ANÁLISIS DE LA FASE DE EJECUCIÓN EN LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

I. Generalidades

Antes de ahondar en el análisis de la fase de ejecución en la auditoría de gestión,

veremos algunos conceptos relacionados al mismo.

La auditoría es un examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones

financieras, administrativas y de gestión, que tiene por finalidad verificar y evaluar una
determinada entidad, y en base a ello, poder realizar observaciones y expresar las
recomendaciones pertinentes.

La auditoría de gestión consiste en el examen y evaluación de las actividades, planes,

programas, proyectos y operaciones de una organización privada o entidad pública, a fin
de medir e informar sobre el logro de los objetivos previstos, la utilización de los recursos
públicos en forma económica y eficiente, y la fidelidad con que los responsables cumplen
con las normas jurídicas involucradas en cada caso.

¿Que entendemos por gestión?

La gestión es un proceso de coordinación de los recursos disponibles que se llevan a

cabo para establecer y alcanzar objetivos y metas precisos.

La gestión comprende todas las actividades organizacionales, que implican:

 El establecimiento de metas y objetivos.

 El análisis de los recursos disponibles.
 La apropiación económica de los mismos.
 La evaluación de su cumplimiento y desempeño institucional.
 Una adecuada operación que garantice el funcionamiento de la organización.
Objetivos de la auditoría de gestión

Los objetivos son los siguientes:

 Establecer el grado en que el ente y sus servidores han cumplido adecuadamente

los deberes y atribuciones que les han sido asignados.
 Determinar si tales funciones se han ejecutado de manera económica, eficiente y
eficaz.
 Determinar si los objetivos y metas propuestas han sido logrados.
 Determinar si se están llevando a cabo, exclusivamente, aquellos programas o
actividades legalmente autorizados.
 Proporcionar una base para mejorar la asignación de recursos y la administración
de éstos por parte de la entidad.
 Mejorar la calidad de la información sobre los resultados de la administración de
la entidad que se encuentra a disposición de los usuarios de los mismos.
 Alentar a la administración de la entidad para que produzca procesos tendientes
a brindar información sobre la economía, eficiencia y eficacia, desarrollando
metas y objetivos específicos mensurables.
 Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalúan la
calidad, tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos.
 Auditar y emitir opinión sobre la memoria y los estados financieros, así como el
grado de cumplimiento de los planes de acción y presupuesto de las entidades.

Fases de una Auditoría de Gestión

Las fases de una auditoría de gestión son las siguientes:

 Planeamiento
 Ejecución
 Elaboración del informe
 ESQUEMA DE UNA AUDITORÍA DE GESTIÓN

Análisis de
información Evaluación Control de la
Programa Ejecución
Auditoría

Procedimi- Comunicar
entos resultados

Planificación Resultados Seguimiento Recomendaciones Informe

Designación
de auditores

Aceptación
de trabajo

A continuación evaluaremos la segunda fase, la fase de ejecución en la auditoría de

gestión.
II. Análisis a la Fase de Ejecución en la Auditoría de Gestión

Esta fase esta dividida en once (11) secciones según la norma que la regula:

 Sección 510 Aspectos generales.

 Sección 515 Programa de la auditoría.
 Sección 520 Procedimientos y técnicas de auditoría.
 Sección 525 Evidencia de auditoría y métodos de obtención de información.
 Sección 530 Evaluación de la efectividad de la programas.
 Sección 535 Evaluación de la eficiencia y economía de los programas.
 Sección 540 Evaluación del control interno gerencial.
 Sección 550 Papeles de trabajo.
 Sección 560 Desarrollo de hallazgos de auditoría.
 Sección 570 Comunicación de hallazgos de auditoría.
 Sección 580 Terminación de la fase de ejecución.

Así mismo presenta normas relativas a dicha fase de la auditoría, que identifica
situaciones que inciden en la gestión y promueve mejoras en efectividad, eficiencia y
economía. Estas son:

 NAGU 3.10: Evaluación De La Estructura Del Control Interno

 NAGU 3.20: Evaluación Del Cumplimiento De Disposiciones Legales Y
Reglamentarias
 NAGU 3.30: Supervisión Del Trabajo De Auditoría
 NAGU 3.40: Evidencia Suficiente, Competente Y Relevante
 NAGU 3.50: Papeles De Trabajo
 NAGU 3.60: Comunicación De Hallazgos
 NAGU 3.70: Carta De Representación.
II.1. Aspectos Generales

En esta etapa, es donde se ejecuta propiamente la auditoría, pues en esta instancia se

desarrolla los hallazgos y se obtiene toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad
apropiada (suficiente, competente y relevante), basada en los criterios de auditoría y
procedimientos definidos en cada programa, para sustentar las conclusiones y
recomendaciones de los informes.

