Actividad 10 Politicas y Procedimientos de Compras

ACTIVIDAD 10 POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
Las políticas de compras

Son pautas que generan las empresas para determinar cuales serán las condiciones, los
plazos de pago y los proveedores que tendrá la empresa, entre otros criterios, que serán
aplicados al momento en que la organización proceda a la adquisición de ´productos para
sus operaciones habituales.
Las pautas que deben seguir son las siguientes:
 Tener continuidad en el abastecimiento de la empresa.
 Evitar la duplicación de pedidos, reducir o eliminar los desperdicios.
 Mantener los niveles de calidad de los productos.
 Seleccionar adecuadamente los proveedores de la empresa.
 Solicitar los envíos de muestra antes de realizar la orden de pedido.
 Analizar si acepta o no una nueva lista de precio.
 Realizar visitas periódicas a la competencia.
 Negociar descuentos y formas de pago.
 Visitar de manera frecuente a los depósitos de la empresa.
 Verificar si se cumplen las ordenes de compras emitidas.
 Renegociar los servicios que presten los proveedores.
 Aplicar estrategias que sean utilidad en la gestión de lo que compra la empresa.
Conformación del comité de compra.

Para una empresa comercializadora, puede formar parte del comité.
 El director o gerente general, o administrativo.
 El tesorero o contador.
 El gerente de mercadotecnia.
 El gerente de ventas.
 El jefe de compras.
Compra: Conjunto de actividades que buscan resolver un requerimiento a través de la
compra o contratación de bienes y/o servicios. El proceso se inicia con la definición del
requerimiento, continúa con la adquisición del bien o servicio bajo unas condiciones
previamente pactadas a cambio de un precio, finalizando con el pago y la evaluación del
proveedor del bien o servicio recibido.
Compras Centralizadas de Servicios: Compras o contratación de servicios realizadas a
través de la Coordinación de Compra cuyo valor presupuestado sea mayor al monto
establecido para cada empresa.
Compras anticipadas: son aquellas que se planean de antemano, mediante un programa
base y que están estipulada en un requerimiento normal.
Compras de emergencias.: estas surgen cuando el factor tiempo afecta la compra normal.
Compras especulativas: a esta compra se la considera como una variante de la compra
anticipada y la combinada con la fluctuación.
Compras favorables: esta compra es usada por el comprador como medida de presión y
pone condiciones, los que pierden en este tipo de compra son la empresa vendedora y el
representante vendedor.
Compras personales: cuando el que realiza la compra obtiene beneficios o es par
solucionar problemas muy particulares utilizando caja chica.
Compras de excedentes: Equivale a compras para cubrir requerimientos normales y en
tiempo, se le considera una fuente de abastecimiento económico.
Compras especiales: ocurre, cuando hay un requerimiento, que por lo regular no se ocupa
rutinariamente, o que sus volúmenes son muy pequeños.
Compras centralizadas: se refiere a la compra de un solo departamento.
Compras de centralizadas o mixtas: este tipo de compra se realiza bajo condiciones de
autonomía en lo relativo a localizar a los proveedores, y efectuar la orden de compra o
pedido, solo con la autorización del área central.
Compras corporativas o estratégicas: cuando la empresa esta asociada a un grupo, todas
las compras las efectúa el corporativo y deja a las empresas las compras que no son
indispensables a las empresas asociadas.
Compras nacionales: estas son las compras que efectúa una empresa de fabricación
nacional.
Compras para producción: se realiza por lo general con un programa anual de consumo
de materiales que requiere el área de producción, donde se especifican las cantidades para
cada mes.
Compras para mantenimiento: el área de mantenimiento de ingeniería, entregara al área
de compras su calendario del mantenimiento preventivo, donde se detallan las refacciones
que se necesitan para ese rubro.
Compras para administración: Estas son compras para cubrir requerimientos normales y
en tiempos, de los insumos que necesita la empresa para tener en operación al área de mano
factura. El área administrativa entre otros.
Compras para reventas: cuando la actividad principal de la empresa es la
comercialización, sus compras van encaminadas a adquirir todo lo que solicita en el plan de
mercadotecnia y ventas donde se pronostica la cantidad de productos que se comercializan
durante cada semana, en este tipo de copras si se negocia con el proveedor la modalidad de
justo a tiempo especificando las cantidades que se entregaran por semana, por quincena
según sea el caso.
Siendo este el tipo de compra que se relaciona con mi empresa.
Procedimiento para efectuar una compra.

