LABORATORIO DE CIENCIAS BÁSICAS Versión: 1

PROCEDIMIENTO PARA LA ELEBORACION Y Código: P-GC-01

CONTROL DE DOCUMENTOS Vigencia: 5 Septiembre
2016

1. Objetivo:

Establecer los lineamientos para la elaboración, identificación, revisión, aprobación,

divulgación, actualización y retiro por obsoletos, de los documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad.

2. Responsable:

Líder del Proceso.

3. Alcance:

Este procedimiento aplica para la generación y control de todos los documentos

relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad del Laboratorio de Ciencias
Básicas del Centro de Formación la Angostura (ver “Listado Maestro de
Documentos”); así como para los documentos externos al mismo que requieren
control de su distribución.

4. Definiciones:

Anexo: sección de información adicional que amplía la información de un

documento. Puede presentar formatos particulares como gráficos, tablas, tipos de
planillas de registros, entre otros.

Aprobación: Aceptación a un documento que garantiza su aplicación desde el

punto de vista de recursos y coherencia con el Sistema de Gestión de Calidad
diseñado.

Caracterización de proceso: documento usado para describir la estructura de

cada proceso, estableciendo entre otros, su objetivo, alcance, responsable,
entradas, salidas y las actividades de acuerdo con el ciclo PHVA.

Cliente: Organización, entidad, proceso o persona que recibe un producto y/o

servicio.

Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un

documento en forma particular.

Copia Controlada: Es el documento copia del original, sobre el cual existe control
y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.

Copia No Controlada: Copia del documento original en medio físico o magnético

entregado a un tercero con fines de información. Estas copias están identificadas

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE
CARGO
FIRMA
 LABORATORIO DE CIENCIAS BÁSICAS Versión: 1
PROCEDIMIENTO PARA LA ELEBORACION Y Código: P-GC-01
CONTROL DE DOCUMENTOS Vigencia: 5 Septiembre
2016

con la leyenda “COPIA NO CONTROLADA”, sobre estas no hay responsabilidad

de actualización.

Distribución: es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se

entrega a los interesados para su aplicación.

Documento: Información y su medio de soporte (procedimientos, instructivos,

formatos, planes, programas, matrices, documentos de origen externo; entre
otros). En el Laboratorio de Ciencias Básicas los documentos son los relacionados
en el Anexo 1 – Pirámide Documental.

Documento Externo: Es aquel elaborado por entes externos al Laboratorio de

Ciencias Básicas, pero que inciden en la ejecución de los procesos y
procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad. Entre los documentos
externos se pueden considerar normas, códigos, leyes, decretos, resoluciones,
manuales entre otros.

Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o

contenido.

Formato: Documento diseñado para la recolección de información y que

proporciona evidencia de una acción.

Guía: Pautas de acción, esenciales ante un problema, establece

recomendaciones, sugerencias u orientaciones sobre un tema específico.

Instructivo: Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de

detalle actividades u operaciones muy específicas.

Listado Maestro de Documentos: Lista en la cual se relacionan los documentos

controlados del Laboratorio de Ciencias Básicas.

Manual de Calidad: es el documento que describe en forma genérica el Sistema

Gestión de la Calidad, incluye entre otros la política de Calidad y el alcance del
mismo.

Modificación: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los

documentos. Pueden ser de forma o de fondo.

PHVA: Corresponde a las siglas del Planear, Hacer, Verificar y Actuar.

Pirámide documental: es la representación gráfica de los documentos definidos

en el Sistema de Gestión de la Calidad.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE
CARGO
FIRMA
 LABORATORIO DE CIENCIAS BÁSICAS Versión: 1
PROCEDIMIENTO PARA LA ELEBORACION Y Código: P-GC-01
CONTROL DE DOCUMENTOS Vigencia: 5 Septiembre
2016

Política: Documento que define directrices.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso. Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién
hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan
para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Programa: Son documentos escritos que definen con claridad los objetivos de una
organización y describe los métodos que se van a emplear para alcanzar dichos
propósitos.

Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación,

eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos
objetivos establecidos.

Versión: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al

documento. La primera versión corresponde al número uno (1), para la segunda
versión correspondería al número dos (2) y así sucesivamente.

