Objetivo: Servicio Al Ciudadano Trámite Notificación de Actos Administrativos

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Código: 740.04.
08-14
SERVICIO AL CIUDADANO Versión: 05

Fecha: 02/05/2019
TRÁMITE NOTIFICACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
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1. OBJETIVO
Recibir y notificar, con las formalidades legales establecidas, los actos administrativos, actas y
oficios informativos proferidos por la Unidad para comunicar oficialmente una decisión sobre un
determinado asunto que produce efectos jurídicos directos o definitivos, generales o
particulares.
2. ALCANCE
Inicia con la recepción de los actos administrativos, oficios y actas proferidos por las siguientes
dependencias de la Unidad para las Víctimas: La Dirección de Registro y Gestión de la
Información, Dirección de Gestión Social Humanitaria, Dirección de Reparación, Oficina
Asesora Jurídica y finaliza con el cargue de la evidencia de notificación (documento de
notificación personal, entrega de la notificación por aviso a residencia, formato de publicación
del aviso público o edicto, notificación por conducta concluyente) en los aplicativos definidos
por la Unidad.
3. DEFINICIONES
ACTO ADMINISTRATIVO O RESOLUCIÓN: conforme al ordenamiento jurídico

colombiano, el acto administrativo es toda declaración unilateral proferida en ejercicio de
una función administrativa o que, a falta de esta función, el Constituyente o el Legislador ha
asignado su control a la Jurisdicción Contencioso Administrativa, que produce efectos
jurídicos directos o definitivos, generales o particulares, sobre un determinado asunto. 1
Los diferentes actos son:
• Aclaratorio: es el acto administrativo por medio del cual se corrigen errores

formales evidenciados en determinada resolución expedida en cualquier instancia, de
acuerdo con lo establecido en el Artículo 45 de la Ley 1437 de 2011 así: “En
cualquier tiempo, de oficio o a petición de parte, se podrán corregir los errores
simplemente formales contenidos en los actos administrativos, ya sean aritméticos,
de digitación, de transcripción o de omisión de palabras. En ningún caso la
corrección dará lugar a cambios en el sentido material de la decisión, ni revivirá los
términos legales para demandar el acto.” Este acto administrativo se caracteriza por
tener al final de la numeración del acto inicial la letra A. Para efecto de notificación
subsidiaria este documento (valoración y/o recursos) aunque haya iniciado con el
procedimiento de notificación establecido en el Decreto 01 de 1984; la notificación y
el procedimiento a aplicar es el dispuesto en la Ley 1437 de 2011 específicamente
en el artículo 45 de referida norma, toda vez que en el decreto 01 de 1984 no está
1 Consejo de Estado sala de la Contencioso Administrativo - Expediente núm. 2011-00271-00.
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Código: 740.04.08-14

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contemplado el procedimiento de aclaratorios; por ello siempre será notificado

mediante Aviso.
• Acta – CRA: Conforme a lo establecido en el Decreto 1290 de 2008, el otrora

Comité de Reparaciones administrativas-CRA-, era el órgano encargado de decidir
sobre el reconocimiento de la calidad de víctimas y beneficiarios de las solicitudes y
medidas de reparación, conforme al estudio técnico y las recomendaciones de la
Agencia Presidencial para la Acción Social y Cooperación Internacional. En tal virtud,
el acta es el documento emitido por la administración, mediante el cual se da
respuesta a las solicitudes de inscripción bajo el decreto 1290.
• Adicionatorio: Es el acto administrativo por medio del cual se adiciona a la

resolución, hechos victimizantes y/o miembros del grupo familiar declarados que no
fueron objeto de análisis. Este acto administrativo se caracteriza por tener al final de
la numeración del acto inicial lo siguiente; _1.
• Auto de apertura de investigación (AA): Entiéndase como el acto administrativo

mediante el cual se da inicio formal al procedimiento administrativo de revocatoria
de la decisión de inclusión adoptada frente a la solicitud de inscripción en el Registro
Único de Víctimas, de conformidad con el artículo 9, numeral 2 de la Resolución
00822 del 10 de abril de 2018. Ello a partir, de solicitudes referidas a quejas,
denuncias y/o informes que ponen en conocimiento de la Entidad un registro
adquirido de forma irregular o fraudulento y siempre que se verifique existe mérito
suficiente para dar inicio al mismo. Una vez notificado, el administrado tendrá la
posibilidad de presentar escrito de inconformidad en relación con los argumentos
que fueron esgrimidos por la Entidad, y a su vez, podrá aportar y solicitar las
pruebas que considere pertinentes, de acuerdo con los términos establecidos en el
régimen procesal vigente al momento de su expedición.
• Auto de apertura de pruebas (AP): Entiéndase como la actuación procesal

mediante la cual, en el curso del procedimiento administrativo de revocatoria de la
decisión de inclusión adoptada frente a la solicitud de inscripción en el Registro Único
de Víctimas, la administración decreta la práctica de pruebas tendiente al despliegue
de actividades oficiosas o a petición de parte, con el fin de obtener soportes o
elementos de juicio que permitan determinar la ocurrencia o no de situaciones
anómalas o irregulares en el ingreso al Registro, de conformidad con el artículo 11
de la Resolución 00822 del 10 abril de 2018.
• Inclusión por orden judicial: En cumplimiento de órdenes judiciales proferidas en

fallos de tutela, la dirección misional realiza la inclusión de los hechos victimizantes
no incluidos en el RUV en instancia de valoración.
• Inhibitorios: Es el acto administrativo u oficio emitido por la administración,

mediante el cual se abstiene de emitir respuesta de fondo a solicitudes, peticiones,
recursos o revocatorias directas, por no estar conforme a los criterios
procedimentales y/o en virtud de la competencia funcional. El acto administrativo se
identifica por tener al final de la numeración del acto inicial la letra H.
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• Judiciales: Actividades desarrolladas en el curso de un juicio, por la autoridad

jurisdiccional o por las partes, que se constituyen por todo el cúmulo de hechos o
actos efectuados dentro de un juicio por las personas que en él intervienen como
partes, terceros, testigos, peritos o por la propia autoridad judicial.
• Recurso de Apelación: El Artículo 74 de la Ley 1437 de 2011 dispone; el recurso

de apelación procede, ante el inmediato superior administrativo o funcional con el
mismo propósito del recurso de reposición. La respuesta a estos recursos los brinda
la Oficina Asesora Jurídica – OAJ-. Este acto administrativo se caracteriza por no
iniciar la numeración por el año, excepto algunos casos.
• Recurso de Reposición: el Artículo 74 de la Ley 1437 de 2011 establece; el

recurso de reposición procede, ante quien expidió la decisión para que la aclare,
modifique, adicione o revoque. Ante dicha petición se expide un Acto administrativo
que da respuesta a los recursos interpuestos contra la resolución de no inclusión en
el –RUV. Este acto administrativo se caracteriza por tener al final de la numeración
del acto inicial la letra R.
• Resolución de Archivo (RAR): Es el acto administrativo mediante el cual, una vez