La fase de ejecución empieza con la reunión de apertura, en las instalaciones donde se

realizará la auditoría e incluye la recolección y análisis de la información existente. En
una reunión de apertura se deben revisar las siguientes situaciones; presentar al equipo
auditor y sus responsabilidades, identificar la contraparte de la empresa, definir las
{áreas a auditar, solicitar copias de los documentos.

La ejecución de la auditoria de gestión está focalizada, en la obtención de evidencias

suficientes y pertinentes sobre los asuntos más importantes aprobados en el plan de
auditoria.

Los hallazgos en auditoria tienen un sentido de recopilación y síntesis de información

específica sobre una actividad u operación, que ha sido analizada y evaluada y, que se
considera de interés para los funcionarios a cargo de la entidad examinada.

Dentro del proceso de ejecución de la auditoria, el auditor brinda a los funcionarios y

servidores de la entidad examinada, que están o podrían estar afectados por el informe, la
oportunidad de efectuar comentarios y aclaraciones en forma escrita (u oral) sobre los
hallazgos identificados antes de presentar el informe.

Actividades
Las tareas típicas de esta fase son:
a) Aplicación de los programas detallados y específicos para cada componente
significativo y escogido para examinarse, que comprende la aplicación de las
 técnicas de auditoría tradicionales, tales como: inspección física, observación,
calculo, indagación, análisis, etc; adicionalmente mediante la utilización de:
Estadísticas de las operaciones como base para detectar tendencias, variaciones
extraordinarias y otras situaciones que por su importancia ameriten investigarse.
b) Preparación de los papeles de trabajo, que junto a la documentación relativa a la
planificación y aplicación de los programas, contienen la evidencia suficiente,
competente y relevante.
c) Elaboración de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente
examinado, expresados en los comentarios.
d) Definir la estructura del informe de auditoría, con la necesaria referencia a los
papeles de trabajo y a la hoja resumen de comentarios, conclusiones y
recomendaciones.

En esta fase es muy importante tener presente que el trabajo de los especialistas no
auditores, debe realizarse conforme a los objetivos de la planeación; además, es
necesario, que el auditor que ejerce la jefatura del equipo o grupo oriente y revise el
trabajo para asegurar el cumplimiento de los programas y de los objetivos trazados:
igualmente se requiere que el trabajo sea supervisado adecuadamente por parte del
auditor más experimentado.

II.2. Programas de auditoría

Para cada auditoría deben prepararse programas específicos que incluyen objetivos,
alcance de la muestra, procedimientos detallados y oportunidad de su aplicación; así
como el personal encargado de su desarrollo.
Los programas de auditoría comprenden una relación ordenada de procedimientos a ser
aplicados en el proceso de la auditoría, que permitan obtener las evidencias competentes
y suficientes para alcanzar el logro de los objetivos establecidos.
Se desarrolla a partir del conocimiento de la entidad y sus sistemas. El auditor se apoya en
este conocimiento para establecer la naturaleza, oportunidad y alcance de los
procedimientos a aplicar.
Los programas de auditoría guían la acción del auditor y sirven como elemento para el
control de la labor realizada. Deben también permitir la evaluación del avance del examen
y la correcta aplicación de los procedimientos, cautelando que la consecución de los
resultados esté de acuerdo con los objetivos propuestos.
El programa de auditoría debe ser lo suficientemente detallado de manera que sirva de
guía y como medio para controlar la adecuada ejecución del trabajo.

Preparación de papeles de trabajo

Preparación de los papeles de trabajo, que junto a la documentación relativa a la
planificación y aplicación de los programas, contienen la evidencia suficiente,
competente y relevante.

II.3. Procedimientos y técnicas de auditoría

Durante la fase de ejecución, el equipo de auditoría se aboca a la obtención de evidencias
y realizar pruebas sobre las mismas, aplica procedimientos y técnicas de auditoría,
desarrolla hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones.

