Modelo de Recomen

Proceso de Inven

Nota: A continuació n se presenta un modelo de recomendaciones para Inventarios, el cual debe ser revisado y ajustado d
só lo un modelo sugerido y el mismo no pretende reflejar todas las situaciones de una organizació n, ni tampoco suplir los
resultados de las recomendaciones, debe considerar su impacto y probabilidad en la organizació n, de tal forma que el lec
considerado dicho impacto, pues cada organizació n puede tener situaciones diferentes.

Las causas de los riesgos y las recomendaciones deben ser consideradas en cada organizació n., dependiendo del tipo de

La Toma Fisica de Inventarios, será analizada en otro modelo.

Actividad Causas del Riesgo

Informalidad por parte de la

Administració n en las instrucciones para
los procesos.

Falta de compromiso por parte de la Alta

Gerencia en fortalecer el sistema de
control interno.
 Riesgos no considerados en el proceso

Actividades de control no definidas o no

consideradas en el proceso

Incumplimiento de las políticas

Políticas y Procedimientos

Intereses en cumplir las metas de

ingresos, sin tener que considerar el
cumplimiento de controles.
Desconocimiento de las políticas y
procedimientos de la organizació n, por
falta de divulgació n a todos los
colaboradores.

Falta de procedimientos para la

recepció n de inventarios.

Desorganizació n en la bodega de
inventarios.

Pérdida de mercancía, sin que puedan

ser identificadas oportunamente, dado
que no se tienen definida la periodicidad
de los inventarios
 Requisició n de inventario innecesario o
que no se ajustan a la demanda, por no
contar con un programa de planeació n.

Perdida de inventario por entrega del

mismo, sin las correspondientes ordenes
de despacho.

Deficiencias en el proceso de
Requerimiento e Ingreso de verificació n del inventario que ingresa al
Inventario Almacén

Transferencia entre localizaciones de

inventarios que no es registrada
contablemente.
Registros contables de la mercancía
realizados con posterioridad a la
recepció n de la misma

Colaboradores que no cuentan con los

elementos de seguridad para el
desarrollo de su trabajo.

Deficiencias en la seguridad de la
bodega.

Infraestructura de la bodega que no

corresponde con las normas para el
almacenamiento del producto

Inventario obsoleto y dañ ado que se

encuentra registrado como inventario
disponible para la venta.
 Dañ o y/o perdida del inventario por
deficiencias en su custodia.

Almacenamiento del Inventario

No se realizan inventarios cíclicos para

los productos de mayor valor,
identificando oportunamente las
pérdidas del mismo.

El inventario no se encuentra asegurado

y los funcionarios responsables de su
custodia, no tienen asignada dicha
responsabilidad en el manual de
funciones.

El Almacén es organizado y
administrado de acuerdo al criterio de
cada administrador
Dañ o del inventario por falta de
mantenimientos y/o reparaciones
locativas

Ausencia de controles de verificació n de

los productos entregados

Aceptar devoluciones de mercancía sin

requerir una nivel de validació n y
autorizació n sobre dichas devoluciones
 Deficiencias en la calibració n de las
basculas y en el proceso de verificació n
de los despachos.

Productos despachados sin factura

Concentració n de funciones en el cargo

_____________________________________________

Deficiencia en los accesos físicos y

medidas de seguridad en la zona
asignada para realizar el proceso de
alistamiento del producto.

Despacho del inventario

Despacho del inventario
Ausencia de procedimientos para la
liquidació n de fletes.

El saldo de los inventarios en la

contabilidad es actualizado días
posteriores al despacho real del
producto, dada la ausencia de un sistema
en línea, así como de un proceso de
actualizació n manual diario.

El inventario en consignació n no es
verificado de forma perió dica .

Modificaciones manuales en los

documentos soporte de salida.
Entrega parcial o incompleta de los
pedidos solicitados

Falta de capacitació n del personal, en

alistamiento de la mercancía.

No se realiza ningú n tipo de verificació n

por parte del á rea de vigilancia a los
vehículos que se retiran con producto.

Disminució n del inventario por

consumos internos sin niveles de
autorizació n
 Ajustes de inventarios por el mismo
funcionario que ingresa la informació n
de los inventarios.

No se tienen limites de tolerancia para

las diferencias que presentan los
productos solicitados y los realmente
recibidos en el Almacén.

