ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL- MANUAL

DE FUNCIONES- PROCESO ADMINISTRATIVO

SENA

FICHA: TAA-2161398

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

APRENDICES:

LAURA SOFIA BOLAÑOS

SEBASTIAN FELIPE MUÑOZ
ANGIE JOHANA SALAZAR

INSTRUCTORA:

NANCY GONZALEZ RAMIREZ

BOGOTA D.C., 27 DE OCTUBRE DE 2020

Actividad 1
Leer detenidamente el material de apoyo “Pérez Gregorio, María Gloria. Las áreas
funcionales de la empresa” publicado en plataforma, complete el siguiente cuadro
descriptivo.

ÁREA FUNCIONAL FUNCIONES DEL ÁREA

La administración de los recursos

materiales de la empresa,
Económica - Financiera contabilidad, planificación económica y
fiscalidad entre otras.

1. Estratégica:​ identificar el mercado

de referencia, analizar y evaluar su
atractivo y evolución, así como los
segmentos actuales y potenciales que
lo integran. Sus

2. Operacional​:Elaboración de las
políticas comerciales, programas y
planes de marketing.
Formular las estrategias y desarrollo del
marketing-mix y su posterior ejecución.
Mantener las relaciones con los
Comercial y Marketing clientes.

3.función comercial, tiene dos

direcciones:
Compras:​ para conseguir los medios
materiales necesarios para desarrollar
su actividad productiva o de
servicios.
Ventas:​ captación y expedición de
pedidos y servicios postventas
(reclamaciones, repuestos, servicios de
asistencia técnica...).

Programación:​ se trata de distribuir los

recursos materiales y humanos
disponibles entre las distintas tareas de
la mejor manera posible. Es decir,
Producción decidir qué tareas hay que hacer, quién
tiene que hacerlas y con qué recursos
cuenta.
Operación:​ parte práctica de la
producción y que depende de cada
proceso productivo.
 Control:​ una vez ejecutada la tarea hay
que comprobar los resultados
obtenidos. Estos controles sirven para
informar a los departamentos y para
qué si es conveniente rectifiquen y
reconduzca el proceso de producción
por la senda deseada.

1. Organización: encargada del diseño,

mantenimiento y modificación de la
estructura organizativa de la empresa
para lograr sus objetivos.

2. Planificación: define las necesidades

cuantitativas y cualitativas de recursos
humanos.

Organización y Recursos Humanos 3. Desarrollo de los recursos humanos:

implica la adecuación de las actitudes,
conocimientos y potencialidades
del personal para el logro de los
objetivos de la empresa, con una doble
finalidad:
● Contar con el personal adecuado
en cada período
● Asegurar a cada miembro de la
empresa el máximo desarrollo de
sus potencialidades y la
utilización
● óptima de sus capacidades.

4. Relaciones laborales (encargados de

la negociación colectiva, interpretación
de acuerdos, fondos sociales...) y
administración del personal (relaciones
laborales, nóminas, relaciones con la
Administración y la Seguridad
Social, control de presencia...

Investigación y Desarrollo Es la experimentación y el trabajo sobre

nuevos conceptos.

Administración y Dirección Es una función de carácter general, que

tiene como objetivo conseguir la
coordinación
de todas las áreas de la empresa.
 Actividad 2
Investigue qué otros nombres existen para las áreas o los departamentos de:
Producción, Finanzas, Mercadotecnia, Informática y Recursos Humanos, complete
el siguiente cuadro:

PRODUCCIÓN FINANZAS MERCADOTECNIA RECURSOS INFORMÁTICA

HUMANOS

Operaciones Contabilidad Compras Relaciones Sistemas de

Laborales Información

Programación Planificación Almacén Planificación Ingeniería de

Económica Computadores

Control de Fiscalidad Ventas Organización Ingeniería del

Calidad Software

Actividad 3
Elabore un cuadro comparativo sobre ventajas y desventajas teniendo en cuenta las
clases de departamentalización.

TIPO DE
DEPARTAMENTALIZACIÓN VENTAJAS DESVENTAJAS

Departamentalización por Pérdida de la autoridad en el

funciones de la empresa Máxima especialización. mando.
Mejor suspensión técnica.
La organización funcional tiene
Comunicación directa más problemas en la delegación de
rápida. la autoridad y en la delimitación
de las responsabilidades.
Cada órgano realiza
únicamente su actividad Tendencia a la confusión en los
específica. objetivos, ya que la
organización funcional exige la
subordinación múltiple

DESVENTAJAS
VENTAJAS

Departamentalización Coloca la responsabilidad Tiende a hacer difícil la

territorial o geográfica en un nivel​ ​inferior. conservación de los
principales servicios financieros
 Da importancia a mercados y puede
y problemas locales. requerir de otros servicios,
como personal o
Mejora la coordinación de compras, en la región.
una región.
Dificulta el control a la alta
Aprovecha las economías gerencia.
de las operaciones locales.  
Mejora la comunicación
directa con los interesados
en la localidad.

