TEMA 03 - Gestión de Datos

Tabla de Contenidos
1. ORDENACIÓN DE DATOS ............................................................................................................... 3

2. FILTROS AUTOMÁTICOS .............................................................................................................. 10
3. FILTROS AVANZADOS .................................................................................................................. 16
4. ESQUEMA DE DATOS ................................................................................................................... 22
5. SUBTOTALES ................................................................................................................................ 33
6. TEXTO EN COLUMNAS ................................................................................................................. 40
7. QUITAR DUPLICADOS .................................................................................................................. 42
8. VALIDACIÓN DE DATOS ............................................................................................................... 45
9. FUNCIONES DE BASE DE DATOS ................................................................................................... 52
BDPROMEDIO ........................................................................................................................................ 52
BDCONTAR ............................................................................................................................................. 54
BDMAX ................................................................................................................................................... 55
BDMIN .................................................................................................................................................... 56
BDSUMA ................................................................................................................................................. 58
10. BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................................... 59
1
Tema 03
GESTIÓN DE DATOS EN MS EXCEL
Microsoft Excel tiene comandos que permiten la gestión de datos en la organización de la

información, además las herramientas de datos que permiten analizar, consolidar y validar
datos.
Asimismo, las funciones de base de datos, permiten la creación, modificación y depuración de

datos dentro de una lista de información mediante operaciones matemáticas de manera
automática, es decir, nos permiten contar, sumar, promediar y multiplicar los valores de una
columna que cumplen con los criterios especificados e inclusive podremos extraer un registro
que cumpla con ciertas condiciones.
Este tema permite al participante reforzar los conocimientos en cuanto a la gestión de datos, al
uso de las herramientas de datos y funciones de base de datos, que permitan gestionar
eficientemente las listas de información de una organización.
El participante podrá aplicar comandos que permitan ordenar, filtrar y esquematizar un

conjunto de información, además de utilizar las herramientas de datos y las funciones
principales de base de datos:
Utilizar información en Excel para aplicar comandos de gestión de datos.

Utilizar información en Excel para aplicar los comandos de las herramientas de datos.
Utilizar información en Excel para aplicar las funciones de base de datos.
CAPACIDAD
Elabora cálculos y análisis de la información, utilizando las funciones de Ms Excel 2019.
TEMÁTICA
1. Gestión de datos en MS Excel
2. Herramientas de base de datos
3. Funciones de base de datos
2
1. ORDENACIÓN DE DATOS
MS Excel permite la organización de la información, como ordenar, filtrar y esquematizar.
También es importante conocer sobre:
¿Qué es una base de datos en Excel?
Es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en los cuales la primera fila contiene
los títulos de las columnas (nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos
almacenados.
Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, clientes, ventas,
etc.
Donde:
Campos: Son las columnas de la base de datos y contienen un mismo tipo de

información.
Registros: Son las filas de la base de datos y contienen un conjunto de registros
relacionados a un mismo elemento.
Campos
Registros
3
Ejemplos:
Base de datos de biblioteca, productos, artículos, servicios, empleados, clientes, proveedores,

pacientes, alumnos, trabajadores, etc.
Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista
de nombres en orden alfabético, compilar una lista de sueldos de mayor a menor u ordenar filas
por colores o por íconos.
Puede ordenar datos por texto (de la A a la Z o de la Z a la A), números (de menor a mayor o de
mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos a más recientes y de más recientes a más
antiguos) en una o varias columnas.
Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y
encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
En Microsoft Excel se puede ordenar datos por dos métodos:
Ordenar por un campo.

Ordenar por más de un campo.
1. Clic en la ficha datos
2. En el grupo ordenar y filtrar

