Código: EXAR-GH-D-92

PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN Y Versión: 02

CONTRATACIÓN DE PERSONAL PLANTACIONES
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1. OBJETO

Proporcionar los candidatos que más se acerquen al perfil del cargo requerido y que sus
cualidades intrínsecas estén acordes con la Cultura Organizacional de las plantaciones.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todo el personal contratado para las plantaciones del núcleo de
Extractora El Roble SAS.

3. DEFINICIONES

3.1 Selección de personal: Proceso que permite la elección de la persona para desempeñar el
cargo vacante.

3.2 Vacante: Responsabilidad en la empresa originada por creación de un cargo, promoción de

una persona o retiro de un funcionario. Con ella se da inicio al proceso de selección. Las
vacantes deben ser aprobadas por Gerente general y/o Jefe inmediato donde ocurre la vacante
y Departamento Talento Humano.

3.3. Perfil del cargo: Descripción detallada de los requerimientos mínimos a nivel de educación,
experiencia, competencias técnicas, organizacionales y relacionales, que debe poseer el nuevo
trabajador.

3.4. Fuentes de Aspirantes: Canales internos o externos mediante los cuales se reciben las
hojas de vida de los aspirantes que se postulan para llenar una vacante. La interna corresponde
a las hojas de vida de los candidatos vinculados a la empresa y la externa, corresponde a los
aspirantes provenientes del medio o de la comunidad en donde se encuentra ubicada la
compañía, como instituciones educativas, universidades, recomendados, etc.

3.5. Verificación de referencias: Etapa que permite verificar la información laboral consignada
en la hoja de vida del candidato.

3.6. Contratación: Acto administrativo mediante el cual se llena una vacante, previa al lleno de
los requisitos exigidos.

3.7. Entrevista Personal: Proceso orientado a determinar sí la personalidad del candidato es

adecuada o no al cargo al cual aspira y a verificar los datos suministrados en la hoja de vida.

REALIZO REVISO APROBO

FIRMA

NOMBRE Danna Rodriguez Maria Alejandra Cortina Jaime Vives Lacouture

CARGO Líder RSPO Director Gestión Humana Gerente General
FECHA 07 de septiembre de 2017 07 de septiembre de 2017 07 de septiembre de 2017
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4. RESPONSABLES:

 Gerente General/Administrador Plantación: Participa en el proceso de entrevista y

decisión.

 Administración Plantación/Departamento Gestión Humana: Recibe la requisición de

personal e inicia la búsqueda de hojas de vida que cumplan con el perfil establecido.

 Administración Plantación/Departamento Gestión Humana: Verificación de

referencias y trámites de documentos.

 Gerencia General/ Administración Plantación: Aprueba o desaprueba vinculación del

candidato, participa en entrevista de cargos directivos.

 Administración Plantación/Departamento Gestión Humana: Efectúa trámites de

ingreso del nuevo trabajador.

 Administración Plantación/Departamento Gestión Humana: Efectúa trámites de

vinculación y afiliaciones del nuevo trabajador.

5. CONDICIONES GENERALES

5.1. Garantizar el cubrimiento de una vacante en el menor tiempo posible evitando trastornos
en el área.

Se dará prelación al personal interno que cumpla con el perfil y/o temporales que han
efectuado labores como primeros candidatos para ser evaluados.

5.2. Todos los candidatos para cubrir vacantes deben realizar el proceso de selección. Los
aspectos a tener en cuenta para cubrir una vacante son:

5.2.1 Historia Laboral: Esta debe ser comprobable y preferiblemente sin interrupciones. En
caso de que estas existan, el evaluador debe tener en cuenta la razón de su interrupción, el
tiempo de la misma y la forma como lo sustenta el candidato. Además desempeño laboral.

5.2.2 Escolaridad:

PERSONAL CARGOS ESCOLARIDAD EXIGIDA

Operativo Oficios varios ayudantes y Preferiblemente Bachiller

vigilantes

Resto del (Planta y administración) Los establecidos en el perfil del cargo, (certificados) y
personal experiencia comprobada.
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5.2.3. Procedencia Académica: Deben proceder de instituciones oficialmente aprobadas.

5.2.4. Residencia: Ubicada preferiblemente en el departamento donde se genera la vacante o

en ciudades, municipios, veredas, corregimientos cercanos a la empresa.

5.2.5. Edad: Mayores de 18 años, la empresa no vincula menores de edad. Excepto aquellos
casos donde la persona menor de edad debe cumplir con la etapa de pasantías o prácticas,
deberá presentar autorización de la institución a la que pertenece.

5.2.6. Situación Militar: No se exige libreta militar (solo se le exige si es personal para el área de
seguridad).

6. CONTENIDO

6.1. Requisición del Personal: El jefe inmediato de manera verbal o por correo electrónico
informa al área encargada de la vacante disponible a contratar.

