MICROSOFT EXCEL 2016 (HOJA DE CALCULO)

Excel es un programa mas conocido como Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con
números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta
cálculos de préstamos hipotecarios, empresarial, contabilidad y esta orientado al manejo de
cuadro estadísticos, cuadros financieros, flujo gramas, balances, inventarios. ,registros etc.
Paso:
1.- Clic botón inicio.
2.- Clic en programas
3.- Clic en Microsoft office.
4.- Clic en Microsoft excel 2016.

LA PANTALLA INICIAL

Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver
sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de
los diferentes partes de la ventana de excel

LIC. WILLIAM GUEVARA QUISPE 1

LA BARRA DE TÍTULO.- Contiene el nombre del libro sobre el que se está trabajando en ese
momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo
guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para
minimizar, restaurar y cerrar.

LA BARRA DE ACCESO RÁPIDO.- La barra de acceso rápido contiene las operaciones más
habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer

LA BANDA DE OPCIONES. .- Contiene todas las opciones del programa agrupadas en

pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la
inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se
pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de
acesso rápido como hemos visto en el punto anterior

LA BARRA DE ETIQUETAS.- Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo

LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO.- Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma

rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los
triángulos

LA BARRA DE FÓRMULAS Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde
estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente,
pero esto lo estudiaremos más adelante

LA BARRA DE ESTADO.- Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee

herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los
botones + y -. También dispone de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en que
se visualiza el libro). Profundizaremos en las vistas más adelante.

LIC. WILLIAM GUEVARA QUISPE 2

 CONCEPTOS PREVIOS DE EXCEL
ANTES DE EMPESAR HAYQUE SABER VARIOS CONCEPTOS DE EXCEL QUE SON COMO SIGUE:

EL LIBRO .-En la hoja de cálculo, cada archivo se

maneja como un LIBRO, entendiéndose que en cada
libro el manejo de las hojas es independiente. De igual
manera, cada hoja puede tener un nombre propio y un
tema diferente, pero al momento de guardar el archivo,
éste tendrá un único nombre.
EJEMPLO:
Nombre de Archivo : PLANILLAS (LIBRO)
Nombre de Hoja 1 : Enero
Nombre de Hoja 2 : Febrero
Nombre de Hoja 3 : Marzo

La cantidad de Hojas que puede llegar a tener un libro es

ilimitada

FILAS: Se representan por los números de 1,2, 3...

Excel 2010, 2013, 2016, 2019 tiene 1.048.576 filas,
esto en la hoja de trabajo. por ejemplo: para ver la
ultima fila presionar las teclas: .

Control + y Control +

COLUMNAS :Se representan por las letras del

abecedario A; B ; C ; D ....IV con un total de 16.384
columnas por ejemplo: para ver la ultima columna
presionar :
Control + y Control +

CELDA: Viene ser la intersección de una columna y una

fila, se representa como un cuadrado de la hojas.
Por ejemplo:
A3
F18 CELDA
H6
AZ2345
HOJA: Viene hacer la unión de todos
los elementos , columna , fila y las celdas.

El RANGO.- Un rango de celdas indica marcar bloque a un

conjunto de celdas. O también se dice agrupación de celdas.para
hacer referencia a ellas en conjunto, esto representa una gran ayuda
cuando se trata de realizar funciones que se aplican a grupos de
datos. Quiere decir que se puede cambiar el tipo de letra de toda
una lista de nombres de un solo golpe, solo hace falta agrupar las
celdas y realizar los pasos para cambiar el tipo de letra. Cuando
hablamos de un Rango estamos refiriéndonos a grupo de celdas.

A1:A7 Donde A1 es la celda inicial y A7 la celda final

D4:G18 Donde D4 es la celda inicial y G18 es la celda final
Los dos puntos ( : ) indican la separación entre la celda inicial y la
celda final

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SELECCIÓN DE COLUMNAS
1.- Situar el cursor sobre el identificativo de la columna en las letras A; B ; C ; que representan a las
columnas .
2.- Presionar Boton izquierdo y seleccionar las columnas ABC.

En el ejemplo están seleccionadas

En el ejemplo están seleccionadas las filas 3,4.,5,6,7,8
las columnas A; B; C

SELECCIÓN DE UNA FILA

1.- Situar el cursor sobre el identificativo de las filas que se
representan con los números 1., 2 , 3, 4.
2.- Presionar Botón izquierdo y seleccionar las filas 3, 4, 5 ,6, 7
y 8,columnas ABC
a)
MARCADO DE BLOQUES
Para seleccionar filas , columnas y toda la hoja.
a) Toda una columna
b) Toda una fila c)
c) Toda la hoja

b)
SELECCIÓN DE UN RANGO DETERMINADO.-
A2:B6 Ubique el puntero del Mouse en la Celda Inicial y
efectué un arrastre hasta la Celda Final.
Para seleccionar un rango de manera sencilla se puede
utilizar la tecla <Shift> con alguna de las direccionales.
Ubíquese en la celda inicial, presione <Shift> y sin
soltarla utilice las teclas direccionales para desplazarse
hasta la celda final.

