GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación:

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
 Código del Programa de Formación:
521213
 Nombre del Proyecto (Si es formación Titulada):
DIAGNOSTICAR, EVALUAR Y CAPACITAR A LAS EMPRESAS ESTATALES SOBRE LA IMPORTANCIA Y
RESPONSABILIDAD DEL FUNCIONARIO PÚBLICO EN EL RESGUARDO DE SUS ARCHIVOS
ADMINISTRATIVOS.
 Fase del Proyecto (Si es formación Titulada):
FASE DE EJECUCIÓN
 Actividad de Proyecto (Si es formación Titulada):
APLICAR INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS, CONOCER EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL,
APOYADOS EN EL DECRETO 2609 DEL 2012 Y ACUERDO 04 DE MARZO DE 15 DE 2013
 Competencia:
 ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS
INSTITUCIONALES.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
 CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO APLICANDO LOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS,
NORMAS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL, NORMAS Y TÉCNICAS DE PRESERVACIÓN Y
CONSERVACIÓN DOCUMENTAL, Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
 Duración de la Guía:
70 HORAS

GFPI-F-019 V3
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
GUÍA DE APRENDIZAJE

2. PRESENTACION

Con el desarrollo de la siguiente Guía de Aprendizaje, el aprendiz ejecutará la siguiente Actividad de

Aprendizaje:

 Identificar las agrupaciones documentales en la estructura orgánica.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

En el proceso de la Clasificación Documental hay que tener en cuenta que “los documentos, y con ellos la
información que contienen, siguen los flujos derivados del procedimiento administrativo y su
interpretación ha de ofrecer la organización plasmada en un Cuadro de Clasificación Documental. Esta
permite establecer las agrupaciones documentales en torno a las cuales se reúne la documentación
producida y conservada en las instituciones. Igualmente, facilita la codificación de las series y subseries
documentales producidas en los archivos en desarrollo de funciones específicas asignadas a cada
dependencia.”

Tomado de Cartilla de Clasificación Documental, AGN, Bogotá D.C. 2001.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividades de Reflexión inicial.

 Realice una reflexión sobre cómo se estructura su familia y cuáles son los roles y tareas
desarrolladas por cada miembro de la familia. Establezca similitudes con el organigrama de
una empresa.

3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

 A través de una actividad lúdica, aplique el siguiente glosario: Organigrama, Unidades de

Información, Biblioteca, Centro de Documentación, Museo, Fondo, Sección, Subsección,
Funciones, Series, Subseries, Unidades Documentales, Tipos Documentales, Principios
Archivísticos, Ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar).

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento y Actividades de transferencia del conocimiento.

 Consulte en la Biblioteca del CIES en forma física o digital, información sobre los antecedentes
históricos de los archivos (Consulte el material de apoyo en la Plataforma Blackboard).
Evidencia: Elabora un Video a partir de la lectura sobre el material de apoyo.
 Consulte en internet la definición de las siguientes ciencias auxiliares de la archivística:
Sigilografía, Heráldica, Historia, Genealogía, Cronología, Onomástica, Metrología, Informática,
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
GUÍA DE APRENDIZAJE

Biblioteconomía, y Documentación. Evidencia: Elabore una rejilla de términos sobre los

