Identificación de la necesidad de sistemas de información

Nombre del aprendiz que participa

CRISTHIAN FLOREZ PEREZ

WILSON GONZALEZ
ALEXANDRA JIIMENEZ
DANIEL VILLA

FICHA 1749803

Sena.
Centro de Formación Agroindustrial LA ANGOSTURA, Regional Huila.
Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas
De Información
 ii

Tabla de Contenido
1. Identificación ámbito empresarial..........................................................................1
2. Diseño del instrumento de entrevista....................................................................1
Datos de la empresa......................................................................................................1
Objetivos de la entrevista...............................................................................................1
Lista de las personas a ser entrevistadas.....................................................................1
Instrumento de entrevista..............................................................................................2
3. Realización de las entrevistas................................................................................2
Entrevista Numero 1......................................................................................................2
Entrevista Numero 2......................................................................................................4
Entrevista Numero 3......................................................................................................5
4. Identificación de la necesidad o situación problema...........................................6
5. Idea de solución.......................................................................................................6
6. Diseño de instrumento encuesta............................................................................7
Criterios de puntuación..................................................................................................7
Criterios de aprobación..................................................................................................7
Instrumento de encuesta...............................................................................................7
7. Validación de la idea de solución...........................................................................9
Encuesta Numero 1.......................................................................................................9
Encuesta Numero 2.....................................................................................................11
Encuesta Numero 3.....................................................................................................12
Resultados de la encuesta...........................................................................................14
8. Ajustes de la idea...................................................................................................14
 1

Evidencia
Identificación de la necesidad de sistemas de información

1. Identificar el ámbito empresarial

Nombre del Establecimiento: Frutas Mi Oriente

Dirección: Galería Rionegro, Antioquia
Visión: Para el 2020 seremos una empresa reconocida a nivel regional, por
nuestro liderazgo en la comercialización de fruta de los más altos estándares de
calidad y la competitividad de nuestros precios.
Misión: Somos una empresa dedicada a la comercialización de fruta, creada
para satisfacer las necesidades del mercado, garantizando altos estándares de
calidad en nuestros productos, el mejor servicio y precios justos; nuestro
principal objetivo es satisfacer a los consumidores y obtener rentabilidad para
nuestros socios.
Número de Empleados: 3
NIT: 14756980

2. Diseño de Instrumentos de la Entrevista:

Datos de la empresa
Nombre de la empresa: Frutas Mi Oriente
Dirección: Galería Rionegro, Antioquia
Visión: Para el 2020 seremos una empresa reconocida a nivel regional, por
nuestro liderazgo en la comercialización de fruta de los más altos estándares de
calidad y la competitividad de nuestros precios.
Misión: Somos una empresa dedicada a la comercialización de fruta, creada
para satisfacer las necesidades del mercado, garantizando altos estándares de
calidad en nuestros productos, el mejor servicio y precios justos; nuestro
principal objetivo es satisfacer a los consumidores y obtener rentabilidad para
nuestros socios.
Número de empleados: 3
NIT: 14756980

Objetivos de la Entrevista

 Obtener información del problema de los funcionarios en cargados del

Inventario.
 Identificar el problema de los encargados del Inventario.
 Determinar las necesidades, tanto del usuario como de los encargados.
 2

Lista de las personas a ser entrevistadas

Nombre: Erika Torres Díaz

Edad: 34
Nivel Académico: Tecnóloga en Mercadeo
Cargo: Administradora
Celular: 3017672552

Nombre: Alberto de Jesús Flórez Vásquez

Edad: 60
Nivel Académico: Bachiller
Cargo: Encargado de Inventarios
Celular: 3017833481

Nombre: John Jairo Orozco Ospina

Edad: 52
Nivel Académico: Técnico
Cargo: Cliente
Celular: 3192382836

Instrumentos de la Entrevista
Para el Jefe o Representante de la Empresa

1. ¿Cuál es la actividad a la que se dedica su empresa?

2. ¿Algunos clientes para los que ha distribuido son solamente nacionales o
distritales?

3. ¿Qué cree usted que sus clientes valoran más, la estrategia, la creatividad, el
diseño o el retorno de la inversión?

4. ¿Qué sistemas de codificación utiliza para sus productos?

5. ¿Cuál de estas tres actividades considera más relevante a la hora de

administrar un inventario?

