Unidad de Conocimiento – Getting Things Done (GTD)

Mayo 2014

UNIDAD DE CONOCIMIENTO

Getting Things Done

(GTD)
“La mente consciente, como la pantalla del ordenador, sirve para
enfocar las cosas, no para almacenarlas”

David Allen

Sumario
¿Qué es? ___________________________________________ 1
Herramientas _______________________________________ 2
El dato ____________________________________________ 4
Guía de Trabajo _____________________________________ 4
La experiencia ______________________________________ 6
Materiales _________________________________________ 8
Bibliografía básica ________________________________________ 8
Materiales en línea _______________________________________ 8

¿Qué es?

 Getting Things Done (GTD) es una metodología de productividad

personal ideada por el consultor David Allen basada en un procesamiento
altamente estructurado de las tareas a realizar para conseguir un flujo de
trabajo donde predominen las sensaciones de control y perspectiva por
encima de las de estrés.

 El principio es descargar la mente consciente del peso de las tareas a

realizar haciendo un vaciado en forma de registro externo. De esta
manera, la mente queda liberada de funciones de almacenamiento y puede
dedicarse a ordenar, priorizar las tareas a realizar de una manera objetiva y
realizarlas sin perder la concentración.

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 El enfoque de la GTD, a diferencia de metodologías que comienzan por la

definición de objetivos a medio y largo plazo, es de abajo a arriba, del micro
al macro. La siguiente tarea resoluble con una acción concreta es
priorizada, los proyectos surgen de agrupaciones de tareas concretas y los
objetivos de la agrupación de proyectos.

 Según la visión de la metodología GTD el estrés surge cuando se nos

presentan tareas inesperadas o sobrevenidas y no tenemos bien
planeadas las tareas predefinidas con las que ya contábamos. La
combinación de la sorpresa ante una nueva tarea y la brumosa sensación de
tener un montón de tareas a realizar, alimenta la sensación de estrés y
saturación. Según Allen, la habilidad de manejar las sorpresas es una
clara ventaja competitiva.

 El libro de David Allen Getting Things Done: The Art of Stress-Free

Productivity publicado en el año 2002 ha sido un éxito de ventas y ha dado
lugar al nacimiento de toda una industria paralela dedicada a ofrecer
instrucción complementaria y herramientas para la GTD. La metodología ha
recibido una entusiasta acogida sobre todo entre personas trabajadoras de
sectores relacionados con la sociedad de la información.

 Hay implementaciones de la metodología para gran cantidad de

soportes: aplicaciones para teléfonos inteligentes, ordenadores (por
ejemplo integrándola en Outlook o en programas de gestión de notas como
Evernote), páginas web (como Nirvana) o libretas divididas en las secciones
requeridas.

 Los críticos de la metodología señalan la rigidez y complejidad de su

diagrama de procesamiento de tareas. También un cierto sesgo hacia
posiciones de management en la definición de su público ideal: personas
que delegan muchas tareas y reciben muchos correos e inputs cada día.

Herramientas

 Herramientas de recopilación: el primer paso de la GTD es vaciar la

mente del peso pesado de las tareas a realizar. Hay que hacerlo sin filtros
previos ni intentando priorizar mientras recopilamos. Es un puro vaciado,
una descarga en bruto de todas las tareas en una lista que inicialmente
tendrá un aspecto caótico (de ahí la comparación con la bandeja de
entrada del correo electrónico, donde los mensajes se van acumulando a
medida que llegan). Este concepto se puede implementar con herramientas
diferentes según las preferencias de la persona usuaria, siempre respetando
los principios de sencillez y accesibilidad (no tenemos que hacer muchos
pasos para acceder a la recopilación porque es la cantera de donde
sacaremos el material para toda la metodología):

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 Una bandeja física donde dejar notas, documentos, recordatorios,

post-its; o una simple libreta.

 Un programa de ordenador o teléfono que permita registrar tareas

en un simple listado.

 Una grabadora de voz.

 Una pizarra en nuestra área de trabajo.

 Herramientas de organización: todas las tareas recopiladas en la

bandeja de entrada, una vez procesadas (ver 'Guía de trabajo') irán a parar
a una de estas 8 bandejas o cestas de organización (pueden ser
espacios físicos como libretas o virtuales dentro de un software):

 Si no requieren ninguna acción inmediata:

 Papelera: para las tareas a descartar.

 Archivo de seguimiento: tareas que ahora no necesitan

ninguna acción, pero tal vez la requerirán en un futuro.

 Archivo de consulta: no se prevé ninguna acción ni

presente ni futura, pero pueden servir de referencia para
otros proyectos.

 Si requieren una acción inmediata:

 Próxima acción: la tarea requiere menos de 2 minutos y

no es delegable. Son las acciones que se harán
inmediatamente.

 A la espera de: acciones delegables a otras personas y

que, por lo tanto, requieren un retorno en forma de
feedback antes de actuar nosotros.

 Agenda: acciones que sólo pueden hacerse en un momento

determinante.

 Proyectos: la tarea es parte de un proyecto más amplio y

queda integrada juntamente con otras tareas relacionadas.

