Sistemas administrativos.

La quinta disciplina. Apéndice 2: “Arquetipos sistémicos”

Arquetipos sistémicos
Compensación entre proceso y demora

Estructura:

Descripción:Una persona, un grupo o una organización, actuando con miras a una, adaptan su conducta en respuesta a
la realimentación demorada. Si no son conscientes de la demora, realizan más acciones correctivas de las necesarias o a
veces desisten porque no ven ningún progreso.

Síntoma de advertencia: “Creímos que estábamos en equilibrio, pero luego tomamos una medida excesiva”.

Principio administrativo:En un sistema lento, la agresividad produce inestabilidad. Debes ser paciente o lograr que el
sistema reaccione mejor.

Ejemplo: Los agentes de bienes raíces siguen construyendo nuevas propiedades hasta saturar el mercado, pero para
entonces hay más propiedades en construcción de las que el mercado necesita.

Límites del crecimiento

Estructura:

Descripción: Un proceso se alimenta de sí mismo para producir un período de crecimiento o expansión acelerada. Luego
el crecimiento se vuelve más lento y puede detenerse o se revierte e inicia un colapso acelerado.

La fase de crecimiento es causada por uno o varios procesos de realimentación reforzadora a los que procesos
compensadores ponen un límite.

Síntoma de advertencia: “¿Por qué preocuparnos por problemas que no tenemos? Estamos creciendo muchísimo”.

Principio administrativo:No presiones el proceso reforzador; elimina el factor limitativo.

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Ejemplo: Al adquirir una nueva destreza, como el tenis, progresamos rápidamente al principio, al ganar competencia y
confianza, pero luego nos topamos con límites a nuestra aptitud natural, los cuales sólo se pueden superar aprendiendo
nuevas técnicas que al principio se adquieren con “menos naturalidad”.

Desplazamiento de la carga

Estructura:

Descripción: Se usa una “solución” de corto plazo para corregir un problema, con resultados inmediatos aparentemente
positivos. A medida que esta corrección se usa cada vez más, las medidas correctivas fundamentales se aplican cada vez
menos.

Síntoma de advertencia: “¡Esta solución ha funcionado hasta ahora!”.

Principio administrativo: Concéntrate en la solución fundamental. Si la solución sintomática es imperativa, úsala para
ganar tiempo mientras trabajas en la solución fundamental.

Ejemplo:Un innovador tablero de circuitos se puede usar para desarrollar una funcionalidad única y ahorrar costos en
muchas aplicaciones de productos, pero también puede sustituir los tableros existentes en productos actuales. Los
vendedores pueden tratar de venderla a clientes especiales que aprecian las propiedades de esta tecnología y
eventualmente diseñarán productos nuevos que la explotarán plenamente (solución fundamental) o venderla a
“clientes generales” que no se interesan en dichas propiedades y simplemente la usarán como sustituto de otros
tableros (solución sintomática). Dadas las presiones de los directivos para alcanzar objetivos de ventas, los vendedores
venden a quien esté dispuesto a comprar, habitualmente “clientes generales”, pues hay más de ellos y las demoras en el
ciclo de ventas son más cortas. Con el tiempo, la nueva tecnología no obtiene una clientela leal y queda sujeta a las
presiones de precios y de márgenes que caracterizan a los productos de consumo.

Caso especial: desplazamiento de la carga hacia la intervención

Estructura:

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Descripción: Las estructuras de desplazamiento de la carga son tan comunes y perniciosas en caso de intervención
externa que merecen una atención especial. La intervención procura aliviar síntomas de problemas obvios.

Principio administrativo: Concéntrate en afinar las aptitudes del “organismo huésped” para resolver sus propios
problemas. Si se necesita ayuda externa, se debe limitar estrictamente a una intervención única o ayudar a la gente a
desarrollar su propia capacidad, recursos e infraestructura para que sea más capaz en el futuro.

Ejemplo: Muchas formas de asistencia gubernamental que procuran resolver problemas urgentes y sólo alientan la
dependencia y la necesidad de incrementar la asistencia: sistemas de “bienestar” que alientan viviendas de una sola
familia; programas de viviendas o educación laboral que atraen a los necesitados hacia las ciudades con los mejores
programas; etc.

Erosión de metas

Estructura:

Descripción: Una estructura de desplazamiento de la carga donde la solución de corto plazo significa el deterioro de una
meta fundamental de largo plazo.

Síntoma de advertencia: “No importa que nuestras pautas de desempeño se deterioren un poco, sólo hasta que termine
la crisis”.

Principio administrativo: Sostén la visión.

Ejemplo: Firmas que tácitamente reducen sus pautas de calidad mediante reducciones de presupuesto, en vez de
invertir en el desarrollo de una calidad más elevada para hacer las cosas, proclamando entretanto su compromiso con la
calidad.