agotada la etapa probatoria, se decide el archivo y cierre del procedimiento
administrativo de revocatoria de la decisión de inclusión adoptada frente a la
solicitud de inscripción en el Registro Único de Víctimas, ante la insuficiencia de
elementos que permitan fundamentar una decisión de Exclusión.
• Resolución de Exclusión (RE): Es el acto administrativo mediante el cual se

revoca la decisión de inclusión adoptada frente a la solicitud de inscripción en el
Registro Único de Víctimas, una vez se ha establecido a través del agotamiento de la
etapa probatoria, que dicha inclusión fue otorgada sin que la persona tuviera la
calidad de víctima o la hubiere acreditado de manera engañosa o fraudulenta
(artículos 157 y 158 de la Ley 1448 de 2011 y artículo 2.2.2.4.1 del Decreto Único
Reglamentario 1084 de 2015). En relación con la decisión adoptada frente a la
solicitud de inscripción en el Registro Único de Población Desplazada, hoy Registro
Único de Víctimas, en el marco de la Ley 387 de 1997, será causal para revocar la
referida decisión la señalada en el artículo 14, ordinal primero, del Decreto 2569 de
2000.La decisión de revocar la decisión adoptada frente a la solicitud de inscripción
conllevará a modificar el estado de incluido a excluido en el Registro Único de
Víctimas, de conformidad a lo señalado en el artículo 2.2.2.3.13 del Decreto Único
1084 de 2015 y contra ella serán procedentes los recursos de reposición, apelación y
queja, dentro de los términos establecidos en el régimen procesal vigente al
momento de su expedición.
• Revaloración por orden judicial: En cumplimiento de órdenes judiciales proferidas

en fallos de tutela, la dirección misional realiza la revaloración de los hechos
victimizantes no incluidos en el RUV en instancia de valoración, ello implica un nuevo
estudio del caso, cuyo resultado puede conservar o cambiar dicha decisión.
• Revocatoria de Oficio: ha sido entendida como una facultad de la administración

de retirar del ordenamiento jurídico un acto suyo por razones de legalidad,
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conveniencia u oportunidad. La revocatoria oficiosa se puede realizar en cualquier

tiempo, respetando los requisitos y procedimientos legales, dentro de los que se
destaca que cuando un acto administrativo, haya creado o modificado una situación
jurídica de carácter particular y concreto o reconocido un derecho, no podrá ser
revocado sin el consentimiento previo y expreso del titular. (Art. 69 del Decreto 01
de 1984 – Art. 93 de la Ley 1437 de 2011). Este acto administrativo se identifica por
tener al final de la numeración del acto inicial las letras RO.
• Solicitud de Reconsideración: Es una figura especial consagrada por el marco

jurídico de justicia transicional, a través de la cual el administrado podrá solicitar a
la Unidad Administrativa Especial de Atención y Reparación Integral a las Víctimas
reconsiderar solicitudes de indemnización administrativas ya resueltas, teniendo en
cuenta las reglas establecidas en el Decreto 4800 de 2011 compilado por el Decreto
1084 de 2015, los asuntos que hayan sido negados por las siguientes causas: (i) por
presentación extemporánea; (ii) Por el momento de ocurrencia de los hechos o; (iii)
Porque los hechos estaban fuera del marco de la ley 418 de 1997 o del Decreto 1290
de 2008. Artículo 156 del Decreto 4800 de 2011.
• Solicitud de Revocatoria Directa: La solicitud de revocatoria directa ha sido

entendida como una facultad de la administración de retirar del ordenamiento
jurídico un acto suyo por razones de legalidad, conveniencia u oportunidad. Puede
iniciarse a solicitud de parte o de oficio por la Entidad, respetando los requisitos y
procedimientos legales que se han estatuido para tal fin. 2
En lo que atañe a las revocatorias oficiosas que no se encuentren en instancia

posterior (apelación) todas son abordadas desde la Subdirección de Valoración y
Registro. Este acto administrativo se identifica por tener al final de la numeración del
acto inicial las letras RD. Sin embargo, algunas resoluciones no tienen estas letras,
por ello es necesario revisar el acto para diferenciarlo de una decisión en instancias
de apelación.
ALISTAMIENTO: Proceso dentro del modelo de “Gestión para la Notificación de Actos

Administrativos” donde se realizará la impresión, plegado, ensobrado, embolsado, termo
sellado de los documentos remitidos por la Unidad para las Víctimas.
CENTROS REGIONALES DE ATENCIÓN Y REPARACIÓN INTEGRAL DE VÍCTIMAS: es

un espacio físico destinado por entidades del orden nacional y territorial para brindar
atención a las víctimas del conflicto armado en el nivel territorial, donde se ejecutan
actividades de orientación, información y se prestan servicios dirigidos exclusivamente a la
población víctima. Estos centros unifican y reúnen toda la oferta institucional para la
atención de las víctimas, de tal forma que las mismas solo tengan que acudir a estos
Centros para ser informadas acerca de sus derechos y remitidas para acceder de manera
efectiva e inmediata a las medidas de asistencia y reparación, así como para efectos del
Registro Único de Víctimas (L-1448/11, art. 168 parágrafo).
2 HINCAPIÉ, Juan Ángel. Derecho procesal administrativo. Librería jurídica Sánchez 8° Ed. Pág. 89
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CITACIÓN: Aviso mediante el cual, se convoca al ciudadano, a través de un documento o

telefónicamente, para que se acerque al punto de atención acordado y pueda ser notificado
de una decisión emitida por la Unidad.
CITACIONES PARA NOTIFICACIÓN PERSONAL: El trámite para adelantar la citación a

residencia debe realizarse conforme a lo establecido en el artículo 68 de la Ley 1437 de
2011; es decir que: “Si no hay otro medio más eficaz de informar al interesado, se le
enviará una citación a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en
el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, para que comparezca a la
diligencia de notificación personal. El envío de la citación se hará dentro de los cinco (5)
días siguientes a la expedición del acto, y de dicha diligencia se dejará constancia en el
expediente”.
CITACIÓN PÚBLICA: Acción por medio de la cual se cita al ciudadano en uno de los
centros regionales o puntos de atención, cuando se desconozcan los datos de contacto del
ciudadano, o cuando haya sido contactado para surtir la notificación personal y éste no
haya asistido. Conforme a lo establecido en la ley “la citación se publicará en un lugar de
acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días hábiles”.
CPACA: Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo - LEY

1437 de 2011.
Diligencia de Notificación Personal (DNP): Documento mediante el cual, se deja

constancia de la presentación personal del ciudadano, en un punto de atención para la
notificación de un acto administrativo, oficio o actas. Durante la notificación personal se
hará la entrega al ciudadano de una “copia íntegra, auténtica y gratuita del documento, con
anotación de la fecha y la hora, firma de las partes participantes, los recursos que
legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para
hacerlo”.
EXTEMPORANEIDAD: los artículos 155 de la Ley 1448 de 2011, 184 del Decreto Ley 4633
de 2011, 112 del Decreto Ley 4634 de 2011 y 147 del Decreto Ley 4635 de 2011, respecto
de la solicitud de inscripción en el Registro Único de Víctimas, establecieron un término de
cuatro (4) años contados a partir de la promulgación de dicha norma para quienes hayan
sido víctimas con anterioridad a ese momento y de dos (2) años contados a partir de la
ocurrencia del hecho respecto de quienes lo sean con posterioridad a la vigencia de la
misma, para presentar su declaración ante el Ministerio Público con el lleno de los requisitos
establecidos para tal fin.
FORMATO DE ENTREGA DE RESPUESTAS PQRS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS: Es un

documento mediante el cual, se deja constancia de la presentación personal de la víctima,
ciudadano u autorizado, cuando éste solamente solicita copia del acto administrativo
previamente notificado.
MINISTERIO PÚBLICO: Entidades gubernamentales (Defensoría del Pueblo, Procuraduría