a. Ordenar por un campo.
b. Ordenar por más de un campo.
4
Ejercicio 1:
El director de gestión del talento humano de la empresa Trilce, solicita ordenar los registros por
el campo Lugar Procedencia, en forma ascendente (A a Z), según se muestra en la imagen:
Desarrollo:
Ordenar los registros por el campo Lugar Procedencia, en forma ascendente (A a Z).
Solución:
1. Selecciona el campo Lugar Procedencia (celda G3)
2. Seleccionar ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, hacer clic en botón Ordenar (A a
Z)
Se muestra ordenado, los resultados de los registros alfabéticamente del campo Lugar
Procedencia.
5
Recuerde que cada nueva ordenación hará que la anterior ordenación se desordene, puesto
que solo se está ordenando por un solo campo.
Ejercicio 2:
varios campos simultáneamente: A partir del campo Estado Civil (Z a A), luego por el campo
Área (A a Z) y finalmente por el campo Sueldo (Menor a Mayor), según se muestra en la imagen:
Desarrollo:
Ordenar los registros por varios campos simultáneamente: A partir del campo Estado Civil
(Z a A), luego por el campo Área (A a Z) y finalmente por el campo Sueldo (Menor a Mayor).
6
Solución:
1. Selecciona cualquier celda de la información (ejemplo celda G10)
2. Seleccionar ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, hacer clic en botón Ordenar.
3. Configurar los niveles de ordenación:
En la opción Ordenar por: Elija el primer campo (Estado Civil) con el criterio de
ordenación (Z a A). Clic en Agregar nivel, para establecer el segundo nivel de
ordenar.
En la opción Luego por: Elija el segundo campo (Área) con el criterio de
ordenación (A a Z). Clic en Agregar nivel, para establecer el tercer nivel de
ordenar.
En la opción Luego por: Elija el tercer campo (Sueldo) con el criterio de
ordenación (De menor a mayor).
Clic en el botón Aceptar.
4. Los resultados se muestran en la siguiente imagen.
7
000
0
Ejercicio 3:
el campo Área teniendo en cuenta una lista de orden como se detalla (PRODUCCIÓN, CAJA,
ALMACÉN, VENTAS, ENVASADO, GERENCIA), según se muestra en la imagen:
Desarrollo:
Ordenar los registros por el campo Área teniendo en cuenta una lista de orden como se
detalla (PRODUCCIÓN, CAJA, ALMACÉN, VENTAS, ENVASADO, GERENCIA).
Solución:
8
2. Seleccionar ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, hacer clic en botón Ordenar.
3. Seleccionar lista personalizada:

En la opción Ordenar por: Elija el campo (Área).
En Orden, clic en cuadro de opciones y clic en Lista personalizada.
4. Definir lista personalizada.

Ingresar los datos en Entradas de lista, de acuerdo al orden que desea y clic en
el botón Agregar.
Se visualiza la nueva lista y ahora clic en el botón Aceptar.
5. En la ventana Ordenar, clic en el botón Aceptar
9
6. Los resultados de la Lista personalizada se muestran en la siguiente imagen.
2. FILTROS AUTOMÁTICOS
Use el filtro automático para buscar valores, o para mostrar u ocultar valores, en una o más
columnas de datos. Puede filtrar según las opciones que realice de una lista o buscar para
encontrar los datos que desea. Al filtrar los datos, se ocultarán las filas completas si los valores
de una o más columnas no cumplen los criterios de filtrado.
Activar Filtro en un rango de datos
Seleccionar celda: Es decir haga clic en cualquier celda dentro de la lista de información.
En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, clic en Filtro.
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En los campos se activa la lista desplegable, las cuales permiten realizar los filtros
(criterios de filtrado).
Ejercicio 1:
El gerente general de la empresa Trilce está solicitando un reporte que permita filtrar a todos
los trabajadores Solteros de la ciudad de Lima, según se muestra en la imagen:
Desarrollo:
Filtrar a todos los trabajadores Solteros de la ciudad de Lima.

Solución:
1. Selecciona cualquier celda de la información (ejemplo celda C10)
2. Seleccionar ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, hacer clic en botón Filtro.
3. En el campo Estado civil, se activa la lista desplegable, el cual permite realizar el primer
filtro (SOLTERO).
Clic en la opción Seleccionar todo para desmarcar todas y luego seleccione sólo
el criterio (condición) del filtro (SOLTERO).
Luego clic en el botón Aceptar.
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Resultado del filtro SOLTERO.
4. En el campo Lugar Procedencia, se activa la lista desplegable, el cual permite realizar el

segundo filtro (LIMA).
Clic en la opción Seleccionar todo para desmarcar todas y luego seleccione sólo
el criterio (condición) del filtro (LIMA).
Luego clic en el botón Aceptar.
Resultado del filtro LIMA.
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5. El resultado del filtro (SOLTERO y LIMA) se muestra en la imagen:
Borrar un filtro
Seleccionar celda: Es decir haga clic en cualquier celda dentro de la lista de información
con Filtros.
En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, clic en botón Borrar.
Ejercicio 2:
El gerente general de la empresa Trilce está solicitando un reporte que permita filtrar a todos
los trabajadores que tengan un sueldo (>=3000), según se muestra en la imagen:
Desarrollo:
Filtrar a todos los trabajadores con Sueldo (>=3000).

