Erp - Pyme Logistica de Transporte PDF

ESCUELA DE INGENIERÍAS INDUSTRIALES
PROYECTO FIN DE MÁSTER EN LOGÍSTICA
"Análisis y Puesta en Marcha de un

ERP para una PYME de Logística de
Transporte"
Autor: Cristina Valverde Rodríguez
Tutor: Óscar M. González Rodríguez
Universidad de Valladolid,
"Análisis y Puesta en Marcha de un ERP para una PYME de Logística de Transporte"
VALVERDE RODRÍGUEZ,. CRISTINA

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ÍNDICE
0. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................6
1. METODOLOGÍA.................................................................................................................................8
2. INTRODUCCIÓN A LOS ERP ........................................................................................................ 10
2.1. DEFINICIÓN............................................................................................................................ 10
2.2. PRINCIPALES OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS ERP .......................................................... 10
2.3. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS ERP ..................................................................... 11
2.4. TIPOS DE ERP........................................................................................................................ 12
2.4.1. En función de su grado de especialización para la empresa usuaria: ........................... 12
2.4.2. En función de su coste, flexibilidades y garantías: ........................................................ 12
2.5. FACTORES A TENER EN CUENTA A LA HORA DE IMPLANTAR UN ERP ......................... 14
2.5.1. TAMAÑO DE LA EMPRESA USUARIA DEL SOFTWARE ........................................... 14
2.6. LA TECNOLOGÍA ................................................................................................................... 15
2.7. CAPITAL HUMANO ................................................................................................................ 15
2.8. VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP ......................... 16
2.8.1. VENTAJAS ..................................................................................................................... 16
2.8.2. INCONVENIENTES: POSIBLES OBSTÁCULOS Y LIMITACIONES ............................ 18
3. LOS SISTEMAS ERP MÁS EMPLEADOS..................................................................................... 20
3.1. SAP ......................................................................................................................................... 20
3.1.1. SAP/R3 ........................................................................................................................... 20
3.2. PEOPLESOFT ........................................................................................................................ 23
3.3. OPENBRAVO.......................................................................................................................... 25
4. ESTUDIO DE UN ERP EN UNA EMPRESA DE LOGÍSTICA........................................................ 28
4.1. ¿QUÉ ES NOVATRANS? ....................................................................................................... 28
4.2. BENEFICIOS DE NOVATRANS PARA LA EMPRESA USUARIA .......................................... 28
4.3. ESTRUCTURA DE NOVATRANS........................................................................................... 30
4.4. IMPLEMENTACIÓN PRÁCTICA CON UNA EMPRESA FICTICIA ................................................................... 33
4.4.1. GESTIÓN DE LOS CLIENTES ...................................................................................... 33

3
4.4.2 GESTIÓN DE LOS CONDUCTORES ................................................................................ 35
4.4.3. GESTIÓN DE CATEGORÍA DE CONDUCTORES, ....................................................... 36
4.4.4. GESTIÓN DE MULTAS .................................................................................................. 37
4.4.5. GESTIÓN DE PROVEEDORES .................................................................................... 39
4.4.6. GESTIÓN DE LAS FORMAS DE PAGO A EMPLEADOS............................................. 41
4.4.7. GESTIÓN DE SINIESTROS .......................................................................................... 42
4.4.8. GESTIÓN DE TARJETAS DE REPOSTAJE DE GASOIL ............................................. 43
4.4.9. GESTIÓN DE TELÉFONOS DE EMPRESA .................................................................. 44
4.4.10. GESTIÓN DE VEHÍCULOS ........................................................................................... 45
4.4.11. GESTIÓN DE ALMACÉN ............................................................................................... 46
4.4.12. GESTIÓN DE TALLER Y GASTOS ............................................................................... 49
4.4.13. GESTIÓN DE LA REMUNERACIÓN ............................................................................. 53
4.4.14. GESTIÓN DE LA LOGÍSTICA ........................................................................................ 55
4.4.15 . GESTIÓN DEL TRÁFICO ............................................................................................ 58
4.4.16. GESTIÓN DE LA FACTURACIÓN ................................................................................. 63
4.4.17. GESTIÓN DE LA TESORERÍA ...................................................................................... 64
4.4.18. ESTUDIOS ESTADÍSTICOS .......................................................................................... 68
4.4.19. UTILIDADES IMPLEMENTADAS COMO AYUDA AL USUARIO .................................. 68
4.4.20. ANÁLISIS DE LA RENTABILIDAD ................................................................................. 73
4.4.21. AYUDA ........................................................................................................................... 75
4.4.22. BOTONES BÁSICOS EN NOVATRANS ....................................................................... 76
5. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP ................................................................................ 78
5.1. ORGANIZAR EL PROYECTO: ........................................................................................................ 78
5.2. DEFINIR LAS MEDIDAS DE DESEMPEÑO ........................................................................................ 78
5.3. CREAR UN PLAN INICIAL DETALLADO DEL PROYECTO .................................................................... 78
5.3. CAPACITAR AL EQUIPO PARA EL PROYECTO ................................................................................. 79
5.4. REVISAR LA INTEGRIDAD DE LA BASE DE DATOS ........................................................................... 79
5.5. INSTALAR EL NUEVO HARDWARE ................................................................................................. 79
5.6. INSTALAR EL NUEVO SOFTWARE (MONTAR SALA PILOTO) ............................................................. 79
5.7. ENTRENAMIENTO SALA PILOTO ................................................................................................... 80

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5.8. INTEGRACIÓN DE DATOS............................................................................................................. 80
5.9. EJECUCIÓN ............................................................................................................................... 80
5.10. MEJORA CONTINUA .................................................................................................................... 80
6. ESTUDIO ECONÓMICO ................................................................................................................. 82
6.1. TIPOS DE COSTES A TENER EN CUENTA .......................................................................... 82
6.1.1. COSTES DE PERSONAL .............................................................................................. 83
6.2. ESTIMACIÓN DEL COSTE DE UN SISTEMA ERP ................................................................ 84
7. CONCLUSIONES Y TRABAJO FUTURO ...................................................................................... 86
8. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................... 88
9. ANEXOS .......................................................................................................................................... 90
CONFIGURACIÓN DEL ERP ............................................................................................................... 90

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0. INTRODUCCIÓN
La tecnología y los medios informáticos, unidos al fenómeno internet, motivan en los
últimos años los cambios de tendencia de la sociedad actual. El acceso a todos ellos es un
hecho generalizado de lo que nadie que viva en estos tiempos puede escapar aunque lo
intente.
El ámbito empresarial es uno de los campos de cultivo de los avances tecnológicos, y

en el mundo globalizado en el que vivimos es básico para garantizar la supervivencia de una
empresa ante la fuerte competencia existente en los mercados y la variabilidad de los mismos
el desarrollo de la capacidad de adaptación a las nuevas tecnologías y tendencias que se
imponen.
Por todo ello, en nuestros días más que nunca las empresas, con independencia del
sector en el que operen, requieren de herramientas que les proporcionen control en todas sus
áreas y posibilidad de agrupar, centralizar y emplear toda la información referente a sí
mismas, para así poder optimizar el proceso de toma de decisiones relativo a sus estrategias
de negocios. Son precisamente los sistemas ERP las herramientas que mejor cubren en la
actualidad estas necesidades de manejar eficientemente toda esta información crucial para
las empresas, pues permiten el almacenamiento y procesamiento de la información de una
forma ágil y fiable, permitiendo crear vínculos entre todas las áreas de negocio de una
empresa.
La implementación de los sistemas ERP en empresas de diversa tipología y tamaño en

los últimos tiempos han hecho crecer el número de desarrolladores y usuarios de este tipo de
productos informáticos, pues si bien es cierto que hace algunos años este tipo de softwares se
reservaban a empresas multinacionales y/ o de grandes dimensiones, actualmente se impone
la tendencia de implantar estos sistemas en empresas en todos los sectores y con
independencia de sus dimensiones.
Es esta la razón de que cada vez surjan más empresas dedicadas a desarrollar
sistemas ERP para PYMES dado que, en un país como España donde a 1 de enero del año
2012 existían 3.195.210 empresas, de las cuales 3.191.416 (99,88%)1 tienen esta
consideración de Pequeñas y Medianas Empresas (hasta 249 empleados), hacen que éstas
supongan un enorme y atractivo segmento de mercado donde las desarrolladoras de este tipo
de softwares deben explotar las posibilidades que puedan hallar en él.
1
Datos del Directorio Central de Empresas (DIRCE) del INE15

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Además de este amplísimo número de clientes potenciales, dentro de las PYMES nos
encontramos con una gran variedad de sectores, cada uno con sus particularidades y
necesidades específicas, por lo que existen tantos posibles tipos de sistemas ERP como
sectores hay en el mercado en nuestros días.
A lo largo de este Trabajo Fin de Master (TFM), se pretende conseguir que el lector se
haga una idea de en qué consiste un sistema ERP, sus ventajas e inconvenientes, sus
diversas tipologías, así como una breve reseña a los softwares más destacados en la
actualidad.
Por otra parte, y dado que actualmente me encuentro realizando prácticas en una
empresa dedicada a la logística, mi proyecto se centra especialmente en el sistema ERP
empleado por ella, Novatrans. Se trata de un ERP adaptado a las necesidades propias del
campo del transporte de mercancías y el almacenamiento de las mismas.
El procedimiento de implantación de un ERP es una tarea costosa tanto en recursos

como en esfuerzos por parte de la empresa que toma la decisión de adaptar sus procesos a
este tipo de software, sin embargo, los beneficios que le puede reportar (siempre y cuando el
procedimiento se realice tomando conciencia de sus requerimientos), superan ampliamente a
los propios costes intrínsecos.

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1. METODOLOGÍA
Para la realización de este TFM se han consultado diversos documentos electrónicos y
bibliografía de autores especializados en el campo de los sistemas ERP. Además,
aprovechando que en la asignatura ‘’Prácticas en Empresas’’ de este Máster en la empresa
Servicios Logísticos Sergivan S.L, he tenido la oportunidad de trabajar diariamente con un
sistema ERP especializado para una empresa logística (distribución, almacenamiento y
picking), he pretendido profundizar en las tareas de implementación de un ERP en una Pyme
dedicada a este sector.
Este trabajo consta de una introducción a los sistemas ERP, que pretende definir en
qué consiste este tipo de software, destacar las ventajas y desventajas que su
implementación supone y concretar las necesidades reales de una Pyme en la actualidad.
Existe otro apartado dedicado a destacar tres de los sistemas ERP más empleados
actualmente por las empresas, como son SAP, PeopleSoft o el propio OpenBravo (materia de
una de las asignaturas impartidas en este curso), realizando un breve análisis de su
estructura.
El tercer capítulo y central de este trabajo, es la implementación práctica de Novatrans

en una empresa, detallando cada uno de los módulos que lo conforman, poniendo ejemplos
en cada uno de ellos, y explicando al lector cómo realizar el registro de los principales campos
de interés en una empresa dedicada a la logística.
Por último, se realiza un breve itinerario acerca de los pasos a seguir para implementar
un software de tipo ERP, y un análisis económico de los costes que supondría para una
empresa implementarlo.

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9
2. INTRODUCCIÓN A LOS ERP

Para la elaboración de este apartado se emplean diversas opiniones y artículos de
entendidos acerca de este tipo de softwares, así como las nociones acerca de esto recibidas
en la asignatura ‘’SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DE CONOCIMIENTO’’
impartida en el Máster en Logística por la Universidad de Valladolid. Todos ellos citados
convenientemente en el apartado dedicado a la Bibliografía del presente TFM.
2.1. DEFINICIÓN
Se denota con las siglas ERP, que en inglés se corresponden con Enterprise Resource
Planning, que traducido al castellano significa sistemas de planificación de recursos en la
empresa. Se trata de sistemas de gestión de información cuyo fin es la automatización de
determinadas prácticas de un negocio, relacionadas con aspectos operativos o productivos
de una empresa (Juan, 2001).
Los ERP’S se caracterizan por permitir la gestión integral de la empresa. Su estructura

se compone por diferentes partes integradas en una única aplicación. Un ERP permite a la
empresa gestionar de esta forma de todos los ámbitos de la unidad empresarial, facilitando la
gestión de toda la unidad de negocio integrando así los departamentos. El fin de estos
softwares es precisamente lograr que, donde antes había un sistema de información
especializado para cada unidad organizativa de la empresa, se logre generar una base de
datos limpia, donde se gestione la información en tiempo real y se pueda obtener los datos
requeridos en el momento que se desee.
De esta forma, la información puede emplearse de manera inmediata y simultánea, en

las distintas áreas empresariales, aprovechándola y evitando duplicidades de la misma, con
los consiguientes problemas de desactualización y errores de las bases de datos. Es
precisamente esto una de las grandes ventajas de este tipo de sistemas, el hecho de poder
emplear información generada en un área en otro, sin necesidad de generar una nueva base
de datos, permite además ahorrar costes de volver a generar bases de datos así como un
sobreesfuerzo en hacer un trabajo ya realizado por la organización.
2.2. PRINCIPALES OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS ERP

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:
 Optimización de los procesos empresariales

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 Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de

datos).
 La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la

organización.
 Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.
 Proporcionar apoyo a los clientes del negocio, ofreciéndoles tiempos rápidos de

respuesta a sus problemas.
 Manejo eficiente de información que permita la toma oportuna de decisiones y

disminución de los costos totales de operación.
2.3. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS ERP

Las características más importantes de todos los sistemas ERP’s son las siguientes:
 Integrales: En la propia definición de ERP se encuentra esta característica, porque

permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los
departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un
proceso es punto de inicio del siguiente. Su uso pretende destacar y optimizar el
hecho de obtener una visión general del negocio, sin obviar determinadas áreas del
mismo, con la pérdida de información que ello supondría.
 Modulares: Los ERP entienden la empresa como un conjunto de departamentos que

se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a
partir de sus procesos. El hecho de considerar cada departamento de forma autónoma
aunque teniendo en cuenta los requerimientos específicos de cada área de negocio,
permiten adaptar el software a las características del área empresarial en cuestión.
 Adaptables: Por regla general, las empresas adquieres sistemas ERP’s que admiten
modificaciones y adaptaciones de tal manera que se ajusten a sus necesidades y
requerimientos. Suele darse el caso de que el proveedor del ERP se retroalimente a la
hora de realizar las modificaciones que sean precisas en el software teniendo en
cuentas las características del cliente en el momento de implantar el sistema en la
unidad empresarial, pero también durante el tiempo que la empresa esté utilizándolo,
puesto que la empresa no es un ente estático y sus necesidades varían por tanto a lo
largo del tiempo.
La parametrización es el valor añadido fundamental que debe contar cualquier ERP

para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

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2.4. TIPOS DE ERP

La clasificación de este tipo de softwares suele realizarse atendiendo principalmente a
dos criterios (Muñiz, 2004).
2.4.1. En función de su grado de especialización para la empresa usuaria:
Genéricos
El sistema ERP está creado de tal manera que puede ser empleado por empresas de
distintos sectores y cuyas características no son comunes entre ellas.
Pre-parametrizados
El ERP previamente a su implantación es adaptado al sector en el que opera la

empresa usuaria, teniendo en cuenta características particulares relativas al tamaño de la
organización y/o según las necesidades específicas del mercado en el que la empresa
desarrolla su actividad.
Individualizados o a medida
El ERP se configura en función de las necesidades específicas de una empresa en

concreto.
2.4.2. En función de su coste, flexibilidades y garantías:
En este sentido se pueden dividir en dos categorías: propietario y libres
Propietario
Para poder ser utilizados es preciso el pago de una licencia, la cual se suele pagar por
número de puestos operativos y puede llegar a representar un 50% de la implantación total
del sistema Esto supone una traba para las pequeñas y medianas empresas a la hora de
implantarlos puesto que es posible que no estén dentro de sus posibilidades. En numerosas
ocasiones las pymes que pretendan implantar estos tipos de ERP’s se ven obligadas a recurrir
a financiación externa.
Además del gran inconveniente que puede suponer el elevado coste de este tipo de
softwares privativos, es preciso destacar que el mayor problema que presentan estos es la
imposibilidad de copia, modificación y las restricciones de uso (marcadas por la licencia).
Las empresas desarrolladoras de estos tipos de ERP propietario, suelen ser grandes
empresas que destinan gran cantidad de recursos económicos a lograr mejorar el programa,
destinando grandes partidas a investigación y desarrollo, lo cual justifica su precio al estar a la
vanguardia en lo que a prestaciones se refiere.