General de la Nación y Personerías municipales) con presencia en los municipios a nivel
nacional. Es un organismo público al que se le atribuye, dentro de un Estado Social de
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Derecho, la representación de los intereses de la sociedad mediante el ejercicio de las

facultades de dirección de la investigación de los hechos que revisten los caracteres de
delito, de protección a las víctimas y testigos, y de titularidad y sustento de la acción penal
pública.
MÓDULO DE SUBSISTENCIA MÍNIMA: Es el módulo mediante el cual se emiten los Actos

Administrativos de la DGSH que informan sobre el reconocimiento o no de la atención
humanitaria como resultado del proceso de identificación de carencias
MÓDULO DE SITUACIÓN DE SUPERACIÓN DE VULNERABILIDAD: Herramienta

tecnológica creada para automatizar y centralizar los procesos elaborados por la
Subdirección de Reparación Integral.
NOTIFICACIÓN: Es un acto jurídico procesal, que en todas las legislaciones se reviste de

especiales formalidades, mediante el cual la declaración o decisión de una autoridad llegue
a ser percibida por una determinada persona o destinatario, permitiéndole conocer su
contenido, al igual que la oportunidad y formalidad de controvertirlo.
NOTIFICACIÓN PERSONAL: Consiste en la comunicación directa al interesado, a su

representante o apoderado, del contenido de la decisión adoptada por la Unidad para las
Victimas. Se reitera, esta constancia de notificación deberá ser firmada no solo por quien
lleva a cabo dicha diligencia, sino también por quien está autorizado para ello. En la
diligencia de notificación se entregará al interesado copia íntegra y gratuita del Acto
Administrativo, con anotación de la fecha y la hora, los recursos que legalmente proceden,
las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo. La constancia de
notificación deberá ser firmada por quien está autorizado por la Unidad para la Atención y
Reparación Integral a las Víctimas. El incumplimiento de cualquiera de estos requisitos
invalidará la notificación.
NOTIFICACION ELECTRONICA: según lo dispuesto en el artículo 56 de la Ley 1437 de

2011: “Las autoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre
que el ciudadano haya aceptado este medio de notificación”. La notificación quedará surtida
“a partir de la fecha y hora acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar
la entidad”.
NOTIFICACIÓN POR AVISO RESIDENCIAL: según el artículo 69 de la Ley 1437 de

2011, si no puede efectuar la notificación personal al cabo de los cinco (5) días de haber
enviado la citación a residencia, esta se hará por medio de aviso, el cual se remitirá a la
misma dirección donde se envió la citación, acompañado de copia íntegra del acto
administrativo”.
De acuerdo como indica la normativa “El aviso deberá indicar la fecha y la del acto que se
notifica, la autoridad que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, las autoridades
ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la
notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el
lugar de destino”.
NOTIFICACIÓN POR PUBLICACIÓN: según lo dispuesto en el artículo 69 de la Ley 1437

de 2011, la notificación por publicación es subsidiaria de la notificación personal y sólo
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procede cuando la notificación personal no pudo ser realizada, a pesar de todas las
gestiones que se hubieren adelantado con este fin. Esta consiste en la publicación de un
aviso en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5)
días hábiles, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el
día siguiente al retiro del aviso”.
NOTIFICACIÓN POR EDICTO: conforme a lo dispuesto en el artículo 45 del Decreto 01 de

1984, la notificación por edicto solo procederá “si no se pudiere hacer la notificación
personal al cabo de cinco (5) días del envío de la citación, se fijará edicto un lugar de
acceso al público de la respectiva entidad por el término de diez (10) días hábiles, con
inserción de la parte resolutiva de la providencia”.
NOTIFICACIÓN POR CONDUCTA CONCLUYENTE: (Dirección de Registro y Gestión de la

Información) Modalidad de notificación personal que supone el conocimiento previo del
contenido de un pronunciamiento y que satisface el cumplimiento del principio de publicidad
y el derecho a la defensa, y tiene como resultado que éstos asuman el proceso en el estado
en que se encuentre, para, a partir ese momento, emprender acciones futuras en el mismo
3
. Este tipo de notificaron está regulada en el Artículo 72, Ley 1437 de 2011, así: “(…) la
parte interesada revele que conoce el acto, consienta la decisión o interponga los recursos
legales (…)”.
OFICIO INFORMATIVO: Documento explicativo donde se informa al ciudadano la decisión

adoptada cuando la solicitud se encuentra en alguno de los siguientes escenarios:
• Declaraciones de hechos ocurridos con antelación al año 1985: la Dirección de

Registro y Gestión de la Información de la Unidad Administrativa para la Atención y
Reparación Integral a las Victimas, tiene dentro de sus funciones, decidir, la solicitud
de inscripción en el Registro Único de Victimas, atendiendo a lo establecido en los
artículos 157 y 158 de la Ley 1448 de 2011 y las normas que modifiquen, adicionen
o reglamenten. Sin embargo, cuando luego del análisis del caso se evidencia que los
hechos narrados acaecieron con antelación al 1º de enero de 1985, tal como lo
establece el Artículo 3º de la Ley 1448 así: “(…) Se consideran víctimas, para los
efectos de esta ley, aquellas personas que individual o colectivamente hayan sufrido
un daño por hechos ocurridos a partir del 1º de enero de 1985, (…)”, se le informa
mediante oficio al ciudadano las medidas a que tiene derecho de acuerdo a lo
dispuesto en el parágrafo 4 del Artículo 3 de la Ley 1448 de 2011.
• Declaraciones por el hecho victimizante de “Despojo y Abandono Forzado de