Solución:
1. Selecciona cualquier celda de la información (ejemplo celda C10).
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3. En el campo Sueldo, se activa la lista desplegable, el cual permite realizar el filtro
(>=3000).
Seleccionar Filtros de número y luego clic en Mayor o igual que…
Luego en la ventana de Autofiltro personalizado ingresar el valor de 3000 y

luego clic en el botón Aceptar.
4. Resultado del filtro de los trabajadores con Sueldo (>=3000).
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Ejercicio 3:
El gerente ventas de la empresa Trilce está solicitando un reporte que permita filtrar a los
trabajadores por el campo Lugar procedencia que pertenecen a (Lima o La Libertad), según se
muestra en la imagen:
Desarrollo:
Filtrar a los trabajadores por el campo Lugar Procedencia que pertenecen a (Lima o La
Libertad).
Solución:
3. En el campo Lugar Procedencia, se activa la lista desplegable, el cual permite realizar el

filtro.
Seleccionar Filtros de texto y luego clic en Es igual a …
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Luego en la ventana de Autofiltro personalizado ingresar los textos LIMA o es
igual a LA LIBERTAD y luego clic en el botón Aceptar.
4. Resultado del filtro de los trabajadores que pertenecen a (LIMA o LA LIBERTAD). Se

encontraron 10 de 25 registros.
3. FILTROS AVANZADOS
En Excel puedes realizar filtros de datos totalmente personalizados, proporcionando los criterios
que deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro avanzado,
cuyos resultados podemos llevarlo a otro lugar de la misma hoja o incluso a otra hoja de Excel.
Tabla de criterios en un filtro avanzado
Permite definir el campo (s) y la (s) condición (es) del filtro avanzado.
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Ejercicio 1:
El gerente de ventas de la empresa Trilce está solicitando un reporte que permita filtrar a los
trabajadores que pertenecen a ENVASADO del campo Área, según se muestra en la imagen:
Desarrollo:
Filtrar a los trabajadores que pertenecen a ENVASADO del campo Área.
Solución:
1. Selecciona la celda N7 donde se van a mostrar los resultados.
2. Seleccionar ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, hacer clic en botón Avanzadas.
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3. Filtro avanzado, ingresar los datos solicitados.
Donde:
Rango de lista: es toda la información de los trabajadores a tomar en cuenta,
automáticamente se muestra el rango ($A$3:$K$28).
Rango de criterios: son las celdas con el campo y criterio, seleccionar las celdas
($N$4:$N$5).
Copiar a: es la ubicación donde se mostrará los resultados del filtro
($N$7:$X$7).. Además, antes se activó la opción de Copiar a otro lugar.
Finalmente, clic en Aceptar.
4. Resultado del filtro de los trabajadores que pertenecen al Área de ENVASADO.
Ejercicio 2:
trabajadores que tienen como Lugar de Procedencia LIMA y con un Sueldo > 2600, según se
18
Desarrollo:
Filtrar a los trabajadores que tienen como Lugar de Procedencia LIMA y con un Sueldo >
2600.
Se considera el criterio Y en el desarrollo.
Solución:
1. Selecciona celda N7 donde se va a mostrar los resultados.

Donde:
($N$4:$O$5).
($N$7:$X$7). Además, antes se activó la opción de Copiar a otro lugar.
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4. Resultado del filtro de los trabajadores que tienen como lugar de procedencia LIMA Y
con un Sueldo > 2600.
Ejercicio 3:
trabajadores que tienen como Estado civil SOLTERO o que pertenecen al Área de PRODUCCIÓN,
según se muestra en la imagen:
Desarrollo:
Filtrar a los trabajadores que tienen como Estado civil SOLTERO o que pertenecen al Área
de PRODUCCIÓN. Se considera el criterio O en el desarrollo.
Solución:
1. Selecciona celda N8 donde se va a mostrar los resultados.
20

Donde:
($N$4:$O$6).
($N$8:$X$8). Además, antes se activó la opción de Copiar a otro lugar.
4. Resultado del filtro de los trabajadores que tienen como estado SOLTERO O pertenecen
al área de PRODUCCIÓN.
21
4. ESQUEMA DE DATOS
Si tienes información en Excel que desees agrupar y resumir, puede crear un esquema de hasta
ocho niveles, uno para cada grupo, en cada nivel interno, que está representado por un número
superior de símbolos del esquema, muestra datos de detalle del nivel externo anterior. Use un
esquema para mostrar rápidamente filas o columnas de resumen, o bien para mostrar los datos
de detalle de cada grupo.
Ejercicio:
El gerente de ventas de la empresa Trilce, solicita el Reporte Resumen de ventas del primer y
segundo trimestre (Zona con el Total de ventas trimestre 1 y 2), según se muestra en la imagen:
Desarrollo:
Crear un esquema de columnas para agrupar los campos (Enero, Febrero, Marzo) y (Abril,
Mayo, Junio).
Crear un esquema de filas para agrupar los datos (Centro, Norte y Sur).
22
Solución agrupar Columnas:
1. Seleccione las columnas C, D y E, para agrupar y mostrar TOTAL TRIMESTRE 1.
2. Seleccionar ficha Datos, en el grupo Esquema, hacer clic en botón Agrupar, y otra
vez Agrupar.
3. Se muestra el resultado del nivel creado de las columnas C, D y E, para agrupar y