conceptos con las ciencias auxiliares de la archivística.
 Analice los siguientes documentos: Programa de Formación (competencias y ocupaciones),
Código de Ética del Archivista y la Ley 1409 de 2010. A continuación, elabore un ensayo sobre
la profesión del archivista en Colombia, de acuerdo a los documentos analizados (Este punto
es individual y se entrega en físico). Evidencia: Ensayo Ley 1409 de 2010.
 Ubique la Ley 594 de 2000 en la página del AGN y realice una lectura comprensiva. Luego,
elabore un mapa conceptual o un cuadro sinóptico sobre la Ley y prepárese para un
conversatorio. Evidencia: Mapa Conceptual o Cuadro Sinóptico sobre Ley 594 de 2000.
 Investigue los procesos de un Programa de Gestión Documental (Decreto 2609 de 2012).
Evidencia: Mapa Mental sobre Programa de Gestión Documental.
 Investigue sobre las unidades de información: centros de documentación, bibliotecas, museos
y archivos (concepto, clases, servicios, usuarios, tipologías documentales y funciones).
Evidencia: Cuadro Descriptivo Unidades de Información.
 Analice el material sobre Clasificación Documental, desarrolle y socialice el cuestionario.
Además, prepárese para un conversatorio. Asimismo, realice los ejercicios indicados sobre:
Agrupaciones documentales. Evidencia: Guía/Taller sobre Clasificación Documental y
Agrupaciones Documentales.
 Analice la Guía sobre el Estudio de Caso entregado por su instructor. Elabore: organigrama de
la entidad, codifique las unidades administrativas, cree las series y subseries para cada una de
las unidades administrativas, a partir de las funciones dadas y finalmente, presente un cuadro
de clasificación. Evidencia: Guía/Taller Estudio de Caso Cuadro de Clasificación Documental.
 GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR
GUÍA DE APRENDIZAJE

Materiales de formación
AMBIENTES DE APRENDIZAJE
devolutivos: Materiales de formación (consumibles) Talento Humano (Instructores)
TIPIFICADOS
(Equipos/Herramientas)
ACTIVIDADES DEL DURACIÓN
PROYECTO (Horas) ESCENARIO (Aula, Laboratorio, taller,
unidad productiva) y elementos y
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad
condiciones de seguridad industrial,
salud ocupacional y medio ambiente
Lápiz 5
Borrador de nata 2
Portátiles 15
Sacapunta 1
Sacaganchos 5
Aplicar Gancho legajador 5
instrumentos Carpeta 100
Tijera
archivísticos, 2 Legajo o
Común 100
conocer el Sobrecarpeta
programa de Porta guía 10
gestión Guía o Marbete 10
320 Instructor de Ambiente 204
documental, Marcador 1
horas 1 Archivística Sede Industria
apoyados en borrable
el decreto Guillotina 1
Borrador para
2609 del 2012 1
Tablero
y acuerdo 04 Resma de papel
de marzo de 1
tamaño carta
15 de 2013
Resma de papel 1
tamaño oficio
Perforadora 1
Marcador
1
Permanente
Cartulina 10

GFPI-F-019 V3
 GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR
GUÍA DE APRENDIZAJE

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia las técnicas e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo
Curricular

Técnicas e Instrumentos de
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación
Evaluación
Gestión Documental
• Evidencia de conocimiento: • Identifica y relaciona las Técnica de Evaluación:
ciencias auxiliares de la Formulación de preguntas
Respuesta a preguntas sobre: Archivística, teniendo en cuenta
Conceptos de administración, el aporte que éstas le hacen a los Instrumento de Evaluación:
Proceso administrativo, archivos. Cuestionario
Agrupaciones documentales, • Aplica las etapas del proceso
clases de fondos documentales, administrativo en cada tarea que
pasos metodológicos para la realiza, según el ciclo PHVA.
clasificación. • Describe las actividades
administrativas de las unidades
Evidencia de producto: de información, de acuerdo con Técnica de Evaluación:
sus características. Valoración de producto
• Cuadro de Clasificación • Aplica el Código de Ética del
Documental Archivista. Instrumento de Evaluación:
• Aplica los principios Lista de Verificación
archivísticos para la clasificación
documental, de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional, las
Tablas de Retención Documental,
las normas y la legislación
vigente.
• Aplica las agrupaciones
documentales de la Organización,
según la estructura orgánica
funcional de la empresa.
• Elabora el cuadro de
clasificación documental, de
acuerdo con los principios
archivísticos.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

a. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede

GFPI-F-019 V3
 entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.
b. Agrupaciones Documentales: Son el conjunto de documentos generados por una unidad
administrativa , en el ejercicio de sus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en el
organigrama, originan los fondos, las secciones, las subsecciones, las series y las subseries
documentales.
c. Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y
establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la
entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
d. Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de
documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación
documental establecido en la entidad.
e. Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida
por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries
documentales.
f. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o
privada en razón de sus actividades o funciones.
g. Hoja de Vida: es un resumen escrito y ordenado de su capacitación profesional y de su experiencia
laboral. De su correcta elaboración y presentación, dependerá el éxito en su búsqueda de empleo.
h. Informe: Es un texto escrito en prosa científica, técnica o comercial con el objeto de comunicar
información dirigida, generalmente a personas o entidades capacitadas para tomar decisiones. En
ellos se presentan hechos obtenidos o verificados por el autor. Pueden contener la solución a un
problema, los métodos y procedimientos mediante los cuales hemos obtenido los datos para
hallar esa solución y las recomendaciones que juzguemos hacer con respecto al problema que nos
ocupa. El contenido de un informe también puede ser la respuesta a una consulta técnica.
i. Informe Demostrativo: Es aquel en el cual se presenta una tesis planteada por el autor del
informe, la descripción de todos los pasos que se han seguido para su demostración y las
conclusiones obtenidas. Este tipo de informe se conoce con el nombre de informe científico o
informe técnico, resultado de una investigación o consultas exhaustivas de hechos, fenómenos o
actuaciones.
j. Informe Expositivo: Es aquel que narra un hecho o una secuencia de hechos sin análisis ni
interpretaciones del autor y, por consiguiente, sin conclusiones ni recomendaciones. Este tipo de
informe debe incluir antecedentes para que ayuden a comprender el hecho o hechos narrados.
k. Informe Interpretativo: Este informe no contiene solamente narración de unos hechos, sino que
interpreta y analiza esas situaciones para obtener conclusiones y dar recomendaciones. Ejemplo
de este informe puede ser la evaluación sobre la aplicación de una determinada metodología
utilizada en el proceso del aprendizaje como aplicación de encuestas, desarrollo de actividades en
equipo, prácticas pedagógicas, experiencias físicas directas, etc.
l. Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa
para identificar las dependencias productoras de los documentos.
m. Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la
agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
n. Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la
descripción de los documentos de una institución.
o. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el
cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los
 trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades
documentales.
p. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual
se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben
mezclarse con los de otras.
q. Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.
r. Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla,
describirla y asignarle categoría diplomática.
s. Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.
t. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización
documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja,
cuando la constituyen varios, formando un expediente.

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de Clasificación Documental. Bogotá D.C. 2001. p. 29.
ISBN 958-9298-80-X
 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1409. (30, agosto, 2010). Por la cual se reglamenta
el ejercicio profesional de la archivística, se dicta el código de ética y otras disposiciones. Bogotá
D.C. 2010. p. 18.
 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594. (14, julio, 2000). Por medio de la cual se dicta
la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C. 2000. p. 12.
 COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2578. (13, diciembre, 2012). Por el cual se
reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el
Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos
del Estado. Bogotá D.C. 2012. p. 13.
 COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609. (14, diciembre, 2012). Por el cual se
reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de
2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades
del Estado. Bogotá D.C. 2012. p. 16.
 GÓMEZ, Augusto. La historia colombiana y los archivos. En: Conferencia Dictada de la Facultad de
Sociología (13-04-1983: Salón Camilo Torres). Bogotá D.C.: Universidad Nacional de Colombia.
1983. p. 75-87.
 LÓPEZ HERNÁNDEZ, Mary Luz. Desarrollo y evolución histórica de los archivos. Medellín: SENA.
2003. 4 p.

 http://definicion.de/regla-ortografica/
 http://adigital.pntic.mec.es/~aramo/ortogra/reglas.htm
 https://www.educaplay.com/es/recursoseducativos/1286694/ortografia_y_redaccion.htm
 http://blog.pucp.edu.pe/blog/blogderedaccion/2013/09/11/pruebas-de-ortograf-a-y-redacci-n-
con-feedback/
 https://www.educaplay.com/es/recursoseducativos/1945/tilde___.htm
7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Coordinación
Instructor Gestión
Autor Adrián Gómez Díaz Académica 11 de marzo de 2017
Documental
CADPH

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Razón del
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Cambio
Coordinación 11 de Variación de
Instructor Gestión
Autor (es) Adrián Gómez Díaz Académica febrero de Centro de
Documental
CADPH 2019 Formación