Tierras”: dando cumplimiento al procedimiento establecido en el parágrafo 1 del
artículo 76 de la Ley 1448 de 2011, se informará a través de este oficio que la
solicitud ha sido remitida a la Unidad Administrativa Especial de Gestión de
Restitución de Tierras Despojadas, entidad competente para conocer el proceso de
registro y valoración de las solicitudes presentadas por este hecho victimizante.
3 Sentencia T-661 de 2014.
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• Oficio de Comunicación de ingreso al Registro Único de Víctimas RUV: Documento

por medio del cual se comunica al ciudadano que se encuentra incluida en el RUV
según orden judicial. En materia de inclusiones automáticas por fallos judiciales,
dichos formatos se identifican por la primera letra con la que inician, de acuerdo con
la naturaleza del proceso judicial que se haya surtido, así: (J) Proceso de Justicia y
Paz; (S) Proceso de Restitución de Tierras.
• Oficio improcedente: documento por medio del cual se procede a dar respuesta a
escritos de reposición o revocatorias directas, presentadas contra las decisiones
adoptadas en las solicitudes de inscripción en el Registro Único de Víctimas –RUV-,
cuando se presente las siguientes situaciones: i) cuando se haya agotado la
actuación administrativa relativa a los recursos previstos en la ley, resolviéndose la
misma a favor del recurrente ii) cuando la decisión adoptada hubiese sido de
inclusión, toda vez que conforme al artículo 157 de la Ley 1448 de 2011, es el
Ministerio Público el legitimado para recurrir este tipo de decisiones y iii) cuando la
actuación administrativa se encuentre en firme de conformidad con el artículo 87 de
la Ley 1437 de 2011.
• Reiteración de solicitudes de inscripción en el Registro Único de Victimas –RUV: en el

evento que las personas quienes hayan presentado solicitud de inscripción en el
Registro Único de Víctimas, reiteren la misma, por circunstancias de tiempo, modo y
lugar, idénticas, procederá la expedición del oficio informativo, de conformidad con
lo dispuesto en el parágrafo del artículo 155, Ley 1448 de 2011 así: “Las personas
que se encuentren actualmente registradas como víctimas, luego de un proceso de
valoración, no tendrán que presentar una declaración adicional por los mismos
hechos victimizantes. Para efectos de determinar si la persona ya se encuentra
registrada, se tendrán en cuenta las bases de datos existentes al momento de la
expedición de la presente Ley”).
RECURSO: Figura jurídica, por el cual se solicita la revisión de la decisión proferida por la
Unidad, a fin de modificar, confirmar, revocar, rechazar, aclarar la decisión inicial.
• Recurso de Reposición: Figura jurídica, por medio del cual el recurrente accede
cuando no se encuentra de acuerdo con la decisión inicial proferida por la Unidad
para las Víctimas.
• Recurso de Apelación: Figura jurídica, por medio del cual el recurrente accede
cuando no se encuentra de acuerdo con ninguna de las decisiones emitidas
anteriormente por la Unidad para las Víctimas.
• Recurso de reposición y en subsidio apelación: Figura jurídica, por medio del

cual el recurrente accede cuando no se encuentra de acuerdo con la decisión inicial
proferida por la Unidad para las Víctimas. La entidad emitirá de manera automática
la respuesta a la apelación sin que el recurrente hay interpuesto el recurso de
apelación.
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REVOCATORIA DIRECTA: Es la facultad que tiene la entidad de revocar sus propios actos
administrativos de oficio o a petición del ciudadano con la interposición de la revocatoria
directa, siempre y cuando se hayan vencido los términos para interponer los recursos
correspondientes. La solicitud de revocatoria directa ha sido entendida como una facultad
de la administración de retirar del ordenamiento jurídico un acto suyo por razones de
legalidad, conveniencia u oportunidad. Puede iniciarse a solicitud de parte o de oficio por la
Entidad, respetando los requisitos y procedimientos legales que se han instituido para tal
fin.
LEX: Herramienta tecnológica de acceso vía web, de propiedad de la Unidad para las
Víctimas utilizada para el control y gestión necesaria para la emisión de respuestas dadas a
las consultas, peticiones, quejas y reclamos radicados en ORFEO.
ORFEO (Sistema de Gestión Documental): Herramienta tecnológica de acceso vía web

de propiedad de la Unidad para las Víctimas que administra y opera la documentación,
entrante y saliente de la Entidad.
RUV: (Registro Único de Víctimas) es una herramienta administrativa que soporta el

procedimiento de registro de las víctimas, en la cual se incluirá a las víctimas individuales a
las que se refiere el artículo 3º de la Ley 1448 de 2011.
SIPOD (Sistema de Información de Población Desplazada): Herramienta tecnológica de
acceso vía web de propiedad de la Unidad para las Víctimas y en la que se puede consultar
información sobre el Registro Único de Población Desplazada – RUPD.
SIRAV (Sistema de Información y Registro de Atención a las Víctimas): Herramienta

donde reposan los documentos a notificar a nivel nacional. A través de este aplicativo se
lleva el control y trazabilidad de los actos administrativos proferidos por las áreas
misionales de la UARIV.
SGV: Sistema de Gestión para las víctimas
VALORACIÓN: es el acto administrativo mediante la cual se adopta la decisión de otorgar

o denegar la inclusión del ciudadano en el Registro Único de Víctimas, en virtud de lo
dispuesto en el Artículo 156, Ley 1448 de 2011 y Decreto 4800 de 2011, compilado por el
Decreto 1084 de 2015.
VIVANTO: Herramienta para consultar la información de la población víctima en el país, de

manera centralizada y en línea. Permite la consulta consolidada de la información relativa a
una víctima, desde sus datos básicos, declaraciones presentadas bajo cualquier marco
normativo, hasta los beneficios recibidos de los diferentes programas del Gobierno Nacional.
De operación, principios, pautas, reglas, métodos, controles, entre otros, que requiere para
asegurar el cumplimiento de las actividades, por ejemplo: los seguimientos deberán ser de
manera trimestral a fin de asegurar la efectividad de los resultados del proceso)
La Normatividad requerida para el desarrollo de las actividades citas en el presente

procedimiento se encuentra definida en el Normograma de la Unidad, disponible para
consulta en la página web.
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4. CRITERIOS DE OPERACIÓN
4.1 El procedimiento de notificaciones se encarga de notificar los actos

administrativos, actas y oficios informativos recibidos de:
• Dirección de Registro y Gestión de la Información - DRGI: Los actos

administrativos de inclusión y no inclusión, oficios, respuesta a solicitudes de
recursos de reposición y revocatoria directa.
• Dirección de Gestión Social y Humanitaria – DGSH: todos los actos
administrativos de entrega y suspensión de Atención Humanitaria y recursos
de reposición.
• Dirección de Reparación - DR: Todos los actos administrativos de situación
de superación de vulnerabilidad.
• Oficina Asesora Jurídica – OAJ: Las solicitudes de revocatoria directa y de
oficio, recursos de apelación y de queja.
4.2 El procedimiento cuenta con un protocolo que explica los parámetros que se
deben tener en cuenta en el momento de enviar un Acto Administrativo, Acta
u Oficio Informativo el cual cada dependencia encargada debe cumplir.
4.3 Para todos aquellos registros que no cuenten con algún campo necesario para
la notificación, los cuales han sido descritos previamente en el protocolo, serán
retroalimentados por medio de correo electrónico a la dependencia encargada
que emitió el acto administrativo, oficio informativo o acta para que de ser
posible subsane la falta de información.
4.4 En caso de que la persona se encuentre notificada y requiera copia del acto
administrativo, se hace entrega de este y se diligencia el formato de entrega
de documento.
4.5 En el aplicativo Sipost del operador 4-72 realiza la imposición y se hace