Movimientos de inventarios por

personal que oficialmente no tienen
dicha responsabilidad, sin embargo,
tiene dentro de su perfil asignado el rol.

IT
IT

Saldos de inventario inexistente en

localizaciones virtuales

Saldos de inventario inexistente en

localizaciones virtuales

Localizaciones creadas sin autorizació n

Recibir má s unidades de las solicitada

porque el sistema no restringe las
cantidades solicitadas en la orden de
compra frente a las realmente
entregadas.
 Modelo de Recomendaciones
Proceso de Inventarios

s para Inventarios, el cual debe ser revisado y ajustado de acuerdo a los objetivos de la auditoría y a los resultados de la misma, pue
as situaciones de una organizació n, ni tampoco suplir los aná lisis que debe hacer cada auditor para emitir el informe. El orden con e
y probabilidad en la organizació n, de tal forma que el lector parta de lo má s relevante, sin embargo, para efectos del modelo de reco
situaciones diferentes.

deradas en cada organizació n., dependiendo del tipo de inventarios que maneje.

Titulo Sugerido para la Debilidad Recomendaciones Sugerid

Establecer, documentar y realizar el correspondiente proceso de d

procedimientos de la organizació n, considerando los siguientes as
control:

Debilidades en la documentació n de las políticas y •Objetivo

procedimientos de la organizació n •Alcance
• Niveles de aprobació n y anulació n de las cuentas por pagar de ac
• Evidencia de las aprobaciones realizadas.
• Responsables

Fortalecer la documentació n de las políticas y procedimientos de

los siguientes aspectos:

•Objetivo
Falta de completitud en la documentació n de las •Alcance
políticas y procedimientos de la organizació n. • Niveles de aprobació n y anulació n de las cuentas por pagar de ac
• Evidencia de las aprobaciones realizadas.
• Responsables
• ___________________________________________________
 Actualizar y divulgar las políticas y procedimientos de la organiza
prá cticas y controles ejecutados. Dicha actualizació n debe consid
siguientes aspectos:
Las políticas y procedimientos no se encuentran
actualizados para _______________________ • Análisis de riesgos y controles.
• Objetivo
• Responsables
• Niveles de aprobació n

Incluir dentro de la política __________________ los niveles de aprobac

Los procedimientos establecidos para
______________________ no consideran y/o definen de cuentas de acuerdo a su monto, así:
_____________________________________________
__________________________
_____________________________________________

Dar cumplimiento a los numerales __, ___, ___ y ___ de la Política ____
que los inventarios deben cumplir con : _____________________________
Incumplimiento de los lineamientos establecidos en
la Política ____________.
Evaluar la implementació n de acciones correctiva para aquellos ca
incumplen por ____________________.

Establecer, documentar y divulgar las políticas y procedimientos d

____________________________, considerando los siguientes aspectos:

• Responsables
Ausencia de políticas y procedimientos relacionados • Segregació n de Funciones
con _______________________ • Niveles de aprobació n
• Actividades clave de control.
 Formalizar y divulgar las políticas y procedimientos correspondie
____________________________ así como incluir dentro los mismos la def
actividades y niveles responsables para:

Informalidad en las políticas y procedimientos • Aprobació n de ajustes de inventarios de acuerdo a los siguiente
ejecutados en la organizació n _____________________________ ___________________________________________
• _____________________________ ___________________________________________
• _____________________________ ___________________________________________

Realizar un plan de capacitaciones a todos los colaboradores vincu

_______________________, de forma perió dica, así como mantener regis
capacitaciones como de sus participantes, fomentando el conocim
aplicació n de las mismas sin excepció n alguna.
Ausencia de un plan de capacitaciones para los
colaboradores de la organizació n en ___________________ Adicionalmente todos los colaboradores invitados de otras á reas a
inventarios, deben recibir capacitació n sobre có mo realizar la tom
incluyendo aspectos de seguridad, control, vestuario, reporte de d
seguir para realizar el conteo.