 Identificar la necesidad.
 Seleccionar el producto.
 Asignar un equipo de compra.
 Investigar proveedores potenciales.
 Solicitar cotización.
 Adjudicación del contrato.
LICITACION
En el marco de la ley 80 del 93 se establece que la licitación es un llamado a personas

naturales o jurídicas, bajo criterios y méritos propios según corresponda bajo un fin
especifico de obtener respuesta de un bien o servicio.
Tipos de licitación:
Licitación privada: es el procedimiento de contratación en el que intervienen como
oferentes las personas o entidades expresamente licitadas por el estado colombiano.
Licitación pública: es una invitación que hace una entidad estatal para los interesados en un
determinado contrato, en igualdad de condiciones, garantizado en las estipulaciones del
pliego para que presenten sus ofertas de las cuales seleccionan la mas favorable
Licitación selectiva: son aquellas que pueden presentar ofertas los proveedores a quienes la
entidad invite a hacerlo.
Licitaciones restringidas: son aquellas en las que la entidad se pone en contacto
individualmente con cada proveedor y solo podrán efectuarse con sujeción a las
condiciones estipuladas en el articulo 6 al15 de la ley 80 del 93.
Licitaciones de etapa única: es de etapa única cuando la comparación de las ofertas y de las
calidades de los oferentes se realizan em el mismo acto.
Licitaciones de etapa múltiple: cuando el alto grado de complejidad del contrato o de las
características específicas de las prestación lo justifiquen, la licitación podrá instrumentarse
bajo la clase de etapa múltiple, que es cuando se realizan 2 o más fase de la evaluación y
comparación de las calidades de los oferentes.
Pasos para una licitación

 Apertura.
 Elaboración y presentación del pliego de negociación.
 Participantes.
 Lugar y hora de la apertura.
 Condiciones y formas de cumplimiento.
 Sanciones.
 Términos de la licitación y la adjudicación.
 Formas y condiciones de pago.
 Tener solidez comprobable.
 Presentar alternativas, adeptos modificarios del plazo, precio, etc., si es el caso.
responsabilidad del área de compra:

tiene varias actividades:
 precios, proveedores, pedidos, inspecciones de lo adquirido, cuando así lo amerite.

 Lo que comparte con otros departamentos sobre:
Informes, inventarios, convenios, contratos, almacenaje, etcétera.
Actividades que son su obligación y le interesan.
Recibir, almacenar, dar seguimiento.
 Adquirir información necesaria para aprobar a los posibles proveedores.

 Elegir quienes serán los proveedores que surtirán los pedidos.
 Examinar y tener tratos directos con los proveedores.
 Entre otros.
COTIZACION.
Una cotización es un documento contable donde se detalla el precio de un bien o
servicio para el proceso de compra o negociación
Este tipo de documento informativo lo utiliza el área contable de la empresa para
establecer una negociación. Su importancia se da a nivel administrativo, debido a
que una cotización permite la generación de informes que comparan el producto
cotizados con la factura.
Componentes de una cotización

 Nombre del proveedor a quien se le pide la cotización
 Fecha de la elaboración.
 Fecha de requerimiento.
 Productos.
 Cantidad.
 Precio del producto.
 Observaciones.
https://www.calameo.com/books/00556033563caac41f738
https://202015.aulasuniminuto.edu.co/course/view.php?id=6022#section-2
Fuente: https://concepto.de/compras/#ixzz6FAqQdJy8
https://www.gestion.org/el-ejemplo-de-google-
https://es.calameo.com/read/004985397e998240d56e1wallet-o-como-posicionarse-en-los-
negocios/
https://es.calameo.com/read/00556033563caac41f738

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ACTIVIDAD 10 POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

Las políticas de compras

Conformación del comité de compra.

Procedimiento para efectuar una compra.

En el marco de la ley 80 del 93 se establece que la licitación es un llamado a personas

Pasos para una licitación

responsabilidad del área de compra:

 precios, proveedores, pedidos, inspecciones de lo adquirido, cuando así lo amerite.

 Adquirir información necesaria para aprobar a los posibles proveedores.

Componentes de una cotización

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