Procedimiento: Gestión de eventos críticos

Referencia: P-858-0010
Título: Gestión de eventos críticos
Revisión: 1
Departamento/Área: 858-Preparación y respuesta ante emergencia
Fecha de Elaboración: 17/02/2015
Estado: Vigente
Nº Total de Páginas: 8

Datos de la Edición anterior:

Título: N.A.
Referencia: N.A.
Revisión: N.A.

ÍNDICE
1.- Objetivo
2.- Alcance
3.- Referencias
4.- Definiciones
5.- Responsables
6.- Descripción
7.- Control de versiones
8.- Anexos

MODIFICACIONES REALIZADAS SOBRE LA VERSIÓN ANTERIOR

APARTADO CAUSA DE LA REVISIÓN

AFECTADO
N.A. N.A.
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1.- OBJETIVO

Contar con un procedimiento documentado que permita establecer las acciones

para:

a. Identificar y responder oportunamente ante amenazas y vulnerabilidades.

b. Responder oportunamente ante situaciones críticas para mitigar el impacto y
el efecto que estos eventos o situaciones puedan generar sobre las
operaciones o la imagen e la organización.
c. Realizar ejercicios prácticos y simulacros que prueben la eficacia de las
medidas de protección así como las medidas previstas para dar respuesta a
eventos críticos.
d. Investigar todos aquellos elementos del sistema que tuvieron relación,
directa o indirecta con la falla presentada.

2.- ALCANCE

A todas las áreas y personal del Grupo EULEN involucrado en el SIG (BASC).

3.- REFERENCIAS

a. Estándares de Seguridad BASC – Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada

Versión 4-2012, cláusula 4.4.7. – Preparación y Respuesta a Eventos
Críticos.

b. Glosario de Términos Norma y Estándares BASC

c. Procedimiento Simulacros (P-858-0009)

d. Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas (P-858-0014)

e. Documentos referidos en el Anexo A.

f. Orden de Puesto aplicable al CDS.

4.- DEFINICIONES 1

a. Evento Crítico

Acontecimiento imprevisto (relativo a un punto de transición en que alguna

propiedad sufre una pérdida de valor).

b. Plan de Emergencia

Es la respuesta integral que involucra a toda la empresa con el compromiso

de los directivos y empleados en permanente acción para responder
oportuna y eficazmente con las actividades correspondientes al antes,
durante y después de una emergencia.

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Glosario de Términos Norma y Estándares BASC
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c. Plan de Contingencia

Son los procedimientos alternativos al orden normal de una empresa cuya fin
es permitir el normal funcionamiento de esta, aun cuando alguna de sus
funciones de viese dañada por un accidente o incidente interno o externo.

d. Simulacro

Es la simulación de una situación de emergencia donde se busca recrear de

una manera ficticia, las dificultades que se generarían en una situación real.

e. Abreviaturas

Personal PER No aplica N.A.

Representante de la RED Comité BASC C-

Dirección BASC
Jefe de Seguridad BASC JS-BASC Coordinador del Sistema CSIG
Integrado de Gestión

5.- RESPONSABLES

a. Jefe de Seguridad BASC

(1) Recibir y clasificar el reporte de actividades sospechosas.

(2) Reportar a gerencia el incumplimiento de los procedimientos por parte
del personal operativo.
(3) Reportar los eventos críticos a las entidades respectivas (DIRANDRO,
DEA, BASC, Ministerio Público, Policía Nacional del Perú).
(4) Capacitar al personal nuevo en el cumplimiento del presente
procedimiento.
(5) Asegurar la implementación de acciones de mejora.
(6) Informar al Cliente, cuando el evento crítico afecte sus operaciones.

b. Jefe de Áreas, es responsable de:

(1) Implementar el presente procedimiento ante la presencia de un evento

crítico.
(2) Administrar la información del evento, de manera confidencial,
conjuntamente con el Comité BASC.
(3) Determinar las acciones correctivas o preventivas aplicables, para
prevenir la ocurrencia o recurrencia de eventos críticos.