Fortalecer el procedimiento de inventarios denominado ___________

siguientes aspectos :

- Pará metros para la organizació n de la bodega, de acuerdo a la no

- Documentació n soporte para el ingreso de la mercancía a la bode
_ Asignació n de responsabilidades para el ingreso físico y en el sis
partiendo del principio de segregació n de funciones.
Falta de completitud en los procedimientos
establecidos para la recepció n y el despacho de - Documentació n soporte requerida para autorizar la salida de inv
- Pará metros de verificació n sobre la exactitud de la mercancía tan
inventarios.
- Método de archivo de la documentació n soporte de las operacion

Definir y formalizar la periodicidad con la cual la organizació n rea

requeridos para mantener el control de sus productos y materias
Deficiencias en la periodicidad de los inventarios realizació n de inventarios sorpresivos, que permitan validar la exi
unidades, en un período especifico y para determinadas referenci

De otro lado, para los inventarios físicos, se deberá _________________

 Establecer los criterios técnicos con los cuales se deben hacer los r
de tal forma que los mismos correspondan a las necesidades de de
de inventario por falta de rotació n, así como los costos de almacen
Adquisició n de inventario que no corresponde con
las necesidades de la demanda. De otra parte, se deben establecer los niveles responsables de apr
inventario, toda vez que los mismo excedan los limites tradicional
estrategias de la organizació n.

Realizar capacitaciones sobre los procedimientos a seguir para la

se ha recibido la correspondiente requisició n, fortaleciendo así el

Solicitar al á rea de _________________________, establecer un control au

cada pedido tenga asociada la orden de despacho y por tanto no se
Incumplimiento del procedimiento de entrega de documentació n.
inventario.
Igualmente, hasta tanto se implemente el control automá tico, se d
un control manual, que permita monitorear que todas la mercancí
cuenta con la correspondiente orden de despacho.

Establecer indicadores de seguimiento, para los colaboradores res

mercancía que ingresa a la Bodega, de tal forma que se mida la efi
producto recibido frente a los registros de las ordenes de __________
también deberá n aplicar al proveedor o el á rea que los despacha,
Debilidades en el control de verificació n del implementen acciones correctivas, frente a los errores presentado
producto entregado entregado.

Para los productos que por su tamañ o o peso no es posible realiza

establecer la técnica de conteo a seguir, de tal forma que se tenga
muestreo aleatoria, para validar su completitud.

Incluir dentro de los procedimientos de transferencia, las activida

las mismas deben será realizadas manualmente, de tal forma que
días, disminuyendo los efectos contables en la presentació n de las
Falta de oportunidad en el registro de transferencias Establecer un control de monitoreo para la documentació n asigna
entre localizaciones.
manuales, de tal forma que se valide el registro contable de las mi
consecutivo.
 Dar cumplimiento al procedimiento _______________________________, q
productos que ingresan al inventario, deben ser inmediatamente c
alguna.

De igual forma considerar la implementació n de un control autom

registro en de los productos que ingresan al sistema vs. las remisio
Falta de oportunidad en el registro contable de la
mercancía recibida
Desarrollar un proceso de auto control, que permita verificar si las
mercancía, han sido oportunas y exactas con relació n a los registr

Implementar indicadores de seguimiento al cumplimiento de dich

autorizado el proceso, de tal forma que los colaboradores respons
evaluados.

Asignar a cada uno de los colaboradores los elementos de segurid

desarrollo de su trabajo, tales como: _________________________________
___________________________________, y _____________________________________

De igual forma se deberá n realizar los siguientes ajustes en la bod

Deficiencias de seguridad tanto para los
colaboradores como la bodega. a. Elementos para trabajos en alturas tales como montacargas,
b. Señ alizació n de las rutas de evacuació n.
c. Instalació n de redes contra incendios.
d. Realizar una separació n física entre las zonas peatonales y las z
reduciendo el riesgo de perdida.
e. Establecer un control de seguridad automá tica, para el ingreso d

Realizar los ajustes de infraestructura requeridos en la bodega de

de expertos en la norma _____________________-, así como de acuerdo
ambientales, reduciendo el riesgo de deterioro por deficiencias en

Pérdida de producto por deterioro en su Establecer un protocolo de construcció n y adecuació n de las bode
almacenamiento garantizar que cumplan con los requerimientos mínimos para gar
etapa de almacenamiento.