mostrar TOTAL TRIMESTRE 1. Clic en el símbolo ( - ) para agrupar.
23
4. Se muestra el resultado agrupado de columnas C, D y E.
5. Seleccione las columnas G, H y I, para agrupar y mostrar TOTAL TRIMESTRE 2.
24
vez Agrupar.
7. Se muestra el resultado del nivel creado de las columnas G, H y I, para agrupar y

mostrar TOTAL TRIMESTRE 2. Clic en el símbolo ( - ) para agrupar.
25
8. Se muestra el resultado agrupado de las columnas G, H y I, y también del anterior.
26
Solución agrupar Filas:
1. Seleccione las filas (4 hasta la 11), para agrupar y mostrar TOTAL CENTRO.
vez Agrupar.
27
3. Se muestra el resultado del nivel creado de las filas (4 hasta la 11), para agrupar y
mostrar TOTAL CENTRO. Clic en el símbolo ( - ) para agrupar.
4. Se muestra el resultado agrupado de las filas (4 hasta 11).
28
5. Seleccione las filas (13 hasta 19), para agrupar y mostrar TOTAL NORTE.
vez Agrupar.
mostrar TOTAL NORTE. Clic en el símbolo ( - ) para agrupar.
29
8. Se muestra el resultado agrupado de las filas (13 hasta 19).
9. Seleccione las filas (21 hasta 28), para agrupar y mostrar TOTAL SUR.
vez Agrupar.
mostrar TOTAL SUR. Clic en el símbolo ( - ) para agrupar.
30
12. Se muestra el resultado agrupado de las filas (21 hasta 28) y de las anteriores
también.
Desagrupar los esquemas:

Para desagrupar los esquemas creados al resumir la información.
1. Seleccione las columnas o filas que conforman los esquemas a desagrupar.
2. En la ficha Datos, grupo Esquema, seleccionar la opción Desagrupar y luego

Desagrupar.
3. Se observa que se borró los esquemas de la fila del rango seleccionado.
31
Eliminar los esquemas:
Para Eliminar los esquemas creados al resumir la información.
1. Seleccione las columnas o filas que conforman los esquemas a eliminar.
2. En la ficha Datos, grupo Esquema, seleccionar la opción Desagrupar y luego Borrar

esquema.
3. Se observa que se borró los esquemas de la fila y columnas seleccionadas.
32
5. SUBTOTALES
También en el grupo esquema esta la opción Subtotal, que permite crear grupos
automáticamente y usar funciones como Suma o Promedio para resumir datos. Cuando tienes
una gran cantidad de información, los subtotales en Excel pueden ayudar a comprender e
interpretar mejor la información.
Ejercicio 1:
El jefe de finanzas de la empresa Trilce, solicita el reporte Resumen del sueldo acumulado por
área, según se muestra en la imagen:
33
Desarrollo:
Se solicita el reporte resumen del sueldo acumulado por Área.

Antes de aplicar Subtotal tiene que estar ordenado el campo, en este caso Área.
Solución:
1. Ordenar la información por el campo a agrupar (Área). En ficha Datos, grupo Ordenar y
filtrar, clic en botón ordenar.
Se visualiza la información ordenada por el campo Área.
2. Ubicarse en cualquier celda de la información (ejemplo celda C10), seleccionarla ficha

Datos, en el grupo Esquema y clic en el botón Subtotal.
34
3. En la siguiente ventana seleccionar las opciones para realizar el subtotal.
Para cada cambio en: Seleccionar el campo ordenado (ÁREA) por el cual se
agrupará.
Usar función: Seleccionar Suma (función que permite encontrar el sueldo
acumulado)
Agregar subtotal a: Activar la casilla para SUELDO, en la cual se aplicará el
subtotal, luego Aceptar.
4. Los resultados del reporte de sueldo acumulado por Área.
35
Ejercicio 2:
El jefe de finanzas de la empresa Trilce, solicita el reporte resumen del sueldo mínimo y máximo,
agrupados por Género, según se muestra en la imagen:
Desarrollo:
Se solicita el reporte resumen del sueldo mínimo y máximo por Género.