VENTAJAS DESVENTAJAS

Departamentalización por Alienta el enfoque en las Puede ser difícil coordinar las
clientes necesidades operaciones entre las
de los clientes. demandas de competitividad de
los clientes.
Da a los clientes la
sensación de que Requiere de gerentes y
tienen un proveedor personal especializados en los
comprensivo (el problemas de los clientes.
banquero).
Es posible que los grupos de
Desarrolla experiencias en clientes no siempre estén
las áreas bien definidos
de clientes.

VENTAJAS DESVENTAJAS

Departamentalización por Fomenta un cierto tipo de La necesidad de contar con

producto coordinación y permite el más personas con capacidades
uso máximo de las administrativas generales.
habilidades personales y del
conocimiento especializado. Necesitan tener suficientes
decisiones y control a nivel de
Permite el crecimiento y la las oficinas centrales para
diversidad de los productos asegurar que no se desintegre
y servicios proporcionados toda la empresa.
por la empresa.
Tiende a hacer más difícil el
Se concentra la atención en mantenimiento de servicios
las líneas de productos. centrales económicos y
presenta cada vez más
problemas de control de la alta
gerencia
 VENTAJAS DESVENTAJAS

Organización matricial Permite reunir varios El doble flujo de autoridad en

expertos en un equipo ocasiones origina conflicto

mayor flexibilidad de la puede propiciar estrés en los

organización permite miembros de los equipos al
asignar los recursos a los tener que rendir cuentas a dos
proyectos de mayor jefes
importancia desde el punto
de vista estratégico conflictos de intereses

ayuda a mitigar los fomenta la división del personal

conflictos entre los objetivos si no son bien coordinados
generados por las distintas
áreas funcionales de la
organización

los miembros tienden a

motivarse más

Actividad 4
Con la herramienta de Word SmatArt diseñe un gráfico sobre el proceso
administrativo, resalte las fases mecánica y dinámica.
Actividad 5
Consulte y responda los siguientes cuestionamientos:

● ¿Qué es función?.​ Actividad que desarrolla una persona u organización.

● ¿Qué es departamento en una estructura organizacional?. ​Se entiende

por departamento el sector de las labores empresariales en distintas
unidades llamadas departamentos. Cada departamento atiende un conjunto
específico de necesidades​.

● ¿Qué es Nivel?. ​Corresponden a los tres niveles de una empresa a nivel

directivo, ejecutivo o intermedio y operativo.

● ¿Qué es Cargo?. ​Entendemos al cargo como la unidad de trabajo de la

empresa fundamentada en las nociones de tarea y función.
● ¿Qué es un organigrama?. ​Es una representación gráfica en la
organización, aunque la refleja de un modo parcial, ya que no incluye las
normas de funcionamiento, métodos de trabajo, etc.

● ¿Para qué sirve un organigrama?. ​Sirven para dividir las funciones, los
niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, los canales
formales de comunicación, los jefes de cada grupo de empleados, la
naturaleza lineal o staff.

● ¿Qué es un proceso?. ​Es una secuencia de tareas que se realizan de forma

seguida una detrás de la otra para alcanzar un objetivo o un fin concreto.

● ¿Qué es un procedimiento? ​Es un conjunto de acciones que tienen que

realizarse todas igualmente, para obtener los mismos resultados bajo las
mismas circunstancias (por ejemplo, procedimiento de emergencia).

● ¿Qué es una función? ​Una función es una relación entre dos magnitudes o
cantidades, por ejemplo x y f(x), de manera que a cada valor de la primera
magnitud llamada preimagen, le corresponde un único valor de la segunda,
llamada imagen.

● ¿Qué es un manual? ​guía de instrucciones que sirve para el uso de un

dispositivo, la corrección de problemas o el establecimiento de
procedimientos de trabajo.
● ¿Qué es un reglamento? ​Conjunto ordenado de reglas o preceptos dictados
por la autoridad competente para la ejecución de una ley, para el
funcionamiento de una corporación, de un servicio o de cualquier actividad

● ¿Qué es un flujograma o diagrama de flujo? ¿Ventajas? ¿Usos?

