2.3. Técnicas para La Elaboración Del Análisis de Puestos

2.3.
Técnicas para la elaboración del análisis de puestos

La descripción y el análisis de puestos constituyen una responsabilidad lineal o función de staff.
La responsabilidad de proporcionar la información sobre el puesto es únicamente de línea, mientras que
la prestación de los servicios para la recolección y organización de la información es responsabilidad de la
función de staff, representada por el analista. De este modo, el analista, puede ser un empleado especializado
del staff, así como, el jefe del departamento en el que se encuentra el puesto, que va ser descrito y analizado e
incluso el propio ocupante del puesto.
Los métodos más utilizados para la descripción y análisis de puestos suelen ser los siguientes:
I. Observación directa
Es uno de los métodos más utilizados, tanto por su eficiencia como por ser históricamente uno de los más
antiguos. Su empleo es muy eficaz en estudios de micro movimientos, así como de tiempos y métodos, El análisis del
puesto se realiza con la observación directa y dinámica del ocupante en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el
analista de puestos anota en una "hoja de análisis de puestos" los puntos clave de sus observaciones. Es 10 más
adecuado para trabajadores que realizan operaciones manuales o de carácter sencillo y repetitivo.
Los puestos rutinarios y repetitivos permiten el uso del método de observación directa debido a que el amplio
contenido de tareas manuales se puede verificar fácilmente por medio de la observación visual. Como la observación
no siempre proporciona todas las respuestas ni aclara todas las dudas, por lo general se recomienda complementar
con una entrevista hecha al ocupante o a su superior.
I.1. Características del método de observación directa
a) La obtención de datos sobre un puesto se hace mediante la observación visual de las actividades del ocupante
del puesto, realizada por el analista especializado.
b) Mientras la participación que tiene el analista en la obtención de los datos es activa, la participación del
ocupante es pasiva.
1.2. Ventajas del método de observación directa
a) Veracidad de los datos obtenidos, en virtud de la unidad de origen (el analista de puestos) y del hecho de que
sea ajeno a los intereses de quien realiza el trabajo;
b) No requiere la paralización del ocupante del puesto;
c) Método ideal para puestos sencillos y repetitivos;
d) Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la fórmula básica del análisis de puestos (¿Qué hace?,
¿Cómo lo hace?, ¿Para qué lo hace');
e) Costo elevado, pues para que el método sea completo se requiere un tiempo prolongado en el análisis de
puestos;
f) La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del puesto, no permite la obtención de
datos verdaderamente importantes para el análisis; y
g) Contraindicado para puestos que no sean sencillos y repetitivos.
Se aconseja que ese método se emplee en combinación con otros, de manera que el análisis resulte mucho más
completo y fiel.
II. Cuestionario
El análisis se efectúa al solicitar al personal (generalmente a los ocupantes del puesto por analizar o sus jefes o
supervisores) que conteste un cuestionario para el análisis del puesto, que responda por escrito todas las indicaciones
posibles sobre el puesto, su contenido y sus características.
Si se tratara de un gran número de puestos similares y de naturaleza rutinaria y burocrática, es más económico y
rápido hacer un cuestionario que se les distribuya a todos los ocupantes de esos puestos. Debe ser un cuestionario
hecho a la medida que permita obtener las respuestas correctas y una información que pueda ser utilizada. Un
requisito de este cuestionario es que se someta primero a uno de los ocupantes y a su supervisor para probar la
pertinencia y adecuación de las preguntas, así como para eliminar los detalles innecesarios, las distorsiones, las
lagunas o las dudas en las preguntas.
2.1. Características del cuestionario
a) La obtención de datos sobre un puesto se realiza por medio del llenado de un cuestionario que realiza el
ocupante del puesto o su superior para el análisis de puesto; y
b) Mientras la participación del analista de puestos en la obtención de los datos (llenado del cuestionario) es
pasiva, la participación del ocupante (quien lo contesta) es activa.
2.2. Ventajas del cuestionario
a) El cuestionario puede Ser contestado, por los ocupantes del puesto o por sus jefes directos, de manera
conjunta o secuencial, con ello se obtiene una visión más amplia del contenido y de sus características,
además de contar con la participación de varios niveles;
b) Es el método más económico para el análisis de puestos;
c) Es el método más completo; el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de los puestos,
contestado por ellos y devuelto con relativa rapidez. Esto no ocurre con los demás métodos para el análisis de
puestos; y
d) Es el método ideal para analizar puestos de alto nivel, sin afectar el tiempo y las actividades de los ejecutivos.
2.3. Desventajas del cuestionario

