Bogotá, D. C.

08SE2018120300000009051
Al responder por favor citar este número de radicado

URGENTE

ASUNTO: Respuesta Radicado No. 08SI2017741100000000864

Descuentos de las prestaciones sociales no permitidos, no reembolsos aportes a salud
y pensiones en contingencia de origen laboral

Respetado(a) Señor(a)

Hemos recibido la comunicación radicada con el número del asunto, mediante la cual Usted se refiere a una
consulta acerca de los descuentos de las pr
estaciones sociales no permitidos, no reembolsos de los aportes a salud y pensiones en contingencia de
origen laboral, para cuyos fines, esta Oficina se permite de manera atenta, atender sus interrogantes,
mediante las siguientes consideraciones generales:

Inicialmente, se observa oportuno señalar que de acuerdo con la naturaleza y funciones asignadas en el
Decreto 4108 de 2011 a la Oficina Asesora Jurídica de este Ministerio, sus pronunciamientos se emiten en
forma general y abstracta debido a que sus funcionarios no están facultados para declarar derechos
individuales ni definir controversias.

Con respecto a sus inquietudes, cabe destacar que la obligación de pago de aportes al sistema de Seguridad
Social Integral, le pertenece al Empleador, para con sus trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo
o relación laboral, o de la Entidad empleadora para con sus Funcionarios, para el cubrimiento de las
contingencias de enfermedad general y maternidad; invalidez de origen común vejez y muerte por un lado y
por otro, accidente de trabajo y enfermedad laboral, establecidos en la Ley 100 de 1993 y las normas que la
modifican, adicionan o complementan, tal es el caso de la Ley 797 de 2002, para pensiones y para el caso
de riesgos laborales Decreto 1295 de 1994, Ley 1562 de 2012 y el Decreto Unico del sector trabajo 1072 de
2015.

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Por otro lado, cabe manifestar que el Código Sustantivo del Trabajo, prevé aquellos casos en los cuales,
está permitido para el Empleador hacer los descuentos respectivos, algunos que son por mandato legal,
como los destinados a la seguridad social, norma que a la letra dice:

“Artículo 150- DESCUENTOS PERMITIDOS. Son permitidos los descuentos y retenciones por
conceptos de cuotas sindicales y de cooperativas y cajas de ahorro, autorizadas en forma legal; de
cuotas con destino al seguro social obligatorio, y de sanciones disciplinarias impuestas de
conformidad con el reglamento del trabajo debidamente aprobado.” (resaltado fuera de texto)

El artículo 149 Idem, por su parte, preceptúa lo concerniente a los descuentos prohibidos, salvo en casos
especiales cuando exista previa autorización del trabajador, como por ejemplo para el descuento de sumas
de dinero que adeuda por obligaciones contraídas con entidades bancarias a través de libranza o préstamos
realizados por el Empleador y respaldados con el salario del trabajador, sin que la norma prevea el descuento
por errores cometidos por Empleador al pagar las cotizaciones al sistema en forma errónea, para lo cual
como se dijo, existe otro procedimiento reglado por el Ministerio de Salud, en el registro de las novedades
de la “PILA” .

El artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo, a la letra dice:

“Artículo 149 - DESCUENTOS PROHIBIDOS.

1. El empleador no puede deducir, retener o compensar suma alguna del salario, sin orden
suscrita por el trabajador, para cada caso, o sin mandamiento judicial. Quedan especialmente
comprendidos en esta prohibición los descuentos o compensaciones por concepto de uso o
arrendamiento de locales, herramientas o útiles de trabajo; deudas del trabajador para con el
empleador, sus socios, sus parientes o sus representantes; indemnización por daños ocasionados a
los locales, máquinas, materias primas o productos elaborados o pérdidas o averías de elementos
de trabajo; entrega de mercancías, provisión de alimentos y precio de alojamiento.
2. Tampoco se puede efectuar la retención o deducción sin mandamiento judicial, aunque exista
orden escrita del trabajador, cuando quiera que se afecte el salario mínimo legal o convencional o la
parte del salario declarada inembargable por la ley.
3. Los empleadores quedarán obligados a efectuar oportunamente los descuentos autorizados por
sus trabajadores que se ajusten a la ley. El empleador que incumpla lo anterior, será responsable de
los perjuicios que dicho incumplimiento le ocasione al trabajador o al beneficiario del descuento”

Para el Sistema de Seguridad Social, el Empleador debe hacer los descuentos pertinentes al trabajador del
salario devengado por él, en su cuota parte, por ser el aportante, siendo por ello, que al descontar lo que la
ley le autoriza, está cumpliendo su deber como Empleador.