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Por otra parte, este tipo de ERP’s invierte grandes esfuerzos en mejorar las
compatibilidades con los hardware que puedan ser empleados por los usuarios así como con
los contenidos multimedia.
Opensource o Libres
Suele confundirse el término libre con gratuito, siendo esto erróneo, puesto que existen
aplicaciones que sí son de pago en este tipo de softwares opensource, sin embargo sí es
cierto que hay otras muchas aplicaciones que son gratuitas y que, incluso aquellas que
requieren de pago por ser utilizadas, resultan mucho más baratas que aquellas ofrecidas por
los ERP propietario.
Las empresas desarrolladoras de este tipo de sistemas libres suelen tener una
comunidad de’’partner’’, profesionales asociados a la desarrolladora del ERP que ofrecen
servicios de implantación, configuración, parametrización y formación de usuarios en sus
aplicaciones, así como cursos de entrenamiento o capacitación que facilitan una tarea
compleja como es llevar a cabo la configuración, parametrización e implantación del sistema.
Una importante ventaja de este tipo de softwares libres respecto a los propietarios, es
que si el proveedor del servicio no responde a las expectativas de su cliente, este podrá
recurrir a otro proveedor sin mayor problema. Existe una relativa independencia del proveedor
lo que posibilita a la empresa usuaria disfrutar de un servicio más adecuado a sus
necesidades. En el caso de los softwares privativos, existe una fuerte dependencia del
proveedor y sus decisiones, pudiéndose así éste permitirse la licencia de subir los precios
cuando y cuanto quiera así como no acceder a las solicitudes que pudieran hacerle los
clientes sobre posibles modificaciones, porque se encuentra en una clara situación de poder
al saber que a la empresa cliente le supondría un gran desembolso hacer frente a un cambio
de software.
Los proyectos Opensource se basan en la entrega y garantía de libertades al usuario

final.
Sin embargo, también tiene inconvenientes respecto a los softwares de tipo privativo,
puesto que suelen presentar mayores problemas en cuanto a compatibilidades, así como
menor estabilidad o garantías por parte del autor del mismo.
Sin embargo, pese a los numerosos debates de expertos en esta materia respecto a la
elección de uno u otro tipo de software y teniendo en cuenta que los puntos fuertes de uno
suelen ser los puntos débiles del otro, lo cierto es que en los últimos tiempos es destacable la
mejora continua de los tipos libres, logrando progresivamente eliminar los inconvenientes que
presentan.

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2.5. FACTORES A TENER EN CUENTA A LA HORA DE

IMPLANTAR UN ERP
2.5.1. TAMAÑO DE LA EMPRESA USUARIA DEL SOFTWARE
Tener en cuenta las necesidades de los clientes y las características de la propia

organización es una de las claves para implementar con éxito un ERP.
Microempresas:
En este tipo de organizaciones empresariales, integradas por menos de diez

empleados, el coste es el factor decisivo a la hora de optar por la implementación de un ERP.
Es precisamente esto una de las grandes trabas que se encuentran este tipo de empresas,
por lo que suelen elegir softwares de gestión ‘’empaquetado’’.
La formación de los empleados de la empresa usuaria del ERP es algo fundamental a

la hora de dar el paso de la elección de un software, sin embargo la posibilidad de contratar a
un consultor no es algo accesible a muchas de estas microempresas. Por el contrario, la
generalizada expansión en la actualidad los canales electrónicos y el uso de internet en la
práctica totalidad de las empresas, han dado lugar a un fenómeno clave en el ámbito de la
formación como es el e-learning (aprendizaje electrónico), que permite a estas empresas
poder acceder a una formación continua. Este tipo de formación permite ahorrar tiempo y
dinero al no ser preciso el desplazamiento de formadores ni alumnos, aportando a su vez
comodidad al no estar sometidos a horarios, pudiendo realizarse todo online. Además, es una
tipo de aprendizaje más dinámico que otros métodos tradicionales, permitiendo en ocasiones
la interrelación entre los alumnos que puedan emplear la plataforma a través de foros de
discusión.
Si en todas las empresas, independientemente de su tamaño, es importante la

elección adecuada del ERP en cuestión, esta decisión es especialmente relevante en el caso
de empresas con escasos recursos financieros, pues en caso de equivocarse a la hora de
optar por un ERP, se enfrentarían no sólo a los costes derivados de la utilización del mismo,
sino también a los costes de reingeniería en caso de precisar a posteriori de cambios en el
mismo.
PYMES:
A la hora de elegir un ERP, las pequeñas y medianas empresas se pueden permitir

una mayor inversión económica que las anteriores, pudiendo por ello exigir al proveedor de
ERP un servicio más cualificado y un producto más especializado acorde a la gran flexibilidad
exigida por sus clientes.

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Las Pymes valoran la adaptabilidad, flexibilidad y cercanía del proveedor, así como el
conocimiento de éste de las necesidades, procedimientos y requerimientos del sector en el
que operan. En muchas ocasiones, lo que buscan en el proveedor es una especie de socio
capaz de evolucionar al ritmo que evoluciona la organización.
Grandes Empresas
Estas empresas el factor económico pueden permitirse relegarlo a un segundo plano,

puesto que por regla general disponen de recursos suficientes para asumir una inversión que
les reportará previsiblemente grandes beneficios empresariales.
Muchas de estas empresas son multinacionales que buscan un proveedor que también
lo sea, puesto que al operar en varios países es conveniente que el proveedor también lo sea.
2.6. LA TECNOLOGÍA
Es muy importante que la empresa que invierte en un software de calidad, lo haya
hecho también en unos equipos con las características técnicas adecuadas para sacar el
máximo partido software adquirido, porque si no estaría infrautilizando su inversión.
Los soportes tecnológicos asociados a la implementación en una empresa de un

sistema ERP son los siguientes:
 Hardware: Hace referencia a los requerimientos de ordenadores, estaciones de

trabajos... necesarios para instalar y trabajar con el programa ERP.
 Software: Corresponde al propio sistema del ERP mediante el cual se introduce,

almacena, calcula y se distribuye toda la información de la empresa.
 Servidor: Es el sitio físico o virtual donde se almacena y se recupera toda la

información de nuestro ERP.
 Red: Se refiere a todo el sistema necesario para conectar a todos los ordenadores
entre sí con el servidor, de tal forma que un gran número de personas pueda utilizar y
compartir en cualquier lugar y hora la información de nuestro ERP.
2.7. CAPITAL HUMANO

Por mucha alta tecnología que empleen las empresas y por muchas bondades que
ofrezca el software utilizado, como una organización empresarial no disponga de un capital
humano preparado y capacitado para hacer uso de ellos, escasos serán los rendimientos de
la inversión.

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La formación es fundamental para aprovechar la inversión realizada. El personal

deberá recibir formación a lo largo de todo el proceso de implementación del software y a
posteriori también, pues un ERP deberá ser un elemento dinámico a disposición de la
empresa usuaria y nunca al revés. Ello significa que el software deberá servir a la empresa a
hacer frente a las nuevas necesidades que a lo largo del tiempo vaya teniendo, por ello, al ser
un software en el que los cambios son determinantes para que cumpla su función, los
usuarios del mismo deben actualizarse al tiempo que éste lo hace.
La cultura de la organización resultará determinante en el éxito o fracaso de la

implantación. Se debe conocer cómo involucrar al personal de la empresa y evitar que exista
por parte de los empleados de ésta una resistencia al cambio que indudablemente sufrirá la
organización. Para lograr que el personal esté dispuesto a ser sometido a tareas de
capacitación y asuma estos cambios de forma positiva, es muy importante la implicación de la
alta dirección en el proceso de implementación de un ERP, deberán ser partícipes del mismo
y concienciar al resto de la organización de la importancia y los beneficios de la ardua tarea
de empezar a trabajar de una nueva forma, que aunque a la larga agilizará el trabajo, a corto
plazo requerirá de numerosos esfuerzos para adaptar el software al día de la empresa.
También deberá elegirse un proveedor de software capaz de responder con agilidad

ante las posibles contrariedades que puedan darse en las primeras fases de la
implementación, así como de resolver las posibles dudas que puedan surgir al poner en
práctica el uso del software a los nuevos usuarios de éste.
Por todo esto es tan importante la capacitación y buena disposición del personal a la
hora de garantizar el éxito de la implementación de un ERP.
2.8. VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LA

IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP
Como en cualquier decisión tomada en el ámbito empresarial, en el caso de la
implementación de un ERP, es preciso que la dirección de la empresa tenga en cuenta las
ventajas que esta inversión le puede reportar a su empresa, así como los posibles
inconvenientes que puedan derivarse de la misma. De esta forma, podrá tener una visión
general de las oportunidades que pueden generarse a raíz de la implementación del software
así como de los riesgos que acarrea esta decisión.
2.8.1. VENTAJAS
1) Acceso a información fiable, derivado de:

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o El uso de una base de datos común para todos los miembros y

departamentos o áreas de la empresa
o La consistencia y exactitud de los datos
o Las mejoras en los informes del sistema
2) Evitar operaciones y datos redundantes, puesto que los distintos módulos del
sistema ERP acceden en tiempo real a la misma base de datos central, se evitan :
o Los registros duplicados o múltiples de los mismos datos en el sistema
o La duplicación de las operaciones por falta de actualización del registro
sobre ellas.
3) Reducción del tiempo de ciclo y de entrega, derivados de minimizar el proceso de
recuperación, y de la realización de informes sobre los retrasos de producción o
entrega.
4) Reducción de costes. Gracias a economizar horas de trabajo, a las mejoras en el
control y al análisis de las decisiones empresariales.
5) Fácil adaptabilidad. Este tipo de softwares pueden ser modificados redefiniendo sus
distintos procesos de negocio, facilitando los procesos de adaptación y
reestructuración para satisfacer los nuevos requerimientos de la empresa usuaria de
estos sistemas ERP.
6) Mejoras en “escalabilidad”. Debido a un diseño modular y estructurado los sistemas
ERP permiten realizar adiciones de funciones para aumentar o escalar la solución
inicial.
7) Posibilidades de mantenimiento, pues muchos proveedores de sistemas ERP
ofrecen la posibilidad de realizar un contrato a largo plazo comprometiéndose a
mantener el software y a proveer al usuario de capacitación y actualizaciones de forma
continuada en el tiempo.
8) Alcance fuera de la organización. Los módulos de extensión de los sistemas ERP
como son los CRM (Customer Relationship Management -Sistemas informáticos de
apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes, centrados en la gestión de
ventas), y los SCM (Supply Chain Management - Gestión de la cadena de
abastecimiento, administración de relaciones con proveedores, control de
producción…) permiten que la gestión empresarial se extienda a terceros, posibilitando
relaciones más fluidas y beneficiosas para ambos.
9) La adopción por parte de las empresas de sistemas ERP, resulta muy beneficioso
para el Comercio electrónico y e-business, por ser los sistemas ERP capaces de
soportar procesos en Internet, algo fundamental en el ámbito del e-commerce.
10) La coordinación de las distintas áreas del negocio que se consigue gracias al
empleo de los sistemas ERP, resulta muy positivo a la hora de reducir tiempos de

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respuesta y acceso a los datos de todas las partes que configuran el entramado de la
empresa.
11) Los sistemas ERP permiten a la empresa incidir en aspectos tan relevantes como
la mejor atención y servicio al cliente, que el principal valor de cualquier empresa.
Estos softwares con sus características organizativas y sus herramientas para agilizar
procedimientos y ahorrar costes hacen más competitiva a la empresa y por tanto,
ayudan a mejorar la imagen que ésta proyecta al exterior, atrayendo a clientes
potenciales y manteniendo a los que ya tenga en la cartera.
2.8.2. INCONVENIENTES: POSIBLES OBSTÁCULOS Y LIMITACIONES
1) Las empresas que determinen la implantación de un ERP deberán ser conscientes de

que este procedimiento implicará cambios en todos los niveles del negocio,
procesos, estructura y cultura de la empresa. Estos cambios deberán ser asumidos por
la empresa y ésta deberá prepararse para afrontarlos, pues en caso contrario tendrán
grandes problemas a la hora de trabajar con el software.
2) Dificultad para tangibilizar los beneficios aportados por el sistema ERP en la
empresa, pues éstos son beneficios que generalmente tienen repercusión notable a un
plazo medio-largo. Sin embargo, los costes iniciales que implica son muy importantes y
visibles, por lo que pueden acarrear en la dirección la sensación de haber realizado
una mala gestión de los recursos empresariales.
3) Inflexibilidad de los sistemas ERP: Los ERP son softwares complejos y por ello
difíciles de modificar. Por ello, es posible que las empresas a la hora de realizar
cambios estructurales importantes, deban plantearse grandes cambios en el ERP,
cambios que son costosos y requieren en ocasiones de importantes procesos de
reingeniería, pudiendo resultar las modificaciones incluso más complicadas que la
propia implementación del sistema ERP.
4) Relativa pérdida de identidad: Si bien es cierto que la fórmula de la centralización de
datos que ofrecen los sistemas ERP puede llegar a revertir a la empresa grandes
beneficios, existen modelos empresariales cuya estrategia competitiva en el mercado
no se ajusta a esta centralización, y por tanto, en el caso de optar por la implantación
de este tipo de softwares es posible que pierda los beneficios frente a la competencia
que hasta el momento de comenzar a operar con el ERP le estaba aportando su
estrategia de negocio. Por tanto, las empresas deben analizar su forma de trabajar y
en base a ella y a los resultados reportados por la misma, optar o no por la
implementación de un sistema ERP, pues pese a sus bondades puede no ser
adecuado al modelo empresarial en cuestión.

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5) La importancia de la inversión en capacitación ligada a la inversión en el software

y hardware es básica para garantizar la buena marcha del proceso de implementación
del ERP en la empresa así como su posterior uso en ésta. Muchas empresas,
especialmente de pequeño tamaño, se ven ahogadas por los costes materiales y
recortan en las partidas destinadas a la formación de su personal en cuanto al sistema
ERP, siendo esto una garantía de fracaso de la inversión.
6) Costes indirectos asociados tales como la licencias pueden ser un lastre para la
empresa. Por ello, como se citó anteriormente, cobra tanta relevancia la elección de un
proveedor adecuado tanto a las necesidades de la organización como a la situación
financiera de la empresa en cuestión, teniendo en cuenta siempre no sólo lo que
supone los costes de implementación del software sino también los costes de un
posible cambio de proveedor de un sistema ERP.
7) Los sistemas pueden resultar difíciles a la hora de emplearlos diariamente en la
empresa. Es importante que el manejo del ERP resulte intuitivo.
8) Muchas empresas, especialmente cuando son grandes y con áreas muy concretas y
especializadas, que incluso dentro de la organización mantienen relaciones de
competencia, pueden encontrarse con la problemática de que entre departamentos
o unidades de negocio, los responsables de éstos no estén dispuestos a poner
en común toda la información que se debiera para sacar el máximo partido al
software.
9) Posibles problemas de incompatibilidad con sistemas anteriormente empleados
en la empresa, con el consiguiente trastorno de cambios de formato, adaptaciones de
versiones, e incluso imposibilidad de aprovechamiento de los datos recogidos
anteriormente a la implantación del sistema ERP.

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3. LOS SISTEMAS ERP MÁS EMPLEADOS
3.1. SAP
Sistemas, Aplicaciones y Productos para el Procesamiento de datos
(SAP), es el proveedor de software estándar para negocios líder en el
mercado, seguido a una larga distancia por ORACLE Applications. Su
software es el más completo y sofisticado del mundo.
La compañía fue fundada en 1972 por cinco exempleados de IBM, y sus oficinas
centrales se encuentran en Walldorf (Alemania).En la actualidad emplea a unos 27.800
empleados en 50 países.
SAP cotiza en el DAX alemán y en el NYSE de Nueva York. Actualmente tiene dos
filiales SAP Markets, empresa que dedicada a crear mercados Business to Business (B2B-), y
SAP Hostings cuya actividad empresarial se centra ser proveedor de servicios de Internet y
proveedor de servidores de aplicaciones.
En la actualidad SAP ofrece software de gestión empresarial que cubre todas las
necesidades de las empresas en prácticamente todos los sectores. Existen 22 soluciones
sectoriales actualmente, diseñadas para integrarse en la empresa cliente, adaptándose
perfectamente a las necesidades de ésta.
3.1.1. SAP/R3
Su producto estrella es SAP/R3. Los foros especializados sobre SAP

(http://www.mundosap.com/foro/showthread.php?t=281) y webs especializadas en este
sistema tales como’’ Informática Hoy‘’ (http://www.informatica-hoy.com.ar/) definen SAP/R3
como ‘’un sistema ERP que ha sido diseñado en base a una plataforma que ofrece una gran
versatilidad de programación, facilidad de uso, y precisión en el manejo total de los datos
recolectados’’.
Su nombre nace en consonancia con dos características claves de este software. Así,
la R se refiere al procesamiento en tiempo real, y el número 3 a los tres niveles de la
arquitectura de procesos con los que trabaja este sistema ERP: bases de datos, servidor de
aplicaciones y el propio cliente.