seguimiento de la trazabilidad de los documentos enviados a las direcciones
suministradas por los ciudadanos.
4.6 Las bases de datos que se utilizan para hacer seguimiento a la notificación se
extraen del aplicativo de notificaciones.
4.7 Se cuenta con un grupo de notificadores móviles, los cuales están asignados a
las diferentes Direcciones Territoriales, con el fin de apoyar en aquellos
municipios donde no hay presencia institucional de la Unidad.
4.8 El formato de entrega de documentos se encuentra codificado dentro del

proceso de servicio al ciudadano, procedimiento canal presencial.
4.9 El grupo de notificaciones realiza seguimiento mensual a través del

instrumento establecido a los registros que ingresan, finalizan y continúan en
proceso de notificación
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5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
N°
Flujograma Descripción Entrada Responsable Salidas
PC
INICIO Recibir a través del aplicativo
correspondiente los actos
administrativos, actas y oficios
procedentes de las siguientes
dependencias de la entidad
Recibir a trav és del
aplicativ o correspondiente (Dirección de Registro y Gestión de
Actos Bandeja
los actos administrativ os
la Información , Dirección de Gestión
1 dif erentes áreas misionales Administrativos Mineros de datos Aprobación
Social Humanitaria , Oficina Asesora
y Data. SIRAV
Jurídica y Dirección de Reparación
de acuerdo al Protocolo para
establecer los parámetros de los
datos de contacto necesarios para
Validar que la inf ormación desarrollo del trámite de
descargada de la notificación de actos administrativos
herramienta de
notif icaciones cuente con la
inf ormación mínima para Validar que la información
realizar el proceso de
notif icación.
descargada del aplicativo de
notificaciones cuente con la
información mínima para realizar el
Bandeja
proceso de notificación.
aprobación
SIRAV Profesional Zonal Base General
2 ¿Se cuenta con la información? Base de Mineros de datos Notificaciones
¿Se cuenta con Autorización
NO
la información? Si: continuar con la actividad 3. SGV
No: retrolimentar a la dependencia

correspondiente y continuar con la
31 actividad 31.
SI
NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA
Validar los registros que

cuenten con autorización de
notif icación electrónica
Validar que los Actos Base
administrativos cuenten con General
autorización de notificación Profesional Notificacione
3 electrónica. Base General Zonal s
PC SI Notificaciones Mineros de (autorización
¿Registra ¿Se cuenta con la autorización de datos de
autorización?
notificación electrónica? notificación
electrónica)
5 Si: Continuar con la actividad
NO número 5.
Solicitar autorización a
Solicitar a los ciudadanos que
los registros que cuentan
Base
con correo electrónico cuentan con correo electrónico,
General
autorización para recibir la
Notificacione
notificación por este medio
s
Base General (autorización
¿El ciudadano autoriza notificación
SI Notificaciones de
¿Autoriza electrónica?
4 notif icación (autorización Agente técnico notificación
electrónica? de notificación electrónica)
Si: Continuar con la actividad
electrónica) desde la
5 número 5.
8 cuenta
NO unidadenline
No: Continuar con la actividad
a@unidadvic
5 número 8.
timas.gov.co
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N°
PC
Base General
4
Notificaciones
C orreo
Proyectar el documento y enviar el Formato electrónico
Proy ectar el documento autorización de
correo electrónico desde la cuenta notificaciones.
5 de acuerdo con el área notificación Agente técnico
misional y env iar el notificaciones.electronicas@unidadvi electronicas@
correo electrónico electrónica
ctimas.gov.co. unidadvictima
Acto
s.gov.co.
administrativo
Verif icar si el correo

electrónico f ue
entregado Verificar que el correo electrónico
exitosamente. fue entregado exitosamente.
¿El correo electrónico fue

entregado?
SI C orreo C ertificación
6 ¿El correo electrónico del Agente técnico operador
PC electrónico f ue
entregado? Si: Continuar con la actividad operador postal postal
número 7.
NO
número 8.
Cargar prueba de
Radicación
notif icación electrónica en
Cargar prueba de notificación
la herramienta SIRAV, prueba
como ev idencia del trámite electrónica en la aplicativo de
C ertificación notificación
7 realizado
notificación, como evidencia del Agente técnico
operador postal electrónica en
trámite realizado y finalizar. las aplicativos
de la Unidad
FIN FIN
NOTIFICACIÓN PERSONAL
Validar que la información

Validar que los registrada cuente con datos de
registros cuenten con
datos de contacto
contacto telefónico.
telef ónico.
¿Se cuenta con datos de contacto Base General
8 telefónico? Base General Notificaciones
Mineros de datos.
PC Notificaciones (clasificación
NO ¿Cuenta con Si: Continuar con la actividad telefónica)
datos
telefónicos? número 9.
17 No: Continuar con la actividad

SI número 17.
Identificar el número de actos

Identif icar el número de administrativos por municipio para
registros por municipio para generar acuerdos con Ministerio
Publico, para establecer la ruta con Base General
generar acuerdos y generar
agendamientos
Notificaciones Profesional Zonal Base General
9 el notificador móvil y generar
(clasificación Supervisor Notificaciones
agendamientos en los diferentes
telefónica).
puntos de atención.
Nota: Tener en cuenta la zona
10 (municipios aledaños).
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N°
PC
9 Articular con territorio, los

agendamientos a desarrollar y su
adecuación logística (lugar, horario
Base General C orreo
10 de atención, apoyo logístico), las Enlace territorial
Articular con territorio, la Notificaciones electrónico
v iabilidad de los cuales se dejarán por escrito a
agendamientos a desarrollar través de correo electrónico con
y su adecuación logística
dichas especificaciones.
Enviar por correo electronico la

C orreo
base con los registros que cuenten
Líder electrónico
Generar la base con los con número telefónico viable al Base General
11 notificacionesMine con Formato
registros que cuenten con
número telef ónico v iable,
canal telefonico con el fin de citar a Notificaciones ros de datos campañas
inf ormando horario, lugar y los ciudadanos para informarles Outbound
f echa de citación, horario, lugar y fecha de citación.
Recibir retroalimentación del canal

telefónico frente a la base de
Recibir retroalimentación gestión telefónica, informando lo
del canal telef ónico f rente
contactado y no contactado y C orreo
a la base de gestión
electrónico con Líder
telef ónica, inf ormando lo actualizar en la Base General
Formato Notificaciones Base General
12 contactado
Notificaciones.
campañas Notificaciones
PC Outbound Mineros de Datos (Actualizada)
¿Fue contactado el ciudadano? (gestión
llamadas)
NO Si: Continuar con la actividad 13.
¿Fue
contactado? No: Continuar con la actividad 17.
17
SI Recibir al ciudadano, consultar en la
aplicativo de notificaciones el acto
administrativo, acta y oficio
Recibir al ciudadano, consultar informativo, descargar e imprimir y
en la herramienta SIRAV el
acto administrativ o u of icio,
revisar que los datos se encuentren
descargar e imprimir correctos (Cedula, Nombres,
Número de Resolución) .
Nota 1: En caso de que el acto

administrativo no se encuentre en
SI
la aplicativo SIRAV, los orientadores
Acto Acto
13 y notificadores móviles deben Administrativo Notificador u
administrativo
PC validar las aplicativos de SGV, LEX y orientador
digital Impreso
¿El Acto ORFEO.
Administrativo Nota 2: En caso que sea un acuerdo
está correcto? con Ministerio Público, se le remite
15 al funcionario por correo electrónico
NO los actos administrativos a notificar.
¿El Acto Administrativo está

correcto?
SI: Continuar con la actividad 15.