La inspección consiste en examinar registros y documentos, ya sean internos o externos,

en forma impresa, electrónica, o en otros medios. La inspección de registros y
documentos proporciona evidencia de auditoria de grados variables de confiabilidad,
dependiendo de su naturaleza y fuente y, en el caso de registros y documentos internos,
de la efectividad de los controles sobre su producción.
Las técnicas de auditoría más utilizadas para reunir evidencias son:
Técnicas de Técnicas de Técnicas de Técnicas de Técnicas de
verificación verificación oral verificación verificación verificación física
ocular escrita documental
Comparación Indagación Análisis Comprobación Inspección
Observación Entrevista Confirmación Computación
Encuesta Tabulación Rastreo
Conciliación Revisión colectiva

Otras prácticas de auditoría

Las prácticas de auditoría son las operaciones o labores específicos que se realizan como
parte del examen y no son consideradas como técnicas, pero que pueden contribuir
efectivamente a seleccionar las técnicas o prácticas de auditoría que deben aplicarse;
estos son: los síntomas (indicios de una cosa que está sucediendo o va a suceder, señales
de alerta temprana que se detectan en el curso del examen) y la intuición (facultad para
comprender las cosas en forma instantánea, tal como si se tuviera a la vista).

II.4. Evidencias de auditoría y métodos de obtención de información

Entendemos por evidencia al conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes

y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor.

En esta sección el auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante

mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le
permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto al
organismo, programa, actividad o función que sea objeto de auditoría.

Tipos de evidencia
 Evidencia física Evidencia Evidencia Evidencia analítica
testimonial documental
Se obtiene mediante Se obtiene de otras Consiste en Comprende cálculos,
inspección u personas en forma de información comparaciones,
observación directa declaraciones hechas elaborada, como la razonamiento y
de actividades, en el curso de contenida en cartas, separación de la
bienes o sucesos. investigaciones o contratos, registros de información en sus
La evidencia de esta entrevistas. contabilidad, facturas componentes
naturaleza puede Las declaraciones que y documentos de la
presentarse en forma sean importantes para administración
de memorándum la auditoría deberán relacionados con su
(donde se resumen corroborarse, siempre desempeño.
los resultados de la que sea posible,
inspección o de la mediante evidencia
observación), adicional.
fotografías, gráficos,
mapas o muestras
materiales

Atributos de la evidencia
 Suficiencia, la evidencia será suficiente cuando por los resultados de la
aplicación de una o varias pruebas, el auditor podrá adquirir certeza razonable
que los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados. Para
determinar si la evidencia es suficiente se requiere aplicar el criterio
profesional.
 Competencia, para que sea competente, la evidencia debe ser válida y
confiable. A fin de evaluar la competencia de la evidencia, el auditor deberá
considerar cuidadosamente si existen razones para dudar de su validez o de su
integridad.
 Pertinencia(relevancia), se refiere a la relación que existe entre la evidencia y
su uso. La información que se utilice para demostrar o refutar un hecho será
 relevante si guarda una relación lógica con este hecho; si no lo hace, será
irrelevante y, por consiguiente, no deberá incluirse como evidencia.

Confiabilidad de la evidencia
Para determinar la confiabilidad de la información el auditor:
 Podrá efectuar una revisión de los controles generales de los sistemas
computarizados y de los relacionados específicamente con sus aplicaciones, que
incluya todas las pruebas que sean permitidas.
 Si no revisa los controles generales y los relacionados con las aplicaciones o
comprueba que esos controles no son confiables, podrá practicar pruebas
adicionales o emplear otros procedimientos.

II.5. Evaluación de la efectividad de los programas

La evaluación de la efectividad de programas es realizada por el auditor, con la finalidad
de informar a los Organismos conformantes de los Poderes del Estado y a las autoridades
de la administración pública responsables de la conducción, autorización, financiamiento y
ejecución de los programas o actividades, en torno a su desempeño (rendimiento)
obtenido por los programas en comparación con lo planeado. Este enfoque evalúa los
resultados o beneficios logrados y determina si el programa viene logrando las metas
previstas, así como identifica los problemas que requieren corregirse para mejorar su
efectividad.
La evaluación de la efectividad de los programas o actividades, tiene relación directa con
la evaluación de la eficiencia y economía en la aplicación de los recursos.

Durante la auditoría deben examinarse los procedimientos para organizar y administrar

las actividades de información y evaluación sobre la efectividad del programa o actividad.
II.6. Evaluación de la eficiencia y economía en los programas
La auditoría de gestión con enfoque en la eficiencia y economía, tiene el propósito de
determinar si la entidad auditada utiliza sus recursos financieros, humanos y materiales de
manera eficiente y económica.

