POLÍTICA CONTABLE DE OTROS ACTIVOS

1. OBJETIVO...................................................................................................................3
2. ALCANCE....................................................................................................................3
3. REFERENCIA TÉCNICA.............................................................................................3
4. GLOSARIO..................................................................................................................5
5. RECONOCIMIENTO...................................................................................................8
5.1. BIENES Y SERVICIOS PAGADOS POR ANTICIPADO......................8
5.2. AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS.........................................9
5.3. RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN.......................9
5.4. CASOS ESPECIALES - RECONOCIMIENTO EN OTROS ACTIVOS DE
CONVENIOS Y CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS......................10
5.4.1. El instrumento jurídico es un contrato interadministrativo, tiene
anticipos y el control del bien o servicio lo ejerce el IDIGER.................10
5.4.2. El instrumento jurídico es un convenio interadministrativo, la
contraparte sólo actúa como operadora de los recursos y el control del bien
o servicio lo ejerce el IDIGER.................................................................11
5.4.3. El instrumento jurídico es una transferencia condicionada, y el
control del bien o servicio lo ejerce el operador quién es una empresa.11
5.4.4. El instrumento jurídico es una transferencia, y el control del bien o
servicio lo ejerce el operador..................................................................11
6. MEDICIÓN INICIAL...................................................................................................11
7. MEDICIÓN POSTERIOR...........................................................................................12
7.1. BAJA EN CUENTAS.........................................................................12
8. DETERIORO..............................................................................................................13
9. REVELACIONES.......................................................................................................14
10. RESPONSABILIDADES............................................................................................14
11. PRESENTACIÓN EN LOS ESTADOS FINANCIEROS............................................16
 POLÍTICA CONTABLE DE OTROS ACTIVOS

1. OBJETIVO

Establecer los criterios conceptuales, técnicos e instrumentales para el

tratamiento contable y financiero de Otros Activos del INSTITUTO DISTRITAL
DE GESTIÓN DEL RIESGO Y CAMBIO CLIMÁTICO -IDIGER, bajo el Marco de
Regulación aplicable a las Entidades de Gobierno emitido por el Contador
General de la Nación y las directrices y políticas transversales emitidas por la
Secretaria Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Contabilidad.

2. ALCANCE

Esta política se aplica en el tratamiento de Otros Activos del INSTITUTO

DISTRITAL DE GESTIÓN DEL RIESGO Y CAMBIO CLIMÁTICO - IDIGER
conforme se establece en el nuevo Marco Normativo Contable para Entidades
de Gobierno emitido por el Contador General de la Nación y las directrices y
políticas transversales emitidas por la Secretaria Distrital de Hacienda -
Dirección Distrital de Contabilidad.

La anterior política exceptúa los intangibles. El tratamiento de los bienes

intangibles de la entidad, tiene una política particular: Política de Intangibles.

3. REFERENCIA TÉCNICA

La presente política contable se encuentra sustentada bajo las siguientes

normas:
o Resolución 533 del 8 de octubre de 2015 del Contador General de la
Nación: “Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública,
el Marco Normativo aplicable a Entidades de Gobierno y se dictan otras
disposiciones.”

o Resolución No. 484 de 2017: “Por la cual se modifican el anexo de la

Resolución 533 de 2015 en lo relacionado con las Normas para el
Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos
Económicos del Marco Normativo para Entidades de Gobierno y el
artículo 4° de la Resolución 533 de 2015, y se dictan otras disposiciones.”

o Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información

Financiera de las Entidades de Gobierno, expedida por la Contaduría
General de la Nación.

o Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de

los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno, expedida por la
Contaduría General de la Nación.

o Resolución 620 de 2015 del Contador General de la Nación: “Por la cual

se incorpora el Catálogo General de Cuentas para Entidades de
Gobierno”.

o Resolución No. 468 de 2016 del Contador General de la Nación: “Por

medio de la cual se modifica el Catálogo General de Cuentas del Marco
Normativo para Entidades de Gobierno”.

o Resolución 598 de 2017 del Contador General de la Nación: “Por medio

de la cual se modifica el Catálogo General de Cuentas para Entidades de
Gobierno”.
 o Carta Circular 57 de Mayo 24 de 2017 del Contador General de Bogotá
D.C. (E.): “Políticas Contables del Nuevo Marco Normativo Contable para
entidades de gobierno- Resolución 533 de 2015.”

