ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES

REALIZADAS EN EL DEPARTAMENTO
ADMINISTRACIÓN EN LA EMPRESA
HIDROMATICOS SUCRE, CA. BARCELONA

Informe Final presentado como requisito parcial para optar al título de

Licenciada en Administración de Empresas

Autor/Pasante:
Liendo G, Génesis M
Tutor Académico:
Triana Xiomara

Barcelona, Marzo. 208

ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES
REALIZADAS EN EL DEPARTAMENTO
ADMINISTRACIÓN EN LA EMPRESA
HIDROMATICOS SUCRE, CA. BARCELONA

Informe Final presentado como requisito parcial para optar al título de

Licenciada en Administración de Empresas

Autor/Pasante:
Liendo G, Génesis M
Tutor Académico:
Triana Xiomara

Barcelona, Marzo. 208

 HIDROMATICOS SUCRE, C.A.

DIRECCIÓN: En la calle sucre, local 10-20, al lado de repuestos RFK, Barrio

Sucre, Estado Anzoátegui, Telf. 0281-2752554.

Hidromá
ticos
sucre c.a.

EL PASANTE REALIZÓ SUS PASANTÍAS POR UN LAPSO DE (9) SEMANAS.

SEPTIEMBRE, 18 DE 2017 / NOVIEMBRE, 17 DE 201

TRIANA XIOMARA MARIELA HERNANDEZ

TUTOR ACADÉMICO TUTOR EMPRESARIAL
 Introducción

En el mundo de los negocios la base del Funcionamiento de una

Compañía está centrada en la labor de quienes son contratados como
Personal Administrativo, realizando diversas tareas y siendo conocidos
también como Oficinistas, contando con distintas funciones dentro de lo que
es el área de Atención al Cliente de una firma, realizando variadas tareas en
la misma.

Las tareas de la Administración son la base del funcionamiento de toda

compañía, contando con una gran cantidad de tareas que van desde la
elaboración y control del Banco de Datos, como también las distintas tareas
de Control de Operaciones, siendo en muchas ocasiones el motor de nuevas
campañas y tareas que permiten un crecimiento o la elaboración de un plan
para brindar Nuevos Ingresos.

Básicamente el Proceso Administrativo que forma parte de toda empresa

consta de las distintas tareas que tienen que realizarse para el Orden y
Crecimiento de una compañía, realizándose además una sectorización de los
trabajos en distintas Áreas Especializadas, y logrando que cada una de ellas
no funcione como entes autónomos, sino que se realicen Acciones Conjuntas
para poder alcanzar la realización de un Objetivo Administrativo, que es
propuesto justamente por la administración misma.

Hidromáticos Sucre CA., tiene como misión Proveer a nuestros clientes,

una amplia variedad de repuestos y accesorios para automóviles de alta
calidad y un servicio de excelencia, capacitando constantemente a nuestro
personal y así brindar una buena accesoria y satisfacer las necesidades de
nuestros clientes.

Hidromáticos Sucre CA., posee más de 8 años de experiencia en la

comercialización de repuestos automotrices de calidad a nivel nacional,
establece una comercialización privada dedicada a controlar el flujo de
mercancía saliente y entrante dependiendo de la exigencia del consumidor
final. En el presente informe, se dan a conocer las diferentes actividades
realizadas por el Departamento de Administración.

Dichas tareas, tienen gran importancia debido a que las mismas orientan
y facilitan la comprensión de los procedimientos administrativos y además
explica el funcionamiento de un Administrador. Cabe resaltar que la carrera
Administración es una rama amplia que requiere de actualización continua,
implicando cambios jurídicos, leyes implantadas, gacetas nacionales, entre
otros.

Las actividades realizadas durante la elaboración de este informe se

efectuaron en el Departamento de Administración, donde es necesario
reflejar cada uno las operaciones y actividades que han de efectuarse para
llevar de manera eficiente la organización de documentos, actividades y
archivos, que son indispensables para sus trámites legales y financieros.
Asimismo poder visualizar de manera amplia los diferentes procedimientos
realizados en la referida empresa.

El presente informe refleja las actividades a nivel administrativo, con el fin

de poner en práctica todos los conocimientos adquiridos a través del
aprendizaje de las diferentes asignaturas instruidas a lo largo de la carrera,
permitiendo así la comparación entre lo estudiado y la realidad del trabajo
administrativo del día a día. La empresa HIDROMATICOS SUCRE, C.A.,
cuenta con un sistema de información automatizado que permita llevar un
seguimiento de los procesos administrativos que sirvan de apoyo al flujo de
información interno de la organización.
 Ahora bien teniendo en cuenta lo que es la empresa y las actividades del
departamento se plantea el siguiente objetivo: organizar, controlar y hacer
seguimiento a todas las actividades administrativas que realizan la empresa.
Con la finalidad de garantizar el cabal cumplimiento de los objetivos y tareas
como producto final de cada coordinación con estándares de calidad y
eficacia en HIDROMATICOS SUCRE, C.A. El informe está conformado por
dos (6) capítulos, en cada uno de ellos se presentará parte de la
organización de HIDROMATICOS SUCRE, C.A.