INTERRELACIONES ENTRE LA ECONOMÍA,

EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD

ECONOMIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD

ENTRADAS PROGRAMAS SALIDAS RESULTADOS

· Recursos financieros · Bienes y servicios · Bienes · Logro de objetivos y
· Recursos humanos entregados · Servicios metas o beneficios
· Recursos materiales · Ingresos cobrados · Ingresos · Satisfacción del
· Recursos físicos. · Funciones · Normas público
· Recursos tecnológicos regulatorias   · Impacto del programa

II.7. Evaluación del control interno gerencial

Se debe efectuar una apropiada evaluación de la estructura del control interno de la
entidad a examinar, a efectos de formarse una opinión sobre la efectividad de los
controles internos implementados y determinar el riesgo de control, así como identificar
las áreas críticas; e informar al titular de la entidad de las debilidades detectadas
recomendando las medidas que correspondan para el mejoramiento de las actividades
institucionales.
La estructura del control interno es el conjunto de planes, métodos, procedimientos y
otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer
seguridad razonable, respecto a que están lográndose los objetivos del Control Interno.
El control interno es un proceso continuo establecido por los funcionarios de la entidad y
demás personal en razón a sus atribuciones y competencias funcionales, que permite
administrar las operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades
asignadas para el logro de los resultados deseados en función de objetivos como:
promover la efectividad, eficiencia, economía en las operaciones; proteger y conservar los
recursos públicos; cumplir las leyes, reglamentos y otras normas aplicables; y elaborar
información confiable y oportuna que propicie una adecuada toma de decisiones. Un
apropiado sistema de control interno, también permite detectar posibles deficiencias y
aquellos aspectos relacionados con la existencia de actos ilícitos, a fin de adoptar las
acciones pertinentes en forma oportuna.

La Estructura de Control Interno está conformada por cinco (5) componentes

interrelacionados:
 Ambiente de Control.
 Evaluación del riesgo.
 Actividades de Control Gerencial.
 Sistema de Información y Comunicación.
 Actividades de Monitoreo.

II.8. Papeles de trabajo

El auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de la labor
efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento y
ejecución, y el informe de auditoría. Por tanto, deberán contener la evidencia necesaria
para fundamentar los hallazgos, opiniones y conclusiones que se presenten en el informe.
Podrán incluir cintas, fotos, películas y discos.
No hay nada que sustituya a una comprensión adecuada de los objetivos de la auditoría,
las razones por las cuales se emprenderá determinada tarea y la forma en que esa tarea
contribuirá al cumplimiento de los objetivos. Esa comprensión se logra cuando el auditor
dispone de papeles de trabajo debidamente planificados y organizados y, reciben
instrucciones idóneas de sus supervisores. La práctica de indicar claramente en los papeles
de trabajo los fines que se persigan será muy útil para asegurarse que la información
obtenida estará relacionada directamente con los objetivos de la auditoría y del informe
correspondiente.
La forma y contenido de los papeles de trabajo se ven afectados por factores tales como:
a) La naturaleza de la auditoría.
b) El tipo de informe a emitir.
c) La naturaleza y complejidad de la actividad de la entidad.

Como regla general, los papeles de trabajo deben contener:

 El Memorandum de Planificación y los Programas de Auditoría que deben estar
debidamente referenciados a los papeles de trabajo.
 Objetivos, alcance y metodología, incluyendo los criterios usados para la selección
de las muestras.
 Indicación de la manera cómo se ha obtenido la información, con referencia a los
documentos base y las personas que la facilitaron (fuentes).
 Documentación del trabajo que sustente las conclusiones y juicios significativos.
 Índices, referencias, cédulas y resúmenes adecuados.
 Conclusiones sobre cada uno de los componentes en que se divida el examen.
 Fecha y firma de la persona que los preparó

 Evidencia de las revisiones efectuadas al supervisar el trabajo realizado.

II.9. Desarrollo de hallazgos de auditoría

Los hallazgos se refiere a debilidades en el control interno detectadas por el auditor, por
lo que merecen ser comunicados a los funcionarios de la entidad auditada y a otras
personas interesadas, ya que representan deficiencias importantes que podrían afectar en
forma negativa, su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar información
confiable y consistente, en relación con las aseveraciones efectuadas por la
administración.

Durante el porceso de la auditoría, el auditor encargado debe comunicar oportunamente

las observaciones a los funcionarios y servidores de la entidad examinada comprendidos
en los hallazgos observados, a fin de que en un plazo perentorio establecido, presente sus
descargos sustentados documentariamente, para su oportuna evaluación y consideración
en el informe correspondiente.
Los hallazgos de auditoría deben referirse a diversos aspectos de la estructura de control
interno entre otros: ambiente de control, sistema de contabilidad, procedimientos de
control su propósito es proporcionar información útil y oportuna adopción de acciones
correctivas.