20
SAP/R3 ofrece a la empresa usuaria la posibilidad de realizar un control exhaustivo de

todos los procesos y operaciones que tienen lugar en ella, almacenando la información que
puede ser utilizada por cualquier área de la misma.
Su diseño en módulos claramente definidos y diferenciados responde a las

necesidades propias de cada una de las áreas de una empresa.
A su vez, cada uno de los módulos que conforman este sistema poseen diferentes
submódulos que interactúan entre sí, dando lugar a una información precisa y útil referente a
los productos fabricados por la compañía, comenzando desde la recepción de las materias
primas, a la manufactura y empaquetado de los artículos, y finalizando ya en la puesta del
producto de la empresa en los puntos de venta al público.
A continuación, se citan brevemente algunos de los módulos más relevantes de

SAP/R3, aunque no los únicos, pues dentro de este ERP se puede encontrar además de
éstos, módulos de Tesorería, de Inversiones, de Calidad, de Contabilidad analítica, de Gestión
de proyectos, Gestión de mantenimiento…
 Modulo FI ( Contabilidad Financiera): Referido al área financiera de la empresa. A

su vez está dividido en los siguientes submódulos.
 Modulo SD (Ventas y Distribución) : Subdividido en :
 Modulo MM: Ofrece una importante plataforma para la gestión de materiales, tanto
para almacenes como para inventarios. Se encuentra subdividido en :

21
 Modulo PP: Centrado en el área de producción y denominado PP (planificación de la

producción), se subdivide en los siguientes submódulos:
 Modulo HR: Este módulo se centra en todo lo necesario para gestionar el

departamento de recursos humanos de una empresa. Los submódulos que los forman
son:
Por último, cabe destacar el módulo BC, que está integrado por los submódulos de
STMS (sistema de corrección y transporte) y ABAP (lenguaje nativo de SAP R/3 para permitir
la programación).

22
3.2. PEOPLESOFT
Fundada en 1987 por Dave Duffield y Ken Morris, y con sede en
Pleasanton, California. En enero de 2005, PeopleSoft fue
adquirida por Oracle Corporation y dejó de ser una compañía independiente. Es el mayor
competidor de SAP, aunque se encuentra a día de hoy lejos de hacerle sombra.
Desde la página web de Oracle, se detallan las nuevas características de la última

versión de PeopleSoft, PeopleSoft 9.2.Sus principales módulos son los siguientes:
 Administración de capital humano: PeopleSoft Human Capital Management de

Oracle permite construir una base global para datos de RR. HH. y procesos de negocio
mejorados. PeopleSoft Human Capital Management ofrece un sólido conjunto de
funcionalidades de recursos humanos que permite a sus usuarios aumentar la
productividad, acelerar el rendimiento de negocio y disminuir el coste de propiedad.
Dentro de este módulo, podemos encontrar los siguientes:
 Gestión del Capital Humano Global Core: Permite administrar los

recursos humanos de la empresa a nivel mundial en un único sistema
de registro dentro del respeto a las leyes y regulaciones locales con
nuestro sistema de gestión de capital humano básico global.
 Workforce Management: Permite a la empresa usuaria realizar un

seguimiento de los empleados y gestionar su trabajo con la
administración de personal.
 Reglas y Monitoreo del Trabajo: Permite a la empresa usuaria de este

sistema optimizar las tareas del administrador de tiempo su mejor
aprovechamiento, resolver las posibles incidencias, y tomar mejores
decisiones en tiempo real para problemas del ámbito laboral
 Servicio de la Fuerza Laboral de entrega: Permite reducir los costes

relacionados con la mano de obra de la empresa así como incrementar
la productividad de la misma.
 Gestión del Talento: Submódulo centrado en atraer, retener y motivar a

los trabajadores de la empresa.
 Financial Management: PeopleSoft Financial Management de Oracle busca seguir las

prácticas recomendadas en los procesos financieros a nivel mundial, cumplir los
requisitos financieros y normativos, además de brindar, de manera eficiente, una
mayor visibilidad de la información esencial.

23
 Supplier Relationship Management: PeopleSoft Supplier Relationship Management

de Oracle pretende reducir de manera drástica todos los costes de gestión de
suministros, reduciendo el gasto en bienes y servicios, y automatizando los procesos
de adquisición y pagos.
 PeopleSoft Services Automation: Las aplicaciones PeopleSoft Enterprise Services

Automation de Oracle permiten a organizaciones y departamentos centrados en
proyectos establecer procesos operativos centrales que dan soporte a la gestión de
ciclo de vida del producto completa, en operaciones y finanzas, desde la selección del
proyecto, la planificación y selección de personal, hasta la ejecución, el control de
costos y el análisis.
Estas aplicaciones ofrecen una visión única y cuentan con todas las actividades
relacionadas con el producto, para que pueda elegir y priorizar los proyectos correctos
asignando los recursos adecuados, y centralizando proactivamente la ejecución del
proyecto para realizar un seguimiento a su rentabilidad a través de la generación
precisa de presupuestos, previsiones y facturación/devoluciones.
 Supply Chain Management: PeopleSoft Supply Chain Management (SCM) de Oracle

brinda una solución coherente y flexible para la cadena de suministro, generando
eficiencia en el ahorro de costes en toda la cadena de suministro, teniéndose en
cuenta los procesos de negocio de planificación de producción y pedido a efectivo.
 PeopleSoft PeopleTools – Herramientas y tecnología: PeopleSoft PeopleTools

brinda un conjunto de herramientas de desarrollo integral que da soporte al desarrollo
y tiempo de ejecución de las aplicaciones PeopleSoft.
Al aprovechar los metadatos y otras eficiencias dentro del conjunto de herramientas,

los desarrolladores construyen y personalizan las aplicaciones PeopleSoft de forma
sencilla y rápida. Además, mediante el uso de las opciones de middleware robustas
entregadas y PeopleSoft Integration Broker, PeopleSoft PeopleTools se posiciona de
manera única para dar soporte a la Arquitectura Orientada al Servicio (SOA), nuevo
estándar de desarrollo.
El ERP de Oracle PeopleSoft destaca por la arquitectura sobre la que se ha

desarrollado (PS Pure Internet Architecture), que le proporciona características únicas con
respecto a sus competidores dentro del mercado actual de soluciones ERP. Sus principales
ventajas son:
 Fácil integración con otros sistemas del cliente.
 Bajo coste de implantación y mantenimiento.

24
 Actualizaciones más fáciles.
 Flexibilidad de arquitectura.
 Excelente accesibilidad.
3.3. OPENBRAVO
Openbravo ERP es una aplicación de gestión empresarial del
tipo ERP destinada a empresas de pequeño y mediano
tamaño. Se presenta en dos versiones: Community, de libre
distribución y con acceso al código abierto aunque con muchas restricciones; y Profesional, de
código propietario con todas las funcionalidades activas.
Openbravo es un sistema ERP de origen español; se desarrolló en un principio por dos

profesores de la Universidad de Navarra, los dos involucrados desde mediados de los años
1990 en la gestión de la universidad. Usaron como base Compiere y orientaron el proyecto
como una aplicación Web. La idea se realizó en una nueva compañía nombrada en su
momento Tecnicia (ahora conocida como Openbravo S.L.) fundada en agosto del 2001 por
Serrano, Ciordia y Aguinaga. El producto resultante fue un nuevo ERP.
En la página web oficial de este sistema ERP http://www.openbravo.com se puede

encontrar un detallado análisis de los distintos módulos que componen el software.
Estos son los módulos integrantes de OPENBRAVO:
 Diccionario de la aplicación: Su finalidad es personalizar, modificar y adaptar la

aplicación a sus necesidades.
 Configuración General: Permite editar la configuración básica, como los idiomas, las
monedas, los menús, los flujos de trabajo, alertas, clientes, roles, usuarios,
organizaciones, bancos, e importación de datos
 Manejo de Datos Maestro (Master Data Management): Desde aquí se podrá definir
y editar la información relacionada con los socios comerciales, los precios y productos.
 Gestión de Compras: Este módulo permite a la empresa usuaria gestionar los

pedidos, compras, recibos de mercancías, facturas, y analizar los informes
correspondientes.
 Gestión de Almacenes: La utilidad de este módulo es gestionar los almacenes de la

empresa. Permite crearlos y editarlos, así como gestionar el inventario.

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 Gestión de la producción: Su objetivo es crear y editar sus procesos de producción,

control de producción, y analizar los datos relacionados
 Planificación de requerimientos de Materiales (MRP-Materials Requirement

Planning): Este módulo de OpenBravo sirve para editar la planificación de la
producción de la empresa, controlar inventarios, y realizar las actividades de compra.
 Gestión de ventas: La utilidad de este módulo es crear y editar órdenes de venta,

comprobantes, facturas, comisiones, y analizar los informes correspondientes.
 Gestión de Proyectos y Servicios: La finalidad de este módulo es crear y editar

servicios, proyectos, analizar los informes relacionados, y añadir los gastos de los
empleados.
 Gestión financiera: A través de este módulo se podrá crear y editar contabilidad,

activos y cuentas por cobrar y por pagar.
Figura 1: Funcionalidad del ERP (Fuente: página web oficial de Openbravo)
Dentro de cada uno de ellos encontraremos los submódulos que permitirán al usuario
profundizar en el uso del software.
En el Máster en Logística impartido por la Universidad de Valladolid, existe una

asignatura ‘’ SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DE CONOCIMIENTO’’ cuya
materia se centra en el uso de este ERP. En ella, se crea una empresa ficticia y se
trabaja durante unas cuantas sesiones con todos y cada uno de los módulos ofrecidos
por el sistema ERP Openbravo.

26

27
4. ESTUDIO DE UN ERP EN UNA

EMPRESA DE LOGÍSTICA
4.1. ¿QUÉ ES NOVATRANS?

NovaTrans es un software de transporte desarrollado por la
empresa malagueña Solbyte. La empresa desarrolladora ofrece
para aquellos clientes que lo suscriban, un servicio de
actualizaciones y asistencia técnica, que garantiza la máxima rentabilidad y rendimiento de la
aplicación, permitiendo a las empresas usuarias la posibilidad de realizar consultas de forma
continuada así como observaciones acerca de posibles modificaciones que sean necesarias
para el mejor uso del sistema ERP. Así, el personal de Solbyte volverá a revisar la aplicación
y modificará aquellos aspectos que se consideren oportunos para que los clientes de este
software puedan sacar el máximo partido al producto que adquieren.
La compra del software Novatrans permite la incorporación de las continuas

actualizaciones, permitiendo a la empresa cliente disponer de éstas para adaptarse a los
nuevos cambios que vayan surgiendo en un sector tan competitivo como es el del transporte.
Para el proceso de análisis del sistema tipo ERP de gestión de flotas Novatrans, se
emplea el propio manual proporcionado por la empresa Solbyte ( adjuntado en un CD como
parte de la Bibliografía de este proyecto),y mi experiencia durante la realización de la
asignatura ‘’Prácticas en Empresa’’ del Máster Oficial en Logística, en la empresa ‘’ Servicios
Logísticos Sergivan S.L’’.
4.2. BENEFICIOS DE NOVATRANS PARA LA EMPRESA

USUARIA
 Control total y detallado de clientes, proveedores (datos relativos a facturación, datos

económicos, etcétera), vehículos (documentación relativa a los mismo, datos técnicos,
pertenencia…) y demás módulos que hacen este software más completo.
 Avisos automáticos para mantener una actualización permanente y modificable mes

a mes, mejorando constantemente. A cada inicio de sesión saltarán pestañas al
usuario informando de los vencimientos de facturas de proveedores y clientes.

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 Intuitivo, fácil y accesible
 Diseño profesional e interfaz adaptada al puesto de trabajo
 Mejora de la productividad y eficiencia de la empresa. Como todo sistema ERP, su

adecuado uso por parte de la empresa usuaria permite a ésta ahorrar a la larga en
recursos económicos y en tiempo.
 Toma de decisiones en menor tiempo
 Control total de los gastos y beneficios por vehículo. Las reparaciones y

mantenimiento de los vehículos se imputan a los mismos a través de los denominados
‘’Partes de taller’’ que asocian los gastos a los vehículos que los generan. Además, se
relacionarán los viajes con vehículos que los realizan y chóferes encargados de
hacerlos.
 Beneficios reales por kilómetro
 Control total de multas. Asociadas las mismas a vehículo y conductor. Quedará

detallado el número de expediente, el motivo de la sanción y el órgano sancionador en
cada caso.
 Control de las revisiones, Novatrans avisa de cada una de ellas
 Exportaciones a diversos programas contables
 Importaciones de gasoil
 Carta para enviar a clientes que cumplan modelo 347
 Adaptaciones a medida del programa a la empresa
 Multiusuario y multi-empresa
 Balances mensuales y estadísticas
 Posibilidad de liquidación a terceros
 Facilidad a la hora de exportar datos a Excel y a PDF.
 Control de los conductores, tanto los propios que pueda tener la empresa como los
terceros que ocasionalmente realicen viajes contratados por la misma. Igualmente se
controlarán en todo momento los vehículos ajenos a la empresa con los cuales se
realicen los viajes contratados por ella.
 Gestión de rutas.

29
4.3. ESTRUCTURA DE NOVATRANS

En este apartado vamos a exponer brevemente como está diseñada la interfaz de
Novatrans para a continuación explicar en qué consiste el complejo proceso de
implementación de este ERP.
Figura 2: Pantalla inicial de Novatrans (Fuente: elaboración propia)
En la Figura 2 se encuentra el menú que se encontrarán los usuarios del software

Novatrans una vez introducida la entidad para la que trabajan y el nombre de usuario.
Novatrans, como muchos otros sistemas ERP permite realizar las gestiones desde diversos
usuarios, siendo así más sencillo identificar las tareas realizadas por cada una de las
personas que trabajan con él.

30
Novatrans, como se puede observar en la imagen, cuenta con doce módulos de

trabajo que facilita la gestión de las empresas dedicadas al sector transporte. Estos módulos
son los siguientes:
 Ficheros: contiene la información referente a clientes, categorías de conductores,

multas, proveedores, siniestros, tarjetas, teléfonos, vehículos y en definitiva todo lo
relacionado con la gestión interna de cualquier empresa dedicada a la logística.
 Almacén: información referente a artículos, así como entradas y salidas de los

mismos, artículos en stock, etc. Este módulo permite extraer un completo inventario de
artículos para su posterior balance, y comparación de precios entre distintos
proveedores (ver que proveedor las suministra la mercancía más barata). Para la
gestión de los artículos, se realiza una división en familias y subfamilias para
agruparlos, así como el almacén donde están ubicadas.
En el módulo Almacén se gestiona también la posibilidad de hacer pedidos

directamente al proveedor y luego hacer un parte de entrada de las piezas, de esta
forma se generará un parte de entrada y se actualizará el stock de cada pieza.
 Taller y gastos: Aquí quedarán reflejadas las averías, revisiones y mantenimiento,

tasas obligatorias, itv, gastos de telefonía y datos, así como el repostaje de los
vehículos propiedad de la empresa. Todas se asociarán a vehículos y conductores en
su caso.
 Remuneración: Dentro de este apartado se pueden crear diferentes tipos de dietas,

en función del tipo de ruta o tarea realizadas por cada conductor. Permite crear una
serie de tablas que asocian las rutas con las remuneraciones correspondientes, y de
esta manera, al relacionar la ruta con el conductor, se obtiene el total de dietas que
éste recibirá a mayores del salario base, de forma concreta y detallada.
Esto permite que la empresa controle la actividad de los conductores y la

remuneración que éstos deben percibir por los viajes realizados, así como a los
conductores conocer a través de un extracto de las rutas detalladamente la
remuneración que le corresponde.
En este apartado también podrán encontrarse las nóminas correspondientes a cada

chófer así como las pagas extras.
 Logística: Posteriormente se detallarán los apartados correspondientes a entradas,

salidas, almacenajes y mercancías.
 Tráfico: Aquí se encuentra todo lo relacionado con las rutas, los partes de trabajo (por
conductor, vehículo, fechas, cliente para quién se realizan, se detalla si se trata de un

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viaje de cargas completas (todo de un mismo cliente) o por el contrario si se trata de

grupajes (cargas de distintos clientes en un mismo vehículo), control y generación de
órdenes de carga…etcétera.
 Facturación: Novatrans gestiona la facturación a clientes y la recepción de facturas,

permitiendo llevar a cabo la gestión de cobros y pagos a través de este módulo de una
forma ágil.
Podrá detallarse a la hora de generarse una factura la fecha de la misma, el cliente y el

tipo de facturación asociado al mismo (si las facturas se generarán conforme a los
viajes realizados para dicho cliente, si se agrupan por vehículo que realiza las rutas
para el cliente, si se realizan atendiendo al tipo de mercancía, etcétera).
 Tesorería: En este módulo se incluyen diferentes opciones para la gestión de facturas

de proveedores teniendo en cuenta las características de los mismos, generación de
recibos, control de cobros y pagos realizados por la empresa usuaria a empresas
proveedoras de productos y/o servicios, y desde aquí también se controlarán las
nóminas al considerar a los empleados de la empresa proveedores de servicios.
 Estadísticas: Novatrans posee un amplio abanico de informes y estadísticas, que

permiten observar el consumo de gasoil, beneficios, facturación mensual…
 Utilidades: Desde este módulo pueden configurarse los avisos predefinidos por el
programa (tales como vencimientos de facturas, revisiones correspondientes a los
vehículos de la flota de la empresa…), así como avisos personalizados que resulten
útiles para recordar aquello que los usuarios.
También es aquí donde se configurarán las importaciones y exportaciones de

documentos del programa a otros soportes como Excel, Word o PDF.
 Configuración: Desde este apartado el administrador, único usuario en la empresa

con acceso a todos entresijos del software, podrá dotar al resto de usuarios de perfiles
configurados en función de las tareas que cada cual vaya a desarrollar.
Este módulo permite también configurar el software de tal manera que si el sistema
ERP Novatrans es adquirido para un conjunto de empresas asociadas entre sí, éstas
puedan crear bases de datos diferenciadas, y el empleo del resto de los módulos se
realice teniendo en cuenta esta diversidad de organizaciones.
 Listados: Módulo que permite extraer diferentes listados de clientes, proveedores,

vehículos, chóferes, empleados, etcétera.