¿Clasificación? ​Es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas simples.
Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades
involucradas y los responsables de su ejecución, es decir , viene a ser la representación
simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.
¿Ventajas?
-Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo
-Al presentarse el proceso de una manera objetiva
-Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso
-Las personas que participan en la elaboración del diagrama de flujo se
suelen volver entusiastas partidarias del mismo, por lo que continuamente
proponen ideas para mejorarlo.
-Es obvio que los diagramas de flujo son herramientas muy valiosas para la
formación y entrenamiento del nuevo personal que se incorpore a la
empresa.
-Lo más reseñable es que realmente se consigue que todas las personas que
están participando en el proceso lo entenderán de la misma manera.

Los ​diagramas de flujo​ se clasifican en verticales, horizontales,

panorámicos, arquitectónicos, de bloques de modelo matemático y de
bloques de proceso de producción.

● ¿Qué es una actividad? ​Se trata de las acciones que desarrolla un individuo
o una institución de manera cotidiana, como parte de sus obligaciones, tareas
o funciones.

● ¿Qué es una tarea? ​Una tarea es una labor u ocupación. El término puede
hacer referencia a aquello que una ​persona​ debe realizar.

● Realizar un cuadro comparativo entre función, actividad y tarea

Funcion Actividad Tarea

Una función es el Es un proceso que Labor o trabajo que

propósito o tarea que supone la producción realiza alguien.
se le atribuye a una y/o el intercambio de Trabajo que debe
cosa. servicios y bienes con hacerse en tiempo
la finalidad de limitado.
satisfacer las
necesidades del ser
humano.
● ¿Qué es un manual de procedimientos?
Un manual de procedimientos es una guía con el propósito de establecer la
secuencia de pasos para que una empresa, organización o área consiga
realizar sus funciones. Así como definir el orden, tiempo establecido, reglas o
políticas y responsables de las actividades que serán desempeñadas

● ¿Qué es un manual de funciones?

El Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales es una

herramienta de gestión de talento humano que permite establecer las
funciones y competencias laborales de los empleos que conforman la planta
de personal de las instituciones públicas; así como los requerimientos de
conocimiento, experiencia y demás

● Diferencia entre manual de funciones y Manual de Procedimientos

El Manual de Procedimientos contiene la descripción de actividades que

deben seguirse en la realización de las funciones de las distintas unidades
administrativas. El Manual incluye los puestos y personas que intervienen
precisando tareas y responsabilidades.
​Actividad 6
A. Teniendo en cuenta información de la micro empresa que usted
interviene, diseñe el organigrama apropiado para la microempresa.

B. Seleccione tres (3) cargos de la microempresa a la cual brinda

fortalecimiento, para cada cargo elabore una ficha descriptiva con el
contenido del cargo, para conformar el manual de funciones. Tenga en
cuenta la estructura indicada en el material de apoyo y el formato
adjunto al presente taller “Descripción de puestos de trabajo”
 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO

JUV- EMPRENDE

CARGO INSTRUCTOR

No. DE CARGOS 3
IDENTIFICACIÓN DEL
CARGO
NIVEL OPERATIVO
ORGANIZACIONAL

DEPENDENCIA PRODUCCIÓN

JEFE INMEDIATO DIRECCIÓN

Capacitar a los aprendices desarrollando

habilidades y destrezas proporcionando los
FUNCIONES DEL conocimientos fundamentales y necesarios para la
CARGO creación de una empresa de manera productiva
orientada a la gestión de proyectos.

Profesionales y técnicos
en administración de
PERFIL DEL CARGO empresas, talento
humano, gestión de
ESTUDIOS
proyectos.
 Un año de experiencia
en los cargos sugeridos
EXPERIENCIA

CONOCIMIENTOS Conocimiento en
gestión de proyectos,
administración de
empresas

HABILIDADES Y Tener facilidad de

COMPETENCIAS comunicarse con fluidez
y claridad.

Aprobación Gerencia Visto Bueno Talento

Humano
 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO

JUV- EMPRENDE

CARGO Gerente Administrativo

No. DE CARGOS 1
IDENTIFICACIÓN DEL
CARGO
NIVEL Estratégico
ORGANIZACIONA
L

DEPENDENCIA Administrativas

JEFE INMEDIATO Propietario

 Establecen las prioridades laborales y gestionan los
gastos de una empresa, organización u oficina.
FUNCIONES DEL También se encargan de analizar las operaciones y
CARGO estrategias administrativas, además de supervisar
el desempeño de los empleados con el objetivo de
sugerir e implementar nuevos métodos y sistemas
de trabajo.

