INTRODUCCIÓN

Ilustración I. VISTA DE UNA HOJA DE CÁLCULO

TRABAJAR CON HOJAS EN UN LIBRO

De forma predeterminada, aparece una hoja de cálculo en un libro, pero puede agregar más, cambiarles el
nombre o eliminarlas, según sea necesario.

➢ Insertar una hoja de cálculo

1. Siga uno de estos procedimientos:

En la pestaña Hoja, seleccione . Se agregará una nueva hoja de cálculo a la

derecha de la actual.

Seleccione Inicio > Insertar > Insertar hoja.

Haga clic con el botón derecho en una hoja, haga clic en Insertar y, en la
el cuadro Insertar cuadro, seleccione Hoja de cálculo.

➢ Cambiar el nombre de una hoja de cálculo

 1. En la pestaña Hoja, haga clic con el botón derecho en la hoja de cálculo cuyo nombre desea
cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre.
2. Escriba un nuevo nombre para la Hoja y, después, presione Entrar.

SUGERENCIA: Haga doble clic en el nombre de la hoja en la pestaña Hoja cambiarle el nombre
rápidamente.

➢ Eliminar una hoja de cálculo

1. En la pestaña Hoja, haga clic con el botón derecho en la hoja que desea eliminar.
2. Haga clic en Eliminar .
3. Si la hoja está vacía, se eliminará, pero si contiene datos, aparecerá un mensaje emergente.
4. Seleccione Eliminar para confirmar la eliminación.
➢ Ocultar una hoja de cálculo

1. En la pestaña Hoja, haga clic con el botón derecho en la hoja que desea ocultar.
2. Haga clic en Ocultar.

INSERTAR O ELIMINAR FILAS O COLUMNAS

➢ Insertar una columna o fila

1. Seleccione la letra de la parte superior de una columna para seleccionar toda la columna, o
seleccione el número de fila para seleccionar una fila.
2. Seleccione la pestaña Inicio > Insertar > Insertar columnas de hoja.
 O bien, haga clic con el botón derecho en la letra de la columna o en el numero de una fila y
seleccione Insertar.

NOTA: Se inserta una nueva columna a la izquierda y una nueva fila encima de la seleccionada.

➢ Eliminar una columna o fila

1. Seleccione la columna o fila a eliminar.

2. Seleccione la pestaña Inicio > Eliminar > Eliminar columnas de hoja.

O bien, haga clic con el botón derecho en la letra de la columna o en el numero de una fila y
seleccione Eliminar.

➢ Insertar una celda

1. Seleccione una celda o un rango de celdas.

2. Haga clic con el botón derecho en las celdas seleccionadas y elija Insertar.
3. En el cuadro Insertar, seleccione una opción:

Desplazar las celdas hacia la derecha: desplaza las celdas a la derecha a fin de dejar espacio
para las nuevas celdas.
Desplazar las celdas hacia abajo: desplaza las celdas hacia abajo a fin de dejar espacio para las
nuevas celdas.
Insertar toda una fila: inserta una nueva fila.
Insertar toda una columna: inserta una nueva columna.
OCULTAR FILAS Y COLUMNAS

Muestre u oculte filas o columnas en la hoja de cálculo para mostrar únicamente los datos que necesita
ver o imprimir.

➢ Seleccionar filas o columnas

1. Haga clic en el encabezado de la fila o de la columna.

Encabezado de columna

Encabezado de fila

➢ Ocultar filas o columnas

1. Seleccione las filas o columnas que desea ocultar.

2. Haga clic con el botón derecho en la selección y, después, seleccione Ocultar.

➢ Mostrar filas o columnas

1. Seleccione las columnas adyacentes a las columnas ocultas.

2. Haga clic con el botón derecho en la selección y, después, seleccione Mostrar.

AJUSTES Y ALINEACIÓN DE TEXTO

Para cambiar la forma en que se muestran los datos una celda, puede combinar celdas, alinearlas,
ajustar el texto de las celdas o girar el texto.
FORMATOS DE DATOS

Puede mostrar formatos de número como moneda, porcentajes, decimales, fechas,

números de teléfono o números del seguro social.

CONTROL DEL TAMAÑO, COLOR Y TIPO DE FUENTE

Aplique formato a las celdas para hacer que destaquen con fuentes, tamaños de fuente, colores y
bordes.

FORMATO DE CELDAS
➢ Formato de celdas

Muchas veces necesitaremos que los mostrados en las celdas tengan determinado formato (por
ejemplo, podemos necesitar que un número de una celda se muestre en color rojo si es negativo).