Asignar un espacio aislado dentro de la bodega, para el almacenam

encuentra deteriorado o vencido, evitando su contacto con el prod

Realizar un proceso de revaluació n de inventarios, , retirando el v

inventario dañ ado y obsoleto, de tal forma que los saldos contable
Saldo contable de inventarios, que no corresponde
situació n financiera de la compañ ía.
con la realidad de su estado obsoleto o dañ ado.
 Establecer un protocolo para la organizació n del producto en las b
los productos, de acuerdo a su tamañ o y có digo de identificació n i
asignada en el sistema.

Deficiencias en le proceso de identificació n del De otra parte, se deberá revisar el método de identificació n de los
producto y almacenamiento de la bodega. todos los productos tengan su referencia incluida, facilitando tanto
como el despacho de los mismos.
Se recomienda asilar los productos identificados como: ____________
demá s productos, así como asignar un funcionario responsable de

Definir y formalizar la realizació n de inventarios cíclicos, para los

rotació n, considerando entre otros, los siguientes aspectos:

- Responsable de realizar los inventarios.

Ausencia de inventarios cíclicos para las referencias - Responsables de aprobar y/o autorizar los ajustes de las diferen
de mayor valor y rotació n. - Criterios para la selecció n de las referencias a inventariar.
- Tiempo mínimo en el cual las referencias objeto del inventario d
totalidad.

Incluir dentro del manual de funciones y responsabilidades de los

despacho de inventario, que se considera como responsabilidad d
pérdida del inventario entregado para su administració n.
Ausencia de garantías que respalden la pérdida de
inventarios. La inclusió n del anterior ítem, deberá contar con el aval del á rea d
asesor laboral. Así mismo se deberá constituir una pó liza de ______
las perdidas de inventario, en caso que las mismas no puedan ser

Definir y formalizar un protocolo para la administració n y organiz

para el inventario, el cual incluya entre otros, lo siguiente:

Ausencia de un protocolo para la administració n del a. Organizació n de las referencias.

almacén,. b. Separaciones físicas del á rea de almacenamiento, cargue, y des
c. Responsabilidades de los colaboradores que trabajan en el Alma
d. Documentació n soporte de los inventarios cíclicos realizados ju
e. Elementos de seguridad tanto del Almacén como de la los colab
 Implementar un plan de mantenimiento mínimo anual, para todas
organizació n, considerando las etapas de lluvias y calor de la regi
Ausencia de un plan de mantenimiento para las
ubicadas.
bodegas.
Dichos mantenimientos deben contar con la asignació n presupues

Establecer controles de verificació n tanto manuales como automá

que las unidades solicitadas y la referencia de producto entregado
con lo registrado en la orden de pedido.

Parametrizar el aplicativo ___________________________ en la opció n ___

Falta de integridad y exactitud en la entrega de los que se valide automá ticamente que los productos entregados, cor
pedidos requeridos.
en las ordenes de pedido, por lo cual cada orden de pedido deberá
despacho.

De otra parte, las ordenes de pedido deben tener numeració n con

forma que todas las ordenes sean gestionadas y autorizadas.

Incluir dentro del proceso de devoluciones, tanto la documentació

avalar la devolució n, así como los niveles de verificació n y autoriz

Igualmente, se debe revisar la documentació n soporte, consideran

siguientes documentos:

a. Formato de solicitud del cliente.

b. Registro formal de la autorizació n de la devolució n por parte de
Deficiencias en el proceso de devoluciones c. Nota de ingreso del producto al Almacén, con el registro del fun
producto.
d. Nota crédito emitida por ____________________.

Finalmente, considerar el procedimiento a seguir por las devoluci

tiempos de aná lisis, responsables de aprobar las justificaciones té
acciones a seguir cuando al cliente tiene la razó n, corrigiendo los p
oportunamente.
 Establecer, documentar y divulgar los pará metros de verificació n
cada una de las referencias de producto despachado, garantizando
cantidades como la calidad de las mismas.

Incluir un procedimiento de calibració n de basculas, definiendo la

Errores en el proceso de despacho de la mercancía. la vida ú til de la basculas, así como el responsable de dicho mante
entreguen las cantidades exactas y se reduzcan los niveles de recla
También, se deberá n implementar indicadores de seguimiento, qu
oportunidad en el despacho, el cumplimiento en horarios y cantid
solució n de los reclamos presentados.