Antes de aplicar Subtotal tiene que estar ordenado el campo, en este caso Género.
Solución:
1. Ordenar la información por el campo a agrupar (Área). En ficha Datos, grupo Ordenar y
filtrar, clic en botón ordenar.
Se visualiza la información ordenada por el campo Género.
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2. Ubicarse en cualquier celda de la información (ejemplo celda C10), seleccionarla ficha
Datos, en el grupo Esquema y clic en el botón Subtotal.
3. En la siguiente ventana seleccionar las opciones para realizar el subtotal - Mín.

Para cada cambio en: Seleccionar el campo ordenado (GÉNERO) por el cual se
agrupará.
Usar función: Seleccionar Mín. (función que permite determinar el sueldo
mínimo)
mínimo, luego Aceptar.
4. En la siguiente ventana seleccionar las opciones para realizar el subtotal - Máx.

Para cada cambio en: Seleccionar el campo ordenado (GÉNERO) por el cual se
agrupará.
Usar función: Seleccionar Máx. (función que permite determinar el sueldo
máximo)
máximo, luego Aceptar.
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Reemplazar subtotales actuales: Desactivar, para que pueda mostrar también
el máximo.
5. Los resultados del reporte de sueldo mínimo y máximo por Género.
38
Quitar subtotales:
Si desea eliminar el subtotal y volver a mostrar los datos originales.
1. Hacer clic en una de las celdas de información, donde se aplicó el subtotal.

2. Seleccionar la ficha Datos, en el grupo Esquema y clic en el botón Subtotal.
3. En la parte inferior izquierda de la ventana, clic en botón Quitar todos.
4. Se muestra la información después de haber quitado el subtotal.
39
6. TEXTO EN COLUMNAS
Las herramientas de datos son opciones útiles para analizar, consolidar, validar y quitar
elementos contenidos en tablas, considerado como información.
Cuando tenemos un texto que deseamos dividir en varias celdas de nuestra hoja, podemos
utilizar el Asistente para convertir texto en columnas.
El éxito del proceso dependerá del tipo de delimitador del contenido de las celdas, el cual podrá
ser: un espacio o un caracter (como una coma, un punto o un punto y coma) o puede dividirlo
en función de la ubicación especifica de un salto de columna de datos.
Ejercicio 1:
La empresa Trilce solicita dividir los contenidos de la información de los trabajadores en varias
columnas, teniendo como delimitador el carácter coma (,), según se muestra en la imagen:
Desarrollo:
Solicita dividir los contenidos de la información de los trabajadores en varias columnas.

El delimitador de la información es la coma (,).
40
Solución:
1. Seleccionar el rango de datos a dividir, para este caso (A1:A26).
2. Seleccionar la ficha Datos y en el grupo Herramientas de datos, clic en el botón Texto en
columnas.
3. Utilizar el Asistente para convertir texto en columna – paso 1 de 3, seleccionar el tipo de

archivo (Delimitados) y luego clic en Siguiente.
4. En la siguiente ventana del Asistente para convertir texto en columna – paso 2 de 3,

seleccionar el tipo de delimitador (Coma) y luego clic en Siguiente.
41
5. En la siguiente ventana del Asistente para convertir texto en columna – paso 3 de 3,
seleccionar el Formato de datos de la columna (General), luego en Destino elegir donde
desea que se muestre los resultados y finalmente clic en el botón Finalizar.
6. Se muestra el resultado final.
7. QUITAR DUPLICADOS
Es un comando muy utilizado cuando tenemos datos en Excel que contienen valores
repetidos y necesitamos obtener los valores únicos, podemos utilizar el comando Quitar
duplicados que se encuentra en la ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.
Antes de utilizar el comando Quitar duplicados, debes recordar que los valores duplicados
serán eliminados por completo. Así que, aunque el uso de este comando sea sumamente
fácil y rápido, deberás tener en cuenta que tus datos originales serán modificados.
42
Ejercicio 1:
El supervisor de la Farmacia “Trilce” encontró duplicidad de datos y solicita eliminar los

registros duplicados de la información, en base al nombre del producto y presentación
según se muestra en la imagen:
Desarrollo:
Se Solicita eliminar los datos duplicados en base al nombre del Producto y Presentación.
Solución:
1. Seleccionar una celda dentro del cuadro de datos (ejemplo celda C7).
2. Seleccionar la ficha Datos y en el grupo Herramientas de datos, clic en el botón Quitar
duplicados.
3. En la ventana Quitar duplicados, clic en Anular selección, luego en columnas seleccionar