A continuación se presentará la estructura del informe:

Capítulo I: En éste se encuentre la identificación de la empresa, su
reseña histórica, objetivos, misión, visión, valores y estructura organizativa.
Capítulo II: Se refiere a la situación actual de la empresa, sus
debilidades y lo que se pudo observar como puntos a considerar.
Capítulo III: Objetivos del informe y plan de trabajo.
Capítulo IV: logros del plan de trabajo.
Capítulo V: Facilidades, dificultades y aportes dados a la empresa.
Como parte final del informe, se encuentran las conclusiones,
recomendaciones, glosario, fuentes de información y anexos que
contemplarán y sustentarán la información descrita en los capítulos
anteriores.
 CAPITULO I

1. ASPECTO RELATIVO A LA EMPRESA

1.1 Razón Social

Hidromáticos Sucres C.A

1.2 Ubicación

En la calle sucre, local 10-20, al lado de repuestos RFK, Barrio Sucre, Estado
Anzoátegui, Telf. 0281-2752554. La empresa cuenta con 5 colaboradores
comprometidos con el servicio al cliente y la calidad de los productos que
comercializa

1.3 Reseña Histórica

La Empresa Hidromáticos Sucres C.A., comenzó sus actividades el

06 de Diciembres de 2006 en el Estado Anzoátegui ubicado en la calle sucre,
local 10-20, al lado de repuestos RFK, Barrio Sucre, Barcelona Edo
Anzoátegui, esta empresa se dedica a la venta de repuestos, con la finalidad
de satisfacer las necesidades de compra y venta de hidromáticos y repuestos
en general.

Hidromáticos Sucres CA., establece una comercialización privada

dedicada a controlar el flujo de mercancía saliente y entrante dependiendo
de la exigencia del consumidor final.

Sus propietarios y creadores Rafael Parra, Franklin Hernández y

Mariela Hernández teniendo una vasta experiencia en el mercado automotor,
tuvieron la idea de establecer una empresa de su propiedad con fines
lucrativos en la cual pudiese poner en práctica toda su capacidad
administrativa.

Hidromáticos Sucre C.A., es una empresa familiar, manejada

actualmente por dos generaciones y aspiramos mantenernos, Dios mediante,
en la senda del excelente y transparente servicio que nuestros apreciados
clientes se merecen.

1.4 Objetivo:
 Contar con una Base de Datos que brinde la necesaria información
sobre la gestión de Ventas de Repuestos y Hidromáticos, como apoyo a
las áreas de ventas, compras, administración y a la Dirección de la
Empresa. Acompañar todo el ciclo de vida de un negocio desde la
importación o compra en plaza hasta su facturación y seguimiento.

1.5 Objetivos específicos:

 Cuantificar la demanda de los productos más solicitados, para

que éstos puedan ser almacenados en bodega como stock,
para que luego sean suministrados tanto en el local matriz.

 Desarrollar nuevas estrategias de promoción, publicidad e

información sobre el servicio que la empresa ofrece.

1.6 Misión:

Proveer a nuestros clientes, una amplia variedad de repuestos y

accesorios para automóviles de alta calidad y un servicio de excelencia,
capacitando constantemente a nuestro personal y así brindar una buena
accesoria y satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

1.7 Visión

Ser una empresa Líder en la comercialización de repuestos para cajas

automáticas, tener altos índices de calidad y servicio, estar a la vanguardia
de la tecnología y el conocimiento técnico para satisfacer las necesidades y
expectativas de nuestros clientes y así contribuir al desarrollo económico de
nuestro país y por ende el bienestar de nuestros colaboradores.

1.8 Valores empresariales:

 Confianza: brindamos seguridad a nuestros clientes y

colaboradores basándonos en el profesionalismo de la empresa.

 Respeto y responsabilidad: cuidamos respetar el medio

ambiente, a nuestros colaboradores, al trabajo que ejecutamos,
a nuestros clientes, y al entorno en general. Actuamos
 responsablemente en lo que corresponda haciendo todo aquello
que implique lograr nuestro objetivo empresarial.