 Determinación de las existencias

 Análisis de inventarios
 3

 Control de producción
6. ¿Cada cuánto ve útil aplicar el tiempo de abastecimiento?
7. ¿A la hora de analizar el costo de un inventario ¿Cuál representa una mayor
amenaza para su negocio?
8. Cuáles obstáculos aparecen con mayor frecuencia dentro de su control de
inventarios?

 Programación para clientes

 Cambios de ingeniería

 Tamaño de lotes

 Aseguramiento de la calidad
9. ¿Qué expectativas tiene usted de acuerdo al software que se pretende crear?

Instrumentos de la Entrevista
Para el Encargado de Inventarios

1¿Cuánto tiempo lleva usted trabajando para esta empresa?

2. ¿Cuál es la función principal de su desempeño en la empresa?

3.. ¿Cree usted que conoce todos los productos que comercializa la empresa?

4. ¿Conoce usted de algún programa en la empresa de Innovación o Mejora

Continua?

5. ¿Cómo considera la calidad de los productos que se comercializan en la

empresa?

6. ¿Considera usted que es eficiente la manera como se manejan los

inventarios?

7. ¿Considera usted que se le hace la suficiente rotación a los productos de

acuerdo con el stock?

8. ¿Cada cuánto se hace inventario de los productos de la empresa?

 4

9. ¿Conoce la adecuada rotación de cada uno de los productos que se

comercializan?

10. ¿Considera usted que los productos que se ofrecen a sus clientes son los
apropiados para satisfacerlos
Instrumentos de la Entrevista
Para el Cliente

1. ¿Cuánto conoce usted de la empresa?

2. ¿Porque escogió está empresa para consumir sus productos?

3. ¿Considera eficiente la manera en cómo se toman los pedidos?

4. ¿Toda la mercancía que ha consumido de esta empresa han salido en las

mejores condiciones?

5. ¿Ha evidenciado que en el lugar de almacenamiento hay un lugar dispuesto

para averías?

6. ¿En alguna ocasión, ha presentado inconvenientes con los pedidos que se le

han entregado?

7. ¿Encuentra útil el sistema de pedidos de la empresa?

8. ¿En la mayoría de las veces el pedido ha sido entregado en su totalidad?

9. ¿Cómo considera la atención y asesoramiento por parte del personal de la

empresa?

10. Cree usted que con la implementación del Software de Inventario, este sería
mucho más eficiente?

1. Realización las entrevistas:

Entrevista Número 1
 5

1. ¿Cuál es la actividad a la que se dedica su empresa?

R: La empresa se dedica a la comercialización de frutas al por mayor y al detal

2. ¿Algunos clientes para los que ha distribuido son solamente nacionales o

distritales?

R: Algunos contratos con entidades gubernamentales

3. ¿Qué cree usted que sus clientes valoran más, la estrategia, la creatividad, el
diseño o el retorno de la inversión?

R: La creatividad, ya que todo entra por los ojos

4. ¿Qué sistemas de codificación utiliza para sus productos?

R: Nosotros lo identificamos por el nombre de cada fruta, pero como tal

sistematizado no lo tenemos.

5. ¿Cuál de estas tres actividades considera más relevante a la hora de

administrar un inventario?
• Determinación de las existencias
• Análisis de inventarios
• Control de producción

R: Sería control de producción, porque a partir de este me puedo dar cuenta del
estado real de las frutas, como te venia comentando anteriormente nos gustaría
contar con un programa más avanzado, para que nos ayude a identificar que
están próximas a dañarse, ya sea que estén maltratadas, averiadas.

6. ¿Cada cuánto ve útil aplicar el tiempo de abastecimiento?

R: Como tal este negocio tiene muy buen movimiento, ya nosotros tenemos
muchos clientes fijos, y por medio de estos clientes fijos nos dimos a conocer en
el oriente, entonces el flujo es bastante alto, es decir que estamos surtiendo día
de por medio, siempre nos dirigimos a la central mayorista.

7. ¿A la hora de analizar el costo de un inventario ¿Cuál representa una mayor

amenaza para su negocio?
 6

R: En este punto entran varias cosas, una de ellas es la manipulación de las

frutas, hay frutas que requieren más cuidado que otras, por el simple hecho de
estarlas tocando o moviéndolas de un lado a otro estas se dañan fácilmente
entonces, ese puede ser como una de las amenazas.