Para modificar el formato de una celda o rango de ellas, tras seleccionarlas haremos click con el
botón derecho sobre ellas y seleccionaremos Formato de celdas en el menú contextual, o bien
click con el botón izquierdo en el icono Formato de la cinta de opciones correspondiente a la
pestaña Inicio y seleccionando en el menú la opción Fomato de celdas: veremos la ventana
Formato de celdas que describiremos a continuación.

➢ Formato de celda numérico

Para configurar como numérico el contenido de

la una celda, en la ventana Formato de celdas
seleccionaremos la pestaña Número.

En el apartado Categoría seleccionamos el tipo

de dato, y dependiendo de cuál sea se nos
mostrarán a la derecha unas u otras opciones de
configuración.

Una vez seleccionada la configuración deseada haremos click en Aceptar.

➢ Alineación de celdas

En la ventana Formato de celdas

seleccionaremos la pestaña Alineación.

Después de haber seleccionado la

configuración deseada, pulsaremos en el
botón Aceptar.
 ➢ Formato de fuente en celdas

Haciendo click en la pestaña Fuente podemos

seleccionar varias opciones de configuración referentes al
texto.

En Vista previa veremos una previsualización de lo que

estemos configurando.

Podremos cambiar más rápidamente el color de la letra

desde el icono de la cinta de opciones
correspondiente a la pestaña Inicio, así como aplicar
algunos formatos de texto, como alineación
(izquierda, centrado, derecha), el tipo de y tamaño de
letra y características de formato (negrita, cursiva,
subrayada).

➢ Bordes en celdas

Desde la pestaña Bordes podremos definir los

bordes de la celda (punteado, grueso, que se
muestre el borde sólo por la parte superior de la
celda, etc.).

También podemos usar el icono de la cinta

de opciones correspondiente a la pestaña Inicio.

➢ Tramas y rellenos en celdas

Si queremos configurar tanto el Color de

relleno de fondo de las celdas como establecer
una
Trama para las mismas, haremos click en la
pestaña Relleno.
En Muestra veremos una previsualización de
cómo lo vayamos seleccionando. Una vez
realizadas las configuraciones deseadas
haremos click en Aceptar.

También podremos cambiar el color de fondo de la celda desde el icono de la cinta de

opciones correspondiente a la pestaña Inicio.
 Borrar formatos en celdas

Para borrar los formatos que hayamos aplicado a las celdas, hemos de hacer click en
el icono Borrar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio, y
seleccionar la opción deseada.

TIPOS DE DATOS

TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN

Numéricos Para introducir números teclearemos los dígitos del 0 al 9. Tengamos en
cuenta las siguientes consideraciones:

También podemos usar los siguientes operadores y símbolos según sea

necesario: + - ( ) , / $ % . E e (notación científica).

Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como

constantes. Cuando un número tiene una sola coma se usa como coma
decimal.

Introducir números negativos: delante de los números negativos, sitúe un

signo menos (-), o bien encierre los números entre paréntesis ( ).

Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa

automáticamente a anotación científica.

Introducir números como texto: Microsoft Excel 2016 almacena los

números como datos numéricos. Para que Excel 2016 interprete los
números como parte de un texto, primero debe aplicarse el formato Texto a
las celdas vacías y, a continuación, introducir los números.

Introducir fracciones: para evitar introducir una fracción como fecha,

coloque un cero (0) delante de cada fracción. Por ejemplo, escriba 0 1/2.

Límite de 15 dígitos: Independientemente del número de dígitos

presentados, Microsoft Excel 2016 guarda números con una precisión de
hasta 15 dígitos. Si un número contiene más de 15 dígitos significativos,
Excel 2016 convertirá los dígitos adicionales en ceros (0).
Fecha/hora Para introducir una fecha u hora, hemos de escribirla normalmente, como
por ejemplo 10/05/2016 y 22:33:55.

Algunas consideraciones a tener en cuenta a la hora de introducir

fechas y horas son:

Introducir de fechas y horas a un tiempo: para escribir una fecha

y hora en la misma celda, sepárelas con un espacio.
Reloj de 12 y 24 horas: para introducir una hora basada en el reloj
de 12 horas, detrás de la hora inserte un espacio seguido de a.m. o
p.m. (o bien a o p). De lo contrario, Microsoft Excel 2016 interpretará
la hora basándose en el reloj de 24 horas. Por ejemplo, si se escribe
3:00 en lugar de 3:00 p.m., la hora se almacenará como 3:00 a.m.
Cálculos con fechas y horas: las horas y las fechas pueden
sumarse, restarse e incluirse en otros cálculos Para utilizar una
fecha u hora en una fórmula, introduzca la fecha o la hora como
texto entre comillas. Por ejemplo, la fórmula ="03/09/2016"-
"28/08/2016" dará como resultado 6.