c. Todo el personal de EULEN, es responsable de:

(1) Reportar inmediatamente de observar posibles eventos críticos, que

puedan repercutir en conspiraciones, tráfico o consumo de sustancias
ilícitas, lavado de activos, entre otras actividades ilícitas.
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(2) Reportar al Jefe inmediato superior, el hecho de ser contactado por

alguna persona a fin de solicitar complicidad en actividades de
sabotaje, narcotráfico, terrorismo o cualquier otra actividad ilícita que
comprometa a la empresa.
(3) Implementar las disposiciones establecidas en el presente
procedimiento.

d. El Comité BASC debe evaluar el evento crítico presentado y proponer las

acciones de mejora necesarias para que el evento no se vuelva a presentar.

6.- DESCRIPCIÓN

a. Consideraciones: Factores para reportar operaciones o situaciones

sospechosas

(1) Relacionados con Asociados de Negocios (Clientes o Proveedores):

(a) Origen y destino de la operación de comercio.

(b) Frecuencia de las operaciones.

(c) Valor y tipo de mercancías.

(d) Modalidad de la operación de transporte.

(e) Forma de pago de la transacción.

(f) Inconsistencia en la información proporcionada por el asociado de

negocios.

(g) Requerimientos que no son normales o que salen de lo

establecido.

(2) Relacionados con el personal:

(a) Inconsistencia de información.

(b) Requerimientos, acciones o conductas que no son normales o

que salen de lo establecido.

(c) Otros que se presenten.

(3) Los factores para reportar operaciones o situaciones sospechosas no

se requieren tener certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni
identificar el tipo penal, o que los recursos involucrados provienen de
tales actividades.
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b. Acción ante un evento crítico

Nº Resp Descripción Formulario

01 PER Comunicación de un evento crítico Reporte de
El personal, en caso presuma, reciba información, Incidente –
presencie o se cuente con evidencia objetiva sobre Vigilancia
un posible o real evento crítico, comunica el hecho, Privada
por el medio más rápido, considerando que:
- En oficinas EULEN.- Comunicar al JS-BASC o en
su ausencia al RED o CSIG.
- En Centro de Servicios.- Comunicar al CICO y al
Jefe Inmediato Superior, quienes coordinarán con
el JS-BASC la comunicación al Representante del
Cliente o a las autoridades correspondientes,
según los procedimientos establecidos en la Orden
de Puesto.
02 PER Accionar ante un evento crítico: NA
- Implementar las disposiciones establecidas como
planes de emergencia y contingencias, para cada
clase de evento crítico que pueda presentarse, las
cuales están establecidas el Anexo A. Si no las
hubiera, seguir las disposiciones que establezcan
los responsables de la cadena de mando de
EULEN.
- Todo personal ante un evento critico debe:
 Tener control de la situación, la misma que
debería ser aislada, cuando corresponda,
evitando que se manipule o que intervengan
otras personas que no sea de la cadena de
mando o autoridades especializadas.
 Mantener la confidencialidad del caso, sin emitir
opinión o juicio alguno. Toda evaluación debe
ser hecha por la cadena de mando o
autoridades especializadas.
 Una vez que se presente las autoridades de
EULEN, del Cliente o del Estado Peruano,
comunica los detalles del hecho y apoya en lo
que le fuera solicitado.
- El JS-BASC tiene que:
 Comunicar al Comité BASC, para apoyo en la
investigación interna.
 Efectuar las diligencias correspondientes con las
Autoridades del Estado Peruano, según
corresponda la situación.
 Participa con las autoridades en los procesos de
investigación y en todo aquello requerido para
las acciones correspondientes.
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Nº Resp Descripción Formulario

