Tema 4: Análisis y diseño de los puestos de trabajo.

1. Introducción:
Las empresas necesitan desarrollar una amplia variedad de tareas.
A su vez cada empresa tiene su forma particular de agrupar dichas tareas y
encomendarlas a una o varias personas.
Se necesita también definir qué tareas corresponden a cada puesto de trabajo, que
responsabilidades, así como identificar que cualificaciones y competencias que son
necesarias para un desempeño exitoso.
Observaremos que con el diseño de puestos se trata de un proceso triple de fases que
suceden pasando de lo más general a lo más específico.

Es decir, se trata de:

1. Estructurar el trabajo y designamos actividades concretas a puesto.
2. Se hace análisis que concluye con una descripción en la que se señalan los métodos
y responsabilidades.
3. Se detallan características ideales o especificaciones.

Debemos considerar:
Que abordamos una actividad que en cierto modo requiere involucración en el proceso
de los trabajadores.
Además, dicha actividad se convierte en un punto de partida para todas las funciones
relacionadas con el personal.

Lo que pretende alcanzar con estos aspectos, se puede resumir en los siguientes
puntos:
Analizar y describir la estructura de la empresa. (esta reflejado en lo relativo a la
autoridad y las relaciones entre puestos tratando de mejorarla evitando duplicidad).
Ayuda al proceso de reclutamiento y selección (por medio de la descripción y los
perfiles se sabrán las características de las personas que se buscan).
Valoración de puestos de trabajo.
Sirve de base para la política salarial.
Ayuda a trazar itinerarios profesionales en lo que los puestos están involucrados.
Ayuda a establecer planes de carrera, como proyecto de formación individualizado
que con éstos.
Permite descubrir necesidades de formación.
Así como también facilitar medidas de prevención de riesgos laborales.
2. Análisis de puestos de trabajo: Concepto y elementos.

A- Concepto:
Un puesto de trabajo está formado por una tarea. Más frecuentemente, por varias tareas.
Para analizarlo, es preciso recoger todos los datos con él relacionados, para,
posteriormente poder estudiarlos y emitir un juicio acerca de su naturaleza.
Es de gran importancia resaltar que se tratad e analizar el puesto en sí mismo y no a la
persona que lo desarrolla.

La mayoría de la información se recoge a través del propio empleado por medio de

cuestionarios y revistas además de otros métodos.
El análisis de los puestos pretende conocer:
Qué se hace en un puesto de trabajo.
Por qué se hace.
Cómo se hace.
Cómo se relaciona con otros puestos de la organización.
Cuáles son los requerimientos de los integrantes del puesto.

Los métodos de recogida de información, utilizan: (pregunta de examen)

1. Cuestionarios, los cuales pueden ser abiertos o cerrados.

En los cuestionarios abiertos, se solicita al titular del puesto que describa con precisión
todas y cada una de las tareas que realiza.
En el caso de cuestionarios cerrados todas las preguntas se establecen previamente.
(Después de una labor de investigación porque puede ocurrir que, al no ser posible
contemplarlas todas, se olvide alguna importante).
Uno de los cuestionarios más utilizados es:
El denominado Cuestionario de Análisis de la posición (CAP).

El CAP parte de la premisa de que el resultado del desempeño combina las condiciones
propias del puesto con las características humanas.

2. La entrevista:
Recoge información a través de un dialogo con los empleados, pudiéndose dar tres
tipos, individuales, de grupo y de observación.

a. En las entrevistas individuales suele utilizarse un modelo semiabierto donde algunas

preguntas esta prefijadas de antemano, otras van realizándose según las respuestas del
empleado. (Después, se agrupan todas y se efectúa el análisis del puesto).

b- En las entrevistas de grupo intervienen dos o más empleados que estén realizando el
mismo trabajo.
(Siendo la principal ventaja sobre la entrevista individual, que acorta bastante el tiempo
por parte del analista en esta fase de la investigación).
c- Las entrevistas de observación se efectúan mientras los empleados trabajan,
observando al mismo tiempo como efectúan diferentes tareas.
(Al igual que las entrevistas individuales, requieren mucho tiempo, pero proporcionan
mayor información que aquellas).