14
No: Continuar con la actividad 14.
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PC
13
Remitir inmediatamente al área Acto Notificador u SGV, bandeja
misional para que sea corregido. Administrativo orientador actos
14
con error administrativo
Remitir inmediatamente al área
misional para que sea s-
corregido. inconsistencia
s (DGSH-DR-
Notificar personalmente al
ciudadano, explicando el Acto
Administrativo, acta u oficio
informativo, indicando los recursos
Notif icar personalmente al
ciudadano, explicando el Acto que legalmente procedan, y cargar
Formato
Administrativ o y cargar la
la prueba de notificación en la Acto
prueba de notif icación en la Notificador u Diligencia de
15 herramienta SGV o SIRAV. aplicativo SGV o SIRAV. Administrativo
orientador Notificación
impreso
Personal
Nota 1: La DNP debe estar
debidamente diligenciada.
Nota 2: Ministerio Público remite por
correo las DNP diligenciadas
(Acuerdos).
Revisar que la diligencia de

notificación personal haya quedado Diligencia de
Rev isar que la diligencia de debidamente diligenciada, y Notificación
notif icación personal hay a
proceder a finalizar el registro en Personal
quedado debidamente
diligenciada, y proceder a las aplicativos dispuestas para la
f inalizar el registro Unidad para las víctimas, dejando Bandeja
Radicación
verificación de
evidencia del trámite realizado. prueba
pruebas SIRAV
notificación
16 Agente Técnico Agente Técnico
Nota: En el caso que la notificación personal en
Radicación
presente alguna inconsistencia en los aplicativos
prueba
su diligenciamiento, se remite de la Unidad
notificación
correo electrónico al profesional de personal en los
FIN
punto a cargo o notificador con el fin aplicativos de
que sea subsanada. la Unidad
FIN.
12 NOTIFICACIÓN RESIDENCIA
Validar que los

registros cuenten con Validar que la dirección registrada
dirección de residencia. cumpla con los parametros
establecidos por el operador postal
Base General Mineros de datos
17 con el fin de determinar si es Notificaciones Base General
NO correcta Notificaciones
PC (con dirección Agente Técnico
¿La dirección registrada es (Actualizada)
¿La dirección residencia)
es correcta?
correcta?
31
SI número 18.
Ingresar al aplicativ o del

operador postal para
generar orden de serv icio y
guías
Ingresar al aplicativo del operador Base General Orden de
18 postal “SIPOST” para generar orden Notificaciones Agente Técnico Servicio y
de servicio y guías de los registros (Actualizada) guías digitales
que cuentan con dirección de
19 residencia viable.
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N°
PC
18
Realizar combinación de citaciones a Base General C itaciones a
19 residencia de los registros que Notificaciones Agente Técnico residencia
Realizar combinación de cuentan con dirección viable. (Actualizada) Digitales
citaciones a residencia de los
registros que cuentan con
dirección v iable.
C itaciones a
Imprimir, alistar y entregar las residencia, C itaciones,
citaciones, guías y orden de servicio Orden de guías y orden
20 Agente Técnico
Imprimir, alistar y entregar las al operador postal Servicio y guías de servicio
citaciones, guías y orden de
Digitales impresas.
serv icio al operador postal
Realizar seguimiento diario de la

Realizar seguimiento diario de
la orden de serv icio entregada orden de servicio entregada al
al operador postal ingresando operador postal ingresando al
al aplicativ o SIPOST aplicativo SIPOST y actualizando en
la Base General Notificaciones los
estados entregado o devuelto.
Base General
21 Base de Datos Agente Técnico
Notificaciones
PC NO SIPOST Mineros de Datos
¿Se entrega la (Actualizada)
correspondenc ¿Se entrega la correspondencia de
ia de citación? citación?
31 Si: Continuar con la actividad 22.

SI
Verif icar si el ciudadano se

presenta a notif icarse
personalmente dentro de los
5 días hábiles Verificar si el ciudadano se presenta
a notificarse personalmente dentro Base General
de los 5 días hábiles siguientes a la Notificaciones
entrega de la citación. (Actualizada) Agente Técnico
Base General
22
Notificaciones
PC SI ¿Se presenta la persona citada? Bandeja Mineros de Datos
(Actualizada)
¿Se presenta la
persona citada?
Verificación de
Si: Devolver a la actividad 15. pruebas SIRAV
16
NO
Clasif icar los registros de los Clasificar los registros de los

ciudadanos que no se
presentaron a notif icarse ciudadanos que no se presentaron
Base General Agente Técnico Base General
personalmente a notificarse personalmente,
23 Notificaciones Mineros de Datos Notificaciones
después de entregada la citación y (Actualizada)
(Actualizada)
actualizar en la Base General
Notificaciones.
24
710.14.15-21 V2

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N°
PC
18
Realizar combinación de citaciones a Base General C itaciones a
19 residencia de los registros que Notificaciones Agente Técnico residencia
Realizar combinación de cuentan con dirección viable. (Actualizada) Digitales
citaciones a residencia de los
registros que cuentan con
dirección v iable.
C itaciones a
Imprimir, alistar y entregar las residencia, C itaciones,
citaciones, guías y orden de servicio Orden de guías y orden
20 Agente Técnico
Imprimir, alistar y entregar las al operador postal Servicio y guías de servicio
citaciones, guías y orden de
Digitales impresas.
serv icio al operador postal

Realizar seguimiento diario de
la orden de serv icio entregada orden de servicio entregada al
al operador postal ingresando operador postal ingresando al
al aplicativ o SIPOST aplicativo SIPOST y actualizando en
Base General
21 Base de Datos Agente Técnico
Notificaciones
PC NO SIPOST Mineros de Datos
(Actualizada)
¿Se entrega la
correspondenc ¿Se entrega la correspondencia de
ia de citación? citación?
31 Si: Continuar con la actividad 22.