Los elementos de hallazgo de auditoría son:

a) Condición o situación encontrada o hallada “lo que es”.
b) Criterio “lo que debe ser”.
c) Causa “por qué sucedió”
d) Efecto “diferencia entre lo que es y lo que debe ser”.

Ejemplo
Sumilla: “La entidad no cuenta con equipos de seguridad para casos de emergencia”
a) Condición o situación encontrada o hallada “lo que es”.
1. La entidad no cuenta con los elementos y equipos necesarios para actuar en
caso de emergencia (incendio, siniestro, etc.)
2. El área de mantenimiento y servicios no realiza revisiones periódicas para
detectar posibles daños o emergencias.
b) Criterio “lo que debe ser”.
1. No cumplimiento de la norma técnica de control, asignación de autoridad y
responsabilidad.
2. Norma técnica de control infringida.
3. Deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar y
extinguir las causas que puedan ocasionar daños o pérdidas de bienes
públicos.
c) Causa “por qué sucedió”
1. Subestimación de los niveles reales y potenciales de riesgo e inseguridad y
por consiguiente no se cuenta con los equipos y elementos indispensables
de seguridad.
2. Dentro de su organización el área de mantenimiento y servicios no cuenta
con personal con funciones y responsabilidades de detectar y reportar
posibles daños materiales.
d) Efecto “diferencia entre lo que es y lo que debe ser”.
1. Posibilidad de mayores daños y perjuicios humanos y materiales en caso de
presentarse daños siniestros y desastres.
 2. Se exponen los diferentes recursos de la entidad a mayores niveles de
riesgo e inseguridad en perjuicio de la entidad, desembolsándose mayores
costos de operación.

II.10. Comunicación de hallazgos de auditoría

La comunicación de hallazgos de auditoría se efectúa por escrito en forma reservada y
directa debiendo acreditarse su recepción, en caso de no ser ubicadas las personas
comprendidas, los hallazgos serán notificados a través del diario oficial.
Asimismo, en este punto se señalará que se incluye un anexo en el Informe con la relación
del personal al servicio de la entidad examinada, finalmente considerado en las
observaciones contenidas en el mismo, consignándose en dicha nómina los nombres y
apellidos, documento de identidad, cargo(s) desempeñado(s), período(s) de gestión,
condición laboral y domicilio correspondientes, con indicación de aquellas en que
estuvieren incursos en cada caso.

Los hallazgos a ser comunicados revelarán necesariamente la situación o hecho detectado

(condición); la norma, disposición o parámetro de medición transgredido (criterio); el
resultado adverso o riesgo potencial identificado (efecto); así como la razón que motivó el
hecho o incumplimiento establecido (causa), cuando ésta última haya podido ser
determinada a la fecha de la comunicación.
Para efectos de la comunicación de los hallazgos se considerará su materialidad y/o
importancia relativa, su vinculación a la participación y competencia personal del
destinatario, así como en su redacción, la utilización de un lenguaje sencillo y fácilmente
entendible que refiera su contenido en forma objetiva, concreta y concisa.
Los oficios de comunicación de hallazgos deben contener los siguientes aspectos: reserva,
materialidad, hallazgos vinculados a la participación o competencia personal de su
destinatario, recepción acreditada o publicación.

II.11. Terminación de la fase de ejecución

Ya realizada la comunicación de hallazgos significa que el auditor ha concluido la fase de
ejecución y que acumulado en sus papeles de trabajo toda la evidencia necesaria, es así
que el auditor deberá obtener una carta de representación.

Carta de representación

Es la primera hoja del informe y está dirigida a las directivas de la entidad, firmada por
el señor auditor donde se resume los aspectos de mayor relevancia encontrados en el
desarrollo del trabajo, estableciendo si el uso de los recursos ha sido manejado con
eficiencia económica. Asimismo, la óptima utilización de los recursos como la eficacia
social en el cumplimiento de su finalidad y el impacto en la sociedad por medio de
una distribución equitativa del bien o servicio prestado.

El auditor debe obtener una carta de representación del titular y/o nivel gerencial
competente de la entidad auditada.
La carta de representación es el documento por el cual el titular y/o nivel gerencial
competente de la entidad auditada reconoce haber puesto a disposición del auditor la
información requerida, así como cualquier hecho significativo ocurrido durante el
período bajo examen y hasta la fecha de terminación del trabajo de campo.