Tablas en Excel

Las tablas no son más que un conjunto de filas y columnas que contienen datos
relacionados y que son manejados de manera independiente por Excel. Las tablas
son una herramienta muy poderosa que debes aprender a utilizar adecuadamente.

¿Qué es una tabla en Excel?

Las tablas son la manera en que Excel identifica un rango de celdas y de esa
manera sabe que la información contenida en ellas está relacionada. La primera fila
de una tabla siempre contendrá los encabezados de columna y el resto de las filas
contendrán los datos. El utilizar tablas es muy conveniente porque Excel se hará
cargo de los detalles del manejo de las tablas, como facilitar el agregar nuevas filas
o eliminarlas, lo cual te permitirá enfocarte más en el análisis de los datos.

Cómo crear una tabla

Para crear una tabla en Excel todo lo que debes hacer es seleccionar el rango de
celdas que contiene los datos y pulsar el botón Tabla que se encuentra dentro de la
ficha Insertar.

El uso de las tablas en Excel es altamente recomendable así que a continuación

mencionaré 7 beneficios de utilizar las tablas de Excel.

1. Cambiar fácilmente el estilo de una tabla

Excel contiene algunos estilos de tabla predefinidos de los cuales podrás elegir
alguno para aplicarlo a tu tabla. Solamente selecciona cualquier celda que se
encuentra dentro de la tabla y cambia su estilo seleccionado la opción adecuada
dentro del grupo Estilos de tabla que se encuentra dentro de la ficha Diseño de
las Herramientas de tabla.
Si no te agrada ninguno de los estilos mostrados puedes hacer clic en la
opción Nuevo estilo de tabla para crear un nuevo estilo.

2. Resaltar filas alternas de una tabla

Cuando creas una nueva tabla, Excel aplicará un fondo especial a las filas impares.
Si por alguna razón no deseas que se aplique este formato puedes deshabilitarlo
con la opción Filas con bandas dentro de la ficha Herramientas de tabla.
3. Filtrar y ordenar datos de la tabla
Cada tabla que se crea en Excel ya trae consigo filtros para cada columna, así como
opciones de ordenamiento para cada columna.

4. Referencias estructuradas de una tabla

Una de las ventajas más importantes de una tabla de Excel es que, en lugar de
utilizar las referencias de celdas como las conocemos, podemos utilizar referencias
estructuradas las cuales hacen uso del nombre de la tabla así como de los nombres
de las columnas para hacer referencia a los datos.

Presiona Ctrl + click con el mouse en las letras celeste para conocer más de ellas.

Al igual que con las referencias tradicionales, las referencias estructuradas se

actualizan automáticamente al insertar nuevos datos en la tabla o al removerlos.

5. Crear columnas calculadas fácilmente

Una vez que sabes utilizar las referencias estructuras será muy sencillo crear
columnas calculadas utilizando los nombres de las columnas. Por ejemplo:

6. Fila de totales de una tabla

Se pueden agregar totales a una tabla con tan solo marcar la caja de selección Fila
de totales:
Y por si fuera poco, podemos modificar la Fila de totales especificando la operación
que deseamos aplicar.

7. Imprimir una tabla

Para imprimir una tabla debes seleccionar cualquiera de sus celdas y oprimir la
combinación de teclas CTRL + P y posteriormente, en la sección de Configuración,
seleccionar la opción Imprimir la tabla seleccionada.
Estas son solo algunas de las características y beneficios de las tablas en Excel que
demuestran que son intuitivas, fáciles de usar y que además nos proveen de mucha
funcionalidad sin tanta complejidad. La próxima vez que organices tus datos en
Excel considera utilizar una tabla.

Artículos relacionados
Introducción al uso de tablas en Excel

¿Qué es una tabla de Excel?

Las tablas de Excel son un rango de celdas que contiene datos y su fila superior es
una fila de encabezados que describen el contenido de cada columna. La nueva
funcionalidad de tablas fue introducida en Excel 2007.

Aunque siempre hemos podido crear tablas en Excel, la nueva implementación de

las tablas nos permite realizar ciertas tareas comunes de una manera más fácil.
Además, ayuda a eliminar algunos errores comunes que se cometían con
anterioridad.

Entendiendo las tablas de Excel

Las tablas de Excel son un rango de celdas que ha sido estructurado
adecuadamente con nuestros datos. Cada fila de una tabla corresponde a una sola
entidad, por ejemplo, una tabla puede contener información de los empleados de
una empresa y por lo tanto cada fila hará referencia a un empleado diferente.

Las tablas tienen encabezados en la parte superior y cada uno de ellos describe la
información contenida en cada columna. Así por ejemplo, nuestra tabla de
empleados tiene los encabezados   ID (de
empleado), Nombre, Apellido, Salario, Departamento.