8. Cuáles obstáculos aparecen con mayor frecuencia dentro de su control de

inventarios?

• Programación para clientes

• Cambios de ingeniería
• Tamaño de lotes
• Aseguramiento de la calidad

R: Como te comentaba en la anterior pregunta de la calidad, ya que siempre

buscamos brindarle al cliente final lo mejor.

9¿Qué expectativas tiene usted de acuerdo al software que se pretende crear?

R: Como se ha podido observar tenemos actualmente problemas de cómo llevar

un inventario completo y detallado de todos los productos, en las bodegas y en
las cavas de refrigeración, pero una de nuestras visiones como equipo de
trabajo es llegar a implementar un sistema completo que nos pueda brindar toda
esta información

Entrevista Número 2

1¿Cuánto tiempo lleva usted trabajando para esta empresa?

R: 10 años aproximadamente

2. ¿Cuál es la función principal de su desempeño en la empresa?

R: Soy quien hace los inventarios

3.. ¿Cree usted que conoce todos los productos que comercializa la empresa?

R: Obvio, tengo pleno conocimiento

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4. ¿Conoce usted de algún programa en la empresa de Innovación o Mejora

Continua?

R: Si sobretodo en la actualización en los sistemas electrónicos

5. ¿Cómo considera la calidad de los productos que se comercializan en la

empresa?

R: Buenos, de acuerdo a la necesidad del cliente

6. ¿Considera usted que es eficiente la manera como se manejan los

inventarios?

R: Si así se sabe y se controla los ingresos y egresos para la empresa

7. ¿Considera usted que se le hace la suficiente rotación a los productos de

acuerdo con el stock?

R: Si los que se vender con frecuencia se ponen a la vista del público con más
vista los que más se venden.

8. ¿Cada cuánto se hace inventario de los productos de la empresa?

R: Si una vez cada mes

9. ¿Conoce la adecuada rotación de cada uno de los productos que se

comercializan?

R: Si.

10. ¿Considera usted que los productos que se ofrecen a sus clientes son los
apropiados para satisfacerlos?

R: Si porque se les brinda una asesoría y se les presta con mucha eficiencia y
se les suple la necesidad que requieren.

Entrevista Número 3:

1. ¿Cuánto conoce usted de la empresa?

 8

R: Conozco esta empresa hace un año

2. ¿Porque escogió está empresa para consumir sus productos?

R: En el mercado son los de mejor calidad

3. ¿Considera eficiente la manera en cómo se toman los pedidos?

R: En muchas ocasiones no es eficiente porque no se sabe exactamente qué
inventario tienen en las bodegas y deben hacer la verificación personalmente, lo
que demora mucho más la toma de los pedidos

4. ¿Toda la mercancía que ha consumido de esta empresa han salido en las

mejores condiciones?

R: Si en algunas, la mercancía ha sido adquirida en las mejores condiciones.

Pero pienso que podría ser aún más ágil.
5. ¿Ha evidenciado que en el lugar de almacenamiento hay un lugar dispuesto
para averías?

R: Si hay un lugar para averías pero este no se tiene muy claro, por lo que a
veces se puede prestar para confusiones
6. ¿En alguna ocasión, ha presentado inconvenientes con los pedidos que se le
han entregado?

R: No en ninguna ocasión, pero si en alguna ocasión se presentó más tarde de

lo r esperado ya que debían comprobar el nivel de existencias de frutas en las
bodegas.
7. ¿Encuentra útil el sistema de Inventarios de la empresa?

R: No siempre lo es

8. ¿En la mayoría de las veces el pedido ha sido entregado en su totalidad?

R: SI ha sido entregado en su totalidad.
9. ¿Cómo considera la atención y asesoramiento por parte del personal de la
empresa?

R: La atención y asesoramiento son excelentes

10. Cree usted que con la implementación del Software de Inventario, este sería
mucho más eficiente?
 9

R: Si creo que podría ayudarles muchísimo con los inventarios para que estos
sean mucho más agiles y tener control total de ellos.

1. Identificación de la Necesidad o Situación Problema:

Después de un consiente análisis, realizado a los colaboradores y clientes del

establecimiento Frutas de Oriente y de la observación detallada, se identifica
que esta empresa no tiene un sistema automatizado de Inventarios, por lo que
les es más difícil controlarlos y tener a sus clientes totalmente satisfechos con
sus servicios, debido a la rotación de los productos, ya que los métodos que se
utilizan no son lo suficientemente eficientes para tener abastecido el
establecimiento de manera oportuna.
En este caso lo que se necesita es crear un software, que permita dar solución
al control de los inventarios, y su pronta rotación.

