Torneo Global de Tenis de Olimpiadas Especiales Foto

Santo Domingo, Rep. Dom. del 9 al 17 de noviembre 2018

FICHA PARA REGISTRO DE VOLUNTARIOS

Nombres: _______________________________ Apellidos: _______________________________

No. Cédula: _______________________ Fecha de Nacimiento: _____________ Sex: M __ F_
Dirección: __________________________________________________________________________
Provincia: _______________________________ País: _____________________________________
Telf. Casa: ______________ Telf. Trabajo: ______________Celular: ___________
Correo Electrónico: ________________________Talla Camiseta: ____________________
Profesión: Estudiante:
Centro de Trabajo: ________________________ Cargo:
Centro de Estudios: _________________________Carrera:
Hobbies /Disfrutes:
¿Ha participado anteriormente como voluntario en alguna actividad? S ___ N ___
Si su respuesta es afirmativa:
En Olimpíadas Especiales: En Otras:
Función que desempeñó: __________________________________________ Fecha:

Por favor, marque el área de las Olimpíadas Especiales en la que prefiere colaborar:
Coordinación y atención médica Administración de Alimentación/Hidratación
Protocolo, Atención a Familias e Invitados Administración de Seguridad (integral)
Apoyo Tecnológico Mantenimiento (Electricidad, Plomería, etc.)
Coordinación Equipos de voluntarios Admón. Y Distribución Material Gastable
Apoyo Logístico de Transporte Mantenimiento de Limpieza e Higiene
Acompañamiento de Atletas Organización y Orden
Administración Programa Deportivo Apoyo en Iluminación de Áreas
Animación y Entretenimiento Publicidad, Prensa, Fotografía, etc.
Proveedor

Disponibilidad de tiempo:
2 veces x semana:
lunes M-T martes M-T miércoles M-T jueves M-T viernes M-T sábado M-T domingo M-T
3 veces x semana:
lunes M-T martes M-T miércoles M-T jueves M-T viernes M-T sábado M-T domingo M-T
4 veces x semana:
lunes M-T martes M-T miércoles M-T jueves M-T viernes M-T sábado M-T domingo M-T
5 veces x semana:
lunes M-T martes M-T miércoles M-T jueves M-T viernes M-T sábado M-T domingo M-T

Toda la semana: ___ Leyenda: M=Mañana T=Tarde

Deseo recibir más información sobre:

________________________________________________________________________________________

Comentario que sume al evento:

________________________________________________________________________________________
Para la Administración de los Voluntarios:
1- Los distintivos deben contener la Nomenclatura “VOLUNTARIO, y el área
correspondiente.
2- Deberán estar numerados de manera consecutiva hasta el universo de Voluntarios
proyectados.
3- Al momento de entregar cada distintivo, se anotará el nombre del Voluntario
correspondiente, y el horario en que laborará. Disminuyendo así, el riesgo de tener en el
cuerpo de Voluntarios, personas que quieran ejecutar acciones contrarias a la naturaleza de
estos.

Coordinación y atención médica:

1- Deberá contar con su propio equipo médico o maletín profesional.
2- Administrar el material gastable e insumos para emergencias o accidentes.
3- Mantener vigilancia constante de los atletas, principalmente en las competencias.
4- Rendir un informe diario de las atenciones ofrecidas.
5- Tener contacto directo con el coordinador de ambulancias y director del evento.

Protocolo, Atención a Familias e Invitados:

1- Coordinar con el Administrador de Material Gastable y de Alimentación/Hidratación, para
proveer y atender oportunamente, las necesidades de los invitados especiales, familiares y
Voluntarios de Acompañamiento de Atletas.
2- Dar un trato afable y diligente a todos los invitados, familiares y especialmente a los Atletas.
3- Atender a los familiares que asistan a la sede deportiva.
4- Indicarles y llevar a las gradas reservadas para ellos.
5- Ofrecer agua, bebidas, Snacks, etc. reservadas para los familiares de los atletas.
6- Mantener la motivación de los voluntarios que ayudarán en esta labor.
7- Mantener comunicación con director del Evento, para conocimiento de algunas atenciones
especiales.
En la Zona VIP:
8- Llevar hasta esta área a los invitados VIP.
9- Atender de manera especial a los invitados VIP que estén en esta área.
10- Ofrecer agua, bebidas, merienda y todo lo reservado para consumo en esta área.