32
Cuando la empresa desee extraer del software un listado, éste se obtendrá en formato
PDF para así facilitar su visualización.
Cada vez que se desee obtener un listado, e filtrarán aquellos parámetros que sean
objeto de interés en cada caso, para que la información extraída sea completa sin
llegar a ser redundante o innecesaria para el objeto con el que se extrae el listado en
cuestión.
 Ayuda: Este módulo pretende solventar las dudas que puedan surgir en el uso diario
de Novatrans, a través de manuales, versiones, etcétera. Se pretende facilitar el uso
del software.
4.4. Implementación práctica con una empresa ficticia

Con este apartado se pretende dar al lector del TFM una idea general de lo que es
Novatrans, detallando sus diferentes módulos y poniendo ejemplos en cada uno de ellos para
hacer más intuitivo su uso. Todos y cada uno de los datos son ficticios, de cara a evitar
posibles problemas jurídicos relacionados con la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de
Protección de Datos de Carácter Personal, (LOPD).
Con la implementación de Novatrans se pretende ayudar a la empresa usuaria a

gestionar una base de datos compleja, correspondiente a toda la información referente a
clientes, proveedores, conductores, categorías de conductores, multas, vehículos, y un largo
etcétera de categorías fundamentales para cualquier empresa dedicada a la logística.
El fin de los apartados analizados en las páginas siguientes es acercar al lector a todo
aquello que supone la configuración de Novatrans y a cómo realizar su correcta
implementación.
4.4.1. GESTIÓN DE LOS CLIENTES
La información de los clientes con los que se trabaja es fundamental para la

empresa, por ello la introducción de dichos datos es lo primero que hay que hacer.

33
Figura 3: Pantalla Clientes en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
Supongamos en nuestro caso ficticio práctico nuestros clientes identificados con las
letras del abecedario, de tal forma que en nuestra base de datos aparecerán renombrados de
la A a la Z.
Así, para el cliente denominado ‘’Cliente A’’ (y sucesivos), deberemos completar los
campos relativos a su razón social, email, cuenta bancaria, formas de pago, etcétera (Ver
Figura 3). Estos datos se exportarán cada vez que la empresa tenga que operar con dicho
cliente, pues toda esta información se empleará a la hora de realizar la factura.
Una vez completada la ficha de un cliente, éste podrá ser localizado fácilmente a
través de herramientas de búsqueda implementadas por el programa (con sólo introducir su
nombre o razón social (o parte de éstas). En nuestro caso particular simplemente con poner
‘’A’’ encontraríamos a nuestro ‘’Cliente A’’, agilizando el proceso de búsqueda.
Es importante destacar que Novatrans, ofrece la posibilidad a la empresa usuaria de

crear nuevas formas de pago (efectivo, cheque, pagaré,pagos fraccionados…) en función de
los acuerdos y condiciones de cada cliente,así como el diseño de las facturas, la forma de
facturación, y el importe cobrado por facturación.
Además, para nuestro Cliente A es necesario identificarlo como activo ya que la

actividad comercial es habitual (inactivo sería si o se trata de un negocio puntual). De esta
manera, se facilita la búsqueda de los clientes filtrándolos por dicha cualidad.
El siguiente paso es rellenar los datos básicos del cliente: nombre, su razón social, su
NIF/CIF, así como sus vías de contacto (página web, teléfono, correo electrónico…).

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Información muy relevante y obligatoria para el sistema es que figuren las direcciones:
fiscal (la que figura en factura) y postal (donde se enviará la correspondencia, las cuales
podrán o no coincidir.
También deberá ponerse en cada empresa cliente quién es la persona o personas de

contacto, con su nombre, teléfonos y correos electrónicos.
Además vamos a determinar el tipo de IVA con el que se trabajará con dicho cliente
(21%), los datos bancarios (número de cuenta corriente con su IBAN), los días de pago y de
forma automática se le asignará una subcuenta de la cuenta contable 430, (correspondiente
en el PGC a Clientes) y el riesgo de impago del cliente.
En el caso de que el cliente posea certificaciones, deberá indicarse la fecha hasta la

que las mismas se encuentran vigentes.
Finalmente podrá referirse a las cargas y obtener estadísticas reales de las

operaciones con dicho cliente, apareciendo aquí los últimos viajes realizados para el mismo,
plazos medios de cobro, importe restante por cobrar, etcétera.
4.4.2 GESTIÓN DE LOS CONDUCTORES
En una empresa dedicada a ofrecer servicios logísticos, resulta fundamental tener

constancia de quiénes son los conductores con los que se realizan las funciones
de transporte y distribución, por ello en Novatrans se introducirán todos aquellos
conductores con los que cuente la empresa, determinándose si es un conductor propio de la
misma o perteneciente a un tercero con el que la empresa se relacione de forma habitual.
Para nuestro ejemplo particular distinguiremos entre ‘’Conductor A’’ y ‘’Conductor B’’,
siendo el primero parte de la plantilla de nuestra empresa y el segundo un chófer
perteneciente a la plantilla de un tercero con el que nuestra empresa acostumbra a trabajar.
Lo primero será al igual que en el caso de ‘’Clientes’’ es configurar ambos conductores

en Novatrans como activos, para facilitar los procesos de filtrado para agilizar de esta forma
las búsquedas pertinentes.
Con este fin, en la ficha de cada conductor, se completarán los datos relativos a su
formación, número de la seguridad social, datos económicos, datos personales y familiares,
domicilio actual, carnets de conducir que éste posea y la fecha de caducidad de los mismos,
datos relativos al tacógrafo, actualizaciones del CAP y fechas de las mismas, asistencia al
trabajo, contratos realizados con el conductor y tipología de los mismos, etcétera.

35
Además se complementará la información relativa a cada chófer introduciéndose una

fotografía del mismo para facilitar la labor de identificación, tal y como podemos observar en la
Figura nº 4.
Figura 4: Pantalla Conductor en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
4.4.3. GESTIÓN DE CATEGORÍA DE CONDUCTORES,
Entre el personal de la empresa no sólo encontraremos a los conductores y sus

distintos tipos, sino también mecánicos, administrativos, comerciales, personal de almacén, y
en definitiva todos los empleados de la empresa, a los cuales se les dará de alta en
Novatrans. A todos ellos en el momento de crearse la ficha se les asignará un código
automáticamente. Mediante la interfaz se añadirán notas especificando características
concretas de cada uno de ellos.
Con toda la información que introduzcamos en el software, se facilitará el filtrado

posterior por categorías
Imaginemos que en el caso particular de nuestra empresa tenemos las siguientes

categorías profesionales:
- Conductor
- Mecánico
- Administrativo

36
- Agente Comercial
- Gestor de Tráfico
- Encargado de Almacén
- Gerente
- Conductor ADR (Con el carnet específico para Mercancías Peligrosas)
- Personal en Prácticas
Como se puede observar en la Figura nº5, en nuestra empresa ejemplo existen

profesionales que pueden estar ubicados en varias categorías, así observamos que el gerente
desarrolla también en la empresa tareas administrativas, y que dentro de los conductores
ADR existen algunos que desarrollan tareas administrativas y de chófer en general.
El personal que la empresa tiene en prácticas, se encuentra ubicado en la categoría

profesional de administrativo únicamente. Si nuestra empresa contratara personal en
prácticas, por ejemplo para realizar tareas en el taller propio, deberíamos marcar además con
✔el apartado de mecánicos.
De esta forma a golpe de vista se podrán conocer las funciones que desarrolla el
personal de la empresa, así como la posible polivalencia de determinadas categorías
profesionales.
Figura 5: Pantalla Categorías de Conductores en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
4.4.4. GESTIÓN DE MULTAS

37
En este tipo de empresas, un sobrecoste asociado a su actividad son las posibles

multas que puedan producirse, tanto las relativas a los vehículos, como a los
conductores, como relativas a cualquier hecho sancionador que implique a nuestra empresa.
Dada la importancia de la gestión de las multas para la empresa, deberá registrarse

cada vez que se produzca una sanción la información relativa a la fecha en la que se produjo,
la entidad sancionadora, boletín y expediente sancionador correspondiente, importes inicial y
final, lugar donde se produce el hecho que conduce a la multa, motivo de la misma, quién es
el conductor sancionado y el vehículo con el que se cometió la infracción, los recursos
interpuestos por parte de la empresa ante la sanción si es que se produjeran, y el estado de la
multa (si se encuentra en proceso de ser gestionada, si ya se ha pagado no si se encuentra
archivada).
Deberán detallarse para facilitar en la medida de lo posible su gestión las fechas de

pago, de apelaciones y de recursos, etcétera, creándose un historial completo.
Las sanciones aparecerán en un listado una vez registradas en Novatrans pudiendo

filtrarse en la barra de búsquedas por fecha, por vehículo, por conductor, código…
En la Figura nº6, podemos observar todos los campos relativos a la gestión las multas
en Novatrans.
Imaginemos que en nuestro caso particular nos ha sancionado a fecha de 24 de Junio

la Guardia Civil de Tráfico por superar la Masa Máxima Autorizada. Registraremos en
Novatrans que es la Guardia Civil de Tráfico la que nos aplica la sanción pertinente,
concretando todos los datos administrativos (boletín, expediente…) que nos requiere la ficha
de Novatrans, determinaremos que el Conductor B ha sido el que ha recibido la notificación
presencial por parte de la Guardia Civil y que conducía un vehículo rígido (sin remolque),
correspondiente en el listado de vehículos (analizado posteriormente), con el código 7.

38
Figura 6: Pantalla Multas en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
4.4.5. GESTIÓN DE PROVEEDORES
Destacada importancia tienen en todas las empresas, con independencia del sector
en el que operen, los proveedores, es por ello que Novatrans incorpora un apartado
dedicado a ellos.
Así, quedarán registrados en este apartado todo tipo de proveedores de la empresa:

aseguradoras, entidades públicas (Agencia Tributaria, Seguridad Social…) talleres,
proveedores de servicios de telefonía e internet, bancos, proveedores de servicios exteriores,
etcétera.
En nuestro caso particular, y por analogía con los submódulos anteriores

denominaremos a los proveedores de nuestra empresa con las letras del abecedario, del
proveedor A al Z.
Al igual que en los subapartados anteriores los proveedores quedan registrados en un

listado (Figura nº7) y a través de la barra de búsqueda se pueden filtrar por nombre. Ejemplo:
simplemente con escribir ‘’R’’ tendremos acceso a todos los datos relativos a nuestro
proveedor denominado con esta letra.
Así, al crear por ejemplo nuestro ‘’Proveedor S’’ deberán introducirse los datos
relativos al mismo, siendo éstos similares a los que se introducen en las fichas de clientes
(datos generales, económicos, domicilios fiscales y postales, tipo impositivo…). También

39
deberemos marcar el proveedor como activo. Posteriormente si nuestra empresa deja de

realizar operaciones con él podremos desactivarle.
Automáticamente al igual que en el caso de los Clientes a los proveedores se les

asignará una subcuenta contable de la cuenta 410 (Proveedores del PGC).
En el caso de los Proveedores, Novatrans permite discriminar entre Proveedores y

Acreedores (siendo éstos terceros con los que la empresa tiene algún tipo de obligación de
pago o cumplimiento pero cuyos servicios no forman parte de la actividad habitual de la
empresa).
En la Figura nº 8 podemos ver cómo es una ficha de Proveedores y los datos

requeridos en ella.
Figura 7: Pantalla Listado de Proveedores en Novatrans (Fuente: elaboración propia)

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Figura 8: Pantalla Proveedor en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
4.4.6. GESTIÓN DE LAS FORMAS DE PAGO A EMPLEADOS
Figura 9: Pantalla Formas de Pago en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
Las empresas deben determinar cómo pagar a sus proveedores y cómo cobrar a sus
clientes. Todo sistema ERP, Novatrans es un ejemplo de ello, debe proporcionar la posibilidad

41
de llevar el registro de algo tan fundamental desde el punto de vista financiero como son las
formas de pago.
Como se puede observar en la Figura nº9, cada forma de pago llevará asociada un nº
de referencia, una descripción y los días hasta el pago.
Estas formas de pago serán vinculadas a los clientes y proveedores según los
acuerdos y condiciones particulares de cada uno de ellos, de esta manera, cuando se facture
a un cliente o se prepare la factura de un proveedor para abonarle el precio, en la factura
aparecerá de forma predeterminada la forma de pago asociada a ese tercero en las
operaciones que realice con la empresa.
En nuestro caso particular, crearemos una nueva forma de pago que describiremos por
ejemplo como ‘’50% al contado y 50% a 90 días’’; dicha forma de pago se la aplicaremos a
nuestros clientes, por tanto marcaremos ‘’Emisión’’, pues si marcásemos ‘’Recepción’’
estaríamos creando una forma de pago relativa a los pagos de las facturas que nuestra
empresa recepciona de sus proveedores.
Podremos configurar en este caso cuál es la entidad y la cuenta concreta de las que
tiene nuestra empresa en la que se va a cobrar la factura que emitimos a nuestros clientes.
También podríamos determinar un pago en efectivo, eligiendo en qué caja queremos cobrar el
importe de la factura.
Una vez que hemos creado la forma de pago ‘’50% al contado y 50% a 9 días,
podremos seleccionarla dentro de la ficha de un cliente concreto dentro del apartado de la
ficha clientes denominado ‘’Forma de pago’’.
4.4.7. GESTIÓN DE SINIESTROS
Una información relevante para cualquier empresa dedicada al transporte de

mercancías por carretera, es aquella referente a los posibles siniestros que
puedan implicar a su flota de vehículos y a sus conductores.
Para ello, se llevará a cabo un registro detallado de los siniestros que tengan lugar,
especificándose dónde se produjo el mismo, la fecha, a quién es atribuible la culpa de éste, la
causa que lo produce, los daños derivados, así como vehículos y los seguros obligatorios
asociados a los mismos con sus correspondientes nº de póliza, coberturas…y los conductores
implicados (tanto de la empresa usuaria como del tercero implicado en dicho siniestro).
Es importante determinar también todo lo relativo a la reparación (en qué consiste,

costes que acarrea…), así como la versión del conductor implicado de la empresa.