Parametrizar la opció n ____________________________ en el aplicativo __

forma que todo despacho de productos, siempre tenga asociada fa

Entrega de productos sin factura Capacitar a los funcionarios responsables de entregar los producto
control que deben ser ejecutadas para autorizar la salida de un pe

Revisar y asignar las funciones de ________________________________ y

_______________________________________________ a __________________________
concentració n de actividades y responsabilidades a un ú nico cargo

Implementar controles perió dicos, que permitan verificar la adecu

tanto operativamente como en el sistema, incluyendo aspectos com

Deficiencias en la segregació n de funciones para el · Los funcionarios que registran las ordenes de salida , no pueden
despacho de productos.

Solicitar al á rea de seguridad la implementació n de las siguientes

· Cá maras de seguridad.
· Puertas de seguridad.
Deficiencias de seguridad en las zonas que limitan · Aislamiento de las zonas de descargue de la circulació n peatona
con las zonas de carga. · Registro de la identificació n de los conductores asignados para e
· Controles de acceso restringido.
De igual forma, se deberá separar físicamente el á rea de cargue y d
del á rea de almacenamiento.
 Definir y formalizar un control para la liquidació n de los fletes, con
siguientes factores:

a. Metodología para la definició n del flete, especificando cada una

B. Herramienta para la liquidació n de fletes.
Ausencia de controles en el proceso de liquidació n c. Niveles responsables de aprobar la tabla de liquidació n de fletes
d. Niveles responsables de preparar y aprobar la liquidació n de fle
de fletes.
d. Periodicidad con la cual se debe revisar la tabla de liquidació n d

Igualmente se debe implementar que la liquidació n del flete para

con el documento denominado _______________, junto con el registro

Considerar la implementació n de un control automá tico por medi

Solicitar al á rea de ____________________________ realizar la implement

permite actualizar los saldos en línea entre contabilidad e inventa
Falta de integridad y exactitud de los saldos De otra parte, hasta tanto se realice dicha implementació n se debe
contables de inventarios. actualizació n diaria, de tal forma que se mantengan los saldos actu
deberá impartir una capacitació n a los colaboradores del proceso,
una conciliació n diaria.

Definir y formalizar el procedimiento de administració n y control

consignació n, considerando aspectos, tales como:
Ausencia de controles que permitan validar la
existencia, integridad y exactitud del saldo de a. Periodicidad de la verificació n física de la existencia de dichos in
inventarios en consignació n. contables.
B. Formalizació n de responsabilidades por el dañ o del inventario
c. Niveles responsable de autorizar la baja o el traslado de los inve

Capacitar a los colaboradores responsables de generar la documen

sobre el procedimiento a seguir para la emisió n de dichos docume
los mismos no pueden contener tachaduras y/o enmendaduras.
Las remisiones presentan tachones y/o
enmendaduras.
De igual forma, se debe asignar dicha responsabilidad a funcionar
registro del funcionario que realizó la verificació n de los producto
la trazabilidad tanto de la operació n como del funcionario que la r
 Fortalecer el procedimiento denominado ____________________________
incluya la prohibició n expresa del despacho parcial de mercancía
registrado, definiendo el procedimiento para la anulació n y gener
pedido.
Falta de completitud en el despacho de la mercancía.
De igual forma se deben incluir los niveles responsables de aproba
pedido inicial como la generació n de un nuevo pedido, tanto por e
mercancía, como por el que la despacha.

Se deberá fortalecer el programa de capacitació n para los colabor

alistamiento de la mercancía, de tal forma que disminuyan los err
validando las cantidades facturadas frente a las cantidades empac
Deficiencias en el alistamiento de la mercancía para
Establecer indicadores de gestió n, que permitan medir al efectivid
despachar.
alistamiento de los pedidos, implementando las acciones correctiv
de los clientes son recurrentes.

Implementar junto el á rea de __________________________ un procedim

vehículos que se retiran de la Bodega, considerando entre otros, lo
verificar:

- Existencia y autorizació n de la guía de despacho.

Ausencia de un control de verificació n en portería
para los vehículos que se retiran con producto. - Verificació n aleatoria del producto retirado, segú n técnicas de m
- Registro del funcionario de seguridad que realizó la verificació n.
- Evidencia de la verificació n de seguridad.
- Informació n requerida para el registro de la verificació n ( fecha,
vehículo, nombre del conductor y nú mero de factura o remisió n.).

