración, creación,

El presente procedimiento se dará a conocer a las personas que están relacionadas

Procedimiento: es la descripción de una serie de pasos seguidos en un orden

Documento: información y su medio de soporte. Incluye: manuales,

Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

Revisión: etapa que comprende la verificación que lo escrito corresponde con lo

Versión: término utilizado para indicar el estado de evolución de los documentos

5.1 Descripción general de actividades

A continuación, se encuentra la información necesaria para la elaboración, creación,

5.2 Parámetros para la elaboración de documentos y formatos

Para la elaboración de manuales, procedimientos e instructivos relacionados con el

Elaboro Reviso Aprobó

Los contenidos de manuales y procedimientos deberán tener la siguiente estructura:

1. Objetivo (propósito por el cual se elabora el documento).

Superior 2,5 cm.

Tamaño hoja: Carta (210 x 297 mm.) ó estándar en el país de aplicación.

5.3 Parámetros para la codificación de documentos y formatos

Cuando se elabore un documento o formato se debe codificar así: el primer y

A continuación, se presenta un ejemplo de la codificación del presente documento.

Código del documento: PC – QHSE - 01

Para asignar correctamente el código a cada documento se deberá seguir la

5.4 Actividades para la creación, aprobación y actualización de los

Cualquier miembro de Medados Servicio integrales que identifique la necesidad de

En la tabla que aparece a continuación se determina la responsabilidad en la

Médanos Servicio Integrales

Definido y corregido el documento, el coordinador de QHSE/Supervisor Operaciones

Los cambios ocurridos en la documentación deberán ser comunicados a todos los

5.5 Actividades para el control, distribución y almacenamiento de los

Teniendo en cuenta las funciones de los integrantes de cada proceso, el Gerente

Una vez relacionado el documento en el listado de distribución, el Coordinador de

El Coordinador de calidad es responsable del control y deberá tener el documento

5.6 Generalidades de la documentación

Los documentos utilizados por el SGI deberán ser revisados y actualizados al

5.7 Documentación específica para proyectos

En aquellos proyectos de Médanos Servicio integrales en los que sea necesario

El Supervisor de proyecto será responsable de mantener actualizado y disponible

NTC ISO 9001 versión 2015. Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y

NTC ISO 9001 versión 2015 Sistemas de Gestión de la Calidad requisitos.

Pl.QHSE.01-01 -Listado de Distribución de Documento

Pl.QHSE.01-02 -Notificación de Cambio de Documento

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