5. Generalidades:

La producción documental está organizada según lo dispuesto en el proceso

Gestión de la Calidad hace y respeta la normatividad archivística emanada del
Archivo General de la Nación.

Si se requiere efectuar cambios de “forma” en los documentos del Sistema de

Gestión de la Calidad como: correcciones de ortografía o de redacción se podrán
realizar sin que ello implique el cambio de versión del documento como tampoco el
trámite de la solicitud de modificación, ni la recolección de firmas.

Los documentos entrarán en vigencia una vez aprobados, adoptados y sean

publicados https://www.dropbox.com/home/LABORATORIO%20CIENCIAS/S.G.C.
del Sistema de Gestión de la Calidad del Laboratorio de Ciencias Básicas.

Los documentos que se descarguen del sitio web son considerados NO

CONTROLADOS y la responsabilidad del uso de versiones desactualizadas será
responsabilidad del respectivo colaborador.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE
CARGO
FIRMA
 LABORATORIO DE CIENCIAS BÁSICAS Versión: 1
PROCEDIMIENTO PARA LA ELEBORACION Y Código: P-GC-01
CONTROL DE DOCUMENTOS Vigencia: 5 Septiembre
2016

Los Líderes de Proceso donde se utilizan formatos pre impresos deben asegurar
la eliminación de todas las copias del formato desactualizado cuando se actualicen
o den de baja.

El Líder de cada proceso debe identificar los documentos de origen externo que
apliquen a los procesos del Laboratorio de Ciencias Básicas, y decidir, si se trata
de documentos legales y/o documentos que ofrecen orientación para la aplicación
de la normatividad, con el fin de actualizar el Normograma.
NO se debe realizar la impresión de los mismos, salvo los formatos.

6. Descripción de las Actividades.

No Actividad Responsable Registro

. /documento
1. IDENTIFICAR NECESIDAD DE Todos los Correo electrónico
CREAR, MODIFICAR O colaboradores.
RETIRAR DOCUMENTO.
Todo Colaborador del
Laboratorio de Ciencias
Básicas, puede manifestar a su
jefe o responsable del proceso,
los requerimientos de
elaboración, modificación o
retiro de documentos del
Sistema de Gestión de la
Calidad.
2. EVALUAR LAS Líder del proceso GC-F-002 Formato
NECESIDADES para la creación,
PRESENTADAS modificación o
Analizar la viabilidad de anulación de
creación, modificación, documentos (formato
anulación o retiro de electrónico)
documentos. Si el análisis de la
necesidad avala la solicitud,
esta se consigna en el formato
GC-F-002 Formato para la
creación, modificación o
anulación de documentos
Solicitud para crear, modificar,
retirar documento, justificando
la solicitud; y se envía al
responsable del proceso de
Administración del SGC.
3. AUTORIZAR LA Líder S.G.C. GC-F-002 Formato
ELABORACIÓN, para la creación,
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
NOMBRE
CARGO
FIRMA
 LABORATORIO DE CIENCIAS BÁSICAS Versión: 1
PROCEDIMIENTO PARA LA ELEBORACION Y Código: P-GC-01
CONTROL DE DOCUMENTOS Vigencia: 5 Septiembre
2016

MODIFICACIÓN O RETIRO DE modificación o

DOCUMENTOS anulación de
Recibe formato de Solicitud documentos (formato
para crear, modificar o retirar electrónico)
documento, evalúa la
pertinencia del requerimiento a
la luz del cumplimiento de los
requisitos legales, de las
normas soporte del SIG, de los
clientes o del Laboratorio de
Ciencias Básicas y de su
impacto con el Sistema de
Gestión de la Calidad en
general.
Si es avalado da respuesta al
responsable del proceso.
Continúa actividad 4.
Si no es avalado, incluye la
respectiva justificación. Fin del
procedimiento.
Si es una anulación o retiro de
obsoleto continúa en la
actividad 15.
En el caso de referirse a
documento externo continua
con la actividad 16.
4. ELABORAR O MODIFICAR Líder S.G.C. Documento Preliminar
LOS DOCUMENTOS (Anexo 2 (medio electrónico)
El responsable de la Responsables de
elaboración o modificación del la Elaboración,
documento, lo elabora o Aprobación y
modifica según corresponda, Revisión
teniendo en cuenta lo
establecido en ANEXO 4.
“Estructura y formatos de
presentación de los
documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad”.
El responsable de elaborar o
modificar el documento evalúa
si hay otras dependencias
involucradas con la actividad o
si afecta otros procesos, a fin
de garantizar la participación de
sus responsables en la
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
NOMBRE
CARGO
FIRMA
 LABORATORIO DE CIENCIAS BÁSICAS Versión: 1
PROCEDIMIENTO PARA LA ELEBORACION Y Código: P-GC-01
CONTROL DE DOCUMENTOS Vigencia: 5 Septiembre
2016

