Administración

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Escrito por: Experto GestioPolis.com
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La administración es la ciencia que estudia las organizaciones, también es la función por la
cual se transforman los recursos organizacionales (humanos, físicos, financieros e intangibles)
en valor a través de las de las actividades de planeación, organización, dirección y control.
Qué es administración
En el término Administración se unen varios conceptos, de una parte, el campo del saber que
abarca todo el pensamiento y la teoría desarrollados alrededor del tema, de otra, el ejercicio de
implementación de dichas teorías y, por último, las personas que llevan adelante la
implementación.
La American Management Association, en su diccionario de negocios y administración,
propone las siguientes acepciones para el término administración (Kurian, p. 284):

1. Llevar el control de una empresa u organización con el objetivo de hacerla rentable y

sostenible. La operación requiere habilidades organizativas y de relaciones humanas
que son diferentes de las habilidades empresariales. La administración es responsable
de establecer metas, supervisar el cambio y el crecimiento, medir el desempeño,
la planificación, el control de costos, la fijación de precios, la resolución de conflictos y
el control de calidad.
2. El grupo de personas involucradas en el funcionamiento de una empresa u
organización, especialmente en los escalones superiores, conocida como alta
administración. Los gerentes son responsables ante los propietarios o accionistas de la
conducción de los asuntos comerciales.
3. La disciplina académica que se ocupa del estudio de la administración como ciencia y
las formas y medios de administrar una institución o corporación.
La primera se centra en la práctica de la administración, la segunda en el ente organizacional
conformado por quienes la practican y la tercera en el cuerpo de conocimiento que estudia. Las
tres aunadas constituyen el todo del concepto, la administración es ciencia, arte y práctica.
1. La administración como ciencia
Para Frederick W. Taylor la administración científica consistía fundamentalmente en ciertos
principios generales amplios, una cierta filosofía que puede ser aplicada en muchas formas; y
cualquier descripción de lo que un individuo o conjunto de individuos considera como el mejor
mecanismo para aplicar estos principios generales.
Más que una ciencia como tal, la administración puede ser entendida como una disciplina
académica o un campo de estudio que se fundamenta en todo un cuerpo de conocimiento
organizado y representado en un conjunto de teorías y principios cuya implementación no
brinda absoluta certeza sobre los resultados que se obtendrán ya que, entre otras variables, no
puede predecir con exactitud el comportamiento del componente humano sobre el cual actúa; a
diferencia de las ciencias exactas, cuyas leyes universales (la ley de la gravedad en la física,
por ejemplo) sí permiten hacer cálculos totalmente precisos, de ahí su denominación.
Sin embargo, cumple con características propias de las ciencias sociales. Mediante la
observación y el método científico pretende encontrar las distintas variables, técnicas,
principios y teorías que conforman los hechos administrativos (los relativos a la organización,
su objeto de estudio) y que les permiten a las organizaciones crecer, desarrollarse y alcanzar
sus objetivos consistentemente como resultado de la aplicación de un proceso científicamente
estudiado y aplicado siguiendo una metodología diseñada para ello.
La administración es una ciencia, cuyo campo de estudio lo constituye el
comportamiento de la organización. Su conocimiento y el empleo de las técnicas
administrativas permiten la conducción de los grupos formales hacia la consecución de
los objetivos previstos, en un ambiente en que todas las personas, trabajando juntas,
aporten sus mayores esfuerzos de acuerdo con acciones preestablecidas. (Paniagua, p.
20)
2. La administración como arte
La administración se ha definido como el arte de conseguir resultados a través del esfuerzo de
terceras personas. Se ha dicho, además, que alguna fracción indeterminada de su aplicación