Texto Para introducir texto seleccionamos una celda y lo escribimos

normalmente.

Algunas consideraciones a tener en cuenta a la hora de introducir texto

son:

En M i c r o s o f t E x c e l 2 0 1 6 , t e x t o e s c u a l q u i e r
c o m b i n a c i ó n d e números, espacios y caracteres no numéricos.
Por ejemplo, se tratará como texto las siguientes entradas:
10AA109, 127AXY, 12-
976 y 208 4675.
Si u n t e x t o n o c a b e e n la celda puedes utilizar todas las
adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no
obstante, el texto se almacena únicamente en la primera celda.
Para ver todo el texto en múltiples líneas de una celda hay que
activar la casilla de verificación Ajustar texto de la ficha Alineación.
Para introducir un retorno de carro en una celda se
debe presionar a la vez la combinación de
teclas Alt + Enter.
PRÁCTICA

FORMATOS
FÓRMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL

La principal diferencia entre función y fórmula Excel, es que una fórmula es una ecuación que el
usuario escribe para obtener un resultado, mientras que una función es una fórmula predefinida para
realizar operaciones más complejas.

FÓRMULAS

Una fórmula es una ecuación que realiza operaciones sobre los datos en una hoja de cálculo. Las
fórmulas sirven para realizar operaciones matemáticas como suma y multiplicación, o realizar la
comparación del contenido de una tabla.

Las fórmulas tienen un

límite de caracteres, así
por ejemplo no puedes
utilizar una fórmula para
sumar, por ejemplo 1000
celdas. Para ello necesitas
usar función, cuyos
argumentos son más
sencillos de editar.

FUNCIONES

Una función es una fórmula predefinida. Las funciones son pequeñas macros prediseñadas para realizar
cálculos utilizando valores específicos denominados argumentos que van entre paréntesis.
La sintaxis de cualquier función es:

=nombre_funcion (argumento1; argumento2; …; argumentoN )

Esto es:
1. Signo igual (=).
2. Nombre de la función.
3. Paréntesis de apertura.
4. Argumentos de la función separados por puntos y comas.
5. Paréntesis de cierre.

Función SUMA

Para sumar dos o más números en Excel necesitas crear una fórmula. Para ello podemos utilizar el operador
de adición (+), la función SUMA o el botón de autosuma.
Sumar valores utilizando el signo de adición (+)
1. Escribe el signo igual (=) en la celda donde deseas mostrar el resultado de la suma.
2. Haz clic en la celda que contiene el valor a sumar, ejemplo A1, a continuación, ingresa el signo de
adición (+) y así sucesivamente continúa seleccionando las celdas que contienen los valores a
sumar, ejemplo A2, A3, A4. En este ejercicio la formula final será =A1+A2+A3+A4
3. Al terminar de seleccionar los valores, pulsa la tecla ENTER en el teclado.

Sumar valores utilizando la función suma

1. Escribe el signo igual (=) en la celda donde deseas mostrar el resultado de la suma.
2. Escribe SUMA (al abrir el paréntesis deberás seleccionar el rango de valores a calcular, como por
ejemplo A1:A4) cierra el paréntesis. En este ejercicio la formula final será =SUMA (A1:A4)
3. Al terminar de seleccionar los valores, pulsa la tecla ENTER en el teclado.
Sumar utilizando el botón de autosuma
1. Haz clic en la celda donde deseas mostrar el resultado de la suma.
2. Da clic en el botón de autosuma localizado en la barra estándar en Excel 2016 o en la ficha de
Fórmulas.
3. Selecciona el rango de valores a calcular, como por ejemplo A1:A4
4. Al terminar de seleccionar los valores, pulsa la tecla ENTER en el teclado.
Función PROMEDIO

La función PROMEDIO permite obtener la media aritmética de un rango de celdas o valores. El promedio
se obtiene sumando las cantidades de una lista de valores y dividiendo el resultado para el número de
elementos de la lista.

Por ejemplo, podemos utilizar la función PROMEDIO para obtener el promedio de

calificaciones en un curso.
La función PROMEDIO
es muy utilizada en por
las empresas que
realizan ventas y
requieren saber el
promedio de sus ventas
diarias, mensuales, por
sucursal o por
vendedor.

Función VALOR MÍNIMO

Para obtener el valor mínimo entre los elementos contenidos en un grupo de celdas numéricas utiliza
la función MIN.

Sintaxis:

Argumentos:

• Nro1: Valor requerido.

• Nro2,… NroN: Valores opcionales.