(Producto y Presentación) y luego clic en Siguiente.
43
4. En la siguiente ventana se muestra los resultados, se eliminaron los registros duplicados,
además se muestra un anuncio: 6 valores duplicados encontrados y quitados; 15 valores
únicos permanecen.
44
8. VALIDACIÓN DE DATOS
Es un comando muy utilizando para dar consistencia a información, se puede usar la validación
de datos para restringir el tipo de datos o los valores que los usuarios escriben en una celda o
en un rango de celdas.
Con esta herramienta de datos podrá asegurar el correcto ingreso de la información a partir de
ciertos criterios previamente definidos.
Ejercicio 1:
El Minimarket “Trilce” tiene una lista de postulantes donde se va ingresar sus calificaciones
después del examen de conocimientos con los valores (0 -20) se solicita crear una regla de
validación, con mensaje de entrada y mensaje de error para las celdas, según se muestra en la
imagen:
45
Desarrollo:
Se Solicita crear una regla de validación para celdas del campo Calificación Examen de
Conocimiento para que acepte únicamente valores enteros entre (0 – 20).
Solución:
1. Seleccionar las celdas donde se va ingresar los valores (0 – 20) en este caso (B4:B22).
2. Seleccionar la ficha Datos y en el grupo Herramientas de datos, clic en el botón Validación
de datos.
3. En la ventana Validación de datos, Configuración, en criterio de validación.

Permitir: Seleccionar Número entero.
Datos: Seleccionar Entre.
Mínimo: Ingresar el valor “0”
Máximo: Ingresar el valor “20”
4. En la ventana Validación de datos, Mensaje de entrada.
46
Título: Escribir, Ingrese calificación.
Mensaje de entrada: Valores están en el rango (0-20).
5. En la ventana Validación de datos, Mensaje de error.

Título: Escribir Calificación no válida.
Mensaje de error: Valores están en el rango (0-20).
Clic en botón Aceptar.
6. Se muestran los resultados

Ingreso de calificación con datos correctos.
Ingreso calificaciones de datos incorrectos.
47
Ejercicio 2:
El Minimarket “Trilce” continúa con la selección de postulantes, ahora deben programar el

examen Psicológico. Se solicita la validación de las fechas, de tal manera que sólo se permita el
ingreso de fechas dos días después de la fecha actual, según se muestra en la imagen:
Desarrollo:
Se solicita crear una regla de validación para celdas del campo Fecha Examen Psicológico,
que sólo se permita el ingreso de fechas dos días después de la fecha actual.
Solución:
1. Seleccionar las celdas donde se va ingresar las fechas, en este caso (C4:C22).
de datos.
48
Permitir: Seleccionar Fecha.
Datos: Seleccionar Mayor o igual que.
4. En la ventana Validación de datos, Mensaje de error.

Título: Escribir, Fecha no válida.
Mensaje de error: La “fecha de examen psicológico debe ser dos días después de la
fecha actual”
5. Se muestran los resultados.
49
Ingreso fechas correctas de datos correctos, suponiendo que hoy es 10/07/2020.
Ingreso fechas de datos incorrectos, suponiendo que hoy es 10/07/2020.
Ejercicio 3:
El Minimarket “Trilce” continúa con la selección de postulantes, en Estado de entrevista debe

mostrar (Apto, No apto), se solicita que configure el campo con las opciones de lista Apto y No
apto, según se muestra en la imagen:
50
Desarrollo:
Se solicita crear una lista que permita seleccionar (Apto o No Apto) para celdas del campo
Estado entrevista.
Solución:
1. Seleccionar las celdas donde se va a elegir (Apto No apto) en este caso (D4:D22).
de datos.
Permitir: Seleccionar Lista.

Origen: Escribir Apto; No apto, (también podría utilizar información de otra hoja).
51
4. Se muestran los resultados.
9. FUNCIONES DE BASE DE DATOS
Estas funciones son aquellas que permiten analizar y realizar cálculos en base a listas. En Ms
Excel “lista” es una tabla de datos que en su primera fila tiene encabezamientos.
Todas las funciones de base de datos inician con BD y tienen una sintaxis común.
BDPROMEDIO
Esta función calcula el promedio de los valores de un campo (columna) de registros de una lista
de base de datos que cumplen las condiciones específicas.
Para insertar una función de base de datos:
Seleccionar ficha Fórmulas, en el grupo Biblioteca de funciones clic en el botón Insertar