RANGOS NO ADYACENTES:
B2:C4 ; B6:C7
Seleccione el primer rango de la manera
antes señalada y, a continuación, mantenga
presionada la tecla <CTRL.> mientras
selecciona el otro rango usando el Mouse.

LIC. WILLIAM GUEVARA QUISPE 4

 MANEJO DEL MOUSE.- Para utilizar el Mouse en forma eficiente debemos tener en cuenta que
el puntero de Mouse refleja la acción que se puede efectuar en ese instante. En el gráfico se muestra
las funciones más comunes que puede desarrollarel puntero de Mouse en las celdas de la Hoja.
PUNTERO PARA
MARCAR RANGOS ,
CELDAS Y HOLAS
PUNTERO
PARA
SELECCIONAR
COLUMNAS Y
FILAS

PUNTERO
PARA AGRANDAR
Y REDUCUIR Indica
COLUMNAS Y COPIAR
FILAS
INTRODUCIR DATOS.-En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos,
números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes :
1 Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.
2 Teclear los datos. Asi por ejemplo Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la
Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te
explicamos a continuación: INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y además la
celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y además la celda
activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA
será la celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se

valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.
MOVIMIENTO RÁPIDO EN LA HOJA
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

LIC. WILLIAM GUEVARA QUISPE 5

CAMBIANDO EL ANCHO DE COLUMNAS.-.- Se puede modificar el tamaño de las columnas al
gusto que uno desee
a) Detenga el cursor entre la división de columnas, En este
b) como se muestra a continuación. lugar

c) Cuando aparezca el símbolo de doble flecha, haga clic y arrastre hasta que se pueda ver el
contenido completo de los temas de la columna B.
NOTA: De igual forma se efectúa para cambiar el alto de la fila

Otra manera de cambiar el ancho de una columna es hacer doble clic entre la división de columnas. De
esta manera el ancho de columnas se ajusta inmediatamente a la celda con mayor cantidad de texto, de
toda la columna.

CAMBIANDO EL ANCHO DE LA COLUMNA

Para modificar el ancho de la columna efectuar lo
siguiente:
1. Seleccionar las columnas A;B;C;D;E
2. Presionar botón derecho en la parte seleccionar de
las columnas, y aparecerá el menú contextual como
en el grafico.
3. Clic en ancho de
columna.

4. Escribir en el
recuadro 2
5. Clic en aceptar. Y
mostrara el muevo tamaño de la columna.
CAMBIANDO EL ALTO DE LA FILA
Para modificar el alto de la fila efectuar lo siguiente: por ejemplo
1. Seleccionar las filas del 1 al 6
2. Presionar botón derecho en la parte seleccionar
de las filas, y aparecerá el menú contextual
como en el grafico.
3. Clic en alto de fila.
4. Por defecto
muestra siempre el
alto de la fila que es
de 12,75
5. Escribir 30 en el
recuadro negro y clic en aceptar , nos mostrara
el nuevo ancho de la columna.

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Nota .- El ancho de la columna por defecto es y el alto de la fila es

INSERTAR MAS HOJAS DE CALCULO .-

1.- Clic en insertar hoja de cálculo.
Como practica insertar 6 hojas nuevas en un libro

CAMBIAR NOMBRE LA HOJA DE CALCULO.- Permite cambiar nombre a la hoja con

cualquier nombre.
1. Clic botón derecho en el nombre de la hoja.
2. Clic en Cambiar nombre.
3. Escribir el nuevo nombre.

EL SEGUNDO MÉTODO ES MUCHO MÁS DIRECTO Y

RÁPIDO:
1.- Haz doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta.
2.- Escribe el nuevo nombre de la hoja.

3.- Pulsa INTRO

COPIAR EL CONTENIDO DE UNA HOJA A OTRA HOJA

1.- Clic botón derecho en el nombre de la hoja que se
desea copiar.
2.- Clic en mover o copiar.
3.- Clic en mover al final.
4.- Clic en la casilla crear una copia
5.- Clic en Aceptar.