Apoyo Tecnológico:
1- Tener conocimientos y experiencia en la digitalización de documentos, tabulación de Datos,
Transmisión de información, etc.
2- Disposición de tiempo para mantenerse durante todo(s) el(los) día(s) escogido(s) para apoyar
el evento.
3- Previo al inicio de las competencias, y a solicitud del Delegado Técnico de la disciplina,
imprimir los reportes que necesite.
4- Ingresar y validar en GMS, los resultados de los partidos.
5- Imprimir y solicitar al Delegado Técnico, aprobación de los resultados de los partidos
registrados.
6- Obtenido el Visto bueno del Delegado Técnico, imprimir los resultados preliminares, haciendo
una copia por delegación para enviarlo al CID.
7- Después de 30 minutos de haber impreso los resultados preliminares, o con la aprobación
del Delegado Técnico, se imprime y publican los resultados oficiales, haciendo una copia para
cada pizarra, y una para el CID.
8- Cada una hora, respaldar en un USB los datos de la disciplina, y compartir por e-mail, en
formato GMS y PDF, solamente los resultados oficiales, a la oficina central de GMS, a la
prensa y a los hoteles (VIP y familiares).
9- Antes de finalizar el día, generar las llaves del siguiente día de competencia (según destreza,
edad y sexo) e imprimir una copia por delegación para enviarlas al Centro de Información
Deportiva (CID).
 10- Imprimir también los reportes adicionales de los partidos del día siguiente (detallados o
Condensados) según indique el Delegado Técnico.
11- Enviar a la oficina central de GMS, a la prensa, y a los hoteles (VIP y familia) por e-mail, las
llaves del día siguiente de competencia.
12- Respaldar todos los datos de las competencias, en dispositivos USB.
13- Requerir en el área de GMS la llaves o listas de los partidos de las competencias del día,
para llevarlas a los Jueces.
14- Buscar donde el Juez Principal los resultados de los partidos del evento, y llevarlos al área
del GMS-Voluntarios.
15- A su vez, llevan los resultados preliminares agrupados por el GMS-Voluntarios, hasta Centro
de Información Deportiva (CID).
16- Publicar en las pizarras, los resultados “Oficiales” recibidos del equipo de GMS.

Coordinación Equipos de voluntarios:

1- Experiencia en selección de personal.
2- Experiencia, aunque sea mínima, en eventos deportivos o de esta naturaleza.
3- Capacidad de distribuir Voluntarios según su perfil, independientemente de las preferencias.
4- Mantener contacto con los líderes de equipos, para administrar adecuadamente situaciones
imprevistas.
5- Para ausencias imprevistas del Coordinador de Equipos de Voluntarios, seleccionar
colaboradores con capacidad para ejecutar acciones que mantengan el flujo del evento.
6- Mantener comunicación con los Entrenadores y encargados de los Atletas, para
acompañamientos especiales.
7- Recibir con mucho ánimo a los atletas cuando estén bajando del autobús, y guiarlos
ordenadamente hasta la zona de espera señalada previamente.
8- Asistir a los atletas, hidratándolos mientras esperan su turno y después de la
competencia.
9- Tener en pauta el momento en que deben entregar al voluntario del área de
Preparación, los atletas que serán llamados, procurando que tengan puestos la
vestimenta de la competencia.
10- Establecer e identificar a los voluntarios del Área de Preparación y a los Atletas que
participarán en el siguiente partido, para traerlos desde la Zona de Preparación o
Calentamiento.
11- Junto al Entrenador, llevar al Atleta al lugar de competencia correspondiente.
12- Permanecer fuera de la Cancha, pero cerca, mientras dure el partido.
13- Encargarse de recuperar las bolas que salen del área de juego, y mantener consigo
varias bolas para entregarlas oportunamente a los Atletas, evitando retrasos en el
partido.
14- Estar pendiente del desarrollo del partido, para saber cuándo retirar los equipos que
terminan, y entregar los Atletas al Voluntario de la Zona de Espera.
15- Buscar inmediatamente a los Atletas que iniciarán el próximo partido.
16- Al entregar el Atleta al Voluntario de Partida o Competencia, informarle de cualquier
condición o asistencia especial que debe dar al participante.
17- Una vez entregado el Atleta al Voluntario de Partida o Zona de Competencia, debe
regresar a la Zona de Espera para buscar al siguiente grupo de atletas.
18- Conocer la posición que obtuvo el Atleta o el equipo, para poder colocarlos en el nivel
correspondiente del pódium.
19- Finalmente, acompañar a los atletas hasta el Autobús, siempre con mucho ánimo y
entusiasmo. Choteándolos a todos, de la misma manera en que los recibieron.

