APLICAR VALIDACIÓN DE DATOS A CELDAS

La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribi
posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o aseg
números enteros positivos.

¿Qué es la validación de datos?

La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se d
validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir q
válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de ent
como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.

En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para calcular el valor máximo permitido en una cel
otra parte del libro.

Las opciones de validación de datos se encuentran en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos.

PRESENTACIÓN EN MICROSOFT EXCEL 2010 PRESENTACIÓN EN MICRO

La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.

¿Cuándo es útil la validación de datos?

La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que
exactos y coherentes.

Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones: (Pestaña Configuración)

Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista:  Por ejemplo, puede limitar los datos del Genero
forma similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentren en otra parte de

Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico:  Por ejemplo, puede especificar
en una celda específica.

Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico:  Por ejemplo, puede esp
fecha actual y los 3 días siguientes.

Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico:   Por ejemplo, puede esp
servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas después.

Limitar la cantidad de caracteres de texto:  Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10 ca
puede establecer la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de un camp
apellidos (B1), más 10 caracteres.

Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas:  Por ejemplo, puede usar la validación de datos par
comisiones y bonificaciones de $ 3.000.000, según el valor de ventas proyectado general. Si los usuarios escribe
la celda, aparecerá un mensaje de validación.

Mensajes de validación de datos

Lo que los usuarios vean al escribir datos no válidos en una celda depende de cómo se haya configurado la valid
un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Los mensajes de entrada suelen usarse para ofr
del tipo de datos que debe especificarse en la celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea
visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione ESC.

En la celda el mensaje s
También puede elegir mostrar un mensaje de error que solo aparecerá cuando el usuario escriba datos no válid

El mensaje se ver

Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

Icono Tipo Se usa para

Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un me

Detener
opciones: Reintentar o Cancelar.

Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pe
Advertencia aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer
válida, en No para editarla o en Cancelar par
Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero
Información mensaje de error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de ale
hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o en C

1 que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios verán
Puede personalizar el texto

Los mensajes de entrada y de error sólo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. N

* El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.

* Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido.

* Una macro (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se gra
de Visual Basic para Aplicaciones.) especifica datos no válidos en la celda.
Sugerencias para trabajar con la validación de datos

En la siguiente lista, encontrará sugerencias para trabajar con la validación de datos en Excel.

* Si tiene previsto proteger (proteger: configurar una hoja de cálculo o un libro para impedir que los usuarios puedan ver
hoja o del libro especificados.) la hoja de cálculo o el libro, hágalo después de haber terminado de configurar la validació
cualquier celda validada antes de proteger la hoja de cálculo. De lo contrario, los usuarios no podrán escribir en las celda

* Si tiene previsto compartir el libro, hágalo únicamente después de haber configurado la validación y la protección de da
podrá cambiar la configuración de validación a menos que deje de compartirlo pero Excel continuará validando las celda
esté compartido.

* Puede aplicar la validación de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante, Excel no le notificará au
existentes contienen datos no válidos. En este escenario, puede resaltar los datos no válidos indicando a Excel que los m
cálculo. Una vez que haya identificado los datos no válidos, puede ocultar los círculos nuevamente. Si corrige una entrad
automáticamente.

* Para quitar rápidamente la validación de datos de una celda, seleccione la celda y a continuación abra el cuadro de diá
Datos, grupo Herramientas de datos). En la ficha Configuración, haga clic en Borrar todos.

* Para buscar las celdas de la hoja de cálculo que tienen validación de datos, en la ficha Inicio en el grupo Modificar, ha
continuación en Validación de datos. Una vez que haya encontrado las celdas que tienen validación de datos, puede ca
de validación.

* Cuando crea una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha Fórmulas, grupo Nombres definid
rango que contiene la lista o puede darle el nombre directamente en el Cuadro de Nombres de la barra de Fórmulas. De
cálculo, puede ocultar la hoja de cálculo que contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no tengan acceso a

Si la validación de datos no funciona, asegúrese de que:

* Los usuarios no están copiando datos ni rellenando celdas.   La validación de datos está diseñada para mostrar m
sólo cuando los usuarios escriben los datos directamente en una celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no
que los usuarios copien datos y rellenen celdas mediante la operación de arrastrar y colocar, desactive la casilla de verif
controlador de relleno y las celdas, en la categoría Avanzadas del cuadro de diálogo Opciones de Excel (pestaña A
continuación, proteja la hoja de cálculo.

* La actualización manual está desactivada.   Si la actualización manual está activada, las celdas no calculadas puede
correctamente. Para desactivar la actualización manual, en la ficha Fórmulas, en el grupo Cálculo, haga clic en Opcion
haga clic en Automático.
* Las fórmulas no contienen errores.   Asegúrese de que las fórmulas de las celdas validadas no causen errores, com
alto la validación de datos hasta que se corrija el error.