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Escalada

Estructura:

Descripción: Dos personas u organizaciones entienden que su bienestar depende de una ventaja relativa de una sobre la
otra. Cuando una se adelanta, la otra se siente amenazada y actúa con mayor agresividad para recobrar su ventaja, lo
cual amenaza a la primera, aumentando su agresividad, y así sucesivamente. A menudo cada parte ve su conducta
agresiva como una reacción defensiva ante la agresión de la otra: pero la “defensa” de cada parte deriva en una escala
que escapa a la voluntad de ambas.

Síntoma de advertencia: “Si nuestro oponente se aplacara, podríamos dejar de librar esta batalla para hacer otras
cosas”.

Principio administrativo: Busca el modo de que ambas partes “ganen” o alcancen sus objetivos.

Ejemplos: Guerras de publicidad.

Éxito para quien tiene éxito

Estructura:

Descripción:Dos actividades compiten por recursos limitados. A mayor éxito, mayor respaldo, con lo cual la otra se
queda sin recursos.

Síntoma de advertencia: Una de las dos actividades, grupos o individuos interrelacionados comienza a andar muy bien
mientras el otro apenas subsiste.

Principio administrativo: Busca la meta abarcadora de logro equilibrado de ambas opciones. En algunos casos, rompe o
debilita el eslabonamiento entre ambas, para que no compitan por el mismo recurso limitado.
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La quinta disciplina. Apéndice 2: “Arquetipos sistémicos”
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Ejemplo: Un manager tiene dos protegidos y desea que ambos progresen en la empresa. Sin embargo, uno empieza a
recibir trato preferencial cuando el otro falta una semana por razones de salud. Cuando el segundo protegido regresa al
trabajo, el manager se siente culpable y elude a esa persona, dando así aún más oportunidades al primer protegido. El
primer protegido, intuyendo cierta aprobación, prospera, y así recibe más oportunidades. El segundo protegido,
sintiéndose inseguro, realiza una labor menos efectiva y recibe aún menos oportunidades, aunque ambas personas
tenían aptitudes similares al comienzo. Finalmente, el segundo protegido se va de la empresa.

Tragedia del terreno común

Estructura:

Descripción: Los individuos utilizan un recurso común pero limitado reparando únicamente en las necesidades
individuales. Al principio son recompensados, pero eventualmente hay una disminución en las ganancias, lo cual les
induce o intensificar los esfuerzos. Al final agotan o erosionan el recurso.

Síntoma de advertencia: “Había en abundancia para todos. Ahora las cosas están difíciles. Si deseo sacar provecho este
año tendré que trabajar más”.

Principio administrativo: Administra el “terreno común” educando a todos y creando formas e autorregulación y presión
de pares, o mediante un mecanismo de regulación oficial, idealmente diseñado por los participantes.

Ejemplo:El agotamiento de un recurso natural cuando varias compañías rivales lo explotan.

Soluciones rápidas que fallan

Estructura:

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La quinta disciplina. Apéndice 2: “Arquetipos sistémicos”
Oliver. 2017

Descripción:Una solución eficaz en el corto plazo tiene consecuencias de largo plazo imprevistas que requieren más uso
de la misma solución.

Síntoma de advertencia: “Siempre funciono antes. ¿Por qué no funciona ahora?”.

Principio administrativo: No descuides el largo plazo. De ser posible no recurras a las soluciones de corto plazo, o úsalas
sólo para ganar tiempo mientras trabajas en un remedio duradero.

Ejemplo:Una compañía manufacturera lanzó un nuevo conjunto de componentes de alto desempeño, que al principio
tuvieron gran éxito. Sin embargo, el directivo estaba empeñado en reducir sus gastos, así que postergó la adquisición de
nuevas y costosas máquinas de producción. La calidad de la manufacturación se resintió, lo cual creó una reputación de
mala calidad. La demanda cayó abruptamente el año siguiente, lo cual redujo las ganancias y dejó al directivo con
menos ganas de invertir en un nuevo equipo de producción.

Crecimiento y subinversión

Estructura:

Descripción: El crecimiento se aproxima a un límite que se puede eliminar o desplazar hacia el futuro si la empresa o
individuo invierte en “capacidad” adicional. Pero la inversión debe ser intensa y rápida para impedir la reducción del
crecimiento, pues de lo contrario no se hará nunca. A menudo las metas decisivas o las pautas de desempeño se rebajan
para justificar la subinversión. Cuando esto ocurre, hay una profecía autopredictiva donde las metas más bajas
conducen a expectativas más bajas.

Síntoma de advertencia:“Bien, éramos los mejores, y lo seremos de nuevo, pero ahora tenemos que conservar los
recursos y no invertir en exceso”.

Principio administrativo: Si hay un potencial genuino para el crecimiento, construye capacidad anticipándose a la
demanda, como estrategia para generar demanda.

Ejemplo: Compañías que dejan decaer la calidad de los servicios o los productos,culpando a la competencia o la gerencia
de ventas por no empeñarse en mantener las ventas.