Establecer el procedimiento de consumos internos del inventario,

lo siguiente:

Ausencia de un control para los consumos internos - Nivel responsable de autorizar el consumo interno
del inventario - Documento en el cual se debe registrar el consumo interno.
- Niveles má ximos para consumos internos.
- Aná lisis mensual de consumos internos por colaborador.
- Responsable de reportar a contabilidad dichos consumos.
Deficiencias en la segregació n de funciones para el
rol de _____________________.
Restringir a un mismo usuario, el acceso a la funció n de preparado
Inadecuada segregació n de funciones entre el rol que las actividades de registro de inventarios y ajustes de inventa
preparador y aprobador de independientes.
_________________________________.

Concentració n de funciones en el rol de preparador y

aprobador en el aplicativo __________________.

Autorizar y activar las opciones de seguridad para el limite de tole

unidas recibidas, de acuerdo a la orden de compra registrada y seg
Deficiencias en la parametrizació n de los controles dentro de ___________________________________ , para dicho margen.
para el ingreso de las unidades registradas en la
orden de compra.

Retirar a los usuarios ____________________, ___________________, y _______

los siguientes permisos:

Establecer un procedimiento para la asignació n de responsabilida

las siguientes actividades:
Deficiencias en la asignació n de accesos otorgados. · Los permisos asignados a los accesos deben ser solicitados por __
· Perió dicamente realizar una revisió n de los accesos otorgados po
los usuarios de ___________________________, validando la continuidad
otorgados.

Actualizar la responsabilidades en el sistema, de acuerdo con las f

cada colaborador.
 Restringir las localizaciones virtuales denominadas ________________

Localizaciones virtuales con saldos inexistentes Investigar los movimientos que tuvieron las localizaciones virtual
autorizó dichos traslados, así como el destino del inventario regist
efectos contables de dichos saldos.

Habilitar en _______________________ el log de auditoría, de tal forma q

Ausencia de logs de auditoría para las operaciones trazabilidad de los usuarios sobre las operaciones, así como la hor
realizadas en el modulo de
__________________________________. Establecer un control de monitoreo, que permita identificar la rea
inusuales tanto por la hora y fechas, así como por los usuarios.

Revisar si todas las localizaciones creadas en _______________________

autorizació n, otorgado por ________________________, procediendo a re
Localizaciones creadas en el sistema que no
dichas localizaciones.
corresponden con las autorizadas por
__________________________.
Establecer un control de monitoreo perió dico, que permita validar
creadas correspondan con las autorizadas por ______________________

Evaluar con el á rea de______________________ la activació n del control

retener las ordenes que tiene precios o cantidades diferentes a las
bloqueando la recepció n del producto.

Para lo anterior, se sugiere habilitar las siguientes opciones:

Deficiencias en la utilizació n de Controles
automá ticos del aplicativo · "XXXX"
· " XXX"
_________________________________.
De otra parte, se debe definir y activar el control para los limites d
tal forma que el sistema realice el bloqueo automá ticamente, cuan
exceden dichos limites.
sultados de la misma, pues el presente documento es
el informe. El orden con el cual se registran los
fectos del modelo de recomendació n, no se ha

ndaciones Sugeridas

espondiente proceso de divulgació n de las políticas y

derando los siguientes aspectos y/o actividades de

as cuentas por pagar de acuerdo al monto de la cuenta.

as.

cas y procedimientos de la organizació n, considerando

as cuentas por pagar de acuerdo al monto de la cuenta.

as.

_______
edimientos de la organizació n, de acuerdo con las
actualizació n debe considerar la inclusió n de los

____ los niveles de aprobació n requeridos para el pago

___ y ___ de la Política __________________, que establecen

________________________________________.

orrectiva para aquellos casos en que las normas se

líticas y procedimientos del proceso de

os siguientes aspectos:
 edimientos correspondientes al proceso de
r dentro los mismos la definició n de las siguientes

de acuerdo a los siguientes montos :

_____________________________________
______________________________________
______________________________________

os los colaboradores vinculados al proceso de

así como mantener registros tanto de las
s, fomentando el conocimiento de las normas y la
lguna.
invitados de otras áreas a participar en la toma fisca de
obre có mo realizar la toma física de inventarios,
ol, vestuario, reporte de diferencias y metodología a

os denominado _________________________, incluyendo los

bodega, de acuerdo a la norma ________________________.