El IDIGER, cambiará esta política contable cuando se realice una modificación

por parte del Contador General de la Nación en la norma, cuando la Secretaria
de Hacienda Distrital lo estime o cuando el IDIGER considere pertinente un
cambio de política que conlleve a mejorar la representación fiel de la realidad
económica y financiera y se mejore la relevancia de la información entregada a
los usuarios.

4. GLOSARIO

Amortización: Es la distribución sistemática del valor depreciable de un activo

intangible o un gasto pagado por anticipado durante los años de su vida útil o
tiempo de duración.

Costo de adquisición: Es el monto pagado en efectivo o equivalentes por un

activo o servicio al momento de su adquisición.

Bienes o servicios pagados por anticipado: Corresponden a servicios o

bienes adquiridos amortizables durante el período de tiempo pactado para
recibirlos.

Convenio: “Son aquellos acuerdos de voluntades mediante los cuales las partes
establecen compromisos e intenciones generales o específicas de cooperación
mutua, para desarrollar en forma planificada actividades de interés y beneficio
común. Los convenios podrán materializarse mediante acuerdos, memorandos,
actas o cartas de entendimiento”.

Convenios de Cooperación Internacional: Los recursos provenientes de los

convenios de cooperación internacional, deben ser reconocidos como ingresos
por transferencias, considerando que se reciben de terceros y que la Entidad no
entrega a cambio alguna contraprestación que se aproxime al valor de mercado
de los recursos recibidos.

Convenios de apoyo: Son aquellos celebrados por las entidades públicas con
personas jurídicas creadas por varias entidades del estado o personas jurídicas
sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad, para impulsar programas y
actividades de interés públicos acordes con los planes de desarrollo

Convenios interadministrativos: Son los que se celebran entre entidades

estatales para aunar esfuerzos que le permitan a cada una de ellas cumplir con
su misión u objetivos, sin que por ello se reciba ningún pago o ventaja
económica.

Convenios de Asociación o Cooperación: se celebran entre una entidad

pública con una persona jurídica particular con o sin ánimo de lucro; con el fin de
cooperar o asociar recursos, capacidades y competencias interinstitucionales, y
puede incluir el financiamiento y administración de proyectos.

Convenio Específico: Son convenios cuyo objetivo es establecer actividades

específicas de un área científica y/o administrativa en particular, con la finalidad
de facilitar la ejecución del convenio.

Convenio Bilateral: Son convenios que tienen dos partes suscriptoras del
instrumento. Se genera un vínculo de reciprocidad entre las partes sobre
objetivos e intereses compartidos.
Convenio Plurilateral: Son convenios que tienen tres o más partes signatarias;
y dicho acuerdo es constitutivo de una nueva estructura institucional
independiente y diferente de cada uno de los miembros que pasan a integrarla.

Estipulaciones con Condiciones: Es el tipo de estipulación, en el que se

requiere que la entidad receptora de los recursos, los use o destine a una
finalidad particular y si esto no ocurre, dichos recursos se devuelven a la entidad
que los transfirió, quien tiene la facultad administrativa o legal de hacer exigible
la devolución.

Estipulaciones con Restricciones: Es el tipo de estipulación, en el que se

requiere que la entidad receptora de los recursos, los use o destine a una
finalidad particular, sin que ello implique que dichos recursos se devuelvan al
cedente en el caso de que se incumpla la estipulación.

Fecha de una transacción: Es la fecha en la cual dicha transacción cumple las

condiciones para su reconocimiento como un elemento de los estados
financieros.

Otros activos: Son bienes que se consumen en las diferentes fases del proceso
de operación de la entidad, no están destinados para venderse, por lo que no
forman parte de los inventarios; y algunos de ellos están en poder de terceros.

Pagos anticipados: Son activos derivados de pagos efectuados en efectivo o

equivalentes con la finalidad de asegurar el abastecimiento de bienes, servicios
u otros beneficios que se van a recibir en el desarrollo normal de las operaciones
futuras de la entidad.

