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    SGFDM-006 Formato Matriz Documental

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    Jaime Leguia
    Este documento establece el procedimiento para el control y conservación de los documentos y registros del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la Fundación Dame la Mano. Se especifica que los documentos deben conservarse durante un mínimo de 20 años y que solo el responsable del SG-SST tendrá acceso a ellos, excepto a las historias clínicas de los trabajadores. Además, se detalla el tipo de documento, medio de conservación, herramienta de almacenamiento y tiempo de conservación requerido

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    Título original

    SGFDM-006 FORMATO MATRIZ DOCUMENTAL.xlsx

    Derechos de autor

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    FORMATO

    PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y CONSERVACION DE DOCU

    FUNDACIÓN DAME L

    OBJETIVO: Conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
    protegiéndolos contra daño, deterioro o pérdida.

    CARACTERISTICAS:
    ° El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias clínicas
    ° Los documentos y registros resaltados dentro de la matriz deben ser conservados por un período mínimo de veinte (20) años
    lineamientos del Decrerto 1072, artículo 2.2.4.6.12.

    TIPO DE DOCUMENTO

    PROCEDIMIENTO
    INSTRUCTIVO
    DOCUMENTO
    RESPONSABLE TIEMPO DE

    PROGRAMA
    REGISTRO
    NOMBRE DEL DOCUMENTO DE LA CONSERVA
    CUSTODIA CIÓN

    Responsable de
    Politica de Seguridad y Salud en el Trabajo x
    SST

    Conceptos de Aptitud de los exámenes


    Responsable de
    medicos ocupacionales de ingreso, periódico x 20 años
    SST
    y de retiro

    Historias Clinicas Ocupacionales y resultados


    de los exámenes complementarios tales como
    paraclinicos, pruebas de monitoreo biológico,
    Responsable de
    audiometrías, espirometrías, radiografías de x 20 años
    SST
    tórax y en general, las que se realicen con el
    objeto de monitorear los efectos hacia la
    salud de la exposición a peligros y riesgos

    Resultados de mediciones y monitoreo a los Responsable de


    x 20 años
    ambientes de trabajo SST
    Registros de asistencia a capacitación,
    Responsable de
    formación y entrenamiento en seguridad y x 20 años
    SST
    salud en el trabajo
    Registro de entrega de elementos y equipos Responsable de
    x 20 años
    de protección personal SST
    Responsable de
    SST
    Responsable de
    Matriz de Peligros x x
    SST
    Perfil Sociodemográfico de la poblacion Responsable de
    x x
    trabajadora SST
    Responsable de
    Diagnóstico de las Condiciones de Salud x x
    SST
    Responsable de
    Plan de Trabajo en SST x
    SST
    Responsable de
    Plan de Capacitación x
    SST
    Responsable de
    Normas de Seguridad x
    SST
    Soportes de eleccion y conformacion del Responsable de
    x
    COPASST SST
    Responsable de
    Actas de Reunion del COPASST x
    SST
    Soportes de eleccion y conformacion del Responsable de
    x
    Comité de Convivencia SST
    Responsable de
    Actas de Reunion del Comité de Convivencia x
    SST
    Reportes de Accidentes e Incidentes de Responsable de
    x
    Trabajo SST
    Investigaciones de Accidentes e Incidentes de Responsable de
    x
    Trabajo SST
    Responsable de
    Plan de Emergencias x x
    SST
    Responsable de
    Sistemas de Vigilancia Epidemiológica x x
    SST
    Responsable de
    Registros de Inspecciones de Seuridad x
    SST
    Responsable de
    Matriz Legal x
    SST
    Responsable de
    Matriz de Gestion del Riesgo x x
    SST
    FORMATO CODIGO:
    NSERVACION DE DOCUMENTOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO VERSIÓN:

    FUNDACIÓN DAME LA MANO FECHA:

    ad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles;

    so a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores.


    ínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa. Segun los

    MEDIO DE HERRAMIENTA DE
    CONSERVACION ALMACENAMIENTO
    CARPETA FÍSICA
    ARCHIVADOR

    DIRECCIÓN Y AUTORIZADOS
    MAGNÉTICO

    MAGNÉTICA
    UBICACIÓN CARPETA NOMBRE DE LA PARA CONSULTAR
    FÍSICO

    HERRAMIENTA EL ARCHIVO

    x x
    SGFDM-006
    001

    ENE2019

    dentificables y accesibles;

    or con la empresa. Segun los

    MECANISMOS
    PARA
    GARANTIZAR LA
    CONSERVACION
    DEL DOCUMENTO

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