Esta misma tabla se puede crear con cualquier versión de Excel, sin embargo los
beneficios los veremos cuando convertimos este rango de celdas en una tabla
“oficial”. Para crear una tabla de Excel debemos elegir la ficha Insertar y
posteriormente pulsar el botón Tabla. Esto convertirá el rango de celdas en
una tabla de Excel.

Una vez que hemos convertido un rango de celdas en una tabla, Excel podrá
responder de una manera más inteligente a las acciones que hagamos sobre la
tabla. Por ejemplo, si creamos un gráfico de Excel basado en una tabla, al momento
de agregar nueva información el gráfico será actualizado automáticamente con las
nuevas filas de la tabla.

Diferencias entre rangos y tablas de Excel

A continuación enlistaré algunas características de las tablas de Excel que las
hacen diferentes a los rangos de celdas:

 Al activar cualquier celda de la tabla se habilitará la ficha contextual

llamada Herramientas de tabla la cual contendrá comandos adicionales para
trabajar con la tabla.
 Se puede aplicar un estilo a la tabla con tan solo elegirlo de la galería de
estilos.
 Cada encabezado de columna contiene una lista desplegable la cual podemos
utilizar para ordenar o filtrar los datos de la tabla.
 Si tenemos una tabla que contiene muchas filas y movemos la barra lateral
derecha de hacia abajo, en lugar de que los encabezados de la
tabla desaparezcan, Excel remplaza automáticamente las letras de las
columnas por los encabezados de la tabla.
 Las tablas soportan referencias estructuradas lo que significa que en lugar de
utilizar referencias de celdas, podemos utilizar el nombre de la tabla y de los
encabezados.
 La esquina inferior derecha de una tabla tiene una pequeña flecha que nos
permite agregar fácilmente una nueva fila o una nueva columna. Solamente
debemos arrastrar dicha esquina hacia abajo o hacia la derecha.
Las tablas de Excel nos ofrecen diversos beneficios al momento de trabajar con
nuestros datos así que puedes comenzar a hacer uso de ellos y tener una mejor
experiencia de uso en Excel.

Cómo crear una tabla en Excel

Las tablas en Excel son un objeto especial en las hojas de cálculo ya que nos
ayudarán a organizar y visualizar nuestros datos de manera amigable. Además, una
vez creada la tabla de Excel, podremos ordenar y filtrar los datos fácilmente.

Muchos usuarios de Excel consideran una tabla a cualquier rango que tenga datos
estructurados y cuyas celdas tengan un estilo y vista diferente.

Sin embargo, una tabla de Excel no es solamente un rango de celdas con datos bien
organizados. Una tabla en Excel es un objeto especial que ha sido creado
con alguno de los comandos disponibles, como el comando Tabla que está
ubicado en la ficha Insertar, dentro del grupo Tablas.

Este comando da un formato especial a un rango de celdas y además inserta

automáticamente los filtros sobre cada una de las columnas. Este comando es el
que convierte un rango normal de celdas en una tabla.

Preparación de los datos

Antes de crear una tabla en Excel debemos tomar en cuenta algunas
recomendaciones:

 Los datos deben estar organizados en filas y columnas.

 La primera fila debe utilizarse para los encabezados de columna es decir, una
descripción muy corta de los datos contenidos en la columna.
 Cada columna debe tener el mismo tipo de dato: texto, número, fecha,
moneda, etc.
 Cada fila tendrá los detalles de un solo registro, por ejemplo: un empleado, un
artículo, una orden de compra.
 Los datos no deben contener filas o columnas en blanco.

Una vez que hemos revisado que nuestros datos cumplen con estas condiciones,
estaremos listos para crear una tabla en Excel. Por ejemplo, la siguiente imagen
muestra los datos de ejemplo antes de iniciar con la creación de la tabla.

Crear una tabla en Excel

Parar crear una tabla en Excel debes seleccionar cualquiera de las celdas del rango
de datos y pulsar el comando Insertar > Tabla y de inmediato Excel identificará el
rango que contiene los datos:
Si por alguna razón, el rango reconocido por Excel no concuerda con tu rango de
datos, es el momento adecuado para hacer la modificación a dicha referencia.

Si Excel detecta una fila de encabezados en los datos, se mostrará seleccionada la

opción “La tabla tiene encabezados”. De igual manera, deberás confirmar que tus
datos tienen una fila de encabezados. Al pulsar el botón Aceptar, habrás creado una
tabla en Excel.