SI
Verif icar si el ciudadano se

presenta a notif icarse
personalmente dentro de los
5 días hábiles Verificar si el ciudadano se presenta
a notificarse personalmente dentro Base General
de los 5 días hábiles siguientes a la Notificaciones
entrega de la citación. (Actualizada) Agente Técnico
Base General
22
Notificaciones
PC SI ¿Se presenta la persona citada? Bandeja Mineros de Datos
(Actualizada)
¿Se presenta la
persona citada?
Verificación de
15
NO
Clasif icar los registros de los Clasificar los registros de los

ciudadanos que no se
presentaron a notif icarse ciudadanos que no se presentaron
Base General Agente Técnico Base General
personalmente a notificarse personalmente,
23 Notificaciones Mineros de Datos Notificaciones
después de entregada la citación y (Actualizada) (Actualizada)
actualizar en la Base General
Notificaciones.
24
710.14.15-21 V2

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N°
PC
23
Descargar y consolidar los Actos
Administrativos de los registros
Descargar y consolidar
los Actos entregados y realizar una revisión Actos
Administrativ os aleatoria antes de la impresión. Base General Administrativo
24
Notificaciones Agente Técnico s
PC (Actualizada Digitales
¿El Acto Administrativo está
correcto?
SI ¿El Acto
Administrativ o Si: Continuar con la actividad
está correcto?
número 26.
26
NO
Remitir inmediatamente al área
misional para que sea corregido.
Remitir inmediatamente al Acto
área misional para que sea C orreo
25 Administrativo Agente Técnico
corregido.
Nota: Recibida la corrección, electrónico
con error
continuar con la siguiente actividad.
Ingresar al aplicativo del operador

Ingresar al aplicativ o del Orden de
operador postal “SIPOST” para postal “SIPOST” para generar orden
Base General Servicio y
generar orden de serv icio y de servicio y guías de los registros
26 Notificaciones Agente Técnico guías
guías de los registros con direcciones de residencia
(Actualizada) Digitales
viables.
Realizar combinación de avisos a

Base General Avisos a
Realizar combinación de
residencia de los registros a los que
27 av isos a residencia. Notificaciones Agente Técnico Residencia
se entregó la citación.
(Actualizada) Digitales
Avisos a
Imprimir, alistar y entregar los Imprimir, alistar y entregar los residencia, Avisos, guías
av isos a residencia, actos
avisos a residencia, actos Orden de y orden de
28 administrativ os, al operador Agente Técnico
postal. administrativos, guías y orden de Servicio y guías servicio
servicio al operador postal. Digitales impresas

Realizar seguimiento diario orden de servicio entregada al
de la orden de serv icio operador postal, ingresando al
entregada al operador
postal aplicativo SIPOST y actualizando en
Agente Técnico Base General
29 Base de Datos
Mineros de Datos Notificaciones
PC ¿Se entrega el aviso a residencia? SIPOST
(Actualizada)
NO ¿Se entrega el
aviso a número 30.
residencia?
No: Continuar en la actividad

37
número 37.
SI
Cargar la notificación del aviso a

Cargar la notif icación del residencia en el aplicativo de Radicación
av iso a residencia en la notificación y finalizar el caso. Aviso a prueba
herramienta SIRAV y
f inalizar el caso.
Residencia con notificación
30 Nota: El aviso tiene el número de Número de Agente técnico por aviso a
guía, con el objetivo de mostrar Guía residencia en
evidencia del trámite realizado. los aplicativos
de la Unidad
FIN FIN
710.14.15-21 V2

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PC
21 NOTIFICACIÓN AVISO-EDICTO PÚBLICO
Consolidar la base de los registros

que no cuentan con datos de
contacto (correo electrónico,
consolidar la base de los Mineros de datos Base General
número telefónico o dirección de Base General
31 registros que no cuentan con
Agente técnico Notificaciones
datos de contacto residencia) y aquellos donde no fue Notificaciones
(Actualizada)
posible notificar personalmente a
través de citación o envío de
citación a residencia.
Realizar la Realizar la combinación de las

combinación de las citaciones públicas o edictos (de
C orreo
citaciones públicas o
acuerdo a la georeferenciación), y Agente Técnico
edictos Base General citaciones
remitir desde la cuenta Supervisor
32 Notificaciones públicas o
notificacionesRUPD@unidadvictimas. (Actualizada)
Profesional zonal
edictos
gov.co al profesional de punto las digitales
citaciones digitales o edictos para
que realice la publicación.
Imprimir las citaciones públicas y

realizar la fijación en un lugar visible
Imprimir las citaciones
públicas y realizar la f ijación de la Unidad por un término de 5
en un lugar v isible de la días hábiles para que los
Unidad por un término de 5
ciudadanos puedan acercarse a ser C itaciones
días hábiles C orreo con
notificados personalmente. Públicas o
citaciones Profesional de
33 edictos
públicas o punto
Nota: Los edictos deberán edictos digitales Impresos
permanecer fijados por un término
de 10 días hábiles, en los cuales el
ciudadano podrá ser notificado
personalmente.
Retirar las citaciones públicas Retirar las citaciones públicas al C itaciones

C orreo con
al siguiente día hábil de la siguiente día hábil de la desfijación, Públicas Profesional de
34 desf ijación, y env iar por correo evidencia de
y enviar por correo electrónico la impresas punto
electrónico la ev idencia a niv el desfijación
nacional. evidencia a nivel nacional.
Radicación de
Cargar las citaciones públicas en la
C orreo con las citaciones
aplicativos dispuestas por la Unidad
35 Cargar las citaciones públicas evidencia de Agente Técnico públicas en
en la herramientas dispuestas para tener evidencia del trámite
desfijación las aplicativos
por la Unidad para tener realizado. de la Unidad
ev idencia del trámite
Verificar si el ciudadano se presenta

a notificarse personalmente dentro
de los 5 días hábiles de la fijación Base General
Verif icar si el ciudadano
de la citación pública. Notificaciones
se presenta a notif icarse
(Actualizada) Mineros de datos
personalmente dentro Base General
de los 5 días hábiles
36 ¿Se presenta la persona citada? Notificaciones
Bandeja Agente técnico
(Actualizada)
Verificación de
SI ¿Se presenta número 37.
la persona
citada?
13
NO Realizar la combinación de los
avisos públicos (de acuerdo a la Agente Técnico
georeferenciación), y remitir desde Base General C orreo avisos
37 Realizar la combinación de la cuenta Notificaciones Supervisor públicos
los av isos públicos
notificacionesRUPD@unidadvictimas. (Actualizada) Profesional zonal digitales
gov.co al Profesional de punto para
que realice la publicación.
38
710.14.15-21 V2

Fecha: 02/05/2019
38 Página 19 de 20
N°
PC
37
Imprimir y fijar los avisos públicos
C orreo avisos Avisos
en un lugar visible de la Unidad Profesional de
38 públicos públicos
Imprimir y f ijar los av isos públicos para las Víctimas durante cinco (5) punto
digitales impresos
en un lugar v isible de la Unidad días hábiles.
para las Víctimas durante cinco (5)
días hábiles.
Retirar los avisos públicos o edictos

al siguiente día hábil de la
desfijación, y enviar por correo
Retirar los av isos públicos o electrónico la evidencia a nivel
edictos al siguiente día hábil nacional. Avisos públicos C orreo con
Profesional de
39 de la desf ijación, y env iar
o edictos evidencia de
por correo electrónico la punto
ev idencia a niv el nacional. Nota: Se considera surtida la impresos desfijación
notificación al finalizar el siguiente
día hábil del retiro del aviso, tal cual
lo refiere el segundo párrafo del
artículo 69 de la ley 1437 de 2011.
Radicación
prueba
Cargar los av isos
públicos o edictos en la Cargar los avisos públicos o edictos C orreo con notificación
40 herramienta SIRAV y en la aplicativo SIRAV y finalizar el evidencia de Agente Técnico por aviso
f inalizar el caso
caso. desfijación público en los
aplicativos de
la Unidad
Finalizar procedimiento
notif icación de cada registro y
actualizar la Base General Actualizar la base general de Base general Base general
Notif icaciones
41 notificaciones y finalizar Notificaciones Mineros de datos Notificaciones
procedimiento. (Actualizada) (Actualizada)
FIN
FIN
Producto y/o Servicio