Pérdida por deterioro: Es el exceso del importe en libros de un activo sobre su

importe recuperable.
Pólizas de seguros: Es un contrato entre un asegurado y una compañía de
seguros, que establece los derechos y obligaciones de ambos, en relación al
seguro contratado. Permite cubrir diferentes tipos de riesgo en relación con los
activos de la entidad, los productos recibidos de contratistas, pagos efectuados a
los mismos, cumplimiento de contratos, entre otros.

Subvenciones: Representa el valor de los recursos entregados sin

contraprestación a empresas públicas o privadas para el cumplimiento de un fin,
propósito, actividad o proyecto específicos.

5. RECONOCIMIENTO

El IDIGER reconoce en otros activos, los recursos, tangibles e intangibles, que

son complementarios para el suministro de bienes, para la prestación de
servicios y para propósitos administrativos. También incluye, los recursos
controlados por la entidad que no han sido incluidos en otro grupo del activo y de
los cuales espera obtener un potencial de servicio o generar beneficios
económicos futuros.

Este tipo de otros activos se reconocen entre otras, en las siguientes cuentas:

 Bienes y servicios pagados por anticipado.

 Avances y anticipos entregados.
 Recursos entregados en administración.
 Activos Intangibles

5.1. BIENES Y SERVICIOS PAGADOS POR ANTICIPADO

Se reconoce en bienes y servicios pagados por anticipado, el valor de los pagos

anticipados por concepto de la adquisición de bienes y servicios que se reciben
de terceros, tales como seguros, comisiones, arrendamientos operativos,
impresos, publicaciones, suscripciones y afiliaciones, honorarios, sueldos y
salarios, entre otros. Se reconocen al momento en que se efectúe el pago con
su respectivo documento soporte, y por el valor pactado con el tercero.

Para su reconocimiento como bienes y servicios pagados por anticipado se

deben cumplir con la totalidad de los siguientes requisitos:

a) Que su valor se pueda medir de forma confiable;

b) que el desembolso del dinero le dé el derecho al IDIGER a acceder en el
futuro a servicios; y
c) que el monto del pago sea superior a 2 SMMLV.

El IDIGER reconoce un pago anticipado como activo, cuando dicho pago por
concepto de (seguros, impresos, publicaciones, suscripciones, etc.) se haya
realizado antes de que la entidad reciba esos servicios.

La entidad reconoce como un gasto en resultados el importe relativo a los pagos

anticipados efectuados al momento de reconocer dicho servicio.

En el caso de los bienes y servicios pagados por anticipados por un monto

inferior a 2 SMMLV, estos se llevan directamente al resultado del periodo, no se
activan.

5.2. AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS

Se reconocen los valores entregados, en forma anticipada, a contratistas y

proveedores para la obtención de bienes y servicios, así como los valores
correspondientes a los viáticos y gastos de viaje que están pendientes de
legalización.
 5.3. RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN

Corresponde a los recursos entregados en convenios para la administración de

recursos bajo diversas modalidades, celebrados con entidades distintas de las
sociedades fiduciarias. Estos convenios pueden ser de diferente modalidad:
convenios de cooperación internacional, convenios de apoyo, convenios
interadministrativos, convenios de asociación y cooperación, etc.

Los recursos entregados en administración representan un derecho a favor de la

entidad contable pública que los entrega, incluyendo los rendimientos financieros
que eventualmente puedan producirse, derecho que se extingue en la medida en
que se recibe el bien o el servicio convenido, o con el reintegro de los recursos
no ejecutados, de acuerdo con las condiciones pactadas en el acuerdo
contractual.

5.4. CASOS ESPECIALES - RECONOCIMIENTO EN OTROS ACTIVOS DE

CONVENIOS Y CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS

Pueden darse diversos escenarios:

5.4.1. El instrumento jurídico es un contrato interadministrativo, tiene

anticipos y el control del bien o servicio lo ejerce el IDIGER.