42
En el caso de que se trate de una incidencia, quedarán registradas aquellas que

haya acumulado un mismo conductor a lo largo del año.
Toda esta información de vital importancia para nuestra empresa quedará

registrada tal y como se observa en la Figura nº 10.
Figura 10: Pantalla Siniestros en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
En nuestro caso particular, supongamos que el siniestro ha sido culpa de un tercero

que invadió nuestro carril en un adelantamiento en ciudad. En el apartado de responsabilidad
marcaremos que ésta corresponde a un tercero. Detallaremos que se produjo el siniestro
cuando conducía nuestro ‘’Conductor I’’ y que los vehículos propios implicados son el ‘’F’’
correspondiente a una cabeza tractora y el ‘’Ñ’’ el semirremolque que llevaba en ese
momento. Rellenaremos los datos del seguro correspondientes a dicho vehículo y que los
daños que sufrieron nuestros vehículos fueron, por ejemplo, la rotura de uno de los faros. La
reparación de este daño se realizará por nuestro proveedor habitual ‘’Z’’ correspondiente a un
taller mecánico, quién nos presupuestará los daños determinando el importe que deberemos
completar en el apartado correspondiente de la ficha, como podemos observar en la imagen
superior.
4.4.8. GESTIÓN DE TARJETAS DE REPOSTAJE DE GASOIL

43
Algo común en las empresas dedicadas al transporte por carretera es el uso de

tarjetas de repostaje, por ello es conveniente registrar todo lo relativo a ellas.
Las tarjetas serán registradas en Novatrans con su pin, la empresa a la que

corresponden, el titular de la misma, la matrícula del vehículo correspondiente, así como su
período de vigencia, para facilitar su control. A continuación, en la Figura nº 11, podemos ver
un ejemplo de este registro.
Los datos de los listados de tarjetas de gasóleo podrán exportarse a Excel.
Figura 10: Pantalla Siniestros en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
4.4.9. GESTIÓN DE TELÉFONOS DE EMPRESA
La mayoría de las empresas dedicadas al transporte asignan a sus chóferes un

teléfono de empresa para facilitar la comunicación entre el Jefe de Tráfico de la
empresa y éstos.
Además, actualmente existen aplicaciones para Smartphone que permiten ofrecer la

ubicación GPS de los conductores, permitiendo a la empresa conocer la situación de sus
conductores en horario laboral. Por ello, el registro de los teléfonos de empresa es algo básico
para el mejor funcionamiento, coordinación y seguridad de la empresa.
En el registro de los teléfonos figurará el número, el propietario del terminar, los

códigos de seguridad PIN Y PUK, así como el IMEI, el modelo del terminar, e incluso en el
caso de Smartphone que empleen aplicaciones móviles la cuenta Gmail asociada con su
respectiva contraseña para controlar la gestión del teléfono.

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Figura 11: Pantalla Teléfonos en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
4.4.10. GESTIÓN DE VEHÍCULOS
El principal activo de las empresas dedicadas al transporte de mercancías por

carretera, son precisamente los vehículos con los que desarrolla su actividad, de ahí
la vital importancia de registrar todo lo relativo a ellos.
Continuando con los ejemplos anteriormente utilizados, denominaremos los vehículos

que registramos en Novatrans, tanto si pertenecen a terceros como si corresponden a nuestra
propia flota, con las letras del abecedario, de la A a la Z. Se registrarán todos los datos
relacionados con el vehículo en cuestión.
Como se puede observar en la Figura nº 12, para cada uno de los vehículos
registrados, se completarán los datos relativos a la marca y modelo, tipología, tacógrafo,
permisos, seguros (vigencia, coberturas, número de póliza, empresa aseguradora, cuantía,
cuenta bancaria en la que se domicilia el pago…), ficha técnica, pagos bancarios y alquileres,
y todo lo referente al mantenimiento del mismo.
También quedarán reflejadas las revisiones del vehículo como ITV, fecha de
cumplimiento de certificados (transporte de mercancías, de animales, especiales, etc.),
revisiones por kilometraje, entre otras.

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Figura 12: Pantalla Vehículos en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
4.4.11. GESTIÓN DE ALMACÉN
El tener un inventario actualizado y controlado, permitirá a la empresa conocer las

existencias que tiene el almacén así como gestionarlas de manera adecuada y definir el layout
del almacén. Por ello, Novatrans permite a las empresas usuarias extraer un completo
inventario de artículos para su posterior balance, y comparación de precios entre proveedores
de la mercancía.
Imaginemos que nuestro ejemplo de empresa ficticia se corresponde con el de una

empresa de logística dedicada además de a transportar mercancías también al almacenaje,
siendo en este supuesto muy importante tener registrados convenientemente todos los
artículos que entran en el almacén, el stock de cada uno de ellos, las entradas y salidas
producidas, así como el inventario.
ARTÍCULOS
El tener constancia de todos los artículos que se ubican en nuestro almacén es

básico para la correcta gestión del mismo, por ello es básico crear un registro de
los mismos.
Cada uno de estos artículos se clasificará por familia, subfamilia, pudiéndose complementar
esta información con la correspondiente descripción, definiéndose además quién fue el último
proveedor que suministró el artículo en caso de que éste no fuera un artículo de nueva
entrada. Cuando se registre un artículo, se completará la información relativa al proveedor que

46
lo suministra, el número de referencia del artículo, el precio del mismo, el descuento

porcentual que nos haga éste sobre el precio del artículo y la fecha correspondiente.
Así, en nuestro caso, como podemos observar en la Figuras nº 13 y 14, la clasificación por
familias de productos se basa en la ubicación de cada uno de éstos, así habrá artículos como
por ejemplo tóneres para la impresora que pertenezcan a la familia de ‘’Oficina’’, pudiendo
crear una subfamilia a la que denominar ‘’Materiales desechables’’, o dentro de la propia
familia citada un nuevo ordenador que corresponda a una subfamilia denominada ‘’Equipos
Informáticos’’.
Con esta clasificación Novatrans permite agilizar el proceso de ubicación de los

productos dentro de cada empresa usuaria, lo que facilita el control de gastos y stocks dentro
de nuestra empresa.
Al igual que en el caso de Proveedores y Clientes, se asignará a cada artículo la

cuenta contable correspondiente en cada caso según las normas del Plan General Contable.
Figura 13: Pantalla Artículos en Novatrans (Fuente: elaboración propia)

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Figura 14: Pantalla Familias, Subfamilias y Almacenes en Novatrans (Fuente: elaboración

propia)
PARTES DE ENTRADA Y SALIDA
Tan importante es el registro de los artículos que se encuentran en nuestro

almacén, como el de los movimientos de entrada y salida que se producen en los mismos.
Figura 15: Pantalla Partes de Entrada en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
Para esta tarea, registraremos de forma ordenada a través de partes de entrada y

salida todos estos movimientos, con la inclusión de datos como el código, la fecha de entrada
y de salida correspondiente, almacén en el que se encuentra ubicada la mercancía (por

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ejemplo la ubicamos en el almacén de Burgos), proveedor que la suministra, albarán dónde se

encuentra…
Cada parte de entrada, podrá asociarse a una factura de proveedor, exportándose

toda la información de dicho parte a la factura.
Cada vez que sea necesario dar de entrada un artículo o determinar la salida de éste,
deberemos seleccionar el artículo en cuestión, así como su precio unitario, cantidad, etcétera.
INVENTARIO
Basado en las entradas y salidas que tengan lugar para cada uno de los artículos que
tenemos en nuestro almacén, Novatrans creará un complejo inventario que permitirá a la
empresa controlar su stock y evitar las roturas de stock realizando a tiempo los pedidos
pertinentes.
4.4.12. GESTIÓN DE TALLER Y GASTOS
PARTES DE TALLER
Derivado de la importancia de los vehículos para nuestra empresa, resulta

conveniente registrar todas las entradas en taller que precisen éstos para tareas
de reparación o de mantenimiento.
Cada vez que uno de nuestros vehículos entre en el taller, se registrará si el taller que
realiza la tarea es propio de nuestra empresa o externo, así como los trabajos realizados para
el vehículo con el importe de cada una de ellas, y el período de amortización de la tarea.
En el caso de las revisiones, además elegiremos el tipo de revisión.
Así, imaginemos que nuestro vehículo ‘’U’’ pasa por el taller para realizarle un cambio
de neumáticos por haber alcanzado ya éstos un número determinado de kilómetros. Deberá
fijarse fecha de entrada y salida en el taller, determinarse en el concepto el motivo de la
entrada, así como si se realizan las tareas de reparación o mantenimiento ( en este caso
mantenimiento), los kilómetros que tiene dicho vehículo y las horas de taller que se emplean
en él.
El parte de taller podrá exportarse al realizar una factura, de tal manera que la factura
del proveedor quedará asociada al vehículo ‘’U’’, imputándose a dicho vehículo el coste de
taller. De esta manera, se podrá contabilizar el beneficio neto obtenido por cada vehículo al
realizar una comparación entre los viajes realizados con dicho vehículo y el beneficio obtenido
con cada uno de estos viajes y los gastos ocasionados por el vehículo a nuestra empresa.

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Figura 16: Pantalla Partes de Taller en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
REVISIONES
Figura 17: Pantalla Revisiones en Novatrans (Fuente: elaboración propia)

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El buen estado de los vehículos es algo fundamental tanto para la seguridad con la
que se realicen los trabajos con ellos, como para ahorrar costes de cara a evitar que nuestra
flota llegue a estar descuidada y posteriormente los costes de reparación superen
ampliamente a los de mantenimientos, por ello es importante realizar un seguimiento de las
revisiones que precisen los vehículos de la flota.
Novatrans traslada los ‘’Partes de Taller’’ a estas revisiones, de tal manera que cada
vez que el vehículo pasa por el taller y se refleja la revisión a la que ha sido sometido en cada
ocasión el contador de kilómetros o tiempo se pone a cero retrasando de nuevo el aviso hasta
una fecha algo anterior a la de la nueva revisión.
Las revisiones podrán fijarse cada cierto número de kilómetros (como en el ejemplo
anterior) realizados por el vehículo o bien por períodos de tiempo. De esta manera, cuando
quede poco tiempo para que el vehículo deba pasar alguna revisión el programa emitirá un
aviso durante la sesión recordando que un determinado vehículo debe pasar en determinadas
fechas por el taller para realizar una revisión de neumáticos, aceite, filtros, frenos…
GASTOS DE TELEFONÍA
Como hemos dicho anteriormente, los teléfonos actualmente son herramientas

fundamentales para controlar una flota de vehículos. Con el fin controlar los gastos
de cada uno de los teléfonos de nuestra empresa, se registrará el gasto de éstos,
determinándose el período en el que el importe se ha devengado.
Estos gastos de teléfono, podrán asociarse para dicho importe a una factura de proveedores.
Figura 18: Pantalla Gastos de Telefonía en Novatrans (Fuente: elaboración propia)

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REPOSTAJES
Una de las principales partidas de gasto que tienen las empresas dedicadas al
transporte por carretera, son las relativas a los repostajes. Por ello es conveniente controlar
los mismos, asociando los gastos de repostaje a los vehículos de la flota de nuestra empresa,
y controlando si éstos se corresponden a los kilómetros realizados por ellos.
Para realizar este control del repostaje, se detallará la fecha en la que se produjo, el
vehículo que lo realizó, se asociará a un parte de trabajo (detallado posteriormente), dónde se
produjo el repostaje, si se abonó en efectivo o con tarjeta de gasoil (en cuyo caso se
exportaría dicho gasto a la tarjeta correspondiente), la cantidad de litros y por último el importe
que supuso.
También podrá asociarse cada repostaje a una factura de proveedor de tal manera
que, al igual que en el caso de los partes de taller, estos gastos queden repercutidos al
vehículo en cuestión.
Figura 19: Pantalla Repostajes en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
OTROS GASTOS
Además de registrar las partidas de gastos más usuales en una empresa de

transporte, cada usuaria de este software podrá crear nuevas tipologías de gastos que
puedan serle útiles para la mejor contabilización de los mismos.
Igual que las clases de gastos anteriores, éstos se imputarán al vehículo que los
genera, así como en su caso podrán ser exportados a partes de trabajo y facturas.
En nuestro caso particular, imaginemos que tenemos comprometido un viaje con un

cliente debe llegar hasta Tenerife desde Valladolid y realizar un retorno de otra mercancía
desde la isla; en este caso, como podemos observar en la Figura nº20, existe un tipo de gasto

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creado denominado ‘’Barco’’, que imputa al vehículo empleado para realizar el viaje el coste
del ‘’Ferry’’.
Podremos crear para cada situación particular el gasto que se precise detallar para
facilitar la contabilización de todos los vehículos de nuestra empresa.
Figura 20: Pantalla Otros Gastos en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
4.4.13. GESTIÓN DE LA REMUNERACIÓN
En la mayoría de empresas de transporte la remuneración de los chóferes atiende a

una base fija complementada con una retribución variable en base a los trabajos realizados
por cada uno de ellos.
A continuación veremos en qué consisten las ‘’Dietas’’ y ‘’Perfiles de Pago’’ aplicados a

los conductores.
DIETAS
La creación de dietas en base a la realización por parte de los conductores de sus

tareas en determinadas condiciones, es fundamental para retribuir justamente a nuestros
chóferes. A cada dieta le atribuiremos un nombre que permita intuir a qué circunstancia hace
referencia (ej.: ‘’Tarifa chóferes Octubre’’) y asignarle un importe; de esta manera, en base a
los viajes que haya realizado un determinado chófer que sean susceptibles de aplicar dichas
dietas, ese chófer obtendrá un importe u otro de sueldo variable por ese concepto.
Podremos crear tantos tipos de dietas como se precisen, atendiendo a las

circunstancias de la empresa.

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Figura 21: Pantalla Dietas en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
A modo ejemplo, en la Figura nº 21, podemos apreciar dos tipos de dietas creadas
para remunerar a los chóferes de nuestra empresa. Las dietas creadas denominadas
‘’Octubre 2012’’ y Diciembre 2012’’, son perfiles específicos creados para tarificar los días
festivos trabajados en estos meses por nuestros chóferes.
PERFILES DE PAGO
Con el mismo fin que las Dietas, detallar la parte variable correspondiente al salario de
nuestros conductores, deberán crearse los perfiles de pago que aplica la empresa a sus
empleados(ver Figura 22), incluyendo salario base, dietas creadas y los extras (precio por
kilometraje, por tonelada, por viaje).
Los extras podrán aplicarse en valor absoluto (independiente de otras variables,

determinándose un porcentaje sobre el precio de la ruta o kilómetros recorridos, o en relación
con el parte de trabajo en cuestión que realicen los chóferes).

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Figura 22: Pantalla Perfil de Pago en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
Con los perfiles de pago podemos definir el importe percibido por el chófer por cada
una de las rutas que éstos realizan.
Finalmente, en base a las rutas realizadas por cada chófer, los extras atribuibles (ej.:
doble descarga), y determinados kilómetros recorridos, determinaremos el importe total a
percibir por el chófer por los trabajos realizados.
4.4.14. GESTIÓN DE LA LOGÍSTICA
Esto es todo lo referido a entradas, salidas y gestión y preparación de mercancías para

los clientes de la empresa desde su almacén.
La correcta gestión de la logística de una empresa es fundamental, por ello se

registran con detalle los productos y los clientes a los cuales se destinan.
MERCANCÍA
Para realizar un adecuado mantenimiento de la logística de almacén, se creará un

listado de las mercancías detallado, registrando cada una de las mercancías con su referencia
correspondiente, su descripción, el cliente a quien corresponde, los bultos por pallet, las
unidades que agrupa cada uno de ellos, determinar el peso, dimensión y volumen de cada
bulto y controlar las unidades que hay en stock de dicha mercancía (ver Figura 23).

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Figura 23: Pantalla Mercancía en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
A través de los registros de ‘’Salida de mercancías’’ y ‘’Entrada de mercancías’’, la

empresa conseguirá reflejar de manera detallada un registro de movimientos.
ENTRADAS
La definición del layout del almacén es básica para la correcta recepción de las
mercancías, por ello las empresas deben de seguir un orden y una lógica en base al almacén
físico del almacén y de las características del producto recepcionado. Por esto, cada vez que
entren mercancías del almacén de la empresa, se especificará a qué cliente corresponden,
así como la fecha en la que tiene lugar la entrada y el albarán correspondiente.
Figura 24: Pantalla Entrada de Mercancías en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
Para ello, cada vez que tengamos una entrada en el almacén de determinada
mercancía, emplearemos la información del registro de datos ‘’Mercancías’’, y se concretará
en qué parte del almacén de la empresa se ubican las mismas para que así resulte más fácil

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acceder a ellas y colocarlas en la zona de playa del almacén físico cuando se produzca a la
hora de realizar el picking para que se produzca su salida para suministrárselo al cliente.
Así, supongamos que nuestra empresa recepciona en su almacén para posteriormente

suministrar a un supermercado productos de alimentación, limpieza e higiene. Derivado de las
necesidades de conservación de las distintas tipologías de los productos, ubicará en el
almacén los mismos.
De esta forma, en el pasillo 3, donde se encuentran las cámaras frigoríficas

almacenará los productos congelados, mientras que en las partes menos accesibles del
almacén, situará aquellos no perecederos, como por ejemplo los detergentes.
SALIDAS
Figura 25: Pantalla Salidas de Mercancía en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
Al igual que conocer las entradas de mercancía atendiendo a la disposición de su

almacén físico, el cliente a quien se dirige, el tipo de producto, etcétera, es algo fundamental
para la correcta gestión de la logística de un almacén, los mismos criterios debemos aplicar a
las salidas de mercancía que tengan lugar en nuestra empresa. Por tanto, cada salida de
mercancía, se detallará el cliente a quien van dirigidas, la fecha de salida, el albarán…
Cuando se produzca una salida de mercancía, se completarán los datos de entrega de

la misma, importando de los datos registrados en ‘’Clientes’’ los datos del receptor de la
mercancía, y desde el registro de ‘’Mercancías’’ las características de ésta. Deberemos
determinar el número de unidades que se le entregarán al cliente en cada salida. Así,
Novatrans podrá trasladar esta cantidad de mercancía por ejemplo del tipo ‘’B’’ a los propios
registros generados anteriormente para dicha mercancía.