Excel aplicará un estilo de tabla predeterminado, que para este ejemplo es ese color
azul de fondo  que se ha colocado de manera alterna en cada una de las filas.
Además, los encabezados tienen un estilo diferente e incluyen los botones de flecha
que nos permitirán ordenar los datos o aplicar un filtro.

Las tablas en Excel siempre requieren que la primera fila de los datos sean los
encabezados de columna y en caso de que no tengas encabezados, se insertarán
nombres genéricos como Columna1, Columna2, Columna3, etc. Por ejemplo, la
siguiente imagen muestra una tabla que ha sido creada con los mismos datos de
ejemplo pero que no tenían la fila de encabezados.
Al detectar la falta de una fila de encabezados, Excel insertará una fila con nombres
genéricos de manera que haya espacio para colocar las flechas para los filtros de la
tabla.

Crear una tabla en Excel con estilo

El comando Tabla que está en la ficha Insertar y que utilizamos en la sección
anterior, creará una tabla de Excel con un estilo predeterminado. Sin embargo, es
posible crear una tabla con un estilo de nuestra elección y para eso utilizaremos un
botón de comando diferente.

De igual manera deberás seleccionar una celda de los datos y en seguida ir a la

ficha Inicio y dentro del grupo Estilos deberás pulsar el botón Dar formato como
tabla. Esto abrirá un menú con los estilos de tablas disponibles y de los cuales
deberás elegir alguno.
Una vez que hayas hecho la elección de un estilo, se mostrará el cuadro de
diálogo Dar formato como tabla el cual nos mostrará el rango de datos detectado por
Excel y al hacer clic en el botón Aceptar habremos terminado de crear una tabla en
Excel con el estilo de nuestra elección.

Para cambiar el estilo de una tabla, deberás seleccionar cualquiera de sus celdas e
ir a la ficha Herramientas de tabla > Diseño y dentro del grupo Estilos de tabla elegir
algún estilo diferente.

De igual manera, si quieres eliminar el estilo pero conservar la funcionalidad de la

tabla, deberás ir a Herramientas de tabla > Diseño, abrir el menú de la sección Estilo
de tabla y elegir la opción Borrar tal como se muestra en la siguiente imagen.
El nombre de una tabla en Excel
Como lo mencioné al inicio de este artículo, las tablas en Excel son objetos que
pueden ser identificados y utilizados en un libro de Excel. Por esta razón, al
momento de crear una tabla, se le asignará un nombre único automáticamente.

De manera predeterminada, Excel colocará un nombre de tabla

como Tabla1, Tabla2, Tabla3, etc. Una manera de conocer las tablas que contiene
nuestro libro es haciendo clic en la flecha que aparece en el cuadro de nombres el
cual está ubicado a la izquierda de la barra de fórmulas. Por ejemplo, la siguiente
imagen indica que el libro actual tiene una tabla llamada Tabla1.
Otra alternativa que tenemos para conocer el nombre de las tablas de nuestro libro
es desde la ficha Fórmulas> Administrador de nombres. Al hacer clic se mostrará un
cuadro de diálogo con la lista de rangos nombrados de nuestro libro así como las
tablas existentes.

El cuadro de diálogo Administrador de nombres nos dará mucha más información

sobre las tablas de nuestro libro ya que podremos ver su nombre así como el rango
de datos al cual hace referencia cada tabla. Si seleccionamos alguna de ellas y
pulsamos el botón Editar podremos cambiar el nombre de la tabla para colocar
alguno de nuestra preferencia.
Otra manera de editar el nombre de una tabla es seleccionando cualquiera de sus
celdas y posteriormente ir a la ficha Herramientas de tabla > Diseño y en el extremo
izquierdo encontrarás un cuadro de texto con el nombre de la tabla.

Puedes editar el nombre mostrado en el cuadro de texto y al pulsar la tecla Entrar

habrás modificado su nombre.

El nombre de una tabla es importante para poder crear referencias hacia ella desde
nuestras fórmulas utilizando un tipo de referencia especial conocidas
como referencias estructuradas. Además, podremos utilizar ese nombre de tabla en
caso de querer manipularla desde código VBA.

Tabla de datos
Las tablas de datos forman parte de las herramientas de Análisis Y si que nos
permiten cambiar el valor de algunas celdas para ver cómo es afectado el resultado
original. Una tabla de datos analiza un conjunto de valores y determina posibles
resultados.