03 JS-BASC Reportar evento crítico Reporte de
- Registra el evento presentado en el formato Eventos Críticos
Reporte de Evento Crítico. Para ello, debe obtener
información y evidencias como fotografías, Control de
denuncias u otros reportes de la investigación. Eventos Críticos
Asimismo ingresa el evento en el formato Control
de Eventos Críticos.
- Convoca al Comité de Gestión para la evaluación
del evento.
04 C-BASC Evaluación del evento crítico Reporte de
- Se reúne para hacer la evaluación del evento, Eventos Críticos
donde:
 Determina el tipo de evento, si el evento fue
considerado como sólo sospecha o acto ilícito
(Conclusión), así como la clasificación (Ver
columna 1 – Tablas Anexo A).
 Realiza el análisis interno si éste tuvo como
consecuencia daño en las instalaciones,
personal, organizacional (imagen, económico,
entre otros).
 Determina la oportunidad de implementar
acciones de mejora, para el prevenir que el
evento sea real (en caso de sospecha) o sea
recurrente, de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento Acción Correctiva y Acción
Preventiva (P-858-0014).
05 CSIG Simulación de Eventos Críticos.- Formularios del
- Con la finalidad de realizar ejercicios prácticos y P-858-0009
simulacros que prueben la eficacia de las medidas
de protección así como las medidas previstas para
dar respuesta a eventos críticos se realizan
simulacros los cuales se programan y ejecutan de
acuerdo lo establecido en el procedimiento de
Simulacros (P-858-0009).

7.- CONTROL DE VERSIONES

Ver Est. Fecha Parte Afectada

- - - -
Incluir (I), Suprimir (S)

8.- ANEXOS

a. Anexo A: Planes de Emergencia y Contingencia para eventos críticos

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ANEXO A

PLANES DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIA PARA EVENTOS CRÍTICOS

1. EN SEDE OFICINA - PRINCIPAL

EVENTO EMERGENCIA Y CONTINGENCIA

- Paquete u objeto - Instrucción: Recepción de un sobre o paquete (I-858-0005-
sospechoso 0021)
- Llamadas - Instrucción: Llamadas Telefónicas Anónimas (I-858-0005-
telefónicas a 0019)
anónimas
- Huelgas / Pandillaje - Medidas de Seguridad Contra Secuestros, Sabotajes y
Terrorismo (I-858-0005-0017)
- Robo de información - Código Ético Corporativo (MOI)
- Código Ético Perú (MOD)
- Robo y/o Asalto - Instrucción: Medidas de Seguridad Contra Asaltos (I-858-
0005-0015)
- Instrucción: Medidas de Seguridad Contra Robos (I-858-
0005-0016)
- Conspiración - Inspecciones, Controles, Observación de Tareas, Revisión
Internas de requisitos solicitados, etc.
- Otros actos ilícitos - Sanciones de acuerdo a Reglamento Interno de Trabajo y a
del personal lo establecido por la Gerencia General.
- Comunicar a la P.N.P., cuando se considere.

2. EN CENTRO DE SERVICIOS

EVENTO EMERGENCIA CONTINGENCIA

- Inconsistencias en la - Orden de Puesto - Procedimientos del Cliente
documentación /
información
relacionada con el
servicio
- Contaminación de la - Orden de Puesto - Procedimientos del Cliente
Carga
- Demoras - Orden de Puesto - Procedimientos del Cliente
injustificadas en el
transporte de
mercancías
- Contrabando de - Orden de Puesto - Procedimientos del Cliente
mercancías
- Violación de - Orden de Puesto - Procedimientos del Cliente
Precintos
- Robo / Asalto en - Orden de Puesto - Activación de Pólizas de
Instalaciones del seguro, en caso de
Cliente responsabilidad de
EULEN
- Robo de Carga - Orden de Puesto - Activación de Pólizas de
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EVENTO EMERGENCIA CONTINGENCIA

seguro, en caso de
responsabilidad de
EULEN
- Paquete u objeto - Instrucción: Recepción de un sobre o paquete (I-858-0005-
sospechoso 0021)
- Llamadas - Instrucción: Llamadas telefónicas anónimas (I-858-0005-
telefónicas a 0019)
anónimas
- Huelgas / Pandillaje - Medidas de seguridad contra secuestros, sabotajes y
terrorismo (I-858-0005-0017)