3. Otro método de recogida son los diarios o agendas de trabajo:

Consiste en un informe que tiene que utilizar el titular del puesto.
En dicho informe se registra de forma sistemática las tareas del puesto y el tiempo
que dedica.
(Permiten obtener información de puestos especializados, aunque se le puede
criticar por falta de objetividad)

4. También lo es la reunión de expertos:

Se recoge información de expertos o de trabajadores muy experimentados.
Suele ser útil para puestos de trabajo de nueva creación.
(Permite obtener detalles por parte de los que más saben, aunque puede resultar costoso
y lento.)

5. Observación directa en personas mediante tecnología.

A través de videos-cámaras se estudia movimientos y acciones del empleado a lo largo
de la jornada.
Útil en puestos de baja cualificación.

B- Elementos del análisis de puestos (al examen).

Los elementos que permiten analizar un puesto de trabajo son el contenido y la
descripción del mismo.

1. Contenido del puesto.

Se trata de conocer con la mayor exactitud posible en qué consiste el puesto de trabajo.
Para establecer el contenido del puesto se analizara:
a) A tarea o tareas que se realizan.
b) Las habilidades o capacidades precisas.
c) Los deberes y responsabilidades.
d) La remuneración adecuada.

a) Los datos relativos a la tarea:

Deben mostrar en qué consiste el trabajo real desempeñado, y,
Por que se realiza una determinada tarea (si ello resulta posible),y,
El tiempo empleado para llevarla a cabo.
b) En cuanto a las habilidades o capacidades requeridas a un empleado para que
realice su trabajo:
Dependerán de las tareas que deba llevar a cabo.
No serán las mismas si se trata de un puesto directivo que si se trata de un trabajo
mecánico, donde se precise cierta fuerza física.

c) Los deberes y responsabilidades:

Resulta de gran interés conocerlos con exactitud.
Se trata de determinar a que tendrá que enfrentarse el empleado en su puesto.
Cuando se trata de puestos directivos, donde deben tomarse decisiones que afectan a
toda la empresa, es particularmente determinante.

d) La remuneración adecuada:
Nivel económico adecuado a las características de trabajo y nivel de desempeño.

Existe un método estandarizado (que es de gran aceptación), denominado como (AFP),

o análisis Funcional de Puestos, describe dichos puestos en función de las siguientes
actividades:
1. Qué tareas realiza el trabajador con relación con otras personas y puestos.
2. Los métodos y técnicas que utiliza.
3. Las máquinas, herramientas y equipos precisos.
4. Los materiales, productos o servicios que produce.

2. Descripción del puesto de trabajo (segundo elemento del análisis):

La descripción del puesto de trabajo incluye la identificación, definición y descripción
propiamente dicha del mismo.

Fases por las que pasa o que constituyen dicha descripción, se concretan en:
a) Identificación:
En esta fase se recogen los datos básicos que permiten diferenciar un puesto de otro. Se
refiere a:
 Titulo que se da al trabajo.
 Número de personas que lo llevan a cabo.
 Donde se realizan las tareas.
 Localización física.
 Departamento en el que se integra.
 Código asignado, etc.

b) definir el propósito del trabajo

se trata de determinar cuales son sus objetivos generales, incluyendo, si resulta posible,
lo que constituye el desempeño satisfactorio
c) la descripción propiamente dicha
especifica las diferentes tareas del trabajo
El análisis del puesto se suele materializar en una Ficha de descripción (en función de la
empresa).
El contenido puede variar en función de cada empresa y cada puesto, por lo general,
si suelen aparecer en la misma, los siguientes aspectos:
 Identificación del puesto (denominación, formación y experiencia mínima).
 Finalidad o misión: son los objetivos del puesto.
 Área: situación en el departamento al que pertenece, organigrama.
 Dependencia jerárquica directa: cargo que tiene la autoridad sobre el puesto.
 Relaciones internas y externas: relaciones internas, se refiere a nivel funcional y
externas, se refiere a proveedores o clientes o entidades.
 Responsabilidades: sobre colaboradores, equipos, distribución de trabajo.
 Lugar de trabajo: ubicación y posibilidades de movilidad.
 Tareas y responsabilidades: tareas especificas del puesto, tiempos, dedicación y
exigencias.
 Supervisión y control: seguimiento y corrección en caso necesario.
 Equipamiento: equipos que son utilizados, herramientas, ordenadores de manejo
imprescindible.
 Riesgos: enfermedades profesionales a los que se esta expuesto.
 Condiciones ambientales: principales características de ambiente físico de lz,
humedad, contaminación
 Sistema retributivo: nivel económico, fijo, variable, incentivos, antigüedad.
 Dedicación: horarios, calendario laboral, vacaciones, disponibilidad.
 Categoría profesional: datos al respecto.
 Evolución profesional: previsiones sobre nuevas exigencias y posibilidad de
formación.
 Criterios de evaluación: para valorar el desempeño, normativa.

