Documentos Comerciales y Soportes Contables

DOCUMENTOS COMERCIALES Y SOPORTES CONTABLES
1. ¿Que son los documentos contables y de soporte?
Los documentos comerciales, también llamados documentos mercantiles, son

todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de
las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos
y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley.
LOS DOCUMENTOS DE SOPORTE: son aquéllos documentos oficiales, de

comercio y de transporte que, o bien respaldan las declaraciones específicas
presentadas en la declaración de mercancías, como la factura comercial (p. ej.,
por el monto de la factura, el nombre del vendedor y comprador), el documento
de transporte (p. ej., para el expedidor, destinatario, medios o modo de
transporte) o el certificado de origen, o que respaldan los documentos que
prueban que se cumplió con las condiciones específicas para la importación y
exportación (p. ej., permisos de importación/exportación, certificados sanitarios y
certificados de conformidad con las normas técnicas).
2. ¿cuáles son las clases de documentos de soporte contable?

RTA: Según su función económica se dividen en:
- Negociables: Son los que sirven de información sobre las condiciones de una

transacción comercial por seguridad y comodidad. Con ellos se paga respalda una
deuda.
- No Negociables: Brindan los datos necesarios para el registro contable y no tiene
carácter negociable y son: Comprobante de ingreso, comprobante de contabilidad,
nota débito, nota crédito, consignación bancaria, entre otras.
- Informativos: Son aquellos cuya función es administrativa y sirven para informar
sobre las condiciones de una transacción comercial y son : La cotización, pedido,
remisión, Kárdex.
-SOPORTES INTERNOS:
-Recibo de Caja: Son aquellos que se usan como soporte de prueba de todos los
ingresos a caja recaudados por diversos conceptos, representados en efectivo,
cheques, tarjetas débito, tarjetas créditos. Normalmente se elabora en original y
copia, destinándose el original para quien realiza el pago y la copia para soportar
el registro en el sistema de información contable.
-Recibo de caja de caja menor: Son aquellos que tienen la finalidad de soportar

los gastos de menor cuantía, cuyo valor y frecuencia no amerita realizar el pago
con cheque, como gastos de transporte, fotocopias, por lo general para la atención
de estos gastos se crean fondos de caja menor a cargo de un custodio que
responde por su manejo. Se elaboran en original, el cual se anexa como soporte al
formato de reembolso correspondiente.
-Comprobantes de regresos: Son aquellos que tienen la función de servir como

prueba de los desembolso o pagos realizados por la empresa, los cuales para
efectos de control deben hacerse en cheque.
Deberán anexarse a los comprobantes de egreso, los soportes que dieron origen a
dicho pago como: facturas, cuentas de cobro, teniendo en cuenta que se debe
dejar constancia de su cancelación mediante la implantación de un sello que
exprese que han sido pagados.
Se elaboran en original y dos copias, debidamente firmadas a satisfacción por el
beneficiario del pago, para ser distribuidas así: El original, con los soportes del
pago, ara la incorporación de la transacción en el sistema de información contable,
la primera copia para incorporar al consecutivo y la segunda copia para la persona
que realizó el pago.
-Facturas de venta: Se elabora para protocolizar la realización de un contrato de

compraventa o prestación de servicios, en el cual se discrimina en detalle el
contenido del contrato, el monto de la transacción, las condiciones de pago, la
persona que interviene en la compra. Mediante este documento se genera el
traslado de dominio del bien o servicio transado, sin que se haya perfeccionado en
su totalidad, ya que el pago se puede realizar con posterioridad a la facturación.
Es un comprobante obligatorio y debe cumplir con las disposiciones legales, y
para efectos tributarios la factura debe cumplir con los requisitos exigidos por la
Ley y las autoridades públicas competentes.
-Nota crédito: Sirve para realizar abonos en las cuentas de los clientes por
devoluciones de mercancías o por corrección de errores u omisiones. Se elabora
en original y copia, el original para el cliente y la copia para el consecutivo y para
soportar el registro en el sistema de información contable.
-Nota Débito: Se elabora para cargos en las cuentas de los clientes por un mayor
valor por error u omisión en la liquidación de facturas de ventas y los intereses por
mora en el pago de sus obligaciones.
-Nota de Contabilidad: Se elabora para realizar en forma resumida el registro

manual de las operaciones, tanto en libros auxiliares como oficiales o principales,
de acuerdo a las necesidades de la empresa se pueden resumir en un solo
comprobante las transacciones realizadas en un periodo determinado ya sea
semanal, quincenal o semanal.
-SOPORTES EXTERNOS:
Son aquellos comprobantes que soportan las transacciones, pero son elaborados
por terceros, tales como facturas por compras, consignaciones bancarias, notas
débito y crédito por los bancos, pagarés y demás.
-Facturas por compras: Este soporte tiene las mismas características de las

factura de venta expedida por la empresa y en este caso es expedida por el
proveedor de bienes y servicios.
-Consignaciones bancarias: Son aquellos comprobantes expedidos por las

entidades bancarias como medio probatorio de los aumentos en las cuentas
corrientes o de ahorro a sus clientes.
-Notas débito y crédito emitidas por los bancos: Son comprobantes que

soportan el registro de movimientos diferentes a las consignaciones de sus
clientes, tales como suministro de chequeras, cobro de intereses por obligaciones
financieras, comisione por remesas con cargo a la cuenta del cliente, intereses
pagados o préstamos bancarios con abono a la cuenta del cliente.
-Pagarés: Es el documento que representa el soporte de una obligación mediante

el cual se compromete a pagar una cantidad en determinada fecha a otra persona
a favor de la que se ha suscrito dicho documento, o a su orden, a una tercera
persona a quien la segunda ha endosado el documento.
3. ¿Cuáles son los tipos de documentos comerciales?