a) El cuestionario está contraindicado para puestos de bajo nivel, en los cuales los ocupantes pueden tener
dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito;
b) Exige planeación y realización cuidadosa; y
c) Tiende a ser superficial y distorsionado.
III. Entrevista Directa

El método más flexible y productivo es la entrevista, que el analista le hace al ocupante del puesto. Si la entrevista
está bien estructurada, se obtiene información sobre todos los aspectos del puesto, la naturaleza y la secuencia de las
diversas tareas que lo componen y sobre los porqués y cuándos. Se desarrollar en relación con las habilidades que se
requieren para el puesto, además, es posible cruzar información obtenida de ocupantes de otros puestos similares,
verificando las discrepancias en la información; de ser necesario, se realizan consultas al supervisor inmediato para
asegurarse de la validez de la información obtenida. Es el método preferido entre los responsables de la planeación
del análisis de puestos, por que se basa en el contacto directo y en mecanismos de colaboración y de participación.
Este método de entrevista directa consiste en obtener, datos relativos al puesto que se desea analizar, por medio
del contacto directo y verbal con el ocupante del puesto o jefe inmediato. Se puede hacer por separado o con la
presencia de ambos.
3.1. Características de la entrevista
a) La obtención de datos sobre el puesto se hace por medio de la entrevista, con preguntas y respuestas verbales
entre el analista y el ocupante del puesto; y
b) La participación es activa, tanto del analista como del ocupante del puesto en la obtención de los datos.
3.2. Ventajas de la entrevista

a) Obtención de los datos del puesto a través de las personas que mejor lo conocen. Posibilidad de discutir y
aclarar todas las dudas;
b) Es el método de mayor conveniencia y el que proporciona un mayor resultado en el análisis, debido a la
obtención estandarizada y racional de los datos; y
c) No tiene contraindicación: se puede aplicar a puestos de cualquier tipo o nivel.
3.3. Desventajas de la entrevista

a) Una entrevista mal dirigida puede llevar a reacciones negativas en el personal, que resultan en una falta de
comprensión y no aceptación de sus objetivos;
b) Posibilidad de una confusión entre opiniones y hechos;
c) Pérdida de tiempo si el analista de puestos no se prepara bien para esa tarea; y
d) Costo operacional elevado: se necesitan analistas con experiencia y la paralización del trabajo del ocupante.
IV. Métodos mixtos

Es evidente que cada uno de los métodos de obtención "de información para el análisis del puesto tiene ciertas
características, ventajas y desventajas. Para neutralizar las desventajas y sacar el mayor provecho posible de las
ventajas, la opción es utilizar métodos mixtos. Éstos son combinaciones eclécticas de dos o más métodos de análisis.
Los métodos mixtos más utilizados son:

a) Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante del puesto, este último llena el cuestionario y después es
sometido a una entrevista rápida, con el cuestionario como referencia;
b) Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior, para ampliar y aclarar los datos obtenidos;
c) Cuestionario y entrevista, ambos con el superior;
d) Observación directa con el ocupante y entrevista con el superior;
e) Cuestionario y observación directa, ambos con el ocupante; y
f) Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante, entre otros.
En la elección de una de estas combinaciones se deben considerar tanto las particularidades de la empresa como
los objetivos del análisis y la descripción de puestos, el personal disponible para la tarea, etcétera.

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Técnicas para la elaboración del análisis de puestos

2.3. Desventajas del cuestionario

III. Entrevista Directa

3.2. Ventajas de la entrevista

3.3. Desventajas de la entrevista

IV. Métodos mixtos

Los métodos mixtos más utilizados son:

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