se corresponde con características propias de las artes como la inventiva, la creatividad y
la intuición.
La imagen de la administración como arte implica que la capacidad de gestión es cuestión de
intuición, ingenio natural y personalidad. Administrar implica esas cualidades indefinibles y, por
tanto, imposibles de enseñar, asociadas con la idea de liderazgo, cuyas habilidades se pueden
desarrollar, pero no adquirir. Esta postura asume que el artista (administrador) posee talentos
innatos.
Analizando esta posición, se comprende que no es conveniente catalogar la administración
únicamente como arte ya que el resultado de las artes es una obra que se dirige a los sentidos
con el propósito de generar una reacción, una emoción o hasta un sentimiento en quien la
aprecia o vivencia y este no es el propósito de la administración, como se verá más adelante.
La administración como arte implica inventiva más que mera conformidad, práctica más
que simples fórmulas, sabiduría más que puro conocimiento. Observar a un
administrador efectivo en acción es como ver a un artista trabajando. (Shaw et al., p.
195)
3. La administración como técnica
Como técnica la administración es apreciada desde dos ópticas. La primera la ve como una
función organizacional consistente en la ejecución de un proceso continuo. La segunda la
observa como una práctica que solo se aprende adecuadamente a través de la experiencia.
3.1 La administración como función
Henri Fayol, quien diera origen a la teoría clásica de la administración, indicó que la
administración es una de las seis áreas funcionales de toda organización. Dicha función se
realiza mediante un proceso que consiste en la interrelación de las funciones de prever,
organizar, mandar, coordinar y controlar.
Prever es escrutar el porvenir y confeccionar el programa de acción. Organizar es constituir el
doble organismo, material y social, de la empresa. Mandar es dirigir al personal. Coordinar es
unir y armonizar todos los actos y todos los esfuerzos. Controlar es vigilar para que todo
suceda conforme a las reglas establecidas y a las órdenes dadas.
Como proceso, la administración tiene ciertas implicaciones:
● Involucra la interacción de personas, y de grupos de personas, que trabajan de
manera conjunta en la búsqueda de objetivos compartidos, lo que lo convierte en un
proceso social.
● Amalgama el esfuerzo de recursos de diferente tipo, humanos, físicos y financieros.
Es un proceso integrador.
● Permanentemente se están solucionando nuevos problemas y se repiten ciertas
acciones y funciones hasta que se alcanzan los objetivos. Es un proceso continuo.
● Las funciones administrativas, planificación, organización, dirección y control, se
encuentran contenidas unas en otras. Es un proceso interrelacionado.
La administración es el proceso de controlar y tomar decisiones sobre una organización,
así como supervisar a otros para garantizar que las actividades se realicen de manera
eficiente y efectiva. (Dansby y Sobak, p. 17)
3.2 La administración como práctica
Henry Mintzberg, probablemente el más agudo observador de la labor administrativa, ha
indicado en sus textos que, de acuerdo con sus investigaciones, la administración es una
práctica que tiene más de arte y oficio que de ciencia o profesión.
Explica que dicha práctica se basa en la intuición, como las artes, y en el aprendizaje a través
de la experiencia, como los oficios. No busca el desarrollo sistemático del conocimiento, como
la ciencia, ni cuenta con un conocimiento codificado que se pueda aprender de manera formal,
lo hace más bien con un conocimiento tácito que no es de fácil acceso, razón por la cual es
necesario aprenderlo en el trabajo mediante la experiencia directa.
Peter F. Drucker, para muchos el mayor pionero del pensamiento administrativo moderno,
mencionó en algunos de sus escritos que para él la administración es una actividad
específicamente dedicada a que la empresa comercial alcance un mejor desempeño. Esa
actividad la asimiló a un órgano que se describe y define según sus funciones, siendo estas:
1. La realización económica. La administración debe siempre, en cada decisión y acción,
anteponer el desempeño económico.