Apoyo Logístico de Transporte:

1- Tener experiencia en la coordinación de transporte para grandes grupos de personas.
2- Tener conocimientos de seguridad en transporte de personas especiales, preferiblemente.
 3- Mantener contacto y Coordinar con Director del Evento y, representante del Ministerio de
Deportes, para prever cualquier situación imprevista por la falta de vehículos o desperfectos de
estos.
4- Permitir el acceso de los Autobuses autorizados.
5- Velar por los atletas y entrenadores, para que suban a los buses que les corresponden.
6- Velar por el bienestar de los atletas durante su recorrido desde y hacia la cede.

Acompañamiento de Atletas:
1- Tener experiencia, preferiblemente, en atención de niños con condiciones especiales.
2- Tener alta disposición de servicio.
3- Ser proactivo para mantener la motivación de los Atletas y demás involucrados.
4- Coordinar con los Entrenadores y encargados.
5- Buscar a los Atletas que están en la Zona de Espera, y traerlos a esta Zona, 30 minutos
antes de la competencia que le corresponde al equipo, y luego sentarlos en el puesto según
el número del turno en que competirán.
6- Antes de la competencia, verificar si algún Atleta tiene cualquier otra necesidad de las
atendidas en la Zona de Recibimiento.
7- Concluida la participación del Atleta en la competencia, llevarlos junto a sus bultos, y
entregarlos a los Voluntarios de la Zona de Espera.
8- Luego de las competencias, brindarles meriendas, solicitar a los entrenadores que los
lleven al baño, a cambiarse, etc.
9- Ayudar a los Atletas que necesiten asistencia especial, a subir a la Tarima o Pódium
de premiación.
1- Luego de la premiación, llevar los Atletas al Área de Espera, por orden de premiación.

Administración Programa Deportivo:

1- Tener experiencia en la coordinación de eventos deportivos.
2- Coordinar para Mantener el flujo de los eventos programados para cada día. Sin tiempos
muertos.
3-

Administración de Alimentación/Hidratación:
1- Recibir y contabilizar la cantidad de tiquetes de comida recibidos por día (de todos los
comensales que merendaron)
2- Vigilar que se entreguen los alimentos en orden de prioridad: 1. Los Atletas. 2.
Entrenadores. 3. Delegados Técnicos, delegados y coordinadores. 4. Líderes y
Voluntarios.
3- Los Árbitros, crono metristas, paramédicos y periodistas, tendrán viáticos, por lo tanto,
suplirán sus necesidades por su cuenta. (POR LO TANTO, NO TENDRÁN TICKET PARA
COMIDA)
4- “Sin Ticket no habrá comida” incluyendo las delegaciones.
5- Asistir a los atletas durante la hora de comida (entregar comida, ayudar a sentarse,
buscar bebidas, servilletas, cubiertos, etc.)
6- Entregar a los delegados de equipos, paquetes conteniendo merienda, y según el
número de Atletas y de entrenadores.

Administración de Seguridad (integral)

1- Coordinar con el cuerpo militar acreditado para el evento, controles de acceso por área.
2- Restringir el acceso a cada área, de toda persona NO autorizada.
3- Garantizar que los atletas NO salgan del recinto ni de ninguna área, sin la compañía de su
entrenador.
4- Coordinar método de vigilancia para la seguridad de todas las personas que participan en el
evento, y la salvaguarda de todo material, equipo, herramientas, etc. Usados en el lugar.
 5- Vigilar que no se dejen de observar las reglas para mantener niveles óptimos de seguridad para
los atletas, entrenadores, jueces, voluntarios, familia e invitados especiales.