función.
Seleccionar la categoría Base de datos y luego la función respectiva.
52
Sintaxis:
=BDPROMEDIO (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
Donde:
Base_de_datos: es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. La primera

fila de la lista contiene los rótulos de cada columna.
Nombre_de_campo: indica qué columna se usa en la función. Escriba el rótulo de la
columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un número (sin
las comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera
columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.
Criterios: es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas.
Ejercicio 1:
El Centro comercial “Trilce” solicita realizar consultas en su base de datos empleados, por el
campo Área Administración y se muestre los promedios de los sueldos y edades, según se
53
Desarrollo:
Ingresar el nombre del área (Administración) tal cual como se muestra en la

información.
Promedio de Sueldos: Permite encontrar el promedio de los sueldos utilizando la
función de Base de datos.
Solución:
Selecciona la celda M8 y escribe la siguiente función:
=BDPROMEDIO(A3:J26;"SUELDO";L3:L4)
Promedio de Edades: Permite encontrar el promedio de las edades utilizando la

Solución:
=BDPROMEDIO(A3:J26;"EDAD";L3:L4)
Se muestran los resultados:
Según puedes observar los resultados, en este caso la función es la misma para ambos casos, el
único argumento que cambia es el nombre_de_campo (Sueldo y Edad).
BDCONTAR
La función bdcontar cuenta las celdas que contienen números en un campo (columna) de
registros de una lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas.
El argumento nombre_de_campo es opcional. Si se pasa por alto, BDCONTAR cuenta todos los
registros de la base de datos que coinciden con los criterios.
Ejercicio:
campo Edad y Sueldo, para saber el número de empleados con edad >30 y el número de
empleados con sueldo >3000, según se muestra en la imagen:
54
Desarrollo:
Número de empleados con edad > 30 años: Permite encontrar el número utilizando la
Solución:
=BDCONTAR(A3:J26;"EDAD";L5:L6)
Número de empleados con sueldo > 3000: Permite encontrar el número utilizando la
Solución:
=BDCONTAR(A3:J26;"SUELDO";L8:L9)
BDMAX
La función BDMAX es una función de base de datos. Se usa para devolver el número más grande
en un campo (columna) de archivos en una lista o base de datos que concuerdan con las
condiciones que ha especificado.
55
Ejercicio:
campo AFP el cual permita saber el valor máximo de la Edad y el Sueldo, según se muestra en la
imagen:
Desarrollo:
Edad máxima: Permite encontrar la edad máxima utilizando la función de Base de datos.
Solución:
=BDMAX(A3:J26;"EDAD";L3:L4)
Sueldo máximo: Permite encontrar el sueldo máximo utilizando la función de Base de datos.
Solución:
=BDMAX(A3:J26;"SUELDO";L3:L4)
Según puedes observar los resultados, en este caso la función es la misma para ambos casos,
el único argumento que cambia es el nombre_de_campo (Edad y Sueldo).
BDMIN
La función BDMIN es una función de base de datos y es utilizada para obtener el número más
pequeño dentro de una columna tomando en cuenta un criterio previamente establecido.
56
Ejercicio:
campo CIUDAD el cual permita saber el valor mínimo de la Edad y el Sueldo, según se muestra
en la imagen:
Desarrollo:
Edad mínima: Permite encontrar la edad mínima utilizando la función de Base de datos.
Solución:
=BDMIX(A3:J26;"EDAD";L3:L4)
Sueldo mínimo: Permite encontrar el sueldo mínimo utilizando la función de Base de datos.
Solución:
=BDMIN(A3:J26;"SUELDO";L3:L4)
57
BDSUMA
Es una función de base de datos que suma los números en el campo (columna) de los registros
que coinciden con las condiciones específicas. Debe contener encabezados de columnas en la
primera fila.
Ejercicio:
campo ÁREA, para saber el total del sueldo y total de hijos, según se muestra en la imagen:
Desarrollo:
Total de sueldo: Permite encontrar la suma de sueldos utilizando la función de Base de

datos.
Solución:
=BDSUMA(A3:J26;"SUELDO";L3:L4)
Total de hijos: Permite encontrar la suma de hijos utilizando la función de Base de datos.
Solución:
=BDSUMA(A3:J26;"HIJOS";L3:L4)
58
10. BIBLIOGRAFÍA
• Microsoft Excel 2019 Paso a Paso, Hanz Valentin, ValentinBook Publishing.