* Las celdas a las que se hace referencia en las fórmulas son correctas.   Si una celda a la que se hace referencia s
de una celda validada calcula un resultado no válido, no aparecerá el mensaje de validación de la celda.
OS A CELDAS

uarios pueden escribir en una celda . Por ejemplo, es

pciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben

datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La

lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no
para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así

máximo permitido en una celda según un valor que se encuentra en

e datos.

RESENTACIÓN EN MICROSOFT EXCEL 2016

 a organización y desea que los datos que se escriban en él sean

guración)

imitar los datos del Genero a Masculino y Femenino o M y F. De

encuentren en otra parte del libro.

r ejemplo, puede especificar un límite mínimo de Edad permitido

co:  Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la

o:   Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para

mitido en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar,

longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de

ar la validación de datos para establecer un límite máximo para

neral. Si los usuarios escriben un valor de más de $ 3.000.000 en

se haya configurado la validación de datos. Puede elegir mostrar

rada suelen usarse para ofrecer a los usuarios orientación acerca
erca de la celda. Si lo desea, puede mover este mensaje y dejarlo

En la celda el mensaje se verá de la siguiente manera:

suario escriba datos no válidos.

El mensaje se verá de la siguiente manera:

Se usa para

válidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos

es: Reintentar o Cancelar.

an escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Cuando

los usuarios pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no
a editarla o en Cancelar para quitarla.
escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de
aparece un mensaje de alerta Información, los usuarios pueden
tar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo.

hacerlo, los usuarios verán un mensaje predeterminado.

rectamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos:

ar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación

el.

que los usuarios puedan ver o tener acceso a los elementos de la

do de configurar la validación. Asegúrese de desbloquear
podrán escribir en las celdas.

dación y la protección de datos. Después de compartir un libro, no

ntinuará validando las celdas que haya designado mientras el libro

nte, Excel no le notificará automáticamente que las celdas

indicando a Excel que los marque con un círculo en la hoja de
mente. Si corrige una entrada no válida, el círculo desaparecerá

uación abra el cuadro de diálogo Validación de datos (ficha

s.

io en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y a

alidación de datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuración

as, grupo Nombres definidos) para definir un nombre para el

de la barra de Fórmulas. Después de crear la lista en otra hoja de
usuarios no tengan acceso a la lista.

tá diseñada para mostrar mensajes y evitar entradas no válidas

atos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes. Para impedir
desactive la casilla de verificación Permitir arrastrar y colocar el
iones de Excel (pestaña Archivo, comando Opciones) y, a

celdas no calculadas pueden impedir que los datos se validen

álculo, haga clic en Opciones para el cálculo y a continuación
1
das no causen errores, como #REF! o #DIV/0!. Excel pasará por

a la que se hace referencia se cambia de forma tal que una fórmula

de la celda.
 NOMBRE OCUPACIÓN ESTADO CIVIL EDAD ESTATURA DEFINITIVA CELULAR
LUIS INDEPENDIENTE SEPARADO (A) 24 171 2.2 123 456 78 90
MARÍA HOGAR 34 3.0
PEDRO hogar
JORGE
ANA 40
PATRICIA 50
ALBERTO 60
JOSÉ
CARMEN
CARLOS

LONGI
TUD
LISTAS NÚMERO DECIM DE
ENTERO AL TEXTO

OCUPACIÓN ESTADO CIVIL EDAD ESTATURA DEFINITIVA CELULAR

VALIDACIONES

HOGAR SOLTERO (A) Entre Mayor o Entre De 10 dígitos

EMPLEADO CASADO (A) [18 - 65] igual a [0,0 - 5,0]
INDEPENDIENTE SEPARADO (A) 170 cm
ESTUDIANTE VIUDO (A)
UNIÓN LIBRE
FECHA DE REGISTRO FECHA DE NACIMIENTO
10/15/1995 1/1/2000 24
34
10
90
40
50
60
70
90
50

FECHAS
ojos

FECHA DE REGISTRO FECHA DE NACIMIENTO

Menor o igual del Entre el 01/Ene/2000 y el
31/Diciembre/2013 31/Dic/2010
 OCUPACIÓN ESTADO CIVIL CIUDADES GENERO
HOGAR SOLTERO (A) BUCARAMANGA MASCULINO
EMPLEADO CASADO (A) CALI FEMENINO
INDEPENDIENTE SEPARADO (A) MEDELLÍN
ESTUDIANTE VIUDO (A) BARRANQUILLA
UNIÓN LIBRE BOGOTÁ
POPAYAN