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4.4.15 . GESTIÓN DEL TRÁFICO
RUTAS
Para cualquier empresa dedicada al transporte y distribución de mercancías, las

rutas realizadas son una de sus principales fuentes de ingresos, por ello es muy
importante registrar cada ruta realizada por la empresa y el correspondiente precio
que se le va a cobrar al cliente por un viaje con un origen y destino determinado.
Figura 26: Pantalla Rutas en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
Novatrans permite a la empresa seleccionar mediante qué criterio fijar el precio, así
incluye la posibilidad de fijar precios por viaje, tonelada, m3, pallet, kilometraje y hora.
Así, creamos para nuestra empresa por ejemplo la ruta que va desde Burgos (donde
se encuentra la fábrica de Mahou-San Miguel) a Valladolid, para abastecer a una determinada
cadena de supermercados que se encuentra en Valladolid y provincia. Determinamos el tipo
de vehículo que precisamos para realizar estos viajes, teniendo en cuenta la necesidad de
conservar la cerveza que traemos a Valladolid en buen estado (por ejemplo, un
semirremolque con equipo de frío), y realizamos el cálculo del kilometraje empleado en cada
uno de estos viajes en los que transportamos cerveza (viaje de ida hasta Burgos desde
Valladolid, y vuelta de Burgos a Valladolid). Al asignar el precio, Novatrans nos calcula el
precio del kilómetro.
PARTES DE TRABAJO

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Tanto para remunerar a los chóferes, como para calcular el kilometraje realizado, y
los kilómetros realizados en vacío, todo ello datos fundamentales para calcular los
beneficios de la empresa, se realizará un seguimiento de los partes de trabajo.
Figura 27: Pantalla Partes de Trabajo en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
En este registro aparecen los viajes realizados en un intervalo de tiempo, indicándose

el chófer y el vehículo con el que cada uno de dichos viajes se ha realizado, importándose
para completar estos campos datos los registros ‘’Vehículos’’ y ‘’Conductores’’. Se indicará
fecha de salida y fecha de llegada.
Cada parte de trabajo contiene el cliente para quien se realizan los viajes, origen y
destino, así como el precio. Incluye también el número de albarán, mercancía y cantidad en el
caso que no sea un precio cerrado.
Podremos gestionar en este registro todo lo relativo al kilometraje del vehículo y una
serie de recargos extras como por ejemplo, si realiza el viaje de noche, en fin de semana, etc.
Así como los posibles gastos de autopistas, y los gastos de gasoil ocasionados por cada parte
de trabajo, asociándolos a las tarjetas de gasoil que posea la empresa.
 PARTES DE TRABAJO-VIAJES: Este apartado busca definir con exactitud cuál

es el viaje en cuestión realizado. Los partes de trabajo en sí, son algo más
genérico puesto que sólo definen ruta, conductor y vehículo.

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A través de los Partes de Trabajo-Viajes, se define el concepto del viaje

(generalmente se pondrá en el concepto origen y destino, así como el número
de orden que proporcione el cliente en la orden de carga que emita antes de la
realización del viaje), de esta manera, se facilita el traslado de datos a la hora
de realizar facturas a clientes y exportar los datos.
Además, como en muchas ocasiones el precio será una variable dinámica

dependiente de numerosas circunstancias, podrá ser modificado para cada uno
de estos viajes.
En este apartado podrán detallarse las posibles incidencias que hayan tenido
lugar en cada uno de los viajes.
MAPAS
Las empresas dedicadas al transporte de mercancías por carreteras gastan grandes

cantidades de dinero en combustible, y además, necesitan realizar sus viajes en los tiempos
requeridos por los clientes (ver Figura 28).
Figura 28: Pantalla Mapas en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
Por ello Novatrans, a fin de facilitar el desarrollo de cada trayecto, implementa este
apartado que pretende informar de las incidencias de tráfico que puedan afectar al
transportista en determinados puntos de sus trayectos y abaratar en la medida de lo posible
los costes de combustible, indicando cuáles son las gasolineras más baratas (puede elegirse
las gasolineras en ruta o en un radio determinado respecto a la ruta).

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Así, introduciendo los puntos de salida y llegada, el programa automáticamente sitúa

en un mapa las estaciones de servicio disponibles para repostar (datos proporcionados por el
Ministerio de Industria, Turismo y Comercio), en rojo si el precio por litro es un 20% más caro,
en verde si es un 20% más barato y en amarillo las de precio medio.
Novatrans permite dibujar la ruta en el mapa para hacer más intuitivo el trayecto.
Además, calcula automáticamente kilometraje y el tiempo de cada viaje.
DISPONIBILIDAD DE VEHÍCULOS
Figura 29: Pantalla Disponibilidad de Vehículos en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
Algo fundamental para una empresa que opera en el sector transportes, es conocer
cuáles son los vehículos que tiene disponible para realizar sus viajes, por ello cobra especial
importancia obtener un registro donde aparezcan los vehículos que la empresa tiene
disponibles para unas fechas determinadas. Estos datos se obtienen teniendo en cuenta
aquellos vehículos y chóferes que tienen concertados determinados viajes para unas fechas
concretas, datos todos ellos extraídos de los partes de trabajo realizados por la empresa.
A la hora de determinar qué vehículos puede emplear la empresa en un momento

determinado, ésta puede seleccionar si quiere que le figuren entre los disponibles sólo los
propios, sólo los ajenos pertenecientes a terceros, los activos así como seleccionar
únicamente determinados proveedores de cabezas tractoras y/o semirremolques para la
realización de un viaje.
Una vez elegidas todas estas posibilidades a conveniencia de las necesidades de la

empresa, de este filtrado se obtendrán todos los vehículos que sean susceptibles de realizar
el viaje indicando mediante una leyenda de colores si está disponible (verde), si está ocupado

61
(rojo), o si dicho vehículo se encuentra finalizando el último viaje que le fue encomendado
(amarillo).
Esta información es imprescindible de cara a poder aceptar o rechazar viajes

adicionales que le surjan a la empresa, porque sabrá cuáles son los vehículos (y los
conductores habituales de dicho vehículo), que se encuentran libres en esos momentos.
De esta forma, si nuestra empresa tiene todos los vehículos propios marcados en color
rojo (ocupados), podrá determinar si precisa o no recurrir a un vehículo perteneciente a un
tercero.
ÓRDENES DE CARGA
De vital importancia también es controlar las órdenes de carga. Es decir, cuando se

realiza un pedido, se genera un parte de trabajo, y a partir ahí se creará una orden de carga.
Con este software puede imprimir su parte de carga y descarga, listo para firmar en el destino.
Desde la ficha de orden de carga se registran fechas y horas de carga y descarga, destino,
cantidad, número de albarán, peso, tipo de mercancía, bultos y precios.
Figura 30: Pantalla Órdenes de Carga en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
Una vez firmado en el destino, se registran los datos en la ficha. Con esto se cubren
cada una de las etapas de la distribución de cualquier tipo de mercancía.
Al realizar una nueva ‘’Orden de Carga’’ se importará la información registrada para la

Ruta, Cliente, Cabeza Tractora y Remolque y Conductor que a su vez se obtiene desde los
‘’Partes de Trabajo’’, la cual contiene todos estos datos y permite trasladarlos al generar dicha
orden de carga.

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4.4.16. GESTIÓN DE LA FACTURACIÓN
La correcta gestión de las facturas que la empresa emite a sus clientes es fundamental
para el control de las operaciones que realiza con ellos.
GENERADOR DE FACTURAS
Novatrans permite realizar de forma rápida una factura a nuestros clientes.
Mediante el generador de facturas, correspondiente a la Figura nº 31, se

seleccionan las fechas en las que se quiere facturar, el cliente, y el tipo de facturación. Con
esta información, Novatrans genera la factura en base a un diseño que previamente se ha
ajustado al modelo de la empresa, este modelo puede ser el que decida la empresa usuaria
de Novatrans o bien algún formato específico que precise la empresa cliente.
Figura 31: Pantalla Órdenes de Carga en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
Novatrans ofrece opciones avanzadas para generar facturas por viaje (una línea por
cada viaje), agrupadas por matrícula, por ruta, una factura por cada vehículo, por tipo de
mercancía, etc. También permite generar facturas únicamente con un origen, destino,
material, rango de vehículos indicados, etc. De esta manera permite a la empresa usuaria del
software facturar en base a los requerimientos de cada uno de sus clientes.
Como en apartados anteriores, para generar una factura, se importarán los datos
pertinentes de las fichas ‘’Viajes’’, ’’Rutas’’, ’’Vehículos’’, etcétera.

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Tras aceptar a generación de la factura, saltará una pantalla con la factura, con los
datos ya introducidos, debiéndose completar únicamente la Cuenta Corriente (con su código
IBAN correspondiente).
En la factura ya saldrán predeterminados los datos relativos a la fecha de cobro, así

como el domicilio fiscal, pues éstos ya vienen configurados en la ficha de clientes
correspondiente.
Las facturas generadas por Novatrans permiten a su cliente modificar y añadir

elementos, así la empresa podrá añadir su logotipo y modificar los datos pertinentes.
Pongamos como ejemplo que nuestra empresa cuenta con un cliente ‘’Cliente A’’ con
varias delegaciones dentro del territorio nacional, y que debemos facturar en base a las rutas
empleadas para abastecer a todas las delegaciones con las que estamos trabajando, en ese
caso, facturaremos por ‘’ Ruta-Factura’’, creando facturas diferenciadas para todas las
delegaciones con las que se realizan operaciones.
GESTIÓN DE FACTURAS
Tan importante como emitir las facturas a nuestros clientes, es el control de la

gestión de cobros. Para esto, y a través de las facturas emitidas a nuestros clientes,
nos encontraremos con un completo listado que detalla el número de facturas emitidas a ese
cliente, el importe de las mismas, el importe ya cobrado y el pendiente de cobrar, el
vencimiento correspondiente a cada una de ellas, su fecha, así como la certificación de
subcontratas, en el caso que corresponda.
Estos datos podrán ser modificados y exportados a un documento de Excel.
Con este complejo registro de la facturación realizada a nuestros clientes, podremos

seguir de una forma más sencilla los posibles impagos que éstos tengan en sus facturas.
4.4.17. GESTIÓN DE LA TESORERÍA
FACTURAS DE PROVEEDORES
Resulta fundamental para una empresa, independientemente de su tipología y del

sector en el que desarrolle su actividad profesional, gestionar sus compromisos de
pago con los proveedores que le abastecen de productos y servicios de todo tipo.
Novatrans permite realizar las facturas que deben abonarse a los proveedores.
Gestiona las facturas para que éstas queden registradas en la empresa. Al crear una factura
de proveedores, deberemos determinar cuál es el tipo de gasto y el pago del mismo para

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llevar un control exhaustivo de la tesorería de nuestra empresa, marcándose si la factura se

encuentra o no pagada.
En la factura, introduciremos los datos relativos a su fecha de emisión, de recepción,

de introducción de la misma en Novatrans, así como su vencimiento. Automáticamente,
Novatrans aplicará a qué período se imputa cada una de estas facturas generadas. También
se rellenará en número de factura aquel que la empresa proveedora designe para la factura
en cuestión.
Se deberá seleccionar a qué proveedor corresponde importando los datos del mismo
del listado ‘’Proveedores’’. La factura se podrá aplicar a períodos y a actividades concretas,
imputándose el gasto a dicho período y actividad o área de la empresa.
En el caso de que dentro de la factura aparezcan distintos conceptos o partidas,

podrán detallarse cada uno de éstos con su precio, cantidad y descuentos correspondientes,
así como el tipo de IVA asociado a cada una de estas partidas.
Dentro de cada factura, se seleccionará (en el caso de que lo hubiera), el porcentaje

del importe de la factura que el proveedor destina en concepto de IRPF (retenciones).
Con el registro de la factura en Novatrans, podremos determinar todos los pagos

efectuados para dicha factura.
Todas las facturas de proveedor que se introduzcan en Novatrans quedarán

registradas en un listado, permitiéndose un filtrado en la barra de búsqueda por cliente,
importe, código, etcétera.
Desde el listado de proveedores aparece una opción introducida recientemente que

permite duplicar una factura de proveedor concreta, lo cual resultará muy útil para facturas de
proveedores con una estructura al ahorrar tiempo en su realización, (facturas de pago
periódico tipo telefonía, alquileres, leasings, créditos…). Al duplicar la factura únicamente
deberán modificarse fechas, concepto e importe.
Por otra parte, Novatrans permite importar los datos de los ‘’Partes de Taller’’, ‘’Otros
Gastos’’,… de manera directa a una factura, asociándose así el gasto generado por un
determinado vehículo con la factura del proveedor, manteniendo importe y concepto de esta
forma.
Nuestra empresa, como usuaria de Novatrans, tendrá registrado como proveedor a

Solbyte. Supongamos que la factura que estamos introduciendo en Novatrans es de fecha
01/06/2014, la misma se imputará a Junio de 2014, (dato aportado directamente por
Novatrans al completar la fecha de la factura). Seleccionaremos como proveedor desde el
icono correspondiente a Solbyte. Ponemos como concepto ‘’Mantenimiento de software’’,

65
determinamos las posibles partidas relacionadas con el mantenimiento de Novantrans, como

pueden ser consultas, mejoras…Aplicaremos el gasto ocasionado a un período concreto, por
ejemplo todo el mes de Junio, y aplicaremos el importe a la actividad ‘’Nave Valladolid’’.
Figura 32: Pantalla Factura de Proveedores en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
COBROS Y PAGOS
Para la adecuada gestión de la tesorería de nuestra empresa deberemos llevar a cabo

un registro todos los cobros o pagos que nuestra empresa haya recibido de una empresa
cliente o haya abonado a otra empresa proveedora.
Así, continuando con el ejemplo anterior, desde la realización de la factura de

proveedores de Solbyte, podemos hacer doble clic en el botón verde añadiendo un pago a
nuestro proveedor. Podremos concretar la forma de pago, por ejemplo ‘’por domiciliación
bancaria’’, y la entidad donde nos pasan la misma.
Podrán recogerse todas las transacciones ordenadas por cobro o pago, por forma de
pago (cheque, transferencia, pagaré, efectivo, confirming o domiciliado), así como visualizarse
por fecha, fecha de vencimiento, importe, etc.
Al introducir un nuevo cobro/pago, se indicará la fecha en la que se emite la orden de

cobro/pago, así como su vencimiento y cuando se produzca la corriente monetaria, es decir,
el adeudo.

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Dado que la mayoría de las empresas emplear varias cuentas bancarias, en muchas
ocasiones de varias entidades bancarias distintas, deberá indicarse en cuál de todas con las
que trabaja la empresa se producirá el abono del cobro o el cargo del pago en cada caso.
Podrá definirse en el caso de los cobros, si éstos ya se han producido, si se han

negociado con una entidad bancaria, si han sido exportados, o en el peor de los casos si se
confirma el impago por parte de un cliente.
Además, también podremos crear órdenes de pago para hacérselas llegar a los
proveedores, algo empleado especialmente en el caso de que el pago al proveedor se
produzca con pagarés o cheques. En estos casos también deberá figurar el número de
cheque o pagaré.
Por otra parte, en este apartado podrán incluirse aquellos anticipos que la empresa
aporte a sus proveedores, así como aquellos que le proporcionen sus clientes, de esta forma
cuando llegue el vencimiento de la factura, se descontará el anticipo del importe total de ésta.
Figura 33: Pantalla Cobros/Pagos en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
CAJAS
Al igual que la empresa puede realizar pagos y cobros a través de entidades

bancarias, también puede optar por realizar dichas operaciones en efectivo, en cuyo caso no
debe dejar de registrarlo, pues Novatrans permite la creación de cajas ficticias en las que
debe registrarse su importe en su momento de creación así como los movimientos
relacionados con las mismas.