elaboración y/o ajuste del

documento y hace un
levantamiento preliminar de la
información.
Si es una modificación se
registran en la sección “control
de cambios”, las modificaciones
significativas.
Se identifican los requisitos
legales, organizacionales o del
cliente específicos aplicables a
la elaboración o modificación
del documento en estudio.
Una vez elaborado y/o ajustado
el documento, se envía al
responsable de su revisión
según el Anexo 2
Responsables de la
Elaboración, Aprobación y
Revisión de documentos del
SGC.
5. REVISAR EL DOCUMENTO. Responsable de la Documento Preliminar
Revisar si el documento está revisión de revisado (medio
acorde con las directrices documentos del electrónico)
establecidas en el Sistema de SIG. (Anexo 2
Gestión de la Calidad, en la Responsables de
normatividad vigente. la Elaboración,
Si no cumple se devuelve a la Aprobación y
Actividad 4 a quien lo elaboró Revisión de
para que realice los ajustes documentos del
requeridos. SGC)
Se envía el documento al Líder
del SGC para su codificación.
6. CODIFICAR EL DOCUMENTO. Líder del SGC. Documento codificado
Se revisa que el documento
cumpla con los aspectos
formales establecidos en el
presente documento. Se asigna
el código, número de versión y
fecha de acuerdo con las
directrices establecidas.
Los códigos se asignan de
acuerdo con lo establecido en
ANEXO 3. Codificación de los
documentos del Sistema de
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
NOMBRE
CARGO
FIRMA
 LABORATORIO DE CIENCIAS BÁSICAS Versión: 1
PROCEDIMIENTO PARA LA ELEBORACION Y Código: P-GC-01
CONTROL DE DOCUMENTOS Vigencia: 5 Septiembre
2016

Gestión de la Calidad.
7. El documento requiere acto
administrativo para su
aprobación? Ver Anexo 2
Responsables de la
Elaboración, Aprobación y
Revisión de documentos del
SGC vaya a la actividad 8.
Si no requiere acto
administrativo vaya a la
actividad 9.
8. APROBAR EL DOCUMENTO Responsable de la Documento firmado
El documento es aprobado y Aprobación,
adoptado con las firmas
documentos del
correspondientes. SGC.(Anexo 2
Remitir documento al Líder del Responsables de
SGC, para gestionar su
la Elaboración,
publicación. Aprobación y
Revisión de
documentos del
SIG)
9. ACTUALIZAR LISTADO Líder S.G.C GC-F-002 Formato
MAESTRO DE para la creación,
DOCUMENTOS. modificación o
Se actualiza el Listado Maestro anulación de
de Documentos con el nuevo documentos (formato
documento o con la información electrónico)
del documento modificado.
10. ARCHIVAR DOCUMENTO Gestión de
El documento original con las Almacén
firmas de los responsables de
su elaboración, revisión y
aprobación se mantendrá bajo
custodia en el archivo. No se
mantendrán otras copias físicas
De igual manera se archivan en
medio electrónico, los archivos
fuentes del documento y el
archivo original escaneado
11. PUBLICAR EL DOCUMENTO Líder S.G.C
Una vez el documento se
apruebe, se publica en el sitio
web del SGC.
12 DISTRIBUIR Y DIVULGAR Líder del SGC. Correo electrónico
Comunicar al responsable del Responsable de
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
NOMBRE
CARGO
FIRMA
 LABORATORIO DE CIENCIAS BÁSICAS Versión: 1
PROCEDIMIENTO PARA LA ELEBORACION Y Código: P-GC-01
CONTROL DE DOCUMENTOS Vigencia: 5 Septiembre
2016