Ejemplo:
Apoyándonos en el modelo de ficha anterior, vamos a considerar un ejemplo de puesto
de servicio de atención al cliente de una empresa de seguros.
 Identificación del puesto: servicio al cliente, técnico en gestión administrativa,
formación complementaria: cursos en comunicación.
 Finalidad o misión: proporcionar atención personal y telefónica a clientes, tramitar
reclamaciones.
 Área: departamento comercial área de comunicación.
 Dependencia jerárquica directa: depende del director del Departamento
Comercial.
 Relaciones internas y externas: mantiene contactos continuos con los clientes y
con los empleados a todos los niveles, transmitiéndoles información de los clientes y
poniéndoles en contacto.
 Lugar de trabajo: oficinas centrales, en calle…, oficina compartida.
 Tareas y responsabilidades: recibir clientes, informarles, atender consultas
telefónicas con rapidez, comunicar empáticamente y asertiva a clientes, realizar
informes, actuar con rapidez bajo presión, etc.
 Supervisión y control: es realizado por el jefe de área de comunicación con quien
mantiene reuniones periódicas.
 Equipamiento: centralita, ordenador, fax, archivos, base de datos.
 Riesgos: posturales.
 Condiciones ambientales: buenas condiciones, iluminación, insonorización.
 Sistema retributivo: salario base de la categoría profesional que se incrementa por
trabajar fines de semana.
 Dedicación: ha de trabajar 1850 horas al año, de forma rotatoria turnos de tarde y
fin de semana.
 Categoría profesional: administrativo, grupo 7.
 Evolución profesional: posibilidades de promoción dentro del departamento
comercial mediante formación en marketing.
 Criterios de evaluación: la evaluación la realiza la dirección del departamento
comercial mediante la observación de cumplimiento de tareas, horarios, rapidez y
rigor en la resolución de problemas.

Los perfiles profesionales:

Son una consecuencia del análisis y de la descripción del puesto de trabajo.
De manera genérica, puede definir como el conjunto de características que
identifican la adecuación de una persona para asumir en condiciones optimas las
responsabilidades y tareas del puesto.
Se elabora teniendo en cuenta las exigencias del puesto, la cultura y los objetivos de
la empresa.
Contenidos:
Formación: Formación académica reglada tendrá que tener el ocupante en función del
contenido (técnico superior en administración y finanzas).
Conocimientos específicos: los que no se obtienen de manera reglada pero se consideran
necesarios para ocupar plaza (ej. experiencia en gestión de RRHH)
Aptitudes y habilidades: se indican las necesarias para el desarrollo de las funciones y
responsabilidades (ej. Facilidad de expresión, numérica).
Personalidad: se incluyen los rasgos de personalidad relevantes para el desarrollo
óptimo de las funciones y responsabilidades.
Otros elementos de los perfiles: se puede incluir las motivaciones e intereses
profesionales que deberá reunir el ocupante.

Profesiograma:
Es la representación grafica del perfil profesional.
Su objetivo es definirlo gráficamente.
Determinar las exigencias a partir del ajuste a dicho perfil.

Ejemplo de Profesiograma:
Grado de adecuación: 1 2 3 4
Expresión verbal
Aptitudes y habilidades

Gestión por competencia

Mc Clelland factores motivacionales.

Teoría de los tres factores:
1. Logro.
2. Poder.
3. Pertenencia.

Descubre que los ejecutivos en las empresas pequeñas, hacer las cosas bien (logro).
Mientras que las grandes empresas las mueve poder.

Competencia: grado de utilización de conocimientos, habilidades, el buen juicio

asociado a una profesión. Se trata de integrar conocimientos (mínimo que se requiere,
de una titulación académica, tiene que ver con el saber), habilidades (una vez
demostrado el conocimiento mínimo llega el momento de aplicar esos conocimientos,
destrezas practicas, saber hacer) y aptitudes que capacitan para actuar.