Captura en fotografía y videos del desarrollo del Evento:

1- Captar todas, y mejores imágenes posibles del desarrollo de los juegos y demás actividades.
2- Realizar sus labores sin interferir con la de los árbitros, jueces, entrenadores, atletas y,
voluntarios.
3- Tener sus propios aparatos fotográficos y de video.
4- Compromiso de no divulgar imágenes ni compartir información, sin la autorización
correspondiente.

Mantenimiento (Electricidad, Plomería, etc.)

1- Tener conocimientos en la reparación e instalación de tuberías y demás artículos de plomería.
2- Coordinar con el Administrador del Evento, para tener un inventario de artículos y efectos de
Plomería.
3- Tener sus propios equipos y herramientas.
4- Tener conocimientos en la instalación y conexiones eléctricas, y efectos eléctricos.
5- Coordinar con el Administrador del Evento, para tener un inventario de artículos y efectos
eléctricos.
6- Apoyar la adecuación en la iluminación de Áreas.
7- Tener sus propios equipos y herramientas.

Admón. Y Distribución Material Gastable:

1- Velar porque el inventario de vasos se mantenga acorde con la demanda de estos, que
todos los termos se mantengan con agua o bebidas hidratantes a niveles adecuados,
y que embaces afines, se mantengan con hielo suficiente para atender la demanda.
2- Velar que no falten bebidas hidratantes en las diferentes áreas donde se pueden
ofrecer líquidos a los Atletas

Mantenimiento de Limpieza e Higiene:

1- Velar porque el área de gradas quede limpia una vez terminen de merendar.
2- Velar porque el área de comedor quede limpia una vez se termine de comer.
3- Velar, con el personal de limpieza contratado, que la sede y todas sus áreas, quede todos
los días, completamente aseada y ordenada (Gradas, Área de competencia, Área del
Comedor, Área de Familia, Área VIP, Área de Premiación, Área del GMS y CID, etc.)
4- Velar por la limpieza de los baños, y la disponibilidad de papel higiénico, fundas para la
basura, etc.

Organización y Orden:
1- Vigilar y verificar que todos los Atletas asistan al área del comedor, y que se retiren
oportunamente.
2- Vigilar que no se dejen de observar las reglas para mantener niveles óptimos de
seguridad para los atletas, entrenadores, jueces, voluntarios, familia e invitados
especiales.
3- En todo caso, colaborar en la Recogida de pelotas.

Animación y Entretenimiento:

Publicidad, Prensa, etc.:

Proveedores:
 Competencias Ciudad Villa
Anfitriona Aduanas Llegadas Inauguración Feria de Salud Clausura DAL Congreso Hotel ViP

10 al 16/11 - 9 al 17 9 y 10 9 al 17 10 al 16
ROL / Fechas Excepto 14 14-nov de nov nov 11-nov 12 y 13 nov 16-nov de nov 10 al 17 nov nov
COORD. LIDER LOGIST. 1 1 1 1 1 1 1
COORD. LIDER DEPORTE 1
TRANSPORTE 25 15 0 40 0 40
RECOGE PELOTAS 56 0 0 0 0 0
ACOMPAÑANTES 40 40 30 10 25
ZONA VIP 14 0 0 10 24 2 12
ZONA FAMILIA 14 0 0 10 30 0 30
ZONA DE ESPERA 14 0 0 0 0
MERIENDA 28 12 0 34 4 34
ALIMENTACIÓN 24 30 24 0 0 0
HIDRATACIÓN 28 12 0 0 0
FOTOGRAFÍA 5 5 0 5 5 5
MANTENIMIENTO 14 0 0 0 0 0
MONTAJE 13 0 4 0 20 0
CONTROL DE ACCESO 30 0 4 0 24 8 24
DAL 50
TECNOLOGIA 13 2 1 1
VIPS 10
CONGRESO 15 15 15 10

TOTAL 320 130 35 21 203 50 186 50 11 11

1017