ELIMINAR UNA HOJA

1. Clic botón derecho en el nombre de la hoja que se desea eliminar.

2. Clic en aceptar.

INSERTAR FILAS, Y COLUMNAS.- En muchas ocasiones, después de crear una hoja de

cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos.
PARA AÑADIR UNA FILA.- Seguir los siguientes pasos:
1.- Selecciona la fila sobre la que quieres añadir otra, ya que las filas siempre se añaden por
encima de la seleccionada.
2.- Selecciona el menú Insertar.
3.- Elige la opción Filas.
Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición.

Nota: En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel2010 toma la fila donde estamos
situados como fila seleccionada.
Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a añadir.

LIC. WILLIAM GUEVARA QUISPE 7

INSERTAR COLUMNAS EN UNA HOJA
Excel2007 también nos permite añadir columnas, al
igual que filas.
PARA AÑADIR UNA COLUMNA.- Seguir los
siguientes pasos:
1.- Selecciona la columna delante de la cual quieres
añadir otra, ya que las columnas siempre se
añaden a la izquierda de la seleccionada.
2.- Selecciona el menú Insertar.
3.- Elige la opción Columnas.
Todas las columnas por la derecha de la nueva se
incrementarán una posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel2003 toma la columna donde
estamos situados como columna seleccionada.

INSERTAR CELDAS EN UNA HOJA

En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni filas ni
columnas enteras sino únicamente un conjunto de celdas
dentro de la hoja de cálculo.
Para añadir varias celdas, seguir los siguientes pasos:
1.- Selecciona las celdas sobre las que quieres añadirlas.
2.- Selecciona el menú Insertar.
3.- Sitúate sobre el botón para ampliar el menú.
4.- Elige la opción Celdas...
Esta opción no aparecerá si no tienes celdas seleccionadas.
Aparece el cuadro de diálogo de la derecha.
5.- Elige la opción deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se
desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la selección.
Fíjate como desde aquí también te permite añadir filas o columnas enteras.
6 .- Haz clic sobre Aceptar.

NOTA :Al añadir celdas a nuestra hoja de cálculo, el número de celdas no varía ya
que se eliminan las del final de la hoja.

ELIMINAR FILAS, COLUMNAS, CELDAS Y HOJAS

Vamos a ver las técnicas de eliminación de filas, columnas, celdas y hojas disponibles en
Excel2010 para adaptar el modelo de una hoja de cálculo o de un libro de trabajo al modelo
deseado.

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ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS DE UNA HOJA
Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:
1.- Selecciona las filas a eliminar o selecciona las columnas a eliminar.
2.- Selecciona el menú Edición.
3.- Elige la opción Eliminar.

Nota : Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de cálculo, no varía el número de

filas o columnas, seguirá habiendo 1.048.576 filas y 16.384 columnas, lo que pasa es
que se añaden al final de la hoja, tantas como filas o columnas eliminadas.
ELIMINAR CELDAS DE UNA HOJA
Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes
pasos:
1 .-Selecciona las celdas a eliminar.
2 .-Selecciona el menú Edición.
3.- Elige la opción Eliminar...
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
4 .- Elige la opción deseada dependiendo de cómo
queremos que se realice la eliminación de celdas.
Desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la
derecha.
5.- Haz clic sobre Aceptar.

COPIAR CELDAS .-La operación de copiar duplica una celda

o rango de celdas a otra posición . Cuando utilizamos el portapapeles
entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación de Copiar
duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar
copia la información del portapapeles donde nos encontramos situados.

PARA COPIAR UNAS CELDAS A OTRA POSICIÓN, SEGUIR

LOS SIGUIENTES PASOS:
1.- Selecciona las celdas a copiar. Como muestra en el ejemplo.
2 .-Presionar botón derecho en la parte seleccionada.
3 .- Elige la opción Copiar.
Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas
copiadas indicándote la información situada en el portapapeles.
4 .- Ubicar el cursos en las celdas donde quieres copiarlas.
5 .- Presionar botón derecho.
6 .- Elige la opción Pegar.

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COPIAR CELDAS UTILIZANDO EL RATÓN
Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma
hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:
1.- Selecciona las celdas a copiar.
2.- Sitúate el puntero sobre un borde de la selección.
El puntero del ratón se convertirá en una cruz negra
3 .- pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde quieres copiar el rango.