de la mercancía a la bodega.
el ingreso físico y en el sistema de la mercancía,
e funciones.
autorizar la salida de inventarios.
ctitud de la mercancía tanto recibida como entregada.
n soporte de las operaciones.

a cual la organizació n realizará los inventarios mínimos

sus productos y materias primas, así como incluir la
ue permitan validar la existencia y exactitud de las
a determinadas referencias.

se deberá _______________________________________________.
 uales se deben hacer los requerimientos de inventario,
an a las necesidades de demanda, reduciendo la pérdida
omo los costos de almacenamiento.

veles responsables de aprobar los requerimientos de

dan los limites tradicionales y que correspondan a

imientos a seguir para la entrega de inventario, una vez

ició n, fortaleciendo así el ambiente de control.

_, establecer un control automá tico, de tal forma que

despacho y por tanto no se entregue inventario sin dicha

l control automá tico, se debe considerar implementar

ear que todas la mercancía entregada del Almacén,
despacho.

para los colaboradores responsables de recibir la

l forma que se mida la eficiencia en la exactitud del
de las ordenes de _______________________. Los indicadores
el á rea que los despacha, de tal forma que se
e a los errores presentados con lo facturado y lo

peso no es posible realizar un conteo exacto, se deberá

de tal forma que se tenga definida una técnica de
pletitud.

transferencia, las actividades y tiempos a seguir, cuando

lmente, de tal forma que su registra no excede los ______
en la presentació n de las cifras.

la documentació n asignada a las transferencias

egistro contable de las mismas de acuerdo a su
 __________________________, que establece que todos los
ben ser inmediatamente contabilizados, sin excepció n

ació n de un control automá tico, que exija realizar el

n al sistema vs. las remisiones.

que permita verificar si las operaciones de ingreso de

con relació n a los registros de las remisiones.

o al cumplimiento de dichos registros, hasta tanto sea

os colaboradores responsables de dicho registro sean

los elementos de seguridad requeridos para el

_____________________________, ___________________________,
______________________________.

guientes ajustes en la bodega:

es como montacargas,
n.

s zonas peatonales y las zonas de almacenamiento,

omá tica, para el ingreso del personal.

queridos en la bodega de almacenamiento, previo aval

___-, así como de acuerdo al tamañ o y necesidades
erioro por deficiencias en el almacenamiento.

y adecuació n de las bodegas, propendiendo por

mientos mínimos para garantizar su buen estado en la

bodega, para el almacenamiento del producto que se

do su contacto con el producto listo para comercializar.

ventarios, , retirando el valor que representa el

ma que los saldos contables reflejen razonablemente la
ció n del producto en las bodegas, facilitando el acceso a
có digo de identificació n interno, segú n la localizació n

o de identificació n de los productos, de tal forma que

incluida, facilitando tanto la selecció n del producto

ificados como: ________________________________, de los

ncionario responsable de su custodia.

entarios cíclicos, para los productos con mayor valor y

guientes aspectos:

s.
r los ajustes de las diferencias, de acuerdo al monto.
ncias a inventariar.
as objeto del inventario deben ser verificadas en su

responsabilidades de los cargos asignados para el

a como responsabilidad de dichos colaboradores la
u administració n.

ntar con el aval del á rea de Talento Humano como del

stituir una pó liza de ______________, que de cubrimiento a
as mismas no puedan ser pagadas por el responsable.

administració n y organizació n del almacén asignando

tros, lo siguiente:

cenamiento, cargue, y descargues.

es que trabajan en el Almacén.
rios cíclicos realizados junto la de los ajustes.
acén como de la los colaboradores.
 mínimo anual, para todas las bodegas de la
e lluvias y calor de la regió n en donde se encuentran

n la asignació n presupuestal.

o manuales como automá ticos, que permitan asegurar

cia de producto entregado, efectivamente corresponde

___________ en la opció n ____________________, de tal forma

roductos entregados, corresponden con los registrados
da orden de pedido deberá tener asociada la factura de

en tener numeració n consecutiva automática, de tal

nadas y autorizadas.

es, tanto la documentació n soporte requerida para

s de verificació n y autorizació n de dicha devolució n.

ació n soporte, considerando la inclusió n de los

a devolució n por parte de __________________.