Sin embargo, ante la ocurrencia de una contingencia de origen laboral, la Administradora de Riesgos
Laborales, siendo en principio la responsable del pago de las prestaciones económicas al trabajador, durante
las respectivas incapacidades laborales concedidas, caso en el cual el trabajador recibe el 100% del ingreso
base de cotización, tiene la obligación de aportar al Sistema de Seguridad Social en Salud y Pensiones, sin
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que en esas épocas exista cotización al Sistema de Riesgos, pues el trabajador no está expuesto a riesgo
laboral, en atención a lo preceptuado por el Decreto 1295 de 1994, modificado por la Ley 1562 de 2012,
artículo 5 parágrafo 2, norma que a la letra dice en su parte pertinente:

“ Artículo 5°. Ingreso base de liquidación. Se entiende por ingreso base para liquidar las prestaciones
económicas lo siguiente:
a) Para accidentes de trabajo
El promedio del Ingreso Base de Cotización (IBC) de los seis (6) meses anteriores a la ocurrencia al
accidente de trabajo, o fracción de meses, si el tiempo laborado en esa empresa fuese inferior a la
base de cotización declarada e inscrita en la Entidad Administradora de Riesgos Laborales a la que
se encuentre afiliado;
b) Para enfermedad laboral
El promedio del último año, o fracción de año, del Ingreso Base de Cotización (IBC) anterior a la
fecha en que se calificó en primera oportunidad el origen de la enfermedad laboral.
En caso de que la calificación en primera oportunidad se realice cuando el trabajador se encuentre
desvinculado de la empresa se tomará el promedio del último año, o fracción de año si el tiempo
laborado fuese inferior, del Ingreso Base de Cotización (IBC) declarada e inscrita en la última Entidad
Administradora de Riesgos Laborales a la que se encontraba afiliado previo a dicha calificación.
Parágrafo 1°. Las sumas de dinero que las Entidades Administradoras de Riesgos Laborales deben
pagar por concepto de prestaciones económicas deben indexarse, con base en el Índice de Precios
al Consumidor (IPC) al momento del pago certificado por el Departamento Administrativo Nacional
de Estadística, DANE.
Parágrafo 2°. Para el caso del pago del subsidio por incapacidad temporal, la prestación será
reconocida con base en el último (IBC) pagado a la Entidad Administradora de Riesgos Laborales
anterior al inicio de la incapacidad médica las Administradoras de Riesgos Laborales deberán asumir
el pago de la cotización a pensiones y salud, correspondiente a los empleadores o de los
trabajadores independientes, durante los períodos de incapacidad temporal y hasta por un Ingreso
Base de Cotización equivalente al valor de la incapacidad. La proporción será la misma establecida
para estos sistemas en la Ley 100 de 1993…”

Cabe destacar que cuando a un Trabajador o Funcionario, le acontece un accidente de trabajo o una
enfermedad laboral y recibe por parte de la Administradora de Riesgos Laborales, desde el primer día de
acaecimiento de la contingencia, la totalidad del salario o de la asignación básica mensual en el sector
público, la aportante en este caso particular, es la Administradora de Riesgos, siendo la razón por la cual de
la totalidad de lo cancelado al Trabajador o Funcionario, se le descuentan los aportes al sistema de seguridad
social en salud y pensiones, razón por la cual al Trabajador o Funcionario, se le están haciendo en forma
paulatina los descuentos legales pertinentes, razón por la cual, si existe algún error en el manejo de las
novedades en la planilla integrada de liquidación de aportes PILA, sea del Empleador o de la Administradora
de Riesgos Laborales, durante este término, no le es dable ni al Empleador ni a la ARL., trasladar el error
cometido al trabajador para afectar sus prestaciones sociales.

Esta situación se da igualmente, debido a que el Sistema de Seguridad Social Integral, posee los
mecanismos necesarios para la corrección de las novedades, en la eventualidad de que los interesados o
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los aportantes, hayan cometido errores al hacer los respectivos aportes o al omitir el pago de ellos en las
oportunidades requeridas, a través de la planilla integrada de liquidación de aportes PILA, cuyo manejo le
pertenece al Ministerio de Salud y Protección Social, por competencia.

El trasladar el error cometido al Trabajador o Funcionario, no solamente no soluciona el problema planteado

sino que el Empleador incurriría en descuento ilegal, el mismo que es prohibido en atención a las normas
cuya transcripción se hizo al incio de esta consulta, siendo la razón por la cual el reembolso de los aportes
descontados de la liquidación sería una transgresión a la ley, que se endilgaría al Empleador.

Para mayor información, se invita a consultar nuestra página web www.mintrabajo.gov.co, en donde entre
otros aspectos de interés, se encuentra tanto la normatividad laboral como los conceptos institucionales, los
cuales servirán de guía para solventar sus dudas en esta materia.

La presente consulta se absuelve en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo
y de lo Contencioso Administrativo, Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015,
en virtud del cual las respuestas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

Cordialmente,

[ ORIGINAL FIRMADO]

MARISOL PORRAS MENDEZ

Coordinadora
Grupo Interno de Trabajo de Atención a Consultas en Materia Laboral de la Oficina Jurídica

Elaboró: Adriana C.
Revisó: Maria G.
Aprobó: Dra. Marisol P.

Ruta Electrónica:/C:\Users\acalvachi\Documents\2018 CONSULTAS\22-01-2018\08SI()0864 Alexandra No reembolso de descuentos.docx+

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