2. Convertir los recursos humanos y materiales en una empresa productiva. Se trata

de construir una dirección que actúe sobre los recursos de que dispone para que su
producto sea mayor que la suma de sus partes.
3. Dirigir a los trabajadores y su trabajo. Implica considerar al ser humano como un
recurso y al recurso humano como seres humanos íntegros.
También argumentó que dentro de las tareas de la administración se encuentran:
● Establecer los objetivos de la organización.
● Organizar y coordinar los recursos necesarios para alcanzar esos objetivos.
 ● Motivar al personal para lograrlos.
● Monitorear el desempeño del personal en relación a los objetivos.
● Mejorar el desempeño mediante el desarrollo continuo de quienes conforman la
organización.
● Definir cuál es el negocio de la empresa.
La administración es una práctica que se aprende principalmente en el trabajo, tiene sus
raíces en la experiencia y solo se puede practicar con éxito con una comprensión
profunda del contexto particular. (Mintzberg, 2009)
Características de la administración
La administración condensa en sí misma ciertas propiedades que la hacen particular y única,
entre ellas:
● Es universal: Está presente en cada acto de la vida, tanto de las personas como de
todos los tipos de organización.
● Tiene un propósito: Se ocupa del logro de algo definido, expresado como una meta
u objetivo. De hecho, existe porque es un medio efectivo para conseguir que se haga lo
que se requiere para alcanzar ese objetivo.
● Está orientada a la acción: La administración es una actividad que requiere iniciativa,
se centra en hacer que las cosas pasen de la forma en que se planearon, sabiendo
siempre qué se puede hacer, si se va a hacer o no, de qué manera se hará, empleando
qué recursos y el momento en que se llevará a cabo.
● Es sistémica: Se puede entender como un sistema integrado por un conjunto de
elementos administrativos que interactúan y se interrelacionan.
● Es intangible: Su presencia se hace evidente solo por los resultados de su labor, sean
buenos o malos.
● Es Interdisciplinaria: Se formó con los aportes de otras ramas del saber, ciencias
exactas y sociales, y sus hallazgos teóricos tienen efectos sobre ellas.
● Es situacional: No existe una mejor manera de administrar, dependerá de la situación.
Los principios, enfoques y técnicas de gestión, así como la toma de decisiones, solo se
aplican después de tener en cuenta la situación existente en el momento.
● Es dinámica: Se adapta a los cambios del entorno y sociales e introduce innovaciones
en la forma de hacer las cosas.
● Es contingencial: La administración actúa cuando las rutinas se rompen, cuando
ocurren problemas inesperados.
Objetivos de la administración
● Evitar el caos y el desperdicio de tiempo, dinero y esfuerzo:La administración es la
disciplina de la optimización de los recursos que soportan la misión de un organismo
social, dirigidos al alcance de una visión de excelencia. (Reza, p. 36)
● Promover el incremento de la productividad: Administración es el arte de saber
exactamente qué se quiere que hagan los trabajadores y después vigilar que lo hagan
del modo más correcto y económico. (Taylor, citado por Fernández, p. 17)
La productividad es aquel equilibrio de todos los factores de la producción que dará el
mayor rendimiento con el menor esfuerzo (Drucker, 1979, p.62).
 ● Minimizar la incertidumbre: Aunque rara vez se predice el futuro con exactitud, la
administración se encarga de asumir las debidas disposiciones para sacar el máximo
provecho de las oportunidades por venir y eludir los riesgos. (Maheshwari, p. 6)
● Impulsar el desarrollo de las personas que conforman una organización: La
administración es el proceso por el cual se crea un clima a través del que los individuos
que hacen parte de una organización alcanzan tanto sus objetivos personales como los
de la organización misma. (Gupta, p. 13) La administración tiene que ayudar a sacar lo
mejor de las personas que conforman la organización, para que puedan conocer mejor,
decidir mejor y actuar mejor.
● Crear clientes y mantenerlos: El objetivo de la administración consiste en suministrar
los bienes y servicios deseados por el consumidor a un precio que esté dispuesto a
pagar. Solo así puede una empresa obtener ganancias, porque son los clientes quienes
las generan. (Drucker, citado por McGrath y Bates, p. 10)
● Crear valor empresarial y social: La administración es una disciplina que posibilita el
trabajo articulado en pos de la creación de valor para las empresas, sus clientes y
propietarios, y para la sociedad en general. (Magretta, p. 255)
Importancia de la administración
Drucker mencionó que la administración es una institución indispensable en la sociedad ya que
es el órgano específicamente encargado del progreso económico organizado. Esta única
aseveración comporta elementos que permiten observar su gran importancia no solo para las
empresas con finalidad de lucro, sino para la sociedad en su conjunto y para todo individuo que
la conforma.
La administración es transversal a una gran cantidad de actividades humanas, está presente en
el hogar, en las escuelas, en los hospitales, en los bancos, en las fundaciones, en las
instituciones deportivas, en las municipalidades, … en una palabra, se administra todo y,
generalmente, cuando se hace bien, los beneficios se difunden entre quienes se conforman
como partes interesadas, miembros de una familia, en el caso de un hogar, clientes y
empleados (entre otros) en el caso de las empresas o todos los ciudadanos de un país, en el
caso de los gobiernos nacionales; o en los casos en que no se hace bien, los perjuicios.
Como elementos particulares que resaltan la importancia de la administración se pueden
mencionar, entre otros, los siguientes:
● Contribuye al crecimiento sustentable de las empresas: Fortalece el desarrollo,
adaptación, permanencia, crecimiento, supervivencia y utilidad de las organizaciones en
un mundo cambiante, globalizado y exigente que cada vez demanda una mayor
competitividad y productividad para permanecer en el mercado.
● Hace que el esfuerzo humano sea más productivo: Tiene la responsabilidad de
tomar medidas que les permitan a las personas hacer sus mejores contribuciones a los
objetivos del grupo.
● Es la disciplina más practicada por la humanidad: En la práctica, todo el quehacer
humano hace uso del proceso administrativo. Allí donde existe un organismo social se
da la administración y a mayor complejidad organizacional, mayor será la necesidad de
esta.