ESTUDIOS ​ a mayoría la consigue

L
estudiando finanzas, recursos
PERFIL DEL CARGO humanos, administración de
empresas y contaduría.

EXPERIENCIA ​La ​experiencia​ requerida

para este tipo de empleo es
normalmente de 5 años en el
área ​administrativa
 CONOCIMIENTOS ​ onocimientos​ sobre
C
organización, gestión y
conducción de equipos de
personas. ​Conocimientos
sobre sistemas de calidad,
incluyendo normas ISO 9000,
sistemas de gestión de la
calidad total, sistemas de
protección al medio ambiente,
etc.

HABILIDADES Y ​ onoce las competencias

C
COMPETENCIAS más importantes que debe
desarrollar un gerente para
alcanzar el máximo
rendimiento de su equipo de
trabajo.Pensamiento crítico:
...
● Comunicación: ...
● Creatividad: ...
● Autocontrol: ...
● Iniciativa: ...

Aprobación Gerencia Visto Bueno Talento Humano

 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO

JUV- EMPRENDE

CARGO MARKETING MANAGER-

ACCOUNT MANAGER

IDENTIFICACIÓN DEL No. DE CARGOS 1

CARGO
NIVEL OPERACIONAL
ORGANIZACIONA
L

DEPENDENCIA MERCADEO

JEFE INMEDIATO DIRECCIÓN

– Diseñar, planificar, elaborar e instaurar los planes

de marketing de la empresa.
– Coordinar y controlar el lanzamiento de campañas
FUNCIONES DEL
publicitarias y de promoción.
CARGO
– Dirigir y supervisar los estudios sobre coberturas,
cuotas y distribución.
– Dar soporte al área de ventas en cuanto a
estrategias, políticas, canales, publicidad,
merchandising…
– Hacer investigaciones comerciales de los
productos existentes o nuevos, realizando el estudio
de las debilidades, amenazas, fortalezas y
oportunidades de los mismos en el mercado.
 Profesional universitario
ESTUDIOS Superior o media,
preferentemente
PERFIL DEL CARGO
– Estudios de especialización
en Marketing/Venta
– Administración de
empresas

EXPERIENCIA Experiencia de 1 año, que

demuestre habilidades desde
el primer momento con
recomendación de anteriores
empleos

Conocimientos de
CONOCIMIENTOS planificación de estrategias
comerciales, canales de
distribución,
producto-mercado-competenc
ia de su empresa.

Trabajo en equipo,
HABILIDADES Y creatividad, tener facilidad en
COMPETENCIAS manejo de páginas
diseñadoras, buena relación
interpersonales
Aprobación Gerencia Visto Bueno Talento Humano

C. Con información de la microempresa a la cual brinda fortalecimiento

elabore la siguiente ficha descriptiva sobre las funciones del proceso
administrativo en cada área principal de la microempresa.
ÁREA DE LA PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL
MICROEMPRES
A

PRODUCCIÓN Plantear una -Que clases o -Define qué -Cuál fue la

idea de cómo talleres se van a clases se dan respuesta de las
llevar las clases dar -Material de personas a los
de los -cuántos apoyo por clase cursos
aprendices para profesores -Días en los -Como les
que sean de habrán que se darán parecieron los
gran interés -Material de profesores
apoyo que se les -El material fue
brindara apropiado
hojas.
esferos,libros etc

MERCADEO -Crear un -​Publicaciones -Las -Qué reacciones

pagina web y semanales publicaciones tuvieron los
en redes -Campañas de que se posters folletos
sociales dar a expectativa mostraran en las personas
conocer la sede -Definir área de -Definir videos -La página es
de medios que se montan efectiva
emprendimiento a la página -Es fácil llegar
-Escoger qué -Esto trajo más
-Diseñar folletos estrategia es personas
mejor para las
redes

FINANZAS Llevar un -Definir a un líder -Escoger cual -El precio es

control de los -Llevar cuentas es el mejor adecuado
ingresos y por semana precio de los -Alcanza para
gastos que -Definir un precio cursos pagar a los
empleados
tenemos en las -Cuanto seria la -Los líderes
instalaciones inversion en el funcionan
con los material -Revisar el control
aprendices. -Pago de los diario, mensual y
empleados semanal