Habilidades duras: son aquellas que están orientadas a las tareas, técnicas que
te permiten ejecutar tareas.
Habilidades blandas: orientadas a las personas. Relacionado con la inteligencia
emocional.
 Tienen que ver con uno mismo: Confianza, autorregulación, adaptabilidad,
innovación (creativa).
 Tienen que ver con los demás: Sociales. Comprensión de los demás.
Liderar. Capacidad para resolver conflictos.
Aptitudes (habilidades cognitivas): capacidad de análisis, de síntesis y abstracción.
Actitudes: tiene que ver con la forma de ser y actuar de la persona, los sentimientos.
Relacionado con los valores. Eso se gestiona.

3. Diseño de puestos: Concepto, características y factores.

Concepto:
El diseño del puesto incluye el contenido, los requisitos y las retribuciones de los
empleados, y resulta, con frecuencia, la mejor manera de medir la motivación de los
mismos.
Características del diseño de puestos:
1. Alcance (Ámbito): hace referencia al número de tareas o actividades que conlleva el
puesto.
2. Profundidad: es la discrecionalidad que posee el trabajador para decidir las
actividades y los resultados del puesto. Se dice que un puesto es más profundo cuanto
mayor discrecionalidad.(Grado de libertad que tiene el trabajador)
3. Relaciones entre puestos: la base de las relaciones entre puestos esta en las
relaciones interpersonales.
Factores que afectan al diseño.
Los factores que afectan al diseño son el entorno, la aceptación social y la practica
laboral.
a) Entorno:
No es posible diseñar un puesto de trabajo sin tener en cuenta las habilidades o
disponibilidades de los empleados, así como el entorno social en el que la empresa se
desenvuelve.
b) Aceptación social:
Existen una serie de trabajos que son muy aceptados y otros que no lo son tanto, o no
son en absoluto. Un empleado estará tanto más satisfecho con su trabajo cuanto más
considerado esté socialmente.
c) La practica laboral
La forma en que tradicionalmente ha venido desempeñándose el trabajo en una
organización es un factor de mucho peso. Cuando este aspecto se olvida, puede fracasar
el proyecto de diseño de puestos de trabajo.

Características Factores que afectan al diseño.

Alcance Entorno
Profundidad Aceptación social
Interrelación La practica laboral

4. Rediseño de puestos.

Todas las técnicas analizadas en el apartado anterior tienen por objeto mejorar la
relación del trabajador con el puesto de trabajo.

Dos son las formas que han utilizado los gerentes para enriquecer el puesto de trabajo:
la rotación de puestos y la ampliación de puestos.

1. Rotación de puestos:
Consiste en cambiar al empleado de un puesto a otro, lo que le permitirá realizar un
mayor número de tareas.

Aunque esta práctica no altera la naturaleza esencial de los puestos es de esperar que
aumente el valor relacionado con la satisfacción del empleado puesto que la percepción
de su trabajo se habrá enriquecido.
El peligro que se corre con esta técnica es el de hacer que el trabajador desempeñe un
mayor número de tareas igualmente repetitivas y aburridas.

2. Ampliación de puestos:
Los puestos excesivamente especializados, sobre todo aquéllos que se realizan en
cadenas de montaje de bienes de equipo industriales, automóviles, etc., crean graves
problemas de insatisfacción entre los trabajadores.

Un mayor alcance del puesto, consistente en ampliar el número de tareas, reducirá el

aburrimiento y favorecerá el desempeño.
La forma en que tradicionalmente ha venido desempeñando el trabajo en una
organización es un factor de mucho peso.
Cuando este aspecto se olvida, puede fracasar el proyecto de diseño de puestos de
trabajo.

Esta técnica precisa de una mayor capacitación y del dominio de un mayor número de
habilidades por parte del empleado.
Es posible, incluso, que algunos empleados no sean capaces de llevar a buen término el
conjunto de tareas que se les reasignan.

Sin embargo, si los empleados se muestran dispuestos y poseen o adquieren las

capacidades precisas, todo ello redundará en un incremento de la satisfacción y,
finalmente, de la calidad del producto y todo ello es aconsejable aunque la operación
conlleve cierto coste económico.