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Si en el caso de la factura anterior de Solbyte se hubiera acordado con la empresa

realizar el pago en efectivo, debería determinarse de qué caja de las que tiene creadas
nuestra empresa se extrae el importe de dicha factura.
4.4.18. ESTUDIOS ESTADÍSTICOS
Novatrans ofrece a sus clientes la posibilidad de realizar estadísticas acerca de los

consumos, los beneficios, la facturación y otros parámetros que le permitan observar la
marcha de la empresa. Estas estadísticas se basan en los datos reales de la empresa y
pueden ser exportadas a Excel y estudiadas a través de gráficas, que harán el estudio de los
parámetros más intuitivos visualmente.
 Consumo Gasoil: Se analiza el consumo medio de los vehículos de gasoil. Con el

informe del consumo de gasoil, se puede mostrar tanto el consumo medio de gasoil
como el de carburante Ad Blue. La información que se muestra agrupa los campos:
vehículo, kilómetros recorridos, litros suministrados, litros a los 100 kilómetros, e
importe a los 100 kilómetros.
 Beneficios (Gastos e Ingresos): En este listado se muestran los gastos de cada

vehículo agrupado por tipo de gasto y los ingresos. Según la opción que se escoja,
este beneficio se mostrará por kilómetro, tonelada u hora. Gastos e ingresos se
extraen de las fichas ‘’Partes de trabajo’’ y ‘’Partes de taller’’, así como todos los
gastos que se imputen a vehículos.
 Facturación Mensual: En este informe se muestra la facturación de cada cliente,

agrupada por meses a lo largo del año. Así podrá apreciarse la trayectoria de cada
cliente y su tendencia a lo largo del tiempo. También podrá ponderarse el peso de la
facturación de cada uno de ellos en el total de la facturación de la empresa.
 Partes de Trabajo: En este listado se muestra toda la información de los viajes que se
han realizado. Se puede hacer búsquedas por cliente, vehículo, conductor, ruta,
origen, destino, etc.
4.4.19. UTILIDADES IMPLEMENTADAS COMO AYUDA AL USUARIO
AVISOS
Imaginemos que nuestra empresa debe realizar el pago trimestral del IVA
correspondiente al segundo trimestre como fecha tope el 20 de Julio del presente
año 2014. Podemos configurar un aviso para recordarnos esta obligación tributaria
por ejemplo con un mes de antelación a esta fecha límite.

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Figura 34: Pantalla Avisos en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
Novatrans permite a las empresas usuarias de su software la posibilidad de crear

avisos relacionados con lo que estimen oportuno (revisiones, vencimientos…). Los avisos se
fijarán para un día y hora determinados o bien con posibilidad de repetición en el tiempo. Una
vez creados podrán activarse o desactivarse, y como en submódulos anteriores, aparecerán
en un listado pudiendo ser filtrados a través de la barra de búsqueda por el nombre que se le
haya dado a dicho aviso.
Además, esta opción permite seleccionar a qué perfil o usuario debe saltarle este
aviso, pudiéndose discriminar entre los distintos usuarios de Novatrans o bien aplicar el aviso
a todos ellos.
AVISOS PREDEFINIDOS
Imaginemos que nuestra empresa ficticia tiene un contrato de renting para el vehículo
‘’Y’’, y que el contrato de mantenimiento asociado al mismo se mantendrá vigente únicamente
hasta agosto de este año. Podremos configurar un aviso para renovar el contrato o realizar las
gestiones oportunas con respecto a este vencimiento, teniendo en cuenta estos plazos.
Además de los avisos que puede configurar la empresa de los cuales hemos hablado
en el submódulo anterior, Novatrans ofrece a modo orientativo algunos de los avisos que una
empresa del sector transportes puede precisar para su mejor funcionamiento, ellos son
referidos a los conductores (su formación, permisos, contrato, reconocimientos médicos,
etcétera) y a los vehículos (ITV, Tacógrafo, Tarjeta de transportes, permisos de dicho vehículo
como mercancías peligrosas, ADR…, así como algo tan esencial como el seguro obligatorio).
Permite configurar el número de días de antelación hasta el vencimiento con el que el

programa debe avisar así como las horas en las que deben producirse esos avisos.

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Figura 35: Pantalla Avisos Predefinidos en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
DATOS MAESTROS
Este submódulo permite a la empresa obtener una visión general de todas las
informaciones que haya insertado en Novatrans. Así, puede observar mediante un filtro el tipo
de información que busca: asistencia, dirección, entidad denunciante, forma de pago,
mercancía, programas de contabilidad, responsabilidad del siniestro, divisas, tipo de dieta, etc.

70
Figura 36: Pantalla Datos Maestros en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
Dentro de cada uno de estos conceptos se concretará a qué está referido cada uno de
ellos.
Podrán modificarse, eliminarse o añadirse tantos como se precise.
EXPORTACIÓN CONTABLE
Figura 37: Pantalla Exportación Contable en Novatrans (Fuente: elaboración propia)

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Ya se ha descrito en los submódulos anteriormente analizados (Como Proveedores,

Clientes, Mercancías…) que al crearse cada una de las fichas, automáticamente Novatrans
generaba una subcuenta contable acorde a cada uno de ellos.
Novatrans permite que todos estos datos puedan ser exportados a softwares
específicos de contabilidad como Contaplus, A3, Golden… De esta manera, las empresas
usuarias pueden realizar la contabilidad de una forma más ágil y evitando la duplicidad de
datos y esfuerzos.
IMPORTACIÓN
Novatrans permite importar ficheros de Excel y Access de diversos programas de

gestión del gasoil, como por ejemplo GK7, Self Service Management, RESSA Y RESSA
Excel, SOLRED, CEPSA, entre otros.
Para ello, sólo se debe seleccionar el documento que se genera con su habitual
programa de gestión de gasoil en “Ruta”, y seleccionar una fecha concreta. De esta manera,
la empresa tendrá acceso a los gastos de gasoil y el consumo medio, en Novatrans.
Al igual que la opción de exportar, importar estos datos de soportes informáticos

externos permite a la empresa ahorrar gran cantidad de tiempo y esfuerzo.
Figura 38: Pantalla Importación en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
COPIA DE SEGURIDAD
Desde este submódulo la empresa usuaria de Novatrans podrá realizar una copia de
seguridad de todos los registros que haya almacenado con programa. Así, podrá realizar

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cambios de forma segura, ya que no se perderán los registros anteriores, permitiendo trabajar
con todos los datos sin riesgo alguno. Basta con seleccionar la opción “Copia de seguridad”
en el menú de “Utilidades.
Figura 39: Pantalla Copia de Seguridad en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
NOTIFICACIONES
Durante la realización de este TFM, al instalar la última actualización del sistema ERP
Novatrans, ha aparecido una nueva opción, muy interesante y útil para las empresas usuarias
de este software.
Como todas las empresas desarrolladoras de sistemas ERP, Solbyte en su última

actualización, ha incluido un apartado denominado ‘’Notificaciones’’.
Este submódulo busca una mayor interrelación entre los usuarios de Novatrans y la
empresa desarrolladora de dicho software, permitiendo a las empresas usuarias notificar en el
mismo momento que se produzcan a través del propio software las posibles incidencias que
puedan producirse durante el uso del mismo, así como enviar las consultas que puedan
precisar los trabajadores de las empresas usuarias de Novatrans, o las posibles notificaciones
que deba conocer el soporte técnico de este ERP.
4.4.20. ANÁLISIS DE LA RENTABILIDAD
Este es uno de los módulos más recientes que ha integrado en su estructura

Novatrans. Dentro de este apartado encontramos el submódulo denominado ‘’Rentabilidad’’.

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Figura 40: Pantalla Rentabilidad en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
Este submódulo surge de la importancia para la gestión de una empresa de transporte

de conocer la rentabilidad de las rutas con las que trabaja.
Gracias a esto, es posible conocer cuál es la rentabilidad de cada trayecto,

estimándose a través de parámetros reales el beneficio que le proporciona a la empresa cada
una de las rutas.
Para ello, se importarán los datos desde el fichero ‘’Rutas’’ para estudiar la ruta en
cuestión; se tendrán en cuenta los kilómetros que supone cada una de ellas, así como el
precio del gasoil y los gastos derivados del uso del vehículo, seleccionándose en cada caso el
vehículo dentro del listado ‘’Vehículos’’ asociado con esa ruta, incluyéndose entre estos
gastos los de taller, multas, seguros, gastos de personal asociados a la ruta, el salario del
conductor que habitualmente la realiza, la amortización del inmovilizado, etcétera.
Novatrans integra todo un completo sistema de control de flotas específico para

empresas de transporte, agencias, empresas portacoches, entre otras.
Con este apartado, la empresa podrá determinar las rutas que le resultan más
rentables y cuáles son aquellas con las que el margen de beneficios es menor, e incluso en
determinados casos negativo, de una forma rápida y sencilla, pues no será necesario que
introduzca nuevos datos, sino que se partirá para el análisis de rentabilidad de cada una de
las rutas de datos ya registrados en Novatrans. Gracias a este estudio, nuestra empresa
podrá por ejemplo, destinar más recursos a la ruta Burgos-Valladolid, y menos a la ruta que
relaciona ‘’Valladolid- Cáceres’’.

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A partir de este submódulo, la empresa determinará cuáles son los ingresos, gastos y
beneficios obtenidos por cada una de las rutas, así como el ingreso por kilómetro recorrido
aportado por cada una de ellas.
4.4.21. AYUDA
Figura 41: Pantalla Ayuda en Novatrans (Fuente: elaboración propia)
El último de los módulos de Novatrans es el de Ayuda al usuario de este software.
Aquí se encuentran los manuales para facilitar la gestión de la actividad habitual de

una empresa del sector transportes, una encuesta de satisfacción ofrecida por Novatrans a
sus usuarios para poder analizar posibles deficiencias de dicho software, así como
actualizaciones del mismo.
MANUALES
Aquí podrán encontrarse una serie de manuales útiles para la gestión de una empresa
de transporte. Éstos son:
 Manual de conducción eficiente para conductores de vehículos industriales:

Reúne una serie de indicaciones para que los chóferes optimicen el uso del
combustible en el desarrollo habitual de sus tareas de reparto.
 Manual de Gestión del combustible en flotas
 Manual de AEAT- Gasóleo Profesional : Esta manual pretende facilitar los trámites a
las empresas dedicadas al sector del transporte derivados de la normativa tributaria
contemplada en la página web de la Agencia Tributaria en el siguiente enlace :
http://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio_es_ES/Aduanas_e_Impuestos_Es
peciales/Impuestos_Especiales/Gasoleo_Profesional/Introduccion/Fundamento.shtml

75
-‘’El actual artículo 52 bis de la Ley 38/1992, de 28 de diciembre, de Impuestos

Especiales, regula la devolución parcial del Impuesto sobre Hidrocarburos por el
gasóleo de uso profesional, tanto por lo que se refiere a la devolución del tipo estatal
general de este impuesto como, en su caso, del tipo autonómico.’’
-‘’Anteriormente esa devolución estaba contemplada en la Ley 36/2006, de Medidas

para la prevención del fraude fiscal, de 29 de noviembre, que modifica la Ley 38/1992,
de 28 de diciembre, de Impuestos Especiales, y en la Ley 24/2001, de 27 de
diciembre, por la que se aprueba el Impuesto sobre las Ventas Minoristas de
Determinados Hidrocarburos.’’
4.4.22. BOTONES BÁSICOS EN NOVATRANS
Para todas las tareas ofrecidas por este software, los usuarios se encontrarán con los
siguientes botones. He aquí una leyenda con todos y cada uno de ellos.
Figura 42: Botones Básicos en Novatrans (Fuente: elaboración propia)

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77
5. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DE UN
ERP
5.1. Organizar el proyecto:

Para comenzar con este primer paso para la implementación del sistema ERP en
nuestra empresa, lo primero que deberemos conocer es si nuestra empresa realmente precisa
un sistema complejo, como es un sistema ERP, o si por el contrario con un software de
administración le resultaría suficiente. Debemos considerar los elevados costes asociados no
sólo a la implementación, sino también a su posterior mantenimiento del software.
Además, como ya se mencionó en el primer capítulo, los costes del fracaso de este
proyecto son muy elevados, por ello a la hora de organizar el proyecto es necesario seguir de
forma ordenada todos y cada uno de los pasos necesarios para implementar el sistema ERP
en nuestra empresa con éxito.
La organización parte de la base del planteamiento de qué queremos para nuestra

empresa, de qué manera lo queremos, y tener claro de qué forma rompe este nuevo objetivo
con el que hasta ahora nuestra empresa ha seguido.
5.2. Definir las medidas de desempeño

Una vez determinada la necesidad de implementar en nuestra empresa un sistema
ERP, deberemos determinar cuáles son las actividades a realizar para llevarlo a cabo. Se
debe detallar todos y cada uno de los pasos, sin dejar ningún cabo suelto, y concretar la
cantidad económica destinada para el proyecto de implementación (es decir, presupuestar el
proyecto), y la cantidad de recursos humanos que necesitaremos para la ardua tarea en la
que consiste esta implementación.
5.3. Crear un plan inicial detallado del proyecto

En base a la fase anterior, destinada a reconocer las actividades necesarias y
presupuestar la realización de las mismas, surge esta fase.

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Como en todo proyecto, la implementación de un Sistema ERP implica una adecuada

distribución del tiempo, de la mano de obra y sus funciones así como de los recursos
económicos. Para optimizar todos ellos, debe planificarse de manera detallada y con
horizontes temporales concretos para cada actividad, todas las tareas necesarias para la
implementación del sistema ERP, concretando para cada una de ellas tanto las cantidades
monetarias precisadas como las horas de mano de obra empleadas.
5.3. Capacitar al equipo para el proyecto

Los sistemas ERP se tornan aún a día de hoy como algo novedoso para muchos, por
ello las empresas deben invertir en formación para capacitar a sus empleados para la
realización de sus quehaceres diarios del nuevo software. La capacitación debe de incluir a
todos y cada uno de los miembros de la empresa y ser capaz de sortear las posibles
reticencias que a veces puedan surgir entre los empleados, especialmente los que consideren
que el antiguo sistema era mejor que el nuevo.
5.4. Revisar la integridad de la base de datos
La integridad de la base de datos, constituye uno de los pasos más importantes en la

implementación de cualquier sistema de información, pero en especial de los sistemas ERP
por convertirse en este caso en el eje central del proceso al ser precisamente la encargada de
almacenar, distribuir y reportar la información que se va a manejar en los distintos niveles de
la organización. Es por ello hay que verificar que los datos que van a incorporarse están
completos y correctos.
5.5. Instalar el nuevo hardware

En muchas ocasiones, la llegada del nuevo software implicará además la renovación
de los equipos informáticos de la empresa si los requerimientos del sistema ERP no coinciden
con los del hardware hasta entonces empleado
5.6. Instalar el nuevo Software (montar sala piloto)

La configuración e instalación del nuevo software en la empresa deberá realizarse
gradualmente, para poder detectar los posibles errores o contratiempos y hacerlos frente de
manera aislada, de esta forma, no se causarán trastornos en la organización a nivel global, si
no en una pequeña parte de ella. Conforme se vayan eliminando las posibles deficiencias y

79
errores propios de esta fase del proceso, podrán extenderse las tareas de implementación a
las distintas áreas del entramado interno de la empresa.
5.7. Entrenamiento sala piloto

La formación teórica nunca resulta suficiente ni debe suplir la formación práctica
cuando se trata de la implementación de un sistema ERP en una empresa. Por ello, es
conveniente que conforme se va instalando el nuevo software, se permita al personal
conocerlo de cerca y emplearlo de manera gradual hasta que finalmente puedan operar de
manera normal con éste.
5.8. Integración de datos

La integración de datos consiste en la recopilación de la información proveniente de
diferentes fuentes o departamentos, que hasta el momento no hubieran sido organizados.
Esto se convierte en la base del funcionamiento del sistema, pues es precisamente la
compilación de los datos el fin del sistema ERP.
5.9. Ejecución
Tarea final y clave para la implentación del sistema ERP en nuestra empresa,
consistente en emplear de forma habitual y para todas las áreas de la organización el software
elegido como sistema ERP. Cualquier desviación o problema que haya surgido en cualquiera
de las fases anteriores del proyecto y que no se haya solucionado a tiempo puede suponer el
fracaso de todo el proceso.
5.10. Mejora continua

Tener un registro completo del desarrollo del proyecto, hacer una continua
retroalimentación de éste e implementar un sistema de mejora continua son las bases del
éxito del complejo procedimiento de implementación del ERP y de su buen mantenimiento a lo
largo del tiempo. Como ya se ha dicho en los primeros capítulos de este TFM, un sistema
ERP es un ente dinámico dentro de la empresa, y por ello no debe ejecutarse su
implementación y finalizarse el proceso con ello.
La formación, la actualización del software y el mantenimiento de las bases de datos

es clave para que la costosa inversión que supone el proyecto sea amortizada y bien
empleada por la empresa.