 Material para proyectos: bandeja que recoge ideas que

nos pueden servir para dar forma a proyectos futuros
todavía indefinidos.

 Planificación natural de proyectos: la GTD es más conocida por las

herramientas de recopilación y organización de tareas accionables, pero
también ofrece herramientas para la definición de proyectos en forma de 4
pasos:

1. Definir el propósito y los principios del proyecto en coherencia

con nuestros valores. Alinear recursos, motivación y la
definición de éxito.

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2. Visualizar el resultado: imaginarse a un/a mismo/a trabajando

en el proyecto ayuda a clarificar cómo hacerlo.

3. Lluvia de ideas: maximizar el número de ideas, buscar la

cantidad y no la calidad.

4. Organizar: identificar las piezas y acciones intermedias;

secuenciar y priorizar.

5. Identificar las próximas acciones: un proyecto está bien

planificado cuando hemos identificado las acciones que lo
pondrán en movimiento sin requerir acciones previas.

El dato

Según un estudio del Gobierno Vasco de 2010, las y los españoles trabajan 232
horas más que los europeos al año, pero tienen la mitad de la productividad.
Sin embargo, la sensación de poca productividad, mala gestión del tiempo y
abundancia de distracciones no son características exclusivamente españolas,
sino globales. Esto explica la proliferación de metodologías de estímulo de la
productividad y la creciente atención que reciben en forma de artículos y libros.
Aparte de la GTD, algunas de las más populares son: la matriz de Eisenhower,
la Técnica Pomodoro y la DIT (Do It Tomorrow) de Mark Foster.

Guía de Trabajo

RECOPILAR

La fase de vaciado y recopilación de tareas nos

permite hacer explícito todo el contenido de la difusa
sensación de "tener cosas que hacer".

Recopilación del espacio: hay que empezar por un

repaso de nuestro espacio de trabajo. ¿Está todo
en orden? ¿Nos falta algo?

Recopilación mental: recoger en el soporte que

hayamos elegido como bandeja de entrada todas
las tareas que tenemos pendientes, sin caer en la
tentación de procesar al mismo tiempo. Puede
llevar de 20 minutos a 1 hora.

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PROCESAR

En esta fase vaciamos la cesta o bandeja de

entrada. Lo ideal es dejarla vacía y que todo lo
que salga no vuelva a entrar.

La pregunta clave al procesar una por una las

tareas es: "¿Cuál es la próxima acción?" Es decir,
hay que convertir las tareas en "accionables".
Una acción sólo nos deja 3 opciones: hacerla,
delegarla o posponerla.

ORGANIZAR

Hay que asignar las acciones procesadas en el paso

anterior a una de las bandejas o cestas de
organización (ver 'Herramientas').

"Papelera", "Próxima acción" (menos de 2

minutos), "A la espera de" (delegación),
"Proyecto", "Agenda" o "Referencia" (para
materiales consultivos o futuros proyectos).

EVALUAR

Una vez organizadas las acciones hace falta

evaluarlas, es decir, decidir cuál toca hacer. Por
ejemplo:

Mirar si tenemos una próxima acción que requiere

menos de dos minutos.

Mirar la agenda del día.

Avanzar en las acciones de un proyecto.

También es parte de la evaluación la revisión

semanal. Nos permite desplazar acciones de una
bandeja de organización a otra en función de las
circunstancias cambiantes.

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HACER

A menudo nos encontraremos ante varias posibles

acciones inmediatas y habrá que decidir según los 4
criterios de elección de acciones.

Situación: nuestra ubicación condiciona las

acciones a realizar (en la oficina, en casa).
También las personas con las que estamos.

Tiempo disponible: hay acciones de la agenda que

marcan unos tiempos. Si en 10 minutos tenemos
un encuentro, no podemos empezar acciones que
sabemos que no terminaremos.

Energía disponible: ¿estamos al principio o al

final de la jornada? ¿Cómo hemos dormido? Esto
condiciona si hacer una acción más creativa o
mecánica.

Prioridad: en igualdad de los criterios anteriores,

se debe hacer la acción que nos proporcionará un
mayor retorno o avanzará más un proyecto.

La experiencia

Los dos casos que se exponen a continuación han sido facilitados por Jeroen
Sangers, management consultant especializado en las modernas técnicas de
productividad para profesionales y equipos de trabajo. Es Fundador de El
Canasto, dónde ofrece información, formación y consultoría sobre una manera
más inteligente de trabajar y vivir para empresas y directivos.

Tecnoconverting está especializada en el desarrollo y construcción de nuevas

tecnologías en el tratamiento de las aguas. La empresa con sede en Sant
Fruitós de Bages (Barcelona) es conocida por sus innovaciones para Estaciones
Depuradoras de Aguas Residuales (EDAR) y por sus Rascadores Manowar y
módulos lamelares.

La expansión en el mercado internacional durante los últimos años ha

incrementado la carga de trabajo de la plantilla. Para hacer frente cada vez a
más instalaciones y con mayor complicación, Tecnoconverting decidió formar al

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personal administrativo y a los responsables de los proyectos de instalación en

la metodología de productividad personal Getting Things Done.