RTA: Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito
en los que se deja por constancia de la operación es que se realizan en la actividad
mercantil de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de
la ley.
TIPOS DE DOCUMENTOS
Los documentos comerciales son:
1.- Factura
2.- Orden de compra
3.- Remito
4.- Recibo
5.- Nota de débito
6.- Nota de crédito
7.- Cheque
8.- Pagare
9.- Nota de crédito bancaria o boleto de deposito
4. ¿Cuál es la información general que deben tener todos los documentos

comerciales?
RTA: Lugar y fecha.
- Firmas de responsables.
- Firma del que recibe.
- La cantidad de dinero, valores o bienes, escrita en letras y cifras.
- Condiciones de pago.
- Firma del deudor y su domicilio.
- Los deudores y deberes a cumplir.
5. Diga al menos 8 de los principales documentos comerciales.

RTA:
-Nota de pedido o de compra.
- Nota de ventas.
- Remito o remisión.
- Factura.
- Nota débito.
- Nota crédito.
- Cheque.
- Recibos.
- Pagaré
6. Diga al menos 4 requisitos de la factura.

RTA:
- Nombre del comprador y vendedor.
- Fecha y lugar de venta.
- Cantidad, clase, precio unitario e importe total de las mercancías.
- Condiciones de pago.
- Descuentos y bonificaciones.
7. Diga en sus palabras ¿qué es el recibo de caja?
RTA: Es el registro especial utilizado para vigilar el movimiento del efectivo de la
caja ya sea saliendo o entrando en la empresa.
8. Diga en sus palabras ¿qué es el recibo de consignación bancaria?

RTA: Es el comprobante elaborado por los bancos que le entrega a los clientes
para asegurar que se consignan, fue un éxito y que podrá reclamar si ocurre
alguna complicación.
9. Diga en sus palabras ¿qué es la factura de venta y a quién se le entrega la

original?
RTA: Es el documento que se refleja la operación de la venta, es decir, los
artículos vendidos, forma de pago, etc. El cliente se queda con la factura original.
10. ¿Qué es un cheque?

RTA: El cheque es un título valor que consiste en la orden de pago que se libra
contra un banco a favor de una persona o empresa, y para ello cuentahabiente
libra la orden de pago mediante un cheque para que el banco pague el valor
correspondiente a quien presente el cheque al banco, o al beneficiario que figure
en el cheque.
11. La empresa consigna la mitad de lo que hay en la caja ¿qué documentos

genera esta transacción?
RTA:
- Comprobante de egreso.
- Consignación.
12. El cliente quiere conocer la información antes de hacer una compra o pedido
¿qué documentos se le envía al cliente?
RTA: Se le envía una cotización
13. Un trabajador necesita un préstamo de $1.500.000 ¿qué documento se

emite?
RTA: Recibo de caja menor
14. En un banco le hizo un crédito bancario a Don Pedro por $3.000.000 , por un
plazo de 3 meses ¿qué documento debe firmar Don Pedro?
RTA: El pagare
15. ¿Qué documento contiene la información sobre el objeto que se desea

comprar y las condiciones de negociación?
RTA: El pedido

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1. ¿Que son los documentos contables y de soporte?

Los documentos comerciales, también llamados documentos mercantiles, son

LOS DOCUMENTOS DE SOPORTE: son aquéllos documentos oficiales, de

2. ¿cuáles son las clases de documentos de soporte contable?

- Negociables: Son los que sirven de información sobre las condiciones de una

-Recibo de caja de caja menor: Son aquellos que tienen la finalidad de soportar

-Comprobantes de regresos: Son aquellos que tienen la función de servir como

-Facturas de venta: Se elabora para protocolizar la realización de un contrato de

-Nota de Contabilidad: Se elabora para realizar en forma resumida el registro

-Facturas por compras: Este soporte tiene las mismas características de las

-Consignaciones bancarias: Son aquellos comprobantes expedidos por las

-Notas débito y crédito emitidas por los bancos: Son comprobantes que

-Pagarés: Es el documento que representa el soporte de una obligación mediante

3. ¿Cuáles son los tipos de documentos comerciales?

4. ¿Cuál es la información general que deben tener todos los documentos

5. Diga al menos 8 de los principales documentos comerciales.

6. Diga al menos 4 requisitos de la factura.

8. Diga en sus palabras ¿qué es el recibo de consignación bancaria?

9. Diga en sus palabras ¿qué es la factura de venta y a quién se le entrega la

10. ¿Qué es un cheque?

11. La empresa consigna la mitad de lo que hay en la caja ¿qué documentos

13. Un trabajador necesita un préstamo de $1.500.000 ¿qué documento se

15. ¿Qué documento contiene la información sobre el objeto que se desea

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