El IDIGER reconoce un avance y anticipo en la cuenta 1906 AVANCES Y

ANTICIPOS ENTREGADOS. En la medida que se legalicen los anticipos el
IDIGER los incorpora en el activo construido y/o los gastos incurridos en su
información financiera.
 5.4.2. El instrumento jurídico es un contrato interadministrativo, tiene
pagos anticipados y el control del bien o servicio lo ejerce el
IDIGER.

El IDIGER reconoce un avance y anticipo en la cuenta 1905 BIENES Y

SERVICIOS PAGADOS POR ANTICIPADO. En la medida que se legalicen los
pagos anticipados el IDIGER los incorpora en el activo construido y/o los gastos
incurridos en su información financiera.

5.4.3. El instrumento jurídico es un convenio interadministrativo, la

contraparte sólo actúa como operadora de los recursos y el
control del bien o servicio lo ejerce el IDIGER.

El IDIGER reconoce el recurso entregado en la cuenta 1908 RECURSOS

ENTREGADOS EN ADMINISTRACION. En la medida que se legalicen los
pagos anticipados el IDIGER los incorpora en el activo construido y/o los gastos
incurridos en su información financiera.

5.4.4. El instrumento jurídico es una transferencia condicionada, y el

control del bien o servicio lo ejerce el operador quién es una
empresa.

El IDIGER reconoce el recurso entregado en la cuenta 1986 ACTIVOS

DIFERIDOS. En la medida que se cumplen las condiciones de la subvención, el
IDIGER disminuye el saldo en está cuenta contra la cuenta 5424-
SUBVENCIONES.

5.4.5. El instrumento jurídico es una transferencia, y el control del bien o

servicio lo ejerce el operador.

El IDIGER reconoce el recurso entregado en la cuenta 5424- SUBVENCIONES.

6. MEDICIÓN INICIAL

Todas las partidas de otros activos se reconocen por su valor de transacción.

7. MEDICIÓN POSTERIOR

Los bienes y servicios pagados por anticipado deben amortizarse por el método
de línea recta sobre el 100% de su costo en el tiempo de duración del contrato o
lo acordado con el tercero durante el periodo en que se reciban los bienes y
servicios. Si hay algún tipo de suspensión del contrato, se suspende también el
proceso de amortización.

La cuota mensual de amortización línea se determina tomando el total del valor

pagado por anticipado dividido proporcionalmente en el número de meses
durante los cuales se espera obtener el beneficio del servicio objeto del mismo,
contra el activo o gasto según corresponda.

Los seguros pagados de forma anticipada asociados con las pólizas son
amortizados de acuerdo al período de vigencia de cada póliza, contra el
resultado del periodo, en la medida en que transcurre el tiempo y se obtiene la
cobertura.

Los avances y anticipos entregados y los recursos entregados en

administración, según corresponda, se amortizan conforme se reciban los bienes
y servicios que dieron origen a la transacción.

7.1. BAJA EN CUENTAS

Cuando los Otros Activos pierdan su capacidad para generar beneficios

económicos futuros o un potencial de servicio, el importe que se considere no
recuperable debe darse de baja y reconocerse en los resultados del periodo en
que esto suceda.

Cuando la entidad hace un pago anticipado o anticipo, para ella surge un

derecho de recibir en el futuro bienes, servicios u otros beneficios. No obstante,
puede llegar a ocurrir que por alguna razón, el proveedor no cumpla su
compromiso con la entidad ni entregando a ésta el bien y/o el servicio, ni
devolviendo el importe relativo al pago anticipado o anticipo. Al considerar la
entidad que el pago anticipado o anticipo no es recuperable parcial o totalmente,
debe reconocer una baja.

El IDIGER da de baja una cuenta de gastos pagados por anticipado cuando:

a) Los saldos no son recuperables y/o no se obtendrán los beneficios

económicos futuros o potenciales de servicio debido a que los mismos se
extinguieron o, contractual o legalmente el plazo se venció.

b) Pérdida del derecho de disfrute futuro.

c) Cuando surtan todos los procesos legales y demás procedimientos de la

Secretaren el caso de los gastos pagados por anticipado que sean objeto
de litigios.