Descripción del Producto y/o Servicio
Generado
Notificar a los ciudadanos los actos administrativos proferidos por
las diferentes dependencias de la Unidad, con el fin comunicar
Notificar actos
oficialmente una decisión sobre un determinado asunto que
administrativos
produce efectos jurídicos directos o definitivos, generales o
particulares
710.14.15-21 V2

Fecha: 02/05/2019
Página 20 de 20
6. ANEXOS
Anexo 1. Protocolo para establecer los parámetros de los datos de contacto necesarios
para el desarrollo del trámite de notificación de actos administrativos
Anexo 2. Formato autorización para recibir notificación por medios electrónicos

(Procedimiento canal presencial).
Anexo 3. Formato diligencia de notificación personal (Procedimiento tramite recursos de

reposición).
7. CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción de la modificación
1 14-10-2015 Creación del procedimiento
2 18-11-2015 Se incluyó los formatos asociados al procedimiento.

Se ajustaron el objetivo, las actividades y responsables en
3 23-11-2016
el flujo del procedimiento
Se incluye la notificación electrónica.
4 05-12-2017 Se incluyen actividades de verificación. Se agregan
definiciones
Se ajusto el objetivo, alcance, definiciones incluyendo actos
administrativos y oficios, adicionalmente en las actividades se
agregaron nuevos puntos de control, así como actividades
relacionadas con la notificación electrónica y se establecieron
5 02-05-2019 responsables de acuerdo con las actividades de notificaciones. Por
otra parte, el proceso de servicio al ciudadano ajusta el
procedimiento de acuerdo con la resolución 6420 de 2018 y a la
gestión del cambio aprobada por el proceso y por la OAP.
710.14.15-21 V2

Objetivo: Servicio Al Ciudadano Trámite Notificación de Actos Administrativos

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Objetivo: Servicio Al Ciudadano Trámite Notificación de Actos Administrativos

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Código: 740.04.

SERVICIO AL CIUDADANO Versión: 05

ACTO ADMINISTRATIVO O RESOLUCIÓN: conforme al ordenamiento jurídico

Los diferentes actos son:

• Aclaratorio: es el acto administrativo por medio del cual se corrigen errores

1 Consejo de Estado sala de la Contencioso Administrativo - Expediente núm. 2011-00271-00.

SERVICIO AL CIUDADANO Versión: 05

contemplado el procedimiento de aclaratorios; por ello siempre será notificado

• Acta – CRA: Conforme a lo establecido en el Decreto 1290 de 2008, el otrora

• Adicionatorio: Es el acto administrativo por medio del cual se adiciona a la

• Auto de apertura de investigación (AA): Entiéndase como el acto administrativo

• Auto de apertura de pruebas (AP): Entiéndase como la actuación procesal

• Inclusión por orden judicial: En cumplimiento de órdenes judiciales proferidas en

• Inhibitorios: Es el acto administrativo u oficio emitido por la administración,

SERVICIO AL CIUDADANO Versión: 05

• Judiciales: Actividades desarrolladas en el curso de un juicio, por la autoridad

• Recurso de Apelación: El Artículo 74 de la Ley 1437 de 2011 dispone; el recurso

• Recurso de Reposición: el Artículo 74 de la Ley 1437 de 2011 establece; el

• Resolución de Archivo (RAR): Es el acto administrativo mediante el cual, una vez

• Resolución de Exclusión (RE): Es el acto administrativo mediante el cual se

• Revaloración por orden judicial: En cumplimiento de órdenes judiciales proferidas

• Revocatoria de Oficio: ha sido entendida como una facultad de la administración

SERVICIO AL CIUDADANO Versión: 05

conveniencia u oportunidad. La revocatoria oficiosa se puede realizar en cualquier

• Solicitud de Reconsideración: Es una figura especial consagrada por el marco

• Solicitud de Revocatoria Directa: La solicitud de revocatoria directa ha sido

En lo que atañe a las revocatorias oficiosas que no se encuentren en instancia

ALISTAMIENTO: Proceso dentro del modelo de “Gestión para la Notificación de Actos

CENTROS REGIONALES DE ATENCIÓN Y REPARACIÓN INTEGRAL DE VÍCTIMAS: es

SERVICIO AL CIUDADANO Versión: 05

CITACIÓN: Aviso mediante el cual, se convoca al ciudadano, a través de un documento o

CITACIONES PARA NOTIFICACIÓN PERSONAL: El trámite para adelantar la citación a

CPACA: Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo - LEY

Diligencia de Notificación Personal (DNP): Documento mediante el cual, se deja

FORMATO DE ENTREGA DE RESPUESTAS PQRS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS: Es un

MINISTERIO PÚBLICO: Entidades gubernamentales (Defensoría del Pueblo, Procuraduría

SERVICIO AL CIUDADANO Versión: 05

Derecho, la representación de los intereses de la sociedad mediante el ejercicio de las

MÓDULO DE SUBSISTENCIA MÍNIMA: Es el módulo mediante el cual se emiten los Actos

MÓDULO DE SITUACIÓN DE SUPERACIÓN DE VULNERABILIDAD: Herramienta

NOTIFICACIÓN: Es un acto jurídico procesal, que en todas las legislaciones se reviste de

NOTIFICACIÓN PERSONAL: Consiste en la comunicación directa al interesado, a su

NOTIFICACION ELECTRONICA: según lo dispuesto en el artículo 56 de la Ley 1437 de

NOTIFICACIÓN POR AVISO RESIDENCIAL: según el artículo 69 de la Ley 1437 de

NOTIFICACIÓN POR PUBLICACIÓN: según lo dispuesto en el artículo 69 de la Ley 1437

SERVICIO AL CIUDADANO Versión: 05

NOTIFICACIÓN POR EDICTO: conforme a lo dispuesto en el artículo 45 del Decreto 01 de

NOTIFICACIÓN POR CONDUCTA CONCLUYENTE: (Dirección de Registro y Gestión de la

OFICIO INFORMATIVO: Documento explicativo donde se informa al ciudadano la decisión

• Declaraciones de hechos ocurridos con antelación al año 1985: la Dirección de

• Declaraciones por el hecho victimizante de “Despojo y Abandono Forzado de

3 Sentencia T-661 de 2014.

SERVICIO AL CIUDADANO Versión: 05

• Oficio de Comunicación de ingreso al Registro Único de Víctimas RUV: Documento

• Reiteración de solicitudes de inscripción en el Registro Único de Victimas –RUV: en el

• Recurso de reposición y en subsidio apelación: Figura jurídica, por medio del

SERVICIO AL CIUDADANO Versión: 05

ORFEO (Sistema de Gestión Documental): Herramienta tecnológica de acceso vía web

RUV: (Registro Único de Víctimas) es una herramienta administrativa que soporta el