 Mejora continua: siempre basarnos en pensamientos positivos

y progresistas, motivando a nuestro personal y animando a
nuestros clientes, con la finalidad de ser mejores cada día.
Autocrítica comprometida con la mejora, la superación personal
y grupal, comprometidos con una profunda conciencia de
resultados dedicados a mejorarlos.

 Integridad: trabajar, vivir y hablar con honestidad, respeto y

congruencia en todas las manifestaciones de comportamiento de
los colaboradores de Hidromáticos Sucre CA .

 Innovación: renovación y reinvención eterna de nuestras

actividades, ideas y procesos.

 Trabajo en equipo: generar compañerismo basándonos en la

confianza y el respeto mutuo, trabajando todos juntos por el
logro de la visión de Hidromáticos Sucre CA. Dispuestos
siempre a ofrecer a los demás un trato amable, apoyo
incondicional, calidad, eficacia y eficiencia y por supuesto una
respuesta oportuna.
 Armonía: establecer equilibrio entre los diferentes recursos
materiales y humanos de la empresa.

 Prontitud: canalizar medios de distribución y transporte para

que nuestra mercancía llegue a su destino final (nuestros
clientes) oportunamente.

 Honestidad: actuar con inteligencia, cumpliendo con la

responsabilidad asignada en el uso de la información, recursos
materiales y financieros.

 Rentabilidad: búsqueda permanente y reciproca de beneficios.

2. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION
Es el responsable de echar a andar los planes y programas de la empresa, el
departamento de administración es el responsable de la correcta ejecución
del plan de desarrollo, controla y analiza cómo va el comportamiento del plan
de trabajo. Analiza y supervisa los distintos planes, selecciona el recurso
humanos para ejecutar la función de la empresa. Pone en manifiesto al
consejo de dirección de los ajustes necesarios para el éxito de la empresa.

El Departamento de administración de la empresa HIDROMATICOS SUCRE,

C.A. se encarga de llevar a cabo el proceso administrativo correspondiente:
planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades financieras. En esta
área fue donde se llevó a cabo las actividades para la elaboración del
informe.

2.1 Funciones
1. Elaborar libro de compras y ventas.

2. Elaborar cheques y comprobantes de pagos a proveedores, entidades

oficiales, gastos generales (agua, luz, teléfono y aseo) y gastos de
nómina.
3. Realizar declaraciones de: Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.),
Impuesto Sobre La Renta (I.S.L.R), entre otros.
4. Actualizar archivos
5. Elaborar libros de banco.
6. Realizar conciliaciones bancarias
7. Generar facturas de pago de bono de alimentación (cesta ticket
2.2 Estructura organizativa de la empresa

Estructura Organizativa Hidromaticos Sucre, C.A.

Gerente

Administrador Contador

Asistente
Administrativo Factutrador

Fuente: Gerencia Año: 2010

 CAPITULO II

SITUACION ACTUAL DE LA EMPRESA

En este capítulo se comentará acerca de las actividades desarrolladas por la

administradora durante el proceso de elaboración del informe y se dará un
recorrido breve por los procedimientos que deben seguir desde el momento que
se realiza el pedido al proveedor.

Los sistemas de información (SI) son un conjunto de elementos orientados al

tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su
posterior uso, generados para cubrir una necesidad, debido a que el principal uso
que se le da a los SI es el de organizar el desarrollo de las actividades de una
organización.

Para Debons, (S.F) los S.I “es un conjunto de personas, maquinarias y

procedimientos que integrados hacen posibles a los individuos trabajar con
demandas que aparecen en el trabajo cotidiano”

La administración de HIDROMATICOS SUCRE C.A., a través de los logros de

las metas propuestas, busca ir reduciendo e lo posible la utilización de los
recursos innecesarios, es decir, con menores costos y gastos posibles para así
obtener un buen rendimiento y los resultados esperados. Existe una gran
preocupación por parte del Departamento de Administración de la referida
empresa, en vista de que en la actualidad se llega a determinar que el inventario
llevado acabo no es el adecuado, debido a que no se lleva un control en el manejo
de sus mercancías, lo que viene a ocasionando que no se determinen los niveles
óptimos de stock de cada producto, esto se debe a que no tienen una persona
encargada de llevar el control de la mercancía que está entrando y saliendo del
almacén, debido a que solo trabajan dos personas en el control de inventario y hay
veces no facturan las mercancías.
 Todo esto trae como consecuencia retardo a la hora de hacer la requisición de
mercancías al almacén, pérdida de tiempo y dinero para la empresa, así como
los retardos de solicitudes de mercancías echa por los clientes; ya que no se está
utilizando de forma correcta el sistema de inventario usado por la empresa, entre
otra problemática el personal no colabora en el mantenimiento del almacén para
mantenerlo en orden, por lo tanto, genera problemas de desorden y confusión a la
hora de sacar las mercancías porque no se tiene la cantidad exacta de mercancía
en existencia en el almacén, generando baja calidad en el servicio prestado