PEGADO ESPECIAL .-En algunas ocasiones nos puede

interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula,
o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda,
es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad
nos la proporciona el Pegado especial. Para utilizar esta
posibilidad:
1.- Selecciona las celdas a copiar.
2.- Presionar botón derecho en la celdas seleccionadas
3.- Elige la opción pegado especial.
Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

En el recuadro Pegar, activar una de las opciones:

Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la
celda.
Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda
pero no el formato de ésta.
Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la
fórmula, como tampoco el formato.
Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las
celdas (no estudiado en este curso).
Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como
todos los formatos excepto bordes.
Ancho de columnas: Para copiar la anchura de la columna.

COMBINAR CELDAS.-

LIC. WILLIAM GUEVARA QUISPE 10

 TRES CELDAS
Nos permite unir varias celdas y convertirlos en uno solo COMBINADA
Así como en el ejemplo: A1 , B1, C1

PASOS:
1. Seleccionar las celdas a1:c1
2. Clic en botón Combinar celdas de la barra de herramientas estándar.

BORDES DE CELDAS.- Nos permite dar bordes a todas las celdas , el contorno,
el borde izquierdo , borde derecho , de las
celdas seleccionas.
Pasos:

1 Seleccionar el rango de celdas al cual

queremos modificar el aspecto.
2 Clic botón derecho en la, parte
seleccionada.
4 clic en formato de celdas.
Aparecerá el cuadro de diálogo de la
derecha.
5 clic en la pestaña de bordes
6 Una vez elegidos todos los aspectos
deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

LIC. WILLIAM GUEVARA QUISPE 11

 OTRA FORMA MAS RAPIDA
1.- Seleccionar las celdas a poner bordes.
2.- Clic en botón en la pestaña bordes.
3.- Escoger el tipo de borde que uno de deseé.

NÚMEROS.-Excel nos permite modificar la visualización de

los números en la celda . Para ello, seguir los siguientes
pasos:
1.- Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar
el aspecto de los números.
2.- Clic botón derecho en la parte seleccionada.
3.- Clic en formato de celdas
4.- Hacer clic sobre la pestaña Número.
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha:
5.- Elegir las opciones deseadas del recuadro.
6.- Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra
selección en la celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

CATEGORÍA: Se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más
utilizadas son:
GENERAL: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido.
NÚMERO: Contiene una serie de opciones que visualizan los números en formatos enteros, con decimales y con
punto de miles.
MONEDA: Es parecido a la categoría Número, pero en vez del separador de miles nos permite visualizar el número
con un símbolo monetario como podría ser Pts. Siempre lleva junto con el símbolo monetario el separador de miles.
PORCENTAJE: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el
símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo
mostraría como 15,28%.
FECHA: Visualiza la fecha correspondiente al número introducido en la celda. Así el 1 equivaldrá a 1/1/1900, el 2 al
2/1/1900, y así sucesivamente.

TRAMAS.- Excel nos permite también

sombrear las celdas de una hoja de cálculo
para remarcarla de las demás. Para ello, seguir
los siguientes pasos.
1.- Seleccionar el rango de celdas al cual
queremos modificar el aspecto.
2.- Clic botón derecho en la parte seleccionada.
3.- Clic en formato de celdas
4.- Hacer clic sobre la pestaña Tramas.
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
5.- Elegir las opciones deseadas del recuadro.
6.- Una vez elegidos todos los aspectos
deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

LIC. WILLIAM GUEVARA QUISPE 12

ALINEACIÓN DE LETRAS.- Nos permite alinear las letras en grados de 90 ,45, -90 etc

Ejem. 1

Pasos:
1.- seleccionar las celdas
2.- Clic en botón derecho en la parte
seleccionada..
3.- Clic en formato de celdas.
4. Clic en la pestaña alineación.
5.- Ubicar el puntero en la parte roja
y mover con el mouse. 90 grados
6.- Además si queremos que la letra
este centrado, debemos activar que
la alineación del texto este en centrar
en la pestaña horizontal como
vertical.
7.- Clic en aceptar para terminar.
OTRA FORMA.-
Es directamente con la banda
de opciones

PARA DESCOMBINAR
CELDAS.-
1.- seleccionar la celda B3:B6 del Ejem. 1
2.- Clic en menú formato.
3.- Clic en celdas.
4.- Clic en la pestaña alineación.
5.- Desactivar La pestaña de combinar celdas
6.- Clic en aceptar

como ejemplo hacer lo siguiente del ejemplo 1

NUMERACIÓN SUSESIVA O CORRELATIVA.

1.- Digitar los numero del 1 al 3
2.- Ubicar El puntero en la parte inferior derecha de la celda A3
hasta que cambie el puntero a una forma de una cruz negra.
3.- Presionar botón izquierdo y arrastrar hacia abajo y nos mostrar un
contador de números.

LIC. WILLIAM GUEVARA QUISPE 13