2. Idea de Solución:

Crear un software, que permita controlar totalmente los inventarios y llevar de

manera mucho más eficiente las entradas y salidas de los productos que se
comercializan en este establecimiento, y así obtener mucho más el control de lo
que los clientes requieren, de esta manera brindarles un mejor servicio.

Además para hacer pedidos en base al stock disponible, ya que con un control
total de estos se puede predecir qué productos rotan más que otros de esta
manera ser más oportuno a la hora de brindarle servicios de calidad al cliente.

3. Diseño de Instrumento Encuesta:

Criterios de Puntuación: Los criterios de puntuación van desde 0 hasta 5,

siendo cero totalmente en desacuerdo y cinco totalmente de acuerdo.

Totalmente de Acuerdo: 5
De acuerdo: 4
Parcialmente de acuerdo: 3
Parcialmente en Desacuerdo: 1
En desacuerdo: 2
Totalmente en Desacuerdo: 0
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Criterios de aprobación:

Para que cada una de las ideas sea aprobada debe tener una puntuación
superior o igual a cero, en caso de que la puntuación sea menor, se debe
evaluar de nuevo la propuesta, y para que la propuesta sea desaprobada debe
ser mayor a 5.

Instrumento de Encuesta:
Instrumento de Encuesta para Colaboradores de la Empresa

1 ¿Qué clase de inventario tiene?

A. Inventario de Materias primas
B. Inventario de Producto terminado
C. Ambos
2. Si el control del inventario es periódico ¿Con que lapso realizan el inventario
manual?
D. Día Fijado
E. Cíclico
F. Muestreo

3¿Qué tipo de evaluación de inventario utiliza?

A. Identificación especifica
B. Primeras en entrar primeras en salir (PEPS)
C. Últimas en entrar primeras en salir
D. Costo promedio
4. ¿Qué tipo de stocks maneja?
A. Libre uso
B. Control de calidad
C. Bloqueado

5. De acuerdo al tipo de stocks ¿Qué procesos manejan?

6. ¿Se manejan Bodegas Externas?

A. Si, ¿Cuántas?
B. No
7. ¿ Le gustaría llevar un historial de los productos no conformes que se sacan
del inventario?
A. Si
B. No
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8. ¿Quiénes aprueban las solicitudes de inventario y como autorizan?

9. ¿En qué momento sale un producto del inventario?

10. ¿Cómo se identifican las devoluciones?

A. Con un código
B. Separación de productos en canastas
C. Cambiar de sitio los productos
Instrumento de Encuesta:
Instrumento de Encuesta para Cliente

2. ¿Con que frecuencia consume nuestro producto?

3. ¿Cree usted que los productos que consume en todas o en la mayoría de las
ocasiones se encuentran en perfecto estado para el consumo?

4. ¿Cree usted que la empresa le brinda un adecuado asesoramiento a la hora

de abastecerse de sus productos?

5. ¿Los productos que ofrece la empresa siempre que usted los necesita están
disponibles?

6. ¿Considera usted que la empresa tiene métodos efectivos de Inventarios?

7. ¿En la empresa ha encontrado productos que en ningún otro lugar encuentra

y con el precio justo?

a. Sí
b. No

8. ¿Al comprar los productos encuentra usted algún tipo de codificación o

distinción del producto?

9. ¿Recomendaría nuestros productos a otras personas?

4. Validación de la idea de solución:

 12

Encuesta Número 1:

1 ¿Qué clase de inventario tiene?

A. Inventario de Materias primas
B. Inventario de Producto terminado
C. Ambos
2. Si el control del inventario es periódico ¿Con que lapso realizan el inventario
manual?
D. Día Fijado
E. Cíclico
F. Muestreo

3¿Qué tipo de evaluación de inventario utiliza?

A. Identificación especifica
B. Primeras en entrar primeras en salir (PEPS)
C. Últimas en entrar primeras en salir
D. Costo promedio
4. ¿Qué tipo de stocks maneja?
A. Libre uso
B. Control de calidad
C. Bloqueado

5. De acuerdo al tipo de stocks ¿Qué procesos manejan?

6. ¿Se manejan Bodegas Externas?