Tabla de datos de una variable

El ejemplo más sencillo de una tabla de datos es aquél que utiliza una
variable para realizar los cálculos. Supongamos el siguiente escenario:

En este ejemplo estoy realizando una proyección de ventas para el año 2011
basándome en las ventas del año 2010 y esperando una tasa de crecimiento del
2.5%. Lo que deseo hacer es saber cuál sería la proyección de ventas para el 2011
si la tasa de crecimiento fuera diferente. Para hacer este análisis colocaré las tasas
de crecimiento que deseo utilizar de la siguiente manera:

Para crear la tabla de datos debo seleccionar el rango de celdas tal como se
muestra en la imagen anterior y entonces ir a la ficha Datos, y dentro del
grupo Herramientas de datos pulsar el botón Análisis Y si para posteriormente
seleccionar la opción Tabla de datos.
Se mostrará el cuadro de diálogo Tabla de datos y en la caja de texto Celda de
entrada (columna) se debe seleccionar la celda B2 que es la celda que contiene el
porcentaje de crecimiento.

Al hacer clic en el botón Aceptar se llenarán las celdas contiguas a las tasas de
crecimiento con el valor de la proyección de ventas correspondiente a cada una de
las tasas.
Excel ha creado la tabla de datos en el rango B5:B13 y de esta manera puedo
analizar las diferentes proyecciones de ventas para una tasa de crecimiento
diferente. Una vez que he terminado de analizar la información, si intento eliminar
alguna de las celdas pertenecientes al rango de la tabla de datos, Excel desplegará
un mensaje advirtiendo que no se puede cambiar parte de una tabla de datos. Si
deseas eliminar la tabla de datos deberás primero seleccionar el rango completo
antes de oprimir la tecla suprimir.

Utilizar fórmulas en tablas de

Excel
Las tablas de Excel nos ayudan en gran manera a organizar nuestros datos, pero es
inevitable utilizar fórmulas para obtener información adicional sobre dicha
información. Por ello en esta ocasión revisaremos algunos métodos para utilizar
fórmulas en tablas de Excel.

En primer lugar he convertido un rango de datos en una tabla utilizando el comando

Tabla que se encuentra en la ficha insertar.
Lo primero que debes saber es que, sin haber ninguna acción adicional, Excel ha
nombrado a este rango de celdas como Tabla1 y lo podemos comprobar abriendo el
Administrador de nombres que se encuentra en la ficha Fórmulas dentro del grupo
Nombres definidos.

Utilizar la fila de totales

Si queremos calcular el total de alguna de las columnas de una tabla, ni siquiera
tenemos que utilizar una fórmula sino que solamente debemos insertar la fila de
totales de la tabla. Para ellos debemos seleccionar cualquier celda de la tabla e ir a
la ficha contextual Herramientas de tabla.

Deberás marcar la opción Filas de totales y Excel insertará una nueva fila a la tabla.
La fila de totales nos permite elegir entre varias fórmulas que pueden ser aplicadas.
Al seleccionar alguna celda de la fila de totales se mostrará la lista de funciones
disponibles.

De esta manera puede hacer clic sobre la celda de total que corresponde a la
columna “Proyectado” e insertar la suma. Quiero que observes con detenimiento el
tipo de fórmula que Excel muestra en la barra de fórmulas para la celda de la fila de
totales que acabo de modificar:

Sorprendentemente Excel no utiliza la función SUMA sino que utiliza la función

SUBTOTALES la cual en su primer argumento nos permite utilizar un número el cual
identificará a la función a utilizar y en este caso el número 109 equivale a la función
SUMA. El segundo argumento de la función SUBTOTALES es el nombre de la
columna de la tabla, que para este ejemplo es la columna “Proyectado”.

Si para esta misma columna realizo el cambio de función a Promedio podrás

observar que en lugar de utilizar el número 109 se utilizará ahora el número 101 en
la función SUBTOTALES:
Utilizando fórmulas dentro de una tabla
Como has visto en el ejemplo anterior, podemos utilizar los nombres de columnas
para hacer cálculos con la información de nuestra tabla. Ese tipo de referencia es
conocida como referencia estructurada. Para hacer un ejemplo de una fórmula con
referencias estructuradas agregaremos una nueva columna a nuestra tabla llamada
Diferencia la cual tendrá la resta entre la columna Proyectado y la columna Real y
para ello utilizaremos la fórmula [@Proyectado]-[@Real].

Si después de introducir el símbolo “=” en la celda D2 nos movemos con las flechas
del teclado hacia la celda B2, Excel introducirá automáticamente el nombre
[@Proyectado]. Después ingresamos el símbolo “-“ para realizar la resta y finalmente
nos movemos hacia la celda C2 y se insertará automáticamente el nombre [@Real].

Al momento de pulsar la tecla Entrar, se propagará automáticamente la fórmula por

toda la columna. Este es un comportamiento natural de las tablas de Excel que nos
ahorrará algunas acciones adicionales al ingresar nuestras fórmulas.

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