proceso que realizó la solicitud, cada proceso

la publicación del documento.
Identificar el personal
relacionado con el documento e
informar vía correo electrónico,
los cambios o modificaciones
en el mismo, así como si se
trata de una creación.
Hacer la divulgación de los
documentos en su dependencia
de trabajo para asegurar su
entendimiento, comprensión e
implementación inmediata, e
informar la localización o ruta
de acceso donde pueden
consultar el documento.
En el caso de que el documento
genere gran impacto en el
SGC, se puede considerar
fortalecer su divulgación con
una campaña que se soporta
en el procedimiento de
Comunicación Interna.
14. RETIRAR EL DOCUMENTO Líder del SGC. GC-F-001 Listado
OBSOLETO Maestro de
Se hace la actualización en el documentos
Listado Maestro de actualizado
Documentos, se descargan los
documentos anulados u
obsoletos del sitio web del
Sistema de Gestión de la
Calidad y al documento físico
se le imprime un sello
OBSOLETO.
Se actualiza el Listado Maestro
de Documentos.
15. COMUNICAR DOCUMENTO Líder del SGG. / Correo electrónico
OBSOLETO Líder de cada
Una vez retirado el documento proceso
del Listado Maestro de
Documentos y del DROPBOX,
se debe informar al interior del
Laboratorio de Ciencias
Básicas acerca de su retiro
para evitar su uso no
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
NOMBRE
CARGO
FIRMA
 LABORATORIO DE CIENCIAS BÁSICAS Versión: 1
PROCEDIMIENTO PARA LA ELEBORACION Y Código: P-GC-01
CONTROL DE DOCUMENTOS Vigencia: 5 Septiembre
2016

intencionado:
16. CONTROLAR DOCUMENTOS Responsable de Correo electrónico
EXTERNOS cada proceso
Determinar si el documento de
origen externo debe ser incluido
o actualizado en el
Normograma.
Si debe ser incluido se envía la
información para actualización
FIN
7. Anexos:

Anexo 1 Pirámide Documental

La siguiente tabla contiene los tipos de documentos que hacen parte del Sistema
de Gestión de la Calidad y su descripción.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE
CARGO
FIRMA
 LABORATORIO DE CIENCIAS BÁSICAS Versión: 1
PROCEDIMIENTO PARA LA ELEBORACION Y Código: P-GC-01
CONTROL DE DOCUMENTOS Vigencia: 5 Septiembre
2016

Pla
nes
Estr
até
gic
os

Manual del SGC

Mapa de Procesos

Procesos

Procedimientos

Instructivos

Guias, Formatos

Documentos Externos

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE
CARGO
FIRMA
 LABORATORIO DE CIENCIAS BÁSICAS Versión: 1
PROCEDIMIENTO PARA LA ELEBORACION Y Código: P-GC-01
CONTROL DE DOCUMENTOS Vigencia: 5 Septiembre
2016

Anexo 2 Responsables de la Elaboración, Aprobación y Revisión de

Documentos del SGC

La elaboración, revisión y aprobación de los documentos es realizada por personal

autorizado según se indica en la Anexo 2. Responsables de la Aprobación y
Revisión de documentos del SGC.

Tipo de Elaboración Revisión Aprobación

documento
Planes Líder Proceso Subdirección Subdirección y/o
estratégicos Planeación y Líder Proceso
Objetivos del SGC. Direccionamiento Planeación y
Mapa de procesos. Estratégico Direccionamiento
Manual del SIG Estratégico
Políticas Líder Proceso Subdirección Subdirección y/o
Planeación y Líder Proceso
Direccionamiento Planeación y
Estratégico Direccionamiento
Estratégico

Tipo de Elaboración Revisión Aprobación

documento
Caracterización de Líder de cada Líder Proceso Líder Proceso
los procesos proceso y/o Planeación y Planeación y
Procedimientos. Colaboradores Direccionamiento Direccionamiento
Trámites asignados por el Estratégico Estratégico.
Hojas de vida Líder del proceso
indicadores
Mapa de Riesgos.
Instructivos.
Fichas técnicas.
Formatos.
Manuales
operativos.
Guías.
Programas
Planes

Anexo 3 Codificación de los documentos del Sistema de Gestión de la

Calidad.

Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad deben tener asignado un

código alfanumérico de identificación.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE
CARGO
FIRMA
 LABORATORIO DE CIENCIAS BÁSICAS Versión: 1
PROCEDIMIENTO PARA LA ELEBORACION Y Código: P-GC-01
CONTROL DE DOCUMENTOS Vigencia: 5 Septiembre
2016

La codificación de los documentos se realizará así:

Primera posición: Abreviatura del proceso, según Tabla Abreviaturas para la

identificación de procesos.
Segunda posición: guion, símbolo “-”.
Tercera posición: abreviatura del documento: Corresponde a la abreviatura del
documento del S.G.C según tabla de abreviaturas de tipos de documentos.
Cuarta posición: guion, símbolo “-”.
Quinta posición: consecutivo del documento asignado según el SGC.
Sexta posición: guion, símbolo “-”.

Tabla abreviaturas para la identificación de tipos de documentos del S.G.C

Tipo de documento Codificación
Política del SIG PSIG
Objetivos del SIG OSIG
Manual del SIG MSIG
Mapa de Procesos MP
Manuales M
Planes PN
Proceso PR
Procedimiento PD
Instructivo I
Guía G
Protocolos PR
Programas PG
Planes PL
Formatos F
Indicador ID
Mapa de Riesgos MR
Otros documentos OD

Tabla de abreviaturas para la identificación de procesos

Proceso Codificación
Direccionamiento y Planeación DPE
Estratégica
SENNOVA S
Prestación del Servicio Análisis de PSS
Suelos
Prestación del Servicio Análisis de PSA
Aguas
Gestión de la Calidad GC

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE
CARGO
FIRMA
 LABORATORIO DE CIENCIAS BÁSICAS Versión: 1
PROCEDIMIENTO PARA LA ELEBORACION Y Código: P-GC-01
CONTROL DE DOCUMENTOS Vigencia: 5 Septiembre
2016

ANEXO 4. Estructura y formato de presentación de los documentos del

Sistema de Gestión de la Calidad

Los documentos del SIG se elaboran respetando, en lo posible, las

recomendaciones presentadas a continuación.

Las siguientes recomendaciones se establecieron para lograr cierto grado de

uniformidad en los documentos.

Elementos comunes

Todos los documentos que conforman el SGC deben tener uniformidad en su

encabezado y sección de control de cambios según se establece a continuación.

ENCABEZADO

Cada una de las páginas que conforman los documentos deben tener un
encabezado que consta de:

- Logotipo del Laboratorio de Ciencias Básicas, al lado izquierdo de la

página.

- Título del documento centrado (en mayúscula sostenida).

- Versión del documento al lado superior derecho de la página.

- Código actual del documento al lado derecho central de la página.

- Vigencia al lado derecho inferior indicando el mes en letras.

CONTENIDO

El documento debe estar en tipo de letra Arial y tamaño que pueda ser leído.

CONTROL DE CAMBIOS

Al finalizar la última página del documento se encuentra una tabla para mantener
los controles de los cambios que ha sufrido el documento en cada una de sus
versiones y otra tabla con el control de documentos que indica nombre y cargo de

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE
CARGO
FIRMA
 LABORATORIO DE CIENCIAS BÁSICAS Versión: 1
PROCEDIMIENTO PARA LA ELEBORACION Y Código: P-GC-01
CONTROL DE DOCUMENTOS Vigencia: 5 Septiembre
2016

quién elaboró, revisó y aprobó la presente versión, como se indica en el siguiente

ejemplo:

CONTROL DE CAMBIOS
No. Ítem del Cambio realizado Motivo del Fecha del
versión Cambio Cambio cambio
1 Actividad 5 Ajuste respecto a quien Aclarar quién
Numeral 5 revisa y que se hace Revisa y por qué
sobre la metodología se debe hacer
del SIG
2 Anexo 2 Se ajusta Anexo 2 Simplificar 24/01/2013
Anexo 1 Responsables de la trámites al
Anexo 3 Elaboración, interior del
Aprobación y Revisión Laboratorio de
de Documentos del Ciencias Básicas
SIG en lo referente a
Se incluyen tres la aprobación de
nuevos tipos de Documentos del
documentos: Hoja de SGC
vida de indicador,
Mapa de Riesgos,
Trámite.
Se perfecciona el
procedimiento
incluyendo la
validación de los
documentos vs los
trámites.
Se amplió actividad
referente al archivo de
los documentos.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE
CARGO
FIRMA