én, con el registro del funcionario que recibió el

_____.

a seguir por las devoluciones de calidad, definiendo

obar las justificaciones técnicas de calidad, así como las
la razó n, corrigiendo los problemas de fabricació n
rá metros de verificació n con los cuales debe cumplir
despachado, garantizando tanto la validació n de las
s.

de basculas, definiendo la periodicidad de las mismas,

ponsable de dicho mantenimiento, de tal forma que se
duzcan los niveles de reclamació n.
adores de seguimiento, que permitan monitorear la
ento en horarios y cantidades, así como en la atenció n y

_________ en el aplicativo ______________________, de tal

siempre tenga asociada factura.

s de entregar los productos, en las actividades de

utorizar la salida de un pedido.

_________________________ y
_ a ______________________________, reduciendo la
bilidades a un ú nico cargo.

ermitan verificar la adecuada segregació n de funciones,

a, incluyendo aspectos como:

nes de salida , no pueden _____________________________.

ntació n de las siguientes medidas:

de la circulació n peatonal.
ductores asignados para entregar el producto.

mente el á rea de cargue y despacho de las mercancías,

quidació n de los fletes, considerando la inclusió n de los

e, especificando cada una de las variables.

tes.
la de liquidació n de fletes.
robar la liquidació n de fletes.
ar la tabla de liquidació n de fletes.

iquidació n del flete para cada vehículo este soportada

_____, junto con el registro de la misma en el sistema.

trol automá tico por medio del modulo de ____________.

____ realizar la implementació n de la versió n ______ que

tre contabilidad e inventarios.

a implementació n se deberá hacer un procedimiento de

mantengan los saldos actualizados. Para lo anterior se
olaboradores del proceso, así como se deberá realizar

administració n y control del inventarios en

es como:

e la existencia de dichos inventarios vs. saldos

or el dañ o del inventario en custodia.

a o el traslado de los inventarios en consignació n.

les de generar la documentació n soporte de despacho,

misió n de dichos documentos internos, destacando que
ras y/o enmendaduras.

ponsabilidad a funcionarios específicos, dejando

rificació n de los productos despachados, manteniendo
mo del funcionario que la realiza su traslado.
o __________________________________, de tal forma que se
cho parcial de mercancía de acuerdo al pedido
para la anulació n y generació n de una nueva orden de

es responsables de aprobar tanto la anulació n del

nuevo pedido, tanto por el á rea que solicita la

acitació n para los colaboradores asignados a la etapa de

a que disminuyan los errores en su separació n,
te a las cantidades empacadas.
ermitan medir al efectividad de los colaboradores en el
ndo las acciones correctivas, cuando las reclamaciones

______________ un procedimiento de control para los

nsiderando entre otros, los siguientes aspectos a

despacho.
rado, segú n técnicas de muestreo.
ue realizó la verificació n.
ad.
de la verificació n ( fecha, hora de salida, placas del
o de factura o remisió n.).

s internos del inventario, el cual considere, entre otros,

mo interno
el consumo interno.
os.
por colaborador.
dichos consumos.
 a la funció n de preparador y aprobador, considerando
arios y ajustes de inventarios, de tal forma que sean

idad para el limite de tolerancia que deben tener las

de compra registrada y segú n los productos autorizados
_ , para dicho margen.

___________________, y _______________ el acceso otorgado a

gnació n de responsabilidades, incluyendo, entre otros,

eben ser solicitados por __________

e los accesos otorgados por parte de ___________________ a
validando la continuidad y pertinencia de los accesos

ema, de acuerdo con las funciones y cargos asignados a

nominadas _____________________ y _______________________.

n las localizaciones virtuales, validando el nivel que

stino del inventario registrado en las mismas, dado los

e auditoría, de tal forma que se pueda mantener la

eraciones, así como la hora y fecha de las mismas,

permita identificar la realizació n de operaciones

omo por los usuarios.

as en ____________________________________ tienen el nivel de

_________, procediendo a realizar una depuració n de

ó dico, que permita validar que las localizaciones

as por ____________________________.

_ la activació n del control automá tico que permite

antidades diferentes a las de la orden de pedido,

iguientes opciones:

control para los limites de producto que se reciben, de

eo automáticamente, cuando las unidades recibidas