8. DETERIORO

Los anticipos y avances entregados son objeto de estimaciones de deterioro

cuando exista evidencia objetiva del incumplimiento del servicio a cargo del
deudor, del desmejoramiento en la prestación del mismo o del incumplimiento en
la provisión de bienes.
El deterioro se reconoce de forma separada, como un menor valor de los
anticipos y avances entregados, afectando el gasto del periodo.

9. REVELACIONES

El IDIGER revela sobre otros activos, de acuerdo con su importancia relativa:

a) La naturaleza e importe de dichas partidas.

b) Los conceptos y la razón por la que cumple los criterios de reconocimiento en

esta categoría.

c) Los principales contratos que dan origen a la partida indicando su fecha de

inicio y fecha final de amortización.

d) Las partidas sujetas a deterioro o baja y las razones para ello.

10. RESPONSABILIDADES.

La actividad y responsabilidad que desarrolla cada una de las áreas para llevar
el control de los Otros Activos de la entidad, además de lo expuesto, son:

Gestión Administrativa y Supervisores de Contratos que Generen Otros

Activos: Informa Anual y mensualmente la situación de las pólizas de seguro de
la entidad de todo tipo a la Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios-
Gestión Financiera Contable, en particular la información de número de póliza,
tipo de póliza, empresa que expidió la póliza, vencimientos y cuantía de la última
póliza pagada y las pólizas pendientes de pago.
Informa adicionalmente las suscripciones y afiliaciones, y arrendamientos
operativos que haya realizado la entidad, incluyendo el número de contrato,
proveedor, periodo de duración, cuantía del contrato.

Oficina de TIC: Informa en cada pago con anexo a la factura en caso de no

incluirse en la misma, los periodos de tiempo que cubren los mantenimientos
preventivos de la entidad y otro tipo de honorarios que se deben diferir en un
lapso de tiempo, diferentes a los asociados a actualización de software y
licencias.

Gestión Contractual: Controla en base de datos contractual, los contratos

sujetos a suspensiones, de manera permanente y, permite acceso a la misma a
la Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios- Gestión Financiera
Contable.

Mantiene una base de contratos y los actos administrativos relacionados con los
mismos, del IDIGER y el FONDIGER, debidamente escaneados con el fin de
acceder a los mismos de manera permanente. Da acceso permanente a dicha
base a la Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios- Gestión Financiera
Contable.

Realiza control para que en los contratos interadministrativos, de convenios,

entre otros, quede plenamente identificado la propiedad de los bienes, el control
de los mismos y demás información necesaria para facilitar la aplicación de las
normas.

En el caso de los convenios debe informar además del valor del proyecto,
aportes efectuados por las partes y plazo de ejecución.

Gestión del Talento Humano: En caso de entregarse desembolsos de viáticos

y gastos de viaje a contratistas o funcionarios, Gestión del Talento Humano,
realiza verificación de los mismos y garantiza su legalización ante la
Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios- Gestión Financiera Contable.

Supervisores de convenios y contratos interadministrativos: Informan

mensualmente, la ejecución de los recursos entregados a terceros por parte de
la entidad. Dicha información debe allegarse ante la Subdirección Corporativa y
Asuntos Disciplinarios- Gestión Financiera Contable. El saldo que manifieste el
supervisor que fue ejecutado, presume la verificación por parte del mismo del
cumplimiento cabal de la contraparte de sus responsabilidades contractuales y el
cumplimiento del objetivo que le fue encomendado a nivel operativo, técnico,
financiero y jurídico.

Gestión Contable: Registra las operaciones remitidas por los demás procesos
del IDIGER, ejerciendo control sobre la razonabilidad de las cifras. Concilia los
reportes realizados por los demás procesos con el fin de presentar una
información veraz. Presenta informes a los demás procesos en caso de
encontrar diferencias que deban ser objeto de corrección o seguimiento.

Compila las revelaciones entregadas con el fin de presentar los Estados

Financieros del IDIGER.

11. PRESENTACIÓN EN LOS ESTADOS FINANCIEROS.

Los Otros Activos deben presentarse en el último rubro del activo corriente
cuando el periodo en el cual se espere obtener sus beneficios económicos
futuros es igual o menor a un año o al ciclo normal de operaciones; si se
considera un periodo superior a un año o al normal de operaciones se presenta
como parte del activo no corriente.