• Curso avanzado de Excel paso a paso, wordexperto Pepe Martínez.
SITIOS WEB
https://support.microsoft.com/es-es/office/inicio-r%C3%A1pido-ordenar-datos-en-una-hoja-
de-c%C3%A1lculo-60153f94-d782-47e2-96a8-15cbb7712539
https://support.microsoft.com/es-es/office/ordenar-los-datos-de-una-tabla-77b781bf-5074-
41b0-897a-dc37d4515f27
https://exceltotal.com/filtros-en-excel/
https://blog.mdcloud.es/funciones-base-datos-
excel/#:~:text=Las%20funciones%20de%20base%20de%20datos%20son%20las%20que%20per
miten,sintaxis%20de%20cada%20funci%C3%B3n%20introducida.
https://blog.mdcloud.es/funciones-base-datos-excel/
59

TEMA 03 - Gestión de Datos

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Tabla de Contenidos

1. ORDENACIÓN DE DATOS ............................................................................................................... 3

GESTIÓN DE DATOS EN MS EXCEL

Microsoft Excel tiene comandos que permiten la gestión de datos en la organización de la

Asimismo, las funciones de base de datos, permiten la creación, modificación y depuración de

El participante podrá aplicar comandos que permitan ordenar, filtrar y esquematizar un

Utilizar información en Excel para aplicar comandos de gestión de datos.

2. Herramientas de base de datos

3. Funciones de base de datos

MS Excel permite la organización de la información, como ordenar, filtrar y esquematizar.

También es importante conocer sobre:

¿Qué es una base de datos en Excel?

Campos: Son las columnas de la base de datos y contienen un mismo tipo de

Base de datos de biblioteca, productos, artículos, servicios, empleados, clientes, proveedores,

En Microsoft Excel se puede ordenar datos por dos métodos:

Ordenar por un campo.

1. Clic en la ficha datos

2. En el grupo ordenar y filtrar

b. Ordenar por más de un campo.

3. Configurar los niveles de ordenación:

4. Los resultados se muestran en la siguiente imagen.

3. Seleccionar lista personalizada:

4. Definir lista personalizada.

Se visualiza la nueva lista y ahora clic en el botón Aceptar.

5. En la ventana Ordenar, clic en el botón Aceptar

Activar Filtro en un rango de datos

Filtrar a todos los trabajadores Solteros de la ciudad de Lima.

4. En el campo Lugar Procedencia, se activa la lista desplegable, el cual permite realizar el

Resultado del filtro LIMA.

Filtrar a todos los trabajadores con Sueldo (>=3000).

Luego en la ventana de Autofiltro personalizado ingresar el valor de 3000 y

4. Resultado del filtro de los trabajadores con Sueldo (>=3000).

3. En el campo Lugar Procedencia, se activa la lista desplegable, el cual permite realizar el

4. Resultado del filtro de los trabajadores que pertenecen a (LIMA o LA LIBERTAD). Se

Tabla de criterios en un filtro avanzado

Filtrar a los trabajadores que pertenecen a ENVASADO del campo Área.

4. Resultado del filtro de los trabajadores que pertenecen al Área de ENVASADO.

3. Filtro avanzado, ingresar los datos solicitados.

3. Filtro avanzado, ingresar los datos solicitados.

3. Se muestra el resultado del nivel creado de las columnas C, D y E, para agrupar y

5. Seleccione las columnas G, H y I, para agrupar y mostrar TOTAL TRIMESTRE 2.

7. Se muestra el resultado del nivel creado de las columnas G, H y I, para agrupar y

4. Se muestra el resultado agrupado de las filas (4 hasta 11).

Desagrupar los esquemas:

2. En la ficha Datos, grupo Esquema, seleccionar la opción Desagrupar y luego

3. Se observa que se borró los esquemas de la fila del rango seleccionado.

2. En la ficha Datos, grupo Esquema, seleccionar la opción Desagrupar y luego Borrar

3. Se observa que se borró los esquemas de la fila y columnas seleccionadas.

Se solicita el reporte resumen del sueldo acumulado por Área.

Se visualiza la información ordenada por el campo Área.

2. Ubicarse en cualquier celda de la información (ejemplo celda C10), seleccionarla ficha

4. Los resultados del reporte de sueldo acumulado por Área.

Se solicita el reporte resumen del sueldo mínimo y máximo por Género.

Se visualiza la información ordenada por el campo Género.

3. En la siguiente ventana seleccionar las opciones para realizar el subtotal - Mín.

4. En la siguiente ventana seleccionar las opciones para realizar el subtotal - Máx.

5. Los resultados del reporte de sueldo mínimo y máximo por Género.

Si desea eliminar el subtotal y volver a mostrar los datos originales.