A. Si, ¿Cuántas?
B. No

7. ¿ Le gustaría llevar un historial de los productos no conformes que se sacan

del inventario?
A. Si
B. No

8. ¿Quiénes aprueban las solicitudes de inventario y como autorizan?

Administrador
9. ¿En qué momento sale un producto del inventario?

R: Cuando está en mal estado

10. ¿Cómo se identifican las devoluciones?

 13

A. Con un código
B. Separación de productos en canastas
C. Cambiar de sitio los productos

Encuesta Número 2:

1 ¿Qué clase de inventario tiene?

A. Inventario de Materias primas
B. Inventario de Producto terminado
C. Ambos
2. Si el control del inventario es periódico ¿Con que lapso realizan el inventario
manual?
D. Día Fijado
E. Cíclico
F. Muestreo

3¿Qué tipo de evaluación de inventario utiliza?

A. Identificación especifica
B. Primeras en entrar primeras en salir (PEPS)
C. Últimas en entrar primeras en salir
D. Costo promedio
4. ¿Qué tipo de stocks maneja?
A. Libre uso
B. Control de calidad
C. Bloqueado
5. De acuerdo al tipo de stocks ¿Qué procesos manejan?

6. ¿Se manejan Bodegas Externas?

A. Si, ¿Cuántas?
B. No
7. ¿ Le gustaría llevar un historial de los productos no conformes que se sacan
del inventario?
A. Si
B. No
8. ¿Quiénes aprueban las solicitudes de inventario y como autorizan?
Admnistador
9. ¿En qué momento sale un producto del inventario?

10. ¿Cómo se identifican las devoluciones?

A. Con un código
B. Separación de productos en canastas
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C. Cambiar de sitio los productos

Encuesta Número 3:

1. ¿Por qué eligió hacer parte de la clientela de esta empresa?

R: Por sus buenos productos y atención

2. ¿Con que frecuencia consume nuestro producto?

R: Regularmente

3. ¿Cree usted que los productos que consume en todas o en la mayoría de las
ocasiones se encuentran en perfecto estado para el consumo?

R: Si se esmeran mucho en mantener productos frescos y de buena calidad

4. ¿Cree usted que la empresa le brinda un adecuado asesoramiento a la hora

de abastecerse de sus productos?

R: Si creo que me brindan buena asesoría

5. ¿Los productos que ofrece la empresa siempre que usted los necesita están
disponibles?

R: Si, casi siempre

6. ¿Considera usted que la empresa tiene métodos efectivos de Inventarios?

R: Podrían ser más eficientes

7. ¿En la empresa ha encontrado productos que en ningún otro lugar encuentra

y con el precio justo?

a. Sí
b. No

8. ¿Al comprar los productos encuentra usted algún tipo de codificación o

distinción del producto?
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a.SI
b.No

9. ¿Recomendaría nuestros productos a otras personas?

R: Si

Resultados de la Encuesta:

Cantidad de Encuestados 3

Tabulación de Datos

En está tabulación de datos, lo que se puede evidenciar es que la encuesta

hecha a dos trabajadores que manejan directamente el inventario a 1 cliente,
arroja que el software que se pretende poner en marcha es muy consecuente y
muy eficiente para la empresa, para que cada día sus procesos sean aún más
sencillos y óptimos, tanto para los clientes como para ellos mismos, entonces se
llega a la conclusión de que el software sería muy útil y tendría una gran acogida
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PREGUNTA Si No
¿ Al comprar los productos encuentra usted alguna distincion? 1 0
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Ajustes de la Idea:

Después de aplicar la encuesta a los usuarios y clientes con la solución

planteada, se encontró que en gran parte lo planteado coincide con la mayoría
de los encuestados, arrojando de esta manera que es la solución más viable
para un mejor manejo de los Inventarios, lo que se propone es alojar en una
base de Datos y que se automatice el control de Inventarios mostrando
eficazmente las averías y el stock de las frutas, con una codificación de cada
una.

ANEXOS
Entrevista Cliente Frutas Mí Oriente AUD-20181011-WA0026.m4a
Entrevista Administradora Frutas Mí Oriente Entrevista señora Erika.m4a
Entrevista Encargado de Inventarios entrevista inventario.m4a
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