➢ Por ejemplo, MIN se utiliza para obtener la menor calificación obtenida al terminar un curso.
➢ Otro ejemplo es utilizar MIN para saber cuál fue la menor venta realizada en una compañía.
Función VALOR MÁXIMO

Para obtener el valor máximo entre los elementos contenidos en un grupo de celdas numéricas utiliza
la función MAX.

Sintaxis:

Argumentos:
• Nro1: Valor requerido.
• Nro2,… NroN: Valores opcionales.

➢ Por ejemplo, MAX se utiliza para obtener la mayor calificación obtenida al terminar un curso.
➢ Otro ejemplo es utilizar MAX para saber la mayor venta en una compañía.

Calcular EDADES

La edad de una persona es la cantidad de tiempo desde que esta nació hasta la fecha actual. Por lo tanto,
en teoría, para calcular la edad de una persona en Excel, lo que tenemos que hacer es colocar la fecha
actual en una celda y la fecha de nacimiento de la persona en otra celda, luego restar ambas fechas y
convertir el resultado a años.

Fórmula Final:

La Función ENTERO, redondea un número hasta el entero inferior más próximo.

Explicación Paso a Paso:

Para este ejemplo colocaremos la fecha actual en la celda A1 y la fecha de nacimiento en la celda A2
Utiliza la función HOY para obtener la fecha actual. Coloca la formula =HOY() en la celda A1

Fórmula: =A1-A2
Resultado: 12654
Ahora, al restar dos fechas en Excel obtenemos un número de serie, en este caso 12654. El resultado debe
convertirse a años, esto se logra al dividir la cantidad por 365 días del año. Utiliza paréntesis para darle
prioridad a la resta y luego ejecutar la división.

Fórmula actualizada: =(A1-A2)/365

Resultado: 34.6684

Por último, para obtener la parte entera de la división debemos aplicar la función ENTERO.

Fórmula actualizada: =ENTERO((A1-A2) /365)

Resultado: 34

Ejemplo

Insertar FECHA Y HORA

Para ingresar la fecha actual en una hoja de cálculo Excel, puedes utilizar la función HOY o la
función AHORA.

➢ HOY solo devuelve la fecha actual.

➢ AHORA devuelve la fecha y hora actual.

Las funciones HOY y AHORA no tienen argumentos. Estas funciones obtienen información del
computador.
Para mostrar las funciones HOY o AHORA en un formato distinto al predeterminado, sigue los siguientes
pasos:

1. Selecciona la celda que contiene la función.

2. Haz clic derecho y selecciona Formato de Celda o haz clic en Menú Formato > Celdas para abrir
el cuadro de diálogo Formato de celdas.
3. Haga clic en la ficha Número.
4. Seleccione la fecha en la ventana Categoría.
5. Elige uno de los formatos disponibles en la ventana de Tipo.
6. Haz clic en el botón Aceptar.

En ocasiones las fórmulas no se pueden ejecutar de forma correcta, a continuación, se describen algunos
mensajes de error:

MENSAJE DESCRIPCIÓN
### La celda tiene mucho contenido y no puede ser mostrado en la celda (hay que
aumentar el ancho de la misma)
#¡DIV/0! Se intenta dividir entre cero acceder a una celda vacía.
#¿NOMBRE? No se encuentra un nombre.
#N/A Se hace referencia a celdas que no contienen datos que se necesitan para
devolver un resultado.
#¡NUM! Hay algún tipo de problema con un número.
#¡REF! Se ha hecho una referencia a una celda no válida por alguna circunstancia.
#¡VALOR! Se ha usado un parámetro u operando incorrecto.
Función SI

La función SI es una función lógica que, tal como su nombre lo indica, implica condiciones. Es decir que
frente a una situación dada (condición) aparecen dos alternativas posibles:

➔ Si se cumple la condición, la función debe devolver algo (un número o una palabra)

➔ Si no se cumple la condición, la función debe devolver otra cosa (un número o una palabra.

Ejemplo:

Utilizamos la función
lógica de la desigualdad
para identificar los
plátanos aptos de los no
aptos.
Cuando miden 15 o
más centímetros, la prueba
lógica es verdadera y por
lo tanto toma el valor
“Apto”. En caso contrario
es “No apto”.

La fórmula SI
utilizada es:

=SI (B2>=15; “Apto”; “No apto”)

Función CONTAR

Cuenta las celdas numéricas en un conjunto de datos.

Estructura: CONTAR(valor1;valor2;…valorN)

Función CONTAR.SI

Se utiliza para conocer la cantidad de celdas que cumplen con una determinada condición. Es decir,
si se cumple la condición especificada en el argumento, cuenta la cantidad de celdas, excluyendo a las
que no cumplen con esa condición.

Sintaxis:

Ejemplo:
Funciones FINANCIERAS