Esto trae como consecuencia la solicitud por parte del departamento de

Administración que se implante un sistema de información para llevar un mejor
control en cuanto al procedimiento administrativo con la finalidad de tener un
proceso eficaz al momento de realizar todas las actividades financieras,
imponiendo nuevos métodos de gestión que permitan obtener mayor validez en
cuanto a los recursos materiales, financiero y humanos
 CAPITULO III

OBJETIVOS DEL INFORME Y PLAN DE TRABAJO

3.1 OBJETIVOS

3.1.1 Objetivo General

Describir los procedimientos administrativos, organizar, controlar y hacer

seguimiento a todas las actividades que realiza la empresa HIDROMATICOS
SUCRE C.A. Con la finalidad de garantizar el cabal cumplimiento de los objetivos
y tareas como producto final de cada coordinación con estándares de calidad y
eficacia.

3.1.2 Objetivos Específicos

1. Describir la organización de la empresa HIDROMATICOS SUCRE C.A.

2. Especificar las funciones del departamento de Compras Internacionales de la
empresa HIDROMATICOS SUCRE C.A.
3. Puntualizar el proceso de importación de la mercancía comercializada por
HIDROMATICOS SUCRE C.A.
4. Explicar las actividades ejecutadas por la pasante y los conocimientos obtenidos
dentro de la empresa.

3.2 PLAN DE TRABAJO

A continuación se presentan las actividades realizadas durante todo el proceso en

el Departamento Administrativo de la empresa HIDROMATICOS SUCRE C.A.

3.2.1 Analizar las cuentas por pagar:

Las cuentas por pagar son deudas que tiene una empresa por concepto de bienes
y servicios que compra a crédito. Estas cuentas están constituidas por aquellas
deudas que se tienen con los proveedores, con empresas afiliadas o relacionadas
por operaciones de diversa índole y otras que pueden incluir pasivos diversos a
corto plazo.
Esta actividad consistió en revisar las facturas recibidas durante la semana para
registrarlas como pendientes por pagar, revisar las facturas pendientes por pagar
para conocer las condiciones de pago y las fechas de vencimiento; revisar los
datos de las facturas recibidas (monto, fecha, I.V.A), de manera que cumplan con
los requerimientos de la Administración tributaria; realizar un análisis de pagos
ordenados por proveedor y fecha de vencimiento; emitir a gerencia general el
análisis efectuado para dar a conocer el monto que adeuda la empresa a sus
acreedores; solicitar los recursos necesarios para pagar las facturas vencidas.
 RESUMEN DE ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LA
PASANTÍA EN EL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y GESTION

A continuación se nombrarán las actividades desarrolladas durante la

Pasantía Empresarial:

Primera Semana del: 08/01/2018 al 12/01/2018:

Segunda Semana del: 15/01/2018 al 19/01/1018

Inventario:

En el proceso de control de inventario de repuesto y mercancías en la

empresa empieza al momento de llegar las mercancías a la empresa el
responsable de recibir las mercancías realizará el conteo de las mercancías en la
entrada de la tienda, luego revisas las mercancías y las compara con las facturas,
procede a llenar el cuaderno de registro con los datos de las mercancías recibidas,
esta información deberá registrarse en el sistema informático de entrada de
mercancías, que está establecido para tal efecto y el mismo contiene lo siguiente:

 Fecha de recepción.

 Numero de Factura.

 Nombre del Proveedor.

 Descripción del repuesto o mercancías.

 Unidad.

 Cantidad.
 Sello.

 Nombre y firma del Jefe de Almacén.

 Nombre y Firma del Responsable de la Persona del Registro

Luego las mercancías son pasadas al almacén de la empresa, el personal

encargado del almacén chequea las mercancías y hace un conteo con la factura
entregada por la persona que registra las mercancías en el sistema, así
determinar la cantidad y mercancías correctas entregadas y mantener los niveles
mínimo o máximo de existencia de mercancías en el almacén.

Toda venta de repuesto o mercancías se debe registrar en el sistema

establecido para tal efecto. El control administrativo del almacén se resguarda los
formatos de nota de salida de las mercancías y copias de facturas.

Mensualmente se realiza un conteo de repuestos y mercancías existente en

el almacén y este reporte es entregado al encargado de registro en el sistema de
la empresa.