6.2. Reclutamiento: Se buscan los recursos de personal para efectos de selección a través de las
diferentes fuentes. Para ocupar vacantes con recursos internos en el caso de personal de
planta, se tiene en cuenta su desempeño durante los años laborados. Y para los traslados
horizontales y ascensos del personal Técnico - Administrativo y Directivo se estudia las hojas de
vida del personal interno que aspira a ocupar el cargo, teniendo en cuenta su desempeño,
conocimientos y habilidades:

a) Si existen candidatos internos que cumplen con los requisitos de la vacante a suplir, se inicia
comunicación con los jefes inmediatos para realizar la aplicación de pruebas y/o entrevistas
necesarias.

b) Obtenidos resultados satisfactorios se elige el candidato definitivo, se realiza la propuesta del

cambio de responsabilidad. Si la propuesta es aceptada por el candidato, se le comunica su
promoción.

c) Si la propuesta es rechazada, se realiza una propuesta al siguiente colaborador, de acuerdo

con los mejores resultados obtenidos en las pruebas y/o entrevistas aplicadas previamente.

d) Aceptadas y comunicadas las nuevas responsabilidades, se ejecutan los procesos de

promoción, inducción y seguimiento.

e) En caso de no existir candidatos internos por que los resultados obtenidos no son los
esperados, se procede a la búsqueda de fuentes externas.

Todas las hojas de vida recogidas por los medios anteriormente descritos conforman un banco
de hojas de vida que son una herramienta para reclutar personal.
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6.3 Preselección de Hojas de Vida

El área de gestión humana en conjunto con el administrador o propietario de la plantación,

realiza una comparación de las hojas de vida recibidas con relación al perfil del cargo y
responsabilidades.

7. SELECCIÓN

7.1. Gestión humana inicia el proceso de entrevista, realiza un análisis de los candidatos

7.2. Toma de decisión: La toma de decisión del candidato al cual se le da orden de vinculación
está a cargo del Gerente de la plantación o jefes de área en los casos específicos.

Nota: Dentro de los procesos de selección, en caso de presentarse, se tendrá en cuenta

trabajadores migrantes, sin ningún tipo de discriminación, siempre que cumpla con los perfiles
requeridos y documentos exigidos.

7.3. Verificación de Referencias e Información

El área de gestión Humana verifica telefónicamente los datos suministrados en las hojas de
vida preseleccionadas por medio del formato “Confirmación de Referencias, Código: EXAR-GH-
R-52”.

7.4. Informar a los candidatos: Se llama solo al candidato seleccionado.

8. REALIZACION DE EXAMENES DE INGRESOS

Al definir la persona a vincular se le envía a realizar el examen médico de ingreso.

9. CONTRATACIÓN

Una vez realizado el examen de ingreso y recibido el certificado de aptitud, se inicia con el
proceso de vinculación, para lo cual se solicita la siguiente documentación:

 Hoja de vida completa: Debe incluir los soportes de estudio y certificaciones laborales.
 Fotocopia de cédula de Ciudadanía.
 Fotocopia de la Libreta Militar (Aplica solo para el personal de seguridad).
 Fotocopia de la licencia de conducción (Solo aplica cuando la persona a contratar
tendrá asignado un vehículo de la empresa).
 Copia del SOAT y REVISION TECNOMECANICA ( Aplica cuando la persona se le
suministrara auxilio de Rodamiento por motocicleta; es obligación del trabajador
suministrar cada año copia de estos documentos actualizados)
 Documentos Familiares para afiliación (registro civil de los hijos o fotocopia de la tarjeta
de identidad, fotocopia de la cédula de la esposa o cónyuge).
 Cartas de recomendación (Niveles Directivos).
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Al efectuarse la contratación se debe diligenciar el formato “Hoja de Vida, Código: EXAR-GH-R-

58” con el fin de actualizar la base de datos del personal, se firma el Contrato de Trabajo, y se
realizan las afiliaciones a la Seguridad Social: EPS, ARP, Caja de compensación familiar, Fondo
de pensiones y cesantías.

Nota: En los procesos de reclutamiento no se contrataran trabajadores menores de 18 años

para ninguna labor desarrollada en la plantación.

10. INDUCCIÓN

Luego de que el candidato haya ingresado como nuevo miembro de la empresa se procede a
realizar el programa de inducción y el entrenamiento en el cargo.

Gestión Humana: Estructura de la empresa/Gerencia de la empresa, políticas, códigos y

manuales.

Inducción del cargo: Jefe inmediato

Encargado del área de Seguridad y Salud en el Trabajo: Riesgos expuestos, política de salud
ocupacional, programa de salud ocupacional y demás documentos pertinentes al área.

Se dejara como evidencia de la inducción el registro debidamente diligenciado Inducción de

Personal Código EXAR-GH-R-55.

11. PROMOCION DEL PERSONAL

En el caso de que se presentara una vacante a la que pueda aplicar algún trabajador de la
empresa, se tendrá en cuenta para realizar el proceso de selección, siempre y cuando cumpla
con los requisitos que el cargo requiere y apruebe las pruebas necesarias.

De darse la selección del personal interno, se procede a formalizar el ascenso o la promoción,

asignándole la nueva responsabilidad y el cambio en su remuneración económica. (Se integra al
expediente del trabajador la constancia del ascenso o promoción).

12. REGISTROS DE TRABAJO

Selección de Personal Código EXAR-GH-R-54

Inducción de Personal Código EXAR-GH-R-55
Hoja de vida Código EXAR-GH-R-58
Confirmación de Referencias Código: EXAR-GH-R-52

CONTROL DE CAMBIO

VERSION A CAMBIAR DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA DE

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MODIFICACION

Se modificó objetivo, alcance y requerimientos para 24 de noviembre

02
contratación de menores de edad. de 2016

Se incluyó el ítem de promoción del personal y la nota 07 de septiembre

03
sobre los trabajadores migrantes. de 2017