80

81
6. ESTUDIO ECONÓMICO
6.1. TIPOS DE COSTES A TENER EN CUENTA

En esta sección se desarrolla el estudio económico del proyecto de implementación de
un sistema ERP de tipo propietario para una Pyme, a fin de determinar los costes derivados
de su realización.
La elección de un sistema ERP de tipo propietario y no de uno opensource se basa en

las mejores condiciones que éstos ofrecen respecto a compatibilidad con los equipos y a las
garantías que el autor del sistema ofrece en cuanto a las incidencias que puedan surgir
durante el uso de éstos.
Cualquier empresa que determine la realización un proyecto de implementación de

este tipo de software deberá contar con una serie de costes, los cuales pueden agruparse en
dos categorías:
 Coste de los materiales
 Coste de personal
6.1.1. COSTE DE MATERIALES
 Licencias de software: Generalmente los costes de las licencias vienen a suponer

entre un 15 y 30% del coste de un proyecto de implantación de un ERP.
 Costes de Infraestructura: El hardware, las redes, los costes de comunicación y todo

el equipamiento necesario para que el sistema ERP pueda funcionar se incluyen en
este apartado. También se incluye en esta partida los servidores donde se aloja la
aplicación principal, los costes de la conexión a internet, pasando por la parte
proporcional de los costes de cada terminal desde los que se accede al sistema.
 Coste de mantenimiento: A la hora de decantarse por un sistema ERP, las empresas

deben tener en cuenta que este implicará dos tipos de costes básicos si quiere
aprovechar la inversión: por un lado, nos encontramos con los costes de
implementación (licencias, hardware, formación inicial...) y por otro los costes de
propiedad (costes ampliación, actualización y de mantenimiento del sistema durante
toda su vida útil). Los costes de mantenimiento pueden llegar a suponer a largo plazo

82
hasta el 30% del coste total de propiedad, por ello es importante a la hora de
decantarse por uno u otro software considerar todos estos costes que suponen un
continuo goteo de gastos en el tiempo en la empresa.
 Costes de actualización y ampliación: Son los otros dos principales componentes

del coste de propiedad. Los cambios en la tecnología, las variaciones en operaciones
de la empresa y las nuevas circunstancias de cualquier tipo que puedan requerir
cambios y ampliaciones en nuestro sistema ERP.
En este sentido, muchas empresas desarrolladoras de sistemas ERP, ofrecen a las

empresas usuarias que tengan en vigor contratos de mantenimiento con ellas precios
especiales e incluso determinadas actualizaciones gratuitas, por esto es importante
tener en cuenta no sólo el sistema que va a adquirirse, sino los servicios postventa que
la desarrolladora pueda ofrecer.
 Costes de formación: Servicios y materiales necesarios para las tareas de

capacitación del personal de la empresa que le permitan aprender a emplear el nuevo
sistema con el que deberá realizar sus tareas diarias. Lo aconsejable es que la
formación sea realizada tanto en el momento de implementación del software y a las
entradas de nuevos empleados en la empresa, como durante toda la vida útil del
sistema ERP, para que la plantilla de la empresa y principal usuaria del mismo, sea
capaz de lidiar con todos los cambios que tengan lugar con las posibles ampliaciones,
modificaciones y actualizaciones.
6.1.1. COSTES DE PERSONAL
En este apartado incluiremos tanto los costes de personal ajeno a la empresa

(formadores e ingenieros informáticos principalmente) como el coste propio del personal de la
empresa; esto no significa que se amplié la plantilla de la empresa, si no que se genera una
especie de coste de oportunidad referido a que, mientras por ejemplo los administrativos de la
empresa durante las horas que se dedican a la formación para adaptarse al nuevo sistema
ERP, dejan de realizar las tareas propias de su puesto. Este coste de oportunidad es muy
complejo de cuantificar, pero lo cierto es que existe.

83
6.2. ESTIMACIÓN DEL COSTE DE UN SISTEMA ERP
 Costes asociados al sistema ERP
TIPO DE COSTE2 IMPORTE
LICENCIA 1900€
CONFIGURACIÓN DE PUESTO 300 €/PUESTO
ADAPTACIÓN DE LOS DISEÑOS 250€
FORMACIÓN PRESENCIAL INICIAL 50 €/ALUMNO
FORMACIÓN ONLINE INICIAL 250€
CUOTA DE MANTENIMIENTO ( OPCIONAL) 50 €/MES
Imaginemos que:
o Se realiza un contrato de mantenimiento con la empresa desarrolladora del sistema

ERP adquirido. La cuota de mantenimiento mensual incluye: Resolución de incidencias
y problemas graves del sistema, mantenimiento a través de nuevas mejoras y
actualizaciones periódicas, y asistencia telefónica ilimitada.
o En la empresa existen 8 empleados que van a trabajar con el nuevo sistema.
o Se deben configurar esos 8 ordenadores que van a emplear estos 8 empleados.
2
Basado en datos reales de implementación de un sistema ERP

84
 Costes de Infraestructura para poder integrar el nuevo sistema en la empresa
TIPO DE COSTE IMPORTE
SERVIDOR 1300€
ACTUALIZACIONES DE LOS EQUIPOS INFORMÁTICOS 950€
ADQUISCIÓN NUEVOS EQUIPOS INFORMÁTICOS 2100€
Supongamos que:
o Se adquieren 3 equipos nuevos (los anteriores están tan obsoletos que no es posible
realizar actualizaciones para adaptarlos al nuevo ERP adquirido por la empresa).
o Se requieren los servicios de un ingeniero informático para actualizar los 5 puestos

restantes. Los equipos están en buenas condiciones pero no tienen instaladas las
versiones ni los soportes informáticos necesarios para emplear el sistema ERP
adquirido.
Teniendo en cuenta todos estos gastos, este es el coste estimado para la

implementación y mantenimiento durante un año de un sistema ERP:
 Licencia .......................................................................................................... 1900€
 Configuración de 8 puestos ............................................................................ 2400€
 Formación presencial inicial de 8 empleados .................................................. 400€
 Formación online inicial................................................................................... 250€
 Cuota de mantenimiento para 1 año ............................................................... 600€
 Adquisición del servidor .................................................................................. 1300€
 Actualizaciones de Equipos Informáticos ........................................................ 950€
 Adquisición de Nuevos Equipos Informáticos ................................................ 2100€
TOTAL ............................................................................................................ 9900€

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7. CONCLUSIONES Y TRABAJO FUTURO

Derivado del incremento de la competencia en los mercados y de los avances
tecnológicos de los últimos tiempos, en la actualidad cada vez más empresas recurren al uso
de sistemas capaces de controlar todas sus áreas de negocio creando una base de datos
común a todas ellas y administrando convenientemente esa información; estos sistemas son
los denominados ERP. Este tipo de softwares aportan un gran valor añadido a las empresas
que se deciden a implantarlos en sus estructuras porque aportan solidez al sistema
organizativo y mejoran la imagen externa de la empresa.
Con este TFM se ha pretendido destacar la importancia de los sistemas ERP para la
facilitar la gestión empresarial en las distintas áreas de las organizaciones, así como su
continuo auge en empresas de todo tipo, con independencia de su tamaño y del sector en el
que operen.
Las ventajas que aportan a las organizaciones que emplean estos sistemas, superan
ampliamente a las desventajas que puede suponer su implementación, siempre y cuando se
cuiden las formas en las que el proyecto se desarrolle y se tome conciencia a nivel
organizativo del cambio en la cultura empresarial que supone la integración de un sistema
ERP en sus tareas diarias.
Los sistemas ERP son aún productos muy jóvenes, y los expertos los auguran una
larga trayectoria en los próximos años, puesto que manejan grandes cantidades de
información crítica de una forma rápida y eficiente. Se espera que con el paso de los años, los
ERP se vayan simplificando, tanto en lo respectivo su implementación como en su alineación
con los procesos de negocio.
Por otra parte, una de las principales trabas para la implementación de un sistema
ERP en la actualidad, son sus elevados costes, los cuales se considera que irán a lo largo del
tiempo ajustándose, como sucede con cualquier producto que se generaliza en el mercado.
Además, los CEO’s (Chief Executive Officer) de las principales empresas

desarrolladoras estiman que cada vez más softwares de estas características emplearán los
servicios informáticos en la nube, ofreciendo internet como un soporte más de grandes
dimensiones para almacenar todos sus datos, sistemas de seguridad empleando el
reconocimiento de los usuarios por voz, así como la apuesta más fuerte: la analítica
predictiva.

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En el caso que se ha analizado en este TFM, Novatrans, se busca determinar los

beneficios y las múltiples opciones que ofrece un sistema ERP especializado para una
empresa dedicada a las actividades de transporte, distribución y picking. Como se puede
apreciar a lo largo del apartado dedicado en este software, la implementación de este sistema
requiere de la introducción y gestión de todos y cada uno datos requeridos en cada
submódulos que lo compone. Todos los apartados con los que trabaja Novatrans están
interrelacionados entre sí y ofrecen a la empresa usuaria la posibilidad de contar con una
base de datos fiable y actualizada.
Novatrans permite realizar la gestión interna de todas las áreas que componen una
empresa de estas características, atendiendo a las peculiaridades de las mismas (gestión de
los conductores, vehículos de la empresa, seguimiento del mantenimiento de los mismos,
creación de las distintas rutas, inventarios del almacén, gestión de los artículos…).
Se propone como trabajo futuro el análisis de un sistema ERP en esta misma línea,
dedicado a empresas que operen en la logística del transporte, pero de tipo Opensource.
Con todo lo expuesto, se observa que sin duda, una vez más, la tecnología se
impondrá consiguiendo crear sistemas de información cada vez más potentes, que
continuarán mejorando con los años, y que obligarán al capital humano de las empresas a
actualizarse de continuo en estos ámbitos, convirtiendo a los trabajadores de las empresas en
grandes gestores de enormes cantidades de información.

87
8. BIBLIOGRAFÍA
Bibliografía
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implantación: ERP”, Ediciones Gestión S.A.
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88
 Informática Hoy: Sap R/3 como uno de los mejores ERP del mercado. Recuperado
Junio 2014.
http://www.informatica-hoy.com.ar/sap/SAP-R3-Uno-de-los-mejores-ERP-del-mercado.php
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 Universidad de Cauca. Metodología para la implementación de sistemas ERP.

Recuperado Julio 2014
http://fccea.unicauca.edu.co/old/erp.htm
 Computing.es Noticias. El futuro inmediato del ERP. Recuperado Julio 2014
http://www.computing.es/erp/noticias/1064866004401/futuro-inmediato-erp.1.htmlfuturo-
inmediato-erp.1.html
 Sapmania. SAP: Sistemas, Aplicaciones y Productos. Recuperado Junio 2014.
http://www.hacienda.go.cr/centro/datos/Articulo/SAP.doc.
+ MANUAL NOVATRANS (EN CD)

89
9. ANEXOS
CONFIGURACIÓN DEL ERP

USUARIOS
Desde este submódulo puede administrarse el acceso al software. Se podrán

crear tantos usuarios como nuestra empresa estime oportuno. Dependiendo de los permisos
que se le hayan concedido previamente, se mostrarán para cada uno de los usuarios unas u
otras opciones y módulos. Así, el administrador del programa tendrá pleno acceso a todas y
cada una de las aplicaciones, mientras que otra persona tendrá acceso limitado a ciertos
módulos. El Administrador es la persona que en Novatrans tiene todos los permisos de
modificación, inserción o eliminación de datos o archivos dentro del software.
Pongamos por ejemplo en nuestro caso que la figura de Administrador de Novatrans

corresponde con la ‘’Categoría de Conductores’’ denominada ‘’Gerente’’, y que los
administrativos tienen usuarios limitados que por ejemplo, tienen limitado el acceso al estudio
de rentabilidades, o a determinados contratos. Esto permite garantizar a nuestra empresa
como usuaria de Novatrans la privacidad de determinados datos y/o módulos que puedan
contener datos sensibles.
PREFERENCIAS
En este submódulo la empresa usuaria podrá determinar la apariencia del

programa, seleccionando diferentes fondos de pantalla e iconos para la barra de accesos
directos. Novatrans permite su configuración personalizada, permitiendo que la empresa
usuaria suba al software sus propias imágenes para usarlas como fondo de pantalla. También
se puede modificar el estilo de letra, tamaño y demás detalles relativos a la apariencia del
programa.

90

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ESCUELA DE INGENIERÍAS INDUSTRIALES

PROYECTO FIN DE MÁSTER EN LOGÍSTICA

"Análisis y Puesta en Marcha de un

Tutor: Óscar M. González Rodríguez

VALVERDE RODRÍGUEZ,. CRISTINA

2. INTRODUCCIÓN A LOS ERP ........................................................................................................ 10

2.2. PRINCIPALES OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS ERP .......................................................... 10

2.3. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS ERP ..................................................................... 11

2.4. TIPOS DE ERP........................................................................................................................ 12

2.4.1. En función de su grado de especialización para la empresa usuaria: ........................... 12

2.4.2. En función de su coste, flexibilidades y garantías: ........................................................ 12

2.5. FACTORES A TENER EN CUENTA A LA HORA DE IMPLANTAR UN ERP ......................... 14

2.5.1. TAMAÑO DE LA EMPRESA USUARIA DEL SOFTWARE ........................................... 14

2.6. LA TECNOLOGÍA ................................................................................................................... 15

2.7. CAPITAL HUMANO ................................................................................................................ 15

2.8. VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP ......................... 16

2.8.1. VENTAJAS ..................................................................................................................... 16

2.8.2. INCONVENIENTES: POSIBLES OBSTÁCULOS Y LIMITACIONES ............................ 18

3. LOS SISTEMAS ERP MÁS EMPLEADOS..................................................................................... 20

3.1. SAP ......................................................................................................................................... 20

3.1.1. SAP/R3 ........................................................................................................................... 20

3.2. PEOPLESOFT ........................................................................................................................ 23

4. ESTUDIO DE UN ERP EN UNA EMPRESA DE LOGÍSTICA........................................................ 28

4.1. ¿QUÉ ES NOVATRANS? ....................................................................................................... 28

4.2. BENEFICIOS DE NOVATRANS PARA LA EMPRESA USUARIA .......................................... 28

4.3. ESTRUCTURA DE NOVATRANS........................................................................................... 30

4.4. IMPLEMENTACIÓN PRÁCTICA CON UNA EMPRESA FICTICIA ................................................................... 33

4.4.1. GESTIÓN DE LOS CLIENTES ...................................................................................... 33

VALVERDE RODRÍGUEZ,. CRISTINA

4.4.2 GESTIÓN DE LOS CONDUCTORES ................................................................................ 35

4.4.3. GESTIÓN DE CATEGORÍA DE CONDUCTORES, ....................................................... 36

4.4.4. GESTIÓN DE MULTAS .................................................................................................. 37

4.4.5. GESTIÓN DE PROVEEDORES .................................................................................... 39

4.4.6. GESTIÓN DE LAS FORMAS DE PAGO A EMPLEADOS............................................. 41

4.4.7. GESTIÓN DE SINIESTROS .......................................................................................... 42

4.4.8. GESTIÓN DE TARJETAS DE REPOSTAJE DE GASOIL ............................................. 43

4.4.9. GESTIÓN DE TELÉFONOS DE EMPRESA .................................................................. 44

4.4.10. GESTIÓN DE VEHÍCULOS ........................................................................................... 45

4.4.11. GESTIÓN DE ALMACÉN ............................................................................................... 46

4.4.12. GESTIÓN DE TALLER Y GASTOS ............................................................................... 49

4.4.13. GESTIÓN DE LA REMUNERACIÓN ............................................................................. 53

4.4.14. GESTIÓN DE LA LOGÍSTICA ........................................................................................ 55

4.4.15 . GESTIÓN DEL TRÁFICO ............................................................................................ 58

4.4.16. GESTIÓN DE LA FACTURACIÓN ................................................................................. 63

4.4.17. GESTIÓN DE LA TESORERÍA ...................................................................................... 64

4.4.18. ESTUDIOS ESTADÍSTICOS .......................................................................................... 68

4.4.19. UTILIDADES IMPLEMENTADAS COMO AYUDA AL USUARIO .................................. 68

4.4.20. ANÁLISIS DE LA RENTABILIDAD ................................................................................. 73

4.4.21. AYUDA ........................................................................................................................... 75

4.4.22. BOTONES BÁSICOS EN NOVATRANS ....................................................................... 76

5. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP ................................................................................ 78

5.1. ORGANIZAR EL PROYECTO: ........................................................................................................ 78

5.2. DEFINIR LAS MEDIDAS DE DESEMPEÑO ........................................................................................ 78

5.3. CREAR UN PLAN INICIAL DETALLADO DEL PROYECTO .................................................................... 78

5.3. CAPACITAR AL EQUIPO PARA EL PROYECTO ................................................................................. 79

5.4. REVISAR LA INTEGRIDAD DE LA BASE DE DATOS ........................................................................... 79

5.5. INSTALAR EL NUEVO HARDWARE ................................................................................................. 79

5.6. INSTALAR EL NUEVO SOFTWARE (MONTAR SALA PILOTO) ............................................................. 79

5.7. ENTRENAMIENTO SALA PILOTO ................................................................................................... 80