La implementación de GTD se llevó a cabo en tres fases:

 Primera sesión de formación enfocada en los cinco pasos del flujo de

control aplicado a la herramienta Microsoft Outlook.
 Segunda sesión de formación presencial, organizada unas semanas
más tarde, para eliminar dudas y preguntas surgidas durante la
implementación del flujo de trabajo. Además, la sesión estuvo enfocada
en la planificación de proyectos, en la gestión de objetivos y en la
colaboración en equipo.
 Tras las sesiones presenciales, Tecnoconverting abrió un “espacio
virtual” dentro de la empresa para intercambiar material, soluciones y
experiencias relacionadas con Getting Things Done.

Un reto importante es el proceso de onboarding de nuevos miembros del

equipo. El material que tienen organizado en su espacio virtual es un gran
recurso de apoyo, pero aprender la metodología requiere un esfuerzo
moderado.

La empresa señala como mayor beneficio de GTD la mejora que han conseguido
en la comunicación interna. Además indican que la autonomía del personal ha
aumentado y que han disminuido los tiempos de respuesta. En general, el
trabajo del equipo humano está mejor alineado con la visión y los objetivos de
la organización.

Orbal es una consultora de servicios tecnológicos basados en la virtualización

de sistemas y servicios de cloud. Son integradores de sistemas que van “más
allá” de su trabajo diario, siempre aportando un valor extra y compartiendo su
experiencia y su tiempo con la comunidad de virtualización.

Parcialmente debido a la crisis económica actual, Orbal quiso buscar la

supervivencia y continuidad, enfocándose en el trabajo que más beneficios
aporta. Como son una empresa pequeña, es importante para ellos utilizar sus
recursos de forma óptima.

Un análisis previo de las formas de trabajar dentro de la empresa mostró que la

plantilla de Orbal dedicaba demasiado tiempo a tareas no prioritarias y en
solucionar emergencias. Eligieron implementar la metodología Getting Things
Done para mejorar la eficiencia y la eficacia y para gestionar todo el trabajo
que no tenían que hacer en el mismo momento. Como había más trabajo que
horas disponibles, utilizaron GTD para priorizar las tareas y para alinear el
trabajo de cada día con los objetivos y la visión de la empresa.

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El primer paso fue formar a una persona como 'Evangelista GTD' dentro de la
organización. Su función era animar a las demás personas de la empresa a
implementar Getting Things Done y ayudarlas con la implementación práctica
de los nuevos hábitos productivos.

En una segunda fase, el resto de la empresa recibió formación en GTD,

acompañada por sesiones personalizadas de consultoría a distancia y
seguimiento por parte del evangelista.

Un factor importante en la implementación fue que cada persona tenía la

posibilidad de personalizar la GTD y adaptarla a su manera de funcionar y a las
herramientas que ya usaba.

Como principal reto identificaron la necesidad de aplicar la metodología con

constancia y volver a empezar si era necesario. El rol del evangelista era y es
imprescindible para mantener el proyecto de implementación vivo.

Finalmente aprendieron que hay que evitar caer en la trampa de fijarse

demasiado en las herramientas para gestionar el trabajo, porque no son tan
importantes en la metodología Getting Things Done.

Materiales

Bibliografía básica

Allen, David. Haz que funcione: Hoja de ruta hacia el éxito a través de la
eficacia y la organización personal. Barcelona: Alienta, 2011.

Allen, David. Organízate con eficacia. Barcelona: Empresa Activa, Ediciones

Urano, 2006.

Materiales en línea

Charla TED: El arte de la productividad sin estrés

Charla del inventor de la metodología GTD, David Allen, que se centra en los
ejes de control y perspectiva en la gestión del trabajo. La deficiencia en uno u
otro aspecto llevan a una disminución de la atención y un aumento del estrés.

https://www.youtube.com/watch?v=CHxhjDPKfbY

El canasto

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Espacio dedicado a la productividad personal de Jeroen Sangers que ofrece

información gratuita sobre metodologías de productividad, así como formación
grupal y consultoría personalizada presencial.

http://canasto.es/

Método GTD en minutos

Video que resume de una manera muy gráfica y esquemática el funcionamiento

de la GTD. Producido por funcionarioseficientes.es.

https://www.youtube.com/watch?v=iz6wmE5cTW8

Optima Infinito

Blog de Jose Miguel Bolivar concebido como un espacio colaborativo en el que

se habla sobre innovación en productividad y metodología GTD desde la
perspectiva de los individuos, las redes y las organizaciones.

http://www.optimainfinito.com

Agudo, Alejandra. “A mi día le faltan horas”. El País, 14/11/2013.

Con un ritmo de vida cada vez más elevado, el tiempo se ha transformado en

un bien escaso. Hay diferentes propuestas, técnicas y métodos para una mejor
organización personal. Uno de los más extendidos en el mundo es el Getting
Things Done, título del libro de David Allen en español se ha traducido como
Organízate con eficacia.

http://www.factorhuma.org/index.php?